DOTACIÓN DE PERSONAL, RENGLÓN 021 RHU PRO 02

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MINISTERIO DE EDUCACIÓN DE GUATEMALA DOTACIÓN DE PERSONAL, RENGLÓN 021 RHU PRO 02 Registro y Aprobación

2 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 2 22 ÍNDICE DE CONTENIDO Pág. Secciones 2 A. Propósito y Alcance l procedimiento 2 B. Glosario 4 C. Descripción Actividas y Responsables 4 C.1. Creación Puestos C.1.1. Conformación expediente para trámites creación puestos y solicitus presupuesto. 7 C.1.2. Registro Códigos puestos en e-sirh 8 C.1.3. Registro Códigos puestos en GUATENÓMINAS. 10 C.2. Reclutamiento, y Contratación Personal 10 C.2.1. Reclutamiento, y Contratación para Puestos Administrativos las Depenncias Planta Central, Primer Ingreso. 13 C.2.2. Reclutamiento, y Contratación Personal Primer Ingreso en las Direcciones Departamentales Educación. 18 C.2.3. Contratación para Puestos las Direcciones Departamentales Educación, que laboraron en el ejercicio fiscal anterior. 19 C.2.4. Contratación para Puestos Administrativos las Depenncias Planta Central, que laboraron en el ejercicio fiscal anterior. A. PROPÓSITO Y ALCANCE DEL Proporcionar los lineamientos para la finición responsabilidas y actividas a realizar para la creación puestos, contratación l personal y toma posesión, con cargo al Renglón 021 para las Depenncias l MINEDUC, limitando s la creación los puestos hasta el Acta Certificada Toma Posesión, para por continuar así con las gestiones l pago correspondiente. B. GLOSARIO 1. Cuestionario Documento propio ONSEC, el cual sirve para solicitar la creación un Clasificación terminado puesto en una institución gubernamental. Puestos ONSEC 2. CUR Comprobante Único Registro, que se utiliza para el registro los ingresos y egresos 3. Dirección Departamental Educación. 4. DTP Dirección Técnica Presupuesto 5. Estudio Es el estudio que contiene información consolidada la manda docentes Factibilidad la los diferentes niveles los Centros Educativos públicos a nivel nacional. Demanda

3 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Educativa Ficha l Empleado GUATENÓMINAS Estos datos berán ingresarse cuando se necesita registrar ntro l sistema GUATENÓMINAS a una persona que nunca antes (en cualquier institución) ha sido servidor público, para que ocupe un puesto (ya autorizado) ntro la institución. También be actualizarse la información según sea necesario. 7. FUMP Formulario Único Movimiento Personal. 8. Legible Cuando los datos contenidos en un documento puen leerse. En el caso documentos personales todos los números e información ben leerse. 9. MINFIN Ministerio Finanzas Públicas 10. ONSEC Oficina Nacional Servicio Civil 11. Renglón 021 Personal supernumerario. Contempla los egresos por concepto sueldo base a trabajadores públicos, contratados para labores temporales corta duración, que no puen realizarse con el personal permanente. 12. SIAD Sistema Interno Documentos 13. VDA Vice Despacho Administrativo l Ministerio Educación

4 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 4 22 C. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES C.1. Creación Puestos 021 C.1.1. Conformación expedientes para trámites creación puestos y solicitud presupuesto: 1. Recibir documentación Director (a) Recibe en la primera semana l mes septiembre cada año, a requerimiento la, el estudio factibilidad la Demanda Educativa (cantidad puestos por nivel escolar, el programa educativo y la distribución por partamento), emitido por la Dirección Planificación DIPLAN- o en su fecto se realizará la creación correspondiente respetando los puestos creados en el ejercicio fiscal vigente. Así también recibe los Cuestionarios Puestos ONSEC firmados y sellados los programas que atien la Dirección Educación Extraescolar DIGEEX-. Remite los expedientes a la Subdirección Presupuesto Nómina y gira instrucciones para que se proceda a la creación puestos docentes y administrativos con cargo al renglón presupuestario Verificar cantidad puestos 3. Recibir expediente Subdirector (a) Presupuesto Nómina. Recibe expediente, verifica cantidad puestos a crearse y traslada al Coordinador (a) l Departamento para el análisis y elaboración l estudio respectivo. Recibe expediente y verifica la cantidad puestos a crearse para la contratación l personal con cargo al renglón 021 y traslada a Puestos y para el análisis y elaboración l estudio respectivo. Recibe el expediente y proce la siguiente manera: 1. Elabora la Matriz Puestos (base datos), con la información proporcionada por el estudio factibilidad manda educativa o con la información los puestos creados en el ejercicio fiscal vigente, la cual estructura por nivel, es cir, talla el número puestos por partamento y asigna partida presupuestaria por programa e incluye el estudio costos por renglón presupuestario, scribiendo el salario base, bono , bono 14, aguinaldo, bono vacacional, el total anual, bono escalonado 8%, 10% y 12% (exclusivo para puestos administrativos) 4. Elaborar estudio creación 2. Verifica que exista estructura presupuestaria en el sistema GUATENÓMINAS, no existir estructura, solicita a la Dirección Financiera DAFI-, la creación en el Sistema Contabilidad Integrada SICOIN. Al estar creada la estructura en el sistema SICOIN, solicita a ONSEC por medio oficio, la creación los controles que correspondan. 3. Llena los Cuestionarios Clasificación Puestos ONSEC los niveles preprimaria, primaria, básico, diversificado y administrativos. 4. Elabora oficio envío y justificación institucional creación puestos para el Vicespacho Administrativo -VDA y lo adjunta al expediente conformado con toda la documentación mencionada anteriormente. Para esta actividad tiene un tiempo máximo quince (15) días hábiles para realizarla. Traslada el expediente a la Coordinación

