PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEPENDENCIA: OFICINA DE SISTEMAS FECHA (26/07/2010)

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1 Página 1 de 10 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEPENDENCIA: OFICINA DE SISTEMAS FECHA (26/07/2010) I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD 1.1 Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con lo contratación: Los avances tecnológicos, el crecimiento de las organizaciones y la gran demanda de los clientes hacen que los individuos estén permanentemente sometidos a procesos de aprendizaje que los conduzcan a estar actualizados, preparándose para adquirir herramientas prácticas que les permitan enfrentar los constantes retos. Consientes que la educación y la capacitación son parte de la respuesta para obtener mejor desempeño del recurso humano, a fin de apoyar la misión del Departamento la Oficina de Sistemas manifiesta la necesidad de fortalecer las competencias funcionales de nuestros servidores brindándoles herramientas administrativas para el mejor desempeño de sus labores. Siendo necesario organizar y desarrollar una actividad de formación y capacitación, según las temáticas identificadas y priorizadas de conformidad con el plan de inversión para la vigencia fiscal 2010, así: Capacitación en Windows Server 2008 y Capacitación en Exchange 2007, para que los profesionales cuenten con más instrumentos que les permitan administrar las herramientas correspondientes a estas dos infraestructuras utilizadas en los servidores de aplicaciones del Departamento. Que si bien la versión existente del software de Windows Server existente en el Departamento es la versión 2003, y el Exchange Server es la versión 2007, con los cuales se hicieron los estudios previos realizados para la especificación técnica del proyecto, se recomienda que la capacitación sea tomada en las últimas versiones existente en el mercado al momento de realizar la contratación. Por tal razón y en virtud a que para la presente vigencia fiscal 2010 la versión disponible para los Sistemas Operativos Windows es la versión 2008 se recomienda que la capacitación sea en ésta última versión disponible en el mercado lo que favorece al Departamento en contar con personal capacitado en la herramienta ya que se tiene previsto migrar la plataforma de Sistema Operativo existente para el próximo año, para el Exchange se recomienda tomar temas de 2007 y de 2010 para contar con herramientas para poder realizar una migración de versión, sin que se modifique con esto la esencia de la contratación prevista para las capacitaciones en herramientas administrativas previstas en el proyecto de Inversión.

2 Página 2 de 10 El Departamento, durante el año 2009 presentó ante el Departamento Nacional de Planeación DNP-, el proyecto de inversión denominado MEJORAMIENTO DE LA GESTION DE LAS POLITICAS PUBLICAS A TRAVÉS DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORAMACIÓN TICS-, el cual fue inscrito en el Banco de Proyectos de Inversión, y cuenta con recursos establecidos en la Ley de Presupuesto 1365 del 21 de diciembre de 2009 y a través del cual se financiaran los servicios mencionados en el presente Estudio. 1.2 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario 3576 de 2009, se estableció que el servicio requerido, de conformidad con el estudio de precios del mercado realizado previamente por la entidad, no supera el diez (10%) por ciento de la menor cuantía, razón por la cual, se adelantará un proceso de selección bajo la modalidad de selección abreviada en los términos del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de En razón a que el presente proceso de contratación no excede el 10% de la menor cuantía, se realizará un proceso de selección abreviada Inferior al 10% de la Menor Cuantía, adicionalmente, el Departamento formulará invitación para presentar oferta a través de su página Web, acorde con lo establecido en el Decreto 3576 de II. CONDICIONES DEL CONTRATO 2.1 Descripción del objeto a contratar, indicando sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar: El objeto de la CONTRATACIÓN lo constituye la prestación de servicios de formación y capacitación, para mínimo dos (2) funcionarios de la Oficina de Sistemas del Departamento según las especificaciones técnicas, que se relacionan a continuación: Especificaciones técnicas El oferente deberá poseer un centro de capacitación ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., que cuente con equipos de cómputo apropiados con los requerimientos técnicos mínimos de software y hardware para atender la prestación del servicio de capacitación y se debe proveer un equipo a cada funcionario asistente. Los cursos deberán ser dictados en las instalaciones del oferente en las fechas y horarios concertados con la Oficina de Sistemas del Departamento. El oferente deberá manifestar por escrito su condición de Partner y/o de Centro autorizado de Microsoft. En todo caso, el Departamento se reserva el derecho a consultar la veracidad de la información, directamente a través de la página Web oficial de Microsoft. Los instructores designados para cada curso deben ser certificados por el Fabricante del Software. Con el fin de garantizar el cumplimiento de este requisito, el proponente deberá anexar

