INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Marzo a Junio de 2015

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Marzo a Junio de Control de Planeación y Gestión 1.1. Talento Humano Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. La Comisión cuenta con los principios y valores éticos divulgados a todos los servidores públicos de la entidad, a través de inducción y reeindución. También se realizan campañas de sensibilización a través de carteleras digitales con el objeto de fortalecer estos principios y valores. Desarrollo de Talento Humano Gestión Humana ha venido ejecutando el plan de capacitación de acuerdo con su programación, desarrollado capacitaciones a los funcionarios sobre atención al ciudadano, gestión por procesos, habilidades para recibir auditorias e indicadores, actualización del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, taller de presentaciones efectivas y oralidad, capacitación para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, capacitación y manejo de extintores y que hacer en caso de un terremoto. Así mismo, se llevó a cabo inducción a los nuevos funcionarios que ingresaron a la entidad durante el primer semestre de Gestión Humana llevó a cabo la evaluación de desempeño a los funcionarios de carrera administrativa, de acuerdo con los resultados de estas evaluaciones elaboran planes de mejoramiento individuales con el fin de fortalecer las competencias de los servidores. De acuerdo con disposiciones del gobierno nacional la Comisión llevó a cabo la celebración del día nacional del servidor público. Para lo cual se organizó un concurso denominado héroes anónimos, donde se reflejara las acciones sobresalientes de los postulados, con los resultados del concurso se hizo reconocimiento al mejor servidor de la entidad. Según el Plan de Bienestar y salud ocupacional se adelantaron actividades deportivas, se organizó las vacaciones recreativas para hijos de los funcionarios. Adicionalmente, se realizó una jornada de rumba terapia; donde se hizo énfasis en las pausas activas. También se llevó a cabo una capacitación en higiene postural. 1

2 1.2. Direccionamiento Estratégico Planes y Programas Desde el rol estratégico la Alta Dirección imparte lineamientos que permite llevar a cabo la gestión de la entidad, atendiendo los temas misionales relacionados en la agenda regulatoria, los planes y programas de cada uno de los procesos de apoyo, los cuales son medidos a través de los planes operativos. Con el fin de continuar con el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad se está capacitando a los líderes de procesos. Por otro lado, se fortalece el sistema de control interno de la entidad a través de una campaña que se realizará durante la vigencia con el objeto de sensibilizar a los servidores públicos en el control y autocontrol. Cada mes la entidad actualiza los proyectos de inversión en el SUIFP con el fin de notificar los avances en cada uno de estos y llevar un mejor control de la ejecución que se viene realizando de acuerdo con lo programado. De otra parte, la dirección ejecutiva de forma semanal realiza seguimiento con el responsable de planeación sobre la ejecución del presupuesto de la entidad de acuerdo con lo programado, con el fin de controlar y tomar las acciones correctivas al respecto. Estos seguimientos se reportan a la cabeza de sector semanalmente. La entidad asistió al XVIII congreso anual de la Asociación Colombiana de Gas Natural que se realizó en Medellín en abril de 2015, donde participó en temas regulatorios que maneja la Comisión. La Comisión durante el 24, 25 y 26 de junio de 2015 participó en el XVII congreso nacional e internacional de servicios públicos y tic innovación, tecnología y competitividad; participando en los temas regulatorios. Para el primer semestre de la vigencia 2015 se presenta la ejecución presupuestal de funcionamiento e inversión: 2

