MANUAL DE USUARIO Página 1 de 26. Pasos para montar y utilizar el sistema Chefexact Catering

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1 MANUAL DE USUARIO Página 1 de 26 Pasos para montar y utilizar el sistema Chefexact Catering Chefexact Catering está pensado y preparado para dirigir, gestionar y administrar de una manera fácil, rentable y eficaz todo tipo catering, y de forma general, establecimientos que elaboren y distribuyan alimentos. Sugerimos seguir los pasos que a continuación se detallan: 1. Si usted tiene instalado en su PC una versión demostrativa de este programa, lo primero que tiene que hacer es desinstalar completamente la versión demostrativa de este producto, y una vez desinstalada, proceder con la instalación de la versión original siguiendo los pasos que durante la instalación le indica el software. 2. Una vez instalado el programa en su versión oficial, defina usted su nombre de usuario y contraseña como administrador del programa, que tendrá los privilegios suficientes para crear nuevos usuarios y otorgar privilegios a estos sobre los diferentes módulos o secciones en los que se organiza el programa, en caso de que sea utilizado por varias personas, ya sea localmente (en una misma PC) o en una red local de trabajo. Entre los primeros pasos a seguir en la utilización y puesta en marcha del software, esta la conformación o definición de los datos funcionalmente básicos del programa que pasamos a comentar. 3. Definición de los datos generales de la empresa (sección de parámetros). Aquí se define el nombre del responsable, nombre de la organización (negocio), dirección, código CIF/NIF, , sitio web (si procede), teléfono, especificaciones para clientes para el pago por servicios recibidos, logotipo, formato de archivos para documentos adjunto en s automáticos, el IVA general establecido a cobrar. Además, se especifican los parámetros de comunicación para la mensajería electrónica ( s), plantillas para mensajería y localización de las bases de datos entre otros. Figura 1. Sección de parámetros y datos generales.

2 MANUAL DE USUARIO Página 2 de 26 Si desea enviar s a proveedores, clientes o empresas, con publicidad o cualquier otro tipo de correo electrónico, debe definir los datos de comunicación el servidor de correos saliente de que usted hace uso. Igualmente, si desea utilizar plantillas para cada uno de estos s (distintas en cada caso, si así usted lo desea) puede redactar un , elaborarlas y salvarlas hacia fichero y luego en esta sección selecciona este archivo para cada vez que se vaya a redactar y enviar un automáticamente se aplique esta plantilla. Es muy útil para colocar pie de firma, logotipo de la empresa, foto y sobre todo para el envió de publicidad. Adicionalmente, el sistema puede ser configurado para que sus datos se utilicen en múltiples estaciones de trabajo simultáneamente, o sea, en red. Para ello instale el sistema en cada una de las estaciones (debe disponer de una llave de licencia para cada estación de trabajo), comparta en su servidor la carpeta de las bases de datos y reportes con privilegios de acceso total para los usuarios que así lo requieran, y en esta sección especifique la carpeta de trabajo que contiene las bases de datos, que en este caso será la carpeta o recurso compartido en el servidor. Por defecto, contiene como camino hacia las bases de datos, la ubicación local de estas. Sea muy cuidadoso al realizar esta modificación, pues cualquier error puede imposibilitar el acceso futuro al sistema en esa estación de trabajo. Cualquier dificultad, contactarnos a través del siguiente URL: 4. Dar de alta sección de empleados según sea necesario para componer una agenda con sus trabajadores y extras para llevar un control de los días de descanso, las vacaciones, datos generales de estos como su especialización y criterios personales (valoraciones, observaciones, etc.), dirección de correo ( ) para enviarle mensajes desde el mismo programa, etc. Figura 2. Sección de empleados (libro de direcciones y datos personales).

