UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN INFORMÁTICA INVITACIÓN A COTIZAR IVA PLIEGO DE CONDICIONES

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1 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL GESTIÓN INFORMÁTICA INVITACIÓN A COTIZAR IVA PLIEGO DE CONDICIONES PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE PARA APOYAR EL PROCESO RELACIONADO CON LA ASIGNACIÓN DE PUNTAJE DOCENTE UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Julio de 2015 Pág. 1

2 Tabla de Contenido 1. ANTECEDENTES OBJETIVO GENERAL DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO PLAZO DE EJECUCIÓN INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO Condiciones para participar en este proceso Régimen Contractual Factores de Calificación Perfil del proponente (Máximo 30 puntos) Valor agregado Curso de capacitación de 10 horas para 20 funcionarios de la universidad de Antioquia en el funcionamiento del sistema objeto del contrato Error! Marcador no definido Valor agregado: capacitación SCRUM MASTER para funcionarios de la Universidad de Antioquia Número de meses de soporte y acompañamiento, sin costo adicional para la Universidad Costo (Máximo 35 puntos) Criterios de desempate Modalidad de Adjudicación Presupuesto oficial PRESENTACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA VALOR DE LA PROPUESTA FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO CRONOGRAMA DEL PROYECTO OBLIGACIÓN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES ACLARACIONES DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA RETIRO DE LAS PROPUESTAS GARANTÍA ÚNICA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Pág. 2

3 16. PLAZO DE ADJUDICACIÓN DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO INTERVENTORÍA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS FORMA DE PAGO DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ANEXO N 1: MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ANEXO N 2: MODELO DE FORMATO PARA ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA Pág. 3

4 1. ANTECEDENTES La Universidad de Antioquia, ha venido realizando un esfuerzo permanente por desarrollar, e impulsar el uso de la informática en su gestión académica y administrativa; con este propósito, la institución ha ejecutado diversos proyectos para adoptar en sus labores administrativas, actividades de docencia, investigación y extensión las tecnologías de la información y las comunicaciones. En el diagnóstico del Plan de Desarrollo , en el acápite Modernización Administrativa se plantean como retos centrales: asumir la modernización de la estructura académicoadministrativa, definir las directrices e implementar acciones para ampliar la capacidad logística (infraestructura física y tecnológica). En el organigrama de la Universidad de Antioquia, Gestión informática es la dependencia responsable de La administración, mantenimiento, desarrollo, operación y análisis de desempeño de la plataforma de cómputo institucional y de la red institucional de transmisión de información, tanto alambrada como inalámbrica y Todo proyecto de adquisición o desarrollo de sistemas de información para apoyo a la gestión administrativa que realice cualquier dependencia universitaria deberá ser liderado por el usuario responsable del proceso por automatizar, quien actuará como gerente único y responsable. En la parte técnica deberá tenerse el apoyo, la asesoría y el acompañamiento de Gestión Informática (Artículos 4.1 y 2.1 de las políticas de informática y telecomunicaciones de la Universidad de Antioquia). Es por esto que Gestión Informática actúa de la mano de la Vicerrectoría de Docencia en la identificación de las necesidades de mejoramiento de las herramientas de apoyo informático a sus procesos, lo que deriva en el objeto de la contratación que se solicita en este pliego. 2. OBJETIVO GENERAL Contratar la Prestación de Servicios para la implementación de un software para apoyar el proceso relacionado con la Asignación de Puntaje que lleva a cabo la Vicerrectoría de Docencia a través de la oficina de Asuntos Docentes. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO La Vicerrectoría de Docencia, a través de su oficina para Asuntos Docentes, es la encargada de atender las solicitudes relacionadas con el proceso de asignación de puntaje para docentes en la Universidad de Antioquia, las cuales inciden en el salario y las bonificaciones de éstos. Este proceso está basado en el Decreto 1279 del 19 de junio de 2002 (para docentes de carrera) y en el Acuerdo Superior 253 del 18 de febrero de 2003 (para docentes de cátedra). Pág. 4

