UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL VICUNHA S.A. - ECUADOR Trabajo de Graduación Previo a la Obtención del Título de Ingeniero Informático AUTOR: Morillo Cadena Diego Iván TUTOR: Ing. Suárez Cruz Freddy Eduardo QUITO ECUADOR 2015

2 DEDICATORIA Existen tres personas muy especiales en mi vida a quienes les dedico el desarrollo de la elaboración de este proyecto de titulación. A mi padre quien es la persona que cada día me enseña a superar cada obstáculo que se me presenta con serenidad y con mente calculadora, a mi madre quien es la persona que con su cariño y ternura me ha enseñado a ver lo bueno y malo de las personas y juntamente con mi padre han cuidado de mí en cada paso de mi vida, me han ayudado a levantarme de los errores que he cometido y siempre me han brindado su apoyo incondicional. Por último, también dedico este proyecto a mi hermano, quien ha sido para mí el mejor de los amigos y un excelente mentor, lo considero como un muy buen ejemplo a seguir. Gracias a ellos intento ser la mejor persona que pueda llegar a ser, manteniendo los principios y valores que los tres me han inculcado. Por todo esto les dedico este proyecto, los amo con todo mi corazón. DIEGO IVÁN MORILLO CADENA ii

3 AGRADECIMIENTO Para que todo esto sea posible agradezco primeramente a Dios por permitirme vivir cada día y pese a la adversidad de mi salud, poder desarrollar con toda normalidad mi capacidad. Agradezco a mis padres ya que con su esfuerzo pudieron darme desde mi punto de vista el tesoro más valioso que una persona puede otorgar, la educación. Al resto de mi familia que indistintamente siempre estuvieron cuando los necesité. A mis maestros quienes me transmitieron sus enseñanzas y conocimientos que ahora los puedo poner en práctica y poder enfrentar a cualquier reto laboral que se me presente. A la empresa Vicunha Ecuador S.A. donde el M.C. Oswaldo Parra, Jefe del departamento de TI, confió en mis capacidades y así pudo tomarme en cuenta como uno más dentro de su grupo de trabajo. Agradezco a mis compañeros con quienes cursamos una parte de nuestras vidas brindándonos nuestra ayuda en las situaciones más difíciles y compartiendo momentos de alegría. Agradezco a la prestigiosa Universidad Central del Ecuador que abre sus puertas para que jóvenes puedan realizar el sueño de poder tener una carrera y formando personas competitivas para el mundo laboral. DIEGO IVÁN MORILLO CADENA iii

4 AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL iv

5 CERTIFICADO DEL TUTOR v

6 INFORME FINAL DEL TUTOR vi

7 APROBACIÓN DEL TRIBUNAL vii

8 CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN viii

9 CONTENIDO DEDICATORIA... ii AGRADECIMIENTO... iii AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL... iv CERTIFICADO DEL TUTOR... v INFORME FINAL DEL TUTOR... vi APROBACIÓN DEL TRIBUNAL... vii CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN... viii CONTENIDO... ix LISTA DE FIGURAS... xiii LISTA DE TABLAS... xvi RESUMEN... xviii ABSTRACT... xix CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN... xx TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN... xxi Capítulo I Estado Preliminar Marco Referencial Antecedentes Análisis La Empresa: Vicunha Texitl Interrogantes de la Investigación... 6 Capítulo II El Problema Planteamiento del Problema Entorno Justificación Alcance ix

10 Investigación Implementación Beneficios Objetivos De La Investigación Objetivo General Objetivos Específicos Capítulo III Marco Teórico Gestión Documental Sistema De Gestión Documental Digitalización de Documentos Herramientas para Aplicar DMS Elementos de un DMS Funcionamiento Del DMS Implementación Del DMS Metodología para El Tratamiento De La Documentación Requerimiento Preliminar Flujo De La Información Herramientas DMS Características En Común En Un Sistema DMS Metadatos Indexación Control de Versiones Motor de Búsqueda Repositorio Programas Ofimáticos x

11 3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos Búsqueda y Previsualización de Documentos Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos Medidas De Evaluación Indicadores Puntajes de Evaluación Comparación Entre Las Herramientas DMS Medida para la Administración de Usuarios Medida para la Gestión de Contenido Medida para el Flujo del Documento Medida para la Búsqueda del Documento Medida para el Almacenamiento del Documento Medida para el Manejo del Sistema Medida para la Escalabilidad del Sistema Medida para la Portabilidad Medida para la Licencia Medida para el Soporte Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación Resumen De Los Resultados Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A Instalación y Configuración del Sistema M-FILES Recursos Utilizados Instalación Configuraciones Demostración De La Hipótesis xi

12 5.2.1 Población Muestra Formulación De La Hipótesis Grados De Libertad Criterio De Decisión Cálculos Nivel De Significancia Decisión CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express ANEXO II. Manual de Usuario Administrador ANEXO III. Manual de Usuario Cliente BIBLIOGRAFÍA xii

13 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Sistema de Gestión Documental Figura 2. Ciclo de Digitalización Figura 3. Sistemas DMS para Analizar Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de Cobranzas Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS Figura 7. Vmware Vsphere Client Figura 8. Windows 2008 Server Administración Del Servidor Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor Figura 10. Instalación del.net Framework Figura 11. Avance de Instalación del.net Framework Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES Figura 17. Avance Instalación M-FILES Figura 18. Finalización Instalación M-FILES Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación Figura 20. Administrador De M-FILES Figura 21. Menú para Agregar Licencias Figura 22. Administrador de Licencias xiii

14 Figura 23. Licencia M-FILES Figura 24. Instalación M-FILES Cliente Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador Figura 37. Pantalla del Equipo Local Figura 38. Pantalla del Equipo Local Figura 39. Creación del Usuario Figura 40. Creación del Usuario Figura 41. Bóvedas de Documentos Figura 42. Creación de Bóveda Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada Figura 44. Parámetros y prueba de conexión Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata.. 92 Figura 47. Creación de un Objeto xiv

15 Figura 48. Nombre del Objeto Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa Figura 50. Conexión OLE DB Figura 51. Conexión con la Base de Datos Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo Figura 52. Nombre del Grupo de Clases Figura 53. Agregar Clases a un Grupo Figura 54. Crear una Nueva Clase Figura 55. Clases de un Grupo Figura 56. Clases Añadida a un Grupo Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos Figura 57. Agregar Archivo M-Files Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades Figura 59. M-Files en el PC Figura 60. Portal M-Files Cliente xv

16 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional Tabla 3. Características de los Programas DMS Tabla 4. Medidas de Evaluación Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad Tabla 13. Indicadores para la Licencia Tabla 14. Indicadores para la Licencia Tabla 15. Puntajes de Evaluación Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema Tabla 23. Medida para la Portabilidad xvi

17 Tabla 24. Medida para la Licencia Tabla 25. Medida para el Soporte Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema Tabla 33. Valorización para la Portabilidad Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia Tabla 35. Valorización para el Soporte Tabla 36. Resumen de Resultados Tabla 37. Características del Servidor Tabla 38. Tiempos en el Día Uno Tabla 39. Tiempos en el Día Dos Tabla 40. Tiempos en el Día Tres Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días xvii

18 RESUMEN IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL VICUNHA S.A. - ECUADOR El proyecto nace en la empresa Vicunha Ecuador S.A., surge necesidad en llevar un mejor control y organización de los documentos que se maneja en el área de Crédito y Cobranzas. Como antecedentes se tiene que los archivos son almacenados dentro de un File Server, debido a las diversas autorizaciones que se tienen dentro del servidor, específicamente en el área mencionada, se desconoce la estructura organizacional que mantiene en el almacenamiento de los archivos ocasionando que se pueda crear duplicidad en los mismos, adicional esta búsqueda se vuelve una tarea que toma mucho tiempo en proceder en buscar. Esto tiene como limitante principal el espacio físico y además el documento al ser manipulado tiene a deteriorarse y perder su calidad. Es por este motivo que se ha implementado el concepto de un programa gestor de documentos el cual maneja información adicional para tener una búsqueda mucho más fina y eficiente, maneja las diversas versiones sobre las cuales se ha realizado modificaciones en el documento. Otra característica principal que ofrece el programa es la digitalización en la que se puede personalizar campos que mediante el reconocimiento de texto también se sirve de información para realizar la búsqueda del documento. Con esto el administrador puede tener un control de los documentos que se generan, modifican o eliminan. Se tomará en cuenta la elección de tres programas que cumpla con las características mencionadas anteriormente. Una vez elegido el programa se procederá a realizar un cálculo estadístico para comprobar si la implementación del programa mejora la eficiencia de la gestión de documentos, ya sean físicos o digitales. DESCRIPTORES: BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS / SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL / DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS / ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DOCUMENTAL / M-FILES / RECONOCIMIENTO DE TEXTO xviii

19 ABSTRACT IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF SCANNING AND DOCUMENT MANAGEMENT (DMS) FOR THE TEXTILE COMPANY "VICUNHA S.A." - ECUADOR This project was created in Vicunha Ecuador Ltda., it rises from the need to keep a better control and organization of documents handled in the credit and collections areas. As a background, the files are stored in a File Server, due to the different permissions within the server, specifically in the above-mentioned area, it is not known the organizational structure that keeps in the storage of the files causing that it can be created duplication of them; furthermore, this research becomes a task that takes long time to search. It has as a main limiting the physical space and besides the document being manipulated tend to deteriorate and lose their quality. For this, it has implemented a management program of documents which handles additional information to have an efficient and relevant search as much as various versions to carry out some modifications in the document. Another main feature that offers the program is the digitization to have a control of the documents that are generated, modified, or deleted. It will take into account the choice of three programs that comply with the features mentioned above. Once the program is chosen, it will make a statistical calculation to check if the implementation of the program improves the efficiency of the physical or digital documents management. DESCRIPTORS: DOCUMENTS SEARCH / DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM / DOCUMENTS DIGITALIZATION / DOCUMENTARY STRUCTURAL ORGANIZATION / M-FILES / TEXT RECOGNITION xix

