Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: 17 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central del Institut Nacinal de las Mujeres Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-INAMU-AC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Curridabat 1

2 (*) Municipi (Distrit): Granadilla Núcle de Pblación Menr: Calle: 100 mts al nrte del taller Wabe Códig Pstal: Registr Públic DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: Teléfn(s): 1. (506) ext 290 Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: Lunes a Viernes de 8:00 am a las 15:30 pm. Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 40_ Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Quesada / Ramírez Nmbre: Laura Carg: Encargada Archiv Central 2

3 Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 01 / 12 / 2004 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans X N aplica a ninguna de las anterires Entidad autónma cn una especialidad en géner y derechs de las mujeres. Gestinad pr: Marque cn X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal 3

4 X Otras administracines públicas (institución autónma del sectr públic descentralizad) Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: El Institut Nacinal de las Mujeres fue cread en 1998 mediante la Ley de la República Nº En el añ 2003 mediante fici ARH la Sra. Sfía Ramírez Gnzález, Crdinadra de Recurss Humans del Institut Nacinal de las Mujeres, INAMU, slicita a la Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica, asesría para la cnfrmación del archiv institucinal y para el traslad del fnd dcumental a la nueva sede del Institut, dand inici a un prces visualizad a larg plaz, cuy prduct final es un Sistema Institucinal de Archivs. Mediante el Infrme de Asesría , la Dirección General del Archiv Nacinal, realizó un diagnóstic de la situación del INAMU, cn el bjetiv de identificar las necesidades archivísticas existentes en ls diferentes prcess de rganización dcumental, y así brindar recmendacines adecuada para la cnfrmación del Archiv Central de la Institución. Se estableciern priridades cm la infraestructura adecuada para el lcal, la designación de un encargad del archiv, la cnstitución del Cmité Institucinal de Selección y Eliminación de Dcuments, la aplicación de prcess de selección dcumental, la implementación de medidas de cnservación y de rganización. Estas recmendacines riginarn una serie de actividades tant perativas cm nrmativas, en virtud de la cnfrmación del archiv central y la creación de una cultura archivística institucinal en el INAMU. Es pr es que durante el añ 2003 se fijan metas específicas para ir madurand dich pryect. Durante el mes de Setiembre se slicita al Archiv Nacinal asesría técnica para la Delegación de la Mujer, instancia dependiente del INAMU, cn el fin de dar slución al prblema de la rganización dcumental y al de la infraestructura del lcal, pr l que se emite el Infrme de Asesría , pr parte del Departament Servicis Archivístics Externs de la Dirección General del Archiv Nacinal. 4

5 Este mism mes se da la realización del taller de validación del Manual de Prcedimients para el Archiv Central y ls Archivs de Gestión, rganizad pr el Cmité Institucinal de Selección y Eliminación de Dcuments del INAMU. Otr de ls aspects imprtantes desarrllad dentr de este plan, era definir el perfil prfesinal que más se ajustara a las necesidades del Institut y que estuviera acrde cn l estipulad en la legislación vigente, pr l que se slicitó al Archiv Nacinal su prnunciamient sbre el tema, dicha respuesta se di mediante el infrme de Estudi que cntenía las bservacines realizadas al Infrme de Clasificación N : Estudi de Puest Prfesinal Operativa() 2 de la Unidad de Archiv Central del Institut Nacinal de las Mujeres. Además se slicitó al Archiv Nacinal la revisión y aprbación del Manual de Prcedimients, así cm del Reglament, para el funcinamient del Archiv Central, dichas recmendacines se hiciern llegar mediante el Infrme de Estudi Entre ls meses de juni y juli de 2003 el Archiv Nacinal capacitó a 36 funcinarias (s) a través de 3 charlas que brindó el señr Mari Gnzález, sbre la elabración de tablas de plazs de cnservación de dcuments, las cuales fuern dirigidas a secretarias y prfesinales. Asimism, se estableció la participación de la Sra. Marlene Lawsn Marchena, encargada del Archiv Central, al curs sbre Administración de Archivs Centrales, así cm la de un curs sbre Administración de Archivs de Gestión impartid en may de 2003 para las secretarias de las distintas áreas, ambs impartids pr la Dirección General del Archiv Nacinal, cm respuesta a las recmendacines dadas desde el inicis en mantener un cmprmis en la capacitación y actualización del persnal invlucrad en ls prcess archivístics. Para el añ 2004 quedaban alguns aspects pendientes que se venían desarrlland cn anteriridad cm: La elabración de las plazs de cnservación, prces que llevó una supervisión cntinua y que se finalizó cn la presentación de las mismas ante la Cmisión Nacinal de Selección y Eliminación de Dcuments al finalizar el añ La creación de la plaza para un Archivista, pr l que se cnvcó a Cncurs Extern 04-04, plaza que fue cupada a partir del 1 de diciembre 2004, pr una Prfesinal en el camp. La aprbación del Manual de Prcedimients y el Reglament para el Archiv Central, ls cuales se publicarn en el diari ficial La Gaceta. En cuant a la custdia del fnd dcumental y su cnfrmación, al n existir un Archiv Central en el Institut, éste se encntraba dispers y desrganizad en las diferentes dependencias. Cn mtiv del traslad del edifici en el 2003 se aprvechó la cyuntura para reunir parte del fnd y darle una smera rganización al mism. Actualmente el fnd dcumental se encuentra cmpuest pr dcumentación de tdas las áreas que cnfrman el INAMU, del períd cmprendid entre el añ 1998 al 2007, aprximadamente, en alguns cass. La dcumentación refleja, tant las funcines sustantivas cm las facilitativas y entre ls tips dcumentales pdems mencinar: 5

