Organización y Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Organización y Gestión de Proyectos Pablo Martínez de Anguita Tema 7: Elaboración de proyectos de desarrollo Lección 2: Herramientas de análisis de proyectos de desarrollo Línea de base Las líneas de base son el punto de partida del proyecto, la determinación de la situación actual, que en un futuro han de servir para medir los avances en la solución del problema. Las líneas de base se vinculan posteriormente a los objetivos específicos y deben definirse para los aspectos económicos, físicos y sociales de modo que permitan visualizar indicadores que medirán o verificarán los resultados, efectos e impactos que generará el plan. Las líneas de base se realiza a partir de un diagnostico de la situación encontrada, y de lo que se desea mejorar en lo físico, social, económico o ambiental.

2 Línea de base INDICADOR / PARÁMETRO DE LA LÍNEA DE BASE Gestión Local y participación Estructuras organizativas locales, municipales y regionales Instituciones Acompañantes prestando servicios Instancias financieras locales administrando recursos financieros Gestión de proyectos: planificación y ejecución y capacidad de gestión municipal Modalidades de gestión aplicadas: Mecanismo de Pago por Servicios Ambientales, licencias ambientales, etc. Políticas, normas y medidas para el manejo de los Recursos Naturales Instrumentos y herramientas de gestión, diagnósticos, planes de gestión y de inversión Ordenamiento Territorial y Normativa local comunitaria Suelos: Uso adecuado Erosión Capacidad de infiltración Estructura y Textura Productividad Nutrientes Aguas: Información disponible Cantidad Contaminación Administración del recurso Control de Calidad Bosques: Incendios forestales según historial de la zona y estado de deforestación y causas Estado fitosanitario del bosque y cobertura vegetal según estado vegetativo del área Planes de manejo elaborados, en ejecución o ejecutados Áreas Protegidas delimitadas, protegidas o manejadas Gestión del Riesgo Recursos cartográficos Organización para la gestión Capacidad de reacción Cultura de la prevención Socioeconomía Educación Acceso a los servicios Comercialización Acceso al crédito Industrialización de recursos Ingresos Infraestructura productiva Línea de base Existe una relación entre problema, línea y definición de objetivo Definen para cada objetivo específico la situación actual de la que parte. La línea de base es el punto de partida para medir un logro PROBLEMA LINEA DE BASE OBJETIVO GENERAL: Define propósito Degradación por avance de la frontera agrícola en los territorios montañosos de y Siguatepeque Según el Plan de Ordenación Disminuir la degradación de Territorial de la Cuenca del Río los recursos naturales en la Calan, 539 de bosque nublado Cuenca, mantener la (Honduras) y empobrecimiento están amenazadas y pueden extensión de bosque general de la población rural perder su capacidad de nublado y mejorar la aprovisionadoras de agua para la calidad de vida de sus ciudad de Siguatepeque. A su vez habitantes. hay en ella habitantes en situación de extrema pobreza. Tabla 10.2 Ejemplo de tabla comparativa de problema, línea de base y objetivo general.

3 Indicadores Definición de indicadores Un indicador es una unidad de medida que permitirá realizar el seguimiento del proyecto y verificar el cumplimiento del objetivo. Los indicadores, deben referirse a los aspectos ecológico, natural, económico, social, cultural y político. Se deben describir aquellos que se van a aplicar al objetivo del proyecto haciendo constar que son indicadores del objetivo general. El indicador permite tener una unidad de medida para valorar y evaluar el cumplimiento, el comportamiento y dinámica del objetivo, metas y actividades Indicadores Existe una relación directa entre línea de base, objetivo e indicador LÍNEA DE BASE Según el Plan de Ordenación Territorial de la Cuenca del Río Calan, 539 de bosque nublado están amenazadas y pueden perder su capacidad de aprovisionadoras de agua para la ciudad de Siguatepeque. A su vez hay en ella habitantes en situación de extrema pobreza. OBJETIVO GENERAL Disminuir la degradación de los recursos naturales en la Cuenca, mantener la extensión de bosque nublado y mejorar la calidad de vida de sus habitantes. INDICADORES Abastecimiento de agua de calidad a la ciudad de Siguatepeque Renta per cápita local en la cuenca Bosque nublado mantiene y amplia su extensión Tabla 10.3: Cuadro comparativo entre la línea de base, los objetivos generales e indicadores del objetivo general.