20 CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN xx

21 TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN xxi

22 Capítulo I Estado Preliminar El manejo de grandes cantidades de documentación debido a las diversas actividades que se manejan diariamente en los diferentes departamentos de una empresa, genera una preocupación que consiste en mantener estos documentos en un buen estado, ya que se presenta la manipulación de los mismos, conllevando a deteriorar y habilitando la posible pérdida de información. La documentación que se almacena diariamente en los equipos informáticos necesita estar ligados a un seguimiento para conservar propiedades que son ajenas a los usuarios como lo son la integridad, confidencialidad y seguridad. Es primordial tener una organización estable con lo que respecta a los árboles de directorio y mantener la información centralizada. Vicunha Ecuador S.A. posee un recurso, el cual es un servidor de archivos (File Server) en el cual se almacena la información de cada usuario, con ciertas restricciones propias del sistema operativo que son rudimentarias, la información almacenada no posee una lógica para su almacenamiento debido a la gran libertad de ciertos permisos que los usuarios pueden realizar en los directorios asignados. Por este motivo se considera que no se dispone de una organización en las estructura del almacenamiento de archivos, y resulta conflictivo la navegación dentro del File Server. En la actualidad se cuenta con programas que ayudan a la digitalización documental, es decir, permite mantener documentos físicos (papel) y transformarlos en archivos digitalizados. Así también se puede contar con programas para la gestión de documentos (DMS) que permiten una mejor administración y aplicación de técnicas de archivo dentro de una organización. Con el estudio a realizarse se debe enfocar en minimizar el uso de documentos físicos, manteniéndolos seguros y legibles ya sean documentos que se encuentren en un estado activo (documentos con los que son parte del uso diario 1

23 para el usuario) o pasivo (documentos que sirven de consulta pero que son utilizados de forma esporádica). También se busca crear una reestructuración apropiada de los directorios de almacenamiento, centralizar la información y llevar una mejor administración dentro del File Server para facilitar el uso cotidiano de los archivos. 1.1 Marco Referencial Antecedentes Día tras día las empresas generan una gran cantidad de documentos, no solo físicos sino también digitales, por tal motivo esto produce a que los documentos no se puedan localizar en el momento deseado, tras la búsqueda del documento se asocia la pérdida innecesaria de tiempo y recursos. En toda empresa se requiere mantener una organización de sus documentos, por lo que a un nivel tecnológico nos ayudamos del concepto DMS, los cuales están revolucionando la manera de almacenamiento de documentos. En una empresa que se encuentra en sus inicios tal vez no sienta la necesidad de mantener una estructura organizativa para sus documentos, a diferencia que en empresas que tienen una larga trayectoria surge la necesidad de tener un conocimiento adicional de cómo almacenar sus documentos, con la ayuda de aplicaciones que facilitan la gestión de ello. Para un mejor manejo de documentos físicos lo que se está realizando es digitalizar estos documentos, este proceso es muy básico por lo que no está seguido por una automatización al momento de digitalizar el documento, al momento de realizar este proceso conlleva a generar más documentación digital y por consecuencia a la creación de un mayor volumen de archivos: y se mantiene la controversia de donde se debe almacenar el archivo, las pérdidas de tiempo que estas generan al momento de buscar. Por lo que la idea de cero papeles en la empresa no resulta efectiva. 2

24 Los documentos deben ser disponibles para todo aquel que los necesite, pero se ha presenciado información que no se encuentra a disponibilidad de los demás por lo que se ha constatado encontrar el documento en el equipo local del usuario, con este concepto perjudica al almacenamiento centralizado y dejando la documentación vulnerable a pérdidas, sustracciones, maneja inadecuado, entre otras Análisis La mayoría de documentos físicos que se manejan dentro de la empresa son papeles que hacen referencia a documentos históricos, facturas, contratos que necesariamente necesitan ser archivados, no solo en un archivador sino también de manera digital, ya que esta documentación puede servir de consulta para futuras actividades. Esta administración de documentos no es de manera intuitiva ya que son los mismos usuarios quienes deciden el mejor lugar de almacenamiento. El concepto de DMS no es muy conocido, el cimiento de este concepto consiste en la administración de los documentos empresariales, haciendo uso de la captura, almacenamiento, clasificación, custodia, distribución, control de versiones y destrucción de documentos. Con el DMS podemos mejorar la calidad del contenido empresarial, clarificando todos los procesos del negocio. El principal uso que se pretende dar a esta estrategia tecnológica es la de plantear una solución, ayudada de políticas de almacenamiento que permiten reducir los tiempos muertos en la ubicación de un documento. Además se desea mantener un almacenamiento centralizado con un esquema organizado de los directorios de con el fin de ayudar a una toma de decisión con respecto al contenido empresarial. (Herramientas Empresariales, 2015) Entre los programas que como mínimo se analizarán son: 3

25 M-Files: es una gestión de la información empresarial solución, desarrollado por M-Files Corporation, que proporciona a los usuarios con el sistema basado en metadatos para la organización y gestión de documentos y otra información. (M-Files Inc, 2014) Alfresco: Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del mercado. (Alfresco, 2015) Nuxeo: Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental open source desarrollado por la empresa del mismo nombre. Nuxeo tiene una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios realmente competitivos. Nuxeo permite gestionar documentos de forma cómoda, realizando versiones, flujos de trabajo asociados a documentos, publicación remota o búsqueda avanzada (y full text), integración con Microsoft Office y Open Office. (Athento, 2015) La Empresa: Vicunha Texitl La empresa Internacional Vicunha Textil, se constituye el 21 de junio de 1921 con sesenta socios y ,00 de sucres como capital y bajo la nominación de Sociedad de Crédito LA INTERNACIONAL inicialmente dedicada a actividades bancarias. 4

26 Largo es el camino recorrido y fue tan solo desde el año 1922 que se proyectó, gracias a la brillante visión de Don Luis Napoleón Dillon, hacia la elaboración de productos textiles, contratándose la fabricación de maquinaria en las mejores fábricas de Inglaterra. Iniciaron las actividades con 150 telares y una pequeña hilatura, ampliándose gradualmente hasta situarnos como la mayor Empresa Textil del Ecuador y, según revistas especializadas, entre las cinco más importantes de Latinoamérica. Logrando situar a LA INTERNACIONAL en un destacado e importante sitial en la Industria Nacional. En 1979 logra una exitosa iniciación de calificadas exportaciones de sus productos a mercados europeos, estadounidenses y latinoamericanos. En 1980 se implementó y montó el proceso de producción de tela Índigo, y en 1981 esta producción empezaba a incursionar mercados internacionales. Con el paso de los años LA INTERNACIONAL continua su expansión con la producción de la tela denominada índigo calificada y reconocida internacionalmente por su alta calidad que garantiza el que permanentemente podamos satisfacer las necesidades cada vez más exigentes del mercado consumidor. Y es así que el 1 de junio del 2007 VICUNHA TEXTIL, una empresa brasilera muestra gran interés en formar parte del reto de la Internacional, decidiendo comprar parte de sus acciones, la empresa LA INTERNACIONAL S.A, actualmente se dedica a la producción de la tela denominada Índigo que es la conocida tela Jean, calificada y reconocida internacionalmente. Actualmente cuenta con un promedio de 200 computadores que son usados por usuarios finales los cuales día tras día generan documentación que necesita ser administrada de una mejor manera, es decir, el servidor de file server sirve de almacenamiento con ciertos permisos, los cuales no está acompañado por una administración documental, esto genera a pérdida de tiempo a los que llamamos tiempos muertos. 5

27 1.2 Interrogantes de la Investigación De qué sirve la digitalización inteligente? Qué es y para qué sirve un DMS? Cuál es el funcionamiento de un DMS? Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión documental en Vicunha Ecuador S.A.? De qué manera se agilita la navegación de los documentos en el almacén de datos y entre usuarios? 6

28 Capítulo II El Problema En este capítulo se enfoca en comprender los inconvenientes que se producen al no tener un esquema de organizado en los documentos que se generan día tras día, lo complicado que se vuelve una búsqueda de archivos cuando se generan varias versiones de archivos, los problemas que se puede llegar a tener cuando un documento en papel que tiene que ser manipulado no se le realiza una digitalización para conservar el original en un buen estado, el no tener toda la documentación almacenada de forma centralizada y le no relacionar los archivos que tienen conceptos en común Planteamiento del Problema Este proyecto nace de la necesidad de mantener respaldada la información que se genera en de los diferentes procesos de la cadena de valor de la empresa. Inicialmente se mantiene un esquema de respaldos mediante el software HP Data Protector, el cual es un software que trabaja de manera cliente servidor, por lo que este software es el encargado de realizar los respaldos del File Server. A pesar de la definición actual de la estructura del File Server no se ha logrado que las diferentes áreas almacenen la información en este servidor, se conoce que en la gran mayoría de computadores se mantiene información que debería estar almacenada en el File Server. Al realizar una auditoría a las sub-carpetas de la estructura del File Server se observa un caos total, no responde a ninguna lógica de almacenamiento, por lo que la búsqueda de información se hace una tarea de titanes lo cual ha dificultado responder de una manera eficiente a los requerimientos de esta información. Esta tarea de búsqueda se vuelve una acción en la que cada usuario se vuelve responsable de su documento generando a su vez varias versiones del documento por lo que se puede llegar a una confusión entre los usuarios que 7

