Especial Software de Gestión. Claves para la automatización de la gestión de tesorería. Estrategia Financiera. Nº 259 Marzo 2009

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1 Caves para a automatización de a gestión de tesorería 10

2 [.estrategiafinanciera.es ] Para a empresa, adquirir e impantar un sistema de gestión de a tesorería supondrá un cierto grado de apaancamiento operativo permitiendo a una misma persona manejar un voumen mayor de trabajo y faciitando que a inversión necesaria sea amortizada con cierta rapidez, Fco. Javier Ortega Verdugo, Director Financiero Grupo Puma Francisco López Sánchez Profesor de ESIC Business & Marketing Schoo A ntes de comenzar a expicar qué nos aporta un sistema informático de gestión de a tesorería, conviene recordar cuáes son os objetivos que tiene que cubrir e departamento financiero: Asegurar a iquidez, procurando que a empresa disponga en e momento y ugar adecuado de a cantidad necesaria de dinero para hacer frente a sus compromisos de pago. Gestionar e circuito de cobros y pagos de a empresa. Por ejempo: entregar una remesa de cheques a banco, reenar pagarés, enviar un fichero con as órdenes de pago a través de a banca eectrónica, etcétera. Minimizar os gastos financieros y optimizar os excedentes de tesorería. Tanto e aseguramiento de a iquidez, como a gestión de circuito de cobros y pagos han de hacerse a menor coste posibe y procurando rentabiizar os excedentes de tesorería generados en su caso. QUÉ PODEMOS AUTOMATIZAR EN LA GESTIÓN DE LA TESORERÍA Sin ánimo de ser exhaustivo y de forma somera, as tareas reacionadas con a gestión de tesorería susceptibes de ser automatizadas pueden ser: La comunicación con os bancos para automatizar e registro de cargos y abonos, o que servirá para conocer a posición rea de tesorería y su evoución en reación con as previsiones reaizadas. La conciiación tesorera, consistente en actuaizar a posición de as cuentas bancarias, comparar os movimientos esperados con os recibidos de banco, y actuaizar as previsiones de tesorería. Este proceso sirve además para ejercer un contro sobre todos os cargos y abonos que reaizan as entidades financieras en nuestras cuentas. La conciiación bancaria para comprobar que os movimientos de cargo y abono en as cuentas bancarias están contabiizados, y a revés, que os movimientos contabiizados están reamente en as cuentas bancarias. E documento de conciiación se reaiza de manera automática. E contro de cumpimiento de condiciones bancarias pactadas mediante a comparación de os movimientos reaes recibidos con os movimientos esperados, según a apicación de cuadro de condiciones económicas negociadas con as entidades financieras, refejando os errores que eventuamente puedan existir. La eaboración de estado de cash-fo según e formato que interese definir en a empresa mediante a apicación de método de eaboración directo, es decir, cobros menos pagos por naturaeza. La eaboración de este estado se reaiza en fecha vaor. La posición en fecha vaor, verdadera piedra anguar de a toma de decisiones de gestión de tesorería. La gestión cash-pooing para e contro de os préstamos entre matriz y fiia, iquidación periódica de intereses y optimización de a iquidez a nive consoidado. E contro de a deuda, actuaizando, por ejempo, os cuadros de amortización de a deuda de a empresa ante un cambio de tipo de interés en a iquidación, haciendo simuaciones de canceación anticipada, etcétera. CÓMO FUNCIONA UN SOFTWARE DE GESTIÓN DE LA TESORERÍA (SGT) Los SGT se sitúan entre e ERP (Enterprise Resource Panning) que gobierna a gestión de a empresa y as entidades financieras con as que trabaja (ver Figura 1). Son sistemas moduares que se componen de varios boques. En este artícuo profundizaremos en os Ficha Técnica Au t o r e s : Ortega Verdugo, Franciso Javier; López Sánchez, Francisco Tí t u o: Caves para a automatización de a gestión de tesorería Fu e n t e :, nº 259. Marzo Lo c a i za d o r : 18/2009 Re s u m e n: La automatización de proceso de gestión de a tesorería de una empresa o un grupo empresaria ayuda a tesorero, no sóo en a reaización de sus tareas diarias, eiminando trabajo rutinario y mecánico, sino también centrando su atención en actividades que verdaderamente aportan vaor a a empresa como son: a gestión de a iquidez, a optimización de excedente de tesorería, o a reducción de gastos financieros. De s c r i p t o r e s: Especia softare de gestión, tesorería, cash management, cobros y pagos, comunicaciones bancarias, sistema ERP, contro de a deuda, iquidez, cash pooing, norma 43 CSB. 11