3 MANUAL DE USUARIO Página 3 de En la sección de proveedores tiene que dar de alta a los proveedores con los cuales mantiene contrato. Es importante definirlos para registrar operaciones de compras, solicitar servicios especiales o generales según corresponda. De cada uno de ellos se registran datos generales como nombre, registro CIF, registro sanitario (si procede), dirección, teléfono, fax, móvil, código postal, , URL (dirección de internet) si es que tiene, persona de contacto, especificar una descripción general u observaciones, etc. También para cada uno de ellos se especifican las condiciones de pago que aplican en sus servicios y como liquidar las deudas contraídas muy importante fijar este valor en las casillas correspondientes para que en la sección cuentas por pagar sepa cuándo es el pago, y pueden ser: Pago al solicitar el servicio o prepago. Pago al efectuarse el servicio contratado (en el momento). Crédito limitado en tiempo. Crédito abierto sin límites de pago. Además, se registran los detalles para el pago, o sea, los datos del beneficiario: cuenta, banco, forma de pago, etc. O sea, cualquier información necesaria para realizar el pago de los compromisos contraídos con el proveedor. Los proveedores en Chefexact Catering se clasifican según el servicio que brindan en una de las siguientes categorías: Proveedor de productos (materia prima) para elaboración. Agrupa los proveedores de artículos para la elaboración y venta de alimentos, como por ejemplo, vegetales, carnes, pescados, mariscos, harina, condimentos, etc. Para esta clase de proveedores se deben definir las familias de artículos de los cuales es capaz de proveer. Para esto se debe tener previamente definidas las familias en la sección de existencias (ver detalles en la sección de existencias). Por defecto el programa incluye una lista suficiente de categorías o familias de productos que puede seleccionar pero que igualmente puede enriquecer tanto como sea necesario. Esta acción de especificar qué es lo que vende es sumamente importante, active las casillas de las familias o productos que suministra para que el asistente de compras conozca qué es lo que suministra cada uno y poder determinar a cual realizar la compra de manera asistida por mejor oferta, precio y proveedor. Es muy importante definir este concepto, pues usted puede tener proveedores que le vendan todo con lo cual activa la casilla de todos los productos, o que sólo le suministren parte de sus compras, y en tal caso sólo activará los renglones correspondientes.

4 MANUAL DE USUARIO Página 4 de 26 Figura 3a. Sección de proveedores (proveedor de productos). Suministrador de servicios especiales (contratación de terceros). Incluye todos aquellos proveedores de servicios especiales complementarios para un servicio determinado contratado por un cliente, por ejemplo, payasos, alquiler de carpas, mobiliario, músicos, etc. Igualmente se deben enlazar para cada proveedor de esta categoría aquellos servicios que puede ofrecer, de modo que sea fácil localizarlos en un momento determinado cuando se requiera uno. En este caso están definidos algunos servicios especiales en el programa (por defecto con la instalación), pero se pueden modificar, incorporar o eliminar tanto como sea necesario. Para más detalles ver conceptos de servicios especiales en la sección de servicios. Figura 3b. Sección de proveedores (proveedor de servicios especiales). Otros servicios generales (gastos generales incurridos). Se refiere a aquella clase de proveedores que ofrece servicios generales necesario para el buen funcionamiento del negocio, tales como electricidad, agua, servicio de

5 MANUAL DE USUARIO Página 5 de 26 recogida de desechos sólidos, teléfono, etc. Aquí también se enlazan para cada proveedor el tipo de los servicios que nos ofrece para localizarlo fácilmente al registrar los consumos, de modo que se reflejen, como en el caso anterior los compromisos de pago. También el programa trae por defecto con la instalación una serie de conceptos de gastos generales (servicios generales) que puede adaptar como le sean necesarios (ver detalle de homologación de conceptos de gastos en sección de otros gastos generales). Figura 3c. Sección de proveedores (proveedor de servicios generales). Para inicializar las existencias de productos (en almacén) la primera vez que montamos el software, recomendamos crear un proveedor de productos ficticio, puede llamarse igual a la empresa (negocio) para permitir dar de alta a las existencias de su empresa como una compra inicial, para crear el maestro de artículos real con sus productos y con sus existencias iníciales (actuales), precios, unidades de medida y cantidades de todos sus productos y una vez registradas las existencias de la empresa como una compra inicial lo eliminamos de la sección de proveedores. Si no lo quiere hacer de esta forma antes explicada, puede hacerlo también con un proveedor real que sea habitual suyo o directamente cambiando el texto en la sección de artículos de la lista que incorpora el software. En todo caso, esta operación sólo se hace únicamente la primera vez para crear su almacén para poner al día a Chefexact Catering. Posteriormente, se procederá a incluir todos sus proveedores y ya se incluirían las siguientes compras con cada uno de los proveedores que se le suministre o venda productos desde la sección de compras. Además el programa fija los productos solicitados a cada proveedor automáticamente en dicha sección de compras, por lo que lo único que hay que hacer es comprobar que toda la mercancía se ha recibido y que los precios y cantidades no han variado. Las demás funciones se explican contextualmente con sólo pararse con el puntero en los controles (esto es válido para todo el programa y todas secciones). Nota: Los precios de los productos en almacén (existencia) debe de ser obligatoriamente sin IVA, pues el sistema lleva el control del IVA tanto soportado como repercutido