29 debería manipular el documento. Por no poseer un flujo correcto de los documentos tienden a reimprimirse o en su defecto a perderse si son físicos. No se pude llevar un control de quien fue la persona que modificó el documento, lo borró o a su vez añadió un documento dentro del File Server. Otra situación problemática dentro del File Server son las autorizaciones que se manejan, pero a continuación de ello, no se mantiene restricciones por lo que cada usuario autorizado a cada una de las subcarpetas ha podido añadir, modificar o eliminar tanto archivos como carpetas, es decir, dentro de cada nivel de carpeta poseen información dispersa que es conocida tan solo para la persona quien hizo uso del archivo en mención. Pese a tener una infraestructura en la que los computadores de cada usuario se encuentra protegido contra daños físicos que se pueden generar por ejemplo; puede presentarse variaciones de voltaje, contaminación en los equipos, golpes a los equipos (de manera que no sea intencionalmente); corren el riesgo de sufrir alguna avería que incurra precisamente en su disco duro. Al estar la información en los computadores de cada usuario el riesgo de pérdidas de información es altísimo ya que es prácticamente imposible hacer un respaldo de cada uno de los computadores de la compañía diariamente por lo que se debería usar recursos de red y provocaría inconvenientes de latencia por la infraestructura que mantiene la empresa. En síntesis la pregunta del problema debe ser: Cuál es la mejor manera de llevar una mejor estructura y administración de los documentos que demuestre un fácil acceso a los mismos y como optimizar el uso de papel en la empresa? 8

30 2.2 Entorno Actualmente en la empresa Vicunha Ecuador cuenta con un alrededor de 200 computadores para los usuarios, donde cada computador se encuentra habilitado el almacenamiento local. En cada departamento se genera gran cantidad de documentos, siendo el área administrativa quienes manipulan estos documentos. Cuenta con una habitación para el almacenamiento de estos documentos que antes de ser almacenados, son gestionados de forma que pasan de usuario a usuario para llevar a cabo su proceso. Cuenta con un servidor IBM X365 configurado con el rol de File Server el cual se encuentra encendido todo el tiempo para que la información se encuentre disponible para los usuarios a cualquier hora. Esta aclaración se la realiza ya que en Vicunha Ecuador se trabaja las 24 horas. 2.3 Justificación El DMS es usado en muchas empresas en la actualidad, dado que este sistema de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos relacionados con la organización y manejo de documentación. (Herramientas Empresariales, 2015) La empresa Vicunha Ecuador S.A. desea implementar un sistema gestor documental con el propósito de optimizar recursos y tiempo de los empleados al momento de trabajar con documentos, estos documentos deben ser digitales, pero sin olvidar la seguridad de los mismo, ya que se requiere que estos documentos sean almacenados con privilegios para cada usuario o grupo de usuarios, gracias a la investigación se espera conectar el DMS con el directorio 9

31 activo de la empresa, con la finalidad de mantener una estructura de usuarios estándar. En la actualidad se maneja grandes cantidades de documentos y entre ellos se considera varios tipos de documentos como los son imágenes, hojas electrónicas, hojas de texto, video, entre otros. Y las herramientas DMS existentes son la mejor opción para esta administración. Por tal motivo se necesita implementar un sistema gestor de documentos que permita un mejor control de los documentos digitales y físicos, con esta investigación se puede dar una pauta para tener una cultura acerca del almacenamiento y organización de la información. Hoy en día el almacenamiento de información es muy limitado a las opciones que ofrece el sistema operativo Windows, por lo que se ha decidido implementar esta herramienta DMS los cuales se enfocan en brindar un mejor servicio y satisfacción mejorando sus tiempos de búsqueda, tiempos de acceso, conocer el lugar donde se almacena el documento y asegurando la información. Al digitalizar los documentos queda asegurada por el transcurso del tiempo, es decir, podemos visualizar información antigua con la misma calidad que cuando se generó el archivo digital Alcance Investigación Plantear las diferentes soluciones, ventajas y desventajas entre las aplicaciones a investigar. Analizar la mejor solución que permita cumplir con los requerimientos que mejor se desarrolle de acuerdo a lo establecido con la digitalización y aplicar el sistema DMS. 10

32 Implementación Para poder llevar a cabo la implementación se analizará la cantidad de documentación que se genera a diario con el departamento piloto que es Contraloría, en el área de Crédito y Cobranza y hacer una comparación con la documentación que posee actualmente, de este estudio se podrá tener una idea de la cantidad de documentos y cuál es su crecimiento. Lo propio se debe realizar con el resto de departamentos con el fin de tener esa idea, calcular su crecimiento, plantear cual es la necesidad del servidor para que pueda ejecutar sin colisiones y siempre con disponibilidad. Una vez que se tenga un servidor que cumpla con las condiciones del estudio anteriormente mencionado, se procederá a mantener conversaciones con los usuarios de cada departamento para realizar una reestructuración para el almacenamiento de sus documentos. Se llegará a un consenso entre el jefe del departamento y con el desarrollador del proyecto para establecer una estructura para el almacenamiento de la información y también asignar la seguridad en cada una de sus carpetas contenedoras de documentos. Se dará una capacitación a los usuarios del uso del nuevo sistema DMS para sus documentos; tanto en el funcionamiento, beneficios y estandarizaciones de políticas de empresa. Se procederá a la creación del árbol de directorio con sus respectivas seguridades dentro del servidor, se notificará al usuario para que pueda pasar sus documentos a la nueva estructura. Se dará de baja al anterior sistema de almacenamiento de archivos y se procederá a funcionar con el DMS. 11

33 Beneficios Disminuir en forma importante los costos operativos (impresión, reproducción y fotocopiado) y se pueden realizar respaldos o cuantas copias se necesiten para evitar la pérdida de documentos. Resolver los problemas de gestión, búsqueda y seguimiento de documentos en las organizaciones intensivas en información. Crear políticas para el almacenamiento de la información para la autorización del uso de documentos y para la generación de respaldos. Mejorar la estructura del File Server, controlando que no se guarde información innecesaria en el servidor. Generar un procedimiento de la implementación del programa aplicada a un departamento que será tomado como el modelo piloto para los demás departamentos. 2.5 Objetivos De La Investigación Objetivo General Comparar, analizar e implementar un sistema que permita la replicación de información de física a digital y que sirva para rastrear y almacenar documentos electrónicos, imágenes, también realizar el seguimiento de las diferentes versiones modificadas por distintos usuarios en los diferentes tipos de documentos. 12

34 Objetivos Específicos Elaborar de una estructura de las sub-carpetas de cada área que responda a la aplicación de técnicas de archivo y a necesidades de los procesos de la cadena de valor. Mantener toda la información de la compañía actualizada y centralizada en el File Server. Responder con una nueva estructura a las necesidades de información de los diferentes stakeholders de la compañía (Accionistas, Clientes internos y externos, Auditores, Financieras, Empresas del Estado, etc.). Desarrollar políticas y procedimientos de actualización y respaldo de la información del File Server. 13

35 Capítulo III Marco Teórico Para el mayor entendimiento de los conceptos de los cuales se hace referencia se dará una explicación de cada uno de ellos y así llagar a tener una mejor comprensión. En este capítulo se hablará de los conceptos principales de los cuales conllevan a la investigación, es decir la gestión de documentos (DMS) y la digitalización inteligente de los mismos. A parte de ello se realizará un análisis de los requerimientos tanto de hardware como software necesario para que el sistema implantado pueda ejecutarse en forma eficiente. 3.1 Gestión Documental Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. (Wikipedia, 2015) 3.2 Sistema De Gestión Documental La tarea principal del sistema de gestión documental es la búsqueda, almacenamiento y organización de los archivos que fueron almacenados en su base de datos. Dado que se almacena en una base de datos estos archivos son seguros, se obtiene respaldo de la base por lo que se puede recuperar versiones 14

36 de archivos anteriores, son almacenados con una indexación por lo que hace más rápido su búsqueda y se encuentran disponibles para cuando el usuario los requiera. Figura 1 Sistema de Gestión Documental Fuente: Internet 1 Otro beneficio de la utilización de sistema gestor documental es la eliminación de papel, lo cual implica una ayuda a la unidad verde, es decir, es una buena manera de salvar al planeta a que no se consuma gran cantidad de árboles para la elaboración del papel. Adicional incurre en menorar costos tanto en la compra de papel o impresiones (tóner, cartuchos o cinta) que se realizan para obtener el documento. 1 Sistema Gestor de Documentos, obtenida 1 marzo del 2015 desde 15

37 Por otro lado el sistema gestor de documentos garantiza la protección de los documentos si ocurren desastres naturales (inundaciones, incendios, terremotos, etc) donde los documentos pueden destruirse fácilmente. A diferencia que si se encuentran de manera electrónica se pueden respaldar de manera que los archivos no se encuentren localmente en la empresa Digitalización de Documentos La digitalización de documentos consiste en convertir los documentos físicos a digitales, adicional un valor agregado para esta conversión es el de digitalizar con la propiedad de reconocimiento de caracteres OCR. Es decir, se puede tener una indexación en los documentos para que al momento de la búsqueda sea más eficiente y no tome mucho tiempo, claro que dependerá de la cantidad de documentos en existencia y de la capacidad de procesamiento del hardware. Figura 2. Ciclo de Digitalización 16

38 El proceso de digitalización es el siguiente: 1.- Se captura el documento físico mediante el uso de un escáner. 2.- Se realiza el procedimiento de reconocimiento caracteres para indexar el documento. 3.- Se almacena el medio digital m un almacén de datos para realizar búsquedas en adelante sobre este almacén Herramientas para Aplicar DMS Las herramientas DMS permiten gestionar grandes cantidades de archivos y que se encuentren centralizados en una sola base de datos, la cual permite mantener la información indexada para realizar búsqueda rápida de documentos y también tener un almacén respaldado en caso de cualquier eventualidad de siniestro en los documentos almacenados. Mediante los metadatos se puede agregar información a los documentos que ayudan a que la búsqueda se procese con mayor velocidad. 17

