1. Ruta de acceso: Financiero - Inf. Exógena Medios Magnéticos. Nuevo colgante para información exógena

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2 1. Ruta de acceso: Financiero - Inf. Exógena Medios Magnéticos Nuevo colgante para información exógena

3 2. Ruta de acceso: Financiero - Inf. Exógena Medios Magnéticos Actualizacion año dian

4 Por - C - Actualiza Años DIAN: crear el año de los medios a generar Ej.: 11 y en estado abierto. Después de haber generado todo el proceso de la Información Exógena, cierre los años para que no permita realizar ningún tipo de cambio por seguridad 2017 AÑO 2017

5 2.1. Copia catalogo año dian este proceso se debe hacer cada año

6 3. Por la opción C. Equiv. Tipos Identificación DIAN

7 3.1 estructurarlas equivalencias de los Tipos de Identificación

8 Los terceros que se catalogan dentro del sistema, en el campo Tipo de Tercero sean nacionales o extranjeros son personas Naturales o Jurídicas. Cuando se estructura un tercero, PERSONA NATURAL,se cataloga de acuerdo al Registro Único Tributario (RUT); NO, el nombre del establecimiento de comercio. Ej.: El sr. Mario Alberto Yépez Díaz tiene un restaurante que se llama COSITA RICA ante la DIAN. figura como Mario Alberto Yépez Díaz. En el sistema se catalogan los campos, Apellidos Nombre. Y en el campo Nombre de Establecimiento: El nombre Comercial COSITA RICA

9 El tipo de tercero 9 NO APLICA se utiliza para catalogar los terceros internos: Ej.: INTERNOCG, SI, NOMINA, CONSUMOS, ETC. Es importante tener en cuenta que si un tercero; persona natural o jurídica está catalogado como interno, la parte transaccional le permite hacer registros y generar estados financieros, pero para generar Medios Magnéticos no reporta ninguna información.

10 Por Estructuración Básica Terceros y Firmas Autorizadas Actualiza Terceros, se crea el Tercero CUANTIAS MENORES, el cual debe tener asociado en el campo Tipo de Identificación, el código de INFORMACION EXOGENA, para nuestro Ej: se le asocia el número 4. El cual debe estar previamente creado.

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12 El tercero domiciliado es aquel que esta radicado en Colombia así sea extranjero. El no domiciliado es el que no esta radicado en Colombia El sistema por defecto lo trae como domiciliado

13 770 COD.PAIS DIRECCION DEL INFORMANTE 76 COD.DPTO 001 COD.CIUDAD COD. CIIU DEL INFORMANTE

14 Por la opción C Cuentas Para Conceptos ingreso a asociar cuentas

15 Esta opción permite desplegar el plan de cuentas para asociar simultáneamente cuentas a un mismo concepto.

16 2015 AÑO 2015 Tercero de registros contables

17 2015 AÑO 2015 Reportar la información en cabeza del informante (la empresa )

18 2015 AÑO 2015 Se utiliza para reportar la información de las cuentas de bancos.

19 1. Generar un balance de comprobación a nivel 8 sin terceros. 2. Para asociar cuentas debe revisar que el balance de comprobación no tenga cuentas de naturaleza contraria Ej.: Las cuentas por cobrar son de naturaleza débito. 3. La cuentas por pagar son de naturaleza crédito. Ej.: Los sobregiros son obligaciones bancarias, deben estar reclasificados al momento de generar Información Exógena. 4. Tener presente que en el plan de cuentas deben existir cuentas diferentes para registrar costos y gastos deducibles y costos gastos no deducibles, retenciones en la fuente practicadas y asumidas. De lo contrario tendrá que depurar la información y capturarla manualmente.

