Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Nº de Frmulari: 13 Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central de la Fábrica Nacinal de Licres Frmas Excluídas: Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-FANAL-AC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Grecia 1

2 (*) Municipi (Distrit): Puente Piedra Núcle de Pblación Menr: Calle: Rincón de Salas, de las instalacines de la Refinadra Cstarricense de Petróle (RECOPE) 6 Km al este carretera al cantón de Naranj Códig Pstal: Grecia DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: archiv@fanal.c.cr Teléfn(s): 1. (506) ext 275_ 2. (506) Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: Lunes a Viernes de 7:30 am a las 15:45 hras (la atención al públic finaliza 15:30 pm). Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley Hras semanales de apertura: 42_ Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Mrales / Jiménez Nmbre: Jsé Carg: Jefe Archiv Central Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 01/_marz/

3 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític X Archiv Empresarial (institución autónma del Sectr Públic Descentralizad) Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans Gestinad pr: Marque cn X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal X Otras administracines públicas (sectr públic descentralizad) Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: 3

4 (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: En 1853 se crea la Fábrica Nacinal de Aguardiente cn el fin de administrar el mnpli de la fabricación de alchles y elabración de licres. En 1856 se inauguró la planta. En 1949 se adscribe cm una división al Cnsej Nacinal de Prducción. El 01 de ener de 1991 se nmbra a la señra Lidia Rsa Quesada cm Encargada del Archiv Central y es quien inicia el prces de frmación del Archiv Central de la Fábrica Nacinal de Licres (FANAL), que se ubicó en el antigu edifici situad frente al Parque España en San Jsé. De acuerd cn versines rales, señalan que anterir a esa fecha n existía el Archiv Central, l que había era una bdega en dnde se guardaban ls dcuments, de ahí se sacarn en camines y fuern enviads al rellen sanitari de Rí Azul, aunque n especifican en que añ sucedió. En 1982 el Archiv Nacinal, a slicitud del Archiv Central aprbó la eliminación de una cantidad cnsiderable de dcuments y trs, pr cnsiderarse de cnservación permanente se trasladarn al Archiv Nacinal. En 1987 se da inici la micrfilmación de ls dcuments per sin cntar cn equip, pr l que se trabajaba cn el cn el equip facilitad pr el Departament de Micrfilm del Registr Nacinal, en 1996 se cierra este servici y el equip, a excepción del visr se trasladó al Cnsej Nacinal de Prducción. En el añ 1988 FANAL adquiere una micrfilmadra planetaria una rtativa y un visr. En 1991, debid al incendi que currió en las bdegas de licres de FANAL se quemó gran cantidad de infrmación que se custdiaba en el Archiv Central. En 1995 persners del Archiv Nacinal debid a nticias de que FANAL se iba privatizar, realizarn una visita de valración de dcuments de fici, cn el fin de salvaguardar ls dcuments cn valr científic cultural. Cm resultad se elabró el infrme N de 22 de marz de En ese mism añ se realizó el traslad de las instalacines a la ciudad de Grecia, Alajuela. Debid a que la encargada del Archiv Central, señra Lidia Rsa Quesada Víquez se acgió a la pensión en el añ 2005, se inició el prces de selección para cupar la plaza vacante, 4

5 nmbramient que recayó en el señr Nrman Slís Mntya a partir del mes de ctubre de El señr Slís fungió cm asistente durante 9 añs y actualmente está a carg del Archiv Central. En el añ 2006 la Dirección General del Archiv Nacinal brindó una asesría / capacitación al señr Slís y se brindarn varias recmendacines para mejrar el servici y las instalacines. Al añ siguiente el señr Slís se incapacitó pr un larg tiemp pr l que asumió de frma interina el señr Jsé Mrales Jiménez, quien cupó el puest de frma interina el puest y lueg en frma definitiva, a partir del mes de febrer de Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): _01 / ener / 1991 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 01/ener/ Según acción de persnal Nº en que se nmbra a la señra Lidia Rsa Quesada cm técnica Encargada del Archiv Central. Supresión del Archiv EDIFICIO Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: Descripción del Edifici: El edifici del Archiv Central está ubicad cerca del parque de empleads de FANAL. Psee una entrada y ds salidas de emergencia, cnsta de las áreas administrativa, de prcesamient de la dcumentación, taller de empaste y depósit. Este últim se encuentra en el primer y segund pis. Las áreas de trabaj están alfmbradas y pseen aire acndicinad. Además existe un cuart especialmente acndicinad para resguardar el micrfilm. El depósit del primer pis es de cement, mientras que el del segund pis es de segund pis es de madera, cuenta cn paredes de fibrlit y estantería tant metálica cm de madera. El sistema eléctric esta td entubad y cn sus respectivas cajas de breaker. Se cuenta cn 6 censres de hum y 3 extintres. Metrs Cuadrads de Depósit: 150 mts aprximadamente (*) Metrs lineales de estantería: _600 mts (*) Númer de puests de sala: 2 Facilidades para discapacitads: Marque cn X Sí X N DOCUMENTACIÓN 5

