Evaluación de Software para la Planificación y Administración de Proyectos.

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1 Universidad Interamericana de Panamá Estructura Informática Evaluación de Software para la Planificación y Administración de Proyectos. Grupo No. 5 Carlos León Ana Isabel Morán Ileana Chen Jorge Sánchez Elisa Mariscal Amilca Rico

2 INTRODUCCIÓN El tema está enfocado en los programas de software planificadores de proyectos. Tienen mucha importancia en el mundo y la toma de decisiones. Brindan varias herramientas como ordenar, cuantificar, proyectar y compartir planificación y el control de ejecución de dichos planes. Son conocidos como facilitadores para la administración de proyectos.

3 EXPOSITOR ELISA MARISCAL

4 Conceptos de Planificación de Proyectos Qué es la Administración de Proyectos? Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones. Es un esfuerzo temporario Qué es un Proyecto? Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organización (quizás temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto).

5 Ejemplos de Proyectos Adquisición de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificación de nuevas localizaciones Ejecución de auditorías Campañas publicitarias Administración de una campaña de ayuda en desastres Certificación de calidad Alianza estratégica

6 Por qué fallan los proyectos? Pobre definición de los objetivos Falta de recursos Pobre organización Especificaciones y requerimientos incompletos Pruebas inadecuadas

7 Modelo de la Administración de Proyectos Requerimiento inicial Estudio de factibilidad Aprobación Planificación del proyecto Revisión y seguimiento Reporte del estado del proyecto Cierre

8 Ciclo de Vida del Proyecto Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo

9 Concepto Software Planificador de Proyectos Qué es un Software Planificador de Proyectos? Herramienta que permite al director de proyectos ordenar sus recursos y tareas, planificarlos en el tiempo y dar seguimiento de lo que se ha hecho y de lo que falta por hacer. Detalla acciones Calcula Costos Determina cuándo las personas o recursos entran en acción en el plazo definido. Permite hacer ajustes Sirve para planificar, no para obligar a la gente a hacer cosas

10 Características de un Software Planificador de Proyectos Características Esenciales Definición de Recursos Definición de Tareas Definición de Subproyectos Uso de Gráficos de PERT Cálculo de Costos Impresión Uso del Tiempo Cargas de Trabajo Uso de Gráfico de Gantt Escenarios qué ocurre si?

11 Características Esenciales Definición de recursos: Un recurso es todo lo que se utiliza para la realización de una tarea. Existen muchos tipos de recursos: labor humana, costo por tiempo, equipo computacional y de telecomunicaciones, transporte, útiles de oficina. Definición de tareas: Proceso individual y complementario que forman una meta que lleva al proyecto. Pueden ser paralelas con otras, semiparalelas, ligadas inicio-fin, desligadas, no necesitan comenzar en la misma fecha. Estas ligas son enlaces y existen diversos tipos como tipos de ligas existen.

12 Características Esenciales Definición de subproyectos: Conjunto de tareas que se deben llevar a cabo para alcanzar una submeta. El programa debe permitir definir un subproyecto dentro de un proyecto con todas las tareas del caso, manejar dicho subproyecto como un todo y poder ligarlo a otros subproyectos o incluso a tareas. Uso del tiempo: Debe permitir jugar con el tiempo. Todo debe basarse en el calendario y cualquier atraso de fechas debe mover los límites impuestos.

13 Técnicas más Utilizadas Técnicas: Gráfico Gantt, cascada Pert/CPM Creada en la década del 50. Para un Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU. CPM (Critical Path Method), década 50, Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

14 EXPOSITOR AMILCA RICO

15 Características Esenciales Cálculo de costos: Es capaz de generar un cálculo de los costos generales del proyecto. Debe tomar en cuenta los costos comunes y ser capaz de tomar en cuenta los costos por atrasos. Se debe estimar un tiempo de atraso, o realizar la simulación atrasando la fecha de finalización. El programa no asigna costos a los recursos, los datos deben ser digitados para cada recurso y el software sólo lo integra para dar una imagen global de dicho costo.

16 Características Esenciales Impresión: La información debe ser trabajada por muchas personas. Debe ser capaz de imprimir la información recogida en una serie de formas distintas. Debe poder imprimir: El gráfico de Gantt El gráfico de PERT La lista de recursos y los gastos La lista de tareas en orden cronológico Un calendario de trabajo para cada recurso humano Detalle de los costos del proyecto Las tareas que ya fueron realizadas Las tareas que faltan Las tareas próximas a comenzar La utilización de los recursos por tarea, entre otras formas.

17 Características Esenciales Cargas de trabajo: Capaz de controlar las cargas de trabajos impuestas a los recursos designados a las tareas. Debe brindar la información necesaria para determinar si un recurso está sobrecargado de trabajo. Es una forma de representar la distribución del gasto por recurso.

18 Características Esenciales Escenarios: Qué ocurre si? Permiten armar una planificación base y dejar algunas variables que pueden manipularse. Permite armar una simulación con variables fijadas por el usuario. Permiten montar la planificación y cambiar variables para poder ver qué pasaría si se cambian los valores de esa forma.

19 Características de un Software Planificador de Proyectos Características básicas de un paquete La capacidad de exportación e importación La capacidad de envío de datos por medio de correo electrónico

20 Características básicas de un paquete Los respaldos: Permite realizar respaldos de la información. Basta la capacidad de salvar el trabajo en varios lugares. La seguridad: Permite la definición de niveles de acceso a la información y permisos de cambios.

21 Características básicas de un paquete La capacidad de exportación e importación: Permite guardar los datos en otros tipos de archivos, leerlos y convertirlos al formato propio. La capacidad de envío de datos por medio del correo electrónico.

22 Características Adicionales Modificación Interactiva Colores y Patrones Soporte de Macros Trabajo en Grupos Manejo con Mouse Gráficas

23 Características Adicionales Los programas facilitadores de proyectos, compiten entre sí al darle al usuario una mejor interfaz y modelos de trabajo sencillos e intuitivos. Modificación interactiva Basarse en los gráficos de Gantt y PERT para trabajar gráficamente. Los datos pueden ser modificados directamente en la pantalla. Se pueden modificar los datos tabulados y que estos cambios afecten a los diagramas y el recálculo. Colores y patrones Debe poderse trabajar con patrones, formas y colores, para que se puedan diferenciar entre los signos que representan cosas en el software. Los colores pueden identificar la prioridad o grado de necesidad de una tarea. Las formas de las barras pueden indicar los distintos tipos de barras.

24 Características Adicionales Manejo con el Mouse Controlador de imágenes. Todo software planificador debe permitir su uso y que pueda realizar muchas acciones importantes e intuitivas. Soporte de macros El programa facilitador contenga macros predefinidas y que permita crear más. Son una serie de pasos que el programa planificador ejecuta a la orden o con la presión de cierto conjunto de teclas. Son gran ayuda para la automatización de procesos realizados en el programa por el director del proyecto, quien graba la macro una vez y en futuros proyectos la puede volver a utilizar.

25 Características Adicionales Gráficas El software planificador debe ser capaz de generar gráficas gerenciales (barras, pastel, área) que representen variados datos. De no generar gráficas, debe tener la capacidad de generar datos en un formato leíble por una hoja electrónica que los pueda convertir a gráficas. Trabajo en grupos Es una modalidad nueva, introducida con el auge dado últimamente a las redes. El software planificador, instalado en red, puede permitir que varias personas trabajen con él sobre el mismo proyecto. Debe ser capaz de mantener la información sobre cambios actualizada para cada persona que trabaja en ese grupo de proyectos, definir perfiles de acceso (lectura, escritura, ambas) y controlar el acceso concurrente a los archivos de planificación.

26 Metodología de Evaluación Para evaluar los software es necesario seguir una metodología establecida de antemano. Orientadas a una descripción de las características que debe tener, como: consejos sobre los requerimientos necesarios y deseables. La evaluación de compra se hará cada vez que se necesite cambiarlo por: Mejoras en los productos del mercado Nuevas tendencias en el quehacer administrativo Cambios en las metodologías de dirección de proyectos.

27 EXPOSITOR ILEANA CHEN

28 Gestores de Proyectos Herramientas básicas de diseño, enlace, modelado y corrección. Ayudarnos a organizar tareas complejas, asignar recursos y seguir la evolución de los objetivos propuestos. Optimización de estrategias, reasignación de recursos, determinación de tareas críticas, modelar la previsión inicial para disminuir el retraso. Y, en definitiva, ahorrar tiempo y costo.

29 Gestores de Proyectos La historia de los gestores de proyecto viene de los años sesentas y hace un par de años hacíamos una revisión del estado del arte de la gestión de proyectos en el mundo PC. Hoy en día, MS Project, CA Super Project y Symantec Timeline siguen dominando el mercado. Desde luego no son los únicos: Primavera Project Planner, Micro Planner, Project Scheduler, Artemio, Open Plan y muchos otros representan un mercado muy variado.

30 Estrategia Base del Trabajo con un Gestor de Proyectos Definición de tareas Asignación de tiempos Dependencias/enlaces Asignación de recursos Priorización de tareas Resolución de conflictos entre recursos compartidos Ajustes temporales Calendarios Interdependencia entre diferentes proyectos Disponibilidad de recursos Costos de recursos Tiempos reales/nivelación de recursos Grado real de realización de tareas

31 Lo Genérico de los Gestores de Proyectos RAM/Mínima/recomendada Ayudas sensibles Barra de herramientas personalizables Personalización del Gantt Sistema de Archivo de ayuda Bloqueo de acceso/contraseñas Macros Entre otros

32 Características Específicas de los Gestores de Proyectos MS Project Time Line CA Super Project c Gestión de proyectos Conexión entre proyectos No Sí No Semanas Sí No No Meses Sí No No Etiquetas en Barras Dentro Sí No No Histogramas de Recursos y Costos Sí No No Control de Recursos/Calendarios Calendario: Maestro Excelente Bien Aceptable Múltiples estados tarea Excelente No No Calendario, presentación: Definición de tipo de días No Sí Sí Organización por: Costo fijo No Sí No Laboral No Sí No Material No Sí No PERT con Escala No No Sí De tiempos No No Sí Enlaces No Sí No Definición sobre el Gantt Modificación sobre el Gantt Sí Sí No Ocultación en el Gantt Sí Sí No Muestra en PERT con escala de tiempos No existe Sí No existe Actualización interactiva en cambios y recálculos No Sí No

33 EXPOSITOR CARLOS LEÓN

34 Diagrama de Gantt El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos, determinación de la secuencia y cronología

35 Diagrama de Gantt Cascada Gantt procuró resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el período de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo. ACTIVIDADES Elaboración de cuestionarios Entrevistas a usuarios Factibilidad técnica Factibilidad económica Factibilidad operacional Reporte de actividades

36 Diagrama de Gantt Este Gráfico Consiste Simplemente en un Sistema de Coordenadas en que se Indica: En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. Se representa el tiempo. En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición se efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. Disponen las tareas del proyecto.

37 Contenido del Diagrama Características: Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado. La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden. Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).

38 Ejemplo de Diagrama de Gantt

39 PERT (Program Evaluation and Review Technique) Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Éstas técnicas nos ayudan a programar un proyecto con el costo mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM.

40 PERT (Program Evaluation and Review Technique) Se deben tener en cada actividad tres tiempos los cuales son: Existen dos tipos de actividades: To = Tiempo óptimo u optimista Tb = Tiempo más probable Tp = Tiempo pésimo o pesimista Reales, representadas por una flecha de línea continua y representa una actividad que consume recursos a la vez indica una relación de precedencia. Ficticias, que no consumen recursos

41 Aplicación de las técnicas PERT Determinar las actividades necesarias y cuándo lo son: Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo. Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto.

42 Aplicación de las técnicas PERT Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello. Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que reforzar. Nos da un proyecto de costo mínimo.

43 Diagrama Pert Red de actividades en arcos (AOA) Actividades = arcos Nodos = eventos 1 2 S T U 3 4 S y T deberán completarse antes de que se inicie U

44 Traslado de Hospital Ejemplo Actividad Descripción Predecesor A Seleccionar personal administrativo y médico B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo C Seleccionar el equipo A D Preparar los planos y la distribución física para B la construcción definitiva E Llevar los servicios públicos al predio B F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C H Construir el hospital D I Desarrollar un sistema de información A J Instalar el equipo E,G,H, K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J

45 Ventajas y Desventajas del Gráfico de PERT Ventajas: Es un método sencillo, idóneo para proyectos complejos. Proporciona varios planes de ejecución. Desventajas: Solo admite relaciones del tipo final/ comienzo, con demora nula. Es conveniente utilizar un método de representación gráfica como complemento.

46 EXPOSITOR JORGE SÁNCHEZ

47 La Naturaleza del Software El software de administración de proyectos le ayuda a organizar las muchas y a veces interdependientes tareas de un proyecto, ubicar quién está haciendo el trabajo, rastrear el progreso y saber cuánto está costando el proyecto.

48 Criterios básicos para seleccionar un paquete de administración de proyectos Uno de los criterios más básicos para la selección del paquete es el tamaño del proyecto. Todos los software de administración de proyectos empiezan catalogando las tareas o actividades que conforman un proyecto y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

49 El Pluribus Unum La habilidad para trabajar simultáneamente con proyectos múltiples es una característica clave para muchos usuarios potenciales.

50 Podemos Comunicarnos? Mucho del trabajo de un gerente de proyecto es comunicarse con otras personas sobre dicho proyecto.

51 Administrando el Grupo de Trabajo Tal vez la más nueva y prometedora extensión del software de administración de proyectos es la habilidad de compartir las responsabilidades de dicha administración entre un número más grande de personas.

52 La Importancia de los Software Mientras más trabaje con software de administración de proyectos, más encontrará que los detalles de diseño, rastreo y análisis de proyectos son los que dan a los mismos mayor parte de su valor.

53 Ejemplos de Programas de Utilidad CA Super Project MS Project Project Schedule 6 para Windows Suretrak Project Manager para Windows Timeline para Windows

54 EXPOSITOR ANA ISABEL MORÁN

55 Ejemplo Programa Planificador de Proyectos Servidor de Proyectos Sharepoint Team Servicies Servidor SQL Programa Base de Datos

56 CONCLUSIONES La organización por proyectos permite administrar mejor los recursos. La complejidad de un proyecto no está dada sólo por la complejidad tecnológica. Es fundamental un adecuado seguimiento del proyecto y la asignación de un responsable del mismo. Los proyectos deben ser ajustados periódicamente a efectos de tener una perspectiva realista sobre los mismos.

57 Administración De Proyectos Los planes son inútiles, pero planear lo es todo Dwight Eisenhower Si no tenemos un plan, el control es imposible James Lewis GRACIAS!

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