4 Análisis de involucrados Este es un análisis que trata de analizar las relaciones sociales (conflictos, alianzas...) para ofrecer un panorama de todas las personas, grupos, organizaciones, instituciones, autoridades, etc, que de alguna manera van a estar afectados por la acción de desarrollo. Cada grupo debe ser identificado con sus intereses y expectativas, determinando las relaciones existentes entre los diferentes colectivos. Beneficiarios directos Beneficiarios indirectos Neutrales Oponentes Por ejemplo: Pequeños propietarios Por ejemplo: Delegación Regional del Ministerio de Agricultura Asociación de pequeños propietarios Por ejemplo, Intermediarios agrícolas en el mercadeo Análisis de involucrados Grupos de actores identificados Tipo de participación Intereses y expectativas Fortalezas Debilidades Posibles conflictos Relación con otros actores Alumnos de la Escuela Beneficiarios Directos Organizarse, asociarse Mejorar de sus ingresos Formarse como personas Mejorar sus capacidades Capacidad y experiencia propias Conocimiento de sus cultivos Medios de producción (tierra, mano de obra) Desmotivados Desorganizados Débil formación técnica Débil mentalidad empresarial Posible inquietud, desconfianza. Dificultad de organizarse Con la Escuela, el municipio, instituciones de micro crédito, empresas. Padres de familia Gobiernos Locales Beneficiarios indirectos Facilitadores, financiadores Organizarse, asociarse Mejorar de sus ingresos Mejorar su calidad de vida Mejorar sus capacidades Generar empleo Promover el desarrollo económico local Ejecutar el PDM mancomunado Captar fondos de la cooperación Ejecutar fondos propios Mantener y/o mejorar su imagen Rédito político Capacidad y experiencia propias Conocimiento de sus cultivos Medios de producción (tierra, mano de obra) Recursos propios Diagnóstico municipal PDM elaborado No competitivos Desorganizados Débil formación técnica Débil mentalidad empresarial Desmotivados Bajos ingresos Compromisos incumplidos en anteriores gestiones Diferencias políticas Insuficientes recursos Baja inversión pública Posibles recelos, inquietud, desconfianza entre productores. Dificultad de organizarse Posibles recelos, inquietud, desconfianza entre partidos políticos. Con la Escuela, el municipio, instituciones de micro crédito, empresas, alumnos Con la Escuela, instituciones de micro crédito, financieras, ONGs. ONG Local (FUNDEFRUT) Entidad ejecutora Proyectos ejecutados en la Generar empleo zona Promover el desarrollo Experiencia institucional económico local Beneficiarios organizados Captar fondos de la cooperación Conocimiento del municipio Diagnóstico y Sistematización Fondos limitados Ninguno Con la Escuela, gobiernos locales, padres de familia, empresas, cooperación.

5 Análisis de problemas Existen una gran cantidad de metodologías para identificar y seleccionar el problema. Un análisis del problema contempla al menos los siguientes aspectos: - La caracterización de los actores vinculados al problema. Estos pueden ser aliados o contrarios para la solución del problema. - La identificación de las causas que originan el problema. - La identificación de los efectos como manifestaciones de la existencia del problema. Análisis de problemas Si las causas son muchas, es prudente seleccionar aquellas que son críticas por estar vinculadas a otras causas y que al resolverse, arrastran la solución de las que están articuladas con ella. La herramienta para desarrollar al menos los dos últimos aspectos de un análisis de problemas es un árbol de problemas. El primer aspecto puede abordarse desarrollando el análisis de involucrados. Un árbol de problemas es una herramienta útil para reordenar los problemas a través de una relación causa efecto.

6 Árbol de problemas Una vez analizado el territorio, así como los distintos grupos y entidades que lo conforman, y partiendo de un listado de los problemas que afectan a cada uno de esos colectivos, instituciones, individuos, etcétera, se reordena el material reunido en función de un problema que se considera que describe mejor que los demás la situación no deseada a la que nos enfrentamos, estableciendo sus causas y efectos, sus orígenes y consecuencias. El análisis pretende de determinar qué problema parece el más representativo y ordenar el resto de los problemas detectados en función del primero, estableciendo relaciones causases entre los problemas, hasta formar un árbol de problemas. Árbol de problemas Incremento de la pobreza urbana Desintegración familiar Poca capacidad de ahorro Elevados índices de emigración de jóvenes (PEA) a Santa Cruz de la Sierra, otras ciudades del país y al exterior Bajos ingresos económicos de las familias de la zona de los Valles Cruceños Baja productividad agropecuaria Baja diversificación de los ingresos mediante actividades no agropecuarias Riesgos climáticos: sequías, heladas, tormentas, etc Reducido valor añadido a la producción agropecuaria Canales de comercialización desfavorables al productor Bajos volúmenes de producción Poca innovación Degradación progresiva de los suelos Bajo nivel tecnológico del sector agropecuario Escasos emprendimientos micro empresariales en actividades agropecuarias Bajos volúmenes producción de Desorganización de productores No acceso a créditos Débil mentalidad empresarial Dificultad de acceso a insumos y servicios en cantidad, calidad y oportunidad (semillas, fertilizantes, plaguicidas, vacunas, asistencia técnica, capacitación, etc.) Inadecuado manejo No acceso a agronómico y zootécnico créditos Vulnerabilidad Inadecuado uso de los cultivos a de insumos secano agropecuarios Débil mentalidad empresarial Baja autoestima Débil organización (asociación) de productores Inexistencia de programas de apoyo a la diversificación Baja autoestima Deficiente estructura de riego Escasas oportunidades de formación técnica dirigida al mejoramiento de la actividad agropecuaria. Escasas oportunidades de formación en actividades no agropecuarias

7 Análisis de objetivos En general, un análisis de identificación de objetivos suelen consistir en una descripción de una situación que podría existir después de solucionar los problemas, una identificación de las relaciones medios-fines entre los objetivos y una visualización de estas relaciones medios-fines en un diagrama o árbol de objetivos. Es un método que se basa en planificar alternativas orientadas a lograr objetivos predeterminados. Partiendo del árbol de problemas, éstos eran enunciados como "situaciones negativas" pasando ahora a convertirse en "condiciones positivas de futuro" o "estados alcanzados Análisis de objetivos Disminuida la economía informal Menos actividades ilícitas y delincuencia Menor violencia e inseguridad ciudadana Mejor calidad de vida Disminuida la pobreza urbana Integrada la familia Mayor capacidad de ahorro Disminuidos los índices de emigración de jóvenes (PEA) a Santa Cruz de la Sierra, otras ciudades del país y al exterior Objetivo General Incrementados los ingresos económicos de las familias de la zona de los Valles Cruceños Riesgos climáticos: sequías, heladas, tormentas, etc Mejorada la productividad agropecuaria Mejorado el valor añadido a la producción agropecuaria Canales de comercialización favorables al productor Incrementada la diversificación de los ingresos mediante actividades no agropecuarias Incrementados los volúmenes de producción Mayor innovación Degradación progresiva de los suelos Elevado el nivel tecnológico del sector agropecuario Establecidos emprendimientos micro empresariales en actividades agropecuarias Bajos volúmenes producción de Desorganización de productores Acceso a créditos Mayor mentalidad empresarial Dificultad de acceso a insumos y servicios en cantidad, calidad y oportunidad (semillas, fertilizantes, plaguicidas, vacunas, asistencia técnica, capacitación, etc.) Adecuado manejo agronómico y zootécnico Vulnerabilidad de los cultivos a secano Inversión en infraestructura de riego Adecuado uso de insumos agropecuarios No acceso a créditos Mayor mentalidad empresarial Mejor autoestima Implementada la Asociación de alumnos y ex alumnos de la Escuela) Existen programas de apoyo a la diversificación Implementada la Escuela de Formación Agropecuaria EFA Valles Cruceños Mejor autoestima

