GESTION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO y ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

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1 INFORME GESTION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO y ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Circular Externa 029 de 2014 Numeral Cmunicación de Resultads OFICINA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2015 JORGE LUIS GARZÓN TOBAR Jefe Oficina de Cntrl Intern Bgtá D.C., abril de

2 TABLA DE CONTENIDO Numeral Tema Página Intrducción Títul Identificación de ls temas, prcess, áreas materias bjet del examen, el perid y criteris de evaluación, y la respnsabilidad sbre la infrmación utilizada, precisand que la respnsabilidad 3 del auditr intern es señalar ls hallazgs y recmendacines sbre ls sistemas de cntrl intern y de administración de riesgs Especificación respect a que las siguientes evaluacines se realizarn de acuerd cn la regulación, las plíticas definidas pr 8 la junta directiva u órgan equivalente y mejres prácticas de auditría sbre el particular Evaluación de la cnfiabilidad de ls sistemas de infrmación cntable, financiera y administrativa Evaluación sbre el funcinamient y cnfiabilidad del sistema de cntrl intern Evaluación de la calidad y adecuación de ls sistemas establecids para garantizar el cumplimient cn las leyes, 9 regulacines, plíticas y prcedimients Evaluación de la calidad y adecuación de trs sistemas y prcedimients, análisis crític de la estructura rganizacinal y 9 evaluación de la adecuación de ls métds y recurss en relación cn su distribución Ls resultads de la evaluación realizada respect a la existencia, funcinamient, efectividad, eficacia, cnfiabilidad y raznabilidad 10 de ls sistemas de cntrl intern y de riesgs Una declaración de la frma en que fuern btenidas sus evidencias, indicand cuál fue el sprte técnic de sus 10 cnclusines Mencinar las limitacines que encntrarn para realizar sus evaluacines, tener acces a infrmación u trs events que 11 puedan afectar el resultad de las pruebas realizadas y las cnclusines Relación de las recmendacines frmuladas sbre deficiencias materiales detectadas, mencinand ls criteris generales que se 11 tuviern en cuenta para determinar la imprtancia de las mismas Resultads del seguimient a la implementación de las recmendacines frmuladas en infrmes anterires Identificación, nmbre y firma, ciudad y fecha de elabración. 13 2

3 INFORME: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Intrducción El numeral Cmunicación de Resultads, de la Circular Externa 029 de 2014 emitida pr la Superintendencia de Clmbia, establece que: Pr l mens al cierre de cada ejercici, el auditr intern quien haga sus veces deberá presentar un infrme de su gestión y su evaluación sbre la eficacia del sistema de cntrl intern, incluyend tds sus elements. En atención a la nrma señalada, se presenta el infrme crrespndiente a la gestión que adelantó la Oficina de Cntrl Intern durante la vigencia 2015, así cm ls aspects relevantes de la evaluación realizada a cada un de ls elements del sistema de cntrl intern de la Entidad. La Oficina de Cntrl Intern hiz énfasis en el análisis y evaluación al sistema de cntrl intern institucinal y en la generación de las recmendacines que cntribuyeran cn el frtalecimient del sistema. Ls criteris establecids pr esta dependencia para la evaluación de la Entidad se enmarcarn dentr de la regulación actual, la nrmatividad vigente, ls requerimients de Alta Dirección, del Cmité de Auditría, así cm las mejres prácticas y prcedimients de auditría generalmente aceptads. Es precis indicar que las evaluacines se realizarn a través de muestras selectivas pr l cual, pudieran existir situacines n detectadas debid a que ls resultads btenids se limitan al alcance de ls dats seleccinads Títul. Infrme de gestión de la Oficina de Cntrl Intern y Estad del Sistema de Cntrl Intern Institucinal Vigencia Identificación de ls temas, prcess, áreas materias bjet del examen, el perid y criteris de evaluación y la respnsabilidad sbre la infrmación utilizada, precisand que la respnsabilidad del auditr intern es señalar ls hallazgs y recmendacines sbre ls sistemas de cntrl intern y de administración de riesgs. La Oficina de Cntrl Intern desarrlló un prgrama de trabaj para la vigencia 2015, en el que, de manera independiente y bjetiva, ejecutó las evaluacines y auditrías a ls diferentes prcess cn el fin de evaluar la eficacia y estad del sistema de cntrl intern en cada un de ells. 3

4 Para efects de tener un adecuad cubrimient en la evaluación del SCI y de ls Sistemas de administración de riesg, el prgrama de auditría para la vigencia 2015 evaluó la ttalidad de ls prcess de la Entidad, así: 4