39 DMS Sistema Gestor de Documentos Entre las herramientas DMS tenemos las siguientes: NUXEO M-FILES ALFRESCO Figura 3. Sistemas DMS para Analizar Elementos de un DMS - Base De Datos Estas bases de datos son de tipo documental, que a diferencia de las bases de datos relacionales estas bases se centran en la gestión y recuperación de la información de un documento estructurado a la cual los datos hacen referencia, esta información se conoce como los Metadatos. Los tipos de documentos que se pueden almacenar son de diferentes tipos como por ejemplo: archivos de texto, hojas de cálculo, elementos de correo electrónico, archivos CAD, archivos de audio, archivos de imagen, archivos de video, entre otros. 18

40 Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental Existen ventajas al utilizar bases de datos documentales (también llamadas bases de datos NoSQL): - Las BDD NoSQL no poseen una estructura fija. - Tienen un lenguaje de consulta encaminado al lenguaje natural. - Son mucho más fáciles de escalar un campo más para su registro. A continuación se presenta un ejemplo de la diferencias entre las bases de datos relacional y documental. Base de Datos Documental CLAVE DOCUMENTO 10 Nombre: Diego; Apellido: Morillo; Nacionalidad: Ecuatoriano 11 Nombre: Teobaldo; Apellido: Carvalhio; Nacionalidad: Brasileño; Edad:34 12 Nombre: Charly; Nacionalidad: Estadounidense Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental 19

41 Base de Datos Relacional CLAVE NOMBRE APELLIDO NACIONALIDAD EDAD 10 Diego Morillo Ecuatoriano 11 Teobaldo Carvalhio Brasileño Charly Estadounidense Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional Como se puede observar en el ejemplo, la base de datos relacional no precisa dejar campos en blanco como si lo hace la base de datos relacional. Además de que para agregar un campo nuevo es necesario cambiar la estructura de la base de datos relacional y esto no sucede en la documental. - Hardware para poder obtener los documentos digitalizados es necesario disponer de un escáner. Por motivos de eficiencia se recomienda tener un escáner dúplex. El servidor es otro hardware indispensable con el cual se debe contar además se debe realizar un análisis de la capacidad de este hardware y tener en cuenta de la cantidad de usuarios que van a ingresar a el. Esta comunicación se debe realizar ya que se trata de una estructura cliente-servidor. - Software Se debe contar con un sistema que permita la administración de estos documentos (nuxeo, m-files, alfresco). - Redes Es necesario utilizar redes de área local para poder comunicar a los usuarios que utilizarán el software para almacenar los archivos con el equipo que se utilizará como servidor. 20

42 - Usuarios Se debe tener presente los usuarios que harán uso del sistema, los roles que cumple cada usuario para la digitalización y almacenamiento de los documentos para lo cual cada usuario contará con permisos para hacer sus respectivas tareas. En este grupo de usuarios también constan los que son los administradores quienes se encargarán de conceder los permisos a los usuarios según corresponda, también definirá el esquema del almacenamiento de los documentos Funcionamiento Del DMS El sistema DMS reemplaza la rutinaria forma de almacenar la documentación por parte del usuario, utilizando una metodología en la que detalla información que es agregada al documento para conocer más a detalle la procedencia del documento. En el sistema se puede llevar un control acerca de la persona quien lo almacenó, la fecha, los cambios que se ha realizado y las versiones que existen en los documentos Implementación Del DMS - Análisis del requerimiento de la empresa. - Identificar el flujo para el almacenamiento de la documentación actual. - Elección del sistema que se adapte a la necesidad de la empresa. - Planificación para la instalación y pruebas del sistema. - Sistema en producción. 21

43 3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación Requerimiento Preliminar Es necesario tener muy claro las intenciones que busca la empresa con el almacenamiento de la documentación, adicional de conocer el proceso del manejo de la información para poder llevarlo a un esquema automatizado que facilite la búsqueda y el almacenamiento. En este proceso se conoce quienes son las personas que intervienen para llevar a cabo este almacenamiento, por lo que se vuelve necesario conocer el papel que desempeña cada persona para poder realizar la gestión de la documentación Flujo De La Información Después de realizar un levantamiento de información acerca del proceso del almacenamiento de la documentación, es importante entender como trabaja el flujo de la información dentro de las actividades que se desempeña en la empresa. A continuación se presenta un gráfico donde se puede visualizar el proceso actual para el almacenamiento dentro de la empresa en el área de crédito y cobranzas. 22

44 Correo Documentación CLIENTE COORDINADOR COBRANZAS APROBACION Correo Documentación VENDEDOR ASISTENTE COBRANZAS CONSULTOR IMPRESORA CONSULTOR CONSULTOR Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de Cobranzas En este diagrama se puede visualizar el proceso de almacenamiento desde que inicia hasta que termina para que los usuarios puedan consultar. Adicional también se puede conocer a la persona encargada de realizar la gestión para que el proceso siga su flujo. 23

45 3.4 Herramientas DMS CARACTERÍSTICA NUXEO M-FILES ALFRESCO Sofware Libre Licenciado Libre Costo Soporte Anualmente Viene con la Anualmente Licencia Sistema Si Si Si Multiusuario Escalabilidad Si Si Si Sistema Operativo Multiplataforma Multiplataforma Multiplataforma Base de datos Relacional Relacional Relacional Documental Documental Publicación Si Si Si Externa Escalabilidad SI SI SI horizontal Control de SI SI SI versiones Númeroi de version Fecha de Noviembre 2014 Diciembre 2014 lanzamiento Protocolos de SMTP SMTP SMTP correo electrónico POP3 POP3 IMAP POP3 IMAP EAS Menú Jerárquico SI SI SI Wizard SI SI NO Consultas Personalizadas SI SI SI 24

46 API SI SI SI Soporta SI SI SI Navegador Directorio Activo SI SI SI Fácil de usar SI SI SI Migración de base SI SI SI de datos Cliente - Servidor SI SI SI Soporta PDF SI SI SI ACL SI SI SI Usuarios y grupos SI SI SI SSO SI SI SI Workflow SI (muy básico) SI SI Integración con SI SI SI otros sistemas Tabla 3. Características de los Programas DMS 3.5 Características En Común En Un Sistema DMS A continuación se presenta las características que tienen los sistemas DMS: Metadatos Los metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. (Real Academia Española, 2015) 25

47 La finalidad de utilizar metadatos en los documentos es realizar una búsqueda más rápida proporcionando información adicional que permita llegar a ello. El conjunto de estos metadatos se conoce como reseña, esta reseña se adjunta al documento por medio de un formulario Indexación Manual La indexación manual se presenta como primer punto donde el usuario es la persona quien se encarga de llenar el formulario de la reseña para anexar los metadatos al documento que se dispone para almacenar Automática Cada documento tiene información que puede ser utilizado como metadato, adicional se puede realizar un reconocimiento en el contenido del documento que se puede utilizar también como parte de la reseña del metadato Control de Versiones El control de versiones en los documentos dentro de un sistema DMS es importante para conocer la evolución de un documento y las modificaciones que se ha realizado Reserva De Utilización De Documentos Se debe garantizar el uso exclusivo de un documento por un usuario y bloquearlo para que otros usuarios no realicen alguna modificación sobre este documento, 26

48 de la misma manera se puede programar para que este documento tenga un tiempo en el que se puede desbloquear y otros usuarios puedan hacer uso del mismo Versiones De Los Documentos Cada documento tiene un contador el cual se va incrementando de acuerdo a las modificaciones guardadas sobre el documento por parte del usuario. Estas versiones deben estar disponibles para que el usuario pueda visualizar la evolución del documento Motor de Búsqueda En los sistemas DMS el motor de búsqueda es una herramienta principal que define una de las características por el cual un DMS se destaca sobre los demás, al usar un motor de búsqueda potente aumenta la eficacia del DMS en utilización Repositorio Se debe disponer de un repositorio para el almacenamiento de acuerdo a las necesidades de la empresa, este repositorio debe estar disponible para el usuario, teniendo en cuenta las autorizaciones que cada usuario tiene para guardar los documentos. El servidor debe configurarse para que cualquier tecnología de almacenamiento pueda implementar como por ejemplo si se lo hace a través desde una página web, utilizando protocolos FTP, o alguna aplicación que relaciones con una base de datos documental. 27

49 3.5.6 Programas Ofimáticos Todo sistema DMS debe tener la facilidad de relacionar sus funciones con los programas relacionados con ofimática, por ejemplo, programas de office, open office, CAD, adobe, etc. Se debe incluir las opciones de edición de los documentos, permitiendo la opción de crear, modificar, actualizar, eliminar, observar los flujos de trabajo o navegar en dentro del repositorio de los documentos Ciclo de Vida de los Documentos Los documentos almacenados pueden tener un ciclo de vida, es decir, pasado cierto tiempo este archivo puede ser destruido. Esta decisión se la debe tomar de acuerdo a la política que se maneje en cada empresa Búsqueda y Previsualización de Documentos Para la realización de búsqueda de documento en el sistema DMS, este debe proveer de un motor de búsqueda que extraiga la información del documento no sólo por su título sino también por su contenido. La previsualización permite observar el documento sin la necesidad de ejecutarlo, esto dependerá de los formatos compatibles que tenga el sistema DMS, por lo general los formatos de ofimática, pdf y CAD son los más comunes para previsualizar. 28