8 Identificación de alternativas La identificación de alternativas trata de determinar dentro del árbol de objetivos qué opciones pueden ser llevadas a cabo con más posibilidades de éxito. Esta cuestión dependerá de toda una serie de factores que no pueden predefinirse, que son específicos en cada caso. Por ejemplo las posibilidades técnicas y financieras, tiempo disponible, concentración en los grupos beneficiarios, efecto sobre el medio ambiente, grado de adecuación a las políticas o preferencia respecto la prioridad para los donantes, etc Identificación de alternativas La identificación del objetivo : qué vamos a hacer?: Factibilidad técnica Factibilidad financiera Lo que se puede hacer Miedo? Lo que se debe hacer Necesidades de la comunidad Prioridad Participación (concepto clave) Las imposiciones = no apropiación Las buenas intenciones Prioridades del donante Prioridades del receptor Lo que se quiere hacer La estrategia de la organización

9 Metodología: Matrices DAFO La información del proceso de participación social se resume en forma de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades detectadas por la población local Matriz DAFO Fortalezas Debilidades F 1... F M D 1... D N Amenazas A 1... A Z Oportunidades O 1... O L Estrategias resultado de cruzar amenazas y fortalezas Estrategias resultado de cruzar oportunidades y fortalezas Estrategias resultado de cruzar amenazas y debilidades Estrategias resultado de cruzar oportunidades y debilidades Metodología: matrices DAFO DAFO dispone el conocimiento adquirido en el diagnóstico para facilitar la identificación de estrategias y objetivos. El análisis separa el sistema interior y el exterior. Las Debilidades y Fortalezas corresponden a atributos del sistema interior, : la primera hace relación a los puntos débiles ( escasez de fuerza de trabajo, limitaciones naturales, aislamiento...). Las fortalezas ponen de relieve los aspectos en los que el sistema tiene ventajas (situación central, calidad ambiental, abundante mano de obra...) Las Amenazas y Oportunidades se asocian al contexto exterior al ámbito del plan. Pueden ser amenazas p.e. la liberalización de mercados mundiales de productos agrarios para PVD, la presión turística sobre los recursos... Son oportunidades identifican aspectos aspectos de los que puede beneficiarse el sistema: aumento de sensibilidad ambiental, demanda de ocio y recreo...

10 Sistemas de monitoreo y evaluación La ejecución de un proyecto de desarrollo es compleja y muchas veces dura varios años, por lo que requiere de un seguimiento permanente de las acciones que se han planificado cumplir. Los indicadores definidos en el marco lógico, la línea base, las metas y recursos previstos en el proyecto, proporcionan la base para el control y valoración permanente de resultados, temporal o al final del proyecto, al mostrar cómo puede ser medido el desarrollo de un proyecto especificando de manera precisa cada objetivo (Componente, Propósito, Fin) y estableciendo metas para medir en qué medida se ha cumplido un objetivo. Tablas para el monitoreo y la evaluación Objetivo Indicador Verificable Fuente de Información Método para recolectar datos Agencia responsable de la recogida Medio de Verificación Método para Frecuencia analizar los datos Aplicación (Años esperados) Forma del informe (nota, escrito, presentación oral, etc. Circulación (utilidad que requiere la información) Tabla 10.9 Esquema de medio de verificación expandido Nivel de Indicador Tipo de Indicador Fuente de información Frecuencia Método de recolección Método de Análisis Registros Semestral Visita a centros de Comparativo información Tabla 10.10: Definición de indicadores de la línea de base. Responsable Consultor y beneficiario Componentes Indicadores CC Comentario Estructura de un informe de monitoreo o seguimiento. CC, la Clasificación de Componentes, es la escala utilizada para clasificar el progreso de ejecución, MS: Muy Satisfactorio, S: Satisfactorio, I: Insatisfactorio y MI: Muy Insatisfactorio.

11 Monitoreo El monitoreo de un plan, programa o proyecto es el procedimiento mediante el cual se verifica la eficiencia y eficacia de la ejecución de un plan, programa o proyecto mediante la identificación de sus logros y debilidades y en consecuencia. Se recomiendan medidas correctivas para optimizar los resultados esperados del proyecto. Es un proceso que tiene lugar durante la ejecución del proyecto. MARENA (2004) define el monitoreo de un proyecto como el procedimiento sistemático empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecución de un proyecto. Su objeto es identificar los logros y debilidades, recomendar medidas correctiva para optimizar los resultados deseados y obtener retroalimentación de los involucrados. Monitoreo Los beneficios del monitoreo son entre otros: identifica fallos en el diseño y el plan de ejecución, establece si el proyecto se está realizando conforme al plan; examina continuamente los supuestos del proyecto, determinando así el riesgo de no cumplir con objetivos; determina la probabilidad de que se produzcan los componentes o productos en la forma planificada; verifica si los Componentes resultarán en el logro del Propósito; identifica problemas recurrentes que necesitan atención; recomienda cambios al plan de ejecución del proyecto; ayuda a identificar soluciones a problemas; y establece vínculos entre el desempeño de las operaciones en marcha y la futura asistencia del Financiador