3 Con las actividades realizadas en cada uno de los proyectos se ha avanzado de acuerdo con los compromisos establecidos y las obligaciones causadas. Ejecución presupuestal gastos de funcionamiento. Año Fiscal: Vigencia: Periodo: 2015 Actual Enero-Junio MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD EJECUTORA COMISION DE REGULACION DE ENERGIA Y GAS "CREG" UEJ TIPO CTA SUB CTA OBJ ORD REC SIT DESCRIPCION APR. INICIAL APR. VIGENTE CDP APR. DISPONIBLE COMPROMISO CDP X COMPR. OBLIGACION PAGOS 1. TOTAL GASTOS PERSONALES , , , , , , , , A CSF SUELDOS DE PERSONAL DE NOMINA , , , , , , , A SSF SUELDOS DE PERSONAL DE NOMINA , , , , , , , A CSF PRIMA TECNICA , , , , , , , A SSF PRIMA TECNICA , , , , , , , A CSF OTROS , , , , , , , A SSF OTROS , , , , , , , A CSF HORAS EXTRAS, DIAS FESTIVOS E INDEMNIZACION POR ,00 VACACIONES , , , , , , A SSF HORAS EXTRAS, DIAS FESTIVOS E INDEMNIZACION POR ,00 VACACIONES , , , , , , A SSF OTROS GASTOS PERSONALES - PREVIO CONCEPTO DGPPN , , , A CSF SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS , , , , ,00 0, , , A SSF SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS , , , , ,00 0, , , A CSF CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR ,00 PRIVADO Y PUBLICO , , , , , , A SSF CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR ,00 PRIVADO Y PUBLICO , , , , , ,00 2. TOTAL GASTOS GENERALES , , , , , , , , A CSF IMPUESTOS Y MULTAS , , , , ,00 0, , , A SSF IMPUESTOS Y MULTAS , , , , ,40 0, , , A CSF ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS , , , , , , , , A SSF ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS , , , , , , , ,32 3. TRANSFERENCIAS CORRIENTES , ,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, A SSF CUOTA DE AUDITAJE CONTRANAL , , ,00-0, A SSF FONDO EMPRESARIAL - LEY 812 DE , , ,00-0, A. TOTAL FUNCIONAMIENTO , , , , , , , , C CSF ADQUISICIÓN MODERNIZACION Y MEJORAMIENTO DE ,00 LAS TIC S LA CREG A NIVEL ,00 NACIONAL , , , , , , C SSF ADQUISICIÓN MODERNIZACION Y MEJORAMIENTO DE ,00 LAS TIC S LA CREG A NIVEL ,00 NACIONAL , , , , , , C CSF CAPACITACION PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD ,00 INSTITUCIONALDE ,00 LA CREG PARA DESARROLLAR ,00 SU MISION , , , , , C SSF CAPACITACION PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD ,00 INSTITUCIONALDE ,00 LA CREG PARA DESARROLLAR ,00 SU MISION , , , , , C SSF ESTUDIOS PARA REGULAR MONOPOLIO FORTALECER ,00 E INCENTIVAR MERCADOS, ,00 ESTABLECER TARIFAS ,80 A USUARIOS, ARMONIZACION ,20 DE MARCOS ,00 REGULATORIOS PARA INTERCAMBIOS ,80 INTERNACIONALES;Y ,00 COMPILAR ,00 TODA LA REGULACION VIGENTE A NIVEL NACIONAL C CSF FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONALY ,00 APROPIACION DEL CONOCIMIENTO ,00 DEL SECTOR ,60 DE COMBUSTIBLES LIQUIDOS ,40 A NIVEL NACIONAL , , , , C CSF FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONALY ,00 APROPIACION DEL CONOCIMIENTO ,00 DEL SECTOR ,00 DE COMBUSTIBLES LIQUIDOS ,00 A NIVEL NACIONAL , , , , C CSF DIFUSION INSTITUCIONAL A NIVEL NACIONAL , , , , ,00 0, C SSF DIFUSION INSTITUCIONAL A NIVEL NACIONAL , , , , , , , ,00 C. TOTAL INVERSION , , , , , , , ,80 A + C. TOTAL FUNCIONAMIENTO E INVERSION , , , , , , , ,74 Por otro lado, de acuerdo con la medición de la gestión de la entidad a 31 de diciembre de 2014 a través del formulario FURAG, Gobierno en Línea hizo la medición del manual 3.1, donde la Comisión alcanzó 78.46%, sobresaliendo dentro de las entidades del sector Minas y Energía. De todas formas la entidad sigue trabajando a nivel institucional y sectorial en los temas que más lo requieran con el acompañamiento del Ministerio de las Telecomunicaciones. Modelo de Operación por Procesos La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos. Para esto se está ejecutando un programa de capacitación para la vigencia 2015 que cubre: gestión por procesos, indicadores, habilidades para recibir auditorias, gestión por competencias, gestión ambiental y enfoque de la versión ISO La entidad presentó avance de la gestión de la vigencia 2014 a través del formulario único de reporte de avance de la gestión de que trata el Decreto 2482 de 2012, donde miden la gestión de Gobierno en Línea, gestión documental, planeación estratégica, gestión financiera, gestión humana, atención a usuarios, peticiones y consultas, etc. Resultado de esta medición y de acuerdo con los resultados de gobierno en línea la entidad a nivel institucional y sectorial está elaborando un plan de mejoramiento para mejorar y fortalecer cada uno de los elementos de GEL, atendiendo las actualizaciones que se tienen últimamente. 3

