20 de mayo, 2015 DCA-1143

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio Nº de mayo, 2015 DCA-1143 Doctor Douglas Montero Chacón Director General Hospital Mexico Fax Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Hospital México para contratar en forma directa con la empresa Baxter Export Costa Rica S.R.L.,el equipo de unidades descartables translúcido para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $7.80 y un total de $ el equipo de unidades descartables opaco para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $9.98 por un precio total de $21.716,48 para un total de $ ,48 y hasta diciembre de Nos referimos a su oficio número DGHM del 27 de abril de 2015 recibido en fecha 28 de abril de este año en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Este órgano contralor requirió información adicional mediante oficio No de 05 de mayo del 2015, el cual fue atendido mediante oficio No.DGHM-2015 de 7 mayo del 2015, recibido en la Contraloría General el día 8 de mayo de este año. I. Antecedentes y justificación Manifiestan que el Hospital México en el año 2010, promovió la licitación número 2010LN , proceso de compra que se llevó a cabo con el fin de adquirir equipos descartables para la administración de fluidos, en la cual por la compra de estos descartables la empresa se obliga a aportar en calidad de préstamo sin costo adicional para el Hospital, las Bombas de Infusión (equipos mediante el cual se administran los fluidos al paciente), para los distintos Servicios de Hospitalización y pacientes en estado crítico que requieren de un alto nivel de precisión en las dosis infundidas. Dicha contratación se planificó para cubrir la necesidad anual, con la posibilidad de prorrogar por tres periodos iguales, en este proceso resultó adjudicada la empresa Baxter Expon

2 2 Costa Rica, S.R.L, mediante el contrato #1025, el cual dio inicio en fecha 13 de octubre del 2010, estableciente dos fechas de entrega anuales, a saber: Número de ítem Item#l ítem #2 Descripción Equipo Descartables translúcido para transfusión de soluciones por bomba de infusión Equipo Descartables opaco para transfusión de soluciones por bomba de infusión Cantidad Adjudicada unidades Precio unt: $ unidades Precio unt: $9.98 Precio total Fechas de entrega $ (Cada una por el 50 %) $ (Cada una por el 50 %) Total Adjudicado $ Indican que por esa contratación la empresa aportó en calidad de préstamo 160 bombas de infusión de un canal y 107 bombas de infusión de tres canales, en las cuales se utiliza el material adquirido, es decir el equipo descartable. Esa compra no fue suficiente frente al aumento de la demanda y fue necesario efectuar una modificación unilateral para aumentar la cantidad de abastecimiento. Señalan que debido al Plan Integral de Fortalecimiento de la Cadena de Abastecimiento liderado por la Gerencia de Logística, se estableció la necesidad de consolidar, normalizar y homologar la adquisición de insumos de uso común, en coordinación con varios Centros de Salud, por lo que se designó al Área de Gestión de Bienes y Servicios del Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, para llevar a cabo el proceso de compra de este insumo y suplir las necesidades del Hospital México, Hospital Rafael Ángel Calderón Guardia, Hospital Blanco Cervantes y Hospital San Vicente de Paúl. Agregan que ese proceso de compra se ha llevado a cabo por medio de CompraRed (licitación número 2013LN CMBYC), que tuvo varias rondas de objeciones al cartel, lo cual retraso significativamente el tiempo estimado de la conclusión del trámite. En vista de lo anterior, la licitación 2010LN , finalizaba su último periodo de prórroga en fecha 12 octubre del 2014, por lo que se celebró un contrato adicional al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para abastecer la demanda por un periodo aproximado de seis meses más es decir hasta finales de mayo del 2015, mientras se concluía la compra que se tramita en CompraRed. Con posterioridad a ese momento presentarían desabastecimiento del insumo y la empresa procederá al retiro de los equipos de infusión.

