Versión: 06 Página 1 de 15 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: CRÉDITO Y CARTERA Líder Nacional del Proceso o Subproceso: JEFE DE CRÉDITO Y CARTERA Líder del Proceso o Subproceso en el Campus: COORDINADOR DE CRÉDITO Y CARTERA PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: efectuar la legalización de los ingresos recibidos por concepto de matrículas, derechos pecuniarios y otros servicios, efectuados por los diferentes medios de pago, y brindar alternativas de financiación para los servicios ofrecidos por la Institución a la comunidad universitaria. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: desde la atención de la solicitud de la comunidad universitaria en cuanto a legalización de ingresos e información de alternativas de financiación hasta la emisión del documento soporte de legalización y gestión de cobro, en los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Secretaría General Dirección Calendario Académico Cronograma Valores de matrícula, derechos pecuniarios, extensión y otros servicios P Realizar la programación de las diferentes actividades del subproceso Plan de Trabajo del subproceso VAF-FT-026-UDES Programación de Actividades Vicerrectoría Administrativa y Comunidad Universitaria Entidades s Dirección
Versión: 06 Página 2 de 15 Atención al estudiante Consejo superior y/o comité financiero Solicitud de descuento CRC-FT-012-UDES Lineamientos y Directrices institucionales Realizar la aplicación de descuentos previa verificación del cumplimiento de requisitos de acuerdo al tipo de descuento solicitado Recibo de matrícula con el descuento aplicado Estudiantes Atención al estudiante Entidades s Estudiante Entidades s Convenios con entidades públicas y privadas vigentes Condiciones de crédito estudiantil Solicitud de información y trámite de créditos nuevos Lineamientos créditos nuevos solicitud Publicación de resultados comités de crédito Documentos soporte del crédito aprobado Soporte de aprobación del crédito H Suministrar información sobre alternativas de financiación de matrícula a través de créditos con entidades financieras y facilitar el trámite para créditos nuevos. Envío de garantías y otros documentos soporte al Legalización del crédito nuevo aprobado Registro adjudicación del crédito en la página del Listado de Aprobación de créditos entidades financieras Relación de garantías enviadas y guía de la transportadora designada. Habilitación del estudiante en el Sistema SIGA UDES para Factura de crédito matrícula académica Estudiantes Entidades s Admisiones y Registro Académico
Versión: 06 Página 3 de 15 Entidades s Listado de Aprobación de créditos entidades financieras Estudiantes Entidades públicas y privadas en convenio con la Institución Procesos UDES Soporte de aprobación del crédito Documentos para renovación créditos Documentos y garantías para aprobación de créditos directos Convenio Listado de beneficiarios Carta de aprobación del crédito de la entidad Contratos H Facturación a crédito por concepto de matrículas, pecuniarios y otros servicios Registro en el sistema de información contable Registro en el Sistema SIGA-UDES habilitación del estudiante Estudiantes Procesos UDES Dirección Vicerrectoría de Docencia Sistemas de Información Información del concepto a facturar Archivo de base de datos de clientes y servicios publicados en la web Resoluciones de giro Realizar la legalización de recaudos según su medio de pago. Registro contable en el Sistema de Información Arqueo diario Estudiante Talento Humano Descuentos por nómina Talento Humano
Versión: 06 Página 4 de 15 Informe de recaudos Estudiante Tarjeta de Crédito, tarjeta débito, pagos en línea, cheques de gerencia, recibo con código de barras, consignaciones Sistema Nacional de Recaudo SNR, desembolsos entidades financieras, públicas o privadas en convenio. H Entidades s Archivos ASOBANCARIA planos Tesorería Soporte de transferencia de divisas Sistema de Información Contable y Otros recaudos a favor de terceros- Congelación abono a matrícula Atención al estudiante Respuestas del Comité asuntos Estudiantiles CAE. Correo electrónico Efectuar el trámite de los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles (congelación, reintegros de dinero) Factura de devolución del dinero y sus soportes Nota crédito para congelación Tesorería Jefatura Administrativa y
Versión: 06 Página 5 de 15 Crédito y cartera (módulo de Registros contables facturación y cartera realizados en un periodo del Sistema de determinado información) Procesos UDES Entidades en Convenio Entidades s Solicitudes de Información H Integración al módulo contable de las imputaciones realizadas desde los módulos de facturación y cartera Organización de la información autorizada Nota interna remisión de casos tramitados Actualización de la información contable en el sistema de información Informe solicitado Procesos UDES Entidades en Convenio Entidades s Reporte de cartera V Realizar la verificación y seguimiento del estado de la cartera Informe de resultado de la verificación Reportes de cartera morosa Correo electrónico seguimiento cartera pendiente Datacrédito, abogados externos Procesos UDES Entidades s Dirección Sistemas de Información Reporte de recaudo de bancos Realizar la verificación de la contabilización diaria Movimiento diario de Facturación y Cartera Jefatura administrativa financiera y