3 Página 3 de 10 a la propuesta las hojas de vida de los instructores que dictarán la capacitación indicando la experiencia específica en el servicio solicitado. El oferente deberá entregar el certificado de asistencia y aprobación del curso a cada uno de los asistentes que cumplan con la intensidad mínima requerida. El oferente deberá acreditar experiencia en la ejecución de contratos de objeto igual al señalado en el proceso de selección, la cual acreditará anexando mínimo una (1) Certificación que reúna las siguientes condiciones: A) El contrato certificado debe sumar en horas de formación mínimo ciento sesenta (160) horas. B) El contrato certificado debe tener una cuantía igual o superior al ochenta por ciento (80%) del presupuesto oficial estimado para la contratación, Incluido IVA y demás gastos asociados. C) El contrato relacionado en la certificación debe haber sido ejecutado durante el periodo comprendido entre el primero (1 ) de enero de 2009 y el quince (15) de julio de D) La certificación deberá indicar claramente que los bienes y/o servicios fueron recibidos a entera satisfacción. El oferente, podrá adjuntar copia del acta de liquidación ó de terminación del (los) contrato(s) certificado(s). E) La certificación debe estar firmada por el representante legal de la entidad que suscribió el contrato, sea esta pública o privada, o por el supervisor del mismo, o por la persona y/o funcionario competente, además deberá indicar la razón social o nombre de la entidad que expide la certificación y datos de contacto. F) La certificación debe contener el objeto y el valor del contrato. G) TIEMPO DE LA EMPRESA EN EL MERCADO: el proponente debe demostrar que tiene una permanencia en el mercado superior a dos años contados con anterioridad a la fecha de cierre del proceso de selección. El oferente deberá anexar a la propuesta el contenido temático de los cursos a desarrollar de acuerdo a las especificaciones técnicas que se relacionan a continuación, sin costo adicional para el Departamento: Capacitación I Exchange Server Capacitación Administrador Exchange 2007 y 2010 (Referencia de cursos Microsoft 5047 Curso B, 5049 A,5051, 5050, 10135). Duración mínima de la capacitación 96 Horas Número mínimo de personas a capacitar 2 Disponibilidad de horarios, a convenir entre las partes. Favor especificar los horarios Horarios disponibles. El proponente deberá hacer entrega del material oficial de Microsoft para cada alumno y por curso (Referencia de cursos Microsoft 5047 B, 5049 A,5051, 5050, Documentación 10135). Certificados Si Exámenes Microsoft y Los cursos ofertados constarán como mínimo de los siguientes temas. Administración de Microsoft Exchange Server 2007 / Instalación y actualización a Exchange Server 2007 Instalar Exchange Server 2007 Instalar Exchange Server 2007 en un entorno con clústeres Instalar y utilizar las herramientas de administración de Exchange

4 Página 4 de 10 Actualizar Exchange 2000 Server a Exchange Server Configuración y administración de Exchange Server 2007 Crear y aplicar directivas de Exchange para simplificar la administración Configurar Exchange Server 2007 para administrar el rendimiento del servidor de forma proactiva Agregar, quitar y actualizar servidores Exchange Administrar Exchange Server 2007 en un entorno mixto 3. Seguridad de Exchange Server 2007 Prepararse para afrontar los virus informáticos y protegerse contra ellos Proteger buzones Implementar capacidades de firma digital y cifrado Configurar servidores de seguridad Configurar permisos administrativos Permitir sólo a los servicios necesarios que se ejecuten en Exchange Administración de destinatarios Introducción a los destinatarios de Exchange Creación, eliminación y modificación de usuarios y contactos Administración de buzones Administración de grupos habilitados para enviar y recibir correo Administración de destinatarios 5. Administración de carpetas públicas Administrar los datos de carpetas públicas Administrar el acceso a carpetas públicas a través de la red Crear y publicar formularios de Microsoft Outlook 6. Administración de listas de direcciones Explicar cuándo utilizar los distintos tipos de lista de direcciones Administrar y personalizar las listas de direcciones 7. Implementación y administración del acceso de clientes con protocolos Internet Explicar la finalidad de los protocolos Internet y las tecnologías de Exchange que se pueden usar para el acceso de clientes Implementar una topología de servidores de solicitudes de cliente y de servicios de fondo Implementar y administrar Outlook Web Access 8. Administración de la configuración y las conexiones de clientes Configurar y personalizar Outlook 2007 Realizar tareas normales del calendario de Outlook 2007 Instalar y configurar Outlook Express 9. Administración del enrutamiento Explicar el funcionamiento del enrutamiento de mensajes en una organización de Exchange Configurar del enrutamiento en una organización de Exchange Explicar los conceptos y protocolos de conexión de Internet Administrar la conectividad de Internet 10. Administración de dispositivos móviles con Exchange Server 2007 Administrar componentes de servicios para dispositivos móviles Configurar cuentas de usuario para que los usuarios tengan acceso a dispositivos móviles 11. Administración del almacenamiento de datos y los recursos de hardware

