Touring y Automóvil Club del Perú

Transcripción

1 Versión: 02 Pág. de. OBJETIVO Llevar el control detallado del abastecimiento de combustible, lubricantes y neumáticos que se realizan a las unidades del TACP, con la finalidad de mantenerlas abastecidas y operativas oportunamente, generar ahorros y detectar malos usos. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a toda la flota de unidades del TACP que estén dentro del alcance del G. 3. DEFINICIONES 3.. Tarjeta de abastecimiento de combustible: Es la tarjeta física única de cada unidad que sirve para identificarlo y permitir el abastecimiento de combustible en las diferentes estaciones de servicio del proveedor de combustible Kilómetros recorridos: Es cantidad de kilómetros entre dos puntos Ticket: Es el documento que entrega cada estación de servicio cuando se realiza el abastecimiento de combustible Tanqueo : Se denomina así, al abastecimiento o recarga de combustible de una unidad Base de Control de Neumáticos: Registro de Información de la Inspección de Neumáticos (código del Neumático, altura de cocada, presión de Inflado en P, etc) Base de Consumos Promedios: Registro de los consumos de combustible de todas las unidades que cuenten con tarjeta de abastecimiento. No deben esperar que el tanque se encuentre en menos de un cuarto (¼) para su abastecimiento OT: Orden de Trabajo. 4. RESPONSABILIDADES ELABORADO REVISADO APROBADO Nombre Moisés Balbín David Medina Sandro Pezo Gabriela Goñi Cargo 4.. Supervisor de Control de Procesos de Flota Llevar el control del abastecimiento y consumo de combustible, lubricantes y neumáticos de la flota del TACP. Supervisor de Control de Procesos de Flota Analista de Procesos Gerente de Operaciones Gerente General (E) FIRMA

2 Versión: 02 Pág. 2 de Recibir y validar los ticket de las recargas de combustibles y realiza los reportes de rendimiento de las unidades. Velar por la integridad y el buen almacenamiento de los tickets. Enviar la información de los consumos realizados en el mes al Analista de Operaciones para la generación de histogramas siendo estas revisadas por la Gerencia de Operaciones. Controlar una vez al mes la medida de cocada de los neumáticos de cada unidad del TACP. Gestionar el correcto uso de neumáticos de la flota, garantizando su vida útil, rendimiento en kilómetros Encargado de renovar los neumáticos y pedir stock necesario para el almacén. Encargado de gestionar el reencauche de los neumáticos Encargado de la gestión y stock de lubricantes y su consumo mensual 4.2. Supervisor de Asistencia Mecánica Realizar la coordinación con los trabajadores de Asistencia Mecánica para realizar el abastecimiento de combustible Supervisor de Campo de Taller y Mantenimiento Ingresar al SAP BO la información del mantenimiento de las unidades. Mantener el registro de mantenimiento de unidades actualizado, de tal manera que quede un histórico de todos los mantenimientos que se le realizaron a cada unidad. Supervisar que el personal cumpla con las medidas de seguridad para la realización de sus funciones. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.. GENERAL / POLÍTICAS a) Las unidades de Asistencia Mecánica (grúa y autos de auxilio) de Lima podrán disponer de combustible cada vez que se requiera en 6 estaciones de servicio, siendo establecidas por el Supervisor de Control de Procesos de Flota las siguientes: Nombre de la Estación Grifo Los Castaños Grifo Chama Lince Distrito San Borja