4 La Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG) es la sexta mejor entidad pública a nivel nacional según el Índice de Transparencia en el cual obtuvo una calificación de 81,5 puntos sobre 100. El Índice que evaluó la gestión realizada durante el 2013 y los primero meses del 2014 contempla tres factores: visibilidad, institucionalidad y control y sanción. En el tema de visibilidad se analiza la capacidad de la entidad para hacer públicas sus políticas, procedimientos y decisiones de manera suficiente, oportuna, clara y adecuada. Para ello se contemplan los aspectos de divulgación de la información pública, de la gestión administrativa, presupuestal y financiera; y de los trámites y servicios al ciudadano. También es importante resaltar los resultados obtenidos la entidad en el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, donde se obtuvo el 96.2% en el Modelo Estándar de Control Interno, clasificándose en un nivel de madurez avanzado, de todas formas la entidad sigue mejorando y fortaleciéndose en cada uno de los componentes del MECI. Durante el último trimestre de 2015 la entidad ha vinculado a la planta de personal funcionarios de diferentes niveles, para apoyar el sector de energía y gas y combustibles líquidos, como resultado de la planta creada en junio de A finales de la vigencia anterior se vio la necesidad de revisar y ajustar los indicadores de los procesos, para lo cual se contrató una persona jurídica que apoyara en la capacitación y revisión de los indicadores de los procesos, con cada uno de los líderes de proceso con el objeto de optimizar la medición y cumplimiento de la metas en los procesos. En cuanto a las peticiones, quejas y reclamos que recibe la Comisión, es importante resaltar que desde el último trimestre de 2014 la entidad ha presentado mejoras en los tiempos de respuesta de dichas peticiones, cumpliendo con la meta del indicador del proceso, respondiendo dentro de los tiempos establecidos. Para esto el grupo de atención al ciudadano ha venido trabajando en acciones correctivas y de mejora que han permitido cumplir la meta y mantenerla Administración de Riesgo Se llevó a cabo monitoreo de riesgo a 30 de abril por parte de Control Interno al mapa de riesgo institucional y riesgos de corrupción, donde participaron cada uno de los responsables de los procesos. Se elaboró un informe y se hicieron recomendaciones de acuerdo con el seguimiento realizado. En reunión con la dirección ejecutiva y planeación se revisaron los riesgos clasificados en nivel alto o extremo y el posible tratamiento a las contingencias. Sigue pendiente el tratamiento que se le debe dar a estos riesgos en caso de que se materialicen, para lo cual están viendo la posibilidad de contratar acompañamiento. 4

5 2. Evaluación y Seguimiento 2.1. Autoevaluación Institucional De forma trimestral se realiza medición a los planes operativos y misionales lo que permite verificar el cumplimiento de metas de cada uno de los procesos de la entidad en cumplimiento de su misión, así mismo se toman acciones pertinentes de acuerdo con los resultados obtenidos. Atendiendo la medición de los indicadores a primer trimestre de 2015 se evidencia que en su mayoría los indicadores cumplieron la meta. Aquellos procesos que no alcanzaron la meta establecen acciones de mejora que les permita alcanzar y mantener la meta del indicador. Con el fin de fortalecer y mantener una mejora continua en el Sistema de Gestión de Calidad y los compromisos en cada uno de los procesos se están capacitando a los líderes de procesos. Control Interno con el fin de sensibilizar a todos los servidores públicos de la Comisión inició una campaña el mes de marzo con el apoyo de Comunicaciones sobre el control y autocontrol, con el objeto de fortalecer la cultura del control y autocontrol en los servidores públicos. Dicha campaña está compuesta por una parte de expectativa, desarrollo y mantenimiento a lo largo de la vigencia De acuerdo con el Decreto 943 de 2014 actualización del Modelo Estándar de Control Interno y al trabajo realizado de acuerdo con el manual técnico, la entidad alcanzó un nivel de madurez avanzado en la evaluación realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública en el informe Ejecutivo Anual de Control Interno. La Oficina de Control Interno presentó informes a los diferentes órganos de control entre los cuales tenemos: avances del plan de mejoramiento, cuenta consolidada, informe ejecutivo anual de control interno, informe de austeridad en el gasto tanto trimestral y mensual, informe de peticiones, quejas, reclamos, etc Auditoria Interna De enero a junio de 2015 y atendiendo el programa de auditoria interna de gestión se han realizado dos auditorías internas, al proceso de planeación estratégica y proyección corporativa y relaciones con el entorno, como resultado de estas auditorías internas los líderes de procesos elaboraron planes de mejoramiento. Se realizó seguimiento al primer trimestre del año a las metas de los indicadores de los procesos, identificándose dos indicadores de los 13 procesos que no alcanzaron la meta en el trimestre. Así mismo, de acuerdo con el estudio de percepción que se llevó a cabo para el último trimestre de 2014, se recomendó al líder de proceso la difusión de los resultados a toda la 5

