CONTROL DE ACTUALIZACIONES Actualización a Fecha de Actualización realizada la Versión No. emisión 0 Caracterización Inicial. 2010-03-26 Se incluyó en la actividad 1 como entrada La nueva Orientación Fe en la Causa y la Directiva Plan de Acción de Ejército. En las actividades 2 y 3 se especificaron El proveedor interno, la entrada y el responsable. En la actividad 5 se cambió el nombre de 1 Jornadas regionales por el de convocatorias especiales, como lo manda la ley, se especificaron las entradas y el cliente interno. En la actividad 6 se aumentó en las salidas los 2011-07-11 ciudadanos exentos. En la actividad 7 se especificaron las tarjetas militares de segunda clase. En los recursos se aumentó el aplicativo SIIR. 2 Se actualizó el Escudo del Ejército Nacional. 2012-04-12 3 Se modificó el código del proceso, versión, fecha de emisión y alcance Se complementó el líder del proceso y responsable Jefe de Se modificaron los proveedores internos y externos y las entradas del proceso por actividades así: *Actividad 01 Formular Plan de Acción (Planeación, Guía Planeamiento Estratégico2012 2014 Directiva Plan de Acción 0137/2011 Guía sistema Integrado de gestión.) *Actividad 02 Identificar, analizar y valorar los riesgos. (Gestión de Calidad, Planeación ). *Actividad 03 Elaborar el Plan R ó Plan de : Elaboración del documento en el cual se indica la cuota de personal a incorporar para que presten el servicio militar. (DOPRI, Oficial de ) *Actividad 04 Elaborar Plan de Correrías, Conferencias e Inscripciones. (, ) *Actividad 05 Realizar convocatorias especiales: Para definir la situación militar de los ciudadanos colombianos y recaudar fondos.( Ley 1184 de 2008 Regulación de cuota de compensación militar ( ) 2013-05-30
Actualización a la Versión No. 3 Actualización realizada *Actividad 06 Realizar Evaluación de Aptitud Psicofísica. (Circunscripción* ) *Actividad 07 Liquidar y Recaudar la Cuota de Compensación Militar CCM: (Ley 1184 de 2008 Regulación de cuota de compensación militar) *Actividad 08 Incorporar soldados:( y se incluyó procedimiento de definición de la situación militar) *Actividad 09 Realizar Grabación de datos de soldados incorporados en el Sistema de Información de SIIR,( unidades militares, y Administración de personal) *Actividad 10 Gestionar los riesgos (Acciones preventivas DAFP Gobierno Nacional) *Actividad 11 Autoevaluar la gestión del proceso (Entradas Plan de acción Balance Scorecard Planeación ) *Actividad 12. Tomar Acciones correctivas, preventivas y de mejora (cliente externo Contraloría) 5. Se eliminaron los códigos de los formatos relacionados dentro del proceso. 6. Actividad 11 se cambia la entrada del proceso se elimina matriz de indicadores de gestión y cambia la salida del proceso por Balance Scorecard. 7. Se eliminaron los códigos de Documentos relacionados, legales, al igual que en los registros relacionados, se modificó recursos, indicadores y riesgos/controles. Se eliminaron los códigos de los formatos relacionados dentro del proceso Fecha de emisión 2013-05-30
PROCESO: Código Proceso: PR-A-JEM-JEREC-019 Versión: 3 Fecha de emisión: 2013-05-30 Pág. 1 de 5 LIDER DEL PROCESO Y RESPONSABLES: Jefe de, y Control Reservas, Oficial de OBJETIVO DEL PROCESO: Incorporar al servicio militar el personal de soldados requeridos por el Gobierno Nacional y definir la situación militar de los ciudadanos colombianos. ALCANCE DEL PROCESO: Desde la incorporación al servicio militar del personal de soldados requeridos por el gobierno nacional, hasta la definición de la situación militar de los ciudadanos colombianos. Aplica a los procesos de la Jefatura de, Dirección de y Control Reservas, y. Responsabl Salidas del Cliente e actividad Proceso Interno Externo Planeación Guía Planeamiento Estratégico Directiva Plan de Acción 1. Formular Plan de Acción y Control Reservas. Plan de Acción. Gestión de Calidad DAFP Política de Administración del Riesgo EJC Guía de Administración del Riesgo. NTC-ISO 31000 P 2. Identificar, analizar y valorar los riesgos. Oficial de Identificación de Riesgos. Mapa de Riesgos. Planeación. Organización *Directiva Transitoria anual Incorporación y Licenciamiento de Soldados. 3. Elaborar el Plan R ó Plan de : Elaboración del documento en el cual se indica la cuota de personal a incorporar para que presten el servicio militar. Oficial de Plan R de Unidades