5 El proceso de asignación de puntaje incluye desde la recepción de las solicitudes que hacen los docentes hasta la emisión de una resolución con los resultados por parte de la Vicerrectoría de Docencia. Este proceso pasa por una revisión, un ajuste de la solicitud, una evaluación por parte de un evaluador calificado y finalmente la evaluación y emisión de resultado sugerido por parte del Comité de Asignación de Puntaje. En este momento todo lo relacionado con la gestión de dichas solicitudes se lleva a cabo de una manera manual, por lo cual se pretende contratar la implementación de un software que facilite la creación de las solicitudes por parte de los docentes así como la gestión de dichas solicitudes que se hace en la oficina de Asuntos Docentes. Con la implementación de dicha aplicación se pretenden lo siguiente: Facilitarle a los docentes la creación de las solicitudes al permitirles que éstas sean hechas a través de Internet, lo cual incurre en un ahorro de tiempos y costos para dicho proceso. Facilitarle a los docentes el acceso a la información relacionada con todo el proceso de estudio de la solicitud, al permitirle consultar el estado de dicho estudio en cualquier momento. Disminuir los tiempos en la gestión de todo el proceso que se lleva a cabo por parte de la oficina de Asuntos Docentes, al posibilitar el manejo de la información a través un sistema de información. Ahorro en el uso de papel y por lo tanto en costos al manejar la gestión de manera virtual. 4. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución por parte del proponente para este proyecto será de seis (6) meses a partir de la firma del acta de inicio. 5. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO 5.1. Condiciones para participar en este proceso Podrán participar con sus ofertas en este proceso, las personas jurídicas que no tengan inhabilidades, ni incompatibilidades para contratar según lo establecido por el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Resolución Rectoral de 2014), y que se encuentren debidamente inscritas, calificadas y clasificadas en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio antes de la fecha de apertura de la invitación, así: Los proponentes deberán estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio principal, de acuerdo con los Códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (ONU), adoptadas por el Decreto 1510 de 2013, para lo cual deberán acreditar la inscripción como proveedores en uno o más de las siguientes clasificaciones: Pág. 5

6 GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 15: Ingeniería de Software y Hardware Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 16: Programadores de Computadores Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 17: Sistemas de Manejo de Información Investigación y Tecnología Informáticos F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 18: Servicios de Sistemas y Investigación y Tecnología Informáticos Administración de Componentes de Sistemas F Servicios 81: Servicios Basados en Ingeniería, 11: Servicios 22: Mantenimiento y Soporte de Investigación y Tecnología Informáticos Software E Productos de 43: Difusión de Tecnologías de 23: Software 24: Programas de Desarrollo USO Final Información y Telecomunicaciones Tabla 1: Clasificación oferentes La inscripción y/o renovación del proponente en el RUP, debe ser anterior a la fecha de cierre, y el certificado se debe aportar con fecha de expedición no superior a treinta (30) días antes del cierre de la presente convocatoria. Para la verificación de lo anterior, se debe anexar el registro de proponentes, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, la fecha de expedición de dicho certificado debe estar entre treinta (30) días que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas. Las firmas proponentes deben haberse constituido por lo menos veinticuatro (24) meses antes de la fecha de apertura de este proceso y deberán acreditar, que el término de duración de la sociedad no será inferior al término de duración del contrato que se suscriba para ejecutar este proyecto y un año más. Las firmas proponentes no deberán estar reportadas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 (Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías). Para certificar esta condición se debe anexar una constancia de no aparecer en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, expedido por la Unidad de Acciones Fiscales. Las personas jurídicas proponentes, deben acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, mediante certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, si aquel no existiere, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no podrá ser inferior a los seis (6) meses anteriores a la apertura del proceso contractual. Las firmas proponentes no deberán encontrarse en alguna de estas situaciones: Cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales, liquidación y cualquier otra circunstancia que justificadamente permita a la Universidad presumir incapacidad o imposibilidad jurídica, económica, moral o técnica del proponente para cumplir el objeto del contrato en caso de que le sea adjudicado. Pág. 6

