AUDITORÍA ESPECIAL PROYECTO REMAR EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P VIGENCIA 2013 CONTRALORIA GENERAL DE MEDELLIN

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1 AUDITORÍA ESPECIAL PROYECTO REMAR EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P VIGENCIA 2013 CONTRALORIA GENERAL DE MEDELLIN MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2013

2 JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín HILDA ZAPATA RUEDA Subcontralora BIBIANA JANETH ESTRADA CORREA Contralora Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 2 Energía NUBIA ELSY VALLEJO HEREDIA Profesional Universitario 2 MATEO PATIÑO GIRALDO Técnico Operativo CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA FISCAL EPM 2 ENERGÍA

3 TABLA DE CONTENIDO pág. 1. CARTA DE CONCLUSIONES RESULTADOS DE AUDITORÍA COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN Gestión Contractual Legalidad Control fiscal interno COMPONENTE RESULTADOS Planes programas y proyectos... 14

4 LISTA DE CUADROS pág. Cuadro 1. Nivel de Riesgos del Proyecto REMAR II Cuadro 2. Ejecución financiera Proyecto REMAR II (Cifras en millones) Cuadro 3. Ejecución a Agosto 31 de 2013 por Subestaciones (Cifras en millones) Cuadro 4. Consolidado de Observaciones Auditoría Especial Proyecto Remar II 18

5 1. CARTA DE CONCLUSIONES Medellín, Doctor JUAN ESTEBAN RESTREPO Gerente General Empresas Públicas de Medellín E.S.P Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones Auditoria Especial Proyecto REMAR II La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Especial a las Empresas Públicas de Medellín E. S. P. S. A. vigencia , a través de la evaluación de los principios de: Economía, Eficiencia, Eficacia, con el fin de conceptuar sobre la gestión fiscal en el desarrollo del proyecto Reconfiguración, Modernización, y Automatización Subestaciones del Mercado Regional de Antioquia REMAR II Es responsabilidad de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. el contenido de la información suministrada por ellas a la Contraloría General de Medellín para su análisis. La responsabilidad de la Contraloría Auxiliar de Auditoría EPM 2 consiste en producir un informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Medellín, por lo que se requirió de una etapa de planeación y otra de ejecución del trabajo, de manera que el examen realizado al proyecto, proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. 5

6 El equipo auditor realizó dicho examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el proyecto auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría EPM 2 Energía. La Contraloría General de Medellín como resultado de la evaluación, conceptúa que la gestión fiscal del proyecto REMAR II cumple con el principio de economía. Con respecto al principio de eficiencia el ente de control considera existen elementos que impiden que se dictamine sobre su cumplimiento pues se evidenció que los imprevistos presentados y pagados no se tienen valorados. Situación que es común para todos los contratos que celebra la entidad en los que se pacta el factor AIU (Administración, imprevistos y utilidades), por lo que la Contraloría emitirá un control de advertencia con respecto al tema. En cuanto al principio de eficacia y entendido este como el logro de las metas de manera oportuna, por ser este un proyecto en ejecución y aunque se presenta un análisis al respecto, el ente de control considera que no es conveniente pronunciarse de manera concluyente sobre el mismo. La Entidad debe elaborar el correspondiente plan de mejoramiento con las acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de dar cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia y eficacia. El Ente Auditado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para la elaboración, suscripción y presentación del plan de mejoramiento ante la Contraloría General de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. Éste plan debe ser enviado por el aplicativo Rendición de la Cuenta en Línea. 6

7 2. RESULTADOS DE AUDITORÍA El proyecto objeto de la auditoría, Reconfiguración, Modernización, y Automatización Subestaciones del Mercado Regional de Antioquia REMAR II, se evaluó con corte agosto 31 de 2013, acorde con la metodología establecida en la Guía de Auditoría Territorial -GAT, adoptada mediante Resolución CGM No.258 del 28 de diciembre de 2012 y cuyos resultados por componente y factor son los siguientes: 2.1 COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN Para la evaluación de este componente, se consideraron los factores gestión contractual, legalidad y control fiscal interno como se puede ver a continuación: Gestión Contractual: para la emisión de un concepto sobre este factor se analizaron las variables Identificación de los contratos con el proyecto, cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento deducciones de ley, cumplimiento del objeto contractual, cumplimiento de las labores de interventoría y seguimiento a la ejecución de los contratos de obra civil y por último la liquidación de los contratos. Contrato MS Construcciones S.A PC , adjudicado en la modalidad pública de oferta. El objeto contractual es Construcción de obras civiles para la subestación el valle". Contrato inicial pactado por la suma de $393, se suscribe el 05 de octubre de 2012, con una modificación en dinero aprobada el 15 de febrero de 2013 por la suma de $ y otra modificación en plazo con fecha 8 de abril de Se presentaron propuestas de 5 oferentes: Base y Anclajes S.A.S, M.S. Construcciones, Coi Ltda., Soteco S.A. e Incoltes S.A. Debido a que el valor ofertado era mucho mayor que el presupuestado se realizó ajuste económico por parte de las empresas, y se le adjudica a M.S CONSTRUCCCIONES S.A. Se verificaron todos los soportes exigidos para este tipo de contratos y se determina que cumple legalmente con todo lo requerido. Se adjudicó a la propuesta más económica. La ejecución del contrato se realizó dentro del plazo estipulado iniciando el 15 de febrero de 2013 y culminado actividades con acta de recibo de obra el día 2 de 7

8 mayo del mismo año, firmada por el contratista y el interventor y la liquidación se formalizó, el día 12 de junio de Contrato MS Construcciones S.A PC , adjudicado en la modalidad publica de oferta. El objeto contractual es Construcción de obras civiles para la subestación el Carmen ". El contrato inicial se pactó por la suma de $ se suscribe el 08/03/2013 Se analiza la parte de legalización de la oferta y no se presenta ninguna anomalía en esta fase. Se realiza ajuste económico. Este proceso contractual se realiza mediante solicitud pública de oferta. Se presentaron cinco proponentes. M.S Construcciones S.A., Bases y anclajes S.A.S, Construjota Ltda., Fredy Carvajal e Ingeomega S.A. Hubo corrección aritmética del 7% del presupuesto oficial y desviación de la oferta propuesta con el presupuesto presentado por EPM. Propuesta por $ ,70 vs el presupuesto de EPM que fue por$ ,00. Información extraída del informe técnico firmado el 4 de marzo de Se verifica que cumple con el plazo estipulado de 120 días iniciando el 14 de mayo y culminando con acta de recibo el día 13 de septiembre, firmado por el interventor y contratista. Este contrato se liquidó dentro del plazo estipulado para tal evento, el día 9 de octubre de 2013, acta firmada por el interventor y el contratista. Para establecer el cumplimiento del principio de economía, a los anteriores contratos se revisaron los documentos que soportan legal, técnica y financieramente la etapa precontractual y determinando que se adjudicó a la propuesta de menor cuantía pero cumpliendo las especificaciones del pliego de condiciones. De la revisión de los soportes de estos contratos de obra y luego de realizar los respectivos cruces contables, las causaciones, la verificación de pagos con su respectiva acta de obra ejecutada y que el valor pagado fuera realmente lo contratado, las retenciones y los soportes financieros y contable, se puede concluir que no se observa violación a los principios de eficiencia y eficacia ; pues así se evidenció al realizar el enfoque de manera integral en las tres etapas precontractual, ejecución y liquidación. 8

9 Contrato Interventoría Externa Consultores Asociados C.R.A. PC El objeto Contractual es La Interventoría Contractual, Técnica, Administrativa y Ambiental de los contratos de obras civiles de subestaciones de energía eléctrica suscritos por Empresas Públicas de Medellín E.S.P. en el Departamento de Antioquia. Se analiza la parte de legalización de la oferta y no se presenta ninguna anomalía en esta fase. No se requirió realizar ajuste económico, porque la oferta más favorable era inferior al presupuesto oficial. Este proceso contractual se realiza mediante solicitud pública de oferta. Se presentaron siete proponentes. La desviación de la oferta propuesta con el presupuesto presentado por EPM fue inferior en un 14%; propuesta por $ vs el presupuesto oficial que fue por$ , lo cual es conveniente para las EPM. Información extraída del informe técnico firmado el 9 de julio de Se revisaron los documentos que soportan legal, técnica y financieramente la etapa precontractual y se pudo determinar que se adjudicó a la propuesta de menor cuantía, pero que cumplía las especificaciones del pliego de condiciones y los requisitos exigidos por la Administración, con lo cual se puede concluir que se cumplió con el principio de economía. Para la etapa de ejecución en la cual se encuentra, se verificó la interventoría realizada a los contratos de obra ejecutados en las subestaciones, Carmen del Municipio del Carmen de Viboral y el Valle del Municipio de Toledo, porque el contrato no solo es para el proyecto REMAR II. El cumplimiento de lo estipulado en el pliego se pudo evidenciar a través de los informes presentados a saber: A. Informe Técnico mensual: Información general del contrato de construcción, B. Informe diario de actividades: donde se registra día a día las actividades ejecutadas C. Informe Ambiental mensual en el cual se registra: actividades desarrolladas en la obra, Conclusiones y recomendaciones y Registro fotográfico. D. Informe Semanal o Quincenal que contiene evaluaciones a diferentes aspectos tales como: Manejo de excedentes de excavación y escombros, de 9