5 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 5 22 la. Recibe expediente y verifica lo siguiente: 1. Revisa el número puestos por nivel y por Departamento. 5. Verificar estudio creación 2. Verifica los cálculos los costos por renglón presupuestario. 3. Revisa el monto total a que ascienn los costos para el año fiscal. Si la información está correcta, rubrica el oficio envío al VDA y autoriza el traslado l expediente a la Subdirección Presupuesto Nómina, teniendo tres (3) días hábiles para la verificación. Si la información no está correcta, vuelve al Puestos y para su modificación. Recibe el expediente y lo verifica. 6. Rubricar oficio envió a VDA 7. Firmar Oficio 8. Trasladar expediente 9. Revisar expediente Subdirector (a) Presupuesto Nómina Si la información contenida en los documentos es correcta, se genera una copia l estudio y la traslada al Depto. Análisis Presupuestario Nómina, para revisión cada estructura presupuestaria, cálculos por renglón y futura programación recursos financieros acor al monto la apertura l presupuesto. Rubrica Visto Bueno el oficio envío al VDA y traslada el original l expediente para envío a la Dirección la. Director (a) Recibe el expediente, firma el oficio envío a VDA, firma y sella los Cuestionarios Recursos ONSEC preprimaria, primaria, básico, diversificado y puestos administrativos. Humanos Devuelve expediente al Departamento. Asistente Viceministro (a) Administrativo (a) Asigna número a los folios, genera SIAD y lo envía forma inmediata al Vicespacho Administrativo. Recibe el expediente, revisa y traslada el mismo a la Dirección Financiera -DAFI-, para las gestiones correspondientes. Recibe el expediente y realiza lo siguiente: 1. Verifica que los cálculos tallados en la matriz puestos por nivel/unidad ejecutora y el estudio costos estén correctos. 10. Determinar financiamiento. Presupuesto DAFI 2. Determina el origen los fondos para cubrir el presupuesto ese renglón, según lo establecido en la matriz puestos. 3. Registra en el SICOIN la partida presupuestaria por puesto. 11. Rubricar oficio a DTP 12. Firmar oficio Viceministro (a) Administrativo (a) Ministro (a) Educación 4. Elabora oficio dirigido al Ministro (a) Finanzas Públicas MINFIN- en don se solicita la autorización l financiamiento y la creación puestos. Traslada al Vicespacho Administrativo para la firma correspondiente. Recibe expediente creación puestos, verifica el oficio, rubrica y traslada a la autoridad nominadora. Recibe expediente creación puestos, firma el oficio y lo vuelve a la dirección Financiera para el traslado l mismo a la Dirección Técnica l

6 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 6 22 Presupuesto DTP- l MINFIN. La Dirección Técnica l Presupuesto -DTP- l MINFIN recibe el expediente creación puestos y ejecuta las acciones que le corresponn 13. Autorizar creación y vigencia puestos DTP / ONSEC Si todo está correcto, traslada a ONSEC el expediente creación puestos, lo contrario, lo vuelve a la para los cambios correspondientes. La Oficina Nacional Servicio Civil ONSEC- recibe el expediente creación puestos, realiza las acciones que le corresponn y emite Resolución que aprueba y autoriza la creación los puestos 021. Adjunta la Resolución al expediente creación puestos y lo vuelve a la DTP. 14. Recibir documentación aprobación La DTP recibe el expediente creación puestos, emite Provincia con fecha vigencia la creación puestos, la adjunta al expediente y lo traslada a la Dirección la. Recibe el expediente con la Provincia la Dirección Técnica l Presupuesto -DTP- l MINFIN con la fecha vigencia la creación puestos, y la Resolución la ONSEC con la aprobación los puestos. Traslada estos documentos al. 15. Elaborar Dictamen y proyecto Resolución Elabora Dictamen y proyecto Resolución Ministerial don se oficializa la creación puestos con cargo al renglón 021, luego los traslada a la Coordinación. 16. Revisar documentos técnico-legales Revisa los documentos técnico-legales elaborados e instruye para el traslado a la Subdirección Presupuesto Nómina, lo contrario, lo vuelve al analista para su modificación. 17. Rubricar Dictamen 18. Firmar Dictamen 19. Trasladar documentos a VDA Subdirector (a) Presupuesto Nómina Director (a) Recursos Humanos Asistente puestos y salarios Recibe el Dictamen, el proyecto Resolución Ministerial y la documentación soporte, rubrica el Dictamen y los traslada a la Dirección Recursos Humanos. Recibe el Dictamen, proyecto Resolución Ministerial y la documentación soporte y firma el Dictamen la creación puestos docentes e instruye el traslado los mismos al Vicespacho Administrativo VDA. Recibe el expediente, asigna número a los folios, genera SIAD y lo envía al Vicespacho Administrativo. 20. Firmar Resolución Ministerial 21. Firmar Resolución Ministerial 22. Oficializar aprobación Viceministro (a) Educación Ministro (a) Educación Recibe el expediente creación puestos, firma el proyecto Resolución Ministerial y traslada a la Autoridad Nominadora. Recibe el expediente creación puestos, firma la Resolución Ministerial e instruye el traslado al Departamento la. Al recibir los documentos, distribuye copia l Dictamen y la Resolución Ministerial la siguiente manera: 1. A la Asistente y analistas. 2. Al l Departamento la 3. Al Gestión y Pago Nómina la 4. A la Dirección la DAFI, Dirección Técnica l Presupuesto DTP- l MINFIN y a la ONSEC, para conocimiento.