6 MANUAL DE USUARIO Página 6 de 26 independiente de los precios de los productos. Exija a sus proveedores que los precios de los productos en las facturas vengan desglosados, o sea, el importe base del producto por un lado y el cargo por el IVA global independiente. 6. En la sección de clientes es donde daremos de alta a nuestros clientes. Es importante definirlos para poder registrar servicios y registrar ventas. De cada cliente se puede registrar el nombre, CIF / NIF, dirección, , persona de contacto, teléfono, móvil, fax, último servicio, especificación si es fumador o no. Además, se definen las especificaciones para la facturación muy importante para que el software te lo recuerde: El cliente debe realizar el pago al contratar el servicio (prepago). Paga al efectuarse el servicio contratado (en el momento). Dispone de crédito limitado el tiempo. Dispone de crédito abierto ilimitado en tiempo. El sistema también permite registrar detalles u observaciones referentes al clientes, útil para especificar preferencias o cualquier otra información necesaria, así como registrar fechas importantes y su respectiva descripción. Una función muy útil de esta sección es la posibilidad de envíos masivos de publicidad en formato HTML con imágenes embebidas (incluidas) en los s (formatos enriquecidos) para promocionar su negocio y hacer ofertas de publicidad. También nos recuerda fechas claves de estos clientes para llevar un recordatorio y seguimiento de los mismos y darle la atención adecuada en cada caso. Figura 4. Sección de clientes. 7. Desde la sección de compras y con un proveedor seleccionado, proceder a crear la compra inicial (como se explico en el punto 5). Aconsejamos para tal fin anotar las existencias reales de su empresa con precio, cantidad y unidades de medida en kg, litro, botella de 33cl, etc., o unidad internacional. Anotarlas primero en papel para poder incluirlas fácilmente o

7 MANUAL DE USUARIO Página 7 de 26 utilizar las facturas de compras anteriores. Si tiene las últimas facturas también las puede utilizar adaptando las existencias reales a la compra. Una vez realizada la primera compra se confirma como entradas de mercancía asentada en la sección de existencias. Las siguientes compras ya se asocian al proveedor que nos surta de la misma forma como se ha explicado ahora. Nota: los reglones o filas correspondientes a las compras en rojo de esta sección significan que la compra no se ha confirmado aun y por tanto no se le dio entrada como existencia todavía. Los precios de los productos se debe reflejar obligatoriamente sin el IVA correspondiente, y el IVA total de la factura o compra se reflejará independiente en la casilla habilitada para estos efectos. Es muy importe este último detalle. En esta sección una vez confirmada la compra es imposible enviar nuevamente un de solicitud a un proveedor, pues el sistema entiende que no es correcto solicitar al que ya ha sido surtido. En caso de querer enviar un debe crear una compra y antes de confirmarla enviarla vía . Figura 5. Sección de compras. 8. Sección de existencias o almacén. Una vez realizadas estas operaciones se procede a comprobar que efectivamente todas las compras iníciales están reflejadas como existencia. Una vez comprobado esto, pasaremos a fijarla como inventario inicial, mediante el icono creado para tal fin y activando la casilla de capturar inventario con existencias actuales, con lo cual todas sus existencias de esta primera compra se fijaran como inventario inicial, para eso hacer clic en confirmar inventario y actualizar existencias. De cada producto en existencia se registra el código de identificación único, descripción, unidad de medida, precio, existencia actual y el stock mínimo o existencia mínima necesaria para operar y realizar consumos acorde con una media. Este último es un valor que se fija convenientemente para evitar déficit del producto y hacer el proceso de solicitudes de reposición mucho más fácil. Las existencias se modificarán a través de las operaciones de capturas de inventarios, rebaja de consumos incurridos en producciones y compras de productos. Por otro lado, el precio sólo se modificará al realizar compras, modificándose al ponderar el precio de las compras

