Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: _22 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central de la Municipalidad de Belén Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: Archiv (*) Acrónim del Archiv: CR-MUBEL-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Belén 1

2 (*) Municipi (Distrit): Asunción Núcle de Pblación Menr: Calle: De la Pizzeria Peperni 50 metrs al nrte, Asunción, Belén. Códig Pstal: Heredia, Csta Rica DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: Teléfn(s): 1. (506) (506) Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes 7:30 a.m. a 16:30 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 40 X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Calderón / Fallas Nmbre: Sandra Carg: Prfesinal 1 2

3 Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 18 / 12 / 2000 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: X Públic Privad Tip de Archiv: Archiv General del Estad Archiv Ntarial X Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans Gestinad pr: Administración Autnómica / territrial Administración Central X Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ 3

4 Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Archiv Históric Archiv Intermedi X Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: Mediante el decret #15 del 6 de juni de 1907, se creó el cantón de Belén y cn él la Municipalidad. El pryect de creación del Archiv Central surge pr la slicitud del Cncej Municipal de Belén de cnfrmidad cn el acuerd de la sesión de 24 de marz de 1992, para que se elevara una slicitud al Archiv Nacinal realizara un estudi para el establecimient del Archiv Central, pr l anterir se llevó a cab una visita de la funcinaria Carmen Retana del Archiv Nacinal, est en juni de 1992, quien presentó el infrme de asesría crrespndiente. Pr raznes descncidas en ese mment n se llevó a cab el pryect. El plan para el Archiv Central se retma lueg de que el Centr de Investigación y Capacitación en Administración Pública (CICAP), realizara un estudi. Sumad a l anterir, la Junta Administrativa del Archiv Nacinal extendió una excitativa al Cncej Municipal en el mes de juni del añ 2000 para que se cumpla cn la Ley del Sistema Nacinal de Archivs. Debid a l anterir, entre ls meses de juli y ctubre del añ 2000, surgen nuevas gestines a carg de la señra Yamilteh Núñez de la Unidad de Infrmación de la Municipalidad, ante el Archiv Nacinal, haciéndle patente la necesidad de crear el Archiv Central de la Institución. El Archiv Nacinal, a través del Infrme de Asesría Nº realizad pr Alns Rdríguez, presenta ls resultads del estudi que incluye el nmbramient de una prfesinal a carg del Archiv Central y la instalación de un lcal (per se le trga una antigua casa), que se utiliza prvisinalmente cm espaci para la custdia de dcuments. A esta edificación en el añ del 2005 se le realizó una ampliación. También se lgró que se cntemplara al Archiv Central dentr del Plan Operativ Anual Municipal a partir del añ 2001 y en el 2004 se crdinó la micrfilmación de actas municipales. También se han realizad 2 transferencias al Archiv Nacinal, una en 1998 que crrespnden a librs cntables del perid y la tra en el 2006 que crrespnden las actas de sesines del Cncej Municipal del perid Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 31 / 10 /_2000 4

5 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 31 / 10 /_2000 Ofici Nº , suscrit pr Yamileth Núñez Arry, Crdinadra de la Unidad de Infrmación y Dcumentación de la Municipalidad de Belén. Supresión del Archiv EDIFICIO Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: Descripción del Edifici: El edifici en el que está ubicad el Archiv Central es en una antigua casa de cement, la cual está cn ciert grad de deterir, cn el incnveniente que se encuentra cerca de una zna en dnde pasa un rí, pr l que se ha establecid cm un riesg de inundación y tmad las previsines en el plan de emergencia. El cielrras es de madera, las paredes de cement, el pis es de cement pulid, cnsta de 6 habitacines y 1 bañ. Una parte anexa del edifici cnsta de pis cerámic, paredes de gypsn y psee 3 ventanas que están selladas para prteger a ls dcuments de la entrada directa de rays slares. N hay salida para emergencias Metrs Cuadrads de Depósit: 150 mts 2 (*) Metrs lineales de estantería: 390 mts (*) Númer de puests de sala: 3 Facilidades para discapacitads: Sí X N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 450 mts aprximadamente Nta: Debid a la falta de espaci y a un increment en las transferencias, aprximadamente 60 metrs (13%) se ubican prvisinalmente en el pis encima de las estanterías y mesa de trabaj, en espera de tramitar la valración respectiva. GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: _N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 5