7 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 7 22 C.1.2. Registro Códigos puestos en e-sirh 1. Asignar cantidad puestos Coordinador Asigna a los analistas la cantidad puestos para el registro los códigos los puestos aprobados, según la distribución las Unidas Ejecutoras que se tengan asignadas. Con la información la matriz puestos, ingresa al módulo Estructura Organizacional l e-sirh, selecciona el sub módulo Manejo Puestos, luego ingresa a Creación puestos docentes y registra los códigos los puestos la siguiente manera: 2. Registrar códigos 1. Crea una nueva solicitud por Depenncia para el registro los puestos aprobados, seleccionando el renglón presupuestario 021 e ingresando el nombre la solicitud y la información adicional por cada una las solicitus. 2. Ingresa el código l Establecimiento en don se consigna el nombre la Depenncia al cual se asocian los Centros Educativos Públicos 3. Crea los puestos, digitando la información siguiente: a) Puesto Oficial b) Cantidad puestos c) Estructura la partida presupuestaria 4. Graba la información 3. Autorizar códigos Verifica en el sistema e-sirh la información ingresada, encontrar error la corrige. Si todo está correcto, informa vía correo electrónico a la Coordinación que la creación puestos en el sistema e- SIRH está concluida. Corrobora la información en el sistema e-sirh contra la matriz puestos, si la información está correcta, confirma los puestos por cada solicitud creada y graba la información en el sistema. Si la información presenta errores, solicita al Puestos y la modificación, previo a la aprobación cada solicitud. Posterior a la confirmación cada solicitud, autoriza los puestos creados, ingresando la información la base legal que aprueba la creación los puestos: 1. Número y fecha la emisión Resolución Servicio Civil. 2. Número y fecha la Provincia la Dirección Técnica l Presupuesto l -MINFIN- 3. Número y fecha la emisión la Resolución Ministerial 4. Crear puestos en e-sirh 5. Informar a Traslada el expediente al analista, indicándole que pue iniciar con la creación puestos virtuales. Crea los puestos virtuales, relacionando el tipo contrato con la estructura que se requiere. Informa al vía correo electrónico, que los puestos están creados y aprobados en el sistema e-sirh.

8 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página 8 22 C.1.3. Registro códigos puestos en GUATENÓMINAS Ingresa al módulo Puestos l sistema GUATENÓMINAS, selecciona el sub módulo Creación en el Sistema y luego en Crear Expedientes, registra la clase l expediente creación puestos 021 y llena el campo scripción, con el nombre que le dará al expediente a crearse por Unidad Ejecutora. Se graba y se anota el número l expediente proporcionado por el sistema GUATENÓMINAS. Posteriormente, ingresa al módulo Puestos l sistema GUATENÓMINAS, selecciona el sub módulo Creación en el Sistema y luego en Crear Puestos ingresa la siguiente información para la creación los puestos. 1. Registrar puestos 1. Datos los puestos que se van a crear, según la información los siguientes campos: a. Ubicación funcional b. Tipo perfil y perfil l puesto c. Puesto oficial d. Sistema clasificación e. Serie f. Área especialidad g. Tipo jornada h. Hora entrada y salida i. Partida presupuestaria j. Cantidad puestos 2. Verifica la estructura la partida y cantidad puestos, si todo está correcto, graba los puestos creados. 2. Registrar bonos Informa vía correo electrónico al que los puestos fueron creados satisfactoriamente. Para los puestos administrativos be ingresar al sistema GUATENÓMINAS, en el módulo puestos, ingresa a bonos y scuentos, luego ingresa a bonos, spués, Asignación y por último, por puesto varios bonos, en don se selecciona los puestos creados y asigna a cada puesto los bonos escalonados correspondientes (8%, 10% y 12%) y bono para puestos administrativos y docentes. Verifica la correcta creación los puestos, a través l reporte Comprobante Creación Puestos, observando lo siguiente: 3. Verificar puestos registrados 1. Que la cantidad puestos creados por expediente coincida con los puestos aprobados. 2. La información ingresada para cada uno los puestos coincida con la documentación soporte: a. Puesto oficial b. Renglón c. Especialidad d. Salario Base e. Estructura la partida i. Depenncia ii. Programa iii. Subprograma iv. Renglón v. Departamento y Municipio vi. Fuente financiamiento

9 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Que a los puestos creados se les hayan asignado los bonos que correspondan. Si visualiza errores, solicita las modificaciones al Puestos y. 4. Aprobación inicial puestos Aprueba en el sistema GUATENÓMINAS los puestos ingresados por expediente seleccionando la opción solicitud institución (primera aprobación) para que los puestos puedan ser visualizados por la DTP l MINFIN. Solicita vía correo electrónico a la Dirección Técnica l Presupuesto DTP- l MINFIN la aprobación los puestos y partidas presupuestarias en el Sistema GUATENÓMINAS, según el presupuesto l MINEDUC y adjunta el reporte generado y talla lo siguiente: 5. Dar seguimiento a la aprobación la DTP 1. Número y fecha la emisión Resolución Servicio Civil. 2. Número y fecha la Provincia la Dirección Técnica l Presupuesto l MINFIN. 3. Número y fecha la emisión la Resolución Ministerial. Da seguimiento a la solicitud, hasta la aprobación por parte la Dirección Técnica l Presupuesto l MINFIN. 6. Dar seguimiento a la aprobación ONSEC 7. Operar aprobación institucional 8. Notificar aprobación puestos Recibe vía correo electrónico la notificación la aprobación los puestos la Dirección Técnica l Presupuesto DTP- l MINFIN y verifica en el Sistema GUATENÓMINAS. Solicita vía correo electrónico a la ONSEC la aprobación los puestos creados en el Sistema GUATENÓMINAS. Da seguimiento a la solicitud, hasta recibir la notificación aprobación por parte la ONSEC. Solicita vía correo electrónico a la Dirección Técnica l Presupuesto DTP- l MINFIN, el registro la fecha vigencia en el Sistema GUATENÓMINAS. Al recibir la notificación la Dirección Técnica l Presupuesto -DTP- l MINFIN, opera la aprobación institucional a los puestos en el Sistema GUATENÓMINAS, hasta que dichos puestos aparezcan en estado socupados en el sistema. Informa por correo electrónico el número puestos creados por programa y por Unidad Ejecutora a la Subdirección Dotación Personal, al Director (a) las Direcciones Departamentales Educación, a la Unidad Interna la y a la Subdirección Nómina, para las gestiones correspondientes.

10 C.2. Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Reclutamiento, y Contratación Personal El Departamento la, habilita en el sistema e-sirh los puestos por programa y por unidad ejecutora, consignando el número solicitud creación puestos, generando reportes disponibilidad puestos para verificar que la asignación se haya realizado correctamente y notifica a los Directores Departamentales y Jefes Recursos Humanos las, por medio correo electrónico que están habilitados los puestos l personal con cargo al renglón presupuestario 021, para que inicien con el proceso correspondiente, según la normativa legal vigente para el efecto. C.2.1. Reclutamiento, y Contratación Personal para Puestos Administrativos las Depenncias Planta Central, Primer Ingreso: 1. Entregar información Director (a) Depenncia Conforme a las necesidas l servicio y la disponibilidad puestos la penncia, solicita a la Dirección Recursos Humanos se inicie el proceso reclutamiento y selección. 2. Instruir Inicio Proceso 3. Dar lineamientos para el proceso 4. Trasladar a Unidad Interna 5. Crear código Subdirector (a) Dotación Personal Jefe Unidad Interna De acuerdo a la disponibilidad puestos las penncias y a los requerimientos personal los Directores las mismas, instruye a la Coordinación para que inicie con el reclutamiento y la selección l personal primer ingreso. Proporciona los lineamientos al, acuerdo al proceso Personal para Depenncias Planta Central, indicado en el procedimiento RHU-PRO-01 Dotación personal Renglones 011 y 022. Conforma el expediente, utilizando el formulario RHU-FOR-25 Requisitos para Conformación Expedientes, Renglón 021 y realiza las actividas correspondientes (según RHU-PRO-01) Al tener finalizadas las gestiones y seleccionado el personal a ocupar los puestos, traslada el expediente a la Unidad Interna la. Crea el código empleado en el sistema GUATENÓMINAS y posteriormente, traslada el expediente al Departamento la. Ingresa al sistema e-sirh y realiza lo siguiente: 1. Crea o actualiza el expediente l postulante, según corresponda, ingresando la siguiente información: 6. Generar el contrato a. Unidad Administrativa b. Departamento c. Municipio d. Tipo Contrato e. Clasificación f. Nivel g. Puesto h. Programa/Unidad 2. Realiza el registro las personas primer ingreso en el menú Contratos, submenú Contratos 021 en la opción Registro primer ingreso, ingresando el nombre la unidad ejecutora y el DPI la persona a registrar, para llevar el control l personal a generársele contrato.

11 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Genera el contrato 4. Realiza una revisión tallada toda la información ingresada, estar correcto, imprime el contrato y lo adjunta al expediente. 5. Contacta y cita al candidato para la firma dicho contrato. 7. Gestionar firmas 8. Firmar documentos Director (a) Depenncia Tiene para ello un tiempo máximo quince (15) minutos para ejecutar esta actividad. Al recibir al candidato, le solicita leer y revisar toda la información para que verifique que esté correcta y ser así, que firme en las primeras hojas a un costado y en la última don se indica el nombre. Al estar firmado el contrato por el candidato, ingresa al sistema e-sirh, acepta los mismos, genera e imprime el conocimiento solicitud acuerdos y la Certificación Veracidad la Información, las adjunta al contrato firmado por el candidato y los traslada al Director (a) la Depenncia, para la firma correspondiente. Recibe los documentos y los firma, en el caso los contratos, los firma a un costado las primeras dos hojas, colocando sello personal y sello la Depenncia y en la tercera en la línea en don está su nombre con el sello la Depenncia y los traslada. Solicita número Acuerdo Ministerial a la Encargada Acuerdos l Departamento la y número conocimiento envío a firma, a la Asistente la Dirección la. Ingresa al sistema e-sirh y proce la siguiente forma: 1. Acepta el o los conocimientos solicitud acuerdo 2. Genera el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos 3. Selecciona, genera e imprime el conocimiento envío a firma Adjunta el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos y el Conocimiento solicitud acuerdo, quedando conformado la siguiente manera: 9. Conformar expediente 4. Copia Contrato 5. Copia legible l DPI 6. Copia l Título Nivel Medio 7. Copia Título Universitario, (si proce) 8. Copia Certificación Cursos 9. Conocimiento solicitud acuerdos 10. Acuerdo Ministerial Aprobación Contratos 11. Certificación Veracidad la Información 12. Conocimiento envío a firma Toma en cuenta que la generación Acuerdos Ministeriales Aprobación los contratos es por Unidad Ejecutora, y por puesto (servicios apoyo, gratuidad.etc) 10. Revisar información l Acuerdo Jefe Grupo l Depto. Traslada el expediente al Jefe Grupo l Depto.. Recibe el expediente y registra la recepción en su base datos (control interno). Corrobora el contenido l Acuerdo Ministerial Aprobación Contratos, que los nombres las personas incluidas correspondan a la documentación respaldo que se adjunta, verifica las fechas la acción y que corresponda a la Depenncia que lo solicita. Amás revisa el conocimiento envío a firma.