50 Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS En la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el área de Crédito y Cobranzas surge la necesidad de almacenar documentos como lo son las solicitudes de crédito, buró de crédito, estados financieros, etc. Pero acontece un problema al momento de buscar cada uno de estos documentos, por lo que conlleva a utilizar una herramienta que da solución a estos problemas. Un programa de gestión documental es el ideal para almacenar y buscar este tipo de documentos. para ello se necesita realizar un análisis comparativo entre las herramientas que se puede llegar a implementar, determinar indicadores que permitan lograr una puntuación entre las herramientas y presentar los resultados e interpretarlos en forma fácil que permitan tomar una decisión para su elección. Entre las herramientas que se va analizar son: Nuxeo, M-Files y Alfresco Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos Existe un proceso por el cual deben pasar los documentos físicos al área de crédito y cobranzas provenientes de los clientes que deben ser necesariamente almacenados y posterior las personas autorizadas tener acceso a ellos. Este proceso inicia con la entrega de los documentos que se solicita al cliente, estos documentos (pueden ser en papel o correo) se entregan directamente al vendedor o puede omitirse este paso y se entrega a la coordinadora del área, ella revisa que toda la documentación se encuentre en orden y aprueba para que esta documentación la almacene el asistente del área (si es necesario se debe imprimir la documentación). Una vez llegada la documentación al asistente él lo etiqueta para poder llevar una clasificación por cliente. Esta documentación se encuentra disponible para el área de Gerencia, Jefatura y Crédito y Cobranza. Ver figura 5. 29

51 Al estar la documentación con este esquema, tiende a ser perceptible al desgaste físico debido a la manipulación. Hace más lento la búsqueda de la información y ocasiona pérdida de recursos al momento de requerir algún documento. Al extraer la información requerida, es propensa a sufrir pérdidas si por un olvido no se devuelve la documentación a su respectivo sitio. Por estos motivos se ve la necesidad de implementar una herramienta como lo son los Sistemas Gestores Documentales (DMS), para facilitar a los usuarios la manipulación de documentos. Se procederá a realizar un análisis comparativo entre las herramientas: Nuxeo, M-Files y Alfresco Medidas De Evaluación Las medidas de evaluación que se tomaron para realizar una elección entre las herramientas DMS están basadas en características similares que como este tipo de software poseen. Las tres herramientas Nuxeo, M-Files y Alfresco tienen la misma funcionalidad, en esta evaluación se determinará una calificación para cada una de estas características y se analizará el por qué de su elección. A continuación presentaremos las medidas que se tomaron en cuenta para evaluar a las herramientas DMS: - Administración de Usuarios: Dentro de las empresas en necesario tener identificado a la persona quien realizó alguna modificación en los documentos por lo que se gestiona el uso de usuarios y a su vez grupos para otorgar los permisos o roles. Además en la mayoría de empresa se manejan los llamados directorios activos que son de mucha ayuda para obtener la información de cada usuario. 30

52 - Gestión de contenido: En la empresa se pretende digitalizar los documentos para disponer en forma digital y así tener un seguimiento, almacenamiento, modificaciones y eliminación de los mismos. - Flujo del documento: Esta es la manera versátil que tiene el programa para poder transferir el documento a cada una de las personas que intervienen en el uso del mismo, además de disminuir los tiempos de espera para la obtención del documento. - Búsqueda: Este parámetro es de gran importancia para la evaluación ya que se necesita que el buscador del programa sea lo más acertado posible, por lo que se torna mucho más eficiente el tiempo de la persona que depende de un documento para realizar su trabajo. - Almacenamiento: El repositorio de los documentos es otro los parámetros que se evaluará, el almacenamiento debe estar centralizado en un servidor y no de manera local donde se expone a pérdidas de la documentación. - Manejo: Las sistemas DMS deben presentar un manejo muy intuitivo para los usuarios, tanto administradores como finales. - Escalabilidad: La necesidad de integrar nuevas funciones al sistema será tomado en cuenta para la evaluación de este parámetro. - Portabilidad: Los sistemas DMS deben presentar una mayor compatibilidad con la plataforma donde se está ejecutando. Como por ejemplo, que pueda ejecutar bajo sistema operativo Windows, Linux, IOS, Android, etc. - Licencia: Este parámetro se evalúa dependiendo si el software cumple con la necesidad de la empresa, de ser el caso, se analiza el costo/beneficio para la adquisición de la licencia del software. 31

53 - Soporte: El soporte es necesario para la ayuda al usuario tanto al de TI como al usuario final, el tipo de soporte para ello debe contar con documentos como manuales técnicos y de usuario, blogs, foros, proveedor, etc. A cada uno de estas medidas se le asigna un valor porcentual, este valor se da bajo un criterio, este criterio es dar mayor importancia a los pilares por los cuales se forma el sistema DMS, es decir, a la Gestión de Contenido, al Flujo del Documento y Búsqueda del Documento son los tres parámetros a los cuales se les asignará un mayor valor porcentual. A continuación se presenta un cuadro de resumen con los valores porcentuales asignados a cada una de las medidas que se van a considerar dentro de la evaluación del sistema DMS. Medida de Evaluación Administración de Usuarios Gestión de contenido Flujo del documento Búsqueda del documento Concepto Consiste en el fácil manejo de los usuarios o grupo de usuarios que manipularán el sistema, además de administrar las interfaces, permisos o roles para cada usuario. Es la forma que tiene el sistema para llevar una administración sobre los documentos que son subidos al sistema. Es el seguimiento que tiene el documento que pasa por las personas que lo utilizan. Consiste en la rápida obtención del documento y visualización, Valor Porcentual (%) 10% 20% 20% 20% 32

54 considerando las compatibilidades de otros programas con el sistema. Almacenamiento Consiste en la herramienta de base de del documento datos que utiliza para el almacenamiento de los documentos y 10% sus metadatos. Manejo Consiste en el fácil manejo y rápido ajuste para la utilización del sistema. 5% Escalabilidad Consiste en la integración de nuevas funcionalidades al sistema DMS. 4% Portabilidad Consiste en la ejecución del sistema en cualquier plataforma. 5% Licencia Consiste en el uso de una licencia con sus respectivos beneficios por la 3% adquisición. Soporte Consiste en obtener ayuda con respecto al mantenimiento y 3% funcionamientos del sistema. TOTAL 100% Tabla 4. Medidas de Evaluación 4.3. Indicadores Para cada uno de estas medidas de evaluación se han considerado los siguientes indicadores que servirán para detallar con una mayor profundidad las características de cada medida. 33

55 Indicadores para la Administración de Usuarios Indicador Gestión de Usuarios y Grupos Gestión de Autorizaciones Detalle Administración para crear, modificar, actualizar o eliminar usuarios o grupo de usuarios dentro del sistema DMS. Administración para conceder privilegios de lectura, escritura o negación sobre un los directorios u objetos. Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios Indicadores para la Gestión de Contenido Indicador Nuevo Contenido Control Contenido Actualización contenido del del Detalle Forma en que se puede agregar contenido al sistema Capacidad de llevar el historial de los cambios realizados en un documento. Forma de modificación del documento que se encuentra en línea o fuera de línea. Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido Indicadores para el Flujo del Documento Indicador Flujo Simple Flujo Avanzado Detalle Creación de flujos de trabajo con dependencia de un único usuario. Creación de flujos de trabajo en el que intervienen varios usuarios para el desenvolvimiento del flujo. Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento 34

56 Indicadores para la Búsqueda del Documento Indicador Por navegación Por contenido Por metadatos Detalle Permite utilizar una herramienta como un explorador para realizar la búsqueda del documento. Permite realizar la búsqueda no solo por el título del documento sino también dentro del contenido. Permite realizar búsqueda a través de la información adicional que se ingresa a los documentos. Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento Indicadores para el Almacenamiento del Documento Indicador Tipos almacenamiento Configuración de Detalle Bases de datos que permitan la interacción con bases de datos relacionales con base de datos documentales. Permite personalizar los ajustes necesarios para la configuración de la base de datos relacional con la documental, Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento 35

57 Indicadores para la el Manejo del Sistema Indicador Front End Manejo del sistema Detalle Consiste en el entendimiento rápido de la interfaz que se presenta al usuario final para su manejo El manejo del sistema debe ser lo más intuitivo para poder utilizarlo con mayor eficiencia. Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema Indicadores para la Escalabilidad Indicador Plugins Versiones Detalle Agrega funciones que se integran al sistema. Actualiza el sistema DMS sin que se vea afectado las configuraciones preestablecidas. Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad Indicadores para la Portabilidad Indicador Plataforma Detalle Utilizar el sistema DMS sin importar la plataforma sobre la que se esté ejecutando. Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad 36

58 Indicadores para la Licencia Indicador Obtención Distribución Detalle Consiste en la forma de adquirir la licencia para el funcionamiento del sistema. Consiste en la manera de asignar las propiedades de la licencia adquirida. Tabla 13. Indicadores para la Licencia Indicadores para el Soporte Indicador Documentación Proveedor Detalle Consiste en tener medios ya sean físicos o digitales correspondientes a las ayudas con respecto al sistema. Consiste en soporte otorgado por el proveedor. Tabla 14. Indicadores para la Licencia 4.4. Puntajes de Evaluación A continuación se presenta un cuadro con una calificación cuantitativa, es decir, a cada uno de los indicadores serán puestos a evaluación con cada uno de los programas y se les asignará un peso desde 0 hasta 4 siendo 0 la menor calificación y 4 la más alta. A continuación se presenta un detalle de la tabla con respecto a los pesos y a los porcentajes: 37

59 Calificación Porcentaje Cuantitativa 0 0 y y y y y 100 Tabla 15. Puntajes de Evaluación 4.5. Comparación Entre Las Herramientas DMS Medida para la Administración de Usuarios Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Gestión de Usuarios y Grupos Gestión de Autorizaciones TOTAL Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios 38

60 4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Nuevo Contenido Control del Contenido Actualización del contenido TOTAL Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios Medida para el Flujo del Documento Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Flujo Simple Flujo Avanzado TOTAL Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento Medida para la Búsqueda del Documento Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Por navegación Por contenido Por metadatos TOTAL Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento 39

61 4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Tipos de almacenamiento Configuración TOTAL Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento Medida para el Manejo del Sistema Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Front End Manejo del sistema TOTAL Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema Medida para la Escalabilidad del Sistema Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Plugins Versiones TOTAL Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema 40

