FORMATO DE PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN POR CONTRATACIÓN DIRECTA

Transcripción

1 03/0/201 Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos aprobado 03 de mayo de 201 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Revisó Aprobó Abogada Contratista Fecha Noviembre de 2008 Diciembre de 2010 Profesional de la OAP para el Sistema Integrado de Gestión Control de Cambios Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Descripción Adopción Primera Versión Manual Procesos y Procedimientos Adopción Segunda Versión Modelo de Operación por Procesos Jefe Diciembre de 2014 Octubre de 2016 Mayo de 201 Actualización de la normatividad Actualización de la normatividad y documentos de referencia. Ajustes en las definiciones, descripción del procedimiento y politicas de operación. Se ajusta y actualiza la actividad número 9 del procedimiento, respecto a la consulta de la situación militar de los hombres y la verificación de Hoja de vida en SIDEAP 1. Responsable de Procedimiento Jefe 2. Objetivo Contar con los bienes y/o servicios que requiera la entidad para el cumplimiento de sus funciones y fines misionales en aplicación de los principios que rigen la contratación pública. 3. Alcance El procedimiento inicia con la elaboración de los estudios previos y finaliza con la delegación de la supervisión del contrato. 1

2 03/0/ Base legal Ley 80 de "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" Ley 34 de "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único" Ley 110 de 200. "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos" Ley 144 de "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública" Ley 143 de 2011 "Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" Decreto 2209 de (Art. 9) "Por el cual se modifican parcialmente los Decretos 13 y 138 del 21 de agosto de 1998" Decreto 91 de Por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas Decreto 019 de "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" Decreto Nacional 1082 de 26 de mayo 201. "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional" Circulares, Guías y Manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente. Circulares de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá -Contratación Estatal Circulares de los Órganos de Control - Contratación Estatal. Resolución Interna No. 166 de 201. Modificación del Manual de Contratación IDEP.. Documentos de Referencia Documentos Externos Doctrina y Jurisprudencia en materia de contratación Estatal Guías, manuales y circulares de Colombia Compra eficiente Documentos Internos MN-GC Manual de Contratación GU-GC Guía de criterios ambientales para las compras y la gestión contractual Formatos de la Gestión Contractual Plan de Adquisiciones para la vigencia correspondiente 6. Definiciones Término Arrendamiento / adquisición de bienes inmuebles Ciencia y tecnología Definición Modalidad de selección que procede sólo en los eventos taxativamente contemplados en la ley, que implica la adopción de procedimientos reglados y el cumplimiento en principio de selección objetiva. Se aplica por vía de excepción. El arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, y la otra a pagar por este goce. La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información. Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras. Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional. 2

3 Convenio Contrato Oferente Único 03/0/201 Son acuerdos de voluntades que generan obligaciones y derechos recíprocos y equivalentes para las Entidades Estatales o con particulares sin animo de lucro, que los suscriben, dirigidas hacia un mismo resultado que beneficia a las partes y logran un fin común. Son acuerdos de voluntades entre personas naturales, jurídicas o entidades púbicas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora, señalado en la ley o en sus reglamentos. Implica una contraprestación económica. Se considera que no existe pluralidad de oferentes: Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP o cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo. Urgencia Manifiesta Prestación de servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión Trabajos artísticos Existe urgencia manifiesta, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de convocatoria pública. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Son trabajos artísticos los que solamente puedan en comendarse a determinadas personas naturales por su talento, don o creatividad, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.. Descripción del procedimiento No. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Elaborar Estudios Previos INICIO Verificar que la actividad se encuentre en el Plan de Adquisiciones de la vigencia correspondiente, existencia o suficiencia de personal de planta, existencia o suficiencia de bienes. FT-GC Formato Estudios Previos Los Estudios previos deben contener toda la información relacionada en el formato (Excepto en el caso de urgencia manifiesta). Establecer causal de contratación Directa, conforme a la normatividad vigente. 2 Elaborar consideración jurídica Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Verificar que en los estudios previos el objeto, valor, plazo y modalidad concuerden con lo programado en plan de adquisiciones y revisar la justificación jurídica que sustenta la contratación. FT-GC Consideración jurídica a los estudios previos y de conveniencia contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión persona natural La consideración jurídica aplica sólo para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona natural. 3 Solicitar y expedir la Viabilidad de Inversión A Oficina Asesora de Planeación Verificar que la actividad se encuentre registrada en el plan de adquisiciones, estudios previos definitivos y la consideración jurídica (cuando aplica) FT-DIP Solicitud de viabilidad de Inversión. FT-DIP-02-0 Viabilidad de Inversión La viabilidad debe ser expedida por la Oficina Asesora de Planeación y aplica para contratar tanto de rubros de inversión como de funcionamiento. 3

