Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 6 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central del Ministeri de Relacines Exterires y Cult Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-MRREE-AC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn Prvincia de: Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Cantón Central de San Jsé (*) Municipi (Distrit): Hspital 1

2 Núcle de Pblación Menr: Calle: Avenidas 7 y 9, Calles 11 y 13. Códig Pstal: San Jsé, Csta Rica DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: emnge@rree.g.cr Teléfn(s): 1. (506) ext. 174/302 Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 16:00 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 40 Marque cn Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Mnge / Trejs Nmbre: Carls Eduard Carg: Jefe, Archiv Central Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 01/11/1993 2

3 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans N aplica a ninguna de las anterires Gestinad pr: Marque cn Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ 3

4 Administración Central: Ministeri de Relacines Exterires y Cult (*) Según el Cicl Vital: Marque cn Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: En Csta Rica, desde que se declaró la independencia de España en 1821, se iniciarn las relacines exterires y pr ende la acumulación de dcuments sbre el tema, est quedó plasmad en el artícul N 45 de la Primera Cnstitución Plítica de Csta Rica (Pact Fundamental Interin), en el que se le encarga a la Junta Superir Gubernativa de la Prvincia, a entablar cmunicación y crrespndencia fraternal cn ls gbierns de las demás prvincias. Desde 1838, se establece la necesidad de cntar cn un Ministeri de Relacines Exterires, per n fue sin hasta 1843, que pr dispsición de la Asamblea Cnstituyente, se cncretó la creación del Ministeri de Gbernación, Relacines Interires y Exterires. A partir de este mment, sufre varias mdificacines en su denminación y n es sin hasta que adquiere definitivamente el nmbre que stenta en la actualidad a través de la Ley Nº 3008 de 18 de juli de Debid a la legislación vigente en la década de 1960, tdas las institucines gubernamentales, estaban en la bligación de remitir la dcumentación al Archiv Nacinal, trascurrids 20 añs desde su rigen. Pr l que la mayría de ls dcuments anterires a 1970 n se ubican en el Archiv Central de la institución. El 18 de ctubre de 1976, la Dirección Administrativa del Ministeri de Relacines Exterires inicia cntact cn el Archiv Nacinal para que este le brinde asesría. En 1980 se frmuló un pryect cn la Universidad Nacinal para la clasificación y rdenación del Archiv de Relacines Exterires. En un infrme de asesría del Archiv Nacinal del añ 1982, señala que se cntaba cn un lcal de 29 m² cn capacidad para 135 metrs lineales. Así se cmenzó el prces, lueg se gestinó la creación de una plaza para un técnic de archiv, pese al esfuerz, las asesrías cntinúan per el desrden persistía. En 1987 se realizan nuevas gestines ante el Archiv Nacinal para la rerganización del archiv y se cedió en calidad de préstam al funcinari Jrge Alvarad Marín para que se hiciera carg de la rganización del Archiv Central de la Chancillería. Para 1990, se cuenta cn el apy de estudiantes que realizan el Trabaj Cmunal Universitari de la Universidad de Csta Rica, ya para ese entnces existe una plaza de archivista, carg que cupó Carmen Valeri Hernández. Sin embarg, durante much tiemp el Archiv Central ha sufrid altibajs, persistiend el prblema de la ubicación de ls dcuments. En el 2000 se crea el Reglament Intern del Archiv Central del Ministeri de Relacines Exterires mediante Decret Ejecutiv Nº28566-RE de 12 de abril. También se ha clabrad en la transferencia de dcuments al 4

5 Archiv Nacinal de ls dcuments prducids pr ls despachs del Ministr y Viceministrs, según el artícul 53 de la Ley del Sistema Nacinal de Archivs. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: 29 / ener / 1980 Nrma de Fundación (29 / ener / 1980): Ofici VM, suscrit pr Bernd H. Niehaus Q. Viceministr de Relacines Exterires y Cult. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El lcal del archiv cuenta cn 168 metrs cuadrads de área ttal, 25 metrs cuadrads para el área administrativa y cuenta cn un área de cnsulta. Las paredes sn de cement y gypsum, el tech es de cement, el cielrras está suspendid, existe aire acndicinad en áreas de ficina y ls depósits, extractres de humedad y detectres de hum en ls depósits y la ficina, la estantería es cmpacta, psee extintres de hum para td tip de material (A, B y C), psee una salida de emergencia. Metrs Cuadrads de Depósit: 168 mts 2 (*) Metrs lineales de estantería: 1092 metrs lineales. (*) Númer de puests de sala: 4 Facilidades para discapacitads: Marque cn N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 985 metrs lineales GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 5

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7 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn Taller de restauración: N REPRODUCCIÓN. Marque cn Servicis de reprducción dcumental N Servicis de ftcpias N Servicis de ftgrafías N Servicis de micrfrmas N Servicis de reprduccines digitales N BIBLIOTECA Marque cn Bibliteca auxiliar N 7