20 2017 Definición pág.. siguiente

21 DEBITO Sumatoria de valores registrados en el debe de una cuenta CRÉDITO Sumatoria de valores registrados en el haber de una cuenta NETO La diferencia entre un registro débito y crédito de una cuenta SALDO El resultado de : tomar un saldo inicial mas (+) un movimiento débito menos (-) un movimiento crédito arroja una saldo final VALOR BASE RET/IMP Corresponde al valor del costo o gasto sobre el cual se calcula el valor de la Retención que le practicaron (1003)

22 Después de seleccionar el concepto digito la opción escogida (D,C,N,S,B), para asociar las cuentas, El sistema despliega dos opciones (0.) No acumula para base: Se escoge esta opción al momento de asociar cuentas a Formatos que no tienen base. Ej.: formato (1.) Si acumula para base : Se utiliza para los Formatos que tienen base, tope o cuantía. Ej. : Formato 1001, 1007, 1008, etc.

23 2017 1º Después de indicarle al sistema el valor a tomar y SI acumula o NO para base; digito es correcto [S/N]? S

24 2017 Barra de ayudas 2º El sistema muestra en la barra de ayudas la función; F3 Graba, la cual despliega el plan de cuentas y adicionalmente guarda la respectiva asociación de las cuentas.

25 2017 3º Asocio simultáneamente varias cuentas a un mismo concepto.

26 2017 AÑO º Después de asociadas las cuentas Retorno con Esc. Para consultarlas, utilice el F3- Consulta de la barra de ayudas. La cual muestra la relación concepto -cuenta.

27 2017 AÑO º Para consultar valores (Neto, Débito, Crédito, Saldo.) de la relación Concepto-Cuenta, utilice la tecla F3-Valores de la barra de ayudas.

28 2017 AÑO 2017 La revisión de cuentas y valores asociados (Neto, Débito, Crédito, Saldo.) para todos los formatos conceptos es igual al paso a paso anterior

29 2017 El IVA mayor valor del costo o gasto deducible y no deducible. 1. Si este valor no se calculo en forma automática o digitación manual en los documentos del sistema se debe realizar manualmente en medios. 2. Si calculo el valor en el sistema debito utilizar dos cuentas de control una de comportamiento debito y otra de crédito. La crédito debe de ir en PAGO O ABONO EN CUENTA y la debito debe ir en IVA MAYOR VALOR DEL COSTO ambas como neto y acumulan.

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31 2017 Al asociar cuentas de retención en la fuente practicada en renta O asumida, la base es el valor del costo o gasto; Sólo debe asociar lo correspondiente al valor retenido, puede ser Neto o Crédito, dependiendo De los registros contables y no acumula para base porque las retenciones no tienen base, tope o cuantía. También debe tener en cuenta que la cuenta de retención en la fuente asumida debe ser diferente al practicada y no se debe amarrar la cuenta del gasto porque sino queda doble el valor registrado en medios.

32 2017 Asocio cuenta por cuenta para que al momento de ingresar Valor a Tomar se despliegue la opción de neto y no se acumula no es necesario crear cuentas nuevas para el no domiciliario ya que el sistema toma el parametro de la creacion de terceros

33 Esta opción no se debe de utilizar para el año 2014 porque esto era solamente para el año 2013 porque para el año 2014 todas las empresas estan aplicando la autorretencion y esta se presenta en otro concepto aparte a los movimientos de gasto o costo de la empresa

34 2017 El sistema valida que ya tiene asociada La misma Cuenta a otro Valor Formato Concepto y presenta el siguiente mensaje de error. Adicionalmente en la ventana del error aparece la función F1=Ayuda

35 2017 F1=Ayuda Aclaración y/o ayuda del mensaje

36 PRECAUCION 2017 Tener en cuenta que si captura las cuentas del reteiva con la tecla F5, sólo despliega hasta la opción: B=Vr_Base Ret/ imp De ser así La información quedará mal reportada

37 2017 AÑO 2017 Seleccionando el Formato Concepto y ubicados en el campo Código de Cuenta, escojo la cuenta a retirar,seguidamente aparece en la barra de ayudas F5- Retira.