7 En este proceso no se permite la participación de consorcios o uniones temporales. Podrán participar empresas extranjeras, debidamente constituidas e inscritas ante las autoridades competentes de su país, para lo cual deberán anexar los documentos respectivos, autenticados por el Consulado Colombiano en la ciudad de origen del proponente. Las empresas extranjeras que participen, deben nombrar un representante legal en Colombia para atender todas las obligaciones que se deriven del contrato que se suscriba por esta negociación; representante que deberá cumplir todas las exigencias y condiciones presentes en este pliego. Para la verificación de lo anterior, se debe anexar registro expedido por las autoridades competentes del respectivo país, con fecha de expedición no mayor a dos (2) meses con relación a la fecha de presentación de la propuesta y documento donde se acredite el nombramiento del representante en Colombia. Se requiere una experiencia OBLIGATORIA probable de mínimo dos (2) años en la prestación de Servicios similares a los solicitados en esta invitación pública, la cual se verificará en el Registro Único de Proponentes RUP en firme. Para la Experiencia Probable que no se pueda verificar directamente del Registro Único de Proponentes, se debe acreditar de acuerdo a lo establecido en el siguiente párrafo del presente Pliego de Condiciones. El Formato para certificar esta información que no aparezca en el RUP, se diligenciará según el anexo 2 FORMATO PARA LA ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA el cuál debe entregarse firmado por Contador o Revisor Fiscal o a quien corresponda y que dé cuenta de hasta tres (3) certificados de contratos en ejecución o ejecutados en los últimos dos (2) años que acrediten experiencia relacionada con la implementación de un software utilizando metodologías ágiles como SCRUM. De igual forma se deberá acreditar el equipo de trabajo mínimo para lo cual se requiere que la empresa certifique que cuenta con personal de los perfiles definidos, vinculados mediante una relación contractual, disponibles para que atiendan lo respectivo al objeto. Los perfiles requeridos son: - Mínimo un SCRUM MASTER certificado - Mínimo 8 personas con el rol de SCRUM master en la compañía - Garantizar que los profesionales que participaran en el proyecto, cuenten con experiencia en desarrollo SCRUM Adicionalmente el proponente deberá brindar capacitación a por lo menos 20 funcionarios de la Universidad de Antioquia, quienes serán los usuarios finales del sistema; durante no menos de 10 horas. El proponente deberá también: a) Informar sobre el número de años en el mercado como desarrollador de software. b) Informar sobre los proyectos exitosos desarrollados utilizando metodologías ágiles como SCRUM. Esta información debe estar certificada (ver DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA en el Numeral 12.9 de este documento). c) Definir el perfil de los profesionales que participarán en el proyecto, indicando el tipo de profesional y las funciones que desarrollarán. Pág. 7

8 d) Informar sobre la experiencia de los participantes en el proyecto por parte de la empresa proponente, esta experiencia debe certificar experiencia en desarrollo SCRUM. Esta información debe suministrarse (ver DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA en el Numeral de este documento). Igualmente, esta información será corroborada por la Universidad para el proponente que resulte seleccionado y será exigida (tiempo de experiencia) como parte del contrato que se establezca entre esté y la Universidad. e) Informar el tiempo estimado (en meses) de duración del proyecto, teniendo en cuenta que el tiempo exigido por la Universidad es de máximo 6 meses. El tiempo especificado debe ser garantizado por el proponente y será considerado como una condición de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa que sea seleccionada. f) Informar por cuánto tiempo (en meses) se compromete a dar soporte y acompañamiento, sin costo adicional para la Universidad (período de garantía). g) Informar el esquema del servicio de mantenimiento y soporte (modalidad y costos) del sistema, para soportar futuros cambios del proceso requeridos por la Universidad. Los costos se deben especificar por horas de duración del servicio o por costo mes. También, se debe especificar el tiempo máximo de respuesta (en horas) con el cual se compromete la empresa para atender una solicitud. h) Informar el número de SCRUM master certificados vinculados a la compañía. i) Informar el número de personas con el rol de SCRUM master en la compañía. j) Informar el número de personas que pertenecen actualmente a equipos de desarrollo SCRUM. k) Informar el índice de rotación de personal técnico directo de la compañía prestadora de servicios l) Informar las herramientas de control de versiones o de gestión de la configuración que manejan. m) Informar cuáles herramientas de Soluciones de Integración han utilizado Régimen Contractual La Universidad en el presente proceso se rige por el derecho privado. Para conocimiento de los proponentes se transcribe, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 de 2014). "Artículo 5 NORMATIVA QUE REGIRÁ LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE LA UNIVERSIDAD. Los contratos y convenios que suscriba la Universidad de Antioquia, se regirán en general por el derecho privado con sujeción a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares y por las disposiciones contenidas en el presente estatuto, en desarrollo de los principios de la autonomía universitaria y de la autonomía de la voluntad de las partes; sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen materias específicas...". Así las cosas, la Universidad en sus procesos contractuales no se rige por el Estatuto General de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993), sino por el derecho privado Factores de Calificación En la evaluación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes dos factores con su correspondiente puntaje (sobre una base de 100 puntos): Pág. 8

9 FACTOR PUNTAJE MÁXIMO Perfil del proponente 35 Valor agregado: capacitación SCRUM MASTER para 10 funcionarios de la Universidad de Antioquia. Número de meses de soporte y acompañamiento, sin costo 15 adicional para la Universidad Costo 40 TOTAL 100 Tabla 2: Factores de Calificación Perfil del proponente 1 (Máximo 30 puntos) ITEM VARIABLE PUNTAJE 1 Número de años en el mercado 10 Si es mayor o igual a 8 10 Mayor de 5 y menor de 8 7 Mayor de 3 y menor o igual a 5 5 Mayor de 2 y menor o igual a Número de personas con el rol de SCRUM master en la compañía 7 Más de 10 personas 7 De 8 a 10 personas 3 3 Número de personas que pertenecen a equipos de desarrollo SCRUM en la compañía 8 Más de 70 personas 8 Entre 41 y 70 personas 5 Entre 21 y 40 personas 3 De 10 a 20 personas 1 4 Número de proyectos implementados con metodología ágil 10 Más de 10 proyectos. 10 Entre seis y 10 proyectos 6 Entre 3 y hasta 5 proyectos. 3 Tabla3 Perfil del Proponente Valor agregado: capacitación SCRUM MASTER para funcionarios de la Universidad de Antioquia ITEM VARIABLE PUNTAJE 1 Si se ofrece curso 10 1 Los encargados de la evaluación de esta invitación a cotizar, pueden solicitar una visita a las instalaciones de las compañías proponentes con el fin de revisar procesos documentados inspirados en el agilísimo y prácticas técnicas relacionadas con el agilísimo. Pág. 9

10 2 Si no se ofrece curso 0 Tabla 4: Valor Agregado Capacitación SCRUM Número de meses de soporte y acompañamiento, sin costo adicional para la Universidad ITEM VARIABLE PUNTAJE 1 Número de meses de soporte y acompañamiento, sin costo adicional para la Universidad 15 Seis o más meses 15 De 3 a 5 meses 10 De uno a dos meses 5 Tabla 5: Soporte Costo (Máximo 35 puntos) ITEM VARIABLE PUNTAJE 1 Costo de la cotización 35 Tabla 6: Costo Nota 3: Se asignarán 35 puntos a la propuesta que presente el menor valor, a los demás proponentes se les dará un puntaje inversamente proporcional al valor propuesto Criterios de desempate En caso de presentarse empate en la calificación total entre varias propuestas, la Universidad seleccionará la mejor propuesta teniendo en cuenta los siguientes criterios en su orden: a) En caso que se llegue a presentar un empate en el puntaje obtenido por las ofertas, se preferirá la que obtenga el mayor puntaje en el factor económico. b) En caso de persistir el empate, se preferirá la que obtenga el mayor puntaje en el factor Perfil del proponente. c) En caso de persistir el empate, se realizara un sorteo con balota para seleccionar la oferta ganadora Modalidad de Adjudicación La Universidad de Antioquia le dará validez a este proceso de selección y podrá adjudicar esta negociación, independientemente del número de sociedades que participen en él, o del número de ellas que cumplan los requisitos exigidos, siempre y cuando favorezca los intereses de la Universidad Presupuesto oficial El presupuesto oficial que la Universidad tiene estipulado para este proyecto es de DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MILLONES DE PESOS ($ ), incluidos todos los impuestos. Pág. 10

11 6. PRESENTACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA 6.1. Las propuestas deben presentarse personalmente, utilizando el modelo de carta de presentación que se adjunta al presente pliego en el Anexo No. 1, escritas en computador, en idioma español, salvo los términos técnicos que usualmente se utilicen en inglés. Cada ejemplar en sobre cerrado y debidamente marcado con la razón social del proponente, su NIT, dirección, número de fax, y teléfono, para efectos de recibir notificación y envío de correspondencia El oferente entregará obligatoriamente su propuesta totalmente numerada e indizada en original, la cual incluirá los ítems solicitados Las respuestas a cada uno de los numerales de este pliego de condiciones se desarrollarán estrictamente punto por punto, siguiendo la misma numeración de este documento. Por lo tanto, no se aceptarán declaraciones generales sobre el cumplimiento o aceptación de las condiciones de estas especificaciones, ni respuestas en un formato diferente al aquí solicitado El proponente solo podrá entregar los archivos descargados directamente del portal no se aceptará ningún otro tipo de archivo modificado y/o manipulado con información diferente a la solicitada en las preguntas y/o condiciones Queda entendido que el presente pliego de condiciones forma parte integral del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación. 7. VALOR DE LA PROPUESTA Dentro del valor total de la propuesta el proponente deberá indicar el IVA con la inclusión de los descuentos si los hubiere, teniendo en cuenta que la Universidad es una institución pública de educación superior. 8. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO 8.1. La Universidad de Antioquia abre este proceso de invitación pública a las 08:00 horas del día 3 DE AGOSTO DE 2015, y mediante él, invita a presentar propuestas a personas jurídicas nacionales o que representen en Colombia a sociedades extranjeras. En este proyecto no se permite la participación de consorcios o uniones temporales Para la elaboración de su propuesta, cada proponente deberá "descargar" este pliego de condiciones desde el Portal de la Universidad ( enlace contratación y convocatorias Las propuestas debidamente selladas y marcadas, deberán ser entregadas personalmente por el proponente o su representante, en la siguiente dirección: Pág. 11