8 Nº de mngrafías: Nº de Títuls de publicacines periódicas: INFORMATIZACIÓN Marque cn Funcines infrmatizadas: N Gestión de usuaris: N Descripción de fnds N Lenguajes Dcumentales N Otra infrmación: Se aplica desde 1999,el prgrama infrmátic Micrisis para el ingres y búsqueda de infrmación de dats y las aplicacines de windws : wrd y excel. Se realizan periódicamente respald de la infrmación en discs cmpacts y en ds cmputadras del Archiv Central. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic Agrupación Superir: Fnd: Ministeri de Relacines Exterires y Cult CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 26/02/2008 Dats del infrmante: 8

9 Apellids: Mnge / Trejs Nmbre: Carls Eduard Carg: Jefe, Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Dirección General del Archiv Nacinal, Departament de Servicis Archivístics Externs: Expedientes de inspección, asesría, valración e infrmes de desarrll archivístic del Ministeri de Relacines Exterires y Cult OBSERVACIONES Observacines: Elabrad pr Laura Espinza Rjas Revisión may 2008 (*) Camps Obligatris 9

10 Ministeri de Relacines Exterires y Cult Cuadr de clasificación SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 SUBFONDO 5 TIPOS DOCUMENTALES DESPACHO DEL MINISTRO Y VICEMINISTRO AUDITORIA INTERNA Crrespndencia, Acuerds, Decrets, Infrmes, Reslucines, Actas, Crrespndencia, Infrmes, Expedientes, Papeles de trabaj, Presupuests, Tarjetas de Cntrl. Estudis especiales, Infrmes de Auditría, Cntrl legalización de librs, Expedientes de denuncias, Manual de prcedimients ASESORIA JURIDICA Crrespndencia, Infrmes, Expedientes, Reslucines, Recurss de Ampar, Cntrats, Licitacines, Expedientes de Reclams Administrativs, Exhrts, Expedientes de Prcess Administrativs, Expedientes de Gestión de Despid, Cntrats, Infrmes DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PROCESO FINANCIERO Acuerds, Crrespndencia, Expedientes administrativs Antepryects de presupuest, mdificacines presupuestarias, cntrl de transferencias de diner, arque de fnds de presupuest, cheques expedientes de cbr administrativ, librs cntables, reservas, facturas, acuerds de pag, liquidacines, crrespndencia DIRECCION DE COOPERACION INTERNACIONAL PROCESO ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS PROVEEDURIA SERVICIOS GENERALES ARCHIVO CENTRAL Expedientes de persnal, Expedientes de Carrera Prfesinal, Crrespndencia, Accines de persnal, Cnstancias, Certificacines, Manuales de Clasificación de Puests, Evaluacines de funcinaris, Tarjetas de asistencia. Crrespndencia Expedientes de Cntratación Administrativa, Planes de cmpras, Expedientes de remates, Cntrl de inventaris, Cntrats, Crrespndencia Prgramas de actividades, Cntrl de mensajería, bletas de transprte, crrespndencia, cntrl de pasaprtes diplmátics, bitácras de ls agentes de seguridad Expedientes de exfuncinaris, Prntuaris, Crrespndencia, Actas del Cmité Institucinal de Selección y Eliminación de Dcuments, Certificacines y cnstancias Expedientes de Asistencia Externa, expedientes de negciacines, pryects, prgramas, expedientes de becas DIRECCION DE POLITICA ETERIOR DIRECCION DE PROMOCION DEPARTAMENTO POLITICA MULTILATERAL DEPARTAMENTO POLITICA BILATERAL TRATADOS INMUNIDADES Crrespndencia, circulares, infrmes, cmunicads cnjunts, directrices en plítica exterir, discurss, infrmes plítics Cnvenis, tratads, cartas de entendimient, expedientes de negciacines, crrespndencia, infrmes interns Crrespndencia, circulares, slicitudes de exneracines, acreditacines, infrmes Crrespndencia, expedientes de negciacines, Crrespndencia, expedientes de negciacines, Evaluación del mercad internacinal, plíticas de prmción al exterir, expedientes de desempeñ de: servici exterir y de la Red Nacinal de Prmción DIRECCION DE SERVICIO ETERIOR Crrespndencia, circulares, directrices, expediente de persnal del servici exterir, cntrl de vacacines DIRECCION DE CULTO DEPARTAMENTO CONSULAR DEPARTAMENTO DIPLOMATICO Acreditacines, crrespndencia, infrmes cnsulares Acreditacines, crrespndencia, infrmes cnsulares Presupuests de mantenimient de la Iglesia Católica, Reglaments, exencines, franquicias a entidades religisas, crrespndencia INSTITUTO MANUEL MARIA PERALTA PROTOCOLO Prgramas de prfesinalizacin del servici diplmátic, expedientes curss de maestría, expedientes de capacitación, investigacines 10 Crrespndencia, acreditacines, expedientes de visitas ficiales, expedientes de celebracines patrias

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