Contenido. 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación 4.

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1 w.gestionae.com Sistemas de Gestión de la Documentación tionae ronos Madrid Miembro de:

2 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación 4.

3 1. Introducción Conocemos más los libros que las cosas, y el ser sabio consiste en saber cosas y no libros Jaime Balmes Algunas ideas: En efecto, documentación no implica conocimiento; pero sí es cierto que el conocimiento de las organizaciones se sustenta sobre unos determinados documentos. Era de la información : el volumen de información que manejamos crece de modo sostenido por lo que, a menos que nos detengamos, nuestros documentos también crecen. La información crece en cantidad y complejidad; nuestros documentos también: multitud de formatos, usuarios, soportes, finalidades, etc. En s. XXI el conocimiento es el factor de competitividad más crítico. Una adecuada gestión del mismo es esencial para permitir mantener nuestro liderazgo y controlar los costes.

4 1. Introducción La cantidad de información crece Cada vez las empresas manejan un volumen más elevado de documentación como consecuencia de: Acceso y posibilidades de nuevas tecnologías Incremento especificidad necesidades de clientes Orientación al mundo de los servicios Innovación y actividades de I+d+i Proliferación de estándares de calidad Requisitos contratación administraciones públicas Oportunidades emergentes (subvenciones, etc.)...resulta importante disponer pautas y sistemas que permitan evaluar la idoneidad de la documentación y archivarla de modo oportuno

5 1. Introducción La complejidad de la información aumenta Cada vez la información y documentación a manejar es más compleja: Documentación interna / Documentación externa Documentos en formato papel / electrónico Documentos oficiales / documentos de trabajo Gran variedad de documentos: procedimientos, registros, boletines, actas, informes, ofertas, pedidos, etc. Múltiples perfiles de usuarios para cada tipo de documento...por ello es necesario disponer de sistemas que permitan estructurar, disponer y utilizar de modo ordenado la información de la empresa

6 1. Introducción La Gestión del Conocimiento: aspecto crítico de competitividad Nos encontramos en la denominada ERA DE LA INFORMACIÓN, caracterizada por: Explosión tecnológica Conocimiento como factor esencial de progreso Nuevas organizaciones basadas en aprendizaje. Ser humano: capital más preciado. Las tecnologías de la información como elemento clave (reconociendo que son un simple medio para transmitir y gestionar datos e información y que el conocimiento es el factor fundamental de creación de riqueza). La única fuente de ventaja competitiva duradera es el conocimiento, solo las organizaciones que sepan optimizar al máximo este invaluable recurso al producir continuamente nuevo conocimiento y diseminarlo adecuadamente por la organización aplicándolo a tareas, productos, tecnologías y servicios podrá alcanzar el éxito en la nueva economía digital Ikujiro Noaka...Gestión de la documentación no es Gestión del Conocimiento, pero es esencial para salvaguardar, utilizar y enriquecer de modo adecuado el conocimiento de la organización

7 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación 4.

8 2. Importancia de la Gestión Documental 2.1. Problemática de la No Gestión Documental Algunas reflexiones... Cuánto tiempo has dedicado a rehacer presentaciones porque no has sido capaz de encontrar aquella que te podía servir de base? Cuánto tiempo has dedicado a la búsqueda de aquel documento que utilizaste o distribuiste en una ocasión? Encuentras los documentos que no has preparado tú con facilidad? Cuántas veces has usado o distribuido aquella versión que no era la correcta? Cuántos ficheros correspondientes al mismo documento se guardan en la red?...múltiples respuestas; un único resultado costes

9 2. Importancia de la Gestión Documental 2.1. Problemática de la No Gestión Documental El coste de un documento mal archivado es de 120 (Garther Group) El 25% de los documentos no se encuentran porque están mal archivados (Garther Group) Según IDC, como media, los costes de documentación anuales de una compañía representan entre un 5 y un 15% de sus ingresos totales (PC PYMES) El destinatario de una factura electrónica se ahorra costes de hasta 6 euros (Expansion.com) mientras buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado 4 minutos, con un coste estimado de 0,64 euros, a través de un Sistema de Gestión Documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un coste estimado de 0,08 euros (Arthur Andersen. PC PYMES)