3 3 Por ello, el Hospital México solicita autorización para realizar una contratación directa con la empresa Baxter Export Costa Rica, S.R.L S. A., con sustento en lo establecido en el artículo 138 de la Ley de Contratación Administrativa. Señala que los sistemas de bombas de infusión son un avance de la ciencia electrónica farmacológica, por el cual se facilita la administración parenteral segura y precisa de drogas y soluciones para el tratamiento del paciente. Resulta indispensable en tratamientos para la aplicación de inotrópicos intravenosos, soluciones de alimentación parenteral, quimioterapia, analgésicos epidurales en forma continua, administración de insulina subcutánea, y autotransfusión. De conformidad con las nuevas modalidades de compra en función de la necesidad del Hospital, consideran mejor adquirir solamente el equipo descartable (Cassette) para la Administración de Fluidos, en donde la empresa se compromete a aportar en calidad de préstamo sin costo adicional para la institución las Bombas de Infusión (equipo con el cual se utiliza el consumible descartable anteriormente citado) con lo cual se garantiza la técnica de infusión. De esta forma se garantiza la disponibilidad del insumo y equipo idóneo, necesarios para infundir medicamentos y tratamientos de uso delicado que se aplican a pacientes críticamente enfermos ya sean neonatos o adultos, con lo cual se minimiza el riesgo derivado del proceso y apoya las actividades del personal de Enfermería. Con base en las consideraciones anteriores solicita autorización para contratar dichos insumos con la empresa Baxter Export Costa Rica, S.R.L S. A., hasta que resulte ejecutable el convenio marco que se tramita en CompraRed, que finalizará en diciembre de No se podría celebrar una contratación concursada, pues si se adjudicara una empresa distinta a Baxter, deberían iniciar un periodo de capacitación del personal de Enfermería, el cual puede tardar de 2 a 4 meses, hasta abarcar el 100% de la población, esto por cuanto este personal tiene horario rotativo, periodo durante el cual no se efectuarían la infusión de medicamentos ni tratamiento por medio de esta técnica, la cual hoy en día es la que permite garantizar la calidad de procedimiento y la seguridad para el paciente, minimizando los eventos adversos. Además Baxter retiraría los equipos de infusión y no se podría utilizar los descartables que queden en equipo distinto pues cada empresa proporciona para el uso de los equipos diferentes y si aún quedan descartables en inventario para uso, sería imposible utilizarlos. Por lo anterior, señala que se debe contratar directamente con la empresa Baxter, ya que se garantiza que no haya necesidad de cambiar la tecnología, es decir, los equipos ya que solamente requieren de hacer el pedido de los descartables con la casa proveedora y no se requeriría hacer la capacitación en este momento crítico. Además, señalan que la compra consolidada por convenio marco, que se tramita mediante la licitación 2013LN CMBYC, fue recomendada a la empresa Baxter Export Costa Rica, S.R.L, ya que quedó como primera opción de compra al cumplir de forma técnica y administrativamente con todos los ítems y es la oferta de mejor precio para la institución, con lo

