Asegurar y controlar las actividades administrativas de la oficina de promoción y venta.

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Estefania Gutiérrez Acosta
hace 6 años
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1 CARACTERIZACIÓN PROCESO: 05/05/2017 PAGINA: 1 de 6 A. OBJETIVO Asegurar y controlar las actividades administrativas de la oficina de promoción y venta. B. ALCANCE El proceso va desde la administración del personal, administración de papelería y control de la información financiera y el dinero producto de la venta de los productos. C. RESPONSABLE Subgerente Administrativo Despachador D. REQUISITOS - Norma ISO Contrato de Agenciamiento Comercial - Manual de Agencia E. POLÍTICAS POLÍTICASDEL PROCEDIMIENTO DE SUMINISTROS Y CONTROL ADMINISTRATIVO Los suministros de la oficina (papelería, dotación, equipos de computación) deben ser solicitados a través de formato CFL.046 Solicitud de suministros de Agencias, el mismo formato es utilizado para solicitar a cualquier empresa del grupo. Se debe disponer de un espacio con buena seguridad (preferiblemente bajo llave) en donde se guarde la documentación de rollos de spectra, tiquetes, planillas, formatos para el reporte de cuenta y demás documentos enviados por la empresa para el desarrollo de las actividades y controlar su entrega a los despachadores. Los Agentes Comerciales se obligan para con la empresa a cumplir estrictamente con los procedimientos, diligenciamiento de formatos, protocolos, perfiles y competencias que del personal que contrate y los requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa, los cuales son de obligatorio cumplimiento. Así mismo, se obliga a contribuir al mejoramiento continuo del mismo. Los Agentes Comerciales deberán ejecutar las instrucciones impartidas para el manejo y diligenciamiento de documentos, tiquetes y demás aspectos relacionados con la caracterización del proceso y el Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa.

2 CARACTERIZACIÓN PROCESO: 05/05/2017 PAGINA: 2 de 6 El deberá velar porque el inmueble adjudicado para su actividad, cuente con las condiciones de seguridad, higiene, aseo, presentación y mantenimiento adecuados acorde con el buen nombre de la Empresa y las normas de salubridad exigidas por el respectivo municipio. El Agente comercial debe realizar la aplicación de las listas de chequeo de los vehículos mediante el formato establecido para tal por la Empresa o podrán delegar a una persona para tal fin (aplica para las oficinas en las cuales esta actividad sea exigida por las políticas de la empresa operadora). POLÍTICAS PARA EL CONTROL YREPORTE DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Las políticas para el control y envío de información de contabilidad se encuentran establecidas en el capítulo 7 del documento Manual de Agencia. F. ACTIVIDADES El Subproceso de Gestión Administrativa de la agencia está compuesto por las siguientes actividades:

3 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 3 de 6 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Proceso de prestación del servicio Proceso de planeación estratégica y seguimiento de la gestión Necesidades de contratación control de talento humano Selección y contratar personal idóneo para la promoción y venta de los servicios de la empresa Idoneidad del personal contratado Subproceso de promoción, venta y despacho del servicio Según Requerimientos Proceso de planeación estratégica y seguimiento de la gestión Sub. Compras Necesidades de suministros Registros de información de ventas Suministros y control administrativo Garantizar el control de la oficina y el cumplimiento de los requisitos contractuales con la empresa Control de suministros de la agencia Subproceso de promoción, venta y despacho del servicio Según Requerimiento Proceso de planeación estratégica y seguimiento de la gestión Gestión financiera Información de ventas Dinero producto de ventas Control y reporte de información financiera Garantizar el control del dinero de la empresa y evitar que sea utilizada para la realización de fraudes Reporte de cuentas a contabilidad Consignaciones Proceso Gestión Financiera Diario o según requerimiento

4 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 4 de 6 G. INDICADORES Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo) H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO Solicitud de suministros de Agencias Reporte de cuentas a contabilidad ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN PAPEL Archivador agencia Cronológico ARCHIVO MAGNÉTICO Archivador agencia Cronológico ACCESO Subgerente Administrativo Revisor Fiscal Auditor Interno Subgerente Administrativo Revisor Fiscal Auditor Interno TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO GESTIÓN Mientras este activo el contrato de agenciamiento comercial Mientras este activo el contrato de agenciamiento comercial ARCHIVO CENTRAL No se envía N/A DISPOSICIÓN FINAL Archivo inactivo del Archivo inactivo del

5 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 5 de 6 I. DOCUMENTOS CONTROLADOS CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN CFL.046 Solicitud de suministros de Agencias /05/2015 Oficina de Compras

6 CARACTERIZACIÓN PROCESO: PAGINA: 6 de 6 J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS N/A CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1.0 Se documentan los requisitos administrativos de las oficinas de promoción y 15/05/2015 venta. 2 24/07/2015 Se agrega política en el procedimiento de selección, contratación y capacitación de talento humano sobre la obligatoriedad de los Agentes Comerciales de realizar inducción a sus empleados según lo establecido en el formato CFL.071 Inducción de empleados en Agencia. 3 05/05/2017 Se cambia el proceso debido a que no se hace licitación de las agencias. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO Ing. Cesar E. Silva Ingeniero de Procesos Ing. Cesar E. Silva Ingeniero de Procesos Dr Luis Cardozo Gerente General

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