Revisó: Jefe División Financiera Jefe Grupo de Inventarios Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades que deben seguirse para estudiar la conveniencia de aceptar una donación y realizar el trámite correspondiente para la recepción de estos elementos. Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de Bienes, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acta de Alta por Donación: Documento generado para legalizar la inclusión de elementos al inventario de la Universidad que se reciben por concepto de donación. Donante: persona o entidad que dona. Comprobante de salida: Documento generado por el SIF, el cual contiene el número de inventario, descripción del elemento, nombre y firma del responsable. Donación: Acto por el cual una persona - natural o jurídica -, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO.
Página 2 de 11 DEFINICIONES Depreciación Acumulada: Disminución acumulada del valor de un activo por efecto de su uso durante el período en que hemos estado en posesión de él. Escritura pública: Documento que le da un carácter legal a un contrato acordado entre dos o más partes. SIF: Sistema de Información Financiero CONSIDERACIONES El donante debe enviar una carta donde manifieste su intención de donacion y adjuntar una certificación expedida por el revisor fiscal de la empresa en la que señale el costo de los bienes a donar el cual se establece con base en el valor en libros y de acuerdo a la normatividad contable vigente. En caso de que el donante no cuente con revisor fiscal, la certificación debe ser expedida por un contador público con certificado de antecedentes disciplinarios vigente. Si la donación proviene de una persona natural, en el documento donde presenta su intención de donación debe dar a conocer la descripción del elemento, estado y valor de la adquisición. Si los recursos a donar provienen de una persona jurídica, la comunicación debe ser firmada por el representante legal de la empresa, de lo contrario es firmada por la persona natural Cumplido lo anterior se procede a elaborar la resolución donde se aprueba la donación por parte del Señor Rector. Si la donación es superior a los 50 SMMLV, se debe legalizar mediante escritura pública ante un notario y continúa con las actividades definidas en el presente procedimiento. La UAA es responsable de verificar el ingreso de los recursos a la Universidad e informar a la Sección de Tesorería
Página 3 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Manifiesta su intención de donación 1. Manifiesta su intención de donación por medio de una carta dirigida al Rector de la Universidad en la cual hace una descripción detallada del elemento y adjunta certificado del costo de los bienes según valor en libros. (Ver consideraciones) Donante Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los Bienes Muebles de la UIS Carta Certificación del valor del bien Analiza la conveniencia de aceptar la donación 2. Una vez recibida la carta y los documentos correspondientes, analiza la conveniencia de aceptar la donación, determinando si es útil para las actividades misionales de la Universidad. Verifica estado de los elementos 3. Verifica el estado del (los) elemento(s) a recibir en donación. Si lo considera conveniente solicita concepto a la Unidad asesora correspondiente. Solicita a experto el avalúo real de la propuesta a) En caso de ser necesario solicita a un experto o perito el avalúo real de la propuesta de la donación. 1
Página 4 de 11 1 Selecciona el menor valor b) Selecciona el menor valor entre el de adquisición, libros o si es el caso el de avalúo. Acepta donación? Si No Comunica al donante la no aceptación de la donación 4. En caso de no ser aceptada la donación, comunica la decisión al donante. Remite concepto 5. Remite concepto escrito al Rector para su análisis. Concepto Acepta donación? Si No Informa la no aceptación de la donación 6. En caso de no ser aceptada la donación informa al Jefe o Director UAA. Rector 2
Página 5 de 11 2 Da VoBo a la aceptación de la donación 7. En caso de aceptación de la donación, da VoBo y envía carta al Jefe del Grupo de Inventarios. Rector Donación > 50 SMMLV? No 1 Pág 6 Si Legaliza mediante escritura pública 8. Si la donación es aceptada y superior a 50 SMMLV, se debe legalizar mediante escritura pública ante un notario. Donante Escritura Pública Informa al Rector a) Una vez preparada la escritura pública, informa al Rector, para realizar el respectivo tramite de aceptación en la notaria. Donante Revisa escritura pública b) Revisa escritura pública. Asesor Jurídico 3
Página 6 de 11 3 c) Estudia y firma escritura pública. Firma escritura Pública La escritura pública se conserva en la caja fuerte del Jefe de Tesorería. Rector 1 Elabora proyecto de Resolución 9. Elabora proyecto de resolución de aceptación de la donación de los bienes muebles. Jefe Grupo de Inventarios Proyecto de Resolución 10. Envía proyecto de resolución a Secretaria General con los siguientes documentos: Concepto de la UAA Ofrecimiento del donante Jefe Grupo de Inventarios Revisa, asigna número y firma 11. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General Resolución Estudia y firma resolución 12. Estudia y firma resolución aceptando la donación. Rector 4