12 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página De estar correcta la información, sella el conocimiento envío a firma y traslada al Coordinador Firmar Conocimiento 12. Dar Vo. Bo. conocimiento envío 13. Trasladar documentos 14. Firmar contrato y documentos 15. Enviar acuerdos 16. Firmar Acuerdo 17. Firmar Acuerdo 18. Trasladar Acuerdos Subdirector (a) Dotación Personal Asistente Director (a) Depenncia Asistente Viceministro (a) Educación Ministro (a) Educación. Asistente Atención al Ciudadano De haber algún error solicita al la corrección. Recibe el expediente, firma conocimiento envío a firma y solicita a la Asistente que trasla el expediente a la Subdirección Dotación Personal y que registre dicho traslado en el control interno. Recibe el expediente y firma visto bueno el conocimiento envío a firma. Traslada el expediente a la Asistente Subdirección, quien sella el conocimiento envío a firma y lo vuelve al Departamento. Recibe el expediente y traslada al Director (a) la Depenncia, registrando en su control interno la salida los mismos. Recibe el expediente, rubrica el Acuerdo Ministerial, teniendo un tiempo máximo un (1) día para ello. Luego traslada los documentos a la Asistente Dirección para que vuelva el expediente a la Asistente la. Recibe y registra en su control interno la recepción l expediente y traslada a Vicespacho Administrativo. Recibe el expediente, firma el Acuerdo y lo vuelve a la Asistente quien traslada al Despacho Superior. Recibe el expediente la Asistente y firma el Acuerdo y lo vuelve a la Asistente, quien vuelve a la. Recibe y traslada al Departamento la Recibe el expediente y registra la recepción en su control interno (base datos). Genera dos copias l acuerdo ministerial y la certifica por medio firmas y sellos correspondientes. Escanea una copia certificada y lo carga al sistema e-sirh, el cual forma automática enviará un correo notificación al contratado, con copia a los stinatarios siguientes: 19. Certificar Acuerdo Encargado Acuerdos 1. Jefe la Unidad Interna la 2. Actas y Cuadros la Unidad Interna la. 3. Coordinador(a) l Depto. Gestión y Pago Nómina la. 20. Notificar contratación Jefe Unidad Interna Traslada una copia certificada l Acuerdo a la Unidad Interna la, le solicita firma recibido en la segunda copia certificada, la cual resguarda y archiva, como respaldo las acciones realizadas. Traslada el expediente con la documentación en original al archivo autorizado. En ausencia la Encargada Acuerdos, la Certificación pue ser realizada por el Coordinador(a) o por el Subdirector(a) Dotación Personal Recibe vía electrónica la notificación l Acuerdo Aprobación, el cual pue ser consultado en el sistema. 1. Notifica a la Depenncia interesada 2. Traslada al Actas y Cuadros la copia recibida l Acuerdo

13 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Aprobación. Suscribe acta toma posesión, según los lineamientos establecidos en la Guía Suscripción Actas, RHU-GUI-04, tomando en cuenta lo siguiente: 21. Suscribir acta toma posesión l puesto Actas y Cuadros Firman: la persona contratada, el Actas y Cuadros y Vo.Bo. l Jefe la Unidad Interna. Certifica dos copias l acta toma posesión. Una es entregada a la persona contratada y la otra la resguarda el Actas y Cuadros para las gestiones pago. Concluido el proceso anterior, se continúa según el Instructivo RHU-INS-16 Registro y Liquidación Nómina 021, para las gestiones pago 021. C.2.2. Reclutamiento, y Contratación Personal en las Direcciones Departamentales Educación, Primer Ingreso: 1. Autorizar el inicio proceso contratación Director (a) Departamental Educación Conforme a la manda educativa su jurisdicción y a la disponibilidad puestos, instruye al Departamento / Sección Recursos Humanos para que inicien con la contratación l personal con cargo al renglón 021. Inicia el proceso reclutamiento, selección y contratación l personal, realizando la convocatoria respectiva. 2. Recibir expediente Recibe los expedientes los candidatos y verifica: 1. Que se encuentre conformado acuerdo al formulario RHU-FOR-25 Requisitos para la Recepción Expedientes, renglón Que la copia los documentos personales sean legibles 3. Que el postulante no se encuentre laborando en otro renglón presupuestario ntro l Ministerio Educación, otra entidad o que reciba pensión clases pasivas l Estado. 3. Analizar expediente Si cumple con los requisitos perfil, acepta el expediente. Si no cumple con los requisitos, vuelve el expediente al interesado, le adjunta el formulario Requisitos para la Recepción Expedientes, renglón 021 RHU-FOR-25, indicándole la razón por qué no se acepta el expediente (sección observaciones). Para la revisión tiene un máximo diez (10) minutos por cada expediente. Verifica y analiza los expedientes aceptados, utilizando los criterios siguientes: 1. Que el interesado cumpla con el perfil l puesto al que está aplicando, por nivel, programa o modalidad. 2. Verifica que la documentación (títulos y certificaciones estudios) que respalda el perfil l candidato haya sido bidamente confrontada por el personal correspondiente. Si el expediente analizado está en orn, lo toma en cuenta para el puesto y crea el código l empleado en el sistema GUATENÓMINAS, lo contrario, vuelve el expediente al interesado.

14 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Para este análisis, tiene un máximo diez (10) minutos para cada expediente. Si el interesado presenta documentación falsa o inconvenientes en cuanto a solvencias salarios no vengados, quedará automáticamente fuera l proceso. Ingresa al sistema e-sirh y realiza lo siguiente: 1. Crea o actualiza el expediente l postulante, según corresponda, ingresando la siguiente información: a. Unidad Administrativa b. Departamento c. Municipio d. Tipo Contrato e. Clasificación f. Nivel g. Puesto h. Programa/Unidad 4. Generar el contrato 2. Realiza el registro las personas primer ingreso en el menú Contratos, submenú Contratos 021 en la opción Registro primer ingreso, ingresando el nombre la unidad ejecutora y el CUI la persona a registrar, para llevar el control l personal a generársele contrato. 3. Genera el contrato y el Oficio Asignación Centro Educativo Público. Generado el contrato y el Oficio Asignación l Centro Educativo, el puesto queda asociado a la persona, por lo que realiza una revisión tallada toda la información ingresada, estar correcto, imprime el contrato y el Oficio Asignación Centro Educativo Público, teniendo para ello, un tiempo máximo quince (15) minutos para ejecutar esta actividad. Gestiona la firma l Director Departamental Educación en el Oficio Asignación Centro Educativo Público, luego los adjunta al expediente, contacta y cita al candidato para la firma l contrato. Si el postulante es un docente catalogado y tiene algún dato erróneo en el sistema e- SIRH, be solicitarse a la JCP la respectiva corrección. Solicita la firma en el contrato al postulante, indicándole que be leer y revisar toda la información para que verifique que esté correcta y ser así, que firme en las primeras hojas a un costado y en la última don se indica el nombre. 6. Gestionar firma l contrato Entrega a la persona contratada el Oficio Asignación Centro Educativo Público, la persona firma el codo entrega el cual resguarda la. Al estar firmados los contratos, ingresa al sistema e-sirh, registra la aceptación los mismos, genera e imprime el conocimiento solicitud acuerdos por bloque y la Certificación Veracidad la Información, los adjunta al contrato firmado correspondiente y los traslada al Director (a) la, para la firma.