6 entidad y la importancia de elaborar plan de mejoramiento de acuerdo con los resultados obtenidos en el estudio, donde se involucren a todos los líderes de procesos Planes de Mejoramiento Control Interno ha realizado seguimiento al plan de mejoramiento resultado de la auditoría realizada por la Contraloría General de la República, se realiza seguimiento y los avances se cargan en la plataforma de SIRECI de este órgano de control. Así mismo, se ha realizado seguimiento a los planes de mejoramiento de acuerdo con auditoria internas de gestión realizadas. 3. Información y Comunicación La entidad cuenta con los canales de información y comunicación que permiten a la ciudadanía en general interactuar con la entidad a través de comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema electrónico de gestión documental. Los ciudadanos pueden consultar o hacer seguimiento a las peticiones y consultas realizadas en la siguiente dirección: Así mismo, pueden consultar los informes trimestrales de todas las peticiones y consultas que ingresan a la entidad, como también pueden evaluar el servicio prestado por la entidad en este proceso. Así mismo, la entidad sigue trabajando en el fortalecimiento de la capacidad institucional con el fin de incrementar la disponibilidad, confiabilidad y oportunidad de la información asegurando la continuidad en los proceso, para lo cual se adquirió equipos de cómputo para los nuevos funcionarios que ingresaron a la entidad, adquirió memorias y discos, hizo renovación de licenciamiento para los equipos de watchguard, también se llevó a cabo la implementación del sistema de gestión de seguridad de la información SGSI ára ña entidad en norma ISO 27002:2013. En cuanto a la participación ciudadana con los diferentes públicos de interés, la Comisión de acuerdo con la estrategia de rendición de cuentas y atención al ciudadano realizó las siguientes actividades: - Se contrató la prestación de servicios de monitoreo de la información relacionada con la CREG y los sectores que regula, registrada en los diferentes medios de comunicación nacional, regional, local y en redes sociales. - Prestación de servicio para la producción y espacio en televisión para la transmisión en directo de la audiencia pública de rendición de cuentas que se llevara a cabo en el desarrollo del V congreso de confevociltics. - Contratación para la prestación de servicio para la emisión de setenta (70) cápsulas de treinta y cinco (35) segundos en programa Meridiano Blu. Preguntas frecuentes usuarios. 6

7 - Contratación para la prestación de servicios de un diseñador gráfico para elaborar ilustraciones, diseños y diagramaciones de herramientas comunicativas institucionales de la CREG. - Se contrató la prestación del servicio para doce (12) horas de utilización de plataforma tecnológica de manera simultánea en seis (6) centros asociados con el sistema polimodal y con el acompañamiento de las personas requeridas. Para el segundo trimestre de 2015 se realización cinco talleres donde asistieron aproximadamente 400 personas. Taller subasta cargo por confiabilidad Taller comercialización de GLP Taller calidad de energía Taller metodología de cálculo del precio de suministro de GLP 3 de junio 12 de junio 18 de junio 14 de abril Con respecto al objetivo de participar como mínimo en cuatro (4) de las ferias de servicio al ciudadano que organiza el programa del Departamento Nacional de Planeación DNP, en el segundo trimestre del año la CREG asistió a las ferias realizadas en Turbo, Antioquia y Pitalito, Huila. Adicional a las actividades programadas en la estrategia de atención al ciudadano, se llevó a cabo una encuesta trimestral con los públicos de interés de la Comisión, resultado de estas encuestas se toman acciones de mejora. Control Interno CREG 7