NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACION Y COORDINACION DE QUIMICOS PROCESO DE MUESTRAS. Elaboró Revisó Aprobó

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1 Página 1 de 9 NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACION Y COORDINACION DE QUIMICOS PROCESO DE MUESTRAS Elaboró Revisó Aprobó Irma Donaxi Gonzalez Pedro Arroyo / Edgar Gonzalez Monica Orozco Auditor Procesos Sistemas / Auditoria Dirección

2 Página 2 de 9 1. OBJETIVO Definir la metodología de los procesos que realiza el departamento de, en el área de administración y coordinación de, realizando una descripción detallada del proceso de muestra de productos. 2. ALCANCE Personal del departamento de atención a clientes, telemarketin, así como al Director de ventas químico, Depto. de Calidad, Depto. De crédito y cobranza. 3. DEFINICIONES Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales) cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada y relacionado entre sí. Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles. COA. Certificado que emite el depto. De calidad donde están las especificaciones del producto. Correo electrónico. Medio por el cual se manda información por internet.

3 Página 3 de 9 4. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO 5. RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y COORDINACION DE QUIMICOS. 5.1 Coordinar los pedidos, envíos entregas de mercancía y solicitudes especiales. 5.2 Llevar acabo el trámite de las licitaciones de los clientes (exportadora de sal) 5.3 Coordinación de las muestras. 5.4 Entregar reportes de ventas semanales, mensuales y anuales, junto con los avances (staff). 5.5 Coordinar a los ejecutivos de venta y sus cuotas. 5.6 Reporte detallado de cada vendedor. 5.7 Juntas con los deptos. De ventas, compras y producción. 5.8 Soporte al depto. De logística en dudas o aclaraciones. 5.9 Checar el estatus de cada cliente con crédito y cobranza solo en caso de bloqueo de su pedido Reporte de ventas a mensual a los departamentos de costos, contabilidad, crédito y cobranza y a producción de ventas por kilo Comunicar cambios de precios a los clientes, y alimento en sistema y en excel Participación en auditorias de ISO y de FSSC Atiendo necesidades de Dirección de Químicos Altas modificaciones de clientes en sistemas Verificar stock suficiente para ventas Traspaso del material.

4 Página 4 de 9 6. SIMBOLOGIA DE DIAGRAMA DE FLUJO (ANSI) Señala donde inicia o termina un proceso Representa un documento, formato o cualquier escrito que se elabora o genera durante el proceso Representa la actividad del proceso secuencia en que debe realizarse Conecta símbolos, señalando la Indica la opción o decisión alternativa a realizarse en el proceso

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6 Página 6 de 9 Descripción pasó a paso según mapeo del proceso de muestras 1. Verificar si es mayor a un costal la muestra La solicitud de muestra de producto las pueden solicitar los vendedores, el director de o directamente un cliente o posible cliente. 2. Departamento que autoriza la muestra Si la muestra no es mayor a un costal del producto se deriva al departamento de calidad, para que hagan el registro de salida de la mercancía con su COA, (formato REG-135) Pero si la muestra es mayor a un costal del producto se notifica al departamento de atención a clientes y son quienes hacen el registro en sistema (Anexo 2 de manual del depto. De ventas Químicos, Crear pedido gratuito transacción VA01), mismo procedimiento pero al inicio seleccionamos la opción ZEG.

7 Página 7 de 9 Seleccionamos el domicilio de entrega Solicitante: Numero del cliente (podemos poner la opción de búsqueda de match code ), le damos enter y nos aparece la pantalla para especificar el domicilio de entrega porque en ocasiones es diferente al de facturación.

8 Página 8 de 9 No. PedDe cliente: Ingreso la fecha cuando llego la solicitud de la muestra Fecha de pedido: La fecha del día que ingreso la muestra Fecha pref. Entrega: Día que se va a mandar al cliente o si el viene Fecha de precio: Cuando se levanta la muestra gratuita Icoterms: FOB Libre a bordo (siempre será ese), le damos enter para poder continuar. Cantidad: La cantidad en kilos Material: El código del producto, después le damos enter y nos aparecerá la siguiente ventana: Pos. 10 Caolín, 20 Sílice y 30 Hule Unidad de medición: Unidad en que se mide el producto Centro de costos: Siempre será 1000 Denominación: Nombre del producto, al poner el código lo da el sistema Tipo de Posición: TAN pedido normal y TAO factura anticipada Toda la información para llenar los campos está en el correo cuando nos piden una muestra. 3. Autorización de muestra Al ser una muestra mayor a un costal del producto, se avisa al depto. De crédito y cobranza para la autorización de salida en el sistema de la mercancía.

9 Página 9 de 9 4. Facturación de muestra (pedido) A su vez el depto. De facturación genera una remisión en el caso de que la muestra sea mayor a un costal de producto, para que la muestra salga de las instalaciones. 5. Entrega de muestra Hay varias maneras de hacer llegar la muestra al cliente: Mensajería: Se pasa al depto. De compras por la guía para que se mande al cliente. Por medio del vendedor: Se entrega al vendedor para que se la entregue al cliente. Cliente viene: El cliente queda en pasar por la muestra a la planta.