Página 7 de 11 4 Envía Resolución a inventarios y a la UAA 13. Envía copia de resolución al Jefe del Grupo de inventarios y a la UAA. Secretario(a) General Comunica al donante aceptación de la donación 14. Comunica al donante la aceptación de la donación mediante el envío de una copia de la resolución. Realiza entrega de los elementos donados 15. Realiza entrega de los elementos donados. Donante Recibe bienes y verifica características 16. Recibe los bienes donados y verifica características. Jefe Grupo de Inventarios y Jefe o Director UAA Diligencia acta de alta por donación 17. Realiza la legalización de los elementos, la cual consiste en diligenciar en el SIF el Acta de Alta por donación, con el objeto de realizar la entrada de almacén (Manejo de inventarios Acta de inventarios). 5
Página 8 de 11 5 Hace inclusión de los bienes 18. Hace la inclusión a detalle de los bienes en el SIF. Registra la información del bien a) Registra en el SIF: descripción del elemento, cantidad, valor unitario. Clasifica el bien en los tipos y subtipos b) Realiza la clasificación de los bienes en los correspondientes tipos y subtipos existentes en la Universidad de acuerdo a las características del bien a ingresar Hace la salida de almacén c) Realiza en el SIF la salida de almacén (manejo de inventario acta de inventario salida de almacén actas) Una vez realizada la salida de almacén, el SIF automáticamente asigna un número de inventario a los elementos devolutivos mayores y un número consecutivo a los elementos devolutivos menores e intangibles. Registra nombre de la persona responsable d) Registra el nombre de la persona que va a asumir la responsabilidad en el inventario. 6
Página 9 de 11 6 Genera comprobante de salida e imprime e) Para generar el comprobante de salida, copia la clase de documento y el código asignado por el SIF e imprime (manejo de inventarios acta de inventario impresión). Comprobante de salida Dicho documento debe ser firmado por el ordenador del gasto y por el servidor público responsable de los bienes. Realiza marcación física de elementos devolutivos mayores 19. Realiza la marcación física de elementos devolutivos mayores. Auxiliar inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 2 Envia documentos a Contabilidad 20. Envía a la Sección de Contabilidad el Acta de Alta, la resolución y el comprobante de salida. Jefe Grupo de Inventarios Acta de Alta Resolución Comprobante de salida Revisa el registro contable 21. Revisa el registro contable que el SIF genera cuando el Grupo de Inventarios ingresa los elementos. Auxiliar Contabilidad 7
Página 10 de 11 7 No Se presentan inconsistencias? Si 22. En caso de inconsistencias analiza la causa y solicita al Solicita modificaciones Auxiliar Contabilidad Grupo de Inventarios hacer los ajustes correspondientes. Realiza ajustes y remite a Contabilidad 2 Pág9 23. Realiza ajustes y remite nuevamente a la Sección de Contabilidad. Auxiliar de Inventarios Envía relación de bienes recibidos en calidad de donación 24. Envía en línea en la página web de la Compañía aseguradora la relación de los bienes muebles e inmuebles recibidos por la Universidad en calidad de donación, con el objeto que sean incluidos y amparados por las respectivas pólizas (Ver Procedimiento Trámite de Pólizas). Jefe Grupo de Inventarios Trámite de Pólizas Procedimiento Trámite de Pólizas FIN
Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 3 4 Diciembre 04 de 2007 Noviembre 19 de 2009 Febrero 04 de 2011 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión del alcance, normatividad, definiciones y consideraciones. Cambio en la secuencia de las actividades en el caso de donaciones por valor mayor a 50 SMLMV. Inclusión de las actividades de clasificación de bienes, salida de almacén, generación del comprobante de salida y marcación física. Inclusión de las revisiones realizadas por la Sección de Contabilidad y el trámite para la inclusión de los bienes en las pólizas de la Universidad. En las consideraciones se incluyó el tramite para realizar Donaciones en dinero a la Universidad. En el nombre del procedimiento se cambió la palabra recibida por recibidos. Exclusión en Normatividad del Estatuto Tributario Art. 125-2, Decreto 624 de 1989. Exclusión de la siguiente consideración: En caso que la donación sea de dinero, el donante debe enviar comunicación dirigida al Rector de la Universidad, donde manifiesta la intención de donación, el valor a donar y la destinación de estos recursos. De igual manera debe relacionar el nombre de la UAA y/o proyecto que recibe la donación y el origen del dinero a donar.