COMPARATIVO ACTUALIZACIÓN EN MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN DESCRIPCIÓN MODIFICADA DESCRIPCIÓN

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1 COMPARATIVO ACTUALIZACIÓN EN MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN PROCESO CAUSAS CAUSAS MODIFICADAS RIESGO RIESGO MODIFICADO DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN MODIFICADA CONSECUENCIAS CONSECUENCIAS MODIFICADAS CONTROL CONTROL MODIFICADO ACCIONES ACCIONES MODIFICADAS Falta de competencia del asesor de proyectos Falta de competencia del asesor de proyectos Falta de generación de cultura de seguimiento a los proyectos Creación del comité que define las actividades estratégicas registradas en los proyectos de inversión y que autorice las modificaciones Realizar reuniones mensuales de seguimiento al cumplimineto de los proyectos Direccionamiento estratégico La solicitud de La solicitud de información o información o requerimiento no fue requerimiento no fue entregada entregada oportunamente por el oportunamente por solicitante. el solicitante. La solicitud de La solicitud de información o información o requerimiento no fue requerimiento no fue entregada a la oficina de entregada a la Planeación. oficina de Fallas en equipos de Planeación. computo y/o software Fallas en equipos de que impiden y limitan computo y/o transmitir la información software que solicitada. impiden y limitan Error en el transmitir la diligenciamiento de los información formatos por parte del solicitada. responsable Implementación de los procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad Cumplir plenamente con la resolución 1692 de 2013 por parte de todos los involucrados Cumplir plenamente con la resolución 1692 de 2013 por parte de todos los involucrados Capacitación en la nueva versión del software

2 Debilidad tecnológica Debilidad tecnológica y soporte inoportuno Verificación de adquisición y estado de equipos y herramientas Seguimiento de solicitudes a la Oficina de Sistemas Revisión periódica del estado de los equipos y herramientaas y su adaptación a las nuevas tecnologías Revisión de programas y funcionamiento de red en los equipos de comunicaciones. Gestión de la comunicación Insuficiencia de personal o personal incompetente Falencias en el proceso de seguimiento de la información de medios. Por ausencia de equipos. Promoción y divulgación de DDHH poco efectiva Omisión de pronunciamientos de interés para la Pueblo, por desconocimiento de información. Afectación directa de los de las víctimas, de los ciudadanos y de los grupos vulnerables Desconocimiento de información relevante para Incumplimiento de la generar misión institucional pronunciamientos por parte de la entidad en tiempo real. 1. Tardanza en generar pronunciamientos. 2. Pérdida de imagen 3. Incumplimiento de la misión institucional Verificar las competencias del personal involucrado Indagación de las solicitudes frente a procesos de compra de nuevos equipos. Presentar necesidades de personal a la oficina de Talento Humano describiendo el perfil de competencia Establecer comunicación con la empresa de monitoreo de medios para ajustar el servicio y acudir a medios alternativos para mantener revisar constantemente el panorama nacional. Que las publicacion es de la del Pueblo no cumplan con la funciòn promover y difundir los humanos y prevenir su violación. Realizar la evaluación y aprobación de los proyectos de publicación con base en la resolución del Comité Editorial y la política editorial de la Realizar la evaluación y aprobación de los proyectos de publicación con base en la resolución del Comité Editorial y la política editorial de la Pueblo, inclusión del material a publicar por Pública dentro de la revisión y aprobación del Comité Editorial. Dirección Nacional de Promoción y Divulgación

3 Dirección Nacional de Promoción y Divulgación Desactualiz ación de la biblioteca Cumplimiento por parte de las dependencias de la Pueblo en el envío de ejemplares a la Cumplimiento Biblioteca de las por parte de publicaciones las realizadas por la dependencias entidad. de la Elaboración de un diagnóstico del Pueblo en el estado actual de envío de la unidad pública ejemplares a la especializada de Biblioteca de información en las publicaciones humanos realizadas por (biblioteca) y el la entidad. centro de documentación con relación a las necesidades de material de consulta y talento humano Incumplimiento de Procedimientos Deficiencias en el manejo documental en los informes de promoción y divulgación en las No se reporta en debida forma por parte de las Defensorìas, el tipo de actividad desarrollada, la temática, ni se especifica el grupo al cual fue dirigida la capacitaciòn No se cuenta con información fidedigna que permita demostrar en su totalidad las actividades de promoción y divulgación de Derechos Humanos que se realizan en las Informes mensuales de promoción, divulgación y difusión de humanos y derecho internacional humanitario Revisión de informes que se remiten desde las, envío de oficios explicativos a las para mejorar el diligenciamiento de los formatos. Falta de nombramiento de nuevo talento humano en el nivel central Cargos vacantes por pensión, renuncia o servidores ausentes por incapacidad médica Existencia de cargos vacantes en la Dirección por falta de nombramiento de nuevos servidores/as que asuman las funciones que venían desempeñando servidores/as que se han pensionado, renunciado o tienen incapacidad médica Pérdida de continuidad en proceso iniciados al interior de la Dirección, situación que se puede reflejar de manera negativa en el cumplimiento del POE, PAF y el plan estratégico de la Reporte a la subdirección de gestión de talento humano Solicitud de asignación de servidores/as públicos a la Dirección, esta se dirigirá a la subdirección de gestión de talento humano

4 Recursos inadecuados o insuficientes Población con poco conocimiento de sus, población sin herramientas conceptuales para que ejerza, defienda y exiga respeto por sus. Falta de promoción y divulgación de humanos en la población en general. Perdida de la legitimidad y credibilidad ya que este hace parte la misionalidad de Entidad, disminución de la calidad del servicio. Informes mensuales de promoción, divulgación y difusión de humanos y derecho internacional humanitario - Diseño de promoción y divulgacion de humanos en todo el territorio nacional con los asesores de las regionales. - Planes de accion em Falta de Investigadores de campo y de Laboratorio No atención a las demandas de misiones de trabajo presentadas por los Defensores Públicos El bajo número de personal técnico y forense obliga que se busquen alternativas que generan concentración de misiones de trabajo. Ineficiente prestación del servicio al usuario La Dirección Nacional de Pública actualiza sus lineamientos frecuentemente Adelantar las gestiones pertinentes que permitan la vinculación de profesional especializado al Grupo de Investigación Defensorial. Pública Ausencia Cultura de Buen Gobierno Riesgo de Discrecionalidad Los Controles y criterios de selección actuales pueden generar arbitrariedad en la selección de operadores de la Pública. Pérdida de imagen y de credibilidad ante la ciudadanía y organismos nacionales e internacionales. La Dirección Nacional de Pública lleva cuidadoso seguimiento a las solicitudes recibidas en la Unidad de Registro y Selección. La Dirección Nacional de Pública lleva cuidadoso seguimiento a las solicitudes recibidas en la Unidad de Registro y Selección. Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales Vencimient o de terminos para el ejercicio del litigio defensorial Dificultad para realizar oportunamente el ejercicio de litigio defensorial. Seguimiento y revisión de terminos en la página web de la Corte Constitucional y de la Rama Judicial Solicitud de asignación de un medio de transporte permanente o de gastos para el traslado del funcionario designado a despachos judiciales. Asiganr la función de seguimiento a un funcionario y de un conductor que apoye la actividad. Asignar la función de seguimiento a un funcionario en la DNRAJ y solicitar los medios requeridos para dar cumplimiento al servicio. Sistema de información subutilizado. Los funcionarios Inexistencia de registros No se han capacitado detodas las de las actuaciones los funcionarios de las regionales no han adelantadas en materia regionales en el sido capacitados en de litigio defensorial en desarrollo del Sistema el Sistema Visión Web el Sistema Vision Web Visión Web RAJ RAJ RAJ. Subresgistros de las actuaciones adelantadas en materia de litigio defensorial en el Sistema Visión Web RAJ. Se adelanta capacitación en las defensorias regionales Programar capacitación en las defensorias regionales sobre web RAJ. Continuar con la programación para la capacitación a las regionales en el Sistema Vision Web RAJ Cumplir con la programación para la capacitación a las regionales en el Sistema Visión Web RAJ.