15 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Firmar contrato y documentos Director (a) Recibe los documentos y los firma, en el caso los contratos, los firma a un costado las primeras hojas y en la última hoja en la línea don está su nombre, colocando sello personal y la Depenncia, teniendo un tiempo máximo un (1) día para ello, luego vuelve los documentos. Recibe los documentos firmados, escanea el contrato y lo carga al sistema e-sirh, posteriormente lo adjunta al expediente original. Conforma los expedientes contratación para remitir a la Dirección Recursos Humanos, con los siguientes documentos: 8. Conformar expediente 1. Copia Contrato 2. Copia legible l DPI 3. Copia l Título Nivel Medio 4. Copia Título Universitario, si proce 5. Copia Certificación Cursos confrontada 6. Conocimiento solicitud acuerdos 7. Certificación Veracidad la Información Traslada el expediente contratación al Asistente la. Resguarda y archiva el resto l expediente original por Municipio y Centro Educativo Público. 9.Enviar conocimiento solicitud acuerdo Asistente Coordina el traslado los expedientes contratación a la Dirección Recursos Humanos. Recibe los expedientes contratación la, verifica que las copias los documentos adjuntos correspondan a los indicados en el conocimiento. Si establece que un expediente no está tallado en el conocimiento, que tenga inconsistencias en la documentación o que un expediente tallado en el conocimiento no viene adjunto, se realiza el rechazo los casos que presenten inconsistencia y se realizan las anotaciones en el conocimiento. Si todo está en orn, firma recibido la copia l conocimiento y registra la fecha y hora recepción en el Departamento la. 10. Analizar expediente Verifica en el expediente, que la información l DPI, lugar y fecha nacimiento, período contratación, monto salarial y bonos a vengar estén consignados correctamente en el contrato, acuerdo al puesto nominal a ocupar. Solicita número Acuerdo Ministerial a la Encargada Acuerdos l Departamento la y número conocimiento envío a firma, a la Asistente la Dirección la. Ingresa al sistema e-sirh y proce la siguiente forma: 1. Acepta el o los conocimientos solicitud acuerdo recibidos 2. Genera el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos 3. Selecciona, genera e imprime los conocimientos envío a firma Adjunta el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos y el Conocimiento Recepción los mismos al expediente, quedando conformado la siguiente manera:

16 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Copia Contrato 5. Copia legible l DPI 6. Copia l Título Nivel Medio 7. Copia Título Universitario, si proce 8. Copia Certificación Cursos 9. Conocimiento solicitud acuerdos 10. Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos 11. Certificación Veracidad la Información 12. Conocimiento envío a firma Toma en cuenta que la generación Acuerdos Ministeriales Aprobación los contratos es por Unidad Ejecutora, por puesto y por nivel (pre-primario y primario o básico y diversificado). 11. Revisar información l Acuerdo 12. Firmar Conocimiento y 13. Dar Vo. Bo. a conocimiento envío 14. Trasladar documentos 15. Rubricar acuerdos 16. Enviar documentación Jefe Grupo l Depto. Subdirector (a) Dotación Personal Asistente Director (a) Recursos Humanos Asistente Traslada el expediente al Jefe Grupo l Depto.. Recibe el expediente y registra la recepción en su base datos (control interno). Corrobora el contenido l Acuerdo Ministerial Aprobación Contratos, que los nombres las personas incluidas en dicho Acuerdo, corresponn a la documentación respaldo que se adjunta. De estar correcta la información, sella el conocimiento envío a firma y traslada al Coordinador --. De haber algún error solicita al la corrección. Recibe el expediente, firma conocimiento envío a firma y solicita a la Asistente que lo trasla a la Subdirección Dotación Personal y que registre dicho traslado en el control interno. Recibe el expediente y firma visto bueno el conocimiento envío a firma. Traslada el expediente a la Asistente Subdirección, quien sella el conocimiento envío a firma y lo vuelve al Departamento. Recibe el expediente y traslada a la Dirección la, registrando en su control interno la salida los mismos. Recibe el expediente, rubrica el Acuerdo Ministerial, teniendo un tiempo máximo un (1) día para ello. Luego traslada los documentos a la Asistente Dirección para que vuelva el expediente a la Asistente la. Recibe y registra en su control interno la recepción l expediente y traslada a Vicespacho Administrativo. 17. Firmar Acuerdo 18. Firmar Acuerdo 19. Trasladar Acuerdos 20. Certificar Acuerdo Viceministro (a) Administrativo Ministro (a) Educación Asistente Atención al Ciudadano Encargado Acuerdos Recibe la Asistente l Vice Despacho Administrativo el expediente, firma el Acuerdo y lo vuelve a la Asistente para que sea trasladado al Despacho Superior. Recibe la Asistente l Despacho el expediente, firma el Acuerdo Ministerial y lo vuelve a la Asistente para que sea trasladado a la. Recibe y traslada al Departamento. Recibe el expediente y registra la recepción en su control interno (base datos). Genera dos copias los Acuerdos Ministeriales y las certifica por medio firmas y sellos correspondientes.