4 03/0/201 4 Generar solicitud de contratación en SIAFI A Referente técnico Verificar el objeto y valor en el SIAFI contra plan de adquisiciones Solicitud de contratación SIAFI El referente técnico debe generar la solicitud de contratación en el aplicativo SIAFI, verificando el objeto, valor, tipo de contratación, rubro, centro de costos y categoría del bien o servicio. Al definir el centro de costo y la categoría, se debe realizar consulta al área de contabilidad. Solicitar y expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario Verificar certificado de viabilidad presupuestal y certificado de solicitud de contratación SIAFI FT-GF-14-1 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y Certificado de Disponibilidad Presupuestal SIAFI Para hacer la solicitud de CDP se debe presentar la Viabilidad de Inversión expedida por la Oficina Asesora de Planeación y la solicitud de contratación de SIAFI 6 Elaborar idoneidad Verificar en los estudios previos el perfil y la experiencia requerida del contratista frente a los documentos acreditados por el futuro contratista FT-GF Idoneidad, experiencia y capacidad para ejecutar contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos El referente técnico elabora la certificación de idoneidad y experiencia con base en la información registrada en el formato de hoja de vida de la Función Pública y los soportes de perfil y experiencia aportados por el contratista (solamente aquellos exigidos en los Estudios Previos) Solicitar la contratación a la Oficina Asesora Jurídica Verificar contra lista de chequeo los documentos a radicar FT-GC Memorando solicitud de contratación directa Verificar documentos soportes de acuerdo los requerimientos de la causal de la modalidad de contratación directa. B 4

5 03/0/201 B 8 Expedición del Acto Administrativo de Justificación de la modalidad de Verificar la causal de contratación directa Acto Administrativo de Justificación de la modalidad de El acto administrativo se expide para la celebración de contratación directa de todas las causales con excepción de los contratos de prestaciones de servicios y apoyo a la gestión y trabajos artísticos El abogado encargado del proceso deberá revisar los documentos soporte aportados por el contratista. 9 Elaborar y suscribir la Minuta del contrato o convenio. Revisar todos los soportes de la solitud de contratación FT-GC Minuta Contrato FT-GC-08-4 Minuta Convenio En el caso de los hombres menores de 0 años, deberá verificar el estado de la situación militar en el siguiente link: Consult/MilitarySituation. Para el caso de personas naturales por parte de quien sea el administrador en SIDEP designado por la Oficina Asesora jurídica, deberá revisar la hoja de vida en el Sistema Distrital del Empleo y la Administración Pública- SIDEAP. El clausulado de la minuta debe ser consecuente con la causal de contratación directa invocada y conforme a los estudios previos. 10 Reportar y adjudicar la contratación en el sistema SIAFI Verificar que la contrato este perfeccionado y que el proveedor este creado en SIAFI Acta de adjudicación electrónica de SIAFI aprobación electrónica del contrato Al reportar el contrato en SIAFI, debe verificarse todos los datos del proveedor y el clausulado del contratado como: objeto, valor, plazo, forma de pago, garantías, supervisor, productos. 11 Expedir Registro Presupuestal C Subdirección Administrativa, financiera y de Control Disciplinario Verifica que la contrato este perfeccionado y reportado en SIAFI Certificado de Registro Presupuestal SIAFI A solicitud de la OAJ, la SAFyCD expide el RP del contrato.

6 03/0/ Revisar y aprobar garantía única de cumplimiento. C Revisar que la garantía única de cumplimiento cumpla con lo especificado en la cláusula de garantías del contrato. Se requiere la póliza del contrato o Póliza convenio, sólo en aquellos eventos en Aprobación de la garantía los que haya justificado en los estudios única de cumplimiento en previos. SIAFI Cumplimiento de requisito de ejecución 13 Designar al supervisor del contrato FIN Contrato o convenio El Ordenador del Gasto designa al supervisor del contrato en una cláusula del contrato o convenio. La OAJ elabora un memorando Memorando informando informando al supervisor del contrato, su al supervisor del contrato, designación y el cumplimiento de los su designación. requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o convenio, y le envía vía correo electrónico la minuta del contrato y certificado de aprobación de la póliza. 8. Tiempos Entre Ocho (8) días hábiles y un (1) mes 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Consultar y aplicar lineamientos establecidos en el Manual de Contratación del IDEP, conforme cada casual de modalidad de contratación Directa. Publicar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de aprobación de la póliza en el SECOP y en el Portal de Contratación a la Vista los siguientes documentos: Estudios previos, Contrato y el acto administrativo de justificación (cuando aplique). Los Estudios Previos deben ser diligenciados conforme a la causal de contratación directa en los formatos establecidos para ello. Para el caso de los servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona natural se DEBE consultar la Resolución Interna de honorarios. Sistema de Gestión Ambiental Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 1 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico o compartirlas en Drive. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Al finalizar la jornada laboral, verificar que el computador y dispositivos de sonido queden completamente apagados. 6

7 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo FORMATO DE PROCEDIMIENTOS 03/0/201 Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo. Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de cómputo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de cómputo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de cómputo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio. Todos los expedientes deben tener la lista de chequeo. Todas las áreas deben llevar el formato "préstamo de expedientes".