Título: Informatización de la Gestión del Capital Humano en el CITI. Procesos: Reclutamiento, Selección y Contratación

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1 INSTITUTO SUPERIOR POLITÉCNICO JOSÉ ANTONIO ECHEVERRÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Título: Informatización de la Gestión del Capital Humano en el CITI. Procesos: Reclutamiento, Selección y Contratación Trabajo de diploma para optar por el título de Ingeniería en Informática Presentado por: Luis Grabiel Maillo Mariño (lmaillo@ceis.cujae.edu.cu) Tutores: Ing. Yuliet Espinosa Cruz (yespinosa@udio.cujae.edu.cu) Ing. Jorge Vega Pérez (jvega@udio.cujae.edu.cu) Colaborador: Ing. Juan Carlos Gras (jgras@udio.cujae.edu.cu) La Habana, Junio 2011

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4 AGRADECIMIENTOS A mis tutores Yuliet Espinosa Cruz y Jorge Vega Pérez por transmitirme los conocimientos necesarios para el desarrollo de este trabajo y por ayudarme en todo lo que pudieron. En especial a Yuliet desde hoy tienes a un amigo en mí, nunca dudes en buscarme para lo que te haga falta de todo corazón gracias. A todos los profesores que he tenido a lo largo de toda la carrera y en mi grupo de trabajo, en especial a Vanesa Dánae por ser más que una profesora, la considero mi amiga. A mis compañeros del grupo por los momentos que pasmos juntos, en especial a Darién Guilarte, Daniel Isalguez, Julio Carmelo y a mis hermanos Raul Dias y Liban Jorrin. Todos contribuyeron de una forma u otra en mi graduación. En fin, a todos los que han sido parte de este trabajo, gracias.

5 Dedicatorias A mi padre por ser un fuerte ejemplo a seguir a lo largo de mi vida, y a la mejor de todas las madres Marielena por hacer posible mi existencia y permanencia en este mundo y en esta escuela. A mi hermana Susel por darme todo su apoyo en todo momento y todo lo que estuvo a su alcance para que saliera adelante. A mi primo Guillermo por estar pendiente de mi situación y darme ánimo en momentos difíciles. A la persona más majadera que he conocido en toda mi vida Mileydis Bacot Valdespino, gracias por estar para las cosas más feas y siempre darme ánimos. A todos los que me quieren y pensaron siempre que este día llegaría, gracias por todo, de todo corazón.

6 Resumen En la actualidad muchas organizaciones, con el objetivo de obtener mayor rendimiento y eficiencia en la gestión de sus actividades, enfocan su diseño empresarial a procesos de negocio, que puedan ser gestionados a través de tecnologías orientadas a este fin. El proceso de Gestión Capital Humano representa uno de los más importantes para lograr el éxito de cualquier organización, pues constituye la base de su desempeño. El presente trabajo se desarrolla en el Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas y se enmarca en el estudio de la Gestión del Capital Humano en dicho centro. Este representa un proceso estratégico que respalda el cumplimiento de los objetivos empresariales. Está compuesto por ocho subprocesos: Reclutamiento y Selección, Administración del Capital Humano, Organización del Trabajo, Formación y Desarrollo, Planificación y Evaluación del Desempeño, Tratamiento Estudiantil, Compensación Laboral, Seguridad y Salud del Trabajo. De ellos son abarcados elementos de los dos primeros. El Planificador de Recursos Empresariales etes contiene funcionalidades que dan soporte a un conjunto de requisitos del proceso, no obstante existen algunos importantes que no se encuentran reflejados. Debido a esto resulta necesaria la realización de módulos adicionales, enfocados a servicios web, que lo informaticen totalmente y extiendan así las bondades del sistema, garantizando la flexibilidad y reutilización de las funcionalidades implementadas. Además los procesos son desplegados mediante herramientas orientadas a la Gestión de Procesos de Negocio, lo que brinda una solución más completa y robusta, al facilitar la monitorización de los módulos desarrollados y la integración de estos con otras aplicaciones empresariales. Palabras Claves: Gestión de Capital Humano, Gestión de Procesos de Negocio, Arquitectura Orientadas a Servicios

7 Summary Currently many organizations have an objective to get more performance and efficiency managing its activities, focusing its business design to business processes, allowing to be managed through technologies designed for this purpose. The Human Capital Management process is one of the most important for the success of any organization, which constitutes the basis of their performance. This work was developed in the Integrated Technology Research Complex (CITI) and be framed of the study of Human Capital Management of it. This represents a strategic process that supports accomplishment of organizational objectives, and it consists of eight subprocess like: Recruitment & Selection, Human Capital Management, Work Organization, Training and Development, Planning and Performance Evaluation, Treatment Student, Worker's Compensation, Occupational Safety and Health Administration. Two of them, will be analysis in this study, generating business process of first two. The system etes, an Enterprise Resource Planning (ERP) contains features that respond to a set of requirements of previous processes; however there are some others that are not reflected in it. Further, is necessary to have additional modules, focusing on web services, which fully computerize and expand the benefits of the system, allowing flexibility and reuse of the functionalities implemented. With the aim of providing a more complete and robust solution, it was decided to model and orchestrate business processes through Business Process Management (BPM) facilitating the monitoring of the developed modules and integration of these with other legacy systems. With the aim of providing a more complete and robust solution, it was decided to model and orchestrate business processes through Business Process Management (BPM) allowing to facilitated the monitoring of the developed modules and integration of these with other legacy systems. Key Words: Human Capital Management, Business Process Management, Services Oriented Architecture

8 Índice Introducción... 1 Capítulo 1: Fundamentos teóricos Introducción Descripción de la organización Gestión de Capital Humano (GCH) en las organizaciones GCH en el CITI Flujo de procesos de la GCH en el CITI Análisis de la situación tecnológica actual Sistemas automatizados vinculados al campo de acción Gestión de Procesos de Negocio (BPM) en las organizaciones Procesos de negocio Fases del ciclo de vida de BPM Estándares de BPM Sistemas de Gestión de Proceses de Negocio (BPMS) BPMS BizAgi Integración de los BPMS con otras aplicaciones Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) Los servicios web como estructura de una SOA Estándares para el desarrollo de servicios web Herramientas y tecnologías.net para el desarrollo de servicios web El papel del Bus de Servicios Empresariales (ESB) para la integración de aplicaciones orientadas a servicios Combinación de SOA y BPM Conclusiones Capítulo 2: Modelación del Negocio Introducción Reglas del negocio a considerar Descripción de los actores del negocio Descripción de los trabajadores del negocio Diagrama de Casos de Uso (CU) del negocio Descripción de los CU del negocio Diagramas de actividades por CU Modelo de objetos del negocio Conclusiones Capítulo 3: Modelación del sistema Introducción Actores del sistema Descripción de los requisitos funcionales Diagrama de CU del sistema Descripción de los CU del sistema Definición de los requisitos no funcionales Conclusiones Capítulo 4: Descripción de la solución propuesta Introducción Definición de la arquitectura Patrones de diseño Diagrama de clases de los servicios diseñados Diseño de la base de datos Descripción de los procesos de negocio Definición del modelo de datos de los procesos Definición y creación de formularios Ejecución de los procesos Definición de indicadores del proceso Modelo de despliegue de la solución... 68

9 4.8. Conclusiones Capítulo 5. Estudio de factibilidad Introducción Planificación basada en CU Cálculo de los puntos de CU sin ajustar Calcular los puntos de CU ajustados Calcular el Esfuerzo de desarrollo Estimación del tiempo de desarrollo del proyecto Estimación del costo de desarrollo del proyecto Beneficios tangibles e intangibles Análisis de costos y beneficios Conclusiones Conclusiones Recomendaciones Referencias Bibliográficas Glosario de siglas y términos Índice de Tablas Tabla 2. 1 Actores de la GCH en el CITI Tabla 2. 2 Trabajadores de la GCH en el CITI Tabla 2. 3 Descripción del CU Solicitar Capital Humano Tabla 2. 4 Descripción del CU Proponer Movimiento de Cuadro Tabla 2. 5 Descripción del CU Reclutar Candidatos Tabla 2. 6 Descripción del CU Seleccionar Candidato Tabla 2. 9 Descripción del CU Realizar Contrato de Trabajo Tabla 3. 1 Descripción de los actores del sistema Tabla 3. 2 Descripción del CU Realizar solicitudes de capital humano Tabla 3. 3 Descripción del CU Realizar propuestas de movimiento de cuadros Tabla 3. 4 Descripción del CU Gestionar candidatos Tabla 3. 5 Descripción del CU Gestionar empleados Tabla 3. 6 Descripción del CU Analizar procedencia Tabla 3. 7 Descripción del CU Aprobar candidato idóneo Tabla 3. 8 Descripción del CU Gestionar contratos Tabla 3. 9 Descripción del CU Notificar resultados de procesos Tabla 4. 1 Formularios principales del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Tabla 4. 2 Formularios principales del proceso Realizar Propuesta de Movimiento de Cuadros Tabla 4. 3 Formularios principales del proceso Realizar Contratación de Capital Humano Tabla 5. 1 Factor de Peso de los Actores sin ajustar Tabla 5. 2 Factor de Peso de los CU sin ajustar Tabla 5. 3 Factor de Complejidad Tabla 5. 4 Factor Ambiente Tabla 5. 5 Estimación del esfuerzo Tabla 5. 6 Resumen de valores Índice de Figuras Figura 1. 1 Fases del ciclo de BizAgi para la Gestión de Procesos de Negocio Figura 1. 2 Tendencias de las TI en la creación de las empresas orientadas a servicios Figura 2. 1 Diagrama de CU de Negocio de Contratación de CH Figura 2. 2 Diagrama de CU de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH Figura 2. 3 Diagrama de actividades CU Proponer Movimiento de Cuadro... 32

10 Figura 2. 4 Diagrama de actividades CU Solicitar Capital Humano Figura 2. 5 Diagrama de actividades CU Reclutar Candidatos Figura 2. 6 Diagrama de actividades CU Seleccionar Candidatos Figura 2. 9 Diagrama de actividades CU Realizar Contrato de Trabajo Figura Modelo de Objetos de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH: Solicitar Capital Humano Figura Modelo de Objetos de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH: Proponer Movimiento de Cuadro Figura Modelo de Objetos de Negocio de Contratación de CH Figura 3. 1 Diagrama de CU del sistema. Vista Figura 3. 2 Diagrama de CU del sistema. Vista Figura 3. 3 Diagrama de CU del sistema. Vista Figura 3. 4 Diagrama de CU del sistema. Vista Figura 4. 1 Arquitectura en capas de la solución propuesta Figura 4. 2 Diagrama de clases de los servicios implementados Figura 4. 3 Modelo lógico de los datos Figura 4. 4 Modelo físico de los datos Figura 4. 5 Proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Figura 4. 6 Proceso Reclutar Candidatos Figura 4. 7 Proceso Seleccionar Candidato Idóneo Figura 4. 8 Proceso Realizar Movimiento de Cuadro Figura 4. 9 Proceso Realizar Contratación de Capital Humano Figura Modelo de datos del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Figura Formulario de inicio del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Figura Formulario para registrar los datos de una solicitud de capital humano Figura Formulario para seleccionar el cargo de una solicitud de capital humano Figura Formulario para seleccionar los datos del cargo solicitado Figura Formulario de verificación de datos de la solicitud de capital humano Figura Definición de métricas para el monitoreo del PN Realizar Solicitud de Capital Humano Figura Dimensión Datos Correctos Figura Dimensión Área de la solicitud Figura Dimensión Solicitante Figura Diagrama de despliegue de la solución... 69

11 Introducción Hoy en día muchas organizaciones enfocan su diseño empresarial a la Gestión de Procesos de Negocio (BPM, siglas en inglés) con el objetivo de obtener mayor rendimiento y eficiencia en la ejecución de sus actividades. Dentro de esto, el éxito de toda organización depende de una serie de factores, en su mayoría referidos al proceso de Gestión Capital Humano (GCH) [Oficina_Nacional_de_Normalización, 2006]. El Capital Humano (CH) es el conjunto de capacidades, conocimientos, habilidades, motivaciones, actitudes y valores de los trabajadores. Este representa el recurso principal y decisivo de una empresa. La GCH se basa en actividades para dirigir y controlar una institución, que permitan materializar la política laboral. Se aplican con la participación activa y efectiva de los trabajadores en la planificación, organización y dirección, que determinan o inciden en el desempeño de la empresa [Oficina_Nacional_de_Normalización, 2006]. Según premisas internacionales la GCH es la gestión del personal que trabaja en las empresas con un fin estratégico y la formación intangible que se expresa en las competencias adquiridas por dichas personas (conocimientos, habilidades, actitudes, etc.). El CH es el recurso competitivo más importante, su formación es una inversión y no un costo [ISO_10019, 2005]. En Cuba, para garantizar la implementación de un Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano (SGICH), en función de lograr un desempeño laboral superior de los trabajadores y las organizaciones, deben cumplirse un conjunto de premisas. La GCH debe contemplar estrategias y objetivos, métodos, sistemas y procedimientos de trabajo, documentación y registros relacionados con estas actividades. Además se rige por competencias laborales, organización del trabajo, selección e integración de los trabajadores a la organización, capacitación y desarrollo, estimulación moral y material, seguridad y salud en el trabajo, comunicación institucional, autocontrol del SGICH y administración. Todas estas premisas sirven de guía o patrón de orientación para que cada organización diseñe e implemente su propio SGICH [ISO_10019, 2005]. El Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI) surge bajo estos paradigmas a partir de la coordinación entre el Ministerio del Interior (MININT) y el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (ISPJAE). Este centro pretende convertirse en una organización de referencia en la GCH. Para la definición de dicho proceso se tuvieron en cuenta las premisas antes mencionadas, por lo que quedó compuesto por un conjunto de subprocesos, según las funciones relacionadas, que presentan estrecha relación entre ellos. Estos son: Organización del Trabajo, Administración del CH, Reclutamiento y Selección, Seguridad y Salud del Trabajo, Tratamiento 1

12 Estudiantil, Planificación y Evaluación del Desempeño, Compensación Laboral, Formación y Desarrollo. Debido a la complejidad y elevado número de requisitos identificados en los diferentes subprocesos, en este trabajo de diploma se abarca el subproceso de Reclutamiento y Selección y la Contratación dentro de Administración del CH. En la actualidad el CITI cuenta con el Planificador de Recursos Empresariales (ERP, siglas en inglés) etes que se encarga del inventario de personal. Esta herramienta solo garantiza el cumplimiento de un subconjunto de los requisitos de varios subprocesos mientras que de otros no satisface ninguno. De los abarcados en este trabajo, el etes no contempla funcionalidades relacionadas con el Reclutamiento y la Selección de CH, a pesar de ser un aspecto de gran importancia ya que permite la obtención del personal idóneo y necesario para la realización de las actividades en la organización. Respecto a la Contratación, este sistema garantiza las funcionalidades básicas para llevar a cabo la contratación de CH según las necesidades de la plantilla de la entidad; sin embargo, la existencia de personal procedente de diferentes lugares, como profesores de la CUJAE y colaboradores de otras instituciones, requiere la realización de tipos de contrato diferenciados, según particularidades de la empresa, que no se encuentran reflejadas en esta herramienta. En la entidad, además del etes, se encuentran otras herramientas para gestionar los distintos procesos de negocios existentes, entre ellas el TFS y el TeamSoft. El proceso de GCH brinda y utiliza información y funcionalidades que se relacionan con estos sistemas. Por ejemplo, se encuentra la bolsa de CH que se utiliza en el TFS para asignar personal a los diferentes proyectos de investigación. El TFS solicita personal con competencias específicas para la confección de los proyectos. Por su parte, el TeamSoft utiliza algunas funcionalidades con el mismo fin que el TFS para gestionar personal competente para jefes de proyectos. Estas aplicaciones no se encuentran integradas, por lo que resulta difícil la reutilización de funcionalidades y el intercambio de información entre ellas. Esto provoca que la gestión de información resulte bastante engorrosa, lo que trae consigo la redundancia y desactualización de los contenidos existentes, impidiendo brindar a los usuarios aquellos necesarios para la realización de sus tareas cotidianas en el momento adecuado. En el CITI no se cuenta con mecanismos que permitan a los directivos conocer el estado de ejecución en que se encuentran los procesos; así como llevar un control de los indicadores de estos. La falta de dichas funcionalidades influye negativamente en la efectividad de la toma de decisiones, lo que implica un obstáculo para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. 2

13 A partir de esta Situación Problemática se identificó el siguiente Problema a Resolver: Cómo proveer al CITI de una herramienta que permita llevar a cabo los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación dentro de la GCH, de manera que se garantice la integración flexible con el resto de las aplicaciones existentes, la reutilización de funcionalidades y la monitorización de los procesos que se ejecutan. El Objetivo General que persigue este trabajo es: Informatizar los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación dentro de la GCH en el CITI, de manera que se garantice la integración flexible con el resto de las aplicaciones existentes, la reutilización de funcionalidades y la monitorización de procesos. Para cumplir el objetivo general se trazaron los siguientes Objetivos Específicos: 1. Identificar los requisitos de los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación que actualmente no son cubiertos por el etes ni el resto de las aplicaciones existentes en la organización. 2. Definir una arquitectura para la solución que permita la reutilización de las funcionalidades, la integración flexible con las aplicaciones existentes y la monitorización de los procesos. 3. Implementar las funcionalidades que garanticen el cumplimiento de los requisitos identificados para los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación en el CITI. 4. Validar la solución propuesta. Con el fin de concretar todos los objetivos específicos se trazaron las siguientes Tareas: 1. Identificar las tendencias, tecnologías y herramientas existentes que son utilizadas para el desarrollo y despliegue de aplicaciones orientadas a servicios y con enfoque BPM. 2. Seleccionar las tecnologías y herramientas necesarias para la informatización del proceso de GCH en el CITI. 3. Asimilar la suite BPM BizAgi, para el despliegue de los Procesos de Negocio (PN) correspondientes a la GCH en la organización, a partir de las funcionalidades brindadas. 4. Asimilar las tecnologías a utilizar para el desarrollo de los servicios web: Visual Studio 2010yNet Framework 4.0; así como los gestores de base de datos Oracle y SQL Server. 5. Analizar el sistema etes, específicamente el módulo eapayroll. Determinar los requisitos del proceso de GCH que no son cubiertos con las funcionalidades de esta herramienta. 6. Identificar, diseñar e implementar las funcionalidades necesarias para la informatización del proceso de GCH, a través de servicios web, de manera que se garantice la flexibilidad y reutilización de la solución. 7. Desplegar los PN identificados en la GCH, mediante la suite BPM BizAgi. 3

14 8. Integrar la solución propuesta con el resto de las aplicaciones de la organización. 9. Diseñar los casos de prueba para la validación de la solución propuesta. 10. Generar la documentación necesaria para el mantenimiento futuro del sistema y el desarrollo de nuevas funcionalidades. El Objeto de Estudio de este trabajo abarca los procesos de GCH en las organizaciones. El Campo de Acción se centra en el análisis de las actividades que tienen lugar en el proceso de GCH implantado en el CITI, específicamente para el Reclutamiento, la Selección y Contratación de CH. Además incluye el estudio de metodologías, tecnologías y herramientas empleadas para el desarrollo de aplicaciones para la GCH, orientadas a servicios y con enfoque BPM. El Valor Práctico de este trabajo consiste en que, una vez informatizados los procesos de: Reclutamiento, Selección y Contratación, son implementadas funcionalidades ausentes en el etes que brindan solución a los problemas relacionados con la GCH en la entidad, referentes a dichos procesos. De esta manera se garantiza el buen funcionamiento y cumplimiento de los requisitos necesarios para lograr la agilidad en el proceso de obtención del personal requerido para la realización de las actividades en el CITI. Se ofrece una herramienta capaz de brindar soporte, desde el momento en que aparece una necesidad de CH, en cualquier área de la entidad, hasta que es satisfecha exitosamente. Esto ayuda a mantener una plantilla ajustada a los requerimientos de la organización y, en gran medida, a la obtención del personal más idóneo para la realización de las diferentes actividades. La solución implementada a través de tecnologías BPM garantiza un mayor control y eficiencia en la gestión de los procesos; así como la monitorización durante la ejecución de estos por parte de los directivos, lo cual facilita una mejor toma de decisiones. Esto ayuda a dirigir los esfuerzos de la empresa de manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos. La organización se puede adaptar más fácil a los repentinos cambios del mundo empresarial, gracias a las tecnologías que presenta y a un CH competente. Este último representa un aspecto clave para el logro del éxito en las instituciones actuales. Por otra parte, gracias a la implementación de servicios web, la solución propuesta permite una fácil integración de la información del negocio dispersa en diferentes sistemas; así como la reutilización de las funcionalidades existentes por otras aplicaciones, independientemente de las plataformas en las que se hayan desarrollado. Con la implantación de una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) se garantiza la interacción e interoperabilidad entre los diversos sistemas informáticos, gracias al empleo de estándares. 4

15 El presente trabajo de diploma logra informatizar un conjunto de requisitos importantes dentro de la GCH en el CITI. A pesar de que el proceso no queda informatizado totalmente, la arquitectura definida para la solución y el trabajo desarrollado y validado, sirven de guía y base para las próximas implementaciones. Constituye un valor importante, tanto para la extensibilidad del sistema en cuanto a mejoras y nuevas funcionalidades identificadas para los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en la organización, como para el resto de los procesos que quedan pendientes a informatización dentro de la GCH y otras áreas en el CITI. 5

16 Capítulo 1: Fundamentos teóricos 1.1. Introducción En este capítulo se abordan los elementos que dan soporte teórico al desarrollo de este trabajo de diploma. Lo primero es dar una breve descripción de la organización donde se desarrolla, la cual utilizará y explotará el fruto de esta labor. Luego se habla del CH, y se describen algunas premisas, tanto en el ámbito nacional como internacional, para la gestión de este. Inmediatamente después se describe el proceso de GCH en el CITI a partir del análisis de cada uno de los subprocesos que se informatizan en el presente trabajo. Le sigue un análisis de la situación tecnológica actual, así como los sistemas vinculados al campo de acción. Por último se realiza un estudio de las tecnologías y herramientas utilizadas para el desarrollo de la solución Descripción de la organización El CITI surge a través de un trabajo coordinado entre el ISPJAE y el MININT. Su misión consiste en desarrollar tecnologías integradas, en interés de la seguridad y el orden interior y en su visión plantea la necesidad de convertirse en una organización de referencia en la GCH. Sustentará el trabajo en la integración de profesionales altamente calificados con estudiantes talentos. Por esta razón la GCH posee marcada importancia, ya que influye en el correcto funcionamiento y logro de la planificación estratégica del complejo [CITI, ] Gestión de Capital Humano (GCH) en las organizaciones El término CH surge en el siglo XVIII cuando teóricos de la economía plantearon la necesidad de estudiar no sólo los factores de tipo técnicos, sino también los valores humanos a la hora de establecer las reglas de buen funcionamiento de una empresa. De tal modo, el CH apareció como uno de los elementos más importantes a tener en cuenta. El mismo es el responsable de ejecutar las tareas y habilidades propias de cada persona en las áreas de la organización. Así, mientras más valioso sea el CH de una empresa (es decir, mientras mejor capacitado o preparado esté el personal para las tareas específicas que le correspondan), mejores serán los resultados de esa institución. El reto del CH es lograr un desempeño laboral superior para alcanzar la máxima eficacia y eficiencia de las organizaciones de producción y servicios para el sostenido desarrollo económico y social de un país [ISO_10019, 2005], [Lazcano & Font, 2010]. En resumen el CH no es otra cosa que el aumento en la capacidad de la producción del trabajo, alcanzada con mejoras en las capacidades de trabajadores. Estas capacidades se adquieren con 6

17 el entrenamiento, la educación y la experiencia. Se refiere al conocimiento práctico, las habilidades adquiridas y las capacidades aprendidas de un individuo, que lo hacen potencialmente importante. En el proceso de GCH intervienen todos los miembros activos de la empresa, entendiéndose por tales: la dirección general con tareas de mando, los asalariados con la negociación de un contrato y los representantes del personal. El proceso abarca la articulación de las funciones sociales y la definición de las políticas del personal, considerando los objetivos de la organización (premisa estratégica), sobre la base del uso de instrumentos administrativos y reglamentarios (premisa logística). Concibe los métodos para conseguir, conservar y desarrollar el CH (premisa operativa) [Oficina_Nacional_de_Normalización, 2006] GCH en el CITI Las peculiaridades de la GCH en Cuba vienen dadas fundamentalmente debido a nuestro sistema socioeconómico y las características del factor humano con que se cuenta en los momentos actuales. La GCH en el CITI se lleva con una mentalidad vanguardia. Este proceso desarrolla, aprovecha y explota las capacidades de todo el personal de la organización, es decir, el CH. La base más importante para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución está inmersa en el correcto uso del CH. El proceso de GCH en el CITI está integrado por un conjunto de subprocesos, que a pesar de haber sido definidos independientemente, según la agrupación de funcionalidades relacionadas, presentan una estrecha relación entre ellos. Estos subprocesos son: Formación y Desarrollo, Compensación Salarial, Planificación y Evaluación del Desempeño y Administración del CH, Tratamiento Estudiantil, Reclutamiento y Selección, Organización del Trabajo y Seguridad y Salud del Trabajo. El presente trabajo abarca la informatización de Reclutamiento y Selección y de la Contratación dentro de Administración del CH Flujo de procesos de la GCH en el CITI Reclutamiento y Selección: Misión: Atraer, identificar y dotar a la organización de CH competente. Flujo de actividades: El subproceso de Reclutamiento y Selección, como su nombre lo indica, consiste en reclutar y seleccionar personal competente para la empresa. Una vez solicitado personal por cualquier área, 7

18 se revisa la bolsa de CH de la organización y el listado de trabajadores actuales en el sistema etes, en aras de solucionar o satisfacer la demanda realizada. La bolsa está conformada por todas aquellas personas que se encuentran prestando servicios en el CITI que no son plantilla y otras que fueron reclutadas anteriormente; mientras que en el etes se registran las personas emplantilladas en la institución. Solamente se recluta personal después de buscar en la bolsa y en el etes y detectar que no se cuenta con personal disponible para satisfacer la solicitud realizada. La selección se lleva a cabo atendiendo la idoneidad de los candidatos existentes. En este subproceso también se contemplan las actividades relacionadas con las solicitudes o propuestas de movimientos de cuadros de la organización. Una propuesta de movimiento de cuadros debe ser realizada por un directivo del CITI y debe contener al menos dos candidatos que sean reservas de cuadros, de los cuales es seleccionado el más idóneo para desempeñar el cargo correspondiente. Administración del CH (Contratación): Misión: Ejecutar las actividades relativas a la contratación de CH en la organización. Flujo de actividades: La contratación de CH en el CITI incluye los aspectos relacionados con la gestión de contratos laborales de los trabajadores de la entidad. Se pueden realizar nuevos contratos de trabajo a candidatos seleccionados a partir de las solicitudes de CH o a trabajadores que son promovidos para un cambio de plaza. Existen dos tipos básicos de contratos: por tiempo determinado y por tiempo indeterminado, los cuales se realizan en dependencia de las necesidades de la organización. Además existe un tipo de contrato por período a prueba que se confecciona para garantizar la evaluación del desempeño de cualquier trabajador que vaya a ocupar un nuevo cargo en la institución. Antes de realizarse un contrato determinado o indeterminado para un puesto de trabajo en cuestión, el trabajador debe haber transcurrido un período a prueba entre 30 y 180 días, demostrando resultados satisfactorios en el desempeño de las actividades correspondientes Análisis de la situación tecnológica actual El CITI cuenta en la actualidad con el ERP etes para el inventario de personal, el cual contiene el módulo eapayroll que brinda las funcionalidades relacionadas con la realización de la nómina. A pesar de contar con este sistema no se garantizan algunos requisitos funcionales dentro del proceso de GCH en la organización. Por ejemplo, para los requisitos del subproceso de Reclutamiento y Selección de CH, no existe ninguna funcionalidad en el etes que les de soporte, 8