10 2. Importancia de la Gestión Documental 2.2. Necesidades a satisfacer El problema afecta a todos, pero a las PYMES afecta más Las grandes compañías acumulan considerables cantidades de información, de ahí que estén mas sensibilizadas frente a los problemas relativos a su sistematización. Sin embargo la pequeña y mediana empresa no suele contar con este tipo de servicios o disponen de sistemas documentales muy precarios. Algunos factores relacionados: Escaso interés que sigue aún hoy presentando la utilidad de la Documentación en un determinados ámbitos empresariales La ausencia de una estrategia empresarial apoyada en la información La limitación de medios y recursos El nivel de cualificación del personal El desconocimiento de los recursos y procedimientos técnicos aplicables a la gestión de los sistemas documentales

11 2. Importancia de la Gestión Documental 2.2. Necesidades a satisfacer Requerimientos aplicables a las soluciones que se planteen Es esencial optar por un Sistema adaptado a las necesidades concretas de cada organización. Elecciones incorrectas han llevado en no pocos casos a que se de la paradoja de que un cambio tecnológico afecte negativamente a la calidad del tratamiento de la información y/o del servicio prestado (añadiendo funciones inútiles, incrementando burocracia, costes, etc.) ARCHIVO: útil para almacenar cantidad y variedad de documentos RECUPERACIÓN: fácil identificación y búsqueda de la información DISPONIBILIDAD: acceso flexible (viajes, multicentros, etc.) Necesidades a satisfacer SENCILLO: fácil uso para buena acogida por parte del personal ECONÓMICO: bajo coste implantación y mantenimiento ORIENTACIÓN A LA GESTIÓN: el propio sistema promueva un una gestión eficaz y eficiente de la documentación, no solo su archivo.

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13 3. Los Sistemas de Gestión Documental 3.1. Sistemas de Información SI (Sistemas de Información) Son sistemas software con el objetivo de gestionar de forma eficaz la información Como hay muchos tipos de información, se han definido sistemas específicos para ellos. Algunos ejemplos: CRM Customer Relationship Managemnt. Orientado a áreas comerciales y actividades de servicio muy orientadas a cliente B2A Sistema de Información especializado en el trato con la Administración ERP Enterprise Resource Planning. Son soluciones para gestionar la información de las distintas áreas de la empresa (fabricación, compras, RRHH..). DM Gestores Documentales Los Gestores Documentales son sistemas que permiten archivar la documentación de la organización y articular un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar el flujo de documentos de todo tipo de acuerdo a sus necesidades.

14 3. Los Sistemas de Gestión Documental 3.2. Gestores documentales DM (Document Management). GRAN EMPRESA Los hay de una gran variedad según sus funcionalidades concretas. Algunos de los más significativos entre las grandes empresas: DMS ECM CMS WCM Document Management System. Se centran en documentos (no en contenidos) y monitorizan de forma muy apropiada el ciclo de vida de los documentos. Enterprise Content Management. Van más allá de los DMS, abarcando más tipos de documentos, ampliando en mucho las funcionalidades del sistema. Incluye Workw, etc. Content Management System. Aplicables para la gestión de documentos claramente estructurados (periódicos, noticias, etc.) Web Content Management. Permite gestionar páginas web sin necesidad de tocar código.

15 3. Los Sistemas de Gestión Documental 3.2. Gestores documentales DM (Document Management). PYMES Por complejidad y costes, los sistemas anteriormente descritos no se adaptan adecuadamente a la realidad de la PYME. Los sistemas implantados de una forma más habitual: SISTEMAS DE SOFTWARE LIBRE Son sistemas de Gestión que se pueden adquirir libremente (coste 0) vía internet. Entraña cierta dificultad su instalación, parametrización y mantenimiento, por lo que en la gran mayoría de los casos es necesario requerir soporte externo SOLUCIONES WEB DE DM Estos sistemas se instalan sobre servidores propios o ajenos de las organizaciones. El gestor documental se ejecuta desde un servidor web conectado a Internet. Los usuarios que acceden a la web corporativa a la Extranet o Intranet pueden intervenir en la gestión de la documentación, con arreglo a los perfiles que se les tiene asignados.