12 Monitoreo Los problemas encontrados en el monitoreo, pueden recogerse en un cuadro de modo que se pueda llevar u control sobre los mismos. Problemas Principales Acción Responsable Fecha 1 % Avance Evaluación Una evaluación es la valoración sistemática y objetiva de un proyecto, programa o política, su planeación, aplicación y resultados. El objetivo de una evaluación es determinar la relevancia y el cumplimiento de los objetivos trazados, el desarrollo de la eficacia, la efectividad, el impacto y el mantenimiento. Una evaluación se realiza una vez finalizado el proyecto y debe proporcionar información creíble y útil e incorporar las lecciones aprendidas en el proceso de decisión tanto del destinatario como del ejecutor. MARENA (2004) define evaluación como una valoración y reflexión sistemática sobre el diseño, la ejecución, la eficiencia, la efectividad, la equidad, los procesos, los resultados (o los impactos) de un proyecto en ejecución o completado.

13 La evaluación Un buen proceso de evaluación debe ser: Imparcial: Supone una neutralidad, transparencia y equidad en el proceso de análisis y generación de conclusiones de evaluación. Creíble: Confianza de los involucrados y/ o interesados tienen en la experiencia e imparcialidad del evaluador y el reconocimiento de su calidad del trabajo. Útil: La medida cabal del éxito de un proceso de evaluación es su efecto sobre las personas y organización que aprenden en dicho proceso Participativo: Debe incluir la participación de todos los involucrados e interesados, incluyendo compartir la experiencia entre ellos, debe reflejar diferentes intereses, necesidades percepciones de los involucrados. Retroalimentador: La evaluación debe generar información que contribuya a retroalimentar el proceso de toma de decisiones y el aprendizaje organizacional y la diseminación sistemática de los resultados obtenidos entre los involucrados. Costo/eficaz: relación entre las exigencias del rigor y la validez de la información y de su análisis con la obtención de un resultado o producto efectivo. Presupuesto de Propuesta para la Unión Europea Todos los años Año 1 2 Gastos Unidad nº de Unidad #nº de Coste Coste Costes unit, Costes unitario (en (en (en (en EUR) 3 unidades EUR) Unidades EUR) EUR) Por mes Por mes 1. Recursos Humanos 1.1 Salarios (importes brutos, personal local) 4 Subtotal Recursos Humanos Viajes Viajes internacionales 0 Por vuelo Por vuelo 2.2 Transporte local Por mes 0 Por mes Subtotal Viajes Equipos y Material Compra o alquiler de Por Por vehículos vehículo vehículo 3.2 Mobiliario, equipos informáticos 3.3 Repuestos/material para máquinas, herramientas 3.4 Otros (especifíquese) Subtotal Equipos y Material 4. Oficina local/costes de la Acción Costes de vehículos Por mes Por mes 4.2 Alquiler de oficina Por mes Por mes 4.3 Bienes fungibles-material de oficina Por mes Por mes 4.4 Otros servicios (tel./fax, electricidad/calefacción, mantenimiento) Por mes Por mes Subtotal Oficina local/costes de la Acción 5. Otros costes, servicios Publicaciones Estudios, investigación Costes de auditoría 5.4 Costes de evaluación 5.5 Traducción, interpretación 5.6 Servicios financieros (costes de garantía bancaria, etc.) 5.7 Costes de conferencias/seminarios Actividades de visibilidad Subtotal Otros Costes/Servicios 0 0 Todos los años Año 1 Coste Cost. unit. Gastos Unidad nº de Costes unitario Unidad #nº de Costes (en (en (en unidades (en EUR) EUR) unidades EUR) EUR) El presupuesto Un presupuesto debe cubrir todos los costes elegibles de la Acción y no únicamente la contribución de la Administración Contratante. Las partidas deben describirse detalladamente y desglosarse en sus componentes. Debe especificarse el número de unidades por componente. 6. Otros 0 0 Subtotal Otros Subtotal costes directos de la Acción (1.-6.) Costes administrativos (máximo 7% del punto 7, total de los costes elegibles directos de la Acción) 0 9. Total de costes elegibles de la Acción (7.+ 8.) 0 0