6 (*) Metrs lineales de dcuments: 600 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 JUNTA DIRECTIVA CNP Administ. General FANAL Auditría FANAL Administ. General FANAL Asesría Legal Subadminist. General FANAL Análisis Administrativ Dept Administrat iv Dept Financier Dept Cntrl de Calidad e Investigación Dept Prducción Dept Mercade Dept Destilería de Alchl Dept Recurss Humans Dept Mantenimient Servicis Generales Prveedurí a Almacenamient Financiera Cntabilid y Cntrl Inv. y Desarrll Cntrl Prc. Prd. Prducción Licres Prmción Ventas Ing. Quím. Industrial Tecnlg de Prces Secc Reclut. Selecc y Capac. Selección Clasificac. y Val. Manten. SedeCentr al Mant Dist. Archiv y Micrfilm Bdega alchl Financiera Csts Cnfección Licres Fins Distribución Trámite y Cntrl Salud Ocup Manten. Industrial Manten. Industrial Vigilancia Bdega Prduct Terminad Crédit y Cbr Presupuest Cnfección Licres Crrientes Facturación Administrativa Seguridad Industrial Servic Eléctrics Manten. Znas Verdes Transprte Ase Sda y Cmedr Bdega Despach Industrial Bdega Rec. Y desp. Prd. Term. Almacén de Materiales Tesrería Almacén de Materiales Financiera y Cntable Grecia Cómput Tnelería y Añejamient Envase Licres N.1 Envase Licres N.2 Servicis Médics Ebanist y Carpint Aut - mtri

8 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N L que existe es un taller de encuadernación y empaste REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental Sí X N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas X Sí N Servicis de reprduccines digitales X Sí N

9 BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar X Sí N Nº de mngrafías: 100 Nº de Títuls de publicacines periódicas: INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: Existe una base de dats para ls expedientes de persnal. También se utiliza la aplicación DcuShare es un prgrama que permite escanear la dcumentación de frma tal que pueda ser cnsultada pr ls usuaris interns. Esta infrmación se respalda en discs cmpacts. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánica Agrupación Superir: Fnd nivel 1: Cnsej Nacinal de Prducción

10 Fnd nivel 2: Fábrica Nacinal de Licres CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 07 / 02 /_2008 Dats del infrmante: Apellids: Mrales / Jiménez Nmbre: Jsé Carg: Encargad del Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal Manual del sistema infrmátic Dcu-Share Dirección General del Archiv Nacinal, Departament Servicis Archivístics Externs, Expediente de asesría OBSERVACIONES Observacines: Elabrad pr Laura Espinza Rjas Fecha de revisión: abril 2008 (*) Camps Obligatris

11 CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVO CENTRAL DE LA FABRICA NACIONAL DE LICORES ADMINISTRACION GENERAL Memrands Acuerds de Junta Directiva SUB-AMINISTRACION ADMINISTRATIVO AUDITORIA COMPUTO MANTENIMIENTO Y DESTILERIA ALMACENAMIENTO

12 FINANCIERO Ingress Egress Asients de Diari Facturas Ntas de Crédit Ntas de Débit Requisicines Csts Bletas de Recibid de Envases Cierre de Prducción Imprtacines Pólizas Recibs pr Diner Cuentas pr Cbrar Estads Financiers Cuentas pr Pagar Cnciliacines Ordenes de Pag Inventaris Planillas Estadísticas Cntabilidad RECURSOS HUMANOS Expedientes Persnales Librs de Salaris PROVEEDURIA Ordenes de Cmpra Licitacines MERCADEO

13 PRODUCCION DE LICORES Dcuments de cierre Mensual CONTROL DE CALIDAD Slicitud de Alchl Cpias de Análisis ASESORIA LEGAL Expedientes