El sistema de gestión de documentos y su relación con otros sistemas de gestión

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1 El sistema de gestión de documentos y su relación con otros sistemas de gestión Jornada: Panorama de la gestión de documentos: respuestas de las normas ISO a los retos actuales, y perspectivas de futuro. Sevilla, 30 de Noviembre de

2 Índice La UNE Qué es un Sistema de Gestión (SG) Modelos ISO de SG Estructura de un SG Relaciones ISO con otros SG Correspondencia ISO & 9001 Qué es una auditoría de calidad La certificación Pag. 2

3 . Normalización elabora normas técnicas españolas, asegurando la participación de todas las partes interesadas, e impulsando la aportación española en la elaboración de las normas europeas e internacionales. Miembro español de los organismos de normalización Internacionales, Europeos y UNE norma Americanos española Febrero 2001 TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire libre Outdoor playgrounds planning and management. Planification et management des parcs des jeux à plain air. CORRESPONDENCIA OBSERVACIONES ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña. Editada e impresa por Depósito legal: M 4524:2011 LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A: 12 Páginas 2011 Reproducción prohibida C Génova, MADRID-España Teléfono Fax Grupo 6 Pag. 3

4 . Certificación de sistemas Calidad Medio Ambiente Gestión de la Calidad ISO Evaluación del Sello de Excelencia EFQM Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. Sistemas de Gestión de I+D+I Gestión Ambiental ISO Verificación Medioambiental - EMAS Ecodiseño. UNE :2003 (ECODISEÑO) Gestión Forestal Sostenible Seguridad Certificación OHSAS Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO Responsabilidad Social Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales Validación de Memorias de Sostenibilidad Accesibilidad Global Pag. 4

5 . Certificación de sistemas Calidad Medio Ambiente Gestión de la Calidad ISO Evaluación del Sello de Excelencia EFQM Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. Sistemas de Gestión de I+D+I Gestión Ambiental ISO Verificación Medioambiental - EMAS Ecodiseño. UNE :2003 (ECODISEÑO) Gestión Forestal Sostenible Seguridad Certificación OHSAS Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO Responsabilidad Social Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales Validación de Memorias de Sostenibilidad Accesibilidad Global Pag. 5

6 UNE aplicable a Un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) que, se puede establecer en una organización de todo tipo y tamaño o en un conjunto de organizaciones que comparten actividades de negocio. Compatible e integrable con otros SG. Preparada por ISO/TC 46/SC11 en el marco de las normas de sistemas de gestión para ser compatibles y compartir elementos y metodología con otras de estas normas. Pag. 6

7 UNE aplicable para Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades; Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental; y Demostrar conformidad con esta Norma mediante: La realización de una auto-evaluación y una auto-declaración (Anexo C), o La confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o La certificación de su SGD por una organización externa. Pag. 7

8 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? UNE-ISO30300: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. El alcance puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones. Esta constituida por la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc. Puede aplicar a una o varias disciplinas (Q, MA, D, SI,...) Pag. 8

9 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? UNE-ISO30300: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. El alcance puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones. Esta constituida por la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc. Puede aplicar a una o varias disciplinas (Q, MA, D, SI,...) Pag. 9

10 Las normas ISO, modelos de SG SG Calidad: UNE-EN ISO 9001 SG Medio Ambiente: UNE-EN ISO SG Seguridad Información: UNE-EN ISO SG para los Documentos: UNE-ISO Normas de apoyo Directrices para la gestión de documentos: UNE-ISO (UNE-ISO Generalidades) Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos: UNE-ISO/TR Directrices para auditorías de los SG: UNE-EN ISO Para la certificación acreditada Requisitos para las entidades de certificación de SG: ISO/IEC 17021:2011 Requisitos para los organismos de acreditación: UNE-EN ISO/IEC 17011:2004 Pag. 10

11 Características de los modelos ISO Basados en la experiencia, y establecidos por consenso. Reconocimiento internacional. Enfoque y principios comunes. Requisitos compartidos de SG. Basados en ciclo PDCA de mejora continua, y en procesos. Integrables. Certificables entidades acreditadas (Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial). Pag. 11

12 Principios de los SG a) Enfoque al cliente y a otras partes interesadas. b) Liderazgo y responsabilidad. c) Toma de decisiones basada en hechos / evidencias. d) Implicación del personal. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión. g) Mejora continua. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor. Pag. 12