19 a pesar de ser un aspecto de gran importancia que permite la obtención del personal idóneo y necesario para la realización de las actividades en la organización. En cuanto a la Contratación, este sistema presenta las funcionalidades básicas para llevar a cabo la contratación de CH según las necesidades de la plantilla de la entidad; sin embargo, al existir personal procedente de diferentes lugares, como profesores de la CUJAE y colaboradores de otras instituciones, se requiere la realización de tipos de contrato diferenciados, que no se encuentran reflejados en esta herramienta. Existen también otras herramientas para gestionar los distintos procesos de negocios existentes en la organización. El TFS, sistema para gestionar el ciclo de vida de los proyectos de investigación. El TeamSoft que permite gestionar equipos de software, estudiantes, asignar jefes de proyectos, efectuar bajas y altas a estudiantes en proyectos, etc. El Portal Corporativo de la organización que muestra información relevante y personalizada, determinada por los directivos del CITI, que deba ser compartida y utilizada por los diferentes miembros de la empresa. Se encuentra además el directorio activo, donde se gestionan los datos generales de los usuarios; así como la información referente a sus roles y permisos. El proceso de GCH utiliza y brinda información relacionada con cada uno de estos sistemas. Por ejemplo, se encuentra la bolsa de CH que es utilizada por el TFS para asignar personal a los diferentes proyectos de investigación. El TFS solicita personal con competencias específicas para la confección de los proyectos. Por su parte el TeamSoft utiliza algunas funcionalidades para gestionar personal competente para jefes de proyectos. Además en el Portal Corporativo se debe mostrar la información relacionada con los indicadores del proceso de GCH que reflejan el funcionamiento de este; así como las tareas de cada usuario dentro dicho proceso. Actualmente estos sistemas no se encuentran integrados lo que dificulta, entre otras cosas, la comunicación entre los sistemas y la reutilización de información y funcionalidades. Tampoco se cuenta con ninguna herramienta que ofrezca una monitorización y control del estado actual de la ejecución de los procesos Sistemas automatizados vinculados al campo de acción El ambiente competitivo que se vive en el ámbito empresarial, requiere la promoción de los procesos y actividades de negocios que generen ventajas a las compañías. Brindarle mayor importancia a las Tecnologías de Información (TI) y su alineación con la estrategia del negocio, trajo consigo el aumento de adquisición de paquetes de software empresariales, los ERP [BlockNetworks, 2010]. 9

20 Los ERP son sistemas integrales para la gestión empresarial que están diseñados para la modelación y automatización de la mayoría de los procesos de una empresa. Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la organización. Con la implantación de los ERP, los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos (finanzas, comercial, logística, producción, etc.) que apoyan la generación de sus productos o servicios. Se caracterizan por ser sistemas integrales, modulares y muy adaptables [Experts, 2009]. Se puede resumir que los ERP son sistemas que permiten agrupar, consolidar, ordenar y unificar información de las diferentes áreas de una empresa en una sola base de datos, para hacer más fácil la toma de decisiones. Integran todas las facetas del negocio y eliminan los enlaces complejos entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio. En el mundo existe un gran número de estos sistemas. Por ejemplo están: AbanQ, Openbravo, Xendra, Exact, K2B, ibaan, Mas500, SAP, etes, entre otros. etes: El etes es un ERP desarrollado en Cuba por DATYS. Cuenta con ocho módulos que facilitan la organización de la información en toda la empresa. Los módulos por los que está integrado son: Contabilidad General (eaaccount), Administración General (eadatamanager), Activos Fijos (eafixedassets), Nómina y Recursos Humanos (eapayroll), Producción (eaproduction), Compras (eapurchases), Ventas (easales) y Almacén (eastock) [DATYS, 2010]. El etes está estructurado como una aplicación de tres capas: Almacenamiento de datos (Oracle), reglas de negocios y presentación. Se caracteriza por tener una Base de Datos única que hace la comunicación más fácil y precisa, no existe inconsistencia de datos, contempla la doble moneda y automatiza las tareas repetitivas. En este trabajo de diploma se trabaja con el del módulo de Nómina y Recursos Humanos (eapayroll), el cual realmente no gestiona CH sino que solo lleva los aspectos relacionados al inventario de personal. No obstante, por resoluciones del MININT, todas sus entidades deben utilizar este sistema para poder llevar un balance general de la contabilidad. A pesar de que esta herramienta representa un requisito impuesto por la organización, se realizó un estudio de otros ERP y sistemas para la GCH, libres y propietarios, con el objetivo de identificar funcionalidades que brinden soporte a los requisitos necesarios en el CITI y valorar si resulta factible la integración de alguna de ellas con el etes. 10

21 SAP: SAP es un ERP que cubre la información de cada uno de los departamentos de cualquier empresa. Logra cumplir con tareas relacionadas al buen funcionamiento, con el fin de efectuar con cada uno de los objetivos, estrategias y planificación de la compañía. Tiene toda la información almacenada en una única base de datos centralizada, por lo que no existen problemas de repetición de datos o inconsistencia entre estos [López, 2007]. El sistema de gestión empresarial SAP está conformado por distintos módulos. Algunos de estos son: contabilidad (Finanzas), mercaderías (Materiales), venta y distribución (SD), activos fijos (AA), recursos humanos (HR); así son cubiertos no menos de 20 módulos hoy en día. SAP presenta un lenguaje de programación propio (ABAP) que permite cubrir las funcionalidades propias del sistema y las necesidades o funciones muy específicas del negocio. A pesar de ser un software propietario, con una licencia elevada, provee su código fuente original, lo cual permite que el cliente que compra una licencia SAP no quede esclavo de la compañía. SAP es el líder de todos los ERP [López, 2007] y además cuenta con funcionalidades destinadas al proceso de Reclutamiento y Selección que no están presentes en el etes. El motivo por el cual no se accedió a su compra es debido al elevado costo de la licencia. Openbravo: Es un sistema ERP de código abierto, ideal para la gestión de pequeñas y medianas empresas, sobre todo para aquellas que no pueden realizar una gran inversión pero desean tener una herramienta de calidad que facilite la administración de sus procesos. Se encuentra desarrollado en el lenguaje de programación Java y se ejecuta sobre Apache y Tomcat. Brinda soporte para bases de datos como Oracle y PostgreSQL. Se puede adquirir sin costo alguno o la necesidad de depender de algún proveedor de servicio. Fue diseñado para ser una solución web, montado sobre un servidor, haciendo posible que pueda ser consultado desde cualquier parte, proporcionando a su vez seguridad y facilidad de navegación a través de cualquier navegador web (Explorer, Firefox o Chrome). Las grandes áreas que integra actualmente el sistema son la gestión de: datos maestros (productos, clientes, proveedores, etc.), aprovisionamientos (tarifas, pedidos de compra, verificación de facturas de proveedores, etc.), almacenes (almacenes y ubicaciones, etc.), proyectos (fases, presupuestos, gastos, etc.), servicios (recursos, servicios, gastos, etc.), producción (estructura de planta, órdenes de fabricación, etc.), comercial y relaciones con clientes 11

22 (pedidos de venta, tarifas, etc.), económico financiera (plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, etc.) y Business Intelligence (BI) [Borrego, 2009a]. OpenBravo no fue seleccionada, a pesar de ser libre y de código abierto, pues no cumple totalmente con los requisitos identificados para el proceso de GCH en el CITI. Esto implicaría un mayor tiempo para la asimilación y personalización de dicha herramienta según las necesidades de la organización; así como para el desarrollo de las funcionalidades que no presenta. Además de los ERP existen otros sistemas que gestionan CH, de los cuales son descritos a continuación dos de ellos. Meta4 PeopleNet: Es un sistema que responde a las necesidades de la gestión de la Nómina y los Recursos Humanos. Permite diseñar el modelo organizativo de las compañías con toda flexibilidad, estableciendo relaciones jerárquicas y funcionales entre los diferentes integrantes de los departamentos de trabajo. Refleja de una forma dinámica su evolución y admite registrar la información de entidades externas como bancos, proveedores de formación, empresas de trabajo temporal, etc. A este sistema lo integran los módulos: Adiestramiento de personal, Gestión de talento, Selección y Retribución, Formación, Evaluación del Personal, Conocimientos, Simulación de Nómina, Plan de Carreras, Auto servicio del empleado y del responsable. Este sistema es extremadamente caro por lo que solo lo pueden comprar grandes o medianas empresas [Meta4_PeopleNet, 2010]. OrangeHRM: Es un sistema de información de código abierto que facilita la GCH y proporciona un gran número de características para la gestión en las empresas. OrangeHRM brinda una plataforma perfecta para ordenar los procesos de CH con los objetivos de una organización. Este sistema está compuesto por los módulos de: Reclutamiento, Prestaciones, Tiempo y Asistencia (Time), Licencia, Informes, Auto Servicio de empleado (ESS), Administrador de Información Personal (PIM) y Administración. Brinda sus servicios de soporte en un precio entre $50 $5000 anuales, dependiendo del plan contratado [Borrego, 2009b]. Después de realizar un análisis de varios ERP y sistemas para la GCH, que pudieran ser integrados al etes, se puede observar que dichos sistemas no cubren totalmente los requisitos de la institución que no se encuentran informatizados en esta herramienta. Tratar de integrar muchas aplicaciones implicaría un mayor gasto de tiempo y de cualquier manera la personalización y el 12

23 desarrollo de nuevas funcionalidades. Debido a esto se decide desarrollar módulos adicionales que permitan extender las funcionalidades brindadas por el etes Gestión de Procesos de Negocio (BPM) en las organizaciones La Gestión de Procesos de Negocios (BPM, siglas en inglés) constituye un elemento indispensable que proporciona a las organizaciones actuales la agilidad y flexibilidad que necesitan para adaptarse de manera rápida y productiva a los constantes cambios del ambiente empresarial. Esta incluye la combinación correcta de dirección empresarial y tecnologías, que puede verse como guía y base para la obtención de niveles adecuados de rendimiento y eficiencia en una institución [Kiran et al., 2008]. El enfoque BPM permite agilizar las operaciones que se llevan a cabo en una empresa, siendo los Procesos de Negocio (PN) el medio para la mejora y las Tecnologías de Información (TI) las herramientas claves para lograrlo.bpm se define entonces como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de los PN, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua [Noy & Pérez, 2010]. En la actualidad, en una organización existen múltiples aplicaciones y sistemas que están construidos con tecnologías mezcladas, utilizando múltiples bases de datos, y ejecutándose en varias plataformas. BPM representa el fin de la experiencia, pensamiento y desarrollo de todo un colectivo en la gestión empresarial en la pasadas décadas. Hoy BPM pone al cliente en primer lugar, se centra en el negocio y reúne a personas, procesos y sistemas, donde el aspecto central lo constituyen los procesos [Canino, 2009] Procesos de negocio La esencia de BPM radica en los Procesos de Negocio (PN).La palabra proceso proviene del latín processus, lo cual significa movimiento, ir hacia adelante; conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial [Real_Academia_Española, 2008]. Un PN es un grupo de actividades o tareas consecutivas relacionadas entre sí, con el fin de obtener un resultado o servicio con valor para clientes, organizaciones o proveedores. Constituyen el eje central de cualquier organización para lograr los objetivos y estrategias, en aras de obtener un producto eficiente, de calidad, que a su vez sea fácil de mejorar continuamente. Los PN son medibles, estandarizados y pueden ser reutilizables [Noy & Pérez, 2010]. 13

24 En la actualidad las empresas están volcadas a orientar sus labores a PN, con el fin de romper la visión vertical, clásica posición de tener organizadas sus actividades o tareas según una rama o especialidad. Lo que se busca es una evolución hacia una visión horizontal, donde se puedan atravesar todas las áreas o departamentos necesarios, con el objetivo de lograr la máxima satisfacción de la persona que recibe el servicio resultante. Cada PN tiene sus entradas, funciones y salidas [Noy & Pérez, 2010], [Bazán & Giandini, 2009], [Pastor, 2002] Fases del ciclo de vida de BPM BPM está compuesto por varias fases, las que describen su ciclo de vida en la gestión de PN dentro de una empresa. Estas fases son [BPM.S.L, 2009], [Kiran et al., 2008]: Modelo y Análisis: Se identifican y analizan los procesos actuales o nuevos, para conocer cómo definirlos (creación de tareas, cómo se ejecutan, quiénes y dónde se realizan, qué datos utilizan, qué reglas de negocio deben cumplirse). Esta fase es realizada por el analista de negocio, que trabaja en conjunto con el dueño del proceso y sus usuarios finales, con el fin de definir y documentar formalmente el proceso. Los procesos se establecen de forma clara y explícita, teniendo en cuenta la conexión entre personas o sistemas. También son identificadas mejoras del proceso en aquellos lugares donde se pueda ganar en eficiencia y flexibilidad. Diseño y Despliegue: Se diseñan los procesos existentes y nuevos. El desarrollador de las TI se encarga de obtener el modelo detallado del PN, diseñado en la fase anterior con sus reglas, para determinar la relación con las tecnologías apropiadas, incluyendo las aplicaciones empresariales. Una vez identificadas las tecnologías externas de las cuales se va a nutrir el proceso se pasa a automatizar las actividades que lo requieran ya alinear los procesos con los sistemas. Ejecución e Interacción: Se automatizan los procesos con un motor de flujos de trabajo, donde se integran las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada. Un factor clave para el éxito de la fase es garantizar que las actividades del proceso estén dirigidas por el personal de más experiencia en su trabajo [BPM.S.L, 2009]. Monitoreo y Optimización: Se brindan medios para facilitar un seguimiento del comportamiento de los procesos, o lo que es lo mismo, una monitorización. Los PN deben ser medibles a través de indicadores que permitan saber el grado de éxito y calidad con que se lleva a cabo su realización. En el caso de la optimización comprende a los procesos que no han cumplido las expectativas, los cuales son mejorados para que puedan elevar su rendimiento y de esta forma también el de la empresa. 14