12 Universidad de Antioquia Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia Medellín, Calle 70 N Diagonal al Edificio de Extensión 8.4. El cierre para la recepción de propuestas se llevará a cabo en la dirección anteriormente citada, únicamente entre las 15:00 y las 15:30 horas del 18 de Agosto de 2015 quedando constancia pública por escrito de las propuestas recibidas El plazo para presentar las propuestas podrá ampliarse o prorrogarse por decisión unilateral de la Universidad. Si esto llegase a ocurrir, el nuevo plazo será informado por Gestión Informática a través de una adenda que se publicará en el mismo Portal de la Universidad ( enlace contratación y convocatorias; por lo tanto, cada proponente será responsable de monitorear durante el tiempo anterior al cierre, si la Universidad ha publicado adendas en el Portal. 9. CRONOGRAMA DEL PROYECTO FASES FECHA LÍMITE Invitación a cotizar a través la página Web del portal Único de 3 de agosto de 2015 contratación Observaciones de los proponentes al proyecto de pliego de 12 de agosto de 2015 condiciones Respuesta/Aclaraciones a las observaciones de los proponentes 14 de agosto de 2015 hechas al pliego de condiciones Cierre de recepción de propuestas 18 de Agosto de 2015 Tabla 7. Fases del proyecto Pág. 12

13 10. OBLIGACIÓN DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentre en este pliego de condiciones, y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluyó un elemento o servicio indispensable para la ejecución y buen funcionamiento del sistema, el Contratista deberá suministrarlo, sin costo adicional para la Universidad El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en sus documentos, no libera al Contratista de su obligación de dar cumplimiento al contrato y de realizar satisfactoriamente los trabajos en las fechas estipuladas. 11. ACLARACIONES Sólo se recibirán solicitudes de aclaración relacionadas con el presente pliego de condiciones, en forma escrita, hasta las 12:00 m del 3 de agosto de 2015 Las consultas deberán enviarse por correo electrónico, con anterioridad al cumplimiento del plazo estipulado, a la dirección de correo gestioninformatica@udea.edu.co Las respuestas a las solicitudes de aclaración, serán comunicadas por el mismo medio, a más tardar, tres días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de propuestas Una vez cumplido el plazo (fecha y hora) para solicitar aclaraciones, no se dará curso a ninguna aclaración a este pliego de condiciones. 12. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA La propuesta debe incluir en cada ejemplar los documentos que a continuación se relacionan, los cuales deberán ser presentados en el mismo orden en que se encuentran enumerados: Carta de presentación de la oferta, suscrita por el Representante Legal de la Compañía, utilizando el modelo de carta de presentación que se adjunta al presente pliego de condiciones en el Anexo No Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio; la fecha de expedición de dicho certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas. Las empresas extranjeras, deberán anexar certificado de existencia y representación legal expedido por las autoridades competentes del respectivo país; la fecha de expedición de este certificado debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las Pág. 13

14 propuestas; documento certificado y autenticado por el Consulado Colombiano en la ciudad de origen del proponente. Deberán anexar además, el documento de nombramiento de su representante en Colombia para esta negociación Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, con fecha de expedición no mayor a dos meses a la fecha de cierre para la presentación de propuestas, en el que se indique que el oferente se encuentra clasificado en las especialidades y grupos, exigidos en la invitación. La inscripción en el Registro debe ser anterior a la fecha de apertura de esta invitación Poder del proponente o quien lo represente para los diferentes trámites relacionados con la negociación, en caso de no hacerlo directamente su representante legal Cuando el valor de la propuesta supere las facultades del Representante Legal, se debe adjuntar la certificación en la que conste que está autorizado por la Junta Directiva para representarla y contratar como mínimo por el valor de la oferta Constancia de no aparecer en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, expedido por la Unidad de Acciones Fiscales de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 (Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de las Contralorías). La fecha de expedición de dicha constancia debe estar entre los dos meses que anteceden a la fecha de cierre para la recepción de las propuestas Certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal, donde acredite el pago de los aportes de los empleados del proponente y de los subcontratistas que utiliza para la ejecución de las obras, a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje durante un lapso no inferior a seis (6) meses anteriores a la apertura de este proceso Póliza de seriedad de la oferta: por el diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta principal y una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre de presentación de las propuestas Certificados de experiencia sobre contratos suscritos o ejecutados desde el 1 de enero de 2011 en los que el proponente realizó proyectos de desarrollo de sistemas de información utilizando metodologías ágiles. Los documentos deben ser diligenciados en papelería de la empresa contratante, estar suscritos por el director o responsable del proyecto, el interventor del contrato o representante legal de la empresa contratante, y contener como mínimo la siguiente información. a. Fecha de la certificación b. Entidad o firma contratante c. Entidad o firma contratada d. Ciudad sede Pág. 14