10 materiales de construcción, suministro baño móvil, agua para el consumo humano, manejo del aire y ruido etc. El Contratista interventor les califica los aspectos positivos y negativos. Estos últimos son los puntos críticos que en la Subestación el Carmen, hacían referencia, a los siguientes aspectos: Seguridad y Salud Ocupacional Dotación del campamento Aseo y limpieza en la obra Uso de los elementos de protección personal Señalización interna Manejo integral de residuos sólidos Manejo de materiales de construcción Respecto a la Subestación el Valle los puntos críticos fueron: Aseo y limpieza en la obra Manejo de la vegetación Salud ocupacional Manejo integral de residuos sólidos Tareas de lavado y mantenimiento dentro de la Subestación Manejo de Aire y ruido Manejo de excedentes de excavación y escombros Acopio de materiales de Construcción Manejo de excedentes de excavación y escombros El Equipo auditor pudo analizar cada uno de estos informes que se presentaron para las dos subestaciones Carmen y Valle, que contienen avance de las obras, seguimiento y análisis de la programación física, gestión sobre los inconvenientes presentados, proceso de gestión de materiales, recomendaciones, aspectos críticos encontrados y registro fotográfico, con lo cual se evidenció su cumplimiento y eficacia. Es de anotar que dichos informes son claros, concretos y apoyados con fotos, lo que conlleva y de hecho el equipo auditor lo pudo comprobar, que al siguiente informe el contratista ha corregido los puntos críticos o los ha minimizado. Por lo anterior se puede deducir, que el Contratista Interventor, está cumpliendo con el principio de eficiencia. 10

11 Hallazgo administrativo número 1. Esta situación se presentó en el informe preliminar como la observación número 1: Se presenta inconsistencias en la deducción de los impuestos y retenciones que se deben realizar a las facturas que se generan durante la ejecución de los contratos, en contravía de lo que establece la Circular 1447 de 2012 y del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, como se evidencia a continuación: En el CT , Factura No. 749, se dejó de retener por concepto de industria y comercio, retención en la fuente e impuesto de la U de A. $ Respuesta EPM Se realizó la verificación de las deducciones a la factura mencionada en la observación 1, obteniendo lo siguiente: Falto descontar la retención por Industria y comercio, que corresponde al Municipio de Toledo a una tarifa del 10*1000 para un valor de $ Vigencia (Por tratarse de una retención no aplicada de vigencias anteriores se requiere hacer unas validaciones con el contratista antes de hacer el ajuste fiscal). Posición Contraloría: Se revisó en Contabilidad de EPM los registros de esta factura y se evidenció que se realizaron las retenciones correspondientes a retención en la fuente e impuesto Universidad de Antioquía, quedando pendiente los $ de Industria y Comercio. En la anterior situación, no se puede desconocer la responsabilidad del supervisor del contrato, ya que la Ley 1474 de 2011 definió expresamente en su artículo 83 que el supervisor hará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato; por lo tanto, es su obligación verificar los pagos que se le hayan efectuado para asegurarse de su correcta liquidación teniendo en cuenta lo pactado y las deducciones a que hubiere lugar. Finalmente, en cuanto a los efectos que este hecho puede generar para la Entidad, la Circular 1447 plantea lo siguiente: Se debe tener presente que cuando por algún error u omisión, los funcionarios del centro de registro contable, los responsables de fondos fijos o cajas menores y los usuarios del módulo de cuentas por pagar, no efectúen retención en la fuente (renta, IVA, industria y 11