8 MANUAL DE USUARIO Página 8 de 26 con el precio de la existencia actual teniendo en cuenta los volúmenes de existencia en cada caso. Inicialmente en el sistema se incluyen un conjunto de familias de productos con prefijos de 4 dígitos; si usted quiere cambiar el agrupamiento, defina el prefijo a su conveniencia y asigne los códigos de sus productos en correspondencia con el prefijo asignado, teniendo que después de las modificaciones pertinentes realizar los ajustes necesarios en la sección de proveedores para enlazar correctamente los grupos de productos suministrados según corresponda. Por ejemplo, si quiere hacer una familia de productos cuyo prefijo sea 1803 para las carnes, todos los productos de carnes deberán tener como formato 1803xxxx, y para ello al dar de alta a estos productos en la sección de compras, hágalo seleccionado la familia correspondiente para que se asignen consecuente, automáticamente y correlativamente los códigos de sus productos. Figura 6. Sección de existencias o almacén. Bien, hasta aquí se explicó la primera parte corresponde a la introducción de las existencias actuales (iníciales), vital para el buen funcionamiento del programa. Ahora pasaremos a explicar los siguientes pasos y funciones de las otras secciones. 9. Sección de recetas. En esta sección es donde elaboraremos la receta de los platos, bebidas, cocteles, vinos, canapés, etc., que oferte la empresa para el cálculo de los precios de venta y beneficios que nos proporcionan. Las recetas tienen tres hojas de datos donde se detalla la información necesaria: Datos generales. Se registra toda la información de la ficha referente a clasificación, número de raciones por receta, pesos, precio, IVA, precio final (establecer manualmente tomando como referencia el precio calculado), se definen los ratios a aplicar a cada uno de sus componentes, detalles para la elaboración y otras observaciones

9 MANUAL DE USUARIO Página 9 de 26 necesarias, y se muestran cálculos automáticos de los resultados generados con los consumos y precios establecidos. Composición. Se definen los componentes de la receta, o sea, los ingredientes de la misma. Para cada uno de los productos se escoge el ratio de venta a aplicar elegido a su criterio (en el caso de utilizar varios ratios diferentes para cada producto que compone la receta, como verduras, aceites, carnes etc. ) y el programa nos calcula el ratio o margen comercial medio de la receta,también debe de anotar la cantidad a emplear y la merma que produce, así como la cantidad no aprovechable si fuera necesario. Ficha de bodega. Aplicable solamente a productos de bodega. Para confeccionar las recetas lo primero que tiene usted que hacer es activar el botón de agregar receta, desplegándose una ventana donde usted define el nombre del plato. Luego lo asocia a un tipo de receta ejemplo: tapas, entrantes, pescados y mariscos etc. Una vez hecho esto define el ratio. Aconsejamos establecer un único ratio para cada oferta (plato), ejemplo: tapas al 3.5, entrantes 4.0, pescados y mariscos 3.0, vinos al 2.2, etc., y para las recetas de empleados o manutención de personal, establecer ratio 0.0 para no contabilizar ingresos por este concepto, sólo rebajar existencia. Cada vez que haga una receta de una familia concreta, importe el ratio de una receta de la misma categoría, y ya lo aplica automáticamente a toda la oferta de la nueva receta. Las recetas sólo las tiene que realizar una vez, pues la actualización de precios en cada una de ellas permite actualizarlas individualmente y recalcular los valores de esta. Una vez hecha esta operación pasa a activar la casilla composición donde le saldrá una pantalla para poder incluir los productos que la componen. Recomendamos poner la merma que llevan, ejemplo: solomillo de res kg, merma kg y el programa le irá calculando el neto. Así mismo, usted puede definir el tipo de receta si es para comida o para bodega. Igualmente usted puede duplicarla para el caso de raciones, piezas enteras, botellas enteras o por copa, etc. También usted puede hacer recetas grades, por ejemplo para 1, 2, 4, 6, 12, 20, 100, o más comensales y definirle el nº a la ficha o el peso y le calculará automáticamente el nº de raciones y precio de cada ración o porción. Así mismo, puede imprimir las fichas sin datos económicos para crear su libro de recetas para sus empleados.

10 MANUAL DE USUARIO Página 10 de 26 Figura 7a. Sección de recetas (comida o bebida no bodega). Datos generales. Figura 7b. Sección de recetas (comida o bebida no bodega). Composición. Figura 7c. Sección de recetas (bodega). Ficha de bodega.