38 Cuando se va empezar un nuevo año para medios se debe de crear el año DIAN y luego hacer la copia de catalogo para lo cual el sistema copia los formatos y conceptos del año anterior al año actual y crea los nuevos catálogos que solicita la Dian para el nuevo año

39 Después de haber creado el año Dian y copiado los catálogos de los formatos y conceptos al nuevo año, se hace la copia de las cuentas asignadas a los conceptos del año anterior al nuevo año; Asociar las cuentas a los conceptos nuevos. Ingresar a los conceptos ya existentes si tienen cuentas nueva para asignar.

40 Por Medios Magnéticos DIAN Movimientos de Conceptos Actualización Automática genera la Información Exógena automáticamente.

41 Cuando se hace la actualización el sistema no hace esta generación por concepto siempre va ser por FORMATO y se puede generar por cada formato o por todos los formatos el cual cuando termine el proceso genera un listado que no es necesario imprimirlo ya que genera so los TERCEROS MENORES A LA BASE.

42 2017 AÑO 2017 Al momento de generar la Actualización Automática se recomienda en las Opciones Adicionales, dejar los campos que el sistema le trae por defecto. Excepto si la información a reportar corresponde a: colegios, contratos de mandatos, ingresos recibidos de terceros,etc

43 Cuando el sistema termina el proceso genera este listado de TERCEROS MENORES A LA BASE el cual no es indispensable imprimirlos en el momento porque este listado puede sufrir cambios

44 Por esta opción se ingresa o se puede modificar valores por terceros por formato y concepto.

45 Esta opción genera una arch en Excel y lo puede generar por formato o por concepto y queda en la carpeta TRM pero este archivo solo es para revisión no sirve como archivo XML..\TRM\2017LM1001.XLS

46 La información que genera el sistema, la realiza en archivos de Excel que están ubicados en la carpeta TRM, la cual esta a nivel del directorio o empresa.

47 En este informe el sistema toma las cuentas que tienen asignados los formatos para los medios magnéticos y solo mostrara la información contable como se encuentre. FORMATO CONCEPTO CUENTA

48 Se debe ingresar el año, la empresa y el formato que desea revisar. El sistema generara un archivo en Excel en la carpeta TRM que se encuentra en la carpeta EMPRESA con el nombre: 2017SE1001- CUENTA.XLS

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50 Por este lado se puede retirar por formatos y conceptos. Pero lo mas recomendable es retirarlo por formatos ya que no se puede generar la información por conceptol 1. Se genera un listado indicando por que conceptos de un formato en especial se movio el tercero seleccionado y por valores. 2. Se genera un listado por todos los terceros reportados a la DIAN por todos los conceptos y formatos sin repetirlo para verificar los datos de presentación o básicos. 3. Este genera todos los terceros que están en cuantías menores por conceptos y formatos.

51 2017 Este listado permite revisar los terceros reportados para información exógena. Recuerde que el 80% del éxito de esta información depende de la forma como se haya catalogado los terceros

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53 2017 AÑO 2017 Para realizar retiros automáticos de formatos se debe hacer por todos los conceptos del formato, no es aconsejable realizar retiro automático de un concepto especifico por que se pierde la esencia del acumula para base. Ahí radica la importancia de generar y revisar primero procesos automáticos.

54 La información generada puede ser revisada a través de las diferentes opciones de consulta y listados que tiene el sistema. También puede realizar Retiro Automático de Formatos todas las veces que lo considere necesario para volver a generar el proceso de Actualización Automática. De lo contrario la información quedará duplicada Cabe destacar que la información automática es la primera que se genera para revisión y corrección de las posibles inconsistencias durante el proceso. La actualización manual es la última opción que se realiza dentro del sistema por que se hacen registros de cifras y terceros específicamente.

55 Para generar los nuevos formatos de la resolución 220 y 111 que son 2276 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCION DE EMPLEADOS 2278 COMPRA DE BONOS y 2280 MUJERES VICTIMA DE LA VIOLENCIA COMPROBADA. Deben de ingresar por nomina informes, información exógena para DIAN. Esta opción es nueva y solo se activa si están actualizados al ultimo reléase y después del mes de MARZO del 2016

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57 INFORMACION DE SALARIOS 1001: esta opción el sistema de nomina genera el concepto 5001 el contiene la información del gasto de nomina que debe reporta las empresas y el cual debe de coincidir con el formato 2276 también.