17 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Escanea una copia certificada y lo carga al sistema e-sirh, el cual forma automática enviará un correo notificación al interesado, con copia a los stinatarios siguientes: 1. Jefe Recursos Humanos la. 2. Coordinador(a) la. 3. Coordinador(a) l Depto. Gestión y Pago Nómina la. Entrega copia certificada l Acuerdo a la, le solicita firma recibido en la segunda copia certificada, la cual resguarda y archiva. Traslada el expediente con la documentación en original al archivo autorizado. En ausencia la Encargada Acuerdos, la Certificación pue realizarla el Coordinador(a) o el Subdirector(a) Dotación Personal Recibe vía electrónica la notificación l Acuerdo Aprobación, el cual pue ser consultado en el sistema. 21. Notificar contratación Coordinador 1. Gestiona que la certificación original sea retirada la, para continuar con los trámites correspondientes. 2. Informa al interesado que be presentar copia l contrato y l Acuerdo Ministerial Aprobación el día toma posesión (según vigencia l contrato) para que se suscriba el acta toma posesión. 3. Para personal administrativo las, traslada el correo electrónico notificación l Acta certificada l Acuerdo Aprobación al Personal. 4. Ninguna persona pue tomar posesión o prestar sus servicios sin contrato suscrito y que el mismo haya sido aprobado mediante Acuerdo Ministerial. Suscribe acta toma posesión, según los lineamientos establecidos en la Guía Suscripción Actas, RHU-GUI-04, tomando en cuenta lo siguiente: 1. Si es un puesto docente, firma la persona contratada y el Director l Centro Educativo en don fue signado. 22. Certificar acta toma posesión l puesto Director (a) Centro Educativo Público / Personal 2. Si es un puesto administrativo la, firma la persona contratada, el analista Personal y el Coordinador(a) Personal la. Certifica dos copias l acta y se las entrega a la persona contratada por la, indicándole que tiene cuatro (4) días hábiles para presentar la copia a la Coordinación Personal la para las gestiones pago y que resguar la otra copia. Si es para puesto administrativo la, entrega una copia y se queda con la otra copia certificada l Acta. Concluido el proceso anterior, se continúa según el Instructivo RHU-INS-16 Registro y Liquidación Nómina 021, para las gestiones pago 021.

18 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página C.2.3. Contratación para Puestos Administrativos las penncias Planta Central, que laboraron en el ejercicio fiscal anterior: 1. Entregar información 2. Autorizar inicio contratación Generar Contrato 4. Gestionar firmas 5. Firmar documentos Director (a) Depenncia Director (a) Director (a) Depenncia Conforme a las necesidas l servicio y la disponibilidad puestos la penncia solicita a la Dirección Recursos Humanos se inicie el proceso contratación l personal que laboró en el ejercicio fiscal anterior. Conforme a la disponibilidad puestos, nómina personal contratado en el ejercicio fiscal anterior y a los requerimientos personal los Directores las mismas, instruye a la Subdirección Dotación Personal para que inicien con la contratación l personal, trasladando los lineamientos a la Coordinación la. Con los expedientes, ingresa al sistema e-sirh, para visualizar las pantallas en don se observa la contratación l ejercicio fiscal anterior y las condiciones para el siguiente ejercicio fiscal, realiza la asignación correspondiente. Ingresa al sistema e-sirh, en el módulo recontratación y registra el CUI, ubica el nombre la persona y activa la opción contratar, genera el contrato y el puesto queda asociado a la persona. Cita al postulante para la firma l contrato y al presentarse le solicita que verifique que la información consignada en el contrato esté correcta, ser así que firme en las primeras hojas a un costado y en la última hoja en don se indica el nombre. Al estar firmado el contrato, ingresa al sistema e-sirh y acepta los mismos, genera e imprime el conocimiento solicitud acuerdos, lo adjunta al contrato firmado y los traslada al Director (a) la Depenncia, para la firma correspondientes, en un tiempo máximo un (1) día hábil. Recibe los documentos, firma el conocimiento solicitud acuerdo, en el caso los contratos, firma a un costado las primeras dos hojas y en la tercera en la línea en don está su nombre, colocando sello personal y sello la Depenncia y los vuelve. Solicita número Acuerdo Ministerial a la Encargada Acuerdos l Departamento la y número conocimiento envío a firma, a la Asistente la Dirección la. Ingresa al sistema e-sirh y proce la siguiente forma: 1. Acepta el o los conocimientos solicitud acuerdos 2. Genera el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos 3. Selecciona, genera e imprime los conocimientos envío a firma 6. Gestionar firmas Adjunta el Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos y el Conocimiento envía o a firma al expediente, quedando conformado la siguiente manera: 4. Copia Contrato 5. Copia legible l DPI 6. Copia l Título Nivel Medio 7. Copia Título Universitario, si proce 8. Copia Certificación Cursos confrontada 9. Conocimiento solicitud acuerdos 10. Acuerdo Ministerial Aprobación los contratos 11. Conocimiento envío a firma

19 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Toma en cuenta que la generación Acuerdos Ministerial Aprobación los contratos es por Unidad Ejecutora. Traslada el expediente al Jefe Grupo l Depto.. Para continuar con las actividas scritas en el inciso C.2.1 Reclutamiento, y Contratación para Puestos Administrativos las Depenncias Planta Central, Primer Ingreso, l numeral 10 al 21. C.2.4. Contratación para Puestos las Direcciones Departamentales Educación que laboraron en el ejercicio fiscal anterior: 1. Autorizar el inicio proceso contratación Director (a) Departamental Educación Conforme a la manda educativa, disponibilidad puestos y nómina personal contratado en el ejercicio fiscal anterior, instruye al Departamento Recursos Humanos para que inicien con la contratación l personal con cargo al renglón presupuestario 021, que laboró el año anterior para el Ministerio Educación. Con base a las instrucciones recibidas l Director Departamental, ubica los expedientes las personas y proce la manera siguiente: 1. Verifica si la persona tiene proceso faltas al servicio o suspensión l IGSS. a. Si la persona tiene faltas al servicio, es scartada y no se le genera contrato. b. Si la persona está suspendida por el IGSS, se contratará hasta el momento en que se emita el aviso alta al patrono por parte l IGSS. 2. Verifica qué docentes serán asignados al mismo Centro Educativo Público en don venían laborando el año anterior y quiénes no. 2. Analizar expediente a. Si es asignado al mismo Centro Educativo Público, proce con la contratación, según el procedimiento (pasa a la actividad 5). b. Si es asignado a otro Centro Educativo Público, verifica que sea en el mismo nivel educativo, lo registra en el sistema e-sirh para la asignación l nuevo Centro Educativo Público (pasa a la actividad 5). c. Si es asignado a otro Centro Educativo Público, pero el docente tiene habilitada compatibilidad horarios, solicita al interesado las certificaciones que se tallan abajo, las cuales verifica y analiza lo siguiente: i. Certificación l Centro Educativo don está activo con cargo al renglón presupuestario 011 Nombre l Centro Educativo don labora Partida presupuestaria Jornada trabajo y horario Nombre, firma y sello l director l Centro Educativo.