4 4 cual se demuestra que el Hospital México continuará abasteciéndose de este producto con la misma casa proveedora, una vez que esté en firme el acto de adjudicación suscrito parte de la Junta Directiva. Justifican que requieren adquirir el producto directamente con la empresa Baxter, por cuanto es el material y equipo que durante cuatro años el personal de enfermería ha utilizado, el cual ha demostrado ser un producto de calidad y que satisface las necesidades y seguridad de los pacientes, periodo en el cual la empresa ha cumplido en tiempo y forma garantizando la continuidad de los Servicios. Por lo que el personal cuenta con amplia experiencia y capacitación en el uso de la tecnología que ofrece la compañía. Cantidad Aproximada de abastecimiento necesario para cubrir hasta Diciembre 2015 Numero de ítem Ítem 1 ítem 2 Descripción Cantidad Precio Precio Total Equipo Descartables translúcido para transfusión de soluciones por bomba infusión Equipo Descartables opaco para transfusión de soluciones por bomba dinfusión unidade s unidades $7.80 $ $9.98 $21.716,48 Total $ ,48 Manifiestan que internamente se cuenta con los recursos económicos suficientes para atender esta necesidad, tal y como lo muestra la certificación del 20 de abril de 2015, suscrita por el Dr. Douglas Montero Chacón, Director General del Hospital México y Karolina Gallo Chavez, Jefe a.i del Sub-Área de Presupuesto por el monto de $ ,48 para el año Se presenta igualmente, carta suscrita por la Licda. María Vargas, en su condición de Apoderada generalísima de Baxter Export Costa Rica, S.R.L quienes están dispuestos a proveer a dicho Hospital unidades de sets translúcidos a $7.8 por un precio total de $ y 2176 unidades de sets de infusión fotosensible a $9.98 por un total de $ Presentan, además certificación de la CCSS en donde se demuestra que la empresa Baxter Export Costa Rica SRL está al día con sus obligaciones con la Seguridad Social y FODESAF según artículo 22 de ley Asímismo declaración jurada de que no les afectan prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentran inhabilitados y certificación de personería vigente al 16 de abril de Por último, también presentan el cronograma de actividades, hasta el retiro de la orden de compra aunado a una estimación de los tiempos que faltan para la conclusión del procedimiento 2013LN CMBYC, de compra consolidada de equipo descartatable para transfusión. II. Criterio de la División. El artículo 182 de nuestra Constitución Política, establece un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales que las contrataciones públicas deben basarse en procedimientos concursales ordinarios. No obstante,

5 5 aun cuando los procedimientos ordinarios son la regla, hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho recurriendo a un mecanismo ordinario de contratación administrativa. Por lo que, la normativa en materia de contratación administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración Pública a contratar con carácter excepcional, separándose de la aplicación de los procedimientos ordinarios. Dentro de los supuestos de excepción, se encuentra lo dispuesto en el numeral 2 bis inciso c) de Ley de Contratación Administrativa y 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. De acuerdo con los indicados numerales, es posible autorizar una contratación directa por parte de este órgano contralor, cuando existan razones suficientes para considerar que éste constituye el mejor medio para la debida y oportuna satisfacción del interés público. En estos casos, la Contraloría General debe hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen obviar los procedimientos contractuales ordinarios y determinar que mediante su utilización no se consigue satisfacer el interés público de la mejor manera. Así las cosas, en virtud de las justificaciones y antecedentes que rodean la solicitud bajo estudio y de acuerdo con los principios que rigen la materia de contratación administrativa, hemos de manifestarle que de la relación de los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, 138 y 139 de su Reglamento, tenemos que la Contraloría General puede autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De conformidad con lo indicado en la solicitud, estima este órgano contralor que es conveniente para la satisfacción de los fines públicos otorgar la autorización al Hospital México que proceda a contratar de manera directa a la empresa Baxter Export Costa Rica S.R.L., hasta unidades de equipo descartable translúcido para trasfusión de soluciones por bomba de infusión a un precio unitario de $7.80 para un total de $ hasta unidades de equipo descartable opaco para trasfusión de soluciones por bomba de infusión a un precio unitario de $9.98 para un total de $21.716,48 mientras finaliza la tramitación del Convenio Marco para los Hopitales México, Rafael Ángel Calderón Guardia, Blanco Cervantes y San Vicente de Paúl en la Licitación No. 2013LN CMBYC en la plataforma de CompraRed. Lo anterior, dado que el contrato producto de la Licitación No. 2010LN y su contrato adicional se encuentran en ejecución y vence a finales de mayo de 2015, mientras que según el Acta Administrativa del 01 de abril de 2015 el Dr. Gerardo Quirós Meza, Director a.i. del Hospital Calderón Guardia, se extendió el plazo de adjudicación de la contratación por convenio marco No. 2013LN CMBYC por la complejidad del proceso y la duración de las etapas, concluyéndose el mismo hasta diciembre de Aunado a lo expuesto anteriormente, resulta de suma importancia señalar que la compra de estos descartables resulta de la mayor relevancia dado que, tal y como indica la Administración este es el insumo para las Bombas de Infusión (equipos mediante el cual se administran los fluidos al paciente), para los distintos Servicios de Hospitalización y pacientes