6 Asients Cntables, Librs Mayres, Expedientes de Cntratación, General, Expedientes de pryects, cnvenis, cntrats, entre trs. La dcumentación psterir al añ 2002 se mantiene aún en ls archivs de gestión, pr raznes de espaci, rganización de la misma, y cnsulta frecuente pr ejempl. También se puede cnsignar dcumentación anterir al añ de creación del Institut (1997 hacia atrás), perteneciente al Centr Nacinal para el desarrll de la Mujer y la Familia (CFM). El Archiv Central también ha crdinad cn la Dirección General del Archiv Nacinal la transferencia de 586 unidades dcumentales (7.12 metrs lineales) prcedentes del despach de la Ministra de la Cndición de la Mujer, de cnfrmidad cn el artícul 53 de la Ley Cn la prmulgación de la Ley 7801 de 30 de abril de 1998 se crea el INAMU, pr l que el Centr Nacinal para el Desarrll de la Mujer y la Familia (CMF) se transfrma en el Institut Nacinal de las Mujeres. La dcumentación, pr l tant, que fue prducida anterir a la ley mencinada es asumida pr el Institut, debid a que también se arrgan las funcines cm ente rectr de las plíticas de géner y cn el fin de darle cntinuidad a ls pryects iniciads en un principi pr el CMF. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 06 / 01 / 2003 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): Ofici ARH-0303 del 06/01/2003, cnsultría al Archiv Nacinal de Csta Rica para la frmación del archiv. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El lcal del archiv se ubica en el sótan, pr l que hay cierta cncentración de humedad, aunque es muy ventilad, psee sl una entrada y sin salidas de emergencia, las paredes y el pis sn de cement, psee una división de glass (fibrlit), estantería metálica, las instalacines eléctricas están entubadas. Existe un área administrativa, un área de atención al públic (4 m²), la cual cnsta de un mstradr cn capacidad para atender una persna y un área de depósit las cuales se encuentran sin divisines. Periódicamente se fumiga el área de resguard de ls dcuments. Metrs Cuadrads de Depósit: 49 m² 6

7 (*) Metrs lineales de estantería: 20 mts (*) Númer de puests de sala: 1 Facilidades para discapacitads: Marque cn X Sí X N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 60 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 7

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9 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas Sí X N Servicis de reprduccines digitales Sí X N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar 9

10 X Sí N Nº de mngrafías: 50 Nº de Títuls de publicacines periódicas: INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: X Sí N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: Entre ls meses de diciembre del 2006 a marz 2007 se cntrató a una empresa para el diseñ e implementación de un Sistema de Gestión del Archiv Central, el cual se tiene pensad pnerl a dispsición en el siti web, actualmente se encuentra en perid de prueba a nivel de Intranet. Este sistema se cncibió cm una herramienta para registrar el fluj de infrmación de ls archivs de gestión al Archiv Central. Incluye el módul de préstam, cnsulta, ingres y mantenimient del sistema. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic Agrupación Superir: Fnd: Institut Nacinal de las Mujeres 10

11 CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 08 / 02 /_2008 Dats del infrmante: Apellids: Quesada / Ramírez Nmbre: Laura Carg: Encargada del Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Manual de prcedimients del Archiv Central y ls Archivs de Gestión Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica, Departament de Servicis Archivístics Externs, Expediente de Valración Dcumental, Infrmes de Desarrll Archivístic OBSERVACIONES Observacines: Realizad pr Laura Espinza Rjas Revisad May 2008 (*) Camps Obligatris 11