5 Página 5 de 10 Administrar el almacenamiento de datos Administrar el espacio en disco Administrar actualizaciones de hardware 12. Planes y recuperación de desastres Crear un plan de recuperación de desastres en el entorno de Exchange Realizar una copia de seguridad de los servidores Exchange 2007 Restaurar almacenes de Exchange 2007 Restaurar servidores Exchange Mantenimiento preventivo Realizar el mantenimiento diario de Exchange Realizar el mantenimiento programado de Exchange Realizar el mantenimiento a petición de Exchange 14. Migración de usuarios de Exchange Server 5.5 a Exchange Server 2007 Llenar Active Directory con cuentas de usuario y de grupo de Windows NT 4.0 y Windows 2000 Conectar el directorio de Exchange 5.5 con Active Directory Mover el contenido de carpetas públicas y buzones a una organización de Exchange Server Configuración e integración con active Directory y LDAP 16. Recuperación de servidores de mensajería y bases de datos utilizando Microsoft Exchange Server Seguimiento y solución de problemas de Microsoft Exchange Server Configuración, administración y solución de problemas de Microsoft Exchange Server Exámenes Capacitación II Administración Windows Server Capacitación Administración Windows Server 2008 (Referencia de Curso cursos Microsoft 6419 A, 6424 A) Duración mínima del curso 64 Horas. Número mínimo de personas a capacitar 2 Disponibilidad de horarios, a convenir entre las partes. Favor Horarios especificar los horarios disponibles El proponente deberá hacer entrega del material oficial de Microsoft para cada alumno y por curso (Referencia de cursos Documentación Microsoft 6419 A, 6424 A). Certificados SI Los cursos ofertados constarán como mínimo de los siguientes temas. ADMINISTRACION Y CONFIGURACION DE WINDOWS SERVER 2008 Describir las diferentes herramientas administrativas y de tareas en Windows Server Configurar AD DS de usuario y cuentas de equipo. Crear grupos y unidades organizativas. Gestionar el acceso a los recursos compartidos en un entorno de AD DS. Configurar los objetos de Active Directory y confianzas. Crear y configurar objetos de directiva de grupo. Configurar los entornos de usuario y la computadora mediante el uso de Directiva de grupo. Implementar la seguridad mediante el uso de Directiva de grupo. Configurar y analizar la seguridad del servidor y el cumplimiento de actualización de seguridad.

6 tecnologías Configurar y gestionar el almacenamiento incluido en Windows Server Configuración y administración del Sistema de archivos distribuido. Configurar la Red de Protección de Acceso. Configurar la disponibilidad de recursos de red. Controlar y mantener los servidores que ejecutan Windows Server Administrar un servidor Windows 2008 de copia de seguridad y restauración. Página 6 de 10 Fundamentos de Windows Server 2008 directorio activo Exploración de Roles directorio activo Windows Server 2008 Introducción a los servicios de dominio del directorio activo Configurando el Directorio activo Introducción a los servicios de certificados de directorio activo Administración y configuración de permisos del directorio activo Introducción a los servicios de federación del directorio activo Crear objetos de equipo y usuario de servicios de dominio del Directorio Activo Creación de grupos de servicios de dominio de directorio activo y unidades organizacionales Administración de acceso a los recursos en los servicios de dominio del directorio activo 2.2 Análisis técnico y económico que soportan el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad, asociados al proceso de selección y a la ejecución del contrato. Teniendo en cuenta las características del servicio a contratar y el estudio de mercado realizado, se considera pertinente apropiar para el presente proceso de selección, la suma de DOCE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($ ,oo) Incluido IVA, y demás gastos asociados al proceso, suma que será cubierta con cargo al presupuesto de Inversión de la vigencia fiscal 2010, Unidad , Gestión General, Programa 520, Subprograma 1000, Proyecto 10 Mejoramiento de la Gestión de las Políticas Públicas a través de las tecnologías de información TICS, Recurso 11, Sin situación de fondos. El presupuesto a apropiar discriminado por cada una de las capacitaciones es el siguiente: CAPACITACIÓN DESCRIPCION HORAS (Mínimas) CANTIDAD MINIMA DE PERSONAS A CAPACITAR POR CURSO PRESUPUESTO ESTIMADO POR CAPACITACIÓN (INCLUIDO IVA Y DEMÁS GASTOS ASOCIADOS)

7 Página 7 de 10 I Administración de Windows $ II Administración de Exchange $ El valor del contrato y para cada capacitación será cancelado en un solo pago, una vez expedido el certificado de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, previa presentación de la respectiva factura por parte del contratista. El DAFP como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificará que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la ley 1150 de Plazo de ejecución estimado: El plazo máximo de ejecución del contrato será de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del mismo, la aprobación de pólizas, y el registro presupuestal. Plazo durante el cual el Contratista deberá dictar la totalidad de las horas ofertadas para cada uno de las capacitaciones indicadas anteriormente. 2.4 Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable: De conformidad con lo establecido en el artículo 2 del decreto 3576 de 2009, para la selección de la oferta más favorable, se sugiere aplicar los siguientes criterios: Evaluación Técnica 50 Puntos Evaluación Económica 50 Puntos EVALUACIÓN TÉCNICA (PUNTAJE MÁXIMO: 50 PUNTOS) El Departamento para la evaluación de este criterio revisará los siguientes aspectos así, además del cumplimiento de la totalidad de los requerimientos técnicos mínimos definidos anteriormente:

8 Página 8 de 10 REQUERIMIENTOS TECNICOS Si el proponente ofrece de 1 a 5 horas adicionales para dictar la capacitación sin costos adicionales para el Departamento obtendrá 10 puntos Adicionales. Si ofrece más de 5 horas adicionales para dictar la capacitación sin costos adicionales para el Departamento obtendrá 25 puntos. Si el proponente ofrece de 1 a 2 cupos adicionales para asistir a la capacitación (incluida la certificación y entrega de material) sin costos adicionales para el Departamento obtendrá 10 puntos adicionales. Si el proponente ofrece de 3 a 5 cupos adicionales para asistir a la capacitación (incluida la certificación y entrega de material) sin costos adicionales para el Departamento obtendrá 25 puntos adicionales. PUNTAJE MÁXIMO En todo caso, el contratista con la presentación de la oferta se comprometerá para con el Departamento a dar cumplimiento las especificaciones técnicas mínimas indicadas en el numeral 2.1 del presente documento. EVALUACIÓN ECONÓMICA (PUNTAJE MÁXIMO: 50 PUNTOS) La evaluación económica se realizará con el valor de las propuestas revisadas y corregidas, si es el caso y se recomienda calificarlo en forma inversamente proporcional, es decir, la propuesta que ofrezca el precio mas bajo, tendrá el máximo puntaje; a las demás ofertas que excedan este precio, se les asignará un puntaje proporcional. III. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL CONTRATO

9 Página 9 de Realice la descripción y análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista: En la ejecución del contrato, por la naturaleza de sus prestaciones, se pueden presentar contingencias de múltiples riesgos que pueden afectar el equilibrio del contrato por generar una mayor onerosidad o incluso una imposibilidad de su ejecución. Los riesgos que se podrían presentar son: 1. Circunstancias de Fuerza mayor o caso fortuito que incluso pueden llevar a la suspensión temporal del contrato o problemas en su ejecución. a. Asignación del riesgo: Contratista - 50% y Departamento Administrativo de la Función Publica - DAFP 50% b. Estimación del riesgo: Poco probable 2. Operativo a. Tipificación: Cuando el contratista hace un mal cálculo de sus costos e incurre en perdidas b. Asignación del riesgo: Contratista 100%. c. Estimación del riesgo: Poco probable 3. Riesgos de la naturaleza del servicio. a. Tipificación del riesgo: Servicio de capacitación con instructores no certificados b. Asignación del riesgo: Contratista 100%. c. Estimación del riesgo: Poco probable Teniendo en cuenta la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, el contratista se obligará a constituir a favor del Departamento y a satisfacción del mismo, de conformidad con lo establecido en el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas legales que rigen la materia, Garantía Única expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, en formato para entidades estatales, a partir de la fecha de suscripción del contrato, con el objeto de respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del mismo en las cuantías y términos que se señalan a continuación: a) Cumplimiento general de las obligaciones surgidas del presente contrato, en cuantía equivalente al 10% del valor total del contrato, este amparo debe garantizar el cumplimiento del contrato, las modificaciones unilaterales que a este se le introduzcan, el pago de la cláusula penal y de las multas, y cubrirá el término de la vigencia del contrato. b) Calidad del bien y del servicio, en cuantía equivalente al 10%

10 Página 10 de 10 del valor total del contrato y cubrirá el término de vigencia del contrato. c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista haya de utilizar para la ejecución de la presente orden, equivalente al 10% del valor total del contrato y cubrirá el término de su vigencia y tres (3) años más. VICTORIA EUGENIA DIAZ ACOSTA Jefe Oficina Sistemas Proyectó: Sandra Yasmín Flórez Abril Revisó: Victoria Eugenia Díaz Acosta Gloria Amparo Sandoval Mesa David Alejandro Giraldo Molina

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