Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

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1 Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 5 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central del Institut Nacinal de Segurs (INS) Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-INS-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé 1

2 Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): San Jsé (*) Municipi (Distrit): Hspital Núcle de Pblación Menr: Calle: Avenidas 1 y 3 Códig Pstal: DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: Teléfn(s): 1. (506) , ext (506) Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: L-V: 7:45-16:05 hras Hrari de Cierre: sábad, dming y feriads de ley Hras semanales de apertura: 40 hras Marque cn X Acces Libre X Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Camach / Chacón Nmbre: Carg: Ricard Jefe 2

3 Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 13/11/1992 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític X Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans Gestinad pr: Marque cn X X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas 3

4 Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: Administración Descentralizada- Institución Autónma (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X Archiv Históric Archiv Intermedi X Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: El Institut Nacinal de Segurs, INS, inició sus peracines acrde a l establecid en la Ley 12 Ley de Mnplis y del Banc Nacinal de Segurs, del 30 de ctubre de 1924, que cnfrma el mnpli de segurs en mans del Estad y la administración de dicha actividad en el Banc Nacinal de Segurs. En 1948 cambia su nmbre pr Institut Nacinal de Segurs (INS), rientad desde su creación a brindar una amplia gama de prducts y servicis al cliente, paralels cn el desarrll tecnlógic. Pr ejempl cn el Benemérit Cuerp de Bmbers, el prgrama Infantil de Brigadas de Seguridad, las campañas de prevención de riesgs del trabaj, accidentes de tránsit e incendis frestales. A partir del 31 de ctubre de 1968 curre el primer acercamient del INS cn el Archiv Nacinal a petición del Directr General del Archiv Nacinal de ese entnces, el cual slicita a la Gerencia del INS mediante el fici G infrmación del trabaj archivístic de la institución. N bstante, el Gerente del INS, en respuesta a la slicitud del Archiv Nacinal infrma que la institución n cuenta cn una ficina encargada para esa función y que cada Sección mantiene baj su prpia custdia y cntrl sus dcuments, asimism, alguns de ls dcuments de añs anterires que resultaban de utilidad para psibles cnsultas eran ubicads en un edifici adyacente separads pr seccines y clasificads pr añs. Cm cnsecuencia de la creación de la Ley 7202 del Sistema Nacinal de Archivs el 24 de ctubre de 1990, y debid a su Capítul V De ls Archivs Administrativs Públics, en el añ 1992 se cntrata a un Archivista y se cnfrma el Archiv Central del INS en un lcal situad en la Agencia del INS en Heredia. Tras la cntratación del archivista, se inicia el trabaj de rganización dcumental, la elabración de las Tablas de Plazs de Cnservación, así cm la creación del Cmité Institucinal de Selección y Eliminación de Dcuments. En el añ 1998 el INS establece las plíticas baj las cuales se regirá el Archiv Central; y para el añ 2003 se frmula un pryect de digitalización de expedientes pasivs del Archiv Clínic del INS, cuy sistema de 4

5 infrmación cumple cn ls estándares generales que establece el Manual de Cntrl Intern para Sistemas Cmputarizads, de la Cntralría General de la República. Actualmente la institución atraviesa un prces de reestructuración que cntempla la mdernización del Archiv Central. En el fnd dcumental del INS, se encuentran dcuments que datan desde 1912, siend el más antigu el emitid pr la Sciedad Cstarricense de Segurs de Vida (fundada en 1896). Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 13/11/1992 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): A partir de esta fecha el INS establece las plíticas pr las cuales se regirá el Archiv Central, sin embarg, dicha infrmación n se encuentra dcumentada dentr de la institución, pr l que se descnce el númer de fici cn el cual fue ejecutad. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El edifici se encuentra ubicad en el cantón central de la prvincia de San Jsé, distrit Hspital, en las instalacines denminadas INS / Cca Cla. Cmprende un área de 1950 m2, cuenta cn cuatr seccines que crrespnden al área administrativa, Archiv Históric, de cnsulta, y el área de Archiv que psee 156 archivadres,. Está cnstruid cn paredes de cement, puertas de madera y divisines de fibr-cement y pis de msaic. El edifici cuenta cn seguridad las 24 hras, cn cntrl de ingres y salida de las persnas, También existen extintres de fueg. Metrs Cuadrads de Depósit: m 2 (*) Metrs lineales de estantería: m/l (*) Númer de puests de sala: 1 Facilidades para discapacitads: Marque cn X X Sí N DOCUMENTACIÓN 5

6 (*) Metrs lineales de dcuments: m/l GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: Dispsicines de Gerencia para Archivs y sistemas de Infrmación y actividades cnexas (ver bservacines) ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 Organigrama INS Junta Directiva Junta Directiva Auditria Secretaria Actas SUBSIDIARIAS: P u e st d e B l sa / P e n s i n es / S A F I / Presidencia Ejecutiva Dirección de Planificación Cmunicación Institucinal Auditria Externa Gerencia General Dirección de Riesgs Dirección de Internacinalización Dirección Jurí dica Dirección de Infrmática Cent r de Negci Crprativ Cntralrí a de Servicis Oficial de Cumplimient Inves tigacines División de Administración yfinanzas División Téc nic Cmercial División Médica Dirección Administrativa Dirección de Finanzas Dirección Mercade Y Ventas Dirección Téc nic a de Segurs Dirección de Bmbers Recurss Humans Inversines Mercade Ventas Operacines (Suscripción y reclams) Prveeduría Cntabilidad Investigac. e Intelig. de Mercads Cntrl y Supervisión Segurs Generales Servicis Generales Cbrs Planes y Estrategias TeleINS/ Cntac Center Segurs Persnales Segurs Slidaris Prmción y Publicidad Cmerciali zación Reasegurs C m e rc i a li z a d r as V e n t a D i re c t a Actuarial 22 de may del 2007 A g e n t e s S eg u r s d e l E st a d