62 4.5.8 Medida para la Portabilidad Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Plataforma TOTAL Tabla 23. Medida para la Portabilidad Medida para la Licencia Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Obtención Distribución TOTAL Tabla 24. Medida para la Licencia Medida para el Soporte Indicador NUXEO M-FILES ALFRESCO Documentación Proveedor TOTAL Tabla 25. Medida para el Soporte 41

63 4.6. Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación Ahora para poder obtener el total del valor obtenido se procede a realizar una regla de tres para obtener el resultado. A continuación presentaremos los valores necesarios para realizar esta operación: - Valor Total: Se refiere al valor que se obtuvo de la valorización de los indicadores. - Porcentaje Máximo: Mayor valor porcentual del indicador para analizar. - Valor Máximo: Es el resultado de la multiplicación de la cantidad de número de indicadores correspondientes a una medida de evaluación por 4 que es el peso máximo para una valorización. - Total: El total se da por la siguiente regla de tres: Total = Valor Total Porcentaje Máximo Valor Máximo - Administración de Usuarios DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 8 10% 8 10% M-FILES 8 10% 8 10% ALFRESCO 5 10% 8 6,25% Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios 42

64 - Gestión de Contenido DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 11 20% 12 18,3% M-FILES 12 20% 12 20% ALFRESCO 9 20% 12 15% Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido - Flujo del Documento DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 6 20% 8 15% M-FILES 5 20% % ALFRESCO 6 20% 8 15% Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento - Búsqueda del Documento DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 12 20% 12 20% M-FILES 12 20% 12 20% ALFRESCO 12 20% 12 20% Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento 43

65 - Almacenamiento del Documento DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 5 10% 8 6,25% M-FILES 7 10% 8 8,75% ALFRESCO 6 10% 8 7,5% Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento - Manejo del Sistema DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 6 5% 8 3,75% M-FILES 8 5% 8 5% ALFRESCO 6 5% 8 3,75% Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema - Escalabilidad del Sistema DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 7 4% 8 3,75% M-FILES 8 4% 8 4% ALFRESCO 6 4% 8 3% Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema 44

66 - Portabilidad DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 4 5% 4 5% M-FILES 4 5% 4 5% ALFRESCO 4 5% 4 5% Tabla 33. Valorización para la Portabilidad - Licencia DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 8 3% 8 3% M-FILES 4 3% 8 1,5% ALFRESCO 8 3% 8 3% Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia - Soporte DMS VALOR PORCENTAJE VALOR TOTAL TOTAL MÁXIMO MÁXIMO NUXEO 8 3% 8 3% M-FILES 6 3% 8 2,25% ALFRESCO 6 3% 8 2,25% Tabla 35. Valorización para el Soporte 45

67 4.7. Resumen De Los Resultados La tabla que se presenta a continuación muestra las comparaciones entre los programas DMS que se realizó las comparaciones: Medida de Evaluación NUXEO M-FILES ALFRESCO PORCENTAJE MÁXIMO Administración de Usuarios 10% 10% 6,25% 10% Gestión de contenido 18,3% 20% 15% 20% Flujo del documento 15% 12.5% 15% 20% Búsqueda del documento 20% 20% 20% 20% Almacenamiento del documento 6,25% 8,75% 7,5% 10% Manejo 3,75% 5% 3,75% 5% Escalabilidad 3,75% 4% 3% 4% Portabilidad 5% 5% 5% 5% Licencia 3% 1,5% 3% 3% Soporte 3% 2,25% 2,25% 3% TOTAL 88,05% 89,00% 80,75% 100% Tabla 36. Resumen de Resultados 46

68 RESULTADO GRÁFICO DEL ANÁLISIS 90.00% 88.00% 86.00% 84.00% 82.00% 80.00% 78.00% 76.00% 88.05% 89.00% 80.75% NUXEO M-FILES ALFRESCO NUXEO M-FILES ALFRESCO Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS 47

69 Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A. En este capítulo se detalla los requerimientos de hardware y software que permitirán llevar a cabo el funcionamiento del sistema DMS para implementarse en la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el sistema DMS se lo realizará mediante la herramienta M-Files. Este capítulo muestra también las configuraciones necesarias para poner la herramienta en producción y las personalizaciones necesarias para que se ajusten a las necesidades de la empresa. En este capítulo se demostrará la hipótesis que resulta la mejora a partir de la utilización de la herramienta Instalación y Configuración del Sistema M-FILES Recursos Utilizados Como es de conocimiento general para la implementación de un sistema se procede analizar los requerimientos tanto de hardware como de software Hardware De acuerdo a las políticas que se manejan dentro de la corporación para la creación de servidores, se debe crear un servidor virtual con los requerimientos necesarios para que el sistema no tenga ningún problema. A continuación se muestra las características con las que se configuró el servidor virtual: 48

70 Se utilizó una plataforma VMWare para la creación del Servidor Virtual con el estándar que maneja la matriz. Figura 7. Vmware Vsphere Client Estas configuraciones se resumen en el siguiente cuadro PROCESADOR MEMORIA DISCOS SISTEMA OPERATIVO Intel Xeon 2.60 GHz 8 Core 4 GB DISCO 1: 80 GB DISCO 2: 200GB Microsoft Windows 2008 Server R2 Tabla 37. Características del Servidor Además del servidor, también se debe considerar la herramienta con la que el usuario trasforma los documentos físicos en digitales, por lo que también es necesario el uso de un escáner para llevar a cabo esta acción. 49

71 Software Para la parte de programas a ser utilizados es necesario contar con lo siguiente: Roles de IIS, File Server: para activar las configuraciones de poder publicar el aplicativo en una página web, aunque también se puede llevar a cabo mediante la instalación del cliente. El rol de File Server sirve para activar las características de seguridad, cuotas y asignaciones de permisos. NetFramework 4.0: Aplicativo para que la plataforma pueda correr el programa M-Files Server. Microsoft SQL Server 2012 Express: Es el programa que sirve como base de datos relacional para el almacenamiento de la información de los documentos y sus respectivos metadatos. M-Files Server y Manager: Es la herramienta que sirve como el servidor que gestiona el almacenamiento, control y flujo de los documentos. Adicional en esta herramienta se encuentra el motor de búsqueda que caracteriza la eficiencia del sistema DMS. M-Files Client(Opcional): Es el programa que se instala en el cliente para poder permitir el acceso a crear, modificar o eliminar los documentos que ha almacenado el usuario en su repositorio. Software de escaneo: Programa que permite al usuario digitalizar los documentos físicos que desea subir al sistema DMS. Este programa es para el cliente. 50

72 5.1.2 Instalación Como el software es un aplicativo tipo cliente-servidor vamos a dividir la explicación primero en la instalación del servidor y después la instalación de los clientes Servidor Requerimientos Antes de proceder con la instalación del software M-Files es necesario levantar ciertos servicios en el servidor que no vienen instalados por defecto: Para ello se debe ir hacia el Server Manager, primero hacer click en Start, luego Administrative Tools como lo muestra la imagen. CLICK Figura 8. Windows 2008 Server Administración Del Servidor 51

73 Los roles que se debe activar son los siguientes como se ve en la imagen: Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor Application Server: Es necesario por la compatibilidad de la plataforma.net y mejor distribución de aplicaciones en el servidor. File Sever: Administración de almacenamiento a varios clientes independientes del sistema operativo. Remote Desktop Service: Este servicio es para el acceso remoto que se ejecuta para la comunicación entre el cliente y el servidor. Web Server (IIS): El servidor web basado en Internet Information Server es opcional, ya que sirve para poder ejecutar el aplicativo desde un browser, de no ser así se puede utilizar el aplicativo de escritorio. Los roles se deben agregar por defecto, a excepción del Web Server que se debe escoger un programa adicional llamado ASP.net. Como siguiente paso es necesario instalar la versión NetFramework 4.0 o superior, el cual se lo debe descargar e instalar del siguiente link para la 52

74 instalación es necesario contar con internet. A su vez también se puede descargar el instalador y proceder a instalar de forma offline desde el siguiente link A continuación las pantallas para la instalación del NetFramework offline: CLICK Figura 10. Instalación del.net Framework 53

75 Empieza el proceso de instalación y se tiene que esperar: Figura 11. Avance de Instalación del.net Framework Al finalizar se solicitará reiniciar el servidor por lo que se aconseja que se reinicie en ese instante para que surjan los efectos de la instalación. Instalación Sistema M-Files Ahora se procede con la instalación del software M-Files, para ello es necesario descargar la aplicación del sitio oficial, el instalador contiene tres paquetes: o Servidor M-Files o Cliente M-Files o Herramientas del servidor M-Files 54

76 Para la instalación del servidor es necesario instalar la primera y tercera opción, si se desea también se puede instalar el cliente ya que no es restrictivo la instalación en cualquier cantidad de equipos, es decir, el cliente puede ser instalado en n equipos, la instalación del cliente se explica más adelante. Al ejecutar el archivo instalador despliega la siguiente pantalla: Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES CLICK 55

77 A continuación se muestra el acuerdo de licencia para la utilización del producto: CLICK Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES En la siguiente pantalla presenta las opciones a instalar, en este caso seleccionaremos como lo muestra la imagen. Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES CLICK 56

78 En la siguiente pantalla nos permite escoger el directorio donde se instalará el software, se recomienda dejar el mismo directorio por defecto. Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES CLICK 57

79 A continuación se presenta una pantalla de confirmación para empezar el proceso de instalación: Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES FUENTE: Investigador CLICK En este paso empieza el proceso de instalación Figura 17. Avance Instalación M-FILES 58

80 Una vez culminada la instalación aparece la siguiente pantalla. CLICK Figura 18. Finalización Instalación M-FILES En el escritorio del servidor aparecen dos íconos del cual uno de ellos es el administrador del software y el otro es una guía para el uso. Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación 59