3 Caves de automatización para a gestión de tesorería móduos que entendemos indispensabes para a automatización de a gestión de tesorería. En concreto, son as cuatro siguientes: 1. Comunicaciones. 2. Tesorería. 3. Gestión de a deuda y de a inversión. 4. Gestión de un hoding de empresas. Para faciitar su compresión utiizaremos e modo de guía de a exposición. MÓDULO DE COMUNICACIONES E móduo de comunicaciones comienza conectándose de forma automática con todas nuestras entidades financieras a fin de transferir os movimientos de cargo y abono que se han producido en as cuentas, evitando así tener que hacero de forma manua, mediante a banca eectrónica de cada entidad a través de Internet. E proceso de conexión puede evarse a cabo con a periodicidad y hora que estabezcamos. Sóo necesitamos dar de ata este servicio en as entidades financieras para que depositen a información diariamente en un servidor dedicado a ta efecto. E programa de comunicaciones estabece contacto y aoja en e servidor de a empresa os movimientos de nuestras cuentas bancarias bajo e formato normaizado de cuaderno 43 de CSB. Esta información será úti, entre otras cosas, para: Conocer a posición de tesorería. Contabiizar os movimientos de cargo y abono. Figura 1. Automatización de a tesorería Actuaizar as previsiones de tesorería. Reaizar a conciiación contabe. Para a empresa este automatismo se traduce en: Mayor seguridad, a utiizar un sistema mucho más controado que e uso aternativo de a banca eectrónica que corre por Internet, así como evitar a necesidad de manejo de caves por parte de a persona que utiiza a banca eectrónica para efectuar movimientos de fondos. Ahorro de tiempo, a no tener que reaizar este proceso de forma manua. E ahorro que se consigue para empresas o grupos empresariaes que operan con un gran número de cuentas en diversas entidades financieras a nive naciona e internaciona puede imaginarse que es reamente significativo. MÓDULO DE TESORERÍA Este es e móduo centra de cuaquier sistema de gestión de tesorería (SGT). Reamente es e corazón de sistema, proporcionando una visión de a posición financiera y as previsiones de tesorería, o que será de gran ayuda para a toma de decisiones de tesorero. Como vemos en e esquema anterior, e móduo de tesorería recibe de móduo de comunicaciones todos os movimientos reaes a través de CSB 43. Pero además, también es receptor de todas as previsiones que se encuentran en e ERP de a empresa. En concreto: Cartera a cobrar y a pagar aimentada desde e sistema de gestión y desde e móduo de contabiidad de ERP según as facturas emitidas y as facturas recibidas. Remesas de efectos de cobro y pago enviadas a banco para su gestión. Remesas de efectos a descuento para su negociación. Por o que respecta a as previsiones de tesorería, podemos diferenciar as cuatro siguientes: Previsiones en origen: son previsiones de cobros y pagos que no tienen definido e banco por e que se van a hacer efectivos. Por ejempo, una venta origina una cuenta a cobrar a 90 días, pero a priori no se conoce e banco que va a gestionar e cobro, o incuso si habrá necesidad de descontar e efecto o evaro a cobro. Estas previsiones son asignadas a cuentas ficticias por entidad para que cada una de eas afecten a a posición de banco a a que pertenecen. 12