3 Versión: 02 Pág. 3 de Grifo Javier Prado Grifo Ferrari Grifo Mensur Grifo Salverry San Isidro Surco Lurín Jesús María b) Cada fin de mes, el Supervisor de Control de Procesos de Flota debe enviar al Analista de Operaciones las Bases de Consumos Promedios de Combustible y Base de Consumos de Lubricantes para la generación de las estadísticas correspondientes y revisión de la Gerencia de Operaciones. c) La codificación de los neumáticos mantiene la siguiente estructura: [XXXXXXXX] [RR.] Donde: X: Número correlativo asignado al neumático. R: Cada R indica el reencauche realizado d) La asignación de los códigos en los neumáticos lo realiza el Supervisor de Control de Procesos de Flota, en la cual se puede distinguir lo siguiente: Para neumáticos nuevos: El Supervisor de Control de Procesos de Flota indica al proveedor de neumáticos el código correlativo. Para neumáticos reencauchados: El Supervisor de Control de Procesos de Flota realiza la impresión de la codificación adicional del número de reencauche que recibe el neumático (R). e) Para el proceso de cambio de neumáticos, todo neumático nuevo será colocado en la parte delantera de la unidad y los neumáticos reencauchados irán siempre en la parte posterior de la unidad. f) El neumático de repuesto que tenga la unidad deberá ser original (nueva). g) El parámetro de la altura mínima con la que puede trabajar la cocada del neumático es de 2mm (asimismo, los cambios pueden realizarse por alguna avería que presente el neumático a pesar de no estar en el límite de altura de cocada). h) En el eje direccional, las llantas deben de ser de la misma marca diseño, medida y no debe exceder los 3 mm de altura entre neumáticos. i) Las actividades de cambio de neumáticos reencauchados aplica solamente a las unidades de Asistencia Mecánica. j) Quedan excluidas las actividades de cambio de neumáticos para todas las unidades motorizadas PROCEDIMIENTO

4 Versión: 02 Pág. 4 de a) Del abastecimiento de combustible El Conductor de Asistencia Mecánica verifica entre los servicios de asistencia el nivel de combustible de su unidad; de comprobar niveles bajos este hará el reporte al Supervisor de Asistencia Mecánica o al Emisor de la Plataforma de Asistencia (este último si es por la atención de un servicio). El Supervisor de Asistencia Mecánica verificará los servicios pendientes y hará las coordinaciones con el Emisor, para la autorización al Conductor en realizar el abastecimiento de combustible de su unidad en la estación de servicio (grifo). Con la autorización, el conductor se dirige a la estación de servicio designada con su tarjeta de abastecimiento de combustible. El Conductor de Asistencia Mecánica entrega su tarjeta de abastecimiento al colaborador del estacionamiento de servicio para el tanqueo, en donde además indica kilometraje y tipo de combustible. El colaborador del estacionamiento de servicio registra el kilometraje en su sistema y realiza la recarga de combustible. Con la unidad tanqueada, el colaborador de la estación de servicio genera el ticket de consumo en la que indica: Número de ticket, fecha y hora de recarga, kilometraje, tipo de combustible, galones abastecidos, valor neto y total (inc. IGV) y la estación de servicio. El Conductor de Asistencia Mecánica recibe el ticket verificando que los datos puestos sean los correctos (en especial el dato del kilometraje) para colocar su nombre, DNI, AM de la unidad y su firma. Si no estuvieran correctos los datos se hará la corrección del ticket en la cual deberá figurar la firma y nombre del colaborador de la estación de servicio. El Conductor de Asistencia Mecánica entrega su ticket por el abastecimiento realizado al retornar a la base con el Supervisor de Asistencia Mecánica. La liquidación de los tickets se realiza todos los lunes de la siguiente semana de abastecimiento. El Supervisor de Asistencia Mecánica en el momento de la liquidación entrega los tickets recaudados en la semana anterior al Supervisor de Control de Procesos de Flota por los abastecimientos correspondientes solicitando su firma en el cuaderno de cargo en señal de recepción. El Supervisor de Control de Procesos de Flota, recibe semanalmente la factura del proveedor de combustible para su revisión. El Supervisor de Control de Procesos de Flota extrae de la página web del proveedor el detalle de los consumos realizados de acuerdo a la factura recibida. Ese detalle de consumos lo migra al formato Base Consumos Promedios de Combustible (FR-MC.09). El Supervisor de Control de Procesos de Flota valida la factura del proveedor previa revisión de los tickets y abastecimientos mostrados en la Base de Consumos Promedios de Combustible, verificando en el ticket:

5 Versión: 02 Pág. 5 de El código de la unidad Datos del chofer El consumo promedio de la unidad, y El recorrido de la unidad. Validada la información, el Supervisor de Control de Procesos de Flota elabora el Informe de Prorrateo de Consumos en la que separa los consumos por unidad de negocio; este informe lleva su V B y se realiza de forma semanal. El Supervisor de Control de Procesos de Flota entrega al Asistente Administrativo el Informe de Prorrateo de Consumos adjuntando la factura para la revisión y V B de la Gerencia de Operaciones. Con el visado de la Gerencia de Operaciones, el Asistente Administrativo envía la factura a Contabilidad. A fin de mes el Supervisor de Control de Procesos de Flota hace el corte de información por los abastecimientos del mes realizados en la Base Consumos Promedios de Combustible, el cual lo envía por mail al Analista de Operaciones para elaborar los histogramas, siendo estos revisados por la Gerencia de Operaciones para la adopción de las medidas pertinentes. b) Del abastecimiento de lubricantes Los lubricantes antes de llegar al área de Taller pasan por Almacén quien realiza su ingreso al sistema SAP BO. El Jefe de Almacén hace la entrega del lubricante y copia de la factura para su V B del Supervisor de Control de Procesos de Flota. Se pueden diferenciar 2 tipos de abastecimiento de lubricantes: Abastecimiento de lubricantes por mantenimiento Con la unidad ingresada en Taller para el mantenimiento, el Supervisor de Campo de Taller de Mantenimiento genera la Orden de Trabajo en el SAP en la cual indica la cantidad de lubricantes que se utilizarán. Asimismo, se elabora la Guía de Almacén de acuerdo a la cantidad indicada en la Orden de Trabajo. La Orden de Trabajo y la Guía de Almacén es presentada al Supervisor de Control de Procesos de Flota quien revisa los documentos antes de hacer la entrega de la cantidad de lubricantes indicada, colocar su V B en la Guía de Almacén y quedarse con una copia de la misma El Supervisor de Control de Procesos de Flota registra la entrega de los lubricantes en la Base de Consumos de Lubricantes (FR-PS.3).

6 Versión: 02 Pág. 6 de Abastecimiento de lubricantes por consumos de Asistencia Mecánica (consumos por relleno) Este tipo de abastecimiento se da por el consumo natural de lubricantes por las unidades de negocio reportados por los conductores al Supervisor de Asistencia Mecánica. El Supervisor de Asistencia Mecánica elabora el formato de Consumo de Aceites en la cual se indica el kilometraje, cantidad de lubricante, unidad a la que será destinada, conductor de la unidad, fecha de la solicitud y firma del Supervisor. El Supervisor de Asistencia Mecánica entrega el formato al Supervisor de Control de Procesos de Flota para su revisión y atención. Con la conformidad en la revisión del formato, el Supervisor de Control de Procesos de Flota hace entrega de la cantidad del lubricante solicitada. Hecha la entrega, el Supervisor de Control de Procesos de Flota completa la Base de Consumos de Lubricantes. Al consumirse la totalidad del lubricante, el Supervisor de Control de Procesos de Flota envía al Jefe de Almacén la Base de Consumos de Lubricantes filtrando los consumos realizados por las unidades de Asistencia Mecánica para el ingreso en el sistema SAP BO y la emisión de la Guía de Almacén. A fin de mes el Supervisor de Control de Procesos de Flota hace el corte de información por los abastecimientos del mes realizados en la Base de Consumos de Lubricantes (FR-PS.3), el cual lo envía de forma digital al Analista de Operaciones para elaborar los histogramas, siendo estos revisados por la Gerencia de Operaciones para la adopción de las medidas pertinentes. c) Del cambio de neumáticos (por nuevos o reencauchados) Este tipo de abastecimiento se da por el mantenimiento programado de la unidad o la revisión programada de los neumáticos hecha por el Supervisor de Control de Procesos de Flota. Los puntos que incluye la inspección de los neumáticos abarca: Revisión de la presión (solo mantenimiento preventivo). Estado del pitón. Revisión de cortes y desgastes anormales. Medición de altura de cocada (mm): Colocar en forma perpendicular el calibrador de profundidad en la parte central del neumático. Medir en tres puntos equidistantes. Tomar la menor de las medidas.

7 Versión: 02 Pág. 7 de Nota: Ya que el calibrador de profundidad es un equipo que requiere ser calibrado, seguirá las actividades del procedimiento (PO-MC.0) Mantenimiento de Unidades, Equipos de Taller y Calibración de Equipos, para mantenerse en optimas condiciones de uso. Los usuarios prevén la disponibilidad de sus unidades y de acuerdo a ello el internamiento de sus unidades en el Taller para realizar el cambio de los neumáticos (nuevos o reencauchados), considerando lo siguiente: Parte delantera de la unidad: Cambio por neumáticos nuevos. Parte posterior de la unidad: Cambio por reencauchados. El Supervisor de Campo de Taller y Mantenimiento genera una OT en el SAP BO solicitando los neumáticos para cambio, y asigna al personal responsable de la unidad. Para el internamiento de la unidad sea por mantenimiento preventivo o correctivo, el personal de Taller completa el formato (FR-MC.08) Recepción de Vehículo. Hecho esto el Supervisor de Control de Procesos de Flota comunica vía telefónica o por mail al proveedor el envío de la unidad a sus instalaciones para el cambio de neumáticos junto el formato (FR-MC.08). Los datos que verifica el proveedor en el formato (FR-MC.08), o los entregados vía telefónica o por mail son los siguientes: Código que tendrá el neumático (solo para neumáticos nuevos) Medida del neumático Placa de la unidad, y su código AM Para neumáticos posteriores, el Supervisor de Control de Procesos de Flota deberá entregar a la persona que efectuará el traslado de la unidad a las instalaciones del proveedor la cantidad de neumáticos a ser reemplazados con su respectiva guía de remisión. El proveedor realiza el cambio de los neumáticos de acuerdo a los requisitos indicados por el Supervisor de Control de Procesos de Flota. Nota: En cada cambio de neumáticos delanteros es de suma importancia que se realice el alineamiento y balanceo de la unidad. El responsable de la unidad retorna a la base con los neumáticos usados y la factura será entregada al Supervisor de Control de Procesos de Flota, quien hará el registro de los neumáticos originales (nuevos) en la Ficha de Neumático (FR-PS.0) y en el Registro de Neumáticos Originales (FR-PS.).

8 Versión: 02 Pág. 8 de El Supervisor de Control de Procesos de Flota recibe la factura del proveedor para hacerle entrega al Jefe de Almacén haciéndole firmar la copia de la misma en señal de recepción. El Jefe de Almacén ingresa la factura en el sistema SAP BO para su ingreso, y para su salida del sistema su respetiva Guía de Almacén para su entrega al Supervisor de Campo de Taller de Mantenimiento. Si el cambio de llanta se debiera a un mantenimiento correctivo, el Supervisor de Control de Procesos de Flota entrega al Supervisor de Campo de Taller de Mantenimiento el formato (FR-MC.08). Con la copia de la factura firmada, el Supervisor de Control de Procesos de Flota archiva la misma en el file correspondiente. Recolección de neumáticos usados para su reencauche Los neumáticos usados, serán recibidos por el Supervisor de Control de Procesos de Flota para su almacenamiento provisional hasta el momento de su reencauche. El Supervisor de Control de Procesos de Flota agrupa todos los neumáticos que serán enviados a reencauchar adjuntando la respectiva guía de remisión. El proveedor recibe los neumáticos y procede a realizar la verificación del estado de cada neumático separándolos aquellos a los cuales todavía se les puede reencauchar con aquellos que no. Hecho el reencauche de los neumáticos, el proveedor los entrega adjuntando la guía de remisión al Supervisor de Control de Procesos de Flota para que este último pueda generar el requerimiento de servicio en el sistema Add-On de Requerimientos (se considera como requerimiento de Asistencia Mecánica), según lo establecido en el procedimiento (PO- CA.0) Compras y Abastecimiento. Luego, el Supervisor de Control de Procesos de Flota registra los reencauches en el Registro de Neumáticos Reencauchados (FR-PS.2). El Supervisor de Control de Procesos de Flota recibe del proveedor la factura por el servicio prestado, le coloca su VB y se lo entrega a la Asistente de Compras. Los neumáticos que ya no sirven para reencauche, serán considerados para la chatarra. Nota: Los neumáticos reencauchados devueltos serán marcados por el Supervisor con la letra R según la cantidad de reencauches. 6. REGISTROS

9 Fase Touring y Automóvil Club del Perú Versión: 02 Pág. 9 de 6.. Cuaderno de Cargo 6.2. (FR-MC.08) Recepción de Vehículo 6.3. (FR-PS.09) Base de Consumos y Rendimientos de Combustible 6.4. (FR-PS.0) Ficha de Neumático 6.5. (FR-PS.) Registro de Neumáticos Originales 6.6. (FR-PS.2) Registro de Neumáticos Reencauchados 6.7. (FR-PS.3) Base de Consumos de Lubricantes 6.8. Informe de Prorrateo de Consumos 6.9. Formato de consumo de aceite 7. ANEXOS 7.. Diagramas de Flujo Abastecimiento de Combustible (Abril 205) Proveedor de Combustible Conductor de Asistencia Mecánica Supervisor de Asistencia Mecánica Supervisor de Control de Procesos de Flota INICIO Detectar la necesidad de abastecimiento de combustible Reportar necesidad de abastecimiento Coordinar los servicios pendientes de realizar con Emisor Ir a la estación de servicio más cercana Autoriza el abastecimiento de la unidad? El proveedor envía por mail la factura electrónica, Entregar tarjeta de abastecimiento a colaborador de la E.S. Realizar la prestación del servicio la cual el Supervisor de Flota verifica que adjunte la información requerida según procedimiento (PO-GAF.CON.03) Registrar kilometraje en sistema Indicar Kilometraje y Tipo de Combustible a colaborador de la E.S. Recibir factura del proveedor por los consumos realizados en la semana Tanquear unidad Extraer de la página web del proveedor el detalle de los consumos realizados en la semana Entregar ticket de consumo a Chofer de Asistencia Mecánica Revisar datos en el ticket de consumo Recibir ticket de consumo del Chofer Migrar detalle a Base de Consumos Promedios de Combustible Enviar factura de los consumos realizados en la semana Colocar Nombre, DNI, AM de la unidad y firma Entregar tickets de los consumos realizados en la semana Validar factura del proveedor con la Base y los Tickets físicos Información de consumos Ok? Realizar las acciones pertinentes con la facturación Elaborar Informe de Prorrateo de Consumos Entrega informe a Asistente Admin. para VB de la Gerencia de Operaciones FIN

10 Fase Touring y Automóvil Club del Perú Versión: 02 Pág. 0 de Abastecimiento de Neumáticos (Abril 205) Jefe de Almacén Supervisor de Control de Procesos de Flota Supervisor de Campo de Taller de Mant. Proveedor de Neumáticos INICIO Realizar inspección de neumáticos Registrar inspección en Base de Control de Neumáticos Registrar inspección en Base de Control de Neumáticos Necesita cambio de neumático? FIN Elaborar OT en el sistema SAP BO Realizar inventario de unidad con formato (FR-MC.08) Adjuntando la respectiva Guía de Remisión Cambio de neumáticos posteriores? Entregar llanta reencauchada al responsable de la unidad ante proveedor Recibir unidad Realizar cambio de neumáticos Recibir factura Recibir factura y neumáticos usados Entregar factura y neumáticos usados a responsable de la unidad Firmar copia de la factura Mantenimiento Correctivo? Ingresar factura en el sistema SAP BO Emitir Guía de Almacén Entregar formato (FR- MC.08) al Supervisor de Campo de Taller de Mantenimiento Recibir Guía de Almacén y formato (FR-MC.08) Registrar procedencia del Neumático: Nuevo: (FR-PS.0) y (FR- PS.) Reencauchado: (FR-PS.2) Archivar copia de la factura en el file correspondiente FIN

11 Fase Touring y Automóvil Club del Perú Versión: 02 Pág. de Abastecimiento de Lubricantes (Abril 205) Jefe de Almacén Supervisor de Asistencia Mecánica Supervisor de Campo de Taller de Mant. Supervisor de Control de Procesos de Flota INICIO INICIO Entregar cilindro nuevo a Supervisor de Flota Completar formato de Consumo de Aceite Elaborar OT en el sistema SAP BO Adjuntando copia de la factura Entregar formato a Supervisor de Flota Elaborar Guía de Almacén por la cantidad solicitada en la OT Presentar OT y Guía de Almacén al Supervisor de Flota Verificar formatos entregados Entregar cantidad de lubricante solicitada Salida por Mantenimiento? Firmar Guía de Almacén Entregar copia de la Guía de Almacén al Supervisor de Flota Ingresa Salida en la Base de Consumos de Lubricantes Al terminar el Cilindro: Base con filtro de Salida por Consumo (Relleno) Archivar copia de la Guía en file correspondiente Generar la Guía de Almacén correspondiente Enviar Base de Consumos de Lubricantes al Jefe de Almacén FIN 8. HISTÓRICO DE CAMBIOS Versión 0 Documento origen Cambios 02 Se actualiza el nombre y el alcance de instructivo para los abastecimientos de Lubricantes y Neumáticos. Se actualiza la estructura del documento.