20 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página ii. iii. iv. Certificación l Centro Educativo don será asignado el puesto con cargo al renglón presupuestario 021: Nombre y ubicación l Centro Educativo Jornada trabajo y horario l puesto Que la certificación cursos universitarios aprobados coincida con las cátedras (nivel medio) que be impartir el docente en el puesto. Nombre, firma y sello l director l Centro Educativo. Certificación la persona que realiza funciones supervisión educativa: Nombres ambos establecimientos Tiempo estimado traslado entre una ubicación geográfica y otra Detalle la jornada laboral los establecimientos Nombre, firma y sello la persona que realiza funciones supervisión educativa. Es responsabilidad la persona que realiza las funciones supervisión educativa los datos consignados en la certificación, en virtud que dichos datos se riva la autorización la compatibilidad horario. Si cumple con los requisitos, valida la Compatibilidad horario y traslada el expediente al Coordinador la para continuar con el procedimiento, lo contrario, no toma en cuenta al candidato para la contratación l puesto con cargo al renglón presupuestario Verificar compatibilidad 4. Registrar en sistema Coordinador Jefe Recursos Humanos Para este análisis, tiene un máximo quince (15) minutos para cada expediente. Recibe el (los) expediente (s), verifica que el interesado cumpla con los requisitos la compatibilidad horario con la documentación soporte que se adjunta para el efecto, así también que se cumpla con los requisitos distancia menor o igual a 30 minutos. Si todo está en orn, confirma la validación la compatibilidad y traslada el expediente al Jefe Recursos Humanos. Si algún expediente no aplica a la compatibilidad, lo vuelve al para que sea vuelto al interesado, quedando fuera l proceso. Recibe el expediente, verifica que se cumpla con los requisitos distancia menor o igual a 30 minutos. Ingresa al sistema e-sirh y habilita la compatibilidad horario registrando la información siguiente: 1. Centro Educativo Público en don actualmente labora y la jornada 2. Centro Educativo Público en don se le asignará con el contrato 021 para el presente ejercicio fiscal y la jornada. 3. Tiempo recorrido entre los centros educativos públicos. 4. Los nombres las personas que certifican las constancias.

21 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Genera la Certificación Compatibilidad, la cual firma, sella y la adjunta al expediente. Devuelve el expediente al analista correspondiente. Con los expedientes, ingresa al sistema e-sirh, para visualizar las pantallas en don se observa la contratación l ejercicio fiscal anterior y las condiciones para el siguiente ejercicio fiscal, asigna el Centro Educativo Público en el cual prestará el servicio. Tomar en cuenta que si el docente es cambiado a otro Centro Educativo Público, realiza la asignación correspondiente. 5. Generar Contrato Ingresa al sistema e-sirh, en el módulo recontratación y registra el CUI l docente, ubica el nombre la persona y activa la opción contratar, genera el contrato y el Oficio Asignación l Centro Educativo Público, quedando el puesto asociado a la persona. Realiza una revisión tallada toda la información ingresada, estar correcto, imprime el contrato y el Oficio Asignación l Centro Educativo, teniendo para ello, un tiempo máximo quince (15) minutos para ejecutar esta actividad. Gestiona la firma l Director Departamental Educación en el Oficio Asignación Centro Educativo Público, adjunta los dos documentos, contacta y cita al candidato para la firma l contrato. Solicita la firma en el contrato al postulante, indicándole que be leer y revisar toda la información consignada en el contrato y ser así, que firme en las primeras hojas a un costado y en la última hoja en don se indica el nombre. 6. Gestionar firma l contrato Entrega al docente el Oficio Asignación l Centro Educativo Público, la persona firma el codo entrega el cual resguarda la. Ingresa al sistema e-sirh y acepta los contratos que fueron firmados por los interesados, genera e imprime el conocimiento solicitud acuerdos por bloque contratos, en un tiempo máximo un (1) día hábil. 7. Firmar contrato 8. Conformar expediente Director (a) Departamental Traslada al Director(a) el conocimiento solicitud acuerdo, los contratos firmados y la Certificación compatibilidad (si aplica) Recibe los documentos y firma el conocimiento solicitud Acuerdo y la Certificación Compatibilidad, si aplica, en el caso los contratos, firma a un costado las primeras hojas y en la última hoja en la línea en don se indica el nombre, estampa el sello personal y la Depenncia, teniendo un tiempo máximo un (1) día para ello, luego vuelve los documentos al Analista correspondiente. Recibe los documentos firmados, escanea el contrato, lo carga al sistema e-sirh y archiva el original en el expediente, por Municipio y Centro Educativo Público. Traslada al jefe Recursos Humanos el conocimiento solicitud Acuerdo y la Certificación Compatibilidad, si aplica. 9. Enviar conocimiento solicitud acuerdo 10. Analizar expediente Jefe Recursos Humanos la Recibe los documentos (el conocimiento solicitud Acuerdo y la Certificación Compatibilidad, si aplica) y gestiona el traslado los mismos a la Dirección Recursos Humanos. Con los documentos recibidos, solicita número Acuerdo Ministerial a la Encargada Acuerdos l Departamento la y número conocimiento envío a firma a la Asistente la Dirección la.

22 Del proceso: Recursos Humanos Código: RHU-PRO-02 Versión: 2 Página Ingresa al sistema e-sirh y genera el Acuerdo Aprobación, seleccionando los números conocimientos que se incluirán en el mismo y lo imprime, en un tiempo máximo cinco (5) minutos por Acuerdo, consirando que para la generación Acuerdos Aprobación es por Unidad Ejecutora, por puesto y por nivel. Traslada el expediente al Jefe Grupo l Depto.. Para continuar con las actividas scritas en el inciso C.2.2 Reclutamiento, y Contratación Personal en las Direcciones Departamentales Educación, Primer Ingreso l numeral 11 al 22.