15 e. Objeto del contrato f. Descripción que indique que el contrato fue ejecutado a través de metodologías ágiles. g. Fecha de iniciación del contrato h. Fecha de finalización o entrega del objeto del contrato. i. Nombre de la persona que expide la certificación j. Cargo de la persona que expide la certificación k. Correo electrónico de la persona que expide la certificación l. Firma de quien expide la certificación Certificaciones de experiencia de los participantes en el proyecto por parte de la empresa proponente, que contenga la siguiente información: a. Rol jugado en el proyecto. b. Cedula y nombre del participante. c. Experiencia (años después de recibir el título técnico y-o universitario) Los certificados que estén incompletos o cuya información no sea clara, no serán tenidos en cuenta. 13. RETIRO DE LAS PROPUESTAS Después de entregada la propuesta a la Universidad, no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que la componen; éstas serán devueltas a solicitud del interesado, a los tres meses siguientes a la fecha de adjudicación del contrato, excepto la del proponente favorecido. 14. GARANTÍA ÚNICA El proponente a quien se adjudique el contrato de esta negociación, se obliga a constituir a favor de la Universidad de Antioquia, garantía única que ampare: El cumplimiento del contrato: por el 15% del valor del mismo, con una vigencia igual a la duración del contrato, más cuatro meses. Amparo de salarios y prestaciones sociales: por el 7% del valor del contrato y una vigencia igual a la duración del contrato, más tres años. 15. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las reuniones de evaluación técnica y de negociación se celebrarán en la sede principal de la Universidad de Antioquia en la ciudad de Medellín. Durante el estudio de las propuestas no se permitirá injerencia alguna de los oferentes. Cualquier Pág. 15

16 oferente que trate de incidir, influenciar o informarse individualmente sobre el análisis de las ofertas, será descalificado y su oferta no se tendrá en cuenta. 16. PLAZO DE ADJUDICACIÓN La Universidad de Antioquia adjudicará el contrato referente a esta negociación, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de cierre para la recepción de las ofertas, incluidas las prórrogas si las hubiere. 17. DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO La Universidad de Antioquia podrá declarar desierta esta negociación, cuando existan motivos que impidan la escogencia del contratista, o por fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Universidad cumplir la obligación contractual futura; la anterior circunstancia no dará derecho a los proponentes para solicitar indemnización. 18. INTERVENTORÍA La interventoría del contrato que se derive de la presente negociación será realizada por la línea decisional de Gestión Informática de la Universidad de Antioquia. 19. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Para la implementación del sistema se deberán utilizar metodologías ágiles que garanticen un tiempo máximo de 6 meses y además deberá contener las siguientes funcionalidades: Personal Nuevo o Desvinculado o Permitir a una Dependencia o a Asuntos Docentes, autorizar o habilitar a una persona (docente) para crear Solicitudes de Asignación de Puntaje. Gestión Solicitudes de Asignación o Permitir consultar a un Solicitante la lista de Solicitudes de Asignación de puntaje creadas por él. o Crear Solicitud de asignación por parte del docente o solicitante o Actualizar Solicitud de Asignación por parte del docente o solicitante o Consultar la información de una Solicitud. Objeciones y Recursos de Reposición o Crear una Objeción por parte de un Solicitante. o Crear un Recurso de Reposición por parte de un Solicitante. Seguimiento a las Solicitudes o Los funcionarios de Asuntos Docentes deben poder consultar el listado de Solicitudes existentes. o Realizar sugerencias a la Solicitud por parte de Asuntos Docentes Pág. 16