11 MANUAL DE USUARIO Página 11 de Sección de menús (banquetes). Esta sección se comporta muy parecida a la de recetas. Se incluyen los menús mediante la opción de AGREGAR. Esta sección contiene dos hojas de trabajo: Datos generales. Similar a las recetas se definen los datos generales del menú, como la cantidad de comensales, la fecha de realización del menú en el caso de que proceda (ejemplo, bodas, cumpleaños, etc.). Para el caso de ruedas de menú que se utilizan con frecuencia como es el caso de colegios, aeropuertos, etc., estos valores de fechas se ignoran. Se puede agregar también anotaciones especiales de confección o datos específicos. En esta hoja se muestran los resultados de los cálculos según las especificaciones del menú. Composición. Se definen los platos o recetas que componen el menú. Estos se importan directamente desde la sección recetas utilizando el botón de IMPORTAR, especificándose en cada una de ellas el número de servicios y la cantidad de raciones por servicio. Automáticamente se muestra en la parte inferior los datos de una ración para la receta o plato actual. Una vez fijado el nombre del menú, le agregamos las recetas de platos y bebidas que lo componen. Se fijan automáticamente las cantidades necesarias para un Pax brutas y netas, y todos los ratios y precios de cada producto y foto (si la tuviera la receta), y se calcula el precio de venta automáticamente, con lo cual es súper fácil de montar esta sección, sólo tiene que incluir el número de comensales y cantidades de raciones de cada oferta y servicios, y tiene listo el menú, y así sucesivamente tantos como quiera. En la parte de los datos generales, le saldrán todos los cálculos y podrá definir todos los conceptos que permite llevar esta sección. Nota: Como complemento usted puede definir los gastos que le puede ocasionar el evento para que le dé el neto que le queda a usted. Los reportes son muy fáciles de entender. En el caso del reporte de pedido de necesidades de reposición chequea las necesidades de productos que necesita el menú con las existencias de almacenes o artículos y le pide lo faltante, es decir, lo que hay que comprar. El pedido para elaboración es para saber que tenemos que sacar de los almacenes, que no es más que el pedido total. También genera reporte para elaboración para empleados, receta por receta con los ingrediente que debe de utilizar en cada preparación, para el total de comensales. Muy importante, este reporte es para garantizar elaboraciones con calidad y sin faltantes. Nota usted puede crear todos los pedidos de los menús o platos a producir, para ello active la pestaña orden de reposición que los envía automáticamente a la sección de compras e integrarlos en uno solo médiate la opción que brida la sección en los reportes

12 MANUAL DE USUARIO Página 12 de 26 Figura 8a. Sección de menús. Datos generales. Figura 8b. Sección de menús. Composición. 11. Sección de servicios. Aquí se definen y registran los contratos de servicios con clientes, las especificaciones de lo solicitado (ofertas del servicio), los términos de pago, orden de servicio y documentos anexos necesarios. Para ello se utilizan en la sección 6 hojas de trabajo: Datos generales. Se define el cliente del servicio. Es se puede hacer manualmente dan especificando los datos y con posibilidad de dar de alta al cliente directamente, o cargando los datos del cliente directamente desde la sección de clientes si es que fuera repitente y estuviera registrado de veces anteriores. Esta última es la recomendada y con ella se traen desde la sección de clientes todos los datos asociados con este, desde su información general hasta los detalles para facturación.

13 MANUAL DE USUARIO Página 13 de 26 También se especifican los datos generales del servicio como la descripción, quién solicita el servicio, la fecha, la vigencia del contrato, estado actual, cantidad de comensales, si requiere degustación previa y en caso de proceder la fecha y cantidad de comensales a degustar, entre otros datos. Figura 9a. Sección de servicios. Datos generales. Entrega a cuenta de dinero. Concebida para aquellos servicios en que se solicite al cliente un depósito por concepto de reserva entrega a cuenta. Permite reflejar toda la información necesaria para ello, e incluye un número de comprobante y justificante, importe total entregado cuenta del cual se calcula el componente automatice correspondiente a IVA Repercutido y el importe base, se especifican los datos del pago (cuenta de banco, o forma de pago, fecha, detalle y observación). Automáticamente el programa Chefexact Catering calcula o fija que parte de este importe entregado se ha utilizado cuando se confirma la venta del servicio, el cuyo caso se rebaja la cantidad correspondiente. Y emite un recibo para entregar al cliente con la cantidad entregada Figura 9b. Sección de servicios. Entrega a cuenta.

14 MANUAL DE USUARIO Página 14 de 26 Ofertas del servicio. Se incorporan o detallan las ofertas que componen el servicio. Estas ofertas pueden ser o bien recetas (importadas desde la sección de recetas), menús (importados desde la sección de menús) o servicios especiales (definidos en esta sección). Para estos últimos es necesario definir el proveedor del servicio especial, el precio y IVA correspondiente cobrado por el proveedor. Para todas las ofertas de recetas y menús los precios se importan directamente al incorporarlas y son los que están definidos en sus respectivas secciones. De forma general se especifican para cada oferta la cantidad total, el número de promociones si las hubiera y se calcula el neto de cada una de ellas, que es la cantidad a facturar de la oferta. Además, para el caso de los servicios especiales se establece un % de margen comercial por la contratación de servicios de terceros (servicios especiales con proveedores), de lo cual se hablará en la hoja de cálculos y resultados. Figura 9c. Sección de servicios. Ofertas del servicio. Resultados. En esta hoja se calculan automáticamente un gran número de datos útiles para ver el comportamiento y la rentabilidad de la contratación de un determinado servicio. Adicionalmente permite especificar el % de margen comercial a especificar para los servicios especiales, así como otros gastos relacionados con la contratación de personal extra, alquileres y otros gastos necesarios.