5 Falta realizar una selección por competencias laborales para ingreso al servcio cononforme a los procedimiento, y posterior evaluación del desempeño laboral. No verificación de los requisitos establecidos en el Manual de funciones para el ingreso al servcio cononforme a los procedimiento Personal incompeten te vinculado a la del Pueblo Personal vinculado sin el cumplimiento de los requisistos a la Pueblo Se selecciona personal incumpliendo los reglamentos obviando las necesidades y competencias requeridas. Una vez evaluado el desempeño laboral no se aplican las medidas correctivas pertinentes para fortalecer la competencia en el desempeño de sus funciones. Se selecciona personal incumpliendo los reglamentos, obviando las necesidades y requisitos requeridos. Verificar la legalidad de los documetos anexados con la hoja vida utilizando mecanismos idoneos en el marco de los principios constitucionales y realizar objetiva evaluación del desempeño laboral de manera oportuna cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Competencias laborales Verificar la legalidad de los documetos anexados con la hoja vida utilizando mecanismos idoneos en el marco de los principios constitucionales Falta realizar una evaluación integral del desempeño laboral a los servidores públicos inscritos en carrera adminsitrativa. Personal que no adquiere o desarrolla las competencias requeridas para laborar en la Una vez evaluado el desempeño laboral no se aplican las medidas correctivas pertinentes para fortalecer la competencia en el desempeño de sus funciones. Deficiencia en la prestación del servicio Revisión de la concertación de objetivos y la calificación de servicios remitida por el jefe inmediato Implementar un sistema de evaluación de desempeño que permita determinar necesidades de capacitación de los servidores públicos e incluirlos dentro de los programas de capacitación de la entidad. Así como, promover el ejercicio de retroalimentación entre el evaluador y el evaluado Gestión del Talento Humano Falta de directrices desde el nivel central para que las Defensorias desarrollen en debida forma los. Incumplimiento al desarrollo de los Falta de directrices desde el nivel central para que se desarrolle en debida forma la inducción al puesto de trabajo. Personal vinculado sin recibir inducción y/o Personal vinculado sin recibir /o No se realiza la induccion y a los funcionarios vinculados a la Pueblo o la misma se lleva a cabo de manera ineficiente No se realiza la induccion al puesto de trabajo a los servidores públicos vinculados a la Pueblo o la misma se lleva a cabo de manera ineficiente El funcionario vinculado tendría un desconocimiento de la Institución, deberes,, faltas y sanciones disciplinarias de los servidores públicos (Ley ), Código de Ética y Buen Gobierno, Estatuto Anticorrupción, (Ley 1474 de 2011), beneficios, entorno (Estructura del Estado Colombiano), Plan estratégico vigente, de todo lo relacionado con la Cultura Organizacional. El servidor público vinculado tendría un desconocimiento de la funciones y actividades propias del empleo a desempeñar. cumplimimiento del progarama acorde con lo previsto y que la cobertura sea completa datos de la planta de personal de la Defensoria del Evaluación sobre los temas expuestos al final de la actividad Remisión del formato diligenciado dispuesto para evaluar la inducción en el puesto de trabajo. Actualizar el diferenciarlo del de la de acuerdo con la dinamica de la Administración lineamientos legalmente establecidos. Verificar la asistencia de todos los funcionarios convocados. Complementar la inducción en el puesto de trabajo con el ajuste de las control de dicha inducción, al igual que la entrega del manual de funciones del cargo

6 Gestión del Talento Humano Falta de directrices desde el nivel central para que las Defensorias desarrollen en debida forma los. Incumplimiento al desarrollo de los Falta de directrices desde el nivel central para que las desarrollen en debida forma los inducción y. Incumplimiento al desarrollo de los inducción y Personal vinculado sin recibir inducción y/o Personal vinculado sin recibir /o en las No se realiza la induccion y a los funcionarios vinculados a la Pueblo o la misma se lleva a cabo de manera ineficiente No se realiza la a los servidores públicos vinculados a las o la misma se lleva a cabo de manera ineficiente El funcionario vinculado tendría un desconocimiento de la Institución, deberes,, faltas y sanciones disciplinarias de los servidores públicos (Ley ), Código de Ética y Buen Gobierno, Estatuto Anticorrupción, (Ley 1474 de 2011), beneficios, entorno (Estructura del Estado Colombiano), Plan estratégico vigente, de todo lo relacionado con la Cultura Organizacional. El funcionario vinculado tendría un desconocimiento de la Institución, deberes,, faltas y sanciones disciplinarias de los servidores públicos (Ley ), Código de Ética y Buen Gobierno, Estatuto Anticorrupción, (Ley 1474 de 2011), beneficios, entorno (Estructura del Estado Colombiano), Plan estratégico vigente, de todo lo relacionado con la Cultura Organizacional. cumplimimiento del progarama acorde con lo previsto y que la cobertura sea completa datos de la planta de personal de la Defensoria del Evaluación sobre los temas expuestos al final de la actividad cumplimimiento del progarama acorde con lo previsto y que la cobertura sea completa datos de la planta de personal de la Evaluación sobre los temas expuestos al final de la actividad Actualizar el diferenciarlo del de la de acuerdo con la dinamica de la Administración lineamientos legalmente establecidos. Verificar la asistencia de todos los funcionarios convocados. Construir el inducción virtual y adelantar en las. Incumplimiento del procedimiento de medición de clima organizacional y hacer seguimiento de la implementación de planes de intervención por las Defensorias. Dificultad en la comunciación con la Defensorias y falta de facilitadores que desarrollen a nivel territorial el bienestar social Falta de aplicación de los bienestar social laboral en las. Dificultad en la comunciación con la y falta de facilitadores que desarrollen a nivel territorial el programa de bienestar social laboral. Proteccion de servicios sociales ineficentes y calidad de vida laboral inapropiada Incumplimiento del bienestar social laboral en las Desatención de las variables fisicas y emocionales que afectan el clima organizacional falta de procesos para el desarrollo intergral del los servidores publicos de la No se programan bienestar social laboral en las por falta de presupuesto y falicitadores que apoyen el programa en la Incumplimiento de las normas que regulan el bienestar social, una deficiente prestación del servicio, e inconformidad de los servidores publicos de la Defensoria del Incumplimiento de las normas que regulan lo relacionado a bienestar social. Una deficiente prestación del servicio, e inconformidad de los servidores publicos de la Diseño de los bienear social con el apoyo de las Cajas de Compensación Familiar Diseño de los bienear social con enfoque en las Realizar la medición de clima organizacional con metodologias tecnicas adecuadas que califiquen las variables que resulten debiles para intervenirlas y superarlas y diseñar el prgrama de bienestar social propendiendo por el mejormiento de la protección de los servicios sociales y el mejoramiento de la calidad de vida laboral, tanto de los Aplicar los bienestar social laboral en las con apoyo del personal dispuesto para esto por la adminsitración. Incumplimiento en la inclusión en el sistema de información y gestión del empleo público "SIGEP", de los documentos pertenecientes a la historia laboral Registro del SIGEP desactualizadas Los servidores de la Entidad no remiten la información requerida por el sistema SIGEP a tiempo Incumplimiento del Artículo 227 de Decreto No. 019 de Requerimiento a los servidores públicos sobre la inclusión de documentos en el SIGEP Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario el incumplimiento en la actualizacion de la información en el SIGEP