8

9 Junta Directiva: Actas CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS Dcuments de Actas Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Infrmes Subsidiarías: Puest de Blsa y Pensines: Planes de inversión Cntrl de inversines Estudis de mercad Campañas de Inversión Estadísticas Pryects Presupuests Infrmes mensuales a Gerencia Infrmes a clientes Departament de Auditria: Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Infrmes de investigacines Tarjetas recrdatrias Hjas de trabaj (Brradres de tma de dats) Secretaría de Actas: Actas Dcuments de Actas (brradres) Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Casettes, (Cesines de Junta) Presidencia Ejecutiva: Crrespndencia Enviada Crrespndencia Recibida Directrices Infrmes Pryects Dirección de Planificación: Directrices Reglaments Presupuests Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Infrmes varis Pryects Prgramas

10 Departament de Cmunicación Institucinal: Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Prmción de Segurs Campañas Publicitarias, Prevención de riesgs Gerencia General: Infrmes varis Directrices Pryects Dispsicines Administrativas Dirección de Riesgs: Estadísticas. Infrmes Pryects Dirección Jurídica: Juicis, Recurss de Ampar Escrituras Frmalización de cmpras de prpiedades Pryects Dirección de Infrmática: Inventaris de prgramas y equips de cmput Pryects Manuales de prcedimients Directrices Reglaments Centr de Negci Crprativ: (n esta perand)

11 Oficial de Cumplimient Reprtes de Cntrl Intern Estadísticas Infrmes Crrespndencia Enviada y recibida Cntrlaría de Servicis. Infrmes Reprtes Departament de Investigacines: Infrmes de investigación (recuperación de bienes) Reprtes División Médica: Expedientes Clínics ( pacientes) Placas radilógicas Infrmes médics(técnics) Infrmes de inspección de dispensaris médics Inventaris Presupuests Dirección Administrativa: Pryects Infrmes Presupuests Dirección de Finanzas: Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Presupuests de gasts Presupuests Operativs Ordenes de Pag Cheques Ordenes de Pag Débits Cntrl de presupuest

12 Departament de Recurss Humans: Expedientes de empleads (administrativs) Expedientes de capacitación Estudis salariales Pruebas de ingres Pryects Prgramas de Capacitación en admnistración de Segurs Planillas Cmprbantes de Pag Cheques Presupuests Departament de Inversines: Crrespndencia enviada Crrespndencia recibida Presupuests Infrmes Letras de cambi Estadistícas Analísis del mercad Bns Departament de Prveeduría: Cntrats Directs Licitacines pr registrs Licitacines restringidas Licitacines Públicas Licitacines Privadas Pedids al exterir Presupuests Departament de Cntabilidad: Cmprbantes de ingress, Cmprbantes de egress Nóminas cntables ( diaris de ingress y egress) Balances Cnciliacines Presupuests

13 Departament de Servicis Generales: Infrmes sbre avances de pryects de cnstrucción Presupuests Plans Cntrats Inventaris de mbiliari, equip y prpiedades Cntrl de pag a prveedres Cntrl de entrega de suministrs Slicitudes de suministrs Departament de Cbrs: Debits Crédits Cheques Cnciliacines Letras de cambi Infrmes Balances Presupuests Dirección de Mercade y Ventas: Crrespndencia enviad y recibida Cntrats cn cmercializadras y agentes Independientes Infrmes Presupuests Expedientes de Agentes Depósits sbre primas Tele INS: Infrmes sbre cnsultas recibidas vía telefónica Dirección Técnica de Segurs: Pólizas de Segurs Reclams de Segurs Nóminas de ingress y egress Infrmes Pryects

14 Presupuests Dirección de Segurs Persnales: Pryects Presupuests Dirección de Segurs Slidaris: Estadísticas Pryects Presupuests Dirección de Reasegurs:. Expedientes de reclams de reaseguradras Cntrats de segurs Infrmes Pryects Estadisticas Presupuests Sub. Dirección Actuarial: Infrmes Estadísticas Presupuests

15 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas Sí X N Servicis de reprduccines digitales X Sí N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar X Sí N

16 Nº de mngrafías: 0 Nº de Títuls de publicacines periódicas: 0 INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí x N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Estructura rgánica Agrupación Superir: Junta Directiva

17 CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 30/ 01/2008 Dats del infrmante: Apellids: Camach/ Chacón Nmbre: Ricard Carg: Archivista FUENTE EMPLEADA: Entrevista realizada al señr Ricard Camach Chacón, Jefe del Archiv Central del INS. Departament de Servicis Archivístics Externs de la Dirección General del Archiv Nacinal: Infrmes de Inspección N , N , N , Institut Nacinal de Segurs Archiv Clínic INS / Salud. Elabró el Cens: Carlina Tenri Picad. OBSERVACIONES Observacines: 1. La guía de archivs se encuentra en prces de aprbación pr parte de la jerarquía crrespndiente. 2. Pr reestructuración del INS, se encuentran cnfeccinand nuevamente el rganigrama, pr l tant, se adjunt el últim brradr que se les entreg a ls departaments. 3. A partir de 1998 el INS establece las plíticas pr las cuales se regirá el Archiv Central, sin embarg, dicha infrmación n se encuentra dcumentada dentr de la institución, pr l que se descnce el númer de fici cn el cual fue ejecutad. (*) Camps Obligatris

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