17 o Asignar Estado a las Solicitudes por parte de Asuntos Docentes o El sistema deberá Alertar o permitir consultar por solicitudes vencidas para entrega de material o completar información. o Indicar que ya se hizo entrega de la documentación física para una Solicitud por parte de Asuntos Docentes. o Ingresar una Producción en SIPE por parte de Asuntos Docentes o Relacionar producción ingresada con una producción en SIPE por parte de Asuntos Docentes Clasificar material para Comité(Pre-Comité) o Seleccionar, por parte del personal de Asuntos docentes, las Solicitudes de Asignación de Puntaje que serán estudiadas en el Comité. o Revisar las Solicitudes por parte del personal de Pre-comité. o Señalar, por parte del Pre-Comité, las Solicitudes que el Comité no necesita discutir. o Reabrir una Solicitud por parte del pre-comité. Gestión de las Decisiones del Comité o Gestionar lista de Solicitudes que se estudiarán para una sesión. o Consultar por parte del Comité toda la información relacionada a una Solicitud. o Buscar antecedentes en decisiones tomadas para solicitudes anteriores. o Ingresar los resultados de la evaluación por parte del Comité de Asignación de Puntos. o Ingresar por parte de Asuntos Docentes los resultados dados por el Comité. o Generar Acta del Comité por parte de Asuntos Docentes. o Generar Resolución de Notificación de puntos por parte de Asuntos Docentes o Generar notificaciones individuales (por cada Solicitud) de la Resolución por parte Asuntos Docentes. o Devolver Solicitud para ajustes por parte del Comité Gestionar Solicitud de Evaluación y Evaluadores o El sistema debe recomendar si un material se debe o no mandar a evaluar. o Buscar y Asignar evaluador adecuado a una Solicitud por parte de Asuntos Docentes o Buscar evaluador COLCIENCIAS o Enviar Solicitudes de Evaluación por parte de Asuntos Docentes. o Aceptar la evaluación de un material por parte de un Evaluador o Elegir un evaluador dentro de los que aceptaron, por parte de Asuntos Docentes o Enviar o poner a disposición del evaluador lo necesario para poder realizar la evaluación o Inhabilitar como evaluador por parte del Evaluador Evaluación de la Producción(Solicitud) o Evaluar Producción por parte de un Evaluador Interno o Evaluar producción por parte de un Evaluador externo o Notificaciones durante el proceso de evaluación de producción Pág. 17

18 o Consultar por parte de Asuntos Docentes las Solicitudes que ya han sido evaluadas. o Anexar documentos para el pago o Cancelar Evaluación por parte de Evaluador o Aceptar o dar visto bueno a la evaluación para el futuro pago al evaluador o Consultar y seleccionar un grupo de solicitudes para hacer el pago de los evaluadores por parte de Asuntos docentes. Administración Configuración de parámetros o Configurar parámetros del sistema o Administrar los diferentes tipos de Producción o El sistema deberá notificar al docente la ocurrencia de algunos eventos. Aunque estas son las funcionalidades detectadas hasta el momento, se debe tener en cuenta que al utilizar las metodologías ágiles el proceso se realizará partiendo de un ejercicio de inception en el que se determine el mínimo producto viable y se definan la cantidad de sprints que se ejecutarán para cubrir estas funcionalidades y su duración. Para detalles de la plataforma tecnológica que utiliza la Universidad de Antioquia y sus estándares de Línea Gráfica, favor referirse a los siguientes documentos anexos: Anexo 3 - DOCUMENTO DE ARQUITECTURA DE REFERENCIA Anexo 4 EstandaresDlloAplicacionesOracleBasesdeDatos Anexo 5 - Estandarización de línea grafica 20. CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS 20.1 Condiciones obligatorias Para todo efecto contractual o comercial, la sede de las operaciones derivadas de este proyecto será la ciudad de Medellín Si dentro de la propuesta se presentan precios unitarios diferentes para el mismo ítem, se considerará para todos los efectos, el de menor valor como precio correcto Si la discrepancia se presentare entre el original y la copia, se tendrá en cuenta para todos los efectos, el original En caso de que no coincidan los precios totales con los unitarios, se considerará para todos los efectos, el precio unitario como el valor correcto Cuando a juicio de la Comisión Evaluadora se detecte la existencia de errores evidentes en cualquiera de las cifras, se solicitará la aclaración respectiva por escrito, enviando copia a los demás proponentes. El proponente deberá responder dentro del primer día hábil siguiente al envío de la solicitud y su respuesta NO se dará a conocer a los restantes proponentes. Pág. 18

