Versión: 03 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: LOGÍSTICA CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos institucionales, legales y la documentación del subproceso. La aprobación de los requerimientos de apoyo logístico para préstamos de salas y equipos audiovisuales para realización de actividades académicas, presenciales o virtuales, dependerá de la disponibilidad de los recursos y de las actividades previamente programadas. Los equipos audiovisuales prestados a los empleados, deben ser instalados por los auxiliares de Audiovisuales, comprobando el funcionamiento de lo instalado. Cuando se trate de préstamos de equipos para actividades fuera de la Universidad, se debe dar cumplimiento a lo establecido por el subproceso de Activos Fijos para el traslado de equipos y estos serán entregados al solicitante o su representante. El uso, conservación y custodia de los equipos audiovisuales entregados en calidad de préstamo a los procesos académico-administrativo, será responsabilidad del organizador de la actividad. La asignación de auditorios y salas de audiovisuales, dependerá de la cantidad de asistentes y la condición de formalidad de la actividad a realizar. Las reservas para aulas y equipos audiovisuales, deben realizarse con mínimo 1 hora de anterioridad y máximo quince (15) días de anticipación. El tiempo máximo de préstamo de las salas de audiovisuales es de cinco horas, y mínimo de una (1) hora; en caso de requerirse el préstamo por un mayor tiempo, se deberá enviar un correo a logística solicitando el espacio, quienes analizarán y darán respuesta de acuerdo a la disponibilidad. A partir de la 4:50 p.m. del día viernes, las salas de Audiovisuales son asignadas a Especializaciones y Maestrías. Las salas de audiovisuales están disponibles para los procesos académicoadministrativos y para los estudiantes, siempre y cuando un empleado se responsabilice de la solicitud. Los préstamos de equipos audiovisuales a los estudiantes, se realizarán a los monitores de curso, previa autorización del docente o coordinador de programa,
Versión: 03 Página 2 de 7 esta condición solo aplica para la sede de Bucaramanga, en las sedes de Cúcuta y Valledupar no se hacen préstamos de equipos audiovisuales a los estudiantes. EL servicio de administración de salas audiovisuales, no aplica para el campus de Valledupar. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: contar con la disponibilidad de los recursos y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Recepción de Solicitudes La solicitud de asignación de salas y equipos audiovisuales para la academia, debe realizarse por parte del docente, director o coordinador del programa, ingresando al aplicativo GALILEO con su usuario y contraseña asignada, indicando fecha y hora, duración de la actividad, motivo de la reserva. En caso que el docente requiera préstamo de salas o equipos audiovisuales por fuera de sus horarios de clase, deberá enviar correo electrónico a haciendo la solicitud. Unidades académicoadministrativo s 1 Registro en el aplicativo Correo Electrónico Para todos los casos el préstamo de auditorios, se solicita por correo electrónico, enviado mínimo con dos (2) días de anticipación preferiblemente antes del evento.
Versión: 03 Página 3 de 7 P Los procesos y/o subprocesos administrativos efectúan la solicitud de salas audiovisuales, auditorios o equipos audiovisuales, mediante correo electrónico enviado al subproceso de logística con un día (1) de anticipación preferiblemente e indicando las condiciones del servicio solicitado. Atención de la solicitud Ingresada la solicitud de préstamo de sala de audiovisuales o equipos audiovisuales por parte del docente, director o coordinador del programa, esta quedará aprobada una vez el aplicativo GALILEO, verifique la programación previa o disponibilidad de equipos. Auxiliar de 1 Registro en el sistema de información Correo electrónico H Para el caso de las solicitudes realizadas por el personal administrativo, se verificará en el sistema la programación y disponibilidad y por correo electrónico se dará respuesta a la solicitud y el auxiliar de logística registra la solicitud en el aplicativo GALILEO. Si no hay salas disponibles, se presta el servicio utilizando aulas de clases, dotadas con el equipo audiovisual requerido. La asignación de auditorios se realiza, dependiendo de la disponibilidad, oportunidad de la solicitud, número de asistentes, tipo de evento. Además de estos criterios, se tendrá en cuenta el objetivo del evento, el cual priorizará un criterio sobre el otro, para el préstamo del auditorio.
Versión: 03 Página 4 de 7 Ejecución evaluación servicio y del En el horario definido se hace entrega de lo solicitado. Se verifica el funcionamiento de los equipos en presencia del responsable del recibo. La apertura de las salas de audiovisuales o de los auditorios para ingreso de los asistentes, debe realizarse una vez el solicitante o su representante esté presente. Auxiliar de 1 Correo Electrónico Registro en el sistema Control préstamos salas y equipos audiovisuales LOG-FT-012-UDES H Finalizado el tiempo autorizado, el auxiliar de logística recibe previa inspección de las instalaciones y verificación de los equipos y su funcionamiento, si se presenta alguna novedad se informa al solicitante con copia al jefe inmediato y al líder de logística para su respectiva gestión. Al hacer entrega de los equipos o salas de audiovisuales, se registrará en el formato de control la entrega de los mismos y una vez finalizado el servicio, se registrará el cierre y se le solicitará al usuario que realice la calificación del servicio. V Verificación de resultados Con los resultados de la evaluación de los servicios, el índice de ocupación de las salas de audiovisuales y préstamo de equipos y las novedades presentadas, se realiza un informe con los resultados obtenidos y las recomendaciones planteadas y se presenta ante la Dirección Administrativa y las jefaturas administrativas y financiera. Líder de 3 Informe de resultados
Versión: 03 Página 5 de 7 A Toma decisión de A partir de los resultados obtenidos y los lineamientos de la dirección administrativa, se generan los planes de acción respectivos. Líder de 3 Planes de acción FIN
Versión: 03 Página 6 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Wilson Gonzalez Pinto 05/08/2015 01 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Ajuste actividad de Recepción de la solicitud de apoyo logístico. Ajuste actividad y registros de la actividad Atención de la solicitud Wilson Gonzalez Pinto 02 Se elimina temporalmente la actividad Evaluación del servicio por implementación en el aplicativo. 28/09/2016 Actualización del encabezado por inclusión en el logo institucional de la mención Vigilada Mineducación Carmen Guerrero González Coordinadora del SGC-VAF 03 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Se ajusta la denominación del procedimiento Adriana Arelix Acuña Rincón Coordinadora Campus Cúcuta Yoleima González Zequeira Coordinadora Campus Valledupar Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF 04/08/2017
Versión: 03 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 En la actividad Ejecución y evaluación del servicio, se corrige trazabilidad del formato Control préstamos salas y equipos audiovisuales LOG-FT-012-UDES 19/12/2017