PROCESO: Código Proceso: PR-A-JEM-JEREC-019 Versión: 3 Fecha de emisión: 2013-05-30 Pág. 2 de 5 LIDER DEL PROCESO: Jefe de, y Control Reservas, Oficial de Responsable Salidas del Cliente actividad Proceso Interno Externo Colegios *Plan R de *Plan de Correrías. *Listados de Colegios. *Plan de convocatorias especiales. * Ley 1184 de 2008 Regulación de cuota de compensación militar Circunscripción *. Ley 1184 de 2008 Regulación de cuota de compensación militar *Documentación del Ciudadano. H 4. Elaborar Plan de Correrías, Conferencias e Inscripciones. 5. Realizar convocatorias especiales: Para definir la situación militar de los ciudadanos colombianos y recaudar fondos. 6. Realizar Evaluación de Aptitud Psicofísica. 7. Liquidar y Recaudar la Cuota de Compensación Militar CCM: cálculo del dinero que los ciudadanos clasificados deben pagar para definir su situación militar y pueda expedírseles su tarjeta militar de segunda clase.. y Control de Reservas. Comité Aptitud Psicofísica.. inscritos y citados. Expedición Tarjeta Militar. Recaudo de CCM y Derechos de laminación. aptos para ser incorporados inhábiles y exentos para clasificados. clasificados con CCM calculada.
PROCESO: Código Proceso: PR-A-JEM-JEREC-019 Versión: 3 Fecha de emisión: 2013-05-30 Pág. 3 de 5 LIDER DEL PROCESO: Jefe de, y Control Reservas, Oficial de Responsable Salidas del Cliente actividad Proceso Interno Externo *Plan R de 8. Incorporar soldados: ingreso de los ciudadanos aptos seleccionados para prestar servicio militar en las Unidades del Ejército. Procedimiento Definición Situación Militar.. Soldados incorporados con destino a las Unidades del Ejército. Unidades. Registro Hoja de inscripción RM3. Actas de entrega a Unidades. H 9. Realizar Grabación de datos de soldados incorporados en el Sistema de Información de SIIR, de las actas de entrega de los soldados incorporados a las Unidades. Mapa de Riesgos 10. Gestionar los riesgos Indicadores de Gestión Plan de acción V 11. Autoevaluar la gestión del proceso. SIIR actualizado Riesgos gestionados Balance Scorecard Administración de personal Gestión de Calidad Planeación
PROCESO: Código Proceso: PR-A-JEM-JEREC-019 Versión: 3 Fecha de emisión: 2013-05-30 Pág. 4 de 5 LIDER DEL PROCESO: Jefe de, y Control Reservas, Oficial de Responsable Salidas del Cliente actividad Proceso Interno Externo Inspección y Auditorias Planes, metas y objetivos Informes (Gestión, Contraloría, Inspección y/o Auditorias), Resultados Indicadores V A 12. Autoevaluar los controles del proceso 13. Tomar Acciones correctivas, preventivas y de mejora Informes de Gestión Acciones correctivas Preventivas y de Mejora Planes de mejoramiento Gestión de Calidad Gestión de Calidad Inspección y Auditorías Contraloría
PROCESO: Código Proceso: PR-A-JEM-JEREC-019 Versión: 3 Fecha de emisión: 2013-05-30 Pág. 5 de 5 LIDER DEL PROCESO: Jefe de, y Control Reservas, Oficial de Documentos Relacionados Ver Listado Maestro de Documentos Ver Tabla de Retención Documental NTCGP 1000 / ISO 9001 4.1 Requisitos generales. 4.2.3 Control de documentación. 4.2.4 Control de registros. 6.2 Talento humano 7.1 Planificación de prestación del servicio. 7.5 Prestación del Servicio 8.1 Medición, Análisis y Mejora. 8.2 Seguimiento y medición. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora. Requisitos Legales MECI 1000:2005 Ver Normograma 1. Subsistema de Control estratégico. 2. Subsistema de Control de Gestión. 3. Subsistema de Control de Evaluación. Registros Relacionados Recursos Indicadores Riesgos/Controles Ver Listado Maestro de Registros Ver Tabla de Retención Documental Recursos Humanos, financieros y tecnológicos Ver Informe de Gestión Plan de Acción Ver Mapa de Riesgos