16 3. Los Sistemas de Gestión Documental 3.3. Características de los Gestores Documentales De forma general, estos sistemas permiten: Rápida localización y consulta de documentos Permite la identificación y control de revisiones de documentos Control sobre los usuarios de la documentación Utilización simultánea por más de un usuario Eliminar tiempos de búsqueda de información interna así como duplicación de tareas Reducción de riesgos de transporte y almacenamiento de la información Proporciona una vista integrada de toda la información pertinente no estructurada Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica Control estadístico de conexiones, lo que facilita la gestión y la toma de decisiones Establecer espacio de trabajo compartido entre la empresa y el cliente Incremento de la calidad del servicio y la productividad

17 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación Qué...? 4.2 Entrar en 4.3 Perfil Usuario 4.4 Perfil Administrador 4.5 Requisitos Técnicos

18 4.1. Qué...? Qué es Es un Sistema de Gestión Documental......de la modalidad Soluciones Web especialmente pensado para satisfacer las necesidades de la Pequeña y Mediana Empresa

19 4.1. Qué...? Qué ventajas tiene sobre otros sistemas? Coherencia en su concepción Fiabilidad Sencillez de manejo usuarios Simplicidad de interfaces Orientación a Sistemas de Gestión de Calidad Versatilidad Solidamente contrastado Sencillez de gestión administradores...en 3 palabras... eficacia agilidad utilidad

20 4.1. Qué...? Qué funcionalidades tiene? Registro y archivo de documentos de modo seguro, en múltiples formatos Posibilidad de acceso a la documentación de la empresa a través de internet Asignación automática de códigos de identificación de documentos Publicación de documentos en un entorno compartido de trabajo Modificación y eliminación de documentos Edición de nuevas versiones de un mismo documento Comunicación automática a usuarios de nuevos documentos dados de alta y de nuevas versiones GESTIÓN DE DOCUMENTOS Establecimiento de perfiles de usuarios (con funciones específicas y con distintos niveles de acceso a documentos) Para dar de alta documentos no exige su modificación, ni la utilización de plantillas predefinidas

21 4.1. Qué...? Qué funcionalidades tiene? MOTOR DE BÚSQUEDA Es la propia organización la que establece sus propios criterios de almacenamiento de la información y búsqueda (cuántos se deseen y los que se deseen) Información clasificada por diferentes parámetros: tipos de documentos (actas, informes, ofertas, etc), código de organización, extensión, usuario, año de edición del documento, perfil de usuario Parametrización de consultas de búsqueda basadas en palabras clave, texto completo, intervalos de fechas, autor, etc. Realización de búsquedas instantáneas Genera informes a medida: listados resumen por categorías de búsquedas (exportables a otros formatos) Envío de correos con documentos anexados a partir de búsquedas abiertas No requiere ningún tipo de instalación en los ordenadores de la empresa, puesto que al sistema se accede a través de un navegador web

22 4.1. Qué...? Qué funcionalidades tiene? Permite asignar roles con características específicas de cara a la configuración del sistema, la gestión de la documentación y el acceso a la misma Super Administración (Gestionae) Establece la configuración de las pantallas Muestra u oculta campos Cambia la denominación de los campos Administrador Define los parámetros del sistema Define usuarios Asigna nivel de seguridad Usuario Crea, revisa, modifica y publica documentos y anexos Busca documentos Publica documentos

23 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación Qué...? 4.2 Entrar en 4.3 Perfil Usuario 4.4 Perfil Administrador 4.5 Requisitos Técnicos

24 4.2. Entrar en Acceso al sistema desde cualquier ordenador conectado a internet Limitación de acceso a toda persona que no está dada de alta como usuario

25 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación Qué...? 4.2 Entrar en 4.3 Perfil Usuario 4.4 Perfil Administrador 4.5 Requisitos Técnicos

26 4.3 Perfil Usuario Ofrece la posibilidad de acceder a las principales funcionalidades del sistema mediante accesos directos o, a todas ellas, a través de las distintas opciones del menú

27 4.3 Perfil Usuario. Alta documento Para DAR DE ALTA un nuevo documento se van rellenando los distintos campos parametrizados con los que queda definido en el Sistema

28 4.3 Perfil Usuario. Gestión documentos Mediante la activación de estas opciones se determinan los datos a incluir de forma visible en el listado resultante de la búsqueda Estos listados son exportables a otros formatos para su posterior tratamiento (Ej; Excel) Permite BUSCAR un documento en función de los diversos aspectos parametrizados o en función de una o varias palabras del título del documento o de los comentarios asociados al mismo

29 4.3 Perfil Usuario. Gestión documentos EJEMPLO DE RESULTADO DE UNA BÚSQUEDA Permite modificar los datos parametrizados para un documento Permite crear una revisión de un documento (el sistema contempla e identifica su existencia) Permite abrir un documento para su visualización El sistema permite que dar de alta documentos como anexos de otros documentos (en este caso su identificación los asociará de modo automático)

30 4.3 Perfil Usuario. Publicar Publicar es la acción de incorporar, físicamente, un documento que ya está identificado y reconocido en el sistema. Así, una vez que hemos creado la revisión de un documento, podemos publicar el documento modificado para que esté disponible en el sistema Igualmente, podríamos modificar documentos sin que sea necesario generar una revisión. Para ello el documento se publica con el nombre o código de la revisión originaria En Examinar... desplegamos el árbol de carpetas para seleccionar el archivo que queremos publicar

31 4.3 Perfil Usuario. Distribuir Permite distribuir documentos a través de mail. Inicialmente te lleva a la misma pantalla de gestión de documentos para que procedas a la selección de los documentos a distribuir.

32 4.3 Perfil Usuario. 1 2

33 4.3 Perfil Usuario. Documenta, permite importar desde outlook, la libreta de direcciones con el fin de no tener que escribir las distintas direcciones de mail a la hora de utilizar la función distribuir por e- mail.

34 Contenido 1. Introducción 2. La importancia de la Gestión Documental 3. Los Sistemas de Gestión de la Documentación Qué...? 4.2 Entrar en 4.3 Perfil Usuario 4.4 Perfil Administrador 4.5 Requisitos Técnicos

35 4.4 Perfil Administrador Todas las funciones del Administrador están accesibles desde los desplegables de su menú específico

36 4.4 Perfil Administrador. Numeración Desde aquí, el administrador crea los códidos de documentos que se consideran necesarios en el sistema Permite definir los diferentes idiomas que se asociarán con los documentos del sistema, y asignarle códigos a cada uno de ellos

37 4.4 Perfil Administrador. Numeración 3 3 La configuración básica permite predeterminar distintas series de numeración.

38 4.4 Perfil Administrador. Parámetros Clasificación Permite codificar en el sistema las extensiones de todos los documentos que deseamos dar de alta en el sistema El Administrador puede genenar las categorías o tipologías de documentos que se desea considerar en el sistema

39 4.4 Perfil Administrador. Parámetros Clasificación 3 3 Etc. Desde el perfil SUPERADMINISTRADOR (no mostrado en esta presentación) se pueden modificar estos PARAMETROS DE CLASIFICACIÓN, así como añanir otros nuevos Con los diferentes PARÁMETROS DE CLASIFICACIÓN se procede del mismo modo: para cada parámetro se pueden añadir todos los TIPOS que se desee.

40 4.4 Perfil Administrador. Seguridad 1 1 Desde el Listado de Usuarios el Administrador puede dar de alta nuevos usuarios en el sistema así como modificar su dirección de correo, contraseña, etc.

41 4.4 Perfil Administrador. Seguridad 2 2 La herramienta permite crear distintos grupos de usuarios a los que asignar distintos perfiles de seguridad.

42 4.4 Perfil Administrador. Seguridad 3 3 En esta opción podemos obtener todo el listado de documentos (o tipo de documentos) para los que un usuario tiene un determinado tipo de permiso

43 4.4 Perfil Administrador. Auditoría Permite obtener un listado con las consultas de documentos realizadas por los diferentes usuarios (útil para la elaboración de estadísticos y para valorar la importancia y difusión de los documentos )

44 4.4 Perfil Administrador. s En documenta se pueden dar de alta direcciones de correo electrónico que posteriormente podrán ser utilizadas a través de la función distribuir.