15 MANUAL DE USUARIO Página 15 de 26 Figura 9d. Sección de servicios. Resultados. Orden de servicio. Permite especificar una orden de servicios con todos los requerimientos al personal para cumplimentar las expectativas o necesidades del cliente. Esta información será distribuida entre los implicados en dar cumplimiento al servicio, o sea, entre el personal empleado para ello. Figura 9e. Sección de servicios. Orden de servicio. Documentos. En esta última hoja se agrega la información relacionada con anexos legales al contrato que deben ser entregados al cliente, así como observaciones generales y notas relacionadas con el servicio.

16 MANUAL DE USUARIO Página 16 de 26 Figura 9f. Sección de servicios. Documentos. 12. Sección de producción y existencias de productos elaborados. En esta sección se registran las producciones de los productos elaborados en la sección menús para su posterior venta. Estas producciones pueden ser de recetas (ofertas definidas por una receta) o de menús, tomándose en cada caso la composición y analizándose los consumos según corresponde. Para el trabajo en esta sección se utilizan dos hojas de trabajo: Registro y definición de producciones. Aquí se registran, como su nombre lo indican las producciones que se van realizando en el establecimiento, definiendo de ellas los productos u ofertas que se van elaborando y las correspondientes cantidades en cada caso. Para cada producción se define además la fecha, descripción, el sitio en el que se elaboran los productos el lote y el responsable de la producción. Automáticamente el programa va calculando los consumos de productos de almacén (existencias) necesarios para dar cumplimiento e informando en cada momento los requerimientos, si este fuera el caso, de cada uno de ellos para cumplimentar la elaboración. Esto es muy útil pues permite saber en cada momento hasta donde es viable un volumen de producción determinado con las existencias o provisiones que se tiene si son suficientes. Además, se calculan los importes correspondientes de la producción, los costos y beneficio bruto, así como la inversión por unidad de moneda derivados de la producción. También se puede incluir observaciones, lo cual es muy útil para registrar cualquier información referente al proceso. Para agregar una producción, utilizar el botón REGISTRAR PRODUCCION en la barra de funciones, especificar la información general e incorporar las ofertas (recetas o menús) que lo componen. En cada caso especificar la cantidad total de la producción del producto, la cantidad no útil por problemas en la producción, el lote y la fecha en que expira el producto elaborado, el resto lo calcula automáticamente el sistema.

17 MANUAL DE USUARIO Página 17 de 26 Figura 10a. Sección de producción. Registro y definición de producciones. Existencias de productos elaborados. Funciona con una lógica similar a la sección de existencias, pero en este caso se corresponde a las existencias, como su nombre lo indica, de productos elaborados, resultado de las producciones. De cada producto elaborado en existencia se registra el tipo (receta o menú), código, descripción, categoría a la que se corresponde (entrantes, tapas, carnes, etc.), precio base sin IVA, el volumen de existencia actual, y un stock mínimo o existencia mínima desea, muy útil para saber rápidamente cuales productos requieren de una producción inmediata para restablecer los volúmenes de existencia que permitan una operación ininterrumpida. En este caso las existencias se incrementan con las producciones, y las ventas las que rebajan las cantidades de productos elaborados. En esta sección también se pueden hacer inventarios de productos elaborados tantos como se quiera o lo requieran las operaciones. Figura 10b. Sección de producción. Existencias de productos elaborados.