19 El valor de los elementos y servicios nacionales se debe presentar en pesos colombianos Los valores presentados en pesos colombianos (correspondientes a los elementos y servicios nacionales), deberán indicarse sin cifras decimales. Si el proponente incluye cifras decimales en éstos, la Universidad los truncará (no hará redondeo) En la propuesta deberá indicarse en forma separada el impuesto al valor agregado (IVA). Si el proponente no aclara lo relacionado con este impuesto, la Universidad considerará que está incluido en los valores presentados. 21. FORMA DE PAGO La Universidad realizará pagos parciales, mes vencido, de los servicios prestados proporcionales al tiempo transcurrido del contrato, previo informe de actividades recibido a satisfacción por el interventor del contrato. 22. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS METODOLOGÍAS ÁGILES La definición moderna de desarrollo ágil de software evolucionó a mediados de la década de 1990 como parte de una reacción contra los métodos de peso pesado, muy estructurado y estricto, extraídos del modelo de desarrollo en cascada. El proceso originado del uso del modelo en cascada era visto como burocrático, lento, degradante e inconsistente con las formas de desarrollo de software que realmente realizaban un trabajo eficiente. El desarrollo ágil de software refiere a métodos de ingeniería del software basados en el desarrollo iterativo e incremental, donde los requisitos y soluciones evolucionan mediante la colaboración de grupos auto organizados y multidisciplinarios. Existen muchos métodos de desarrollo ágil; la mayoría minimiza riesgos desarrollando software en lapsos cortos. El software desarrollado en una unidad de tiempo es llamado una iteración, la cual debe durar de una a cuatro semanas. Cada iteración del ciclo de vida incluye: planificación, análisis de requisitos, diseño, codificación, revisión y documentación. Una iteración no debe agregar demasiada funcionalidad para justificar el lanzamiento del producto al mercado, sino que la meta es tener una «demo» (sin errores) al final de cada iteración. Al final de cada iteración el equipo vuelve a evaluar las prioridades del proyecto. SCRUM Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. Pág. 19

20 Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado en el desarrollo de producto. SCRUM MASTER Lidera al equipo llevando a cabo las siguientes responsabilidades: Velar por que todos los participantes del proyecto sigan los valores y principios ágiles, las reglas y proceso de Scrum y guiar la colaboración dentro del equipo y con el cliente de manera que las sinergias sean máximas. Esto implica: o Asegurar que exista una lista de requisitos priorizada y que esté preparada antes de la siguiente iteración. o Facilitar las reuniones de Scrum (planificación de la iteración, reuniones diarias de sincronización del equipo, demostración, retrospectiva), de manera que sean productivas y consigan sus objetivos. o Enseñar al equipo a autogestionarse. No da respuestas, si no que guía al equipo con preguntas para que descubra por sí mismo una solución. Quitar los impedimentos que el equipo tiene en su camino para conseguir el objetivo de cada iteración (proporcionar un resultado útil al cliente de la manera más efectiva) y poder finalizar el proyecto con éxito. Estos obstáculos se identifican de manera sistemática en las reuniones diarias de sincronización del equipo y en las reuniones de retrospectiva. Proteger y aislar al equipo de interrupciones externas durante la ejecución de la iteración (introducción de nuevos requisitos, "secuestro" no previsto de un miembro del equipo, etc.). De esta manera, el equipo puede mantener su productividad y el compromiso que adquirió sobre los requisitos que completaría en la iteración. Pág. 20

21 23. ANEXO N 1: MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA PROCESO RELACIONADO CON LASIGNACIÓN DE PUNTAJE DOCENTE INVITACIÓN A COTIZAR IVA Fecha Los suscritos: Declaramos que estamos interesados en la presentación de esta propuesta y que por lo tanto, nos responsabilizamos plenamente de su contenido y de los compromisos que resulten de ella; además, que para la elaboración de la misma hemos tenido en cuenta todos los puntos respectivos de las especificaciones y demás documentos entregados a los proponentes, que hemos leído completamente los términos del documento de especificaciones y que lo conocemos en todas sus partes. Así mismo, que no existe de nuestra parte observaciones que hacerle y que cualquier error u omisión debidos a mala interpretación, será de nuestro cargo. En el evento de resultar favorecidos con la adjudicación, aceptamos cumplir el objeto de esta negociación en los términos y dentro de las condiciones establecidas, comprometiéndonos a suministrar lo solicitado en esta propuesta y dentro de las especificaciones, condiciones, plazos y garantías exigidas en el citado documento y a suscribir a nombre y completa satisfacción de la Universidad, todas las garantías comerciales exigidas. Los suscritos fijamos como dirección de nuestra oficina, a donde puede dirigirse la correspondencia del caso, la siguiente, Dirección: Teléfono: Fax: Dirigirse a: (Nombres y apellidos completos) Firma: Pág. 21

22 24. ANEXO N 2: MODELO DE FORMATO PARA ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA Nombre Ciudad Contrato N I. Empresa Contratista Teléfono Valor del contrato II. Contrato Objeto Descripción del uso de metodologías ágiles en el proyecto Fecha inicio contrato Grado de satisfacción Nombre Completo Correo Electrónico Firma Responsable III. Fecha fin contrato Fecha de la certificación Responsable expedición certificado Cargo Pág. 22