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6 Las actividades realizadas pr parte de la Oficina de Cntrl Intern, además de dar cumplimient a ls requisits de la Circular Externa 029, se enmarcarn en ls lineamients de la Ley 87 de 1993, sus Decrets reglamentaris, el Mdel Estándar de Cntrl Intern MECI 2014 y la Nrma Técnica de Calidad NTCGP Es imprtante señalar que la respnsabilidad en la función de auditría de la Oficina de Cntrl Intern crrespndió a la evaluación de ls prcedimients, nrmas, dcuments y demás elements que permitieran emitir un juici de valr sbre el estad del sistema de cntrl intern, señaland las debilidades detectadas y emitiend las recmendacines que permitieran cntribuir cn el mejramient del sistema. A cntinuación, se presenta una relación de ls prcess evaluads teniend en cuenta que el resultad de la auditría se encuentra plasmad en ls crrespndientes infrmes. Las cnclusines de la evaluación fuern puestas en cncimient de cada una de las áreas evaluadas, así cm a la Alta Dirección y al Cmité Auditría: Planeación Financiera Presupuest SARM Tesrería SARL Investigación y Desarrll de prducts: Gestión cntable Cmunicacines FRECH Gestión Humana SARC Punts de atención Cntratación Gestión de Infraestructura Archiv y crrespndencia Gestión Jurídica Desarrll Organizacinal: Planeación del sistema de Gestión de Calidad SARLAFT Gestión Cmercial Mdel de prevención de fraude Captación de AVC Administración de cuentas y pag de avc SAC, PQR s, MSC. Crédit educativ 6

7 Crédit Hiptecari Desemblss Aprte de cesantías Facturación y Cartera Administración de cuentas y pag de cesantías SARO Gbiern Crprativ. Gestión de Tecnlgía: Presupuest e Inversión de T.I Revisión y Evaluación de Plíticas de T.I Administración de la Calidad de TI Estructura rganizacinal de TI Administración de Tercers (Servicis subcntratads en utsurcing) Mnitrear y evaluar el desempeñ de TI Mantenimient del sftware aplicativ. Administración de cambis en TI Administrar el desempeñ y la capacidad de TI Administrar la cnfiguración de TI Administración de dats Administración del ambiente físic Administración de peracines Administración de la mesa de servici y ls incidentes. Administración de inventaris y licencias Administración de pryects de T.I. Facilitar la peración y el us. Entrenamient y capacitación Garantizar cumplimient regulatri Seguridad de TI Evaluación sftware aplicativ Evaluación al DRP Cumplimient de la circular externa 042 de la SFC. Evaluación a ls tercers que participan en la peración de TI Verificación prtección de dats persnales y el Habeas Data. Para cada un de ls temas evaluads, se generarn ls crrespndientes infrmes que cntenían bservacines relacinadas cn el diseñ, la efectividad perativa de ls cntrles u prtunidades de mejra identificadas de acuerd cn la realidad de ls prcess actuales y l cnsiderad pr las mejres prácticas. De tr lad es precis señalar que cn el fin de subsanar las debilidades detectadas la Alta Dirección a través de ls líderes de ls prcess generarn ls crrespndientes planes de acción ls cuales fuern bjet de seguimient pr parte de la Oficina de Cntrl Intern. 7

8 Especificación respect a que las siguientes evaluacines se realizarn de acuerd cn la regulación, las plíticas definidas pr la Junta Directiva u órgan equivalente y mejres prácticas de auditría sbre el particular: Ls prcedimients de auditría adelantads, se efectuarn teniend en cuenta las mejres prácticas de cntrl que recmienda el marc de trabaj para el desarrll de la auditría y las nrmas generalmente aceptadas. Las evaluacines realizadas cumpliern cn ls lineamients establecids en las nrmas vigentes, n sl las prpias del tema evaluad sin las crrespndientes a la auditría, al sistema de cntrl intern y al sistema de administración de riesgs Evaluación de la cnfiabilidad de ls sistemas de infrmación cntable, financiera y administrativa. Durante la vigencia en cuestión la Oficina de Cntrl Intern desarrlló evaluacines a ls sistemas de infrmación cntable, financiera y administrativa resultads que fuern presentads en ls crrespndientes infrmes. Para el desarrll de estas evaluacines se aplicarn las técnicas de auditría generalmente aceptadas Evaluación sbre el funcinamient y cnfiabilidad del sistema de cntrl intern. En las evaluacines realizadas a ls diferentes prcess de la entidad, se evidenciarn las principales debilidades que a juici de esta dependencia pudiern afectar el sistema de cntrl intern del prces y de la rganización. Adicinalmente, la Oficina de Cntrl intern, realizó la evaluación del Sistema de Cntrl Intern de acuerd cn las Nrmas de Auditría Generalmente Aceptadas y según l establecid pr la Circular Externa 029 de 2014, Parte I, Títul I, Capítul IV. Dicha evaluación incluyó un entendimient del Sistema de Cntrl Intern, evaluand y prband la efectividad del diseñ y la peración del mism; adicinalmente realizó la evaluación a ls cmpnentes del sistema a saber: Ambiente de Cntrl Gestión de Riesgs Actividades de Cntrl Infrmación y Cmunicación Mnitre Cntrl Intern de la Gestión Cntable Nrmas de Cntrl Intern para la gestión de la Tecnlgía 8