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7 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas X Sí N Nta: este servici está ubicad en la ficina del Cncej Municipal y se utiliza para la micrfilmación de actas municipales. Servicis de reprduccines digitales Sí X N BIBLIOTECA Bibliteca auxiliar X Sí N Nº de mngrafías:

8 Nº de Títuls de publicacines periódicas: INFORMATIZACIÓN Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: En el Archiv Central se tiene una base de dats mantenida en la hja de cálcul infrmátic Excel, en la que se han digitad las listas de remisión e inventaris y nrmalizad el ingres de dats. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánica Agrupación Superir: Fnd: Municipalidad de Belén DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 05 / 08 /_2008 Dats del infrmante: Apellids: Calderón / Fallas Nmbre: Sandra Carg: Prfesinal 1

9 FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Dirección General del Archiv Nacinal. Expediente de asesría e infrmes archivístics de la Municipalidad de Belén. OBSERVACIONES Elabrad pr Laura Espinza Rjas Revisión Juni 2008 (*) Camps Obligatris

10 MUNICIPALIDAD DE BELÉN CUADRO DE CLASIFICACIÓN SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 Serie dcumental Cncej Municipal Actas de sesines Acuerds Circulares Expedientes de actas Asesres del Cncej Infrmes de asesría Auditría Interna Infrmes de Auditría Alcaldía Municipal Acuerds del Cncej Municipal Infrmes Institucinales Manuales Planes anuales perativs Pryects Reglaments Asesría Infrmática Crrepndencia Expedientes de desarrll infrmátic Alertas de Dcuments Cmunicación y Prmción Recrtes de prensa

11 Gestión Ambiental Recurss Humans Ftgrafías Infrmes de labres Memrias Planes de trabaj Infrmes de inspección Acuerds Reprtes de peracines de plantas de tratamient Planes de manej de desechs slids Infrmes de labratri sbre aguas residuales Expedientes de persnal Expedientes de carrera prfesinal Registrs de ferentes Expedientes de cncurss interns Infrmes sbre análisis de puests Área Técnica Operativa y Desarrll Urban Catastr Planes anuales perativs Plans catastrads Infrmes técnics catastrales Slicitudes de visad de plans Tpgrafía Bienes Inmuebles Infrmes técnics Permiss de Cnstrucción Cntrl de gravámenes hiptecaris Expedientes de pryects Slicitudes de exneración

12 Dictámenes técnics Plan anual perativ Expedientes de prpiedades Desarrll Urban Plan Reguladr Cantnal Área de Servicis Públics Acueducts Slicitudes de pajas de agua Cementeri Slicitudes de inhumación y exhumación Reglament de us de cementeri Área de Desarrll Scial Gestión del Desarrll Human Ordenes de cmpra Registr de emple Expeñdientes de Denuncias de cass Gestión de Infrmación y Dcumentación Plicía Municipal Bletas de préstam Plan Anual Operativ Cntrl de ventas estacinarias Prgramas de Seguridad Preventiva Ntificacines

13 Área Asistencial Administración Financiera Archiv Central Cntabilidad Tributaria Librs cntables Estads financiers Presupuests Expedientes de cntratación administrativa Cntrl de inventaris Estads de tesrería Actas de Cmité Institucinal de Selección y Eliminación Listas de remisión Inventaris Bletas de préstam Plan de emergencias Librs cntables Estads financiers Patentes Permiss para espectáculs públics Infrmes de recaudación de desechs sólids Servici al cliente

14 Certificacines Cartas recibidas Reslucines Permiss de cnstrucción Patentes