6 6 en estado crítico que requieren de un alto nivel de precisión en las dosis infundidas y es indispensable en tratamientos para la aplicación de inotrópicos intravenosos, soluciones de alimentación parenteral, quimioterapia, analgésicos epidurales en forma continua, administración de insulina subcutánea, y autotransfusión. De esa forma, de no concederse la autorización requerida, se quedarían sin los descartables necesarios y las bombas de infusión, dado que por el modelo de contratación que se ha seguido, la empresa contratada se obliga a aportar en calidad de préstamo las bombas de infusión sin costo adicional para el Hospital y dado el caso que venza el contrato se retirarían las bombas necesarias para los tratamientos de los pacientes en estado crítico, con las consecuencias que esto traería, tal y como fue indicado anteriormente. Además, es importante indicar que la empresa aportó en calidad de préstamo 160 bombas de infusión de un canal y 107 bombas de infusión de tres canales, en las cuales se utiliza el material adquirido, es decir el equipo descartable, por lo que el personal encargado en el Hospital solamente conoce el manejo de estos equipos, por lo que no podría en tan poco tiempo llevarse a cabo la capacitación requerida para el manejo de un equipo diferente, lo cual retrasaría obtener el conocimiento pertinente y en consecuencia, el proyecto. Adicionalmente, la empresa contratista ha remitido nota mediante la cual manifiesta su anuencia a seguir brindando los insumos en los precios antes indicados, certificación de estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social y con FODESAF y además declaración jurada de que no le afectan prohibiciones ni habilitaciones para brindar estos servicios a la Administración Pública. Por las razones antes explicadas, se autoriza al Hospital México para contratar de manera directa a la empresa Baxter Export Costa Rica, S.R.L., el equipo de unidades descartables translúcido para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $7.80 y un total de $ el equipo de unidades descartables opaco para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $9.98 por un precio total de $21.716,48 para un total de $ ,48 hasta el 24 diciembre de 2015 según cronograma aportado. Desde luego, es responsabilidad del Hospital coordinar lo pertinente con el Nivel Central de la Institución, no solo para determinar las cantidades que se ajusten al procedimiento; sino en el entendido de que los plazos que se han referenciado en el cronograma deberán cumplirse. De igual forma, para efectos de la ejecución deberán respetarse los protocolos y procedimientos que ese Hospital tengan definidos a la fecha. Con respecto al régimen recursivo aplicable, este Despacho toma en consideración que se procura contar dicho equipo, el cual se adquiere a una empresa específica, por lo que carece de relevancia referirse a la procedencia o no, de los recursos de objeción y apelación. Además, considerando la eventual afectación de inventario al mes de mayo, el contrato que lleguen a suscribirse se exime del trámite de refrendo, pero sí deberá contar con la

7 7 aprobación interna según lo regulado en el artículo 17 del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza al Hospital México para contratar de manera directa con la empresa Baxter Export de Costa Rica, S.R.L. el equipo de unidades descartables translúcido para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $7.80 y un total de $ el equipo de unidades descartables opaco para transfusión de soluciones por bomba de infusión por un precio unitario de $9.98 por un precio total de $21.716,48 para un total de $ ,48 y hasta que resulte ejecutable la licitación No 2013LN CMBYC y a más tardar en diciembre de En esta autorización debe entenderse necesariamente que se trata de una nueva contratación y no de una prórroga del contrato anterior, dado que el mismo resulta imposible prorrogarlo. 2. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 3. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 4. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 5. La valoración de la razonabilidad de los precios corresponde exclusivamente a la Administración. 6. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, que la empresa contratista, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 7. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte del contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 8. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo

8 8 anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 9. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 10. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 11. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. 12. Deberá el Hospital contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Doctor Douglas Montero Chacón, en su condición de Director General, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Elena Benavides Santos Fiscalizadora EBS/chc Ci: Archivo Central NI G: