FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS

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1 FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS ESTUDIO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA EL DESAROLLO DEL SISTEMA DE REPORTES FUNCIONALES DE SAP QUE SE La información contenida en este documento es de carácter confidencial y de propiedad de la Federación Colombiana de Municipios, se provee para su conocimiento y socialización con la condición que esta será manejada bajo criterios de confidencialidad y no divulgación por ningún medio o propósito, ni total ni parcialmente, la reproducción o copia de esta información solo será autorizada en el ámbito laboral y no deberá ser extraída bajo ninguna circunstancia fuera de las oficinas de la Federación Colombiana de Municipios.

2 PÁGINA 2 de 25 REGISTRO Y CONTROL DE CAMBIOS Nº Versión Inicial Naturaleza del Versión Identificación del Cambio Cambio Final 1 1 Se realiza el Estudio de Requerimientos Técnicos Ajustes Ajustes 2 Revisó AAA MM DD Aprobó AAA MM DD Alejandro Murillo Pedroza Director Tecnologías de Información y las Comunicaciones Alejandro Murillo Pedroza Director Tecnologías de Información y las Comunicaciones Nº REFERENCIA Documentación de Referencia ANEXO FECHA NOMBRE - DESCRIPCIÓN EMISION DOCUMENTO Anexo

3 PÁGINA 3 de 25 CONFIDENCIALIDAD Este documento es de carácter confidencial, dado su contenido y las implicaciones que éste pueda tener en aras de preservar la seguridad de la información de la FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS FCM. Este ha sido publicado en medio impreso y magnético de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) de la FCM, con el único propósito que se conozca el estudio realizado para el desarrollo del sistema de reportes funcionales de SAP que se requieren sobre la plataforma de reporting de la Federación Colombiana de Municipios realizado por la Dirección TIC. Su resguardo, manejo y/o divulgación a terceras partes son de competencia exclusiva de la organización. Este documento será conocido y leído bajo los más estrictos criterios de confidencialidad y no será divulgado por ningún medio o propósito, ni total ni parcialmente, la reproducción o copia de esta información está totalmente prohibida, solo podrá ser usado con ánimo informativo en el ámbito laboral y en el marco de la ejecución contractual.

4 PÁGINA 4 de 25 1 Tabla de Contenido 1 Tabla de Contenido 4 2 JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD 5 3 CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 6 4 REQUERIMIENTO ACTUAL EJECUCIÓN DE INGRESOS ACUMULADA EJECUCIÓN DE GASTOS ACUMULADA CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL 16 5 SOLUCIÓN PROPUESTA DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN 20 6 ANEXOS 24

5 PÁGINA 5 de 25 2 JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD La Federación Colombiana de Municipios es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, creada por consenso de los diferentes entes territoriales en el ejercicio del derecho constitucional que permite la asociación, cumplen con objetivos misionales entre los que se puede señalar: La promoción, integración y articulación de acciones que apunten al desarrollo y bienestar de los Municipios en Colombia, teniendo como finalidad la defensa de sus intereses. En este orden de ideas, el fortalecimiento de la información para todos los Municipios, usuarios y organismos de tránsito de los diferentes órdenes, justifica la promoción de proyectos de esta naturaleza que lleven a la Federación a una posición privilegiada en la dinámica de la información relativa al tránsito, transporte, infracciones y otros trámites realizables por los usuarios de dicho sistema, permitiendo el recaudo y la gestión transparente y ágil en favor de los intereses de los municipios, usuarios externos e internos. Ese principio se encuentra claramente justificado a partir del momento en que el legislador en el Artículo 10 de la Ley 769 de 2002 estableció: SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN SOBRE LAS MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO: Con el propósito de contribuir al mejoramiento de los ingresos de los municipios, se autoriza a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), ( ). La Dirección Nacional Simit, como referente de la información nacional sobre infracciones de tránsito, proporciona constantemente datos y/o información respecto a todos los eventos involucrados en la imposición de estas infracciones. La Dirección Nacional Simit, tiene como objetivo operativo suministrar información cada vez más confiable, oportuna, veraz, eficiente y de mayor calidad, aún más cuando su información es de consulta nacional y ofrece una significativa fuente de información estadísticas para el análisis nacional del tránsito. Lo anterior repercute en la necesidad de la generación de informes financieros y de ejecución presupuestal. Las fuentes de la información se encuentran contenidas en el sistema ERP SAP pero debido a lo especializado y complejo que resulta la extracción de la información sobre su plataforma actual, se hace necesario contar con una herramienta que permita la extracción de dichas fuentes de información de manera ágil, sencilla y que permita a partir de estos datos la generación de los reportes según los requerimientos del área usuaria.

6 PÁGINA 6 de 25 Por esta misma responsabilidad, el ejercicio de la administración del sistema, de toda la información administrativa, financiera, presupuestal se requiere contar con un sistema de reportes que garantice el acceso a la información a manera de reporte de manera ágil, flexible y portable, para apoyar el ardua tarea que implica el ejercicio de la función pública con los más altos estándares de cumplimiento, calidad, agilidad y efectividad en el suministro, consolidación e integración de la información. 3 CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD La Federación Colombiana de Municipios como representante de los intereses municipales y como entidad que apoya y defiende la autonomía, la descentralización y el desarrollo municipal acorde con las políticas nacionales, y teniendo en cuenta que la Dirección Nacional Simit de la Federación Colombiana de Municipios en la ejecución de sus labores y en su interés de mejorar e implementar cada vez mayores servicios, ha identificado claramente la necesidad de realizar una renovación completa de la arquitectura de equipos de cómputo para usuarios finales, en la cual se potencialice el uso de este instrumento de trabajo como una verdadera herramienta para el logro de los objetivos, es así, que luego de tener una infraestructura totalmente heterogénea, con altos costos operativos en la prestación de un servicio de soporte, mantenimiento, sin contar con los costos ocultos y operativos en los traumatismos que implica tener maquinas detenidas por los daños presentados, o maquinas funcionando a menos del 50% de las necesidades y requerimientos de la entidad, es en este punto en donde cobra importancia potencializar la solución de tecnología para cambiar esta arquitectura que en algunos casos lleva alrededor de 8 años en operación tiempo que supera ampliamente la expectativa de vida tecnológica que ronda cerca de los 3 años y la vida contable que se establece en 5 años de operación. La Federación Colombiana de Municipios a través de la Dirección Nacional Simit, debe propender por la generación y uso de la información de forma veraz, oportuna y eficiente, apoyados en una herramienta tecnológica que provea facilidad de integración con las múltiples fuentes de información y que otorgue el dinamismo e interactividad esperada por los usuarios finales. Por tal razón el objeto del presente estudio es proveer las características técnicas mínimas para el servicio de generación de reportes para la dirección administrativa y financiera que presta los servicios compartidos en materia administrativa, financiera, presupuestal, contable y tributaria a la Dirección Nacional Simit. Que para el correcto ejercicio de estas actividades se requiere efectuar mediante los extractores configurados en la plataforma de reportes de La Federación Colombiana de Municipios la cual es JASPERSOFT EDICION PROFESIONAL la construcción, generación,

7 PÁGINA 7 de 25 gestión y mantenimiento de los reportes sobre el sistema SAP relacionados en sus características en el desarrollo de este documento. Estos reportes, más que simples visualizadores de información, serán los insumos para generación de la información de la gestión de la Dirección Administrativa y Financiera y apoyaran la toma de decisiones basados en datos y cifras que también permitirán anticipar acontecimientos predecibles con el análisis de la información suministrada. 4 REQUERIMIENTO ACTUAL La Federación Colombiana de Municipios como entidad gestora de soluciones y estrategias de mejoramiento en la gestión municipal, debe apoyarse en la utilización de herramientas tecnológicas que garanticen el acceso a los sistemas de información, robustez y fácil escalonamiento en su infraestructura tecnológica de vanguardia, con niveles de disponibilidad y operatividad de alto desempeño, de manera tal, que la Institución pueda abordar las tendencias y retos de la productividad y crecimiento municipal. Por lo anterior en el año 2009 se efectúo la implementación del sistema ERP SAP, el cual contemplo los módulos Financiero (FI New GL), Costos (CO), Materiales (MM), Activos Fijos (AA), Tesorería (TR), Presupuesto público y privado (FM), Proyectos (PS), Ventas y Distribución (SD) y Contratación (CT), para las tres (3) sociedades FI definidas como: La sociedad FCM1 con los segmentos de recursos propios y convenios, la sociedad PFC1 (Sociedad SIMIT). El desarrollo de las actividades propias de la Dirección Administrativa y Financiera, han dado paso a una serie de requerimientos de complementos y extracción de información del sistema, estos reportes hacen parte de las innumerables variables de información que nuestro sistema RP contiene, la extracción de esta información en reportes dinámicos es vital para el desarrollo operativo, funcional, estratégico tanto de la Dirección Administrativa como de la Dirección Nacional Simit, a la cual se le prestan los servicios compartidos estipulados en nuestra estructura organizacional. Ahora bien, el desarrollo de estos reportes estratégicos están orientados al cabal cumplimiento y reporte de información de la función pública delegada, es decir a la información requerida para el adecuado ejercicio y gestión de los recursos públicos administrados por la Federación Colombiana de Municipios, estos reportes se describen a continuación y son objeto de todo el análisis no solo presupuestal, financiero, contable y tributario sino también de todo el análisis del impacto y eficiencia de esta información sobre la arquitectura tecnológica que soporta la operación.

8 PÁGINA 8 de EJECUCIÓN DE INGRESOS ACUMULADA En el anexo 1. EJECUCIÓN DE INGRESOS ACUMULADA. Se concibe el modelo de las ejecuciones presupuestales correspondiente a la Dirección Nacional Simit, en donde especificamos lo siguiente: 1. Logotipo de la Federación Colombiana de Municipios, en la parte superior izquierda. 2. Logotipo de la Dirección Nacional Simit, en la parte superior derecha. 3. En la parte superior central nombre de la Federación Colombiana de Municipios, seguidamente en la parte inferior del mismo, nombre del tipo de ejecución (ingresos o gastos), y posteriormente en la parte inferior el corte con que se está realizando la ejecución; es importante aclarar lo siguiente: A. Al momento de seleccionar la fecha de corte de ejecución, deberá ser el mismo que se muestra en el reporte a imprimir (ejecución acumulada). B. Seguidamente se colocará la expresión de la moneda ejemplo: EXPRESADO EN PESOS COLOMBIANOS C. Debe permitir visualizar la ejecución mes a mes en un mismo reporte. D. Debe permitir visualizar en rubros Mayores Eje: CÓDIGO DESCRIPCIÓN PPTO TOTAL INGRESOS INGRESOS CORIENTES INGRESOS CORRIENTES SIMIT SERVICIOS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE Servicios de Tránsito y Transporte OTROS INGRESOS CORRIENTES Otros Ingresos CÓDIGO DESCRIPCIÓN PPTO TOTAL INGRESOS INGRESOS CORIENTES

9 PÁGINA 9 de El contenido del reporte para los casos mencionados en el inciso A, C y D del punto 3; deberán contener lo siguiente: A.) La fila 1. Se denominará CODIGO PRESUPUESTAL, donde deberá contener las posiciones presupuestarias. B.) La fila 2. Se denominará DESCRIPCIÓN, donde deberá contener el nombre de las posiciones presupuestarias. C.) La fila 3. Se denominará PRESUPUESTO INICIAL, donde deberá contener el cargue del presupuesto aprobado para la vigencia solicitada en el reporte. D.) La fila 4. Se denominará ADICIÓN, donde deberá contener el cargue de la adición presupuestal por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. E.) La fila 5. Se denominará REDUCCIÓN, donde deberá contener el cargue de la reducción presupuestal, por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. F.) La fila 6. Se denominará CRÉDITO, donde deberá contener los traslados créditos por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. G.) La fila 7. Se denominará CONTRACRÉDITO, donde deberá contener los traslados contra créditos por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. H.) La fila 8. Se denominará PRESUPUESTO ACTUAL, donde deberá contener el resultado de PPTO INICIAL+ADICIÓN-REDUCCIÓN+CRÉDITOS- CONTRACREDITOS. I.) La fila 9. Se denominará FACTURACIÓN, donde se especificará las cuentas por cobrar de los ingresos causados para la vigencia solicitada si hubiere el caso. J.) La fila 10. Se denominará RECAUDO, donde se especificará el ingreso causado y pagado para la vigencia solicitada si hubiere el caso. K.) La fila 11. Se denominará CUENTAS POR COBRAR DE LA VIGENCIA, donde se reflejará el resultado de PPTO ACTUAL-RECAUDO. L.) En las columnas del informe se deberá especificar los ingresos a nivel de grupos, seguidamente desagregándose por pospres, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. 5. En la parte inferior central se especificará el nombre del Director Administrativo y Financiero, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto.

10 PÁGINA 10 de En la parte inferior izquierda donde se especifica el nombre del Director Administrativo y Financiero, se detallará con la designación de PROYECTÓ, en este campo se colocará el nombre completo del usuario de SAP solicitante del reporte, seguidamente del cargo desempeñado en nuestra entidad. EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. Ver anexo 1. Ejecución de Ingresos Acumulada. 4.2 EJECUCIÓN DE GASTOS ACUMULADA En el anexo 2. EJECUCIÓN DE GASTOS ACUMULADA. Se estructura el modelo de las ejecuciones presupuestales correspondiente a la Dirección Nacional Simit, en donde especificamos lo siguiente: 1. Logotipo de la Federación Colombiana de Municipios, en la parte superior izquierda. 2. Logotipo de la Dirección Nacional Simit, en la parte superior derecha. 3. En la parte superior central nombre de la Federación Colombiana de Municipios, seguidamente en la parte inferior del mismo, nombre del tipo de ejecución (ingresos o gastos), y posteriormente en la parte inferior el corte con que se está realizando la ejecución; es importante aclarar lo siguiente: A.) Al momento de seleccionar la fecha de corte de ejecución, deberá ser el mismo que se muestra en el reporte a imprimir (ejecución acumulada). B.) Seguidamente se colocará la expresión de la moneda ejemplo: EXPRESADO EN PESOS COLOMBIANOS C.) Debe permitir visualizar en rubros Mayores Eje: POSPRE DESCRIPCIÓN PPTO APROBADO A FUNCIONAMIENTO A100 GASTOS DE PERSONAL GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA A10001 NÓMINA A SUELDO PERSONAL DE NÓMINA A SUELDO DE VACACIONES A OTROS GASTOS DE PERSONAL A AUXILIO DE TRANSPORTE A PRIMA DE SERVICIOS A PRIMA DE VACACIONES

11 PÁGINA 11 de 25 A PRIMA ESPECIAL DE SERVICIOS A PRIMA DE ANTIGÜEDAD A INDEMNIZACIONES DE PERSONAL POSPRE DESCRIPCIÓN PPTO APROBADO A FUNCIONAMIENTO A100 GASTOS DE PERSONAL GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA A10001 NÓMINA El contenido del reporte para los casos mencionados en el inciso A y C del punto 3; deberán contener lo siguiente: A.) La fila 1. Se denominará CÓDIGO PRESUPUESTAL, donde deberá contener las posiciones presupuestarias. B.) La fila 2. Se denominará DESCRIPCIÓN, donde deberá contener el nombre de las posiciones presupuestarias. C.) La fila 3. Se denominará PRESUPUESTO INICIAL, donde deberá contener el cargue del presupuesto aprobado para la vigencia solicitada en el reporte. D.) La fila 4. Se denominará ADICIÓN, donde deberá contener el cargue de la adición presupuestal por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. E.) La fila 5. Se denominará REDUCCIÓN, donde deberá contener el cargue de la reducción presupuestal, por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. F.) La fila 6. Se denominará CRÉDITO, donde deberá contener los traslados créditos por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. G.) La fila 7. Se denominará CONTRACRÉDITO, donde deberá contener los traslados contra créditos por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. H.) La fila 8. Se denominará APLAZAMIENTO, donde deberá contener los aplazamientos por cada pospre si hubiere el caso. I.) La fila 9. Se denominará PRESUPUESTO ACTUAL, donde deberá contener el resultado de PPTO INICIAL+ADICIÓN-REDUCCIÓN+CRÉDITOS- CONTRACREDITOS. En este se deberá tener en cuenta también la liberación de los CDP s

12 PÁGINA 12 de 25 J.) La fila 10. Se denominará CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, donde deberá contener los CDP s por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. También se deberá tener en cuenta la liberación de los Registros Presupuestales. K.) La fila 11. Se denominará PRESUPUESTO PENDIENTE POR EJECUTAR, donde se especificará el presupuesto disponible; del resultado de PPTO ACTUAL-CDP. L.) La fila 12. Se denominará REGISTROS PRESUPUESTALES, donde se reflejará los RP s por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. Se deberá tener en cuenta la anulación de obligaciones M.) La fila 13. Se denominará CDP PENDIENTE POR COMPROMETER, donde se reflejará el resultado de CDP s - RP s por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. N.) La fila 14. Se denominará OBLIGACIÓN, donde se reflejaran las causaciones por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. Se deberá tener en cuenta la anulación de Pagos. O.) La fila 15. Se denominará PAGOS, donde se reflejaran los pagos por cada causación vinculada por cada pospre para la vigencia solicitada si hubiere el caso. P.) La fila 16. Se denominará CXP DE PPTO, donde se especificará el resultado de RP s Menos (-) OBLIGACIONES. Q.) La fila 17. Se denominará CXP DE TESORERÍA, donde se especificará el resultado de OBLIGACIONES menos (-) PAGOS. R.) En las columnas del informe se deberá especificar los ingresos a nivel de grupos, seguidamente desagregándose por pospres, explícitamente como se muestra en el modelo adjunto. 5. En la parte inferior central se especificará el nombre del Director Administrativo y Financiero, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. 6. En la parte inferior izquierda donde se especifica el nombre del Director Administrativo y Financiero, se detallará con la designación de PROYECTÓ, en este campo se colocará el nombre completo del usuario de SAP solicitante del reporte, seguidamente del cargo desempeñado en nuestra entidad. EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. Las especificaciones mencionadas anteriormente aplican igualmente para la ejecución de ingresos y egresos del reporte ZFCM, exceptuando el punto 2 para

13 PÁGINA 13 de 25 ambos reportes y el inciso H del punto 4 para ambos reportes. Para tal efecto adjuntamos anexo 3 y 4 que servirá como modelo. Ver Anexo 2. Ejecución de Gastos Acumulada Ver Anexo 3. Ejecución de Ingresos. Ver Anexo 4. Ejecución de Egresos. 4.3 CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA En el anexo 5 CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA. Se concibe el modelo del informe de las cuentas por pagar de tesorería correspondiente a la Dirección Nacional Simit, en donde especificamos lo siguiente: 1. Logotipo de la Federación Colombiana de Municipios, en la parte superior izquierda. 2. Logotipo de la Dirección Nacional Simit, en la parte superior derecha. 3. En la parte superior central nombre de la Federación Colombiana de Municipios, seguidamente en la parte inferior del mismo, nombre del tipo de ejecución (ingresos o gastos), y posteriormente en la parte inferior el corte con que se está realizando la ejecución; es importante aclarar lo siguiente: A. Al momento de seleccionar la fecha de corte de ejecución, deberá ser el mismo que se muestra en el reporte a imprimir (ejecución acumulada). B. Seguidamente se colocará la expresión de la moneda ejemplo: EXPRESADO EN PESOS COLOMBIANOS C. Debe permitir visualizar los pagos mes a mes en un mismo reporte. D. Debe permitir visualizar en rubros Mayores Eje: POSPRE DESCRIPCIÓN CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA A FUNCIONAMIENTO A100 GASTOS DE PERSONAL A10001 GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA NÓMINA 0 A SUELDO PERSONAL DE NÓMINA A SUELDO DE VACACIONES A OTROS GASTOS DE PERSONAL 0

14 PÁGINA 14 de 25 A AUXILIO DE TRANSPORTE A INDEMNIZACIONES DE PERSONAL A10002 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A HONORARIOS A REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS POSPRE DESCRIPCIÓN CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA A FUNCIONAMIENTO A100 GASTOS DE PERSONAL A10002 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS A HONORARIOS A REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS El contenido del reporte para los casos mencionados en el inciso C y D del punto 3; deberán contener lo siguiente: A.) La fila 1. Se denominará CÓDIGO PRESUPUESTAL, donde deberá contener las posiciones presupuestarias. B.) La fila 2. Se denominará DESCRIPCIÓN, donde deberá contener el nombre de las posiciones presupuestarias. C.) La fila 3. Se denominará CUENTAS POR PAGAR DE TESORERIA, donde deberá contener el cargue del presupuesto de las cuentas por pagar de tesorería pendientes por pagar en la vigencia anterior. D.) La fila 4. Se denominará PAGO, donde deberá contener el valor efectivamente cancelado por tesorería en la vigencia actual. E.) La fila 5. Se denominará VALOR PENDIENTE POR PAGAR, donde deberá indicar la diferencia de las Cuentas por pagar de tesorería menos (-) el pago real efectuado por tesorería Ver Anexo 5. Cuentas por Pagar de Tesorería.

15 PÁGINA 15 de CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL En los CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Se estructura el modelo correspondiente a la Dirección Nacional Simit, en donde especificamos lo siguiente: 1. Logotipo de la Dirección Nacional Simit, en la parte superior derecha. 2. En la parte superior central nombre de la Federación Colombiana de Municipios, seguidamente en la parte inferior del mismo el Nit de la FCM 3. El nombre del documento CERTIFICADO DE DSIPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, seguidamente en la parte inferior el Número del documento asignado por el Sistema EJ VIGENCIA: vigencia Se debe incluir el texto EL SUSCRITO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CERTIFICA QUE EN EL PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA FEDERACION COLOMBIANA DE MUNICIPIOS-DIRECCION NACIONAL SIMIT CORRESPONDIENTE A LA VIGENCIA FISCAL xxxxx SE ENCUENTRAN DISPONIBLES Y LIBRES DE AFECTACION PRESUPUESTAL LAS PARTIDAS QUE SE RELACIONAN A CONTINUACIÒN: teniendo en cuenta que dentro de este varia la vigencia. 6. POSICIÓN: Debe contener el consecutivo de los rubros utilizados, iniciando la numeración en CÓDIGO PRESUPUESTAL, donde deberá contener las posiciones presupuestarias. 8. Denominará DESCRIPCIÓN, donde deberá contener el nombre de las posiciones presupuestarias. 9. VALOR: valor de cada una de las posiciones expedidas, sin centavos 10. OBJETO: Descripción del Texto de cabecera de SAP. 11. SOLICITADO POR: Debe indicar del Director Nacional del Simit, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. 12. SE EXPIDE NE BOGOTA: debe contener la fecha en día, mes, año de expedición del CDP ( ) 13. En la parte inferior central se especificará el nombre del Director Administrativo y Financiero, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. 14. En la parte inferior izquierda donde se especifica el nombre del Director Administrativo y Financiero, se detallará con la designación de PROYECTÓ,

16 PÁGINA 16 de 25 en este campo se colocará el nombre completo del usuario de SAP solicitante del reporte, seguidamente del cargo desempeñado en nuestra entidad. EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. Ver Anexo 6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 4.5 CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL En los CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL. Se concibe el modelo correspondiente a la Dirección Nacional Simit, en donde especificamos lo siguiente: 1. Logotipo de la Dirección Nacional Simit, en la parte superior derecha. 2. En la parte superior central nombre de la Federación Colombiana de Municipios, seguidamente en la parte inferior del mismo el Nit de la FCM 3. El nombre del documento CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL, seguidamente en la parte inferior el Número del documento asignado por el Sistema EJ VIGENCIA: vigencia Se debe incluir el texto QUE SE HA EFECTUADO REGISTRO PRESUPUESTAL PARA ATENDER COMPROMISOS ASI: 6. POSICIÓN: Debe contener el consecutivo de los rubros utilizados, iniciando la numeración en 1 7. CÓDIGO PRESUPUESTAL, donde deberá contener las posiciones presupuestarias. 8. denominará DESCRIPCIÓN, donde deberá contener el nombre de las posiciones presupuestarias. 9. VALOR: valor de cada una de las posiciones expedidas, sin centavos 10. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD NO: Deberá contener el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, teniendo en cuenta los RPS provienen desde el módulo de MM y FM 11. CONTRATO: este campo deberá ser modificable teniendo en cuenta que los RPS provienen desde el módulo de MM y FM 12. OBJETO: Descripción del Texto de cabecera de SAP. 13. TERCERO: Debe contener el nombre del beneficiario del RP (Contratista) 14. NIT/ CC: Debe contener el número de identificación del tercero 15. SOLICITADO POR: Debe indicar del Director Nacional del Simit, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto.

17 PÁGINA 17 de SE EXPIDE EN BOGOTA: debe contener la fecha en día, mes, año de expedición del CDP ( ) 17. En la parte inferior central se especificará el nombre del Director Administrativo y Financiero, este campo deberá ser modificable; disponible para firma, EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. 18. En la parte inferior izquierda donde se especifica el nombre del Director Administrativo y Financiero, se detallará con la designación de PROYECTÓ, en este campo se colocará el nombre completo del usuario de SAP solicitante del reporte, seguidamente del cargo desempeñado en nuestra entidad. EXPLÍCITAMENTE como se muestra en el modelo adjunto. Ver Anexo 7. Certificado de Registro Presupuestal. 5 SOLUCIÓN PROPUESTA El análisis de la solución a los requerimientos planteados por la Dirección Administrativa y Financiera en el ejercicio de la Función Pública delegada, se orientó a generar la mejor y más eficiente forma de generar los reportes sobre el sistema SAP, y para esto se efectúo un profundo análisis, no solo de las características técnicas de la información requerida y de la complejidad y necesidad de contar con un equipo consultor con altas destrezas en SAP en lo que refiere al módulo de presupuesto (FM) y los servicios de un ABAP que permita la identificación de tablas y estructuras de datos. A este análisis se le sumo también el estudio detallado sobre la demanda computacional, tiempo de cómputo estimado para la respuesta a los reportes y los recursos informáticos para ejecutar las sentencias sobre el sistema y aunque se cuenta con una infraestructura flexible, escalable y ajustable para los altos volúmenes de transacciones, es casi impredecible determinar el comportamiento del sistema con la vinculación de los reportes a la estructura de desarrollos sobre el sistema. Lo anterior con base a los análisis y proyecciones sobre la plataforma, el volumen gigantesco de información contenida y los tiempos de ejecución de algunas actividades no propiamente de reportes si no cruces y validaciones de información que generan tiempos de ejecución entre 12 y 20 horas de procesamiento. Por lo anterior y previendo un adecuado despeño de la plataforma SAP, de la escalabilidad y flexibilidad de los reportes que se generan hoy como requerimiento, la orientación estratégica de cada sistema enfocado a su razón de ser, se ha

18 PÁGINA 18 de 25 determinado que es muy importante hacer sistemas delegados a cada ROL, en donde un sistema ERP tan robusto y completo como SAP y que impacta a toda la organización se dedique y enfoque sus recursos a explotar las grandes ventajas competitivas que tiene como producto y evolucione como sistema Core Administrativo y Financiero y orientar una solución especializada para la extracción de la información de múltiples plataformas y funcione como un sistema de reporteo general de la Federación Colombiana de Municipios, de tal suerte que la proyección es que más adelante indistintamente las variable de información reposen en SAP o en otro sistema, este sistema de reportes tenga la ventaja competitiva de integrar distintas fuente de datos e información y consolide, centralice los repositorios de datos. Se exponen entonces las ventajas de realizar estos reportes en una plataforma especializada, flexible, dinámica y estructurada para este rol dentro de la arquitectura de tecnología y sistemas de información de la Federación Colombiana de Municipios. Los datos se extraen de SAP y se llevan a un repositorio de datos, esto obedece a una mejor práctica ya que no se afecta el rendimiento de SAP ya que el esfuerzo de la generación de reportes se está haciendo en una fuente externa y no en SAP. La generación de reportes en JASPERSOFT, como plataforma seleccionada como sistema de reportes es mucho más rápida e intuitiva que realizarla en ABAP que es el lenguaje de programación de SAP. Al tener los reportes en JASPERSOFT cuyo licenciamiento es de usuarios ilimitados permite que más número de usuarios tengan acceso a la información proveniente de SAP, esto genera un ahorro importante en licenciamiento ya que si cualquier personal de la compañía requiere acceso a esta información en SAP necesita una licencia de usuario nombrado en SAP para poder acceder a ella. JASPERSOFT profesional tiene un potente gestor de reportes de autoconsumo, lo que quiere decir que con los usuarios no técnicos de la compañía podrán realizar sus propios reportes con la información de SAP de una manera rápida e intuitiva. Esto da como valor agregado que el usuario final no tiene dependencia del área de tecnología para que les realicen sus reportes directamente ya que ellos mismos estarían en la capacidad de realizar y gestionar sus propios reportes. Adicionalmente se ahorran costos asociados a horas de profesionales de la Dirección TIC o implicación de contratación de servicios especializados ya que

19 PÁGINA 19 de 25 los usuarios pueden hacer sus reportes directamente y no consumen tiempo de personal técnico como si puede suceder con reportes ABAP Efectuados sobre SAP. La información de SAP es llevada a un repositorio aparte de la base de datos de SAP, esta data es extraída y/o transformada por JASPERETL, allí además de poder consolidar y transformar información de SAP es posible unirla con más de 180 fuentes de datos externas a SAP para realizar cualquier tipo de reporte con múltiples fuentes de información. Esto no es posible realizarlo directamente de SAP ECC 6.0 Los reportes de JASPERSOFT son 100 % gráficos y tiene características de hacer drill down de la información, con lo cual la información es mucho más fácil de analizar que en un reporte realizado en ABAP. Los reportes de JASPERSOFT se pueden calendarizar para programarlo en el momento que programe o cuando se quiera tener un alerta por cualquier componente o indicador dentro del reporte, esto permite que el análisis de la información sea mucho más preventivo que correctivo ya que el resultado del reporte nos puede llegar al correo electrónico, con SAP tendríamos que entrar al sistema y validar el reporte. Los reportes en JASPERSOFT quedan desplegados en un ambiente 100% web, lo que quiere decir que estos reportes se pueden publicar en una intranet o en cualquier página web (respetando la seguridad del reporte). Por ejemplo un reporte de gestión de un Municipio en particular se pueda publicar en la web del municipio, o por ejemplo un informe de presupuesto y gastos resumido se pueda publicar en el portal del SIMIT. Esto no se puede realizar mediante un reporte en ABAP. Todos los reportes que se hagan en JASPERSOFT quedan automáticamente con capacidad para verse en cualquier dispositivo móvil. Esto no se puede realizar mediante un reporte en ABAP. Cualquier reporte de JASPERSOFT se puede desplegar en cualquiera de los siguientes formatos: PDF, EXCEL, CSV, DOC, RTF, FLASH, ODT, ODS entre otros.

20 PÁGINA 20 de DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN Los reportes deberán ser desarrollados en JASPERSOFT IREPORT y desplegados en JASPERSOFT PROFESIONAL, el proponente deberá cumplir con los siguientes requisitos, de igual forma los extractores configurados en la generación de reportes deberán cumplir con los siguientes requisitos: EXTRACCION DE DATOS: Se deberá usar la herramienta JASPERETL para realizar la extracción de los datos a SAP, para esto se deben usar los conectores nativos que esta herramienta provee para conectarse a la capa de negocio de SAP y realizar la extracción de la información del módulo de SAP PSM. De la misma manera el proveedor deberá realizar los desarrollos que sean requeridos desde SAP ECC 6.0 para que esta extracción opere correctamente. Los extractores desarrollados en JASPERETL deberán ser programables automáticamente y configurables por los usuarios administradores del sistema. La información que sea extraída de SAP ECC 6.0 deberá ser llevada a un repositorio de datos, el cual puede ser un motor de base de datos con las siguientes características: El motor de base de datos debe soportar mínimo su instalación en alguna de las siguientes plataformas de sistema operativo HP-UX 11.23/ (ia) /PA-RISC, IBM AIX 5.3 / 6.1, Red Flag 5.0 (64 & 32-bit), Red Hat EL 3.0/ & 64-bit, SuSE SLES 10/ & 64-bit, Sun Solaris 10 (SPARC)/ 10 (x64) / 2.9 (SPARC) y Windows 2000/ 2003/XP 64-bit & 32-bit El repositorio de datos debe residir en ambientes virtualizados, especialmente certificado para VMWARE. Adicionalmente, los extractores que se configuren para llevar la información de SAP al repositorio de datos deben tener las siguientes características adicionales: En caso de que eventualmente la fuente de datos no sea desde SAP, se debe contar con conectores para múltiples entornos de fuentes de datos. Se debe hacer uso de los asistentes para la importación y exportación de datos entre diversas plataformas.

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