81 Ahora se procede activar el producto con la licencia adquirida, para ello es necesario ejecutar el Administrador de servicios de M-Files. Figura 20. Administrador De M-FILES Se debe escoger la opción Action del Menú y la opción Administrador de Licencias como lo muestra la imagen: Figura 21. Menú para Agregar Licencias 60

82 A continuación aparece un botón para agregar la licencia, se debe hacer click sobre el mismo y aparecerá la siguiente pantalla para ingresar la licencia. CLICK Figura 22. Administrador de Licencias 61

83 Una vez ingresada la licencia deberá aparecer el tipo de licencia adquirido, como a continuación se muestra la licencia adquirida por Vicunha Ecuador S.A. para su funcionamiento. Figura 23. Licencia M-FILES Con esto contamos que el software M-Files se encuentra licenciado para su uso. Instalación De La Base De Datos Por defecto M-Files trae consigo una base de datos no muy robusta llamada Firebird, por lo que por confiabilidad en el motor de base de datos la pasamos a Microsoft SQL Server 2012 Express. El motivo por usar Microsoft SQL Server 2012 Express fue por el uso compatible que tiene el sistema operativo que es un estándar dentro de la corporación y el motor de base de datos, los cuales ambos son propietarios de Microsoft. Adicional al realizar una pequeña comparación entre las dos bases de datos se concluye que Microsoft tiene mayor tiempo con este paquete de base de datos, maneja mayor tipos de variables, mayor funcionalidad de operaciones entre 62

84 tablas y registros, MSSQL tiene APIs en la web, mayor capacidad para los tipos de datos, entre otros. La desventaja de utilizar MSSQL es que solo sirve para sistemas operativos Microsoft, pero en nuestro caso no se toma en cuenta esta desventaja por lo explicado anteriormente. Debido a que la instalación de la base de datos es opcional, se agrega la instalación de Microsoft SQL Server 2012 Express como un anexo Cliente Esta instalación es opcional, debido a que el aplicativo trae una configuración para ser ejecutada mediante un Web Server. De ser así tan solo es necesario disponer de un browser e ingresar al link configurado para su acceso. El otro caso de instalación es tener un aplicativo de escritorio, por lo que tiene que ser instalado localmente en el equipo que va ser de cliente. El instalador a utilizar es el mismo que se consiguió al descargar del sitio oficial del software M- Files. Una vez ejecutado se procede de la misma manera que se instaló el servidor con una pequeña diferencia, al momento de escoger las opciones de instalación se debe elegir Cliente M-Files como lo muestra la imagen: 63

85 CLICK Figura 24. Instalación M-FILES Cliente Terminada la instalación deberá aparecer un ícono con el logo de M-files en la barra de tareas, esto indica que el cliente se encuentra en ejecución Configuraciones Para las configuraciones del sistema depende de las necesidades del usuario, en este caso se ha adjuntado documentos en la sección de Anexos para que pueda tener una idea de cómo configurar básicamente para el funcionamiento del sistema M-Files, a continuación se muestra lo que se indicará en cada uno de los anexos: - Instalación Sql Server 2012 Express (Anexo i) - Manual de Usuario Administrador (Anexo ii) - Manual de Usuario Cliente (Anexo iii) 64

86 5.2. Demostración De La Hipótesis Para la demostración de la hipótesis nos ayudaremos de la prueba estadística conocida como Chi Cuadrado (χ 2 se pronuncia ji cuadrado). La cual consiste en la medir diferencia entre una distribución observada y una teórica, a partir de ello se determina si dos variables están relacionadas o no. La fórmula para el cálculo en mención es la siguiente: Donde: f = 2 χ calc = (fo i fe i ) 2 fe i i total de filas total de columnas suma total fo i fe i Es el valor de la frecuencia observada. Es el valor de la frecuencia esperada. Es decir cuanto mayor sea el valor de χ 2 se considera que las variables no tienen relación por lo que no es creíble que la hipótesis sea correcta, lo contrario sucede cuando χ 2 tiende a cero, es decir que las frecuencias están más ajustadas entre ambas Población El sistema DMS contiene varias características en la que los usuarios desenvuelven sus actividades como la gestión de documentos entre los que destaca la búsqueda, modificación, creación, entre otras. En lo que corresponde 65

87 al gerenciamiento del sistema como el manejo de usuarios, permisos, esquemas, entre otras. Se ha realizado la medición del tiempo para estos procedimientos, los cuales representarán la población para el respectivo análisis Muestra La elección de la muestra se realiza con la ayuda de dos usuarios del área de Crédito y Cobranzas por un período de una semana, en esta semana por día se tomará la medida del tiempo en diferentes horarios. Para llevar a cabo esta acción de medir el tiempo nos servimos de una herramienta de cronómetro online Formulación De La Hipótesis Hipótesis Nula (H 0 ) Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. no optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso a la documentación. Alternativa (H 1 ) Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso a la documentación. 66

88 5.2.4 Grados De Libertad Para realizar el cálculo de los grados de libertad se realiza con: gl = ( número de filas 1) (número de columnas 1) Criterio De Decisión Para el análisis del criterio de decisión es necesario conocer la tabla de Pruebas de Chi Cuadrado. Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado Fuente: Internet 2 2 Si χ calc < valor crítico entonces se acepta H 0, caso contrario se rechaza. 2 Tabla de Distribución Chi-Cuadrado, obtenida el 28 de abril del 2015, obtenida desde 67

89 5.2.6 Cálculos Los datos obtenidos fueron los siguientes: Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio t t t Tabla 38. Tiempos en el Día Uno Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio t t t Tabla 39. Tiempos en el Día Dos Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio t t t Tabla 40. Tiempos en el Día Tres Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio t t t Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro 68

90 Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio t t t Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco La matriz de los tiempos durante los cinco días queda de la siguiente forma: Días t1 t2 t3 Total Total Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días Las frecuencias esperadas son: Días t1 t2 t3 Total Total Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días 69

91 La matriz para Chi Cuadrado es: Días t1 t2 t3 Total Total Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días Nivel De Significancia El nivel significancia utilizaremos α = 0,05. Esto se debe a que es más probable de que no todos los usuarios puedan llegar a utilizar el sistema DMS Decisión 2 Como χ calc = y valor crítico (2gl,0.05) = Entonces χ calc > valor crítico (2gl,0.05) Por lo que se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis alternativa, es decir: Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso a la documentación. 70

92 CONCLUSIONES 1. para la elección del sistema de gestión documental se escogieron tres programas para someterles a una comparación entre las características con las que debe cumplir el sistema DMS. De este análisis se pudo concretar que con un 89% M-Files se ajusta más a ñas necesidades que la empresa Vicunha Ecuador S.A. 2. El sistema Nuxeo, también cuenta con buenas características para una implementación de este sistema, en lo que corresponde al flujo de los documentos este sistema es muy superior a M-Files. Adicional la búsqueda que tiene de los documentos es muy eficiente, por tal motivo es que llegó a una comparación en la que no es muy diferente de M-Files. 3. La digitalización de los documentos minimizó el uso de los documentos por lo que se utilizan una vez para la digitalización y se procede al almacenamiento tanto físico como digital, pero en adelante el uso de los documentos ya se los trabaja solo en digital, evitando pérdidas, modificaciones incorrectas y creación de versiones de los mismos. 4. Se creó un procedimiento para los usuarios que utilizarán el sistema donde el personal de TI serán quienes asignarán los permisos de uso del sistema. Estos permisos son un acuerdo entre la jefatura del área interesada y la jefatura de TI. 5. Se procedió a la implementación del sistema M-Files, donde se capacitó a los usuarios para que puedan utilizar dependiendo el tipo de usuario que se ha generado para su función. 71

93 RECOMENDACIONES 1. Se recomienda al administrador del sistema manejar los roles en forma de grupo, facilitará su administración en cuanto a los usuarios ya que con el grupo se pueden definir los mismo permisos a los usuarios que pertenezcan a ese grupo. Adicional siempre acoplarla información del usuario con la del directorio activo para así no tener redundancia al momento de visualizar los usuarios del sistema M-Files. 2. Se recomienda mantener comunicación entre el administrador con los usuarios que manipulan el sistema, ya que con si esto existe se puede llegar a definir nueva base de matadatos, con un base mejorada se puede llegar a tener una búsqueda del documento más fina. 3. Se recomienda al usuario no agregar documentos que no tengan que ver con la estructura del almacenamiento, ya que puede causar confusión con sus similares. 4. Se recomienda al administrador tener una tarea programada que respalde la base de datos del sistema M-Files ya que este es el corazón del sistema. Con una recuperación de la base se puede volver a regenera el sistema en caso de algún siniestro. 72

94 ANEXOS ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express A continuación se presenta los pasos para la instalación de la base de datos: - Se ejecuta el instalador el cual nos presentará la siguiente pantalla: CLICK Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express 73

95 - A continuación nos presenta los acuerdos de uso y licencia del programa, se acepta las condiciones, el envío de informes de configuración para Microsoft es opcional. CLICK Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express 74

96 - Automáticamente el instalador empieza la descompresión de los archivos necesarios para proceder con la instalación. CLICK Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express - A continuación se presenta una pantalla donde se escoge las características que se desea instalar, como por ejemplo las herramientas de servidor, herramientas de administración, el motor de base de datos, comunicaciones SDK, directorio de instalación, entre otros. Lo recomendable es dejar la configuración por defecto. 75

97 CLICK Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express 76

98 - Como siguiente paso se debe escoger el nombre de la instancia que se desea instalar para el motor de la base. CLICK Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express 77

99 - Se debe otorgar las contraseñas para la administración de los servicios de la base de datos, se recomienda dejar por defecto. CLICK Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express 78