25 Estándares de BPM En torno a BPM se han definido numerosos estándares como son: BPMN, BPEL, XPDL, WS-CDL, etc. Seguidamente se expondrán algunas de sus principales características [WfMC, 2008], [Cánovas et al., 2011]. BPMN (Business Process Modeling Notation): Es una notación gráfica para modelar flujos de PN. Tiene como objetivo proveer una notación común para que los analistas del negocio puedan crear los flujos de los procesos. Actualmente es un estándar aprobado por la OMG, como lo es UML. Se utiliza para especificar Diagramas de PN (BPD, siglas en inglés), indicando los eventos que ocurren en el proceso, las actividades que se realizan y los resultados finales. Para el modelado de PN se dispone de otros artefactos, como por ejemplo, los diagramas de actividad de UML. Estos diagramas y BPMN son muy similares, por lo que es posible que converjan a la hora de modelar los procesos. BPEL (Business Process Execution Language): Es un lenguaje de ejecución para la orquestación de Servicios Web en un PN, basado en XML y promovido por OASIS. Está ampliamente difundido y es soportado por la mayoría de herramientas como lenguaje de ejecución de PN. BPEL es un lenguaje centrado en el proceso y como tal presenta el problema de que no tiene en consideración las interfaces humanas. Como respuesta a esta carencia, ha surgido una extensión de IBM y SAP denominada BPEL forpeople, la cual suple la integración con interfaces humanas, pero no forma parte del estándar de OASIS. BPEL define dos tipos de procesos para soportar la combinación de servicios: procesos de tipo concreto para soportar la orquestación y procesos de tipo abstracto para la coreografía. XPDL (XML Process Definition Language): Es un lenguaje de ejecución centrado en la interfaz de usuario. Permite la importación y exportación de procesos con el fin de que se puedan trabajar compatiblemente en otras aplicaciones de modelado y ejecución. Habitualmente los lenguajes de ejecución permiten la combinación de servicios, que puede ser de dos formas: coreografía u orquestación. En el primer caso, un conjunto de servicios son coordinados por otro que controla las interacciones, de modo que los servicios coordinados no tienen conocimiento de que forman parte de un sistema. En el segundo caso, no existe un coordinador centralizado, sino que cada servicio del sistema colabora con el resto y conoce con quién puede interactuar, cuándo y cómo. WS-CDL (Web Services Choreography Description Language): Es un lenguaje basado en XML, propuesto por el World Wide Web Consortium (W3C), para modelar la interacción global de participantes autónomos en un modelo de PN. WS-CDL es el estándar más extendido para definir coreografías de servicios. 15

26 Sistemas de Gestión de Proceses de Negocio (BPMS) Los Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS, siglas en inglés) pueden ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar PN, que cumplen con características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM [Berrocal et al., 2007.]. Los BPMS proporcionan un nuevo paradigma orientado a procesos para crear aplicaciones que garanticen la gestión de las empresas. Un BPMS permite modelar PN, ejecuta estos modelos y proporciona herramientas para la simulación, monitorización y ajuste de los PN. Con estos sistemas los PN pueden ser sometidos a constantes mejoras, lográndose una gran flexibilidad y adaptabilidad a nuevos cambios que se produzcan en los procesos de una organización [Gartner, 2007]. Estos sistemas engloban diversas herramientas que se pueden clasificar en tres categorías fundamentales: herramientas de modelado de procesos (mediante BPMN u otro), motores de ejecución (ejecutan código BPEL, XPDL) y herramientas de simulación, monitorización y optimización de procesos. Frecuentemente, la herramienta de modelado del BPMS permite la generación automática del código ejecutable (BPEL, etc.), de modo que simplemente se requiere su despliegue en el motor [Fernández, 2009]. Actualmente existen un conjunto variado de BPMS en el mercado, entre ellos se destacan: Intalio, Bonita, BizAgi, JBPM, Oracle BPM Suite, Ultimus y Tibco. En estudios anteriores fue seleccionado BizAgi para ser empleado en el CITI debido a las características que brinda esta suite, lo que ha permitido desplegar una serie de procesos en la organización BPMS BizAgi El concepto de automatización de procesos usando el BPMS BizAgi consiste en generar automáticamente aplicaciones Web basadas en diagramas de flujo del proceso. Este procedimiento de automatización se ejecuta de tal forma que, al modificar cualquier elemento del proceso (flujo, datos, recursos), la aplicación Web correspondiente se adapta automáticamente. Toda la información requerida para la automatización y mejoramiento del proceso es manejada por la aplicación BizAgi Studio. BizAgi Studio es un ambiente de cooperación integrado y multiusuario, diseñado para soportar proyectos BPM de gran envergadura. Gracias a su facilidad, permite la modificación de procesos por personal no técnico, soportando de esta manera el mejoramiento continuo de los procesos organizacionales. Es mayormente de modelación que programación. BizAgi comprende un 16

27 conjunto de pasos fundamentales en aras de buscar agilidad y flexibilidad en la optimización, automatización y gestión, que demandan las organizaciones actuales en la ejecución continúa de los procesos. Estos pasos son: Modelado del proceso, datos del proceso, creación de formularios, reglas de negocio, asignación de recursos, integración e implementación de los modelos [Bizagi_Corporation, 2010a]. La Figura 1.1 muestra los pasos o fases antes mencionados. Figura 1. 1 Fases del ciclo de BizAgi para la Gestión de Procesos de Negocio El empleo de esta tecnología tiene los siguientes requisitos de hardware [Bizagi_Corporation, 2010b]: Procesador: Core 2 de 1.66GHz, procesador compatible o superior. RAM: 2GB o superior Disco Duro: 1GB de espacio libre Pantalla: 1024 x 768 o mayor resolución Integración de los BPMS con otras aplicaciones En la actualidad, con el incremento de mercados cada vez más competitivos, los retos de negocio de las organizaciones se han incrementado notablemente. Para lograr el éxito, las compañías deben responder rápidamente a constantes cambios, por lo que se requiere de un trabajo ágil que permita resolver de manera eficiente los problemas y aprovechar las oportunidades. BPM propone la alineación de personas, procesos y sistemas empresariales, por lo que los BPMS requieren mecanismos que brinden un alto grado de integración de la información del negocio dispersa en diferentes sistemas. Para el manejo de complejos procesos las tecnologías BPM requieren del intercambio constante de información con aplicaciones heterogéneas, distribuidas dentro de una organización y, en algunas ocasiones, con aplicaciones externas. Este proceso de 17

28 integración suele ser muy costoso, con un alto nivel de complejidad y demanda de tiempo [Bazán, 2009], [Canino, 2009]. Los BPMS ofrecen herramientas y funcionalidades orientadas a lograr esta integración, una de ellas la posibilidad de interactuar con servicios web y acoplarse a una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA, siglas en inglés). La implantación de una SOA permite exponerlos servicios necesarios para que funcionen los procesos; mientras que los BPMS garantizan que los procesos de negocios se trasformen en los consumidores de los servicios ofrecidos por SOA. En todo proceso diseñado en una BPMS se habilita automáticamente su invocación por Servicios Web, cuyas entradas y salidas son documentos XML [Bazán & Giandini, 2009] Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) Las empresas disponen de un gran número de información que está dispersa entre muchas aplicaciones. La información en los sistemas de forma aislada puede ser muy importante, pero su utilidad y beneficio se elevan cuando se usa la información de forma conjunta. Con esta situación surge, hace algún tiempo, un nuevo paradigma de arquitectura para los sistemas con el nombre de SOA. Con esta arquitectura se pueden simplificar las relaciones entre las distintas aplicaciones, optimizar su funcionamiento, facilitar la incorporación de nuevos elementos a la arquitectura, e incluso cambiar los sistemas de manera más sencilla. Se tiene una arquitectura de conexión más ordenada, robusta y escalable; donde las aplicaciones rompen su paradigma monolítico y exponen ciertas funcionalidades como servicios para que otros sistemas puedan invocar de forma sencilla estas funcionalidades expuestas [Bizuit, 2010], [Alba, 2008], [Lara, 2006.], [Bazán & Giandini, 2009]. SOA es una arquitectura que soporta servicios débilmente acoplados para posibilitar la flexibilidad en el negocio de una manera interoperable e independiente de la tecnología. No es un concepto nuevo, sino un enfoque diferente para el diseño y construcción de sistemas adaptables que apoyen entornos empresariales. SOA permite implementar nuevos servicios de negocio; así como facilita la modificación de los servicios actuales, garantizando un menor tiempo y costo. Además ayuda a rentabilizar la inversión hecha en software al integrar sistemas cerrados, antiguos y servicios de otras áreas de negocio u otras organizaciones [Bizuit, 2010]. Existe una tendencia a catalogar a SOA como un modelo cuya lógica de automatización se descompone en unidades de lógica bien diferenciadas, los Servicios Web (WS, siglas en inglés). Estos pueden ser invocados, publicados y descubiertos y permiten la abstracción de la forma en 18

29 que son implementados, a través de interfaces basadas en estándares [Erl, 2005], [Papazoglou & Traverso, 2007] Los servicios web como estructura de una SOA Las relaciones entre los WS y SOA son tan estrechas que los desarrolladores de estas tecnologías llegan a equipararlas, aunque sus conceptos estén distantes uno del otro. Los WS pueden facilitar la aplicación táctica del modelo de una arquitectura de este tipo pues tienen la ventaja de que son independientes a cualquier plataforma a la que se desarrollen, homogéneos para implementaciones y sencillos. Todo esto hace que se estén extendiendo rápidamente en las empresas [Alba, 2008]. Los WS constituyen aplicaciones independientes, modulares, extensibles, autónomas, autocontenidas, auto-descriptivas, multiplataforma y portables. Posibilitan el desarrollo de componentes de software simples con funcionalidades propias, las cuales pueden ser compartidas con otros servicios y aplicaciones para crear sistemas más complejos. De esta forma aportan interoperabilidad, granularidad, mecanismos de comunicación estándares y extensibilidad entre dichas aplicaciones [Weerawarana & Curbera, 2005], [Newcomer & Lomow, 2004]. En la Figura 1.1 se muestran las principales tendencias de las TI que convergen hacia la creación de empresas orientadas a servicios, con el objetivo de mejorar la eficiencia en las operaciones, reducir los costes por concepto de TI y aportar mayor rapidez en la comercialización de nuevos productos y servicios [Santana, 2009], [Newcomer & Lomow, 2004]. Figura 1. 2 Tendencias de las TI en la creación de las empresas orientadas a servicios Una solución basada en SOA está conformada por las interacciones entre tres elementos básicos: proveedor del servicio, registro del servicio y consumidor del servicio. Las interacciones comprenden las operaciones de publicación, búsqueda y enlace. Estos servicios pueden ser 19

30 programas de aplicación nuevos o heredados que son invocados para su ejecución como cajas negras [Bizuit, 2010] Estándares para el desarrollo de servicios web En el desarrollo de los WS, se ven inmiscuidos varios estándares basados en XML (Extensible Markup Language). Los más reconocidos son SOAP, UDDI y WSDL [González, 2011], [Weerawarana & Curbera, 2005]. SOAP (Simple Object Access Protocol): Fue el primer protocolo de comunicación bajo http basado en XML. Proporciona un mecanismo estándar de empaquetamiento de mensajes. No está asociado a ningún lenguaje o protocolo de transporte, ni atado a ninguna infraestructura de objeto distribuido. Aprovecha los estándares existentes en la industria y permite la interoperabilidad entre múltiples entornos. WSDL (Web Services Description Language): Se ha convertido en una pieza clave dentro de los estándares de los WS. Este estándar permite separar la implementación de las interfaces. Es un documento que proporciona la información necesaria para que el cliente interactúe con el servicio, o sea, representa la interfaz que es ofrecida. En él se describe el WS, la manera de acceder al mismo, los métodos que se pueden invocar, los parámetros de entrada de los métodos, los tipos de datos de los parámetros y el protocolo de transporte. UDDI (Universal Description, Discovery and Integration): Es un registro público para almacenar de forma estructurada información de la empresa y los servicios que esta ofrece. UDDI representa una infraestructura de WS, que permite a los proveedores dar a conocer sus servicios, lo que ofrecen y sus interfaces (WSDL) [Jiménez, 2008] Herramientas y tecnologías.net para el desarrollo de servicios web Visual Studio 2010: Es la versión más reciente de Visual Studio que viene acompañada por el Framework 4.0. Esta versión presenta el desarrollo integrado para sistemas Windows con el que crear sitios y aplicaciones web se destaca por sus mejoras en la cobertura de un mayor número de plataformas. Cuenta con una edición que compila las características de todas las ediciones comunes de Visual Studio: Professional, Team Studio y Test, conocida como Visual Studio Ultimate. Las novedades más destacadas de esta herramienta están relacionadas con mejoras en la administración del ciclo de vida de las aplicaciones; generación de código y plantillas de texto; 20

31 administrador de extensiones; desarrollo con Office a través de plantillas de proyecto destinadas a este tipo de soluciones; mejoras en ADO.NET Entity Framework que reducen aún más la cantidad de código y el mantenimiento necesarios en las aplicaciones controladas por datos; funcionalidades para el desarrollo web que aceleran la creación de código y simplifican la implementación; mejoras en el diseñador para crear aplicaciones de Windows Presentation Foundation (WPF) y SilverLight; mejoras en los diferentes lenguajes de programación; bibliotecas para la programación paralela; mejoras para el desarrollo integrado con SharePoint; herramientas de computación en la nube, entre otras [MSDN, 2010c], [MSDN, 2010f]..Net Framework 4.0: Es la versión 4 del componente integral de Windows que admite la compilación y la ejecución de aplicaciones y WS. Los componentes claves de.net Framework son: Common Language Runtime (CLR) y la biblioteca de clases.net Framework, que incluye ADO.NET, ASP.NET, formularios Windows Forms y WPF..NET Framework proporciona un entorno de ejecución administrado, un desarrollo e implementación simplificada y la integración con una gran variedad de lenguajes de programación [MSDN, 2010e]. Las principales características y mejoras de.net Framework versión 4 están relacionadas con un modelo de seguridad mejorado; compatibilidad e implementación de aplicaciones que se han compilado con versiones anteriores de.net Framework; una nueva biblioteca llamada Managed Extensibility Framework (MEF) que ayuda a compilar aplicaciones extensibles y ajustables; un nuevo modelo de programación paralela para escribir código multiproceso y asincrónico que simplifica considerablemente el trabajo de los desarrolladores al permitir escribir código paralelo eficaz, específico y escalable; mejoras de red, fundamentalmente respecto a la seguridad; mejoras para el desarrollo web a través de ASP.NET (compatibilidad mejorada con estándares web, controles de formularios, API para extender el almacenamiento en caché, compatibilidad adicional con las aplicaciones AJAX basadas en cliente, etc.); mejoras en WPF con nuevos controles; mejoras en ADO.NET que proporciona nuevas características para Entity Framework, incluidos objetos que ignoran la persistencia, funciones en consultas LINQ, generación de código personalizado de la capa de objeto y datos dinámicos; mejoras e integración entre WCF (Windows Communication Foundation) y WWF (Windows Workflow Foundation) [MSDN, 2010a], [MSDN, 2010d]. WCF (Windows Communication Foundation): Es la plataforma de mensajería que forma parte del.net Framework. Fue creado con el fin de permitir una programación rápida de sistemas distribuidos y el desarrollo de aplicaciones basadas 21

32 en SOA. Presenta una API simple que puede ejecutarse en una máquina local, una red de área local (LAN, siglas en inglés), o sobre la Internet en una forma segura [MSDN, 2010a]. En la versión 4.0 del.net Framework presenta mejoras en cuanto a la compatibilidad con varios enlaces de sitios de Internet Information Server (IIS), servicio de enrutamiento de mensajes según el contenido, servicios de flujos de trabajo para enviar y recibir mensajes, compatibilidad con JavaScript entre dominios web HTTP, configuración simplificada para los servicios, almacenamiento en memoria caché del resultado de servicios, página de ayuda de los servicios, control de errores que permite que los WS devuelvan información de error en el mismo formato que la operación, entre otras [MSDN, 2010d]. Entity Framework: Constituye un conjunto de tecnologías de ADO.NET que permiten el desarrollo de aplicaciones de software orientadas a datos. Permite crear aplicaciones de acceso a datos, programando en un nivel más alto de abstracción con un modelo de aplicaciones conceptuales en forma de objetos y propiedades, en lugar de programar directamente con un esquema de almacenamiento relacional. Ayuda a rellenar el espacio entre el desarrollo orientado a objetos y las bases de datos, ya que con esta tecnología los resultados son devueltos como objetos. El objetivo es reducir la cantidad de código y el mantenimiento necesarios para las aplicaciones tradicionales orientadas a datos, permitiendo programar en modelos de datos definidos en términos de entidades y relaciones [MSDN, 2010b]. Las aplicaciones de Entity Framework ofrecen un gran número de ventajas. Las aplicaciones pueden funcionar en términos de un modelo conceptual más centrado en la aplicación, que incluye tipos con herencia, miembros complejos y relaciones, están libres de dependencias de codificación rígida de un motor de datos o de un esquema de almacenamiento. Dado que Entity Framework es un componente de.net Framework, las aplicaciones de este tipo se pueden ejecutar en cualquier equipo en el que esté instalado.net Framework a partir de la versión 3.5 SP1; no obstante a partir de la versión 4.0 se incluyen nuevas funcionalidades y mejoras [MSDN, 2010g] El papel del Bus de Servicios Empresariales (ESB) para la integración de aplicaciones orientadas a servicios Un Bus de Servicios Empresariales (ESB, siglas en inglés) es una forma de integrar aplicaciones, basada en mensajes y en estándares abiertos. Los ESB garantizan la interconexión entre los distintos software mediante XML, a través de interfaces, conectores y WS. La integración se logra 22

33 sin tener que modificar las aplicaciones pues brindan la posibilidad de incorporar nuevos elementos a la solución sin alterar los existentes. Los ESB son conocidos también como una plataforma que combinan mensajes, WS, transforman datos y poseen un enrutamiento inteligente basado en contenido. En un ESB las aplicaciones y los servicios son manejados por eventos que pertenecen a una SOA, la cual les permite operar de manera independiente. Las aplicaciones son conectadas a un bus en la medida en que lo necesite la organización y son capaces de tener visibilidad y compartir información con otras aplicaciones y servicios dentro del bus [Lara, 2006.]. A continuación se describen las características fundamentales de los ESB [Lara, 2006.]: Dan soporte a la definición de servicios independientemente de su plataforma y tecnológica real, facilitando la definición de una interfaz visible y comprensible por el resto de servicios y resolviendo la mediación entre esta interface y el sistema real que proporciona el servicio. Incorporan capacidades de registro de los servicios disponibles en el bus, lo que permite tener una visión unificada y consistente de qué servicios de la entidad están listos para ser utilizados. Permiten la transformación distribuida de datos, incluyendo servicios de transformación como parte integral del bus. Estos servicios son adecuados para resolver heterogeneidades en los datos o mensajes manejados por los distintos servicios. Tienen una alta extensibilidad ya quecualquier servicio puede ser incorporado al bus sin importar cuál sea el tipo de sistema que proporciona este servicio. Incorporan enrutamiento inteligente basado en el contenido de los mensajes, así como definición de procesos complejos que orquestan los servicios disponibles en el bus Combinación de SOA y BPM Con el objetivo de dotar a las organizaciones de mecanismos que permitan adaptarse a los constantes cambios del ambiente empresarial, el desafío actual de la construcción de software consiste en cómo mejorar la capacidad de los sistemas para alcanzar nuevos requerimientos: agregar nuevas interfaces, combinar múltiples fuentes de datos, interactuar con dispositivos móviles y reemplazar viejas aplicaciones por nuevas. Esto trae consigo el empleo de dos grades paradigmas para facilitar el buen funcionamiento de las empresas: la orientación a procesos para 23

34 modelar y mantener actualizada la realidad de las organizaciones y la orientación a servicios como forma de integrar aplicaciones empresariales [Bazán, 2009]. BPM y SOA, aunque han evolucionado casi de forma independiente, constituyen en el presente una solución para llevar a las organizaciones a ser más ágiles e innovadoras. Utilizar una solución centrada en procesos de negocio y orientada a servicios, donde se combinen elementos de ambos, permite acercar al personal de negocio y de TI, logrando además una infraestructura tecnológica que posibilita mayor flexibilidad ante entornos de negocio cambiantes y mayor autonomía de los servicios involucrados [Canino, 2009]. BPM y SOA prestan la perfecta combinación para las soluciones empresariales, donde el papel de BPM se desempeña en un nivel alto de abstracción donde se definen los PN; mientras que SOA proporciona la plataforma que funciona como puente entre los PN y los sistemas, al proveer las funcionalidades que requieren estos procesos. La combinación de ambos asegura la participación y colaboración de todo el personal en el proceso de forma continua y ayuda a los directivos a estar preparados para los continuos cambios en los PN, promoviendo la seguridad en la toma de decisiones importantes. A su vez ayuda a que los arquitectos de software elaboren sistemas empresariales fáciles de adaptar a los repentinos cambios, con un menor costo de desarrollo, fáciles de integrar y con un despliegue rápido [BPM.S.L, 2009], [Noy & Pérez, 2010], [Lara, 2006.], [Bazán & Giandini, 2009] Conclusiones Con el estudio realizado durante este capítulo, se puede decir que si el CH es gestionado en las empresas de forma correcta, es casi seguro que se alcancen los objetivos estratégicos. El CH constituye la fuerza de trabajo y el conocimiento en las organizaciones, este guía a las empresas hacia el triunfo o el fracaso. Como el CITI pretende ser una organización de referencia en la GCH, este proceso debe funcionar entonces lo más eficientemente posible. Después de realizar un análisis de algunas herramientas para la GCH y algunos ERP, se pudo observar que ningún sistema analizado cumple con todos los requisitos que le faltan al etes. A raíz de esto se decidió desarrollar módulos adicionales que den solución a las dificultades existentes, ya que integrar sistemas heterogéneos que contemplen solo un conjunto de las funcionalidades necesarias implicaría un trabajo costoso. Esta vía demandaría demasiado tiempo en personalización e integración de herramientas y a la larga el desarrollo de nuevas funcionalidades, por lo cual no resulta factible. 24

35 El CITI es una organización orientada a procesos. BPM proporciona una excelente metodología que facilita desarrollar PN, que pueden ser modelados, ejecutados y optimizados a través de BPMS. Si estas tecnologías son utilizadas con una capa de WS dentro de una SOA, que garantiza la integración flexible con el resto de los sistemas existentes en la organización, esto trae consigo innumerables beneficios. 25

36 Capítulo 2: Modelación del Negocio 2.1. Introducción En este capítulo se lleva a cabo la modelación del negocio referente a la GCH en el CITI, con el objetivo de comprender y documentar los elementos relacionados con este proceso. Se emplean los artefactos descritos por el Proceso Unificado de Desarrollo de software (RUP, siglas en inglés) para esta fase, mediante el Lenguaje Unificado de Modelado (UML, siglas en inglés); donde cada CU representa un Proceso de Negocio (PN) identificado. Estos PN son abordados en capítulos posteriores teniendo en cuenta su implementación en tecnologías BPM. Como se ha mencionado anteriormente el trabajo abarca el Reclutamiento, la Selección y Contratación de CH en la organización. En el capítulo se describen primeramente las reglas a tener en cuenta, así como los actores y trabajadores del negocio. Luego se expone el diagrama de Casos de Uso (CU) del negocio, además de una descripción literal y el diagrama de actividades correspondiente a cada uno de ellos. Por último se muestra el diagrama de objetos del negocio, donde se perciben las relaciones entre las entidades existentes y los trabajadores. Para un mejor entendimiento se expone un diagrama de CU y de objetos para cada uno de los subprocesos que se informatizan Reglas del negocio a considerar Las reglas identificadas en los procesos de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en el CITI se describen seguidamente: 1. En el proceso de Reclutamiento para realizar una nueva convocatoria de trabajo, primeramente se debe verificar que no existe disponibilidad en la bolsa de CH de la entidad. 2. En la bolsa de CH debe de existir el personal que ha trabajado en el complejo con anterioridad, con sus evaluaciones de desempeño correspondientes; así como aquellos que han manifestado interés de trabajar en el CITI. 3. En el proceso de Selección es necesario elaborar el expediente de selección, con la documentación de cada candidato, incluyendo el resultado de las pruebas de sus competencias. 4. Los resultados del proceso de Selección deben ser aprobados por el Director del CITI antes de realizarse un contrato. 5. Para realizar un movimiento de cuadro, la propuesta de los directivos debe contener como mínimo dos candidatos que sean reservas de cuadros. 26

37 6. Para realizar un nuevo contrato a una persona, anteriormente debe haber pasado un período a prueba, entre 30 a 180 días Descripción de los actores del negocio La Tabla 2.1 describe los actores del negocio existentes en el proceso de GCH en el CITI. Estos representan a aquellos individuos o roles que interactúan con la GCH en la organización para obtener determinados resultados. Tabla 2. 1 Actores de la GCH en el CITI Actor del negocio Solicitante de CH Candidato Candidato Seleccionado Directivo Descripción Representa a aquellas personas en la organización, responsables de un área o programa determinado, que realizan solicitudes de CH cuando necesiten personal para la realización de actividades dentro de su marco de trabajo. Representa a aquellas personas internas y externas a la organización, que son reclutadas y sometidas a un proceso de selección para la realización de un trabajo en el CITI. Representa a aquellos candidatos que resultaron seleccionados para la realización de un trabajo en el CITI, a los cuales se les realiza un contrato de trabajo. Representa a los directivos de la organización que proponen movimientos de cuadro cuando les resulta necesario Descripción de los trabajadores del negocio La Tabla 2.2 describe los trabajadores del negocio existentes en el proceso de GCH en el CITI. Estos representan a aquellos individuos o roles que tienen la responsabilidad de realizar un conjunto de actividades o tareas dentro de la GCH en la organización; así como de gestionar los objetos o entidades que son manejados en el negocio. Tabla 2. 2 Trabajadores de la GCH en el CITI Trabajador del negocio Técnico A Descripción Se encarga de la recepción de las solicitudes de CH y, en caso necesario, lanzar la convocatoria para reclutar 27

38 Especialista B Director Docente Estudiantil Comité de Selección Director del CITI candidatos. Además es responsable de la recogida de los datos de los candidatos y de los que resulten seleccionados para la contratación en la entidad. Encargado de realizar los balances de carga de trabajo, gestionar los expedientes para la selección de candidatos, convocar al Comité de Selección para llevar a cabo este proceso y finalmente notificar los resultados. Además es el responsable de ejecutar la contratación de CH en el centro. Realiza las negociaciones y convenios de carga de trabajo, durante el proceso de selección de candidatos, para los profesores que son reclutados para la realización de tareas en la organización. Responsable de revisar y analizar los expedientes de selección de los candidatos, propuestos para cubrir una solicitud de CH o una solicitud de movimiento de cuadros, con el objetivo de seleccionar al más idóneo. Se encarga de recibir y aprobar los resultados de la selección de candidatos para su posterior contratación Diagrama de Casos de Uso (CU) del negocio En el Diagrama de CU del Negocio (DCUN) que se muestra en la Figura 2.1 y la Figura 2.2 se puede observar las relaciones que existen entre los actores y los CU del negocio, donde cada CU representa un PN identificado. Este es un primer acercamiento a dichos procesos, a partir de la información recogida, que muestra el entorno de interés dentro de la organización. Figura 2. 1 Diagrama de CU de Negocio de Contratación de CH 28

39 Figura 2. 2 Diagrama de CU de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH 2.6. Descripción de los CU del negocio En este epígrafe se realiza la descripción de alto nivel de cada uno de los CU del negocio, los cuales representan las operaciones que se llevan a cabo para dar respuesta a una determinada solicitud realizada por un actor del negocio. Las tablas a continuación describen literalmente estos CU existentes. Son abordados los CU que se consideran relevantes para la solución. Tabla 2. 3 Descripción del CU Solicitar Capital Humano Nombre del CU Actor Resumen Solicitar Capital Humano Solicitante de CH Comienza cuando un jefe de área o programa realiza una solicitud de CH. Primeramente se debe Determinar Balance de Carga de Trabajo con el objetivo de analizar si se debe procesar la solicitud pues el personal de la organización no puede suplir la carga de trabajo solicitada. De ser así, se determina la necesidad de Reclutar Candidatos a partir de la disponibilidad en la bolsa de CH. Además, si en la solicitud existen candidatos docentes se debe Realizar Convenio de Trabajo. Por último se realiza el proceso de Seleccionar 29

40 CU Asociados Candidato, donde se obtiene el idóneo para el puesto de trabajo. El CU finaliza al enviar la respuesta de la solicitud al Solicitante de CH. Determinar Balance de Carga de Trabajo (Include), Realizar Convenio de Trabajo (Extend), Reclutar Candidatos (Extend), Seleccionar Candidato (Include). Tabla 2. 4 Descripción del CU Proponer Movimiento de Cuadro Nombre del CU Actor Resumen CU Asociado Proponer Movimiento de Cuadro Directivo Comienza cuando un directivo elabora una propuesta de movimiento de cuadros bien fundamentada, con al menos dos candidatos y la entrega al Especialista B de CH para convocar al Comité de Selección. Este comité analiza la propuesta y determina cuál es el candidato idóneo para desempeñar el cargo. El CU finaliza cuando es enviada una respuesta al Directivo y este firma la decisión. Seleccionar Candidato (Include). Tabla 2. 5 Descripción del CU Reclutar Candidatos Nombre del CU Actor Resumen Reclutar Candidatos Solicitante de CH Se inicia a través de una relación de extensión con el CU Solicitar Capital Humano, cuando se detecta la necesidad de reclutar nuevos candidatos por la carencia de personal suficiente en la bolsa de CH, para suplir la demanda de la solicitud. El Técnico A determina los cargos que hacen falta y el personal disponible en la bolsa para ocuparlos. Si no existe disponibilidad lanza una convocatoria. El CU termina cuando se recepcionan los datos de los candidatos con interés a ocupar la plaza y es actualizada la bolsa con estos datos. 30

41 Tabla 2. 6 Descripción del CU Seleccionar Candidato Nombre del CU Actor Resumen Seleccionar Candidato Solicitante de CH, Directivo El CU se inicia a través de una relación de inclusión con los CU Proponer Movimiento de Cuadro y Solicitar Capital Humano. Una vez obtenidos los datos de los candidatos a ocupar una plaza determinada, el Especialista B conforma el expediente de selección y convoca al Comité de Selección. Este comité se encarga de analizar, escoger y proponer al personal más idóneo. Luego el candidato seleccionado debe ser aprobado por el Director del CITI. El CU finaliza al enviar una notificación de los resultados de la selección. Tabla 2. 7 Descripción del CU Realizar Contrato de Trabajo Nombre del CU Actor Resumen CU Asociado Realizar Contrato de Trabajo Candidato Seleccionado Este CU inicia cuando el Técnico A de CH recibe una notificación para realizar un contrato laboral. Este solicita la documentación necesaria a un candidato que ha sido previamente seleccionado para ocupar una plaza. El Técnico A registra la documentación y verifica el tipo de contrato que se debe realizar, entonces el Especialista B se encarga de llevar a cabo las actividades necesarias para la contratación del trabajador, en dependencia del tipo de contrato correspondiente: período a prueba, determinado o indeterminado. El CU finaliza con la firma del contrato confeccionado, la actualización de expediente laboral del trabajador, la bolsa de candidatos y el inventario de personal de la organización. Actualizar Expediente Laboral (Include) 2.7. Diagramas de actividades por CU En la modelación del negocio un aspecto importante es describir los procesos en función de las actividades que se realizan dentro de ellos. Esto sirve de base para la informatización de los procesos que se llevan a cabo en la entidad y por tanto constituye un primer acercamiento al futuro 31

42 sistema. En este acápite, las figuras siguientes representan los diagramas de actividades de cada CU identificado. Para un mejor entendimiento, en los diagramas aparecen los objetos en amarrillo, las posibles actividades a automatizar en gris y el resto de las actividades en azul. En el acápite son abordados los CU que se consideran relevantes para la solución. Figura 2. 3 Diagrama de actividades CU Proponer Movimiento de Cuadro 32

43 Figura 2. 4 Diagrama de actividades CU Solicitar Capital Humano 33

44 Figura 2. 5 Diagrama de actividades CU Reclutar Candidatos 34

45 Figura 2. 6 Diagrama de actividades CU Seleccionar Candidatos 35

46 Figura 2. 7 Diagrama de actividades CU Realizar Contrato de Trabajo 2.8. Modelo de objetos del negocio Es importante destacar que el modelo de objetos del negocio permite representar las relaciones que existen entre las entidades del negocio y además entre estas entidades y los trabajadores que 36

47 interactúan con ellas. La Figura 2.11, Figura 2.12 y Figura 2.13muestran el diagrama de objetos para el proceso de Reclutamiento y Selección: Solicitar Capital Humano, Proponer Movimiento de Cuadro y el proceso de Contratación en el CITI, respectivamente. Figura 2. 8 Modelo de Objetos de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH: Solicitar Capital Humano 37

48 Figura 2. 9 Modelo de Objetos de Negocio de Reclutamiento y Selección de CH: Proponer Movimiento de Cuadro Figura Modelo de Objetos de Negocio de Contratación de CH 38

49 2.9. Conclusiones En este capítulo, con la ayuda de la herramienta Visual Paradigm, se pudo realizar un estudio detallado del negocio para lograr su comprensión y garantizar el entendimiento con el cliente. Esto, sin dudas, constituye la base para las próximas fases de desarrollo del sistema necesario en la organización, que son abordadas en próximos capítulos. Se identificaron los actores y los trabajadores del negocio, haciendo posible contar una breve descripción de sus necesidades y funciones respectivamente. Además se logra brindar un panorama general de la relación de los CU y los actores existentes; así como de los trabajadores y las entidades con las cuales interactúan. Por último, la descripción de los CU, literal y a través de los diagramas de actividades, exponen con profundidad cada una de las actividades que son realizadas en el negocio, en cada CU, por los actores y trabajadores; así como las entidades que son manejadas durante esos procesos. 39

50 Capítulo 3: Modelación del sistema 3.1. Introducción En este capítulo se lleva a cabo la modelación del sistema de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en el CITI, donde se realiza un levantamiento de las funcionalidades requeridas por los usuarios. Se identifican los actores del sistema, presentándolos en el diagrama de CU del sistema, donde se muestran las diferentes funcionalidades que estos ejecutan, que corresponden con las actividades a automatizar, definidas a partir de los diagramas modelados anteriormente. De manera general, se describen los CU del sistema que corresponden a los PN existentes en la organización para la GCH y los servicios que brindan soporte a estos. Por último, se describen los requisitos no funcionales de la solución Actores del sistema En las tablas siguientes se describen los actores del sistema de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en el CITI. Tabla 3. 1 Descripción de los actores del sistema Actor Usuario Administrador Trabajador de CH Técnico A Especialista B Descripción Actor genérico que representa a cada uno de los usuarios que se autentica al sistema para realizar las actividades que le corresponden. Responsable de la gestión de usuarios y permisos en el sistema; así como llevar el control de trazas de las actividades realizadas. Representa a los trabajadores de CH del CITI que son responsables de las actividades que se llevan a cabo en esa área de la organización. De este heredan el Técnico A y el especialista B. Encargado de recepcionar las solicitudes de CH y propuestas de movimiento de cuadros, así como de registrar los datos y documentación de los candidatos. Analiza la disponibilidad de la bolsa y realiza las convocatorias de reclutamiento. Además es responsable de la actualización de la bolsa de candidatos y el inventario de personal en la organización. Encargado de convocar al comité de selección cuando se lleva a cabo un proceso de selección de candidatos para ocupar una plaza en la 40

51 Director del CITI Director Docente Estudiantil organización, además de registrar los expedientes e informes asociados a este proceso. Es el responsable de la gestión de los contratos de los trabajadores del CITI; así como de realizar los balances de carga de trabajo y procesar las solicitudes de CH y propuestas de movimiento de cuadros. Encargado de aprobar la selección de los candidatos antes de la realización o modificación de un contrato laboral en el centro. Encargado de realizar las negociaciones necesarias para la asignación de carga de trabajo cuando se realiza un contrato a empleados docentes. Solicitante Directivo Encargado de realizar las solicitudes de CH cuando se requiere personal para la realización de tareas en algún programa de investigación o área funcional de la organización. Responsable de la confección de las propuestas de movimiento de cuadros cuando se requiere la aprobación de personal, que forma parte de la reserva de cuadros, para ocupar un puesto de directivo en la entidad Descripción de los requisitos funcionales El sistema para el Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en el CITI requiere, a grandes rasgos, las siguientes funcionalidades: Autenticación, gestión de usuarios y control de trazas. Realización de solicitudes de CH y propuestas de movimientos de cuadros. Gestión de entidades como: candidatos, empleados, convenios de trabajo, convocatorias de reclutamiento, solicitudes de capital humano, propuestas de movimientos de cuadro y diferentes tipos de contratos. Obtención de entidades como: áreas, cargos, competencias y evaluaciones de desempeño. Análisis de disponibilidad de candidatos, plantilla, procedencia de empleados y balances de carga de trabajo. Realización de notificaciones de resultados de los procesos realizados. Definición de indicadores para llevar el monitoreo de los procesos ejecutados Diagrama de CU del sistema A continuación se muestra el diagrama de CU del sistema en varias vistas para lograr una mejor comprensión de este. En la Figura 3.1 y Figura 3.2 se pueden observar los actores, relacionados 41

52 con las diferentes funcionalidades que realizan dentro del sistema, las cuales son representadas en los CU. Los CU corresponden a los PN que se realizan en la GCH en el CITI, así como a los WS que deben ser implementados para darle soporte a dichos procesos. Figura 3. 1 Diagrama de CU del sistema. Vista 1 42

53 Figura 3. 2 Diagrama de CU del sistema. Vista 2 Figura 3. 3 Diagrama de CU del sistema. Vista 3 43

54 Figura 3. 4 Diagrama de CU del sistema. Vista Descripción de los CU del sistema Las tablas siguientes describen los CU del sistema identificados en los diagramas del acápite anterior. Son abordados solamente los CU relevantes para la solución, que están directamente relacionados con la realización de solicitudes de CH, propuestas de movimiento de cuadros y contratación. Tabla 3. 2 Descripción del CU Realizar solicitudes de capital humano Nombre del CU Actor Propósito Resumen CU Asociados Realizar solicitudes de capital humano Solicitante Satisfacer una vacante en un puesto de trabajo. Este CU comienza cuando el Solicitante detecta que requiere personal para ocupar un cargo en la organización. Gestionar solicitud de capital humano, Obtener cargos, Analizar plantilla y Notificar resultados de procesos (todos son Include). Realizar balance de carga de trabajo, Gestionar convocatoria de reclutamiento, Analizar disponibilidad y Analizar procedencia (todos son 44

55 Precondiciones Poscondiciones Extend). El Solicitante se ha autenticado en el sistema. Se realiza la solicitud de capital humano satisfactoriamente. Tabla 3. 3 Descripción del CU Realizar propuestas de movimiento de cuadros Nombre del CU Actor Propósito Resumen CU Asociados Precondiciones Poscondiciones Realizar propuestas de movimiento de cuadro Directivo Solicitar que se realice un movimiento de los cuadros de la organización. Este CU comienza cuando se determina la necesidad de proponer que se cambie a un cuadro. Gestionar propuesta de movimiento de cuadro, Notificar resultados de procesos, Obtener evaluaciones de desempeño, Obtener cargos y Obtener competencias (todos son Include). El Directivo se ha autenticado en el sistema y se determina la necesidad de proponer un cambio en los cuadros de la organización. Se realiza la propuesta satisfactoriamente. Tabla 3. 4 Descripción del CU Gestionar candidatos Nombre del CU Actor Propósito Resumen Precondiciones Poscondiciones Gestionar candidatos Trabajador de CH Permite la creación, modificación y eliminación de candidatos de la bolsa de candidatos, así como obtener la lista o consultar los datos de uno en específico. Este CU inicia cuando el Trabajador de CH necesita consultar los datos de los candidatos o realizar alguna operación sobre la bolsa de capital humano. El Trabajador de CH se ha autenticado en el sistema. La bolsa de candidatos queda actualizada. Tabla 3. 5 Descripción del CU Gestionar empleados Nombre del CU Actor Propósito Gestionar empleados Trabajador de CH Permite la creación, modificación y eliminación de empleados del inventario de personal, así como obtener la lista o consultar los datos de 45