Versión: 06 Página 6 de 15 Registros Sistema de Información Reporte de errores e inconsistencia Ofimática CRC-FT-009-UDES Sistemas de Información PCI V Efectuar el seguimiento a los estudiantes nuevos que no han pagado matricula Auditoría Informe de Auditoría Verificación del cumplimiento de requisitos Plan de Trabajo del Subproceso VAF-FT-026-UDES Verificación del cumplimiento del Plan de Trabajo del subproceso Informe de pago de matrículas estudiantes nuevos Informe de Auditoría Informes de revisión del cumplimiento de las actividades planeadas, aplicación de los controles y análisis de resultados Mercadeo Institucional Dirección Vicerrectoría Administrativa y Reportes e Informes de verificación Realizar ajustes al Sistema de información Registro en el sistema de información Informes de verificación del cumplimiento del Plan de Trabajo del subproceso Informes de Auditoría A Analizar las causas para determinar acciones de mejora Definir el plan de acción Registro del Plan de Acción en el aplicativo de administración del SGC-VAF Dirección Vicerrectoría Administrativa y
Versión: 06 Página 7 de 15 Dirección Autorización castigo de cartera Realizar registro contable por cartera castigada Registro en el sistema de información RECURSOS Talento Humano REQUISITOS Normatividad Legal y Reglamentaria SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SUBPROCESO Líder del subproceso: Profesional en Ciencias Administrativas y/o Contables. Conocimientos en NIIF. Manejo de Herramientas Ofimáticas. Experiencia en manejo de personal. Mínimo de 3 a 5 auxiliares en el Campus para funciones de: secretariado del subproceso, responsables de la ejecución de las áreas del subproceso: caja, créditos nuevos y renovación, archivo de gestión. Normatividad vigente en materia contable y tributaria tales como: Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior Artículos 107, 109, 112 y 122. Decreto 2649 de 1993 Reglamento General de y 2650 de diciembre 30 de 1993 Plan Único de cuentas para comerciantes. Ley No.1314 del 13 julio 2009 Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia. Resolución 20434 del 28 de octubre de 2016: Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con la administración de la información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) y el reporte de información sobre el incremento de derechos pecuniarios, y se deroga la Resolución No.12161 de 2015. Reglamento De Crédito Educativo, Acuerdo 029 junio 20 de 2007. Ver Tabla de Identificación y Valoración de Riesgos
Versión: 06 Página 8 de 15 Se requiere con conocimientos administrativos y/o contables. Manejo de herramientas ofimáticas. Coordinador Crédito de Tecnólogo en Ciencias Administrativas y/o Contables manejo de herramientas ofimáticas, habilidades en atención al público Infraestructura Física y Tecnológica Oficina con espacio suficiente para disposición de los puestos de trabajo del personal asignado, área para atención al público. Equipo de cómputo con tecnología actualizada para cada puesto de trabajo, Modificación Reglamento Crédito Educativo y otras disposiciones; Acuerdo 006, abril 18/12. LEY 1266 del 31 de diciembre de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y se dictan otras disposiciones. Decreto 1377 de 2013, Reglamentario de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Normatividad institucional aplicable al subproceso Documentación del SG-SST Reglamento Interno de Trabajo UDES Consejo Superior Acuerdo 005 del 6 de diciembre de 2013 Por el cual se crean estímulos a la excelencia académica y administrativa y se aprueba el reglamento de descuentos y becas del Comité de Asuntos Estudiantiles Consejo Superior Acuerdo 004 del 21 de diciembre de 2016, por el cual se modifica el Acuerdo 005 del 6 de diciembre de 2013. Consejo Superior Acuerdo por el cual se fija el incremento de las matrículas y derechos pecuniarios correspondiente a la vigencia. REG-PI-001-UDES Políticas de Tratamiento de Datos Personales VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales VAF-MN-002-UDES Manual de Responsabilidades y Funciones VAF-PR-001-UDES Procedimiento de producto no conforme VAF-PR-002-UDES Procedimientos control de Documentos y Registros Ver Listado de Indicadores en el aplicativo de administración del SGC-VAF