9 El resultad de la revisión y así cm del seguimient efectuad a las recmendacines emitidas pr ls diferentes entres de Cntrl y la auditría interna del Fnd Nacinal del Ahrr, sn una base raznable para cncluir que el sistema de cntrl intern de la entidad es cnfiable y efectiv, antand que existen alguns aspects que han sid bjet de mejramient pr parte de la Administración en atención a las recmendacines de la Oficina de Cntrl Intern Evaluación de la calidad y adecuación de ls sistemas establecids para garantizar el cumplimient cn las leyes, regulacines, plíticas y prcedimients. En cada una de las evaluacines realizadas pr la Oficina de Cntrl Intern se verificó el cumplimient de las leyes, decrets, principis y prcedimients vigentes ls cuales deben ser aplicads en cada un de ls prcess de la Entidad. Cm cmplement al sistema de cntrl intern, el sistema de gestión de calidad ha establecid mecanisms para la elabración, revisión y mejra permanente de la dcumentación que hace parte de cada un de ls prcess del sistema de la entidad. Esta dcumentación también es evaluada dentr de las auditrías al sistema de gestión de calidad que se ejecutarn en la vigencia señalada. Durante la vigencia 2015 y en cncrdancia cn las evaluacines practicadas, la Entidad di cumplimient a las dispsicines establecidas en la nrmatividad externa y en la interna. De igual manera se presentarn las crrespndientes bservacines cuand se identificaban incumplimients en las nrmas vigentes Evaluación de la calidad y adecuación de trs sistemas y prcedimients, análisis crític de la estructura rganizacinal y evaluación de la adecuación de ls métds y recurss en relación cn su distribución. Cm parte integral del sistema de cntrl intern, el sistema de gestión de calidad implementad pr la entidad y certificad pr el Icntec, prpende pr el mejramient cntinu de la gestión institucinal. En el marc de las evaluacines realizadas se establecid que la estructura rganizacinal de la entidad es adaptativa y flexible y cuenta cn las líneas de autridad y respnsabilidad claramente definidas. La entidad viene ejecutand ls estudis y análisis necesaris para la mdernización y frtalecimient institucinal, cuy bjetiv es el de ajustar la estructura de la entidad al creciente desarrll de prducts y servicis frecids pr la misma. 9

10 Ls resultads de la evaluación realizada respect a la existencia, funcinamient, efectividad, eficacia, cnfiabilidad y raznabilidad de ls sistemas de cntrl intern y de riesgs. La Oficina de Cntrl Intern, realizó la evaluación del Sistema de Cntrl Intern de acuerd cn las Nrmas de Auditría Generalmente Aceptadas y según l establecid pr la Circular Externa 029 de Dicha evaluación incluyó un entendimient del Sistema de Cntrl Intern, evaluand y prband la efectividad del diseñ y la peración del mism; adicinalmente realizó trs prcedimients de evaluación que cnsideró necesaris, incluyend la bservación de evidencia suficiente sbre ls cmpnentes de cntrl que indican las nrmas establecidas para el cntrl intern a saber: Ambiente de Cntrl, Gestión de Riesgs, Actividades de Cntrl, Infrmación y Cmunicación, Mnitre, Cntrl Intern de la Gestión Cntable, Nrmas de Cntrl Intern para la gestión de la Tecnlgía, Órgans de Administración y Evaluacines Independiente. El resultad de la revisión permite establecer que se presentan algunas debilidades en el sistema de cntrl intern institucinal, las cuales de acuerd cn ls planes de mejramient adelantads en ls prcess están siend bjet de mejramient de tal frma que pueda brindar cnfiabilidad y raznabilidad en las peracines. Las debilidades del sistema y ls planes de mejra frmulads fuern cmunicads a la Administración en infrmes separads que cntienen las recmendacines crrespndientes. Igualmente, ls resultads de las evaluacines se presentarn en las diferentes sesines del Cmité de Auditría infrmand ls asunts más relevantes. De tra parte, se puede indicar que, aunque se infrmarn debilidades en el sistema de administración de riesgs, la entidad cuenta cn una Vicepresidencia que se encarga de administrar este sistema. Durante la vigencia 2015 trabaj en el frtalecimient de ls cntrles, la revisión de ls riesgs y las peracines en cada un de ls sistemas de administración Una declaración de la frma en que fuern btenidas sus evidencias, indicand cuál fue el sprte técnic de sus cnclusines. En atención a las nrmas de auditría generalmente aceptadas y a ls lineamients del Mdel Estándar de Cntrl Intern, la Oficina de Cntrl Intern presenta previ al desarrll de cada auditría, el plan en el que se establecen ls bjetivs, alcance y temas a evaluar. En frma psterir y en desarrll del prces auditr slicitó la infrmación bjet de revisión y cmparación frente a ls criteris de auditría, la nrmatividad vigente, ls prcedimients y cntrles establecids. 10