14 Junto con el presupuesto, que puede ser un indicador de la viabilidad del proyecto, es importante acompañar la propuesta con un análisis de sostenibilidad, esto es un cuadro que permita establecer los gastos e ingresos del proyecto una vez se haya acabado la ayuda solicitada y deba mantenerse por sus propios ingresos. DETALLE DE LOS GASTOS Cantidad C. Unitario/ mes % mensual TOTAL/ AÑO % anual FUENTES DE INANCIAMIENTO Min. Educ. Gob. Local ONG Local Alumos Escuela Empresas 1.4. Personal 3.600,0 64,9% ,0 71,5% , , , Gestor Escuela / Director / Monitor I 14 meses * 1.000, , , , Administrador / Monitor II 14 meses * 700, , , , Monitor III 14 meses * 400, , , , Resp. Resid. Hombres / Orientador Social 14 meses * 500, , , , Resp. Resid. Mujeres / Secretaria 14 meses * 500, , , , Asistente técnico (aporte ONG local) 14 meses * 500, , , Funcionamiento 1.450,0 26,1% ,0 20,0% ,0 600, , , ,0 125, Material didáctico de capacitación y otros global 125, , , Realización talleres y reuniones o otros global 50,0 600,0 300,0 300, Mantenimiento / Combustible vehículos global 100, ,0 600,0 600, Papelería y material de escritorio global 50,0 600,0 600, Servicios (luz, agua, telefono, internet) 12 meses 300, , , , Alimentación 8 meses 825, , , Imprevistos 12 meses 500,0 9,0% 6.000,0 8,5% 3.000, ,0 TOTAL GENERAL 5.550,0 100,0% ,0 100,0% , , , , , ,0 % 43,1% 8,5% 10,8% 2,1% 9,8% 25,70% * 14 sueldos al año porque incluye un mes de aguinaldo de fin de año y otro mes de beneficios sociales Cronograma El Cronograma, este debe estar vinculado a los objetivos específicos, resultados y actividades según se definieron en el marco lógico. FASES DE EJECUCIÓN PRIMERA FASE Institucionalización de la Escuela SEGUNDA FASE Construcción física de la Escuela TERCERA FASE Sostebilidad de la Escuela una vez concluida la financiación externa ACTIVIDADES POR OBJETIVOS ESPECÍFICOS Campaña de difusión del proyecto < OE 1 > Sensibilizar a los actores locales, padres de familia y jóvenes < OE 1 > Realizar reuniones de presentación del proyecto < OE 1 > Elegir al Consejo Directivo de la Escuela < OE 1 > Designar al Director de la Escuela < OE 1 > Elaborar términos de referencia, adjudicar y firmar contrato de la elaboración del proyecto Elaborar términos de referencia adjudicar y firmar contratos de ejecución del proyecto Correspondencia SEMESTRES con los < OE > 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º < OE 1 > < OE 1 > Ejecutar el proyecto de construcción de la Escuela < OE 1 > Acto de entrega / recepción de la Escuela < OE 1 > Realizar campaña de difusión y promoción (lobby) de la Escuela entre los beneficiarios y distintos actores locales < OE 2 > Realizar conferencias de prensa < OE 2 > Realizar reuniones de promoción < OE 2 > Firmar convenios de cooperación < OE 2 > Construir la infraestructura para la producción < OE 2 > Elaborar planes de inversión < OE 2 > Comprar insumos previstos < OE 2 > Realizar seguimiento a la producción < OE 2 > Comercializar excedentes < OE 2 > Promocionar la Escuela entre instituciones y empresas del medio < OE 2 > Firmar contratos de alquiler < OE 2 >