12 comercio, timbre, etcétera) habiendo lugar a ello, o si la hacen por un valor inferior, el error no queda subsanado al retener en pagos posteriores, este yerro implica tener que corregir la declaración de retención en la fuente del mes en que se debió efectuar en debida forma y por el valor correcto, lo que conlleva la liquidación de sanciones por corrección de la declaración, e intereses de mora sobre los valores dejados de retener, con las respectivas consecuencias administrativas. De acuerdo con lo anterior, esta situación se define como un hallazgo administrativo. Con relación a la observación No. 2 con posible incidencia fiscal del informe preliminar sobre los imprevistos, esta se levanta, ya que EPM presentó los soportes documentales que indican que durante la ejecución del contrato, se presentaron hechos que deben ser considerados como imprevistos, aunque estos no se encuentran valorados. No obstante, dado que este escenario es común para todos los contratos que celebra la entidad en los que se pacta el factor AIU (Administración, imprevistos y utilidades), la Contraloría emitirá un control de advertencia con respecto al tema Legalidad: las normas aplicables al asunto auditado son entre otras: la Constitución Política, en particular sus artículos 209 y 267; Circular 1219 de 2002 publicación pliego, Decreto 118 de 1998, subrogado por el Decreto 260 de 2009, Ley 142 de 1994 (Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios), modificada por la Ley 689 de 2001, las normas de contratación vigentes para las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, y las demás de rango legal o reglamentarios pertinentes. De acuerdo con lo anterior, para la evaluación del factor de legalidad de los tres contratos para la etapa precontractual, de ejecución y liquidación se tuvo en cuenta la normatividad contractual vigente para EPM. Como resultado del sistema de control de legalidad aplicado de manera transversal sobre la comprobación que se hizo de las operaciones administrativas, económicas, gestión contractual y de otra índole, relacionada con el desarrollo del proyecto REMARII, se concluye que dichas operaciones se realizaron en su integridad conforme a las normas que le son aplicables. Es así como se evidenció que el proceso precontractual se cumplieron los pasos requeridos en esta etapa: la publicidad exigida en el decreto 260 de 2009, que la evaluación de las ofertas cumplió con lo establecido en el decreto 1787 de 2010, que presentaron póliza de seriedad, cumpliendo lo establecido en el decreto 1016 DE 1998 artículo

13 Para los tres contratos también se cumplió lo dispuesto en el decreto 115/96; art.21 sobre la Disponibilidad y registro presupuestal y el registro, las cuales asignan recursos para ser ejecutados. Se verificó el boletín de responsables fiscales para cada uno de los contratos, evidenciando que para la fecha de cierre del proceso licitatorio, ninguno de ellos tenía antecedentes fiscales y disciplinarios en Colombia, tal como lo dispone el parágrafo del Art 1 de la Ley 190/95, Art. 60 Ley 610 de El equipo auditor analizó detalladamente toda la documentación relacionada con la evaluación de las propuestas presentadas y llegó a la conclusión de que en igualdad de condiciones de calidad definidas en el pliego de condiciones, el contrato se adjudicó a la oferta más conveniente para EPM, conservando así el principio de gestión fiscal de economía. Otro aspecto que se analizó es el relacionado con el registro contable y los pagos, verificando que se hicieran las deducciones correspondientes y obligatorias Control fiscal interno: Se aplicó el proceso de adquisición de Bienes y Servicios, por ser un factor transversal a los contratos evaluados en el año 2013, en la fase precontractual, contractual, ejecución y pago y liquidación. El equipo auditor verificó el cumplimiento y eficacia de los controles definidos en el proceso de adquisición de bienes y servicios para los contratos CT y CT MS Construcciones S.A., y el CT Interventoría Externa Consultores Asociados C.R.A., evidenciando que se han aplicado y han sido efectivos los controles establecidos para garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el proyecto REMAR II. También se tomó el mapa de riesgos enviado por el Área de Proyectos STN, en la cual se aprecia la existencia de 45 riesgos, los cuales tienen su nivel de aceptable, tolerable, inaceptable e inadmisible y el nivel de controles alto, bajo, medio, muy bajo. 13

14 Cuadro 1. Nivel de Riesgos del Proyecto REMAR II Nivel de Riesgo Alto Bajo Medio Muy bajo Total General Aceptable Tolerable Inaceptable Inadmisible Total general Fuente: Información de EPM- Elaboró equipo auditor Estos riesgos están priorizados, como puede verse en el cuadro anterior. Además cuentan con graficas donde se observa que dichos riesgos están cubiertos con un 69% de controles. Sin embargo, aunque los riesgos están claramente descritos, no se pudo evidenciar cuales son los controles que aminoran o disminuyen dichos riesgos y quienes son los responsables de que estos controles sean eficaces y se apliquen. El Área de Proyectos explico: que en el momento se continuará con el proceso llamado Que sigue, donde a todos los riesgos se les debe definir los controles existentes. En cuanto a los riesgos clasificados como inaceptable e inadmisibles se les debe definir nuevos controles propuestos para efectos de disminuir la probabilidad y/o el impacto, y valorar nuevamente los riesgos y sus nuevos niveles de riesgo, asumiendo que los controles propuestos operan. 2.2 COMPONENTE RESULTADOS Para la evaluación de este componente, solo se tomará en cuenta lo relacionado con el factor de planes, programas y proyectos, el cual se abordará desde el análisis del cumplimiento de las metas presupuestales del contrato del proyecto auditado Planes programas y proyectos: Con corte a agosto 31 del Como puede observarse en el siguiente cuadro, la ejecución del contrato tiene un índice de cumplimiento en lo relacionado con la inversión del 49%. 14

