Página de 5. OBJETIVO Establecer la metodología para la recepción y verificación de bienes y/o servicios, por compras de productos y/o servicios críticos realizadas en Aguas de Buga S.A. E.S.P. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para las compras realizadas en Aguas de Buga S.A. E.S.P y que puedan afectar la prestación del servicio. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR-09 Procedimiento de Compras. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS VERIFICACIÓN: Es el proceso por medio del cual se revisan los bienes y/o servicios que llegan a la organización, para determinar si cumplen o no con las especificaciones de compra y aprobar o rechazar así su recepción. LCCA: Laboratorio de Control de Calidad de Agua.
Página 2 de 5 5. DESCRIPCION 5. Recepción y Verificación de Bienes y/o Servicios En el almacén, se recibirán los bienes solicitados por todos los procesos de la organización a excepción de los insumos y equipos de los procesos de potabilización y control de calidad de aguas Recepción en almacén: El ayudante de almacén, recibe los bienes verificando que cumpla con las cantidades solicitadas de acuerdo a la orden de compra, firma la remisión y/o copia de factura enviada por el proveedor y diligencia el FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores en el campo correspondiente a las cantidades, para el caso de los proveedores catalogados como críticos. Recepción en la sede de la planta: El Jefe de Planta, Asistente de Producción y/o Analista de Laboratorio, reportaran vía correo electrónico o telefónicamente al Jefe de logística y/o ayudante de almacén, la llegada de un pedido, para que este realice la verificación de lo recibido, la cual será únicamente sobre las cantidades recibidas. Después de verificar, el Jefe de logística y/o ayudante de almacén firmara el formato validando que se cumple con las cantidades solicitadas. la Analista de Laboratorio, el Jefe de Planta y/o el asistente de producción, realizan la verificación de los bienes y/o servicios a través del FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores, para los proveedores catalogados como críticos, indicando si cumple o no con los aspectos definidos, en caso de que no cumpla con los aspectos definidos, registrará dicha situación y describirá en la casilla de observaciones los motivos por los cuales no se cumplió con los aspectos y firma quien realiza la verificación, teniendo en cuenta las especificaciones definidas en el formato utilizado para tal fin. Para el caso de los equipos de potabilización, utilizados para el control de calidad del agua, el jefe de la planta podrá delegar a la Analista de laboratorio por su conocimiento, la recepción y verificación de dichos equipos. Nota: Para el caso del Laboratorio y la Planta la verificación del servicio se realiza en el FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores, y adicionalmente para tramitar el pago en tesorería la Jefe de Planta o
Página 3 de 5 el Analista de Laboratorio expiden una certificación de recibido a satisfacción. Para el caso de los materiales de cantera (arena, grava y roca muerta) la verificación que realiza el Jefe de logística y/o Ayudante de Almacén y será solo sobre las cantidades recibidas. 2 Una vez realizada la recepción del bien, el Ayudante de logística informa al solicitante vía e-mail, que debe presentarse en el almacén para realizar la verificación de las especificaciones de lo solicitado y diligenciar el FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores. 3 4 Si la entrega cumple con las condiciones anteriores el Ayudante de Logística completa la verificación. Una vez se reciba la factura se procede a realizar la entrada al almacén que consiste en ingresar en el programa Apoteosys la información contenida en la factura. Se imprime la transacción la cual es enviada al área de Contabilidad para ser causada y proceder con el tramite pertinente para el posterior pago por parte del área de Tesorería. Para los bienes recibidos en la sede de la Planta de potabilización, una vez realizada la recepción y verificación del bien y/o servicio, la Analista de Laboratorio, el Jefe de Planta y/o el asistente de producción responsable de esta labor enviarán al almacén la factura o remisión correspondiente, para que la ayudante de logística continúe con el procedimiento. Si por el contrario durante la verificación se determina que la entrega del bien no cumple con los requerimientos de compra, el responsable de las verificaciones técnicas procede a informar vía correo electrónico a la Asistente de Compras las inconsistencias detectadas y ella coordinara con el Jefe de logística y con el proveedor para hacer la devolución y diligencia el campo correspondiente al seguimiento del FT-DAF-020 verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores, Nota : El FT-DAF-020. Verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores, se archivará en una carpeta llamada verificación de bienes y/o servicios y seguimiento al desempeño de proveedores, la cual será responsabilidad del Jefe de Logística, jefe de planta y analista de laboratorio, respectivamente, y la información almacenada en ella se utilizará como base para realizar la evaluación de los proveedores críticos.
Página 4 de 5 Nota 2: Para verificar las especificaciones técnicas de la tubería y accesorios, se tendrán en cuenta los certificados de conformidad expedidos por organismos de certificación acreditados; estos certificados serán solicitados al proveedor, cada que se requiera. 5.2 Recibo y Verificación de Servicios 2 Para las compras de servicios el líder del área que solicita el servicio, certificara a través de oficio, que recibió el servicio a satisfacción y entregará dicha certificación al auxiliar de compras para que continúe con el proceso. La auxiliar de compras completa la documentación para ser enviada al área de contabilidad y tesorería para su respectivo pago.
Página 5 de 5 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Pagina Descripción de las Modificaciones 08 206-05-7 2 y 3 Se ajusta la actividad y 4 del numeral 5. y el nombre del cargo de los responsables de las actividades realizadas en el proceso. 2 Se ajustó el punto 5. recepción y verificación de bienes y servicios, incluyendo la verificación de los bienes y/o servicios 07 203-04-0 recibidos en la sede de la planta de potabilización. 4 Se eliminó el punto 5..2 recibo y verificación de los bienes y/ o servicios en la planta de potabilización y en el LCCA. 5 Se incluyó la recepción y verificación de los servicios. 06 203-0-5 2 Se modificó la nota, en cuanto a la verificación de las cantidades que se reciben en la planta y/o laboratorio de control de calidad de aguas. 05 20-04-28 3 Se modifico la manera de verificar las compras de servicios del proceso de mantenimiento, en la nota No 5. 04 200-05-07 --- Se elimino como documento de referencia el PR-9 control de producto no conforme y el sello de verificación. 03 2009-05-5 Se ajusto el objetivo y se amplio el campo de aplicación a todas las compras de la organización. 02 2008-0-5 3 Se modifico el nombre del procedimiento. Se ajusto el documento de acuerdo al PR-0 Estructura y presentación de los documentos. En el punto, se modifico el objetivo, en el punto 2 campo de aplicación, se especifico que el alcance es para las compras que afecten el proceso de potabilización, en el punto 3 se coloco la definición de verificación. En el punto 5. se adiciono el punto 5.. para explicar la recepción y verificación en el almacén. Se modifico el sello para realizar la verificación. Se adiciono el punto 5..2 para explicar la recepción y verificación en la planta de potabilización 0 2007-07-09 ------- No aplica. Creación del documento Elaborado: Beatriz Elena Verificado: Nassier Aprobado: Nassier Fecha de Marín Arenas Núñez Arenas Núñez aprobación: Cargo: Jefe de Logística. Cargo: Director Cargo: Director 206-05-7 Administrativo Administrativo. Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: 206-05-8