18 MANUAL DE USUARIO Página 18 de Sección de Ventas. En esta sección es donde usted refleja y anota sus ventas diarias que pueden ser al detalle (directa o minorista) o por servicios contratados. Las ventas al detalle se corresponden con aquellos clientes que llegan directamente sin un contrato de servicio previo y puede ser útil para venta de mostrador de comidas elaboradas caso de disponer de tienda con venta al público. Por otro lado están las ventas a través de servicios contratados, donde se selecciona entre los contratos disponibles (listos y aprobados) y se importan directamente la composición, datos del cliente, forma de pago y facturación, etc. Para aquellos contratos con entregas a cuenta, se traen los valores correspondientes (en caso de no haberse utilizado) y se rebaja o deduce esta cantidad para determinar un neto a pagar que se corresponde con lo pendiente de pago en la facturación. En ambos casos es posible modificar las cantidades, incorporar nuevas ofertas de recetas o menús, y para el caso de las ventas a través de servicios, la incorporación también de servicios especiales contratados a terceros similar a como se realiza en la sección de contratación de servicios. Figura 11a. Sección de ventas. Para un nuevo registro de venta, active el icono REGISTRA NUEVA VENTA y le saldrá una ventana donde usted elije si bien es directa (al detalle) o si es a través de un servicio, en cuyo caso selecciona el correspondiente entre los disponibles. Una vez anotada la venta, usted las confirma para rebajar de existencias los productos elaborados, fijar los compromisos de cobros a clientes (sección de cuentas por cobrar) y de pagos por servicios especiales de terceros (sección de cuentas por pagar) si este fuese el caso. Además le crea un pedido de reposición el cual se fija en la sección de órdenes de compra (reposición), para estar disponible para enviarlo a compras bien sólo o integrado con diferentes órdenes de otros días. Para confirmar una venta, se chequean las disponibilidades de productos elaborados, de modo que el programa notifica el déficit de algunos productos, con lo cual se hace necesario primero registrar las operaciones de producción correspondientes para tener los volúmenes de existencias elaboradas necesarias para cubrir las ventas a realizar. Además se selecciona

19 MANUAL DE USUARIO Página 19 de 26 la cuenta de banco para el pago a los proveedores de servicios especiales y las cuentas con las cuales se les cobrará al cliente si este no tuviese crédito, o sea, que tuvo que hacer el depósito como prepago o un pago al momento de recibir el servicio. Figura 11b. Confirmación de ventas. 14. Sección de órdenes de compra para reposición. En esta sección se le refleja los pedidos de reposición según ventas o los crea usted según stock mínimo o a su criterio. Así mismo, los envía a la sección de compras mediante un asistente por mejor oferta precio y proveedor, o a su criterio a un proveedor único elija la forma usted mismo. Igualmente puede utilizar el o los (pedidos) para usted pueda establecer un stock por producto mínimo en base a los consumos de varios pedidos según ventas. Figura 11. Sección de Órdenes de Compra. 15. Sección de registro de gastos generales (otros gastos de operación). En esta sección usted puede reflejar contablemente todos los gastos de operaciones (gastos indirectos) que le genere su empresa o negocio. Por defecto se han incluido varios conceptos de gastos pero estos se pueden enriquecer, adaptar, o eliminar tanto como sea necesario a través de la opción de HOMOLOGACION DE CONCEPTOS. Para registrar una nuevo gastos o grupo de ellos, dar clic sobre el botón REGISTRAR NUEVOS GASTOS, y para los conceptos en los cuales se va a especificar valores, se selecciona el

20 MANUAL DE USUARIO Página 20 de 26 proveedor del servicio (previo enlace en la sección de proveedores). Luego especificar el importe base y el IVA Soportado en cada caso. Se puede especificar una descripción u observaciones sobre la operación de registro que se está realizando. Luego de registrar gastos, los confirma. Tenga precaución de anotar el IVA, es decir, el impuesto que usted paga por el servicio. Al confirmar el gasto, para el caso de los proveedores con prepago o pago al momento, debe de especificar la forma en que se paga y la cuenta de banco. Estas operaciones se reflejan automáticamente en la sección de cuentas por pagar, variando su estado de pendiente de pago o pagada según sea el caso. Figura 12. Sección de Registro de Gastos. 16. Cuentas por pagar a proveedores. En esta sección quedan contabilizadas las obligaciones de pago o pagos efectuados a proveedores por operaciones de compra de productos, contratación de servicios especiales o registro de gastos generales. En cada caso se especifica si se corresponde con una obligación pendiente o con una deuda ya liquidada, el cálculo de las edades o vejez de las facturas (obligaciones) y demás información necesaria, lo cual ofrece todos los mecanismos necesarios de control y gestión para un correcto seguimientos de los plazos de pagos, evitando con ello incurrir en incumplimientos y penalizaciones por morosidad en pago, lo cual afecta la credibilidad de la empresa. Para aquellas facturas vivas, o sea, facturas que aún están pendientes de pago, se puede realizar la liquidación una a una o por grupos según se realice el pago de las mismas, y para ellas se describe la forma de pago utilizada y la cuenta para tales efectos si este fuese el caso.