4 Caves de automatización para a gestión de tesorería Previsiones confirmadas: en este caso, as previsiones de cobros y pagos sí tienen definido e banco por e que se van a cobrar o a pagar. Por ejempo, e pago que reaizamos de recibo de teéfono que a estar domiciiado en una cuenta corriente, conocemos iniciamente e banco por e que se va a pagar. Previsiones manuaes: son aqueas que no proceden de as carteras a cobrar y a pagar. Nos referimos, por ejempo, a pago de impuestos, inversiones, cobro de subvenciones, etcétera. Previsiones procedentes de móduo de deuda: os SGT poseen un móduo donde se controa a deuda que ha contraído a empresa tanto a corto como a argo pazo. De esta manera incuimos en as previsiones de tesorería as cuotas de préstamos, easing, renting, etcétera, que tiene que atender a empresa a su vencimiento. De esta casificación de previsiones sadrán dos tipos de presupuestos de tesorería: Presupuesto tesorería a corto pazo: que utiizaremos para reaizar una gestión de a posición diaria tomando decisiones de financiación o inversión a corto pazo: por ejempo, reaización de una remesa a descuento para cubrir e déficit de iquidez previsto para e día siguiente, inversión de excedente de tesorería en un fondo de tesorería por diez días. Se tendrán en cuenta tanto movimientos reaes como previsiones confirmadas. Presupuesto de tesorería a medio y argo pazo que nos servirá para ver a evoución de a posición en e medio y argo pazo. Las decisiones no serán de carácter operativas sino estructuraes, es decir, de inversión o financiación en función de a situación financiera de a empresa prevista en un futuro próximo. Las acciones a emprender según e anáisis serán de tipo de aumentar e ímite de a ínea de descuento, reaizar inversiones financiera argo pazo a a vista de excedente que vamos a generar, aumentar e fondo de maniobra, etcétera. Tendremos en cuenta os movimientos reaes, previsiones confirmadas y previsiones en origen. Esta transferencia de información procedente de ERP y dirigida hacia e SGT, se reaiza mediante un fichero de texto que se traduce según unas tabas de equivaencia. Cada movimiento rea recibido de banco será integrado en e móduo de tesorería según a codificación que traiga de banco. Esta codificación está compuesta de un código común(1), que utiizan todas as entidades financieras, y otro propio de cada una de eas. Estos códigos crearán un binomio que deberá ser parametrizado y asociado a un fujo. Un fujo es un instrumento de cobro o de pago que define e modo como se va a cobrar o pagar (cheque, transferencia, etcétera). Con esta información integrada en e móduo de tesorería podremos reaizar o que denominamos a conciiación tesorera que, como ya se ha visto antes, consiste en casar os movimientos reaes recibidos mediante e cuaderno 43 con as previsiones recibidas de ERP. Esta acción se reaiza de forma automática, según as regas definidas por e usuario, con o que se evita e trabajo de tesorero de conciiación manua de os movimientos esperados con os recibidos. E sistema dejará en espera os movimientos reaes recibidos de banco que no se correspondan con o previsto por a empresa, movimientos que deberá gestionar e tesorero. Iguamente quedarán pendientes as previsiones confirmadas no conciiadas a a espera de movimiento rea. En este sentido a fecha vaor de os movimientos previstos y os reaes juega un pape fundamenta ya que, junto con a cuenta (menos importante ya que es ógico que os cobros y pagos vengan por a cuenta esperada) y e importe, es o que se utiiza para controar que os cobros y pagos recibidos vía fichero bancario son os correctos. De esta forma e tesorero puede controar as vaoraciones de os distintos movimientos bancarios. Una vez conciiados os movimientos recibidos con os esperados, se obtiene a posición rea de tesorería y as previsiones futuras. Es e momento para tomar decisiones de financiación o inversión, cumpiendo en todo caso e objetivo fundamenta de tesorero de garantizar a iquidez de a empresa en todo momento. E SGT permite hacer un seguimiento de cumpimiento de as condiciones económicas negociadas por a empresa y apicadas por as entidades financieras. Podemos cacuar y comprobar, entre otras, as siguientes operaciones bancarias: (1) 01 Taones, reintegros 02 Abonos, entregas e ingresos 03 Domiciiaciones, recibos, etras y pagos por su cuenta 04 Giros, transferencias, traspasos y cheques 05 Amortizaciones préstamos, créditos, etc. 06 Remesas efectos 07 Suscripciones, dividendos pasivos, canjes 08 Dividendos cupones, prima junta, amortizaciones 09 Operaciones de bosa y/o compra/venta de vaores 10 Cheques gasoina 11 Cajero automático 12 Tarjeta de crédito/débito 13 Operaciones extranjero 14 Devouciones e impagados 15 Nóminas, seguros sociaes 16 Timbre, corretaje, póiza 17 Intereses, comisiones custodia, gastos e impuestos 98 Anuaciones, correcciones asientos 99 Varios 13