Versión: 06 Página 9 de 15 impresora láser multifuncional, teléfonos IP y muebles para archivo. Escáner para digitalización de documentos. Sistemas de Información: Sistema de Información contable, office, acceso a internet. Ambiente de Trabajo Buena iluminación y aire acondicionado Recursos Económicos Asignación presupuestal anual VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora VAF-PR-005-UDES Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones VAF-PR-006-UDES Procedimiento de Gestión del Cambio VAF-PR-007-UDES Procedimiento de Gestión del Riesgo GED-IN-002-UDES Instructivo de Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y comunicaciones GED-IN-004-UDES Instructivo de Documentos Académico Administrativos CRC-PR-001-UDES Desembolsos CRC-PR-002-UDES Devolución de dineros para los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CAE CRC-PR-003-UDES Legalización de pagos y abonos diferentes a cartera CRC-PR-004-UDES Renovación de Crédito CRC-PR-005-UDES Descuentos CRC-PR-006-UDES Crédito Nuevo CRC-IN-001-UDES Crédito nuevo CRC-IN-002-UDES Renovación Créditos CRC-IN-003-UDES Legalización Matrícula Crédito CRC-IN-004-UDES Desembolsos por adjudicación y renovación de créditos CRC-IN-005-UDES Conciliación CRC-IN-006-UDES Trámite créditos directos y avalados por FENALCO CRC-IN-007-UDES Control y seguimiento de cartera
Versión: 06 Página 10 de 15 CRC-IN-008-UDES Legalización de pagos por matrículas, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a cartera diferentes a CRC-IN-009-UDES Aplicación de Descuentos, Atención de solicitudes de plazo y exoneración de recargo CRC-IN-010-UDES Devolución de dinero para los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CAE CRC-IN-011-UDES Ajustes Contables por Conceptos de Congelación, Descongelación y otros conceptos CRC-IN-012-UDES Integración Módulos de Facturación y Cuentas por Cobrar cartera, CRC-IN-013-UDES Generación de Informes del Sistema Ofimática CRC-GU-001-UDES Guía para descargar archivos portal Banco de Bogotá Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. 6.3 Planificación y control de cambios. 7. APOYO 7.1.6 Conocimientos de la Organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma de Conciencia.
Versión: 06 Página 11 de 15 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios. 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión del servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control de las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. MEJORA 10.1 Generalidades. 10.2 No conformidades y acciones correctivas. 10.3 Mejora continua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS Proyecto educativo institucional Plan de Desarrollo Calendario académico VAF-MN-001-UDES Manual de Calidad VAF-PR-004-UDES Procedimiento de Auditorías VAF-PG-002-UDES Programa de Auditorías VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y Pagos LOG-RG-001-UDES Reglamento de Sala de Audiovisuales CRC-FT-002-UDES Consentimiento Informado CRC-FT-004-UDES Compromiso pago de matrícula CRC-FT-005-UDES Información Solicitud de Crédito CRC-FT-006-UDES Legalización del pago manual CRC-FT-008-UDES Planilla Liquidación Crédito Directo CRC-FT-009-UDES Reporte de Errores e Inconsistencias en Ofimática CRC-FT-010-UDES Requisitos para Renovación Crédito CRC-FT-012-UDES Solicitud de Descuento
Versión: 06 Página 12 de 15 GED-GU-001-UDES Guía Uso Adecuado del Papel ACF-GU-001-UDES Guía de Activos Fijos para el Usuario DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos SEI-PR-003-UDES Respaldo y Restauración de la Información CRC-FT-013-UDES Autorización de Consulta y Reporte a Centrales de Información CRC-FT-014-UDES Solicitud de Crédito Directo GED-FT-015-UDES Nota interna VAF-FT-013-UDES Control de Llamadas VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo Cronograma de Actividades Resoluciones de Giro Extracto Bancario Conciliación Resoluciones de Giro Correo electrónico Registros del sistema de información: documentos contables Solicitud Caso CAE Reporte diario de Facturación y Cartera Archivo de prueba de integración contable Orden de Matrícula Informes
Versión: 06 Página 13 de 15 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. 24/04/2014 01 Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/2014 Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección 02 Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad 09/04/2015 Se Incluyen unos registros. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna
Versión: 06 Página 14 de 15 03 Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF Versión 03. 12/08/2015 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se ajustan proveedores, entradas actividades y salidas en el Hacer. 05 Se elimina la entrada Arqueo de caja y se incluye Informe diario de facturación y cartera en el Verificar. Se actualiza el encabezado por la aplicación de la mención Vigilancia Mineducación Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF 28/09/2016
Versión: 06 Página 15 de 15 06 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015 y lineamientos Institucionales Sandra Carolina Villamizar Bohórquez Coordinadora de Campus Cúcuta Lizeth Lorena Camargo Chinchia Coordinadora de Campus Valledupar 05/10/2017 Carmen E. Guerrero González Coordinadora de Calidad SGC-VAF