11 Las evidencias se btuviern siguiend el cnduct regular, mediante slicitud frmal pr carta pr mensaje de crre electrónic. Adicinalmente, durante el mism prces de revisión de auditría se btuv cn el auditad, cpia de evidencias que sprtan el hallazg el punt evaluad las cuales repsan en ls crrespndientes papeles de trabaj. Igualmente, las evidencias fuern btenidas al cmparar las funcines, actividades y prducts en cada un de ls prcess evaluads frente a ls criteris de auditría y el deber ser frente a la nrmatividad vigente aplicable a la entidad. Para la emisión de las cnclusines y hallazgs se evaluarn y analizarn bases de dats, actas, infrmes, dcuments slicitads en cada prces, teniend en cuenta que las cnclusines y las recmendacines se ajustaran a la evaluación y análisis efectuad. Se cncluye entnces que tant la reclección de dats, análisis y resultads emitids se desarrllarn baj ls parámetrs de auditría y fuern scializads cn ls respnsables de ls prcess y psterirmente ser frmalizads u entregads Mencinar las limitacines que encntrarn para realizar sus evaluacines, para tener acces a infrmación u trs events que puedan afectar el resultad de las pruebas realizadas y las cnclusines. Durante el desarrll del prces auditr de la vigencia 2015, se presentarn algunas limitacines en el suministr prtun de la infrmación requerida pr parte de la Oficina de Cntrl Intern Relación de las recmendacines frmuladas sbre deficiencias materiales detectadas, mencinand ls criteris generales que se tuviern en cuenta para determinar la imprtancia de las mismas. Las recmendacines frmuladas se encuentran en cada de ls infrmes que fuern remitids a la Alta Dirección y al líder del prces auditad Resultads del seguimient a la implementación de las recmendacines frmuladas en infrmes anterires. Un de ls elements fundamentales resultad de ls infrmes de auditría es la frmulación de planes de mejra que atiendas las debilidades detectadas en el prces de evaluación. Ls planes frmulads pr ls prcess se plasmarn en las crrespndientes actas y se incrprarn en el aplicativ utilizad pr la entidad para su crrespndiente seguimient. De acuerd cn l anterir la Oficina de Cntrl Intern realizó seguimient a ls planes de acción, prduct de las auditrías realizadas en el añ 2013, 2014 y En el últim cmité de Auditría realizad en el mes de febrer de 2016, se 11

12 infrmó el estad del seguimient a ls planes de acción estableciend un prcentaje de cierre del 95%, l cual indica que se adelantan accines de mejra permanente que permiten frtalecer el sistema de cntrl intern institucinal así: Tdas las prtunidades de mejra fuern cmunicadas a la Administración en infrmes separads que cntienen las recmendacines crrespndientes, ls cuales fuern presentads al Cmité de Auditría infrmand ls asunts más relevantes. Así mism, se efectuó seguimient a las respuestas sbre ls infrmes de recmendacines dirigidas a la Administración de la Entidad y n hay asunts de imprtancia material pendientes, que puedan afectar el resultad de la evaluación, n bstante, la administración debe cntinuar cn el frtalecimient ls planes de acción diseñads pr cada área. 12

13 Identificación, nmbre y firma, ciudad y fecha de elabración. El infrme sbre ls resultads de la gestión de la Oficina de Cntrl Intern y el estad del sistema de cntrl intern vigencia 2015 de acuerd cn l establecid en la Circular Externa 029 del mism añ, se presenta pr parte del Jefe de la Oficina de Cntrl Intern a ls 15 días del mes de abril de JORGE LUIS GARZON TOBAR Jefe Oficina de Cntrl Intern Elabró: Revisó: Juan Carls Acsta Ariza OCI Jrge Luis Garzón Tbar Jefe Oficina Cntrl Intern 13