13 Estructura de un SG, de la calidad Pag. 13

14 Estructura de un SG, para los Documentos Pag. 14

15 Relaciones Gestión y los SG CALIDAD (ISO 9001,...) OBJETIVOS Organización Procedimientos F f v V GESTIÓN DE DE LA LA INFORMACION SISTEMAS DOCUMENTOS Procesos Recursos RESULTADOS Pag. 15

16 Estructura documental clásica PROCEDIMIENTO Manual del SG Política y Objetivos MANUAL DE CALIDAD Documentación organizativa, Procedimientos Instrucciones técnicas, especificaciones, guías, manuales de equipos, Registros Pag. 16

17 Relaciones ISO con otros SG Descritas en el Anexo B, para algunos SG Pag. 17

18 Correspondencia ISO & 9001 ISO ISO Comprensión de la organización y su contexto 4.1 Requisitos generales (Sistema de gestión de la calidad) 4.2 Requisitos de negocio, legales y de otra índole y Determinación y revisión de los requisitos relacionados con el producto 4.3 Definición del alcance del SGD 1 Objeto y campo de aplicación 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Política 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias 7.4 Comunicación 6.1 Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades 6.2 Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos 4.1 Requisitos generales (Sistema de gestión de la calidad) 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 7.1 Planificación de la realización del producto Objetivos de la calidad Planificación del SGC Pag. 18

19 ISO 30301, correspondencia con ISO 9001 ISO ISO Recursos 6 Gestión de los recursos (provisión, recursos 7.2 Capacitación humanos, infraestructura, ambiente de trabajo) 7.3 Concienciación y formación 7.5 Documentación 4.2 Requisitos de la documentación 8 Operación (planificación y control de operaciones; Planificación del SGC diseño de los procesos de GD; Implementación de 7 Realización del producto las aplicaciones de gestión documental) 9.1 Supervisión, medición, análisis y evaluación 8 Medición, análisis y mejora (generalidades, satisfacción del cliente, procesos, producto 9.4 Análisis de datos 9.2 Sistema de auditoría interna Auditoria interna 9.3 Revisión por la dirección 5.6 Revisión por la dirección 10.1 Control de las no conformidades y acciones 8.3 Control del producto no conforme correctivas Acción correctiva Acción preventiva 10.2 Mejora continua Mejora continua Pag. 19

20 Qué es una auditoría de la calidad? Proceso sistemático, independiente y documentado para: obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de: determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. ISO 9000:2005

21 Auditoría, conceptos (ISO 9000:2005) Jornada30301_ Pag. 21

22 Tipos de auditoría, según el auditor Auditoría Interna o de primera parte: la propia organización se evalúa a sí misma. Sirve para evaluar la efectividad del sistema de gestión de la calidad de la organización. Con personal propio, o subcontratado Auditoría Externa: la que realiza otra entidad. Segunda Parte (evaluación de proveedores), para establecer una relación contractual. Tercera Parte), para conceder un certificado (propósitos legales, reglamentarios, etc). La entidad encargada de realizarlas no tiene relación alguna ni con la organización auditada ni con sus clientes: Entidad de certificación acreditada. Pag. 22

23 ISO 19011:2012 directrices para auditorías Pag. 23

24 ISO 19011:2012 directrices para auditorías Pag. 24

25 Realización de la auditoría Acciones derivadas de las auditorías Eficacia de las AC Jornada30301_ Pag. 25

26 La certificación de su SGD Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una norma u otro documento normativo especificado. Comprobación de que cumple con los requisitos especificados en ISO Independencia, credibilidad Cualificación, competencia Metodología Pag. 26

27 Ventajas de la certificación Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable de gestión. Gestión normalizada, alineamiento de políticas, ahorro de costes, control de riesgos, Demuestra el cumplimiento de los requisitos (legales, negocio, otros). Auditores independientes y cualificados. Genera confianza / credibilidad interna y externa Clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones / jueces, Imagen de empresa, marca y diferenciación. Novedoso. Contribuye a la mejora continua. Otros servicios de (Revista, Aenornet, formación, publicaciones, normalización, CID, ) Pag. 27

28 El proceso de certificación CUESTIONARIO PREVIO Y SOLICITUD PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN FASE I INFORME/s VISITA PREVIA FASE I AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN (Cada tres años) AUDITORÍA DEL SISTEMA FASE II INFORME AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO (Anuales) PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS 1 mes CONCESIÓN DEL CERTIFICADO Pag. 28 AUDITORÍA EXTRAORDINARIA

29 Muchas gracias José Angel Valderrama Antón Gerente Nuevas Tecnologías : C/ Génova, Madrid - Tel Parque Tecnológico "Cartuja 93" C/ Leonardo da Vinci Sevilla Tel Pag. 29

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