12 INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES CUADRO DE CLASIFICACIÓN SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 SUBFONDO 5 Serie dcumental Junta Directiva Actas de sesines Acuerds Circulares Expedientes de actas Auditría Interna Fr de las Mujeres Presidencia Ejecutiva Expedientes de auditría Nrmativa Interna Actas Agenda Institucinal Infrmes Institucinales Manuales Planes anuales perativs Pryects Reglaments Unidad de Asesría Legal Acuerds de Junta

13 Directiva Alertas a la Gaceta Alertas de Dcuments Bletas de entrega de Activs y Equip de Oficina Bletas de traslad de activs y equips de ficina Cntrats pr Servicis Prfesinales Cnvenis de Cperación Institucinal Expedientes de Prcedimients Administrativs Prnunciamients Legales Expedientes de Licitacines Públicas Unidad de Planificación Unidad de Relacines Internacinales Planes Anuales Operativs Infrmes de labres Memrias Planes de trabaj Cnvenis Acuerds Cntrats Encuestas Infrmes de pryects

14 Expedientes sbre pasantías Dirección Técnica Actas de asambleas del Fr de Mujeres Cnvenis Expedientes de capacitacines Expedientes de rganizacines Infrmes de Investigacines Infrmes técnics Pryects Reglaments Sedes Reginales Area Vilencia de géner Prgramas cn Oficinas Municipales Infrmes de labres Planes de trabaj Expedientes de cass atendids Expedientes de pryects Actas del Sistema de Emergencias Cnvenis Cnvcatrias a actividades de capacitación

15 Dictámenes Jurídics Estadísticas de géner Expedientes de denuncias Infrmes técnics Planes Nacinales cntra la Vilencia Delegación de la Mujer Circulares Infrmes estadístics Expedientes de cass atendids Infrmes de atención a usuarias Centrs Especiales de Atención y Albergue Tempral Expedientes de cass Area de Gestión de Plíticas para Equidad de Géner Reglaments Artículs para investigacines Infrmes de labres

16 Prgramas de actividades Expedientes de capacitacines Area Ciudadanía Activa, Liderazg y Gestión Lcal Area Cndición Jurídica y Prtección de ls Derechs de las Mujeres Area Especializada de Infrmación Reslucines Infrmes Institucinales Expedientes de cmisines Expedientes de pryects Cnvenis Cuestinaris sbre perfiles en participación plítica Cnsultas Legales Crrespndecias Criteris Legales Decrets Directrices Expedientes de cass de denuncias Expedientes de prcess administrativs Infrmes de labres Expedientes sbre pryects de Ley

17 Infrmes de alerta de publicacines Planes anuales Operativs Reglaments Unidad de Investigación Unidad de Dcumentación Infrmes sbre prpuestas de Investigación Infrmes sbre situación de las mujeres en Csta Rica Infrmes de Investigacines Reglaments Planes de trabaj Afiches Expedientes de pryects Ftgrafías Infrmes de inventari bibligráfic Slicitudes de dnacines Unidad de Infrmática Actas de desech de activs Cntrats Licencias infrmáticas

18 Unidad de Cmunicación Bletines Expedientes de premis Reprtes de mnitre Dirección Administrativa Financiera Acuerds de Junta Directiva Expedientes de Cntratación Administrativa Expedientes de Cmisines Planes anuales perativs Manuales Institucinales Unidad de Archiv Central Actas de Cmité de Selección y Eliminación de Dcuments Manual de prcedimients Infrmes de Desarrll Archivístic Actas de Eliminación de Dcuments Area de Recurss Humans

19 Expedientes de persnal Expedientes de carrera prfesinal Registrs de ferentes Expedientes de cncurss interns Infrmes sbre análisis de puests Area Financiera Cntable Librs de cheques Asients de diari Cnciliacines bancarias Librs de planillas Ordenes de pag Cntrats de Servicis Libr mayr Liquidacines de gasts de viaje Unidad de Cntabilidad Unidad de Tesrería Librs cntables Estads financiers Estads de caja Libr de Tesrería

20 Slicitudes de vale prvisinal de caja chica Area de Crdinación Administrativa Expedientes de Cntratación Administrativa Registr de prveedres Requisicines de materiales Ordenes de cmpra Slicitudes de vehículs Unidad de Prveeduría Unidad de Servicis Generales Ordenes de cmpra Expedientes de cntratación administrativa Bletas de transprte Slicitudes de Mantenimient Liquidacines de gasts de viaje Requisicines de materiales