56 Resumen Precondiciones Poscondiciones uno en específico. Este CU inicia cuando el Trabajador de CH necesita consultar los datos de los empleados o realizar alguna operación sobre el inventario de personal de la organización. El Trabajador de CH se ha autenticado en el sistema. El inventario de personal queda actualizado. Tabla 3. 6 Descripción del CU Analizar procedencia Nombre del CU Actor Propósito Resumen CU Asociados Precondiciones Poscondiciones Analizar procedencia Trabajador de CH Saber de dónde proviene el personal que están optando por un cargo de la organización. Este CU inicia cuando el Trabajador de CH obtiene la lista de candidatos que optan por ocupar un cargo que se está solicitando o cuando se realiza la contracción a una persona. Gestionar candidatos y Gestionar empleados (Ambos son Extend). El Trabajador de CH se ha autenticado en el sistema y recibe la lista de los candidatos. Se obtiene la procedencia de los candidatos con interés en ocupar un cargo en el CITI. Tabla 3. 7 Descripción del CU Aprobar candidato idóneo Nombre del CU Actor Propósito Resumen Precondiciones Poscondiciones Aprobar candidato idóneo Director del CITI Aprobar al candidato idóneo para ocupar un cargo solicitado o un movimiento de cuadro. Este CU comienza cuando se ha seleccionado al candidato idóneo, para que el Director del CITI lo apruebe, antes de realizar una nueva contratación o cambio de contrato. El Director del CITI se ha autenticado en el sistema y le es informado el candidato idóneo. Se aprueba al candidato idóneo. 46

57 Tabla 3. 8 Descripción del CU Gestionar contratos Nombre del CU Actor Propósito Resumen CU Asociados Gestionar contratos Especialista B Permite la creación, modificación y eliminación de contratos, así como obtener la lista o consultar los datos de uno en específico. Este CU comienza cuando se necesita consultar los datos de los contratos o realizar alguna operación sobre uno de ellos. Gestionar empleados, Notificar resultados de procesos (Ambos son Extend). Precondiciones Poscondiciones Gestionar candidatos (Include). El Especialista B se ha autenticado en el sistema y se tiene al trabajador que se quiere contratar, modificar o cerrar el contrato actual. Queda actualizada la información del contrato del trabajador. Tabla 3. 9 Descripción del CU Notificar resultados de procesos Nombre del CU Actor Propósito Resumen Precondiciones Poscondiciones Notificar resultados de procesos Especialista B Informar los resultados de los diferentes procesos que se realizan, a las personas implicadas. Este CU inicia cuando el Especialista B notifica a un responsable, los resultados de la acción que realizó durante los procesos de selección, cambio de plaza o contratación de CH. El Especialista B se ha autenticado en el sistema y tiene el resultado de la operación. Se notifican los resultados satisfactoriamente Definición de los requisitos no funcionales Los requisitos no funcionales determinan propiedades y características que el software debe cumplir, como interfaces, seguridad, métodos de ayuda, entre otros. A continuación se describen estos requisitos para el sistema de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH en el CITI. 47

58 Interfaz de usuario: Un aspecto fundamental de todos los sistemas es poseer interfaces amigables y sencillas. Los formularios diseñados deben ser homogéneos e interactivos para permitir una fácil localización y manipulación de las funcionalidades por parte de los usuarios. Soporte: La herramienta debe garantizar la extensibilidad de nuevas funcionalidades y servicios futuros, el fácil mantenimiento y la adaptabilidad ante nuevos cambios en el funcionamiento de los procesos del centro. Además debe proporcionar mecanismos que permitan el mejoramiento progresivo y continuo, en función de las necesidades de la entidad. Seguridad: Gestionar el CH debe ser solamente tarea del personal definido en la organización, por tanto, el acceso a la información debe tener bien delimitadas las fronteras de acción de sus usuarios. El sistema debe estar protegido contra acceso no autorizado, además debe mostrar únicamente las tareas que le corresponden a la persona autenticada y los datos a los cuales tenga acceso. La herramienta debe permitir la integración con el directorio activo de la organización para llevar el control de los usuarios. Se debe establecer además un registro de trazas de las acciones de los usuarios en el sistema. Ayuda y documentación: La ayuda de todo sistema es la mano derecha de los usuarios, debido a esto el manual de usuarios debe ser de fácil comprensión y uso. Se debe brindar la posibilidad de lograr un máximo aprovechamiento de las funcionalidades, por lo cual el manual representa un requisito importante para los miembros de la organización que interactúan con el sistema. Además debe ser generada la documentación correspondiente con la instalación, configuración e integración de la herramienta con el resto de las aplicaciones existentes en el CITI. Software: PC Servidor: El software debe funcionar sobre el sistema operativo Windows Server 2003 o superior; además de ser desarrollado con herramientas que sean compatibles al resto de las aplicaciones existentes en el centro. PC Cliente: Los usuarios del sistema deben tener su computadora conectada al dominio de la organización y poseer un navegador web como Internet Explorer o Mozilla Firefox, para poder navegar a través del portal corporativo del CITI y a partir de este acceder a las funcionalidades correspondientes, bajo cualquier sistema operativo Conclusiones En este capítulo se realizó la modelación de los requisitos funcionales y no funcionales que precisan los usuarios en el sistema a desarrollar, lo que sirve de base y guía para la correcta 48

59 implementación y funcionamiento de la solución necesaria en la organización. Se identificaron los actores y CU que intervienen en el sistema, a partir del diagrama de CU, el cual permite establecer las actividades y responsabilidades de cada uno de estos actores dentro de la GCH en el CITI. Los CU identificados y descritos constituyen los diferentes PN que existen en la GCH, así como los WS necesarios para darle soporte a estos procesos. De manera general, la aplicación requiere la interacción de varios usuarios y la integración con las diferentes aplicaciones existentes en la institución. Además se deben gestionar un conjunto de entidades propias del proceso, que son de importancia; así como otras necesarias para el correcto funcionamiento de las actividades de Reclutamiento, Selección y Contratación de CH. 49

60 Capítulo 4: Descripción de la solución propuesta 4.1. Introducción En este capítulo se describen los aspectos relacionados con la propuesta de solución definida en el presente trabajo de diploma. Se expone la arquitectura del sistema donde se despliega la GCH de la organización, explicando cada una de las capas que la componen; así como se abordan los patrones y mecanismos de diseño utilizados en el desarrollo de la solución. También se muestran algunos de los servicios implementados en forma de diagrama de clases y los modelos lógico y físico del diseño de la base de datos. Posteriormente se exponen los modelos de los PN, relevantes en la solución, después de haber sido refinados hasta quedar listos para ejecutarse en la herramienta BPM BizAgi. Se muestra en cada caso las distintas fases por donde deben transitar los PN en dicha herramienta. Por último se presenta el modelo de despliegue de la solución propuesta y se realiza la validación de dicha solución a través del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano. Se describen también algunos indicadores del resultado de la ejecución de este proceso que sirven como base para su monitorización Definición de la arquitectura El diseño de la arquitectura de un sistema es el proceso por el cual se define una solución para los requisitos técnicos y operacionales del mismo. Este proceso aborda los componentes que forman parte del sistema, como se relacionan entre ellos y cómo mediante su interacción se llevan a cabo las funcionalidades especificadas [Torre et al., 2010]. Como fue abordado en el primer capítulo de este trabajo, las SOA son muy utilizadas hoy en día para el desarrollo de soluciones enfocadas a BPM, por tanto este es el estilo arquitectónico seguido para el diseño general de la arquitectura de la solución. Además representa una arquitectura de n capas, donde se dividen y presentan jerárquicamente los roles y responsabilidades de cada una. La arquitectura fue definida teniendo en cuenta los requisitos de flexibilidad, integración, extensibilidad y mejora futura del sistema; así como los mecanismos para la monitorización de los procesos de negocio existentes. En la Figura 4.1 se observa esta arquitectura propuesta. 50

61 Figura 4. 1 Arquitectura en capas de la solución propuesta La arquitectura de la solución está compuesta por cinco capas representadas por la alta cohesión entre las funcionalidades correspondientes a cada una de ellas y el desacoplamiento entre una y otra capa. Cada capa tiene bien definidas sus funcionalidades y responsabilidades específicas, que son brindadas a las capas superiores, de manera que interactúan como un todo para resolver los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema. A continuación se describen brevemente las capas de la arquitectura propuesta: Capa de Presentación: Esta capa corresponde al Portal Corporativo de la entidad, a partir del cual los usuarios son autenticados y pueden acceder a cada una de las tareas correspondientes en el sistema y a la información de los procesos que tienen acceso, en dependencia del rol establecido. Esta capa se comunica e intercambia información con la de PN a través de los servicios brindados por las tecnologías de SharePoint 2010 y BizAgi Xpress. Capa de Procesos de Negocios: Se encuentran todos los procesos que se han diseñados en la organización y que son llevados a cabo a través de la herramienta BizAgi Xpress. Esta capa se comunica con los servicios de negocio que exponen las funcionalidades e información de los sistemas existentes en la organización, a través de los servicios web que dan soporte al funcionamiento de los PN definidos en ella. 51

62 Capa de Servicios: Esta capa está dividida lógicamente en tres subcapas: los servicios de datos, los servicios de aplicación y los servicios de negocio. Los primeros son aquellos servicios que garantizan el acceso al modelo de datos de cada una de las aplicaciones existentes en la institución, mientras que los segundos brindan la comunicación entre los diferentes modelos. Los servicios de negocio son los que engloban la lógica del negocio de las aplicaciones, exponiendo sus funcionalidades para dar soporte a las tareas de servicio de los procesos y a su vez a las necesidades del resto de las aplicaciones. Como se muestra en la figura anterior está desarrollada con las tecnologías de Visual Studio 2010, específicamente WCF del Framework de.net 4.0. Capa de Acceso a Datos: Capa que define la integración de los datos de los diferentes sistemas de la organización. Esta garantiza la obtención de la información de las entidades manejadas en cada uno de los sistemas que son necesarias para la ejecución de los PN. Está construida con las tecnologías de Visual Studio 2010, específicamente Entity Framework 4.0, para manipular la información de las bases de datos, a partir del modelo de datos definido para cada una de las aplicaciones existentes. Estos modelos son brindados y consumidos a partir de las funcionalidades de los servicios web que ofrece la capa superior. Dadas las características de la arquitectura, la incorporación de nuevos sistemas no representa un problema para el correcto funcionamiento y extensibilidad de la solución. Capa de Datos: Corresponde a la capa física donde se encuentran los datos que son manejados en las distintas bases de datos de los sistemas de la entidad, tanto de los sistemas legados como el etes; así como las aplicaciones inducidas desarrolladas para complementar las funcionalidades necesarias en la GCH del CITI, que fueron identificadas e implementadas en el marco de este trabajo. Estos datos son expuestos a través de los modelos de datos que brinda la capa superior Patrones de diseño Los patrones no son principios abstractos que requieran su redescubrimiento para obtener una aplicación satisfactoria, ni son específicos a una situación particular o cultural. Un patrón define una posible solución correcta, probada y documentada para un problema dentro de un contexto dado, describiendo las cualidades de todas las soluciones. Los patrones proporcionan catálogos de elementos reusables en el diseño de sistemas de software, evitan la reiteración en la búsqueda de soluciones a problemas ya conocidos y solucionados anteriormente, formalizan un vocabulario común entre diseñadores, estandarizan el modo en que se realiza el diseño y facilitan el aprendizaje de las nuevas generaciones de diseñadores [Gamma et al.], [Lago, 2007]. 52

63 Los patrones empleados en el desarrollo de la solución son: Singleton (Instancia única): Constituye un patrón creacional, relacionado con la inicialización y configuración de objetos. Garantiza la existencia de una única instancia para una clase y la creación de un mecanismo de acceso global a dicha instancia. Es utilizado en el sistema para la instanciación del contexto de los objetos. Facade (Fachada): Representa un patrón estructural que separa la interfaz de la implementación. Se ocupa de cómo se agrupan las clases y objetos, para formar estructuras más grandes. Provee de una interfaz unificada simple para acceder a una interfaz o grupo de interfaces de un subsistema. En la solución es utilizado para exposición de los servicios. También se hace referencia a otros patrones relacionados específicamente con las tecnologías empleadas en el desarrollo de la solución, entre ellos: DAO (Data Access Object), utilizado para el acceso a datos, DTO (Data Transfer Object) para la transformación de entidades físicas al modelos de datos y POCO (Plain Old CLR Object) para la transferencia de objetos. Para más información consultar la Guía de Arquitectura de N-Capas orientada al Dominio con.net 4.0 [Torre et al., 2010] Diagrama de clases de los servicios diseñados En este epígrafe se muestran las clases diseñadas para el desarrollo de los servicios web, además de los métodos que las componen. Como se observa en la Figura 4.2, que muestra el diagrama de clases de los servicios implementados, las clases existentes son: Reclutamiento_Seleccion: Contiene los métodos diseñados para la gestión de candidatos y demás entidades relacionadas con estos. Empleado: Agrupa las funcionalidades referentes a la gestión de empleados, sus datos e información referente a los contratos. NomenclCompet: Contienen las funcionalidades necesarias para la gestión de las competencias de los cargos y empleados existentes en la organización. MovCuadro: Concentra los servicios que dan soporte al proceso de movimiento de cuadros en la institución. 53