100 - Se debe escoger el tipo de autenticación, es decir, si desea tener autenticación de acuerdo a los usuarios del servidor o realizar una autenticación mixta con usuarios del servidor y usuarios propios de la base de datos. CLICK Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express 79

101 - Los siguientes pasos para la instalación se las debe continuar por defecto hasta llegar al punto en que empieza la instalación del programa. Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express CLICK 80

102 - Una vez finalizada la instalación, el instalador presenta un resumen de los productos instalados como se muestra en la siguiente pantalla. Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express 81

103 ANEXO II. Manual de Usuario Administrador Para la configuración de un repositorio se debe tener en cuenta primeramente el control de accesos que se va a manejar, es decir se debe crear los usuarios que deberán tener acceso al sistema, a continuación se muestra en las imágenes el procedimiento. Debemos ingresar al administrador del servidor M-Files haciendo doble click sobre su ícono. Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor 82

104 A continuación muestra la pantalla del administrador Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador Se debe hacer click en el + donde dice equipo local, y se mostrará las bóvedas (repositorios de documentos), réplicas de las bóvedas en caché, cuentas de acceso y tareas programadas. Figura 37. Pantalla del Equipo Local 83

105 Se hace click en las cuentas de usuarios y mostrará la lista de usuarios o grupos de usuarios creados para el sistema. Figura 38. Pantalla del Equipo Local Para la creación de un usuario se debe hacer click derecho sobre cuenta de usuario y escoger Nueva cuenta de usuario o a su vez en el ícono donde dice Nueva cuenta de usuario y aparecerá la siguiente pantalla. Figura 39. Creación del Usuario 84

106 Se debe llenar los campos como se indica, a continuación la explicación de cada uno de los campos: Nombre de usuario: Este nombre debe ser el nombre de usuario del Directorio Activo o si va ser un usuario local del M-Files. Autenticación: Puede ser de dos formas si es por Windows o por M-Files, si es por Windows esta hace referencia al usuarios del dominio y si es por M-Files se deberá ingresar una contraseña y confirmarla. Información Personal: Esta información se ingresa mediante de dos maneras, al igual que anteriormente si es por Directorio Activo solo basta con hacer click en el botón Actualizar Información desde el Dominio caso contrario se deberá ingresar manualmente. Tipo de Licencia: Existen tres tipos de licencia, Usuario Nombrado, el cual tiene acceso de lectura y escritura en todo momento en que ingresa al sistema y son limitadas. El Usuario concurrente es un usuario de lectura que puede ingresar en cualquier momento en que desee al sistema. Por último el Usuario sólo de lectura, este usuario tiene un ingreso limitado de acceso pero pueden ser asignados a cualquier cantidad de usuarios. 85

107 Figura 40. Creación del Usuario Para la culminar la creación del usuario se debe hacer click en OK. 86

108 Una vez creado el usuario se debe crear una bóveda, para ello se debe ingresar desde la pantalla del administrador a: Equipo Local, luego a Bóvedas de documentos. Figura 41. Bóvedas de Documentos 87

109 Donde se debe hacer click derecho en Bóvedas de Documentos y hacer click en Nueva Bóveda de Documentos o a su vez en el ícono de Nueva Bóveda de Documentos. A continuación muestra la siguiente pantalla. Figura 42. Creación de Bóveda 88

110 Después de ingresar un nombre a la Bóveda se debe ingresar a la pestaña Avanzada para la configuración de la base de datos en el motor MSSQL Server. Nota: para ello se asume que el usuario dispone de un servidor MSSQL Server y conoce sus respectivas autorizaciones. Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada 89

111 Una vez escogida la base de datos de MSSQL Server se debe configurar los parámetros necesarios para su conexión. A continuación se muestra un ejemplo para ello. Figura 44. Parámetros y prueba de conexión Por último se debe hacer click en Apply y luego en OK. Esta acción lo que realizará es generar de manera automática la base de datos dentro del servidor MSSQL Server. 90

112 Una vez transferida la base de datos a MSSQL se debe asignar los usuarios que estarán permitidos el acceso a la bóveda, a continuación se muestra como importar los usuarios. Dentro de cada bóveda, al desplegar su contenido vamos a encontrar un ícono de Usuarios, correspondiente a los que tendrán acceso a la bóveda. Para importarlos se debe hacer click en Nuevo Usuario. Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas En el campo Cuentas de Acceso se debe seleccionar el usuario que fue creado previamente en las Cuentas de Acceso. A continuación se despliegan las opciones de permisos y derechos administrativos sobre el control de la bóveda. Para este manual lo que haremos es dar el control total al usuario, por lo que activaremos el visto en Control Total sobre la Bóveda. Y a continuación haremos click en Apply y OK. 91

113 Para la creación de directorios se debe tener en cuenta la metadata que se utilizará, a continuación se presenta un esquema en el orden que se debe crear. Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata Para crear un objeto se debe realizar los siguientes pasos: Se debe hacer click derecho en Estructura de Metadato (Vista Jerárquica) como muestra la imagen. Figura 47. Creación de un Objeto 92

114 A continuación se debe hacer click en Nuevo Tipo de Objeto, muestra la pantalla el nombre que se le dará al objeto en singular y plural. También se debe desactivar el casillero Los usuarios pueden crear objetos de este tipo, esto se lo hace con el fin de que el administrador mantenga el orden en sus directorios. Figura 48. Nombre del Objeto La siguiente opción se la realizará si se dispone de una fuente externa como la base de MSSQL donde se puede importar los datos de alguna tabla, para ello es necesario tener conocimientos de sentencias SQL. A continuación se muestra un ejemplo de la importación de estos campos para la metadata. En la misma ventana anterior se debe hacer click en la pestaña de Conexión hacia Base de Datos Externa, se debe activar el casillero de Utilice una conexión hacia una base de datos externa como lo muestra la figura. 93

115 Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa A continuación se debe crear una conexión OLE DB con los parámetros que se ha configurado la base de datos. Para ello se debe hacer click en Definir. Figura 50. Conexión OLE DB Se debe escoger el conector a utilizarse, en nuestro caso debe ser el de la base de SQL Server Native Client Hacemos click en Next. En la siguiente pantalla 94

116 se debe llenar del servidor MSSQL. Adicional para comparar la conexión con la base se puede realizar una prueba de conexión haciendo click en Test Connection. Para terminar con la conexión se deberá hacer click en OK, en ocasiones es necesario ingresar estos parámetros en forma manual. Figura 51. Conexión con la Base de Datos Para ingresar de forma manual se deja la cadena de conexión: Provider=SQLOLEDB.1;Password= ingrese la contraseña ;Persist Security Info=True;User ID= Ingrese el usuario ;Init Catalog= ingrese el nombre de la base ;Data Source= ingrese el nombre del servidor MSSQL A continuación se debe ingresar la sentencia SQL de acuerdo a la necesidad de la metadata que se desee manejar, en este caso haremos un ejemplo con una consulta a toda la tabla: Select * from dbo.clientes 95

117 Se debe hacer un click en Actualizar Columnas y se actualizará el nombre de la columna origen y se escoge la Propiedad de Destino como se muestra en la imagen. Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino Finalmente se debe hacer click en OK hasta regresar al menú principal. 96

118 Ahora se procede a crear la Clase de Grupos dentro del objeto Documentos, para ello se hace click derecho en Documentos y click en Nueva Clase de Grupo. Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo En la siguiente pantalla muestra las clases que podemos ir agregando su ya fueron creadas o a su vez crear nuevas para el grupo creado. En el ejemplo crearemos una nueva clase y la agregaremos. Primeramente se debe asignar un nombre al grupo de clase. Figura 52. Nombre del Grupo de Clases 97

119 Ahora para añadir una clase se debe hacer click en en Agregar. Figura 53. Agregar Clases a un Grupo Luego hacer click en Nueva Clase, donde despliega la pantalla para configurar de acuerdo a las necesidades de los metadatos que se necesita ingresar al documento. Es necesario ingresar el nombre de la clase, el tipo de objeto y los tipos de metadatos que contendrá. Figura 54. Crear una Nueva Clase 98

120 Finalmente se dará click en OK y se visualizará la clase en el grupo, para añadir solo se selecciona la clase y se hace click en agregar. Figura 55. Clases de un Grupo Para aceptar los cambios se debe hacer click en OK. Figura 56. Clases Añadida a un Grupo De esa manera se puede ir creando nuevos directorios de almacenamientos con sus respectivos metadatos. A continuación se presenta una imagen con mayor número de metadatos para los documentos que se va a digitalizar. 99

121 Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos ANEXO III. Manual de Usuario Cliente Una vez configurado el acceso al cliente a la bóveda, sólo necesita subir sus documentos a través del explorador del M-Files y utilizar el portal de acuerdo a su necesidad, es decir si desea modificar, eliminar o buscar archivos dentro del servidor. Para agregar un documento tan solo se debe hacer click derecho agregar a M- Files y escoger a la bóveda deseada. Figura 57. Agregar Archivo M-Files 100

122 A continuación se pedirá ingresar la información configurada en el servidor y el lugar donde se desea almacenar, también el usuario puede crear nuevas propiedades si lo desea. Finalmente se debe hacer click en crear Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades 101

123 El uso de la búsqueda de documentos se la realiza desde el portal de acceso del cliente, esto se lo puede ver desde el ícono de MI PC, donde M-Files crea una unidad de red con la letra M para la conexión con el servidor donde en su interior muestra las bóvedas ligadas al cliente. Figura 59. M-Files en el PC 102

124 Al ingresar a la bóveda tenemos la presentación del portal de M-Files como lo muestra la imagen siguiente. Figura 60. Portal M-Files Cliente Donde: 1.- Navegación de documentos. 2.- Explorador de documentos. 3.- Documentos recientes. 4.- Creación de documentos. 5.- Previsualización de documentos. 6.- Búsqueda de documentos. 103

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