21 MANUAL DE USUARIO Página 21 de 26 Figura 13. Sección de Cuentas por Pagar a Proveedores. 17. Cuentas por cobrar a clientes. Aquí quedan registradas las operaciones generadas desde la sección de ventas, reflejándose las obligaciones de pago de los clientes, lo que es lo mismo nuestras obligaciones de cobro. Dada la importancia de esta sección, también se incluye toda la funcionalidad necesaria para una gestión detallada, intuitiva, fácil y muy profesional de los cobros a clientes, que en un final son la fuente de ingresos, con lo que mantener los ciclos de cobros correctos le permite liquidez al negocio para operar correctamente en los parámetros de gestión. También en este caso se calcula detalladamente la vejez de cada factura por cobrar, el estado actual (cobrada o pendiente de cobro), lo que permite gestionar y hacer una labor de cobro bien orientada. Figura 14. Sección de Cuentas por Cobrar a Clientes. 18. Sección de análisis de resultados. En esta sección es donde podrá ver el comportamiento de su empresa, generándole una visión total de la rentabilidad de la misma, a través de un análisis de todas las operaciones comprendidas en el período especificado. El análisis contempla:

22 MANUAL DE USUARIO Página 22 de 26 Resumen. Comprende un resumen de los principales aspectos analizados, dando de una forma muy rápida una visión, en tan sólo una pantalla, del comportamiento de los principales indicadores que miden el buen desempeño del negocio. Ingresos. Se realiza un análisis detallado por concepto de ingreso, determinándose los ingresos netos, el total de IVA Repercutido generado en las operaciones, y el ingreso total y el monto correspondiente a promociones, para valorar la cantidad de gratuidades en las que se ha incurrido. Se muestra gráficamente la información por día para analizar el comportamiento de los ingresos y la parte correspondiente a cada uno de ellos. Compras. Se totalizan los volúmenes de compras por proveedor en el período, detallándose el correspondiente importe base, el IVA Soportado y el importe total en cada caso. Además, se analiza por día los importes total y la parte correspondiente a importe base e IVA Soportado. Gastos. Similar a las compras pero por concepto de gasto general. Finanzas. Se realiza un análisis de las finanzas, comprendiendo cuentas por pagar a proveedores y cuentas por cobrar a clientes, detallándose los correspondientes montos por grupo de edades y desglosando los importes netos y el IVA Soportado y Repercutido respectivamente. Además se muestra gráficamente los porcientos correspondientes y un detalle de los importes pendientes tanto de cuentas por pagar (por proveedor) como de cuentas por cobrar (por cliente). Consumos. Consumos detallados por concepto en el período y desglose de consumos productivo (en ventas), en promociones y el total en cada caso. Análisis gráfico del comportamiento diario y la composición por concepto. Ratios y costes. Análisis detallado por concepto y por tipo de plato de los costes y ratios de ventas. Se presenta gráficamente también la información. Estadísticas. Análisis de comportamiento estadístico de las ofertas más vendidas, de los productos de almacén más consumidos, y de las ofertas más rentables en base a las ganancias. Esta información es muy útil pues permite tomar criterios y realizar orientaciones del negocio en función de enfocarse en las ofertas más rentables y tomar medidas con aquellas que se encuentran en el extremo opuesto. Igualmente

23 MANUAL DE USUARIO Página 23 de 26 con los productos más consumidos para tener existencias suficientes, localizar mejores proveedores por precios, etc. Existencias. Comportamiento de las existencias, tanto de productos básicos de almacén como de productos elaborados (por producciones internas). Para el caso de las existencias de almacén, producto a producto se parte de las existencia inicial del período, se incorporan las compras y se deducen los consumos incurridos en las producciones para determinar una existencia final teórica, y comparando con una existencia final determinar las posibles diferencias. Por otro lado, en las existencias de productos elaborados, se parte en cada caso de la existencia inicial, se incorporan las producciones, se rebajan las ventas para determinar una existencia final teórica, que comparada con la existencia final permite determinas posibles diferencias. Figura 15a. Sección de Análisis de Resultados. Resumen. Figura 15b. Sección de Análisis de Resultados. Ingresos.

24 MANUAL DE USUARIO Página 24 de 26 Figura 15c. Sección de Análisis de Resultados. Compras. Figura 15d. Sección de Análisis de Resultados. Gastos. Figura 15e. Sección de Análisis de Resultados. Finanzas.

25 MANUAL DE USUARIO Página 25 de 26 Figura 15f. Sección de Análisis de Resultados. Consumos. Figura 15g. Sección de Análisis de Resultados. Ratios y costes. Figura 15h. Sección de Análisis de Resultados. Estadísticas.

26 MANUAL DE USUARIO Página 26 de 26 Figura 15i. Sección de Análisis de Resultados. Existencias.