64 Todas las clases exponen sus funcionalidades a través de una interfaz que representa el contrato del servicio, mediante el cual se accede a los métodos de cada uno de ellos. Figura 4. 2 Diagrama de clases de los servicios implementados 4.5. Diseño de la base de datos En este acápite se muestran el modelo lógico y físico de las entidades principales que son gestionadas para dar cumplimiento a los requerimientos que no se encuentran presentes en el 54

65 etes. Estas entidades son manejadas en una base de datos adicional, donde se encuentran los datos referentes a los sistemas inducidos que se desarrollan en la organización, como soporte a los diferentes procesos de negocio existentes. La Figura 4.3 y la Figura 4.4 muestran los modelos lógico y físico de los datos, respectivamente. Figura 4. 3 Modelo lógico de los datos 55

66 Figura 4. 4 Modelo físico de los datos 56

67 4.6. Descripción de los procesos de negocio En este acápite se exponen los modelos de los procesos refinados, listos para ejecutarse en la herramienta BizAgi. En la GCH del CITI se identificaron tres PN principales: Realizar Solicitud de CH, Realizar Movimiento de Cuadros y Realizar Contratación de CH. Estos a su vez están compuestos por diferentes subprocesos, de los cuales los más importantes son Reclutar Candidatos y Seleccionar Candidato Idóneo. Son documentados en el trabajo los mencionados anteriormente, debido a que el resto son procesos que involucran mayormente actividades humanas y no de servicios, por lo cual no se consideran representativos en la solución. PN Realizar Solicitud de Capital Humano: El proceso inicia cuando el Solicitante elabora una solicitud de CH. El Técnico A y el Especialista B procesan dicha solicitud con el objetivo de satisfacer la demanda, a partir de un proceso de selección de los candidatos que se encuentran en la bolsa de la organización que cumplen con los requerimiento necesarios, o a partir del reclutamiento de nuevo personal, en caso de no existir disponibilidad en la bolsa. En la Figura 4.5 se muestra el flujo de este PN. Figura 4. 5 Proceso Realizar Solicitud de Capital Humano 57

68 Subprocesos relevantes: Reclutar Candidatos, Seleccionar Candidato Idóneo Servicios que hacen posible su funcionamiento: Analizar disponibilidad: Servicio que determina la disponibilidad que existe en la bolsa de CH, dado el identificador del cargo demandado en la solicitud. Analizar procedencia: Servicio que determina si los candidatos disponibles en la bolsa de CH son docentes o investigadores, dado la lista de los candidatos disponibles seleccionados. Obtener área del solicitante: Servicio que obtiene el área del trabajador que solicitó el personal, dado su correo. Obtener áreas del CITI: Servicio que obtiene todas las áreas activas de la organización, dado el identificador de la entidad. Obtener información de empleados: Servicio que obtiene datos de los empleados que corresponden al cargo solicitado, dado el identificador del cargo. Obtener cargos de un área: Servicio que obtiene los cargos de un área, dado su identificador. Obtener cargo: Servicio que obtiene un cargo, dado su identificador. Obtener competencias de un cargo: Servicio que obtiene las competencias de un cargo, dado su identificador. PN Reclutar Candidatos: Este proceso inicia cuando no existen candidatos disponibles en la bolsa de CH de la organización. Se lanza una convocatoria exponiendo los datos del cargo que se necesita, además de otras informaciones y requerimientos de interés. Por último se recogen los datos de los candidatos interesados en ocupar el cargo demandado. La Figura 4.6 muestra el flujo del PN. Figura 4. 6 Proceso Reclutar Candidatos 58

69 Servicios que hacen posible su funcionamiento: Registrar Currículum: Servicio que inserta el currículum de un candidato en la bolsa de CH, dado el identificador del candidato. Registrar Plantilla: Servicio que inserta los datos de un candidato un la bolsa de CH de la organización. Obtener Candidatos: Servicio que obtiene los datos de los candidatos de la bolsa de CH, que corresponden a un cargo determinado, dado el identificador del cargo. PN Seleccionar Candidato Idóneo: El proceso inicia cuando se verifica que existe disponibilidad y se han realizado las negociaciones para el convenio de trabajo de los candidatos docentes. Se identifica el tipo de selección que se realiza, se convoca al comité para que seleccione al candidato idóneo y el resultado es sometido a la aprobación del Director del CITI. Este proceso es reutilizable ya que se utiliza para seleccionar a un candidato para un cargo solicitado o para seleccionar a una reserva de cuadro propuesta para un movimiento de cuadro. La Figura 4.7 muestra e flujo de actividades del proceso. Figura 4. 7 Proceso Seleccionar Candidato Idóneo Servicios que hacen posible su funcionamiento: Registrar Resultados de las Pruebas: Servicio que inserta los resultados de las pruebas de evaluación de competencias realizadas a los candidatos. 59

70 PN Realizar Movimiento de Cuadro: El proceso inicia cuando un directivo propone un movimiento de cuadro a partir de la elaboración de una propuesta bien fundamentada. Luego se realiza la selección del candidato idóneo y le es notificado el resultado de dicha selección. El proceso culmina con la contratación del candidato seleccionado para ocupar el cargo de cuadro. La Figura 4.9 muestra el flujo de actividades del PN. Figura 4. 8 Proceso Realizar Movimiento de Cuadro Servicios que hacen posible su funcionamiento: Obtener cargos: Servicio que obtiene todos los cargos vigentes en la organización. Obtener Reserva de un Cuadro: Servicio que obtiene los empleados que constituyen reserva de cuadro de un cargo, dado su identificador. Obtener Evaluaciones Cuadro: Servicio que obtiene las evaluaciones y la carga de trabajo de un empleado, dado sus identificadores. PN Realizar Contratación de Capital Humano: El proceso inicia cuando se desea contratar a un candidato previamente seleccionado para dar respuesta a la demanda de una solicitud de CH o para realizar un cambio de contrato a un empleado de la organización. Primeramente se identifica el tipo de contrato a realizar para determinar el flujo de pasos que se deben efectuar. Este proceso es reutilizable pues se utiliza cuando es seleccionado un candidato en el proceso Realizar Solicitud de CH, cuando es aprobada una propuesta de movimiento de cuadro en el proceso Realizar Movimiento de Cuadro, o de manera general cuando se notifica un cambio de plaza o se reafirma un contrato de período a prueba a un empleado de la entidad. La Figura 4.9 muestra el flujo de actividades del proceso. 60

71 Figura 4. 9 Proceso Realizar Contratación de Capital Humano Servicios que hacen posible su funcionamiento: Determinar Experiencia Laboral: Servicio que obtiene la experiencia laboral de un empleado, dado el identificador de este. Actualizar Bolsa: Servicio que realiza la actualización en la bolsa de CH después de efectuar cualquier contratación, eliminando a un candidato dado el identificador de este, debido a que pasa a formar parte de los empleados de la institución. Actualizar Inventario de Personal: Servicio que registra a la persona contratada en la base de datos que lleva en inventario de personal del CITI. Obtener evaluaciones: Servicio que obtiene las evaluaciones de un empleado, dado el identificador del empleado. Cerrar Contrato por Período a Prueba: Servicio que cierra un contrato por período a prueba en la base de datos, dado el identificador del contrato. Cerrar Contrato: Servicio que cierra un contrato de la base de datos, dado el identificador del contrato. 61

72 Crear Contrato por Periodo a Prueba: Servicio que inserta un contrato por período a prueba en la base de datos Definición del modelo de datos de los procesos Para ejecutar los PN en la herramienta BizAgi, uno de los aspectos principales es definir el modelo de datos en la herramienta. Estos datos manejan toda la información asociada a las entidades que se utilizan en una instancia de un proceso, los cuales son obtenidos de los servicios web implementados para dar soporte a cada proceso en cuestión. A modo de ejemplo, en el diagrama que se muestra en la Figura 4.10 se identificaron las tablas que hacen posible el almacenamiento de la información que se maneja en el proceso Realizar Solicitud de Capital Humano. La herramienta cuenta con tablas (entidades) propias del sistema, como la entidad WFUSER para manejar la información del usuario que inicio el caso. Figura Modelo de datos del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano 62

73 Definición y creación de formularios Los formularios del sistema fueron creados a partir de las actividades de tipo formulario que se definieron en la modelación de los procesos de negocio. La información que se muestran en los formularios, al igual que la que se introduce, tiene estrecha relación con las entidades definidas en el paso anterior. Los principales formularios creados en los procesos documentados en el trabajo se describen en las tablas siguientes. Tabla 4. 1 Formularios principales del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Nombre del Formulario frm_datos_de_la_solicitud frm_ver_candidatos_disponibles frm_registrar_planilla frm_realizar_notificación_de_selección frm_aprobar candidato Descripción En esta forma es donde se llenan los datos de la solicitud de capital humano. En esta forma es donde se obtienen los candidatos que están optando por ocupar cargos en la organización. En esta forma es donde se recogen los datos de los candidatos con interés en ingresar a la organización. Se deben guardar en formato duro (Word) los datos de los candidatos reclutados en la organización. En esta forma es donde se notifica el resultado de la selección. En esta forma se da la opción al Director del CITI para que apruebe la selección del candidato. Tabla 4. 2 Formularios principales del proceso Realizar Propuesta de Movimiento de Cuadros Nombre del Formulario frm_datos_propuesta Descripción En esta forma se muestran los datos de la propuesta de movimiento de cuadro. Tabla 4. 3 Formularios principales del proceso Realizar Contratación de Capital Humano Nombre del Formulario frm_buscar_personal Descripción En esta forma es donde se entran los datos para la búsqueda del personal al que se le quiere reafirmar el contrato, según sus resultados dentro del período a prueba. 63

74 frm_elaborar_contrato_por_perí odo_a_prue frm_elaborar_contrato_de_trab ajo En esta forma es donde se llenan los datos del contrato por período a prueba. Además se debe guardar en copia dura (Word) el contrato de trabajo. En esta forma se elabora el contrato de trabajo del personal de nuevo ingreso en la organización, a partir de seleccionar el tipo de contrato que se debe confeccionar, que puede ser determinado o indeterminado Ejecución de los procesos En este acápite se realiza la validación de la solución a través del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano. Cuando se termina de refinar e integrar los PN con los servicios correspondientes, se puede pasar a ejecutar dichos procesos. Una vez que se ejecuta una instancia de cualquier proceso se generan un conjunto de tareas relacionadas a los usuarios encargados de darle respuestas. Cada una de estas tareas se muestran en la bandeja de entrada del usuario implicado, lo que garantiza que cada responsable tenga acceso a la información que el maneja en tiempo real, posibilitando visualizar el estado de cada una de sus tareas. A continuación se describen los pasos necesarios para la realización de una solicitud de capital humano en el CITI y se muestran los formularios que sirven para registrar y mostrar la información relacionada con este proceso. En la Figura 4.11 muestra el comienzo del PN Realizar Solicitud de Capital Humano. Cuando se instancia este proceso se genera un formulario que posibilita al Solicitante iniciar una solicitud de este tipo Figura Formulario de inicio del proceso Realizar Solicitud de Capital Humano Cuando el Solicitante seleccione esta tarea se muestra el formulario de la Figura 4.12, el cual permite recoger los datos de la solicitud de capital humano a realizar. 64

75 Figura Formulario para registrar los datos de una solicitud de capital humano Una vez realizado este paso se debe seleccionar el cargo para el cual se necesita que se contrate personal, a partir del formulario que se observa en la Figura Figura Formulario para seleccionar el cargo de una solicitud de capital humano Por último el Solicitante debe especificar la cantidad de personas que necesita para el cargo seleccionado, como se muestra en el formulario de la Figura

76 Figura Formulario para seleccionar los datos del cargo solicitado Cuando se terminan de llenar los datos de la solicitud de capital humano, se brinda al Solicitante la posibilidad de verificar que estos datos son correctos, antes de guardar la solicitud. Se ofrece además la opción de realizar nuevamente la solicitud en caso de algún error, como se muestra en el formulario de la Figura Figura Formulario de verificación de datos de la solicitud de capital humano Definición de indicadores del proceso La herramienta BizAgi permite monitorizar los PN a través de indicadores, lo que garantiza saber cómo están funcionando los diferentes procesos. Esto es posible definiendo una serie de variables de dimensiones, que se crean a partir de las entidades de los procesos de tipo sistema, con entidades paramétricas y atributos boolean. Estas variables permiten el monitoreo durante la ejecución del proceso utilizando su registro histórico. 66

77 Las dimensiones creadas para monitorizar el proceso Realizar Solicitud de Capital Humano se pueden observar a continuación en la Figura Figura Definición de métricas para el monitoreo del PN Realizar Solicitud de Capital Humano Como se muestra en la figura anterior las dimensiones creadas son: Datos Correctos: Esta dimensión se utiliza para saber cuántas solicitudes han sido creadas por los usuarios del sistema. Los datos que se muestra se visualizan como se observa en la Figura Figura Dimensión Datos Correctos Área de la solicitud: Esta dimensión se utiliza para saber cuántas solicitudes se han realizado de un área determinada. Los resultados obtenidos se muestran en la Figura

78 Figura Dimensión Área de la solicitud Solicitante: Esta dimensión permite saber cuántas solicitudes ha realizado cada solicitante. Los resultados se muestran como se puede observar en la Figura Figura Dimensión Solicitante 4.7. Modelo de despliegue de la solución En el modelo de despliegue se muestra como queda distribuido el sistema en los diferentes nodos que lo componen; así como las características de cada uno de ellos. En la Figura 4.20 se representaran los nodos de la solución y las conexiones entre ellos. 68