58 2017 AÑO 2017 En la agrupación que va utilizar para el calculo de salario y demás ingresos laborales debe de contener todos los conceptos de devengos que tenga en el sistema de nomina. Pago o abono se reporta como: Cuenta Deducible: cuando la entidad con animo de lucro. Cuenta no Deducible: es cuando la entidad es sin animo de lucro. Reporta inf. De causación de consolidados: debe ir en cero El sistema genera un archivo TXT en la carpeta datos para pueda importarlo o hacer interface a los medios magnéticos

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60 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES : esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO 2276 el contiene la información de los CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES que le entregan a los empleados o trabajadores de la empresa. El cual se base sobre los parámetros configurados para la generación de los certificados en papel o el formato 220 de la DIAN.

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63 Este proceso genera un archivo plano en txt pero la extensiones DAT el cual después de generar el archivo se debe hacer la actualización de interface en el MODULO DE INFORMACION EXOGENA DIAN. NOTA: no se puede generar otra opción de nomina hasta cuando no procese la información en los medios magnéticos. Porque sino se pierde la anterior información generada.

64 INFORMACION COMPRAS DE BONOS : esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO 2278 el contiene la información de la compra de bonos que realizo la empresa para los empleados y se debe informar a quien le entrego, porque concepto le entrego y por cual valor.

65 CANASTA FAMILIAR BONO DE COMBUSTIBLE BONO DE ESCOLARIDAD BONO VESTIR Y ZAPATOS OTROS BONOS Todos son agrupaciones

66 INFORMACION COMPRAS DE BONOS : esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO 2280 el contiene la información que se reportara las empleadas victimas de la violencia comprobada y se trabaja a través de agrupaciones

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68 Por estas opciones es para poder realizar las consultas y listados y esto genera un Excel en la carpeta TRM que esta en la carpeta EMPRESA pero este Excel es solo para hacer seguimiento no sirve para generar el XML para la DIAN.

69 Por esta opción es para la generación de los archivos XML para la DIAN y se debe llevar el consecutivo que el cliente lleva para la generación del archivo.

70 Estas opciones es solo para los clientes que no manejan medios magnéticos en financiero y solo tienen el modulo de NOMINA Remitirse a las paginas del 2 a la 5 de este manual

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72 2017 AÑO 2017 Por medio de este proceso se carga los archivos que generan los nuevos formatos de nomina pero debe tener mucho cuidado ya que los procesos de nomina genera un mismo archivo y siempre va actualizarlo al ultimo generado por eso este proceso se debe hacer cada vez que genere una información de los formatos nuevo de nomina para que no se pierda la información. Los parámetros como están indicados deben ser iguales siempre.

73 2017 AÑO 2017 Para generar el archivo XML se crea una carpeta a nivel del directorio empresa se llama CGDIAN y se direcciona a si : Archivo: DIAN Ruta:.\DIAN\ o tambien puede quedar en la carpeta.\cgdian\

74 año Fecha inicial-fecha final Empresa FORMATO VERSION concepto Nro.-Envió Máximo-Reg Año de solicitud de la información exógena Periodo al que corresponde la información El informante Código que emite la DIAN para cada formato Código que cambia dependiendo de la nueva estructura del formato 1 inserción envío de información inicial 2 remplazo envió de información corregida Corresponde aun numero consecutivo que inicia en 1 al cambiar el año calendario y dependiendo del numero de formatos aumenta en forma ascendente Máximo de registros cada archivo debe contener hasta 5000 registros si se pasa de esta cantidad debe fraccionar el archivo.

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76 Recuerde que los medios Dian para el año 2013 se procesan igual al año 2012 y los únicos cambios relevantes es lo del CREE que aplica por cada concepto del formato 1001 por ejemplo En el formato 5062 es la autorretencion del CREE y se reporta con el nit del informante y un valor global.

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