Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: 15 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central Administrativ del Institut Nacinal de Estadística y Censs Frmas Excluídas: Archiv Central de la Dirección General de Estadística y Censs Nmbre Paralel: _ Archiv y (*) Acrónim del Archiv: CR-INEC-ACA- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica 1

2 (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Mntes de Oca (*) Municipi (Distrit): Mercedes Núcle de Pblación Menr: Calle: 450 metrs este de la rtnda de la Bandera, calle ls Negrits, edifici Ana Lrena, Mercedes, Mntes de Oca, San Jsé. Códig Pstal: San Jsé, Csta Rica_ DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: william.vargas@inec.g.cr Teléfn(s): 1. (506) ext. 328_ Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a las 16:00 hras.

3 Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: _40_ Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Vargas / Gamba Nmbre: William Carg: Encargad del Archiv Central Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 02 /_01 /_1985 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad

4 Gestinad pr: Marque cn X Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari X Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas (Institución Autónma) Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: 4

5 (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Mediante Decret Nº IV de 9 de may de 1862 se estableció una Oficina Central de Estadística cm dependencia del Ministeri del Interir y el primer cens pblacinal en Csta Rica data del añ 1885, denminad Recuent de Vivienda. La creación del Archiv Central del Institut Nacinal de Estadística y Censs (INEC), nace en el añ 1984 cn la idea de cuidar y cnservar el Cens de Pblación y Vivienda que fue generad ese mism añ. Este trabaj se le encmendó al señr William Vargas Gamba (actual encargad del Archiv Central), quien en ese mment trabajaba pr cntrat, para que se hiciera respnsable del pryect para la futura custdia del Cens de Pblación y Vivienda de 1984 prducid pr la entnces Dirección General de Estadística y Censs (DGEC). Al señr William Vargas Gamba se le nmbró psterirmente en prpiedad en el puest, y slicitó la capacitación crrespndiente, ya que él n tenía experiencia en labres de archiv, pr cnsiguiente se gestinó la participación del señr Vargas para que participara en el primer curs Reginal para Archivs Centrales rganizad pr el Archiv Nacinal y la Organización de Estads Americans, en nviembre de Una vez cncluid el curs se le expus la idea a ls superires para pner en marcha el prces de cnfrmación del Archiv Central; en ess mments el acerv dcumental se encntraba esparcid pr varis lugares, uns en una bdega y trs en ficinas. En 1986 se le nmbra cm asistente y cmienza a reunir estantería vieja, junt cn el acerv dcumental que se encntraba en el sótan del edifici cn un área de 120 m², cerca de un garaje, en dnde se emprende la rganización de ls dcuments. Ese mism añ, Archiv Nacinal brindó una asesría a slicitud de la Dirección General de Estadística y Censs y a la cual se le di seguimient en También se han realizad transferencias de fnds de valr científic-cultural al Archiv Nacinal, tales cm tabulads de censs, bletas de censs micrfilmads y bletas de cens agrpecuari y de pblación. En el añ 2003 se elabró el Manual de Prcedimients del archiv del INEC, que fue revisad pr el Departament Servicis Archivístics Externs del Archiv Nacinal. Durante ls últims 20 añs se ha venid superand hasta cntar cn tablas de plazs de cnservación de dcuments, Reglament del Sistema Archivístic Central, Manual de prcedimients (prcess), Manual de Cntrl Intern de Archiv Central, Manual de clasificación de ls Archivs de Gestión, variedad de tips dcumentales reunids, base de dats, implementación de las Listas de Remisión, recurss human a carg, pryect de reciclaje, pr medi del cual se vende papel y genera una entrada ecnómica el INEC.

6 En el añ 1998, cn mtiv de la prmulgación de la Ley Nº 7839, se le cambió la naturaleza jurídica de la DGEC, separándl del Ministeri de Ecnmía, Industria y Cmerci para cnvertirl en un institut autónm (INEC). En cnsecuencia, se di también el traslad de ficinas y pr ende del Archiv Central al edifici ubicad en el cantón de Mntes de Oca. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 22 / 06 / 1984 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 22 de juni de Ofici Nº 9314 suscrit pr el señr Rafael Triguers Mejía, Directr General de Estadística y Censs Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El Archiv Central del INEC, se ubica en un edifici de ds plantas, en la planta superir se ubican depósits y la ficina de la jefatura, también existe un área administrativa y un depósit dcumental en la planta baja. Además, hay tra área anexa para un espaci slamente de depósit. La estantería es metálica y móvil, el pis del área administrativa es de madera y el rest es msaic, las paredes sn de cement, y el lcal psee divisines de madera. Asimism, el lcal inviste salidas de emergencia y extintres. El área de cnsulta se lcaliza dentr del área administrativa. Metrs Cuadrads de Depósit: 150 mts 2 (*) Metrs lineales de estantería: 280 mts (*) Númer de puests de sala: 4 Facilidades para discapacitads:

7 Marque cn X N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 230 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: (Adjuntar el rganigrama institucinal) SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental N 7

8 Servicis de ftcpias N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas N Servicis de reprduccines digitales N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar N Nº de mngrafías: 65 Nº de Títuls de publicacines periódicas: N hay INFORMATIZACIÓN Marque cn X

9 Funcines infrmatizadas: N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds N Lenguajes Dcumentales N Otra infrmación: Se utilizan bases de dats realizadas en la platafrma infrmática de Fx y Excel que se utilizan para el cntrl de ls expedientes de persnal, bletas del cens de 1984 y 2000, mapas, crrespndencia, listas de remisión, cntrl de préstams. Se encuentra en prces la implementación del prgrama Winisis 1.5 (basada en la Nrma internacinal de descripción ISAD-G), cuya instalación se hiz en crdinación cn el Archiv Nacinal. L anterir cn el fin de migrar las bases de dats. También existe un prgrama para digitalización de dcuments implementad en el añ AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación ESTRUCTURA DE LOS FONDOS Denminación de la agrupación: Orgánic Agrupación Superir: Fnd: Institut Nacinal de Estadística y Censs

10 CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 21 / 02 /_2008 Dats del infrmante: Apellids: Vargas / Gamba Nmbre: William Carg: Encargad del Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal INEC, Manual de Nrmas y Prcedimients del Archiv Central INEC, Manual de Prcedimients para la eliminación de dcuments que han perdid su vigencia administrativa y legal en el INEC INEC, Prcedimient para la cnsulta y préstam de dcuments Dirección General del Archiv Nacinal, Departament Servicis Archivístics Externs, expedientes de asesría, valración, transferencia e infrmes de desarrll archivístic. OBSERVACIONES Observacines: Elabrad pr : Laura Espinza Rjas Revisión: may 2008 (*) Camps Obligatris 10

11 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS CUADRO DE CLASIFICACIÓN SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 SUBFONDO 5 Serie dcumental Cnsej Directiv Actas de sesines Expedientes de actas Auditría Interna Expedientes de auditría Infrmes de labres Gerencia Sub-Gerencia Asesría Jurídica Infrmática Crdinación Cntrats Cnvenis de Cperación Institucinal Bases de dats electrónicas Expedientes sbre desarrrll de sistemas infrmátics Memrias

12 Área de Administración y Finanzas Dirección Administrativa Financiera Cmprbantes de cheques Expedientes de capacitacines Registrs financiers Cens 2000 Acuerds de Junta Directiva Expedientes de Cmisines Expedientes de Cntratación Administrativa Manuales Institucinales Planes anuales perativs Recurss Humans Prveeduría Expedientes de carrera prfesinal Planillas de salaris Relacines de puests Expedientes de cntratación administrativa

13 Área de Estadísticas Cntínuas Prces de Servicis y Mantenimient Crdinación Estadísticas Demgráficas Estadísticas Ecnómicas Indice de precis Bletas de slicitud de gaslina Bletas de slicitud de transprte Expedientes de accidentes de tránsit Certificads de defunsines Certificads de matrimni Certificads de nacimients Bletas de permiss de cnstrucción Bletas de reclección de 13

14 Área de Censs y Encuestas Sistema Estadístic Nacinal Crdinación Cartgrafía Estadísticas Agrpecuarias Censs y Encuestas Crdinación precis Mapas cartgráfics Mapas censales Bletas de Cens Agrpecuari Bletas de Encuesta Cafetalera Bletas de encuesta de hgares Bletas de Encuesta de ingress y gasts Bletas de Encuesta del cens experimental de pblación y vivienda Bletas de evaluación del cens Bletas encuesta cafetalera

15 Sistema de Infrmación y Divulgación Estadística Crdinación Prces Centr de Infrmación Prces de Archiv Central Plan estadístic nacinal Tabulads de Censs y Encuestas Actas de Cmité de Selección y Eliminación de Dcuments Actas de Eliminación de Dcuments Ftgrafìas Infrmes de Desarrll Archivístic Manual de prcedimients