5 Caves de automatización para a gestión de tesorería Coste de os cheques. Coste de as transferencias. Coste de descuento comercia. Coste de a remesas de pago. Comisiones de cobro de os recibos domiciiados, etcétera. Con a recepción de os movimientos reaes de cargo por comisiones e intereses bancarios y os movimientos esperados según e cácuo que reaiza de forma paraea e SGT, en función de as condiciones parametrizadas, se comprobará si as iquidaciones practicadas por os bancos son o no correctas. MÓDULO DE DEUDA E INVERSIÓN Con este móduo se gestionan todas as operaciones financieras de inversión o financiación, tanto de corto como de argo pazo, reaizadas por e departamento financiero. Veamos una de as principaes utiidades de este boque. Pensemos en a contratación de un easing para a financiación de un eemento de activo no corriente de a empresa. E móduo de deuda permite introducir a operación en e sistema posibiitando así e vocado de cuadro de amortización a as previsiones de tesorería. Legado e momento de actuaizar tipos, si estamos ante una operación de interés variabe, bastará con a introducción de nuevo vaor para que se recacue e nuevo cuadro. En genera, as funcionaidades que podemos obtener son as siguientes: Simuación y seguimiento administrativo de cuaquier tipo de deuda. Anáisis comparativos. Aviso a moduo de tesorería de os próximos vencimientos de cuotas. Recacuar cuadros de amortización con a actuaización o renegociación de tipos de interés, etcétera. Gestión de riesgo de inversiones y financiaciones. Impacto de a variación de os tipos de interés en as operaciones de financiación e inversión de a empresa. Contabiización de as cuotas de amortización e intereses. MÓDULO HOLDING DE EMPRESAS Este móduo tiene sentido en e seno de un grupo de empresas permitiendo gestionar os movimientos de fondos intragrupo según estén configuradas as reaciones entre as distintas compañías, controando os préstamos efectuados entre sociedades, y iquidando os intereses entre as mismas en función de as condiciones previamente parametrizadas. La apicación de móduo hoding permite a automatización de a entrada de movimientos procedentes de movimientos de cash-pooing. Así, os movimientos procedentes de barridos automáticos generan a su vez, y de forma instantánea, su movimiento espejo en as cuentas intragrupo, aimentando e sado y haciendo que e tesorero no tenga que reaizaro de forma manua. Paraeamente, e cashpooing mejora e uso y a gestión de iquidez a nive goba, permite centraizar sados automáticamente en una cuenta/país donde obtenga mayor rendimiento o as penaizaciones fiscaes sean menores, y habiita a cobertura de posiciones deudoras con excedentes de otras cuentas/países de mismo grupo. Check ist de as tareas de departamento de tesorería después de a automatización de a gestión de a tesorería Con a automatización de determinados procesos en a gestión de a tesorería debemos incorporar a check ist de tareas de tesorero una serie de obigaciones en e trabajo diario: Comprobación de a correcta recepción de todos os ficheros bajo e formato de cuaderno 43. Integración en e SGT de os ficheros recibido de móduo de comunicaciones. Integración en e SGT de os ficheros de texto procedentes de ERP con as previsiones a cobrar y a pagar. Finaización de a conciiación tesorera y tratamiento de os movimientos que han quedado en espera de conciiación. Comprobación en a corrección de a apicación de as condiciones económicas pactadas con as entidades financieras. Comprobación de sados de tesorería vs sados bancarios. Equiibrado de sados. Toma de decisiones de inversión y financiación en fecha vaor. Mantenimiento de previsiones manuaes. Mantenimiento de a operación de deuda e inversión que se vayan reaizando. 9 14