7 Historias laborales desactualiz adas Impedimentos para realizar movimientos de personal de forma eficaz y posibles sanciones por incumplimiento a los, deberes y prohibiciones Impedimentos para realizar movimientos de personal de forma eficaz Inclusión de documentos en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Publico "SIGEP" correcto archivo de la correspondenci a recibida Reportes a la Oficina de Veeduria por el imcumplimient o en la actualizacion de la información en el Sistema Adecuado manejo del sistema de gestión documental ORPHEO Gestión Financiera Demora en la legalización de los soportes. Demora en la creacion de nuevos proveedores en el sistema Falta de procedimientos Falta de disponibilidad en la caja menor, para cubrir eventuales necesidades Por demora en la legalizacion de los sopportes se retrasa el reembolso oportuno por el valor autorizado Disminucion del saldo de la caja menor por falta de legalizacion. Dar aplicación al Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 Minhacienda Circular 014 del 01 de Abril de 2013 dfensoria del Pueblo Tener acutualizado el listado de losproveedores registrados en el sistema En caso de realizar compras a otros proveedores se debe llevar el formato para la creacion. Gestión servicios administrativos Manuales e instructivos desactualizados conforme a la legislación vigente o no socializados. Personal no idoneo para ejercer las funciones de intervención e interventoria. Manuales e instructivos desactualizados conforme a la legislación vigente o no socializados. Personal no idoneo para ejercer las funciones de supervisión e interventoria. Verificación mensual de la legislación contractual Actualización permanente sobre normatividad contractual Rotación del funcionario encargado de realizar la actualización sobre normatividad contractual mensualmente Gestión contractual

8 Gestión contractual Implementar un manual de supervisión de la del Pueblo, con el fin de establecer los criterios mínimos de supervisión y los responsables de dicha actividad. Así mismo, determinar los eventos en los cuales se deberá contratar a profesionales idóneos que adelante la supervisión de contratos Dar cumplimiento al Manual de Contratación en el cual se establecieron los criterios mínimos de supervisión y los responsables de dicha actividad. Así mismo, determinar los eventos en los cuales se deberá contratar a profesionales idóneos que adelante la supervisión de contratos. Revisión del informe por parte del Jefe y avalar lo para que salga de la Oficina Evaluación y seguimiento Existencia de un cronograma aprobado por el CCCI que visibiliza las fechas de entrega de los informes 1. Cronograma de entrega de informes 2. Seguimimiento mensual a la matrz de entrega de informes 1- Entregar los informes dentro de las fechas establecidas en el cronograma. 2- Realizar las publicaciones con cuatro (4) días de antelación a la fecha de vencimiento.

9 1- Segumiento permanente al coronograma de actividades Reuniones con los funcionarios de la OCI, dos veces al mes 1- Reuniones de seguimiento y concertación de tiempos en circunstancias imprevistas para nueva aprobación del CCCI