15 Cuadro 2. Ejecución financiera Proyecto REMAR II (Cifras en millones) MESES Presupuesto Acumulado Presupuesto Mensual Ejecución Acumulada Ejecución Mensual % Ejecución Acumulada % Ejecución Mensual ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO $ $ TOTAL $ $ Fuente: Información de EPM- Elaboró equipo auditor Analizadas las causas que podrían explicar este atraso, se encontró que en el plan de inversiones en infraestructura GEN Energía, se tenía proyectado ejecutar actividades y obras civiles en las Subestaciones Guarne y la Unión para entregarlas en el 2013, pero hubo un cambio y se determinó que se entregarían Valle y el Carmen, metas con las cuales ya cumplieron y Guarne se encuentra en ejecución pero su entrega está programada para el No se evaluaron las metas físicas por componentes, por no contar con la información de cada uno de los rubros que comprende este proyecto como lo veremos a continuación: 15

16 Cuadro 3. Ejecución a Agosto 31 de 2013 por Subestaciones (Cifras en millones) Subestación Componentes Total Agosto Consumo de Materiales $ 45 Contrato de Ingeniería $ 51 Equipos $ Guarne Gestión Ambiental $ 1 Inversión Administrativa $ 7 Mercancía en transito $ (1) Obras civiles $ 78 Total $ Equipos $ 155 Bolívar Mercancía en transito $ (4) Total $ 151 Equipos $ 131 Betulia Mercancía en transito $ - Total $ 131 Equipos 171 Doradal Mercancía en transito -2 Total $ 169 Compra de Materiales $ 22 Consumo de Materiales $ 133 Contrato de Ingeniería 150 Equipos $ 222 El Valle Gestión Ambiental $ 1 Inversión Administrativa $ 5 Mano de Obra $ 8 Mercancía en transito $ (3) Obras civiles $ 353 Total $ 891 Contrato de Ingeniería $ 5 Equipos $ 137 Ituango Inversión Administrativa $ 3 Mercancía en transito $ (2) Total $

17 Marinilla Urrao La Fe El Carmen Contrato de Ingeniería $ 5 Equipos $ 121 Mercancía en transito $ (2) Total $ 124 Contrato de Ingeniería $ 6 Equipos $ 500 Inversión Administrativa $ - Mercancía en transito $ (7) Total $ 499 Equipos $ 88 Gestión Ambiental $ 1 Mercancía en transito $ (1) Total $ 88 Compra de Materiales $ 17 Consumo de Materiales $ 27 Contrato de Ingeniería $ 51 Equipos $ 166 Gestión Ambiental $ 1 Inversión Administrativa $ 6 Mano de Obra $ 7 Mercancía en transito $ (6) Obras civiles $ 135 Total $ 404 Compra de Materiales $ 33 Consumo de Materiales $ 94 Equipos $ 154 La Unión Gestión Ambiental $ 1 Inversión Administrativa $ - Mano de Obra $ 1 Mercancía en transito $ (2) Total $ 281 Andes Equipos $ 82 Mercancía en transito $ (9) Total $ 73 Nómina Inversión Administrativa $ 792 Mano de Obra $ 661 Total $ Subtotal $ Mercancías en Tránsito. $ TOTAL $ Fuente: Información de EPM- Elaboró equipo auditor 17

18 Se observa que en el año 2013 se ha ejecutado inversión en 12 subestaciones. Sin embargo la meta de entregar dos subestaciones se cumplió y fueron eficientes en el manejo de los recursos y eficaces en el cumplimiento de las actividades programadas para la ejecución de estas dos subestaciones, no obstante haberse presentado eventos que condujeron al cambio del cronograma planteado. En conclusión, el proyecto es viable económicamente, aumenta el nivel de cobertura en el departamento de Antioquia y potencializa la eficiencia en la gestión de activos y costos. Además genera beneficios sociales y se ofrece un servicio con calidad, acorde con los estándares exigidos por la regulación. Cuadro 4. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial Proyecto Remar II Con incidencia fiscal HALLAZGOS NUMERO VALOR (en pesos) Con incidencia administrativa 1 $ Con incidencia Disciplinaria Con incidencia penal TOTAL $ Elaboró equipo auditor Atentamente, BIBIANA JANETH ESTRADA CORREA Contralora Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM 2 Energía 18