Tipos de Adiestramientos y Enfoque Sistemático de la Capacitación

Transcripción

1 Tipos de Adiestramientos y Enfoque Sistemático de la Capacitación Profa. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo Curso: BADM 3950 Capacitación y Desarrollo

2 Tipos de Adiestramientos

3 Tipos de Adiestramientos Adiestramiento Informativo Adiestramiento Estratégico Adiestramiento Operacional

4 Adiestramiento Informativo Brindarle información a los empleados acerca de la organización (especialmente a los nuevos empleados). Cubre la historia, cultura, tradiciones y valores de la empresa.

5 Adiestramiento Estratégico Planificación de metas y objetivos a largo y corto plazo. Ejemplos Desarrollo de nuevos o mejores productos Expansión de la empresa hacia mercados globales Nuevas filosofías (Calidad Total y Reingeniería) Son iniciados por la alta gerencia.

6 Adiestramiento Operacional Son esfuerzos relacionados con las operaciones que se realizan día a día y están relacionados directamente con la labor del empleado. Ejemplo Nuevos métodos y procedimientos Equipo nuevo (tecnológico) Nuevas destrezas requeridas para una nueva tarea.

7 Proceso de Capacitación

8 Enfoque Sistemático de la Capacitación

9 Enfoque Sistemático de la Capacitación 1. Detectar necesidades de capacitación 2. Diseño del Programa de Capacitación 3. Implementación 4. Evaluación

10 Detectar necesidades de capacitación El detectar las necesidades se lleva a cabo en tres áreas. Análisis organizacional Análisis de tareas Análisis de personas

11 Análisis de la Organización Definir áreas en las cuales debe enfatizarse la capacitación. Evaluar el medio ambiente, estrategias y los recursos de la organización.

12 Análisis de Tareas Se enumeran todas las tareas del puesto Se define el tipo de desempeño requerido, junto con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias.

13 Análisis de Personas Determinar qué empleado necesita capacitarse y las áreas en que necesita adiestrarse. Contribuye a seleccionar sólo los que necesitan capacitación.

14 Clasificación de las necesidades Las necesidades de capacitación se pueden clasificar de la siguiente forma: las que tiene un individuo, un grupo, las que requieren una solución inmediata, una solución futura, las que la compañía puede resolver por sí misma, las que un individuo puede resolver por sí solo, las que piden actividades informales de entrenamiento, las que requieren actividades formales de entrenamiento, las que un individuo puede resolver en grupo, las que precisan instrucción fuera del trabajo.

15 Cómo Determinar las Necesidades de Capacitación? El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa en manos de ciertos administradores de línea. El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitación.

16 Al administrador de línea le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación.

17 Medios para determinar necesidades Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: Evaluación del desempeño Observación Cuestionarios Solicitudes de supervisores y gerentes Entrevistas con supervisores y gerentes Reuniones ínter departamentales. Examen de empleados Modificación del trabajo Entrevistas de salida

18 Evaluación del desempeño Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación. Problema, muchas organizaciones no evalúan a los empleados.

19 Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de capacitación.

20 Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal. Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.

21 Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos. Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.

22 Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo. Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.

23 Diseño del Programa de Capacitación

24 Diseño del Programa de Capacitación Objetivos de capacitación Resultados deseados de un programa de capacitación. Disposición de los participantes Buena disposición factores de madurez y experiencia Motivación reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevos, desear aprender.

25 Diseño del Programa de Capacitación Principios de Aprendizaje Establecimiento de metas Significado de lo que se presenta Modelo (demostraciones, películas) Diferencias individuales en el aprendizaje Práctica activa y repetición Aprendizaje global contra aprendizaje desmenuzado Retroalimentación Recompensas

26 Diseño del Programa de Capacitación Características de los instructores Conocimiento del tema, adaptabilidad, sinceridad, sentido del humor, interés, cátedras claras, asistencia individual, entusiasmo.

27 Implementación Metodología el puesto Métodos audiovisuales Películas Computadora Internet Método de Simulación Métodos para desarrollar ejecutivos Experiencia en el puesto, seminarios y conferencias, estudio de casos, juegos de negocios, representación de papeles

28 Implementación Metodología el puesto Capacitación de Aprendices Capacitación a una persona calificada que recibe instrucción sobre los aspectos teóricos y prácticos del trabajo. Capacitación combinada, programas de internados y capacitación en el gobierno Combina la experiencia práctica del trabajo con la educación formal en clases. Internados Empleos de Verano

29 Implementación Metodología el puesto Capacitación en el puesto Reciben la capacitación de parte de su supervisor o de un capacitador. Problemas ambiente inadecuado, gerentes con pocas habilidades para capacitar, falta de criterios bien definidos de desempeño en el puesto.

30 Evaluación del Programa de Capacitación

31 Criterios Reacciones Evaluaciones Aprendizaje Probar lo que aprendieron Transferencia de comportamiento Resultados

32 Criterio 1. Reacción: Los participantes felices tienen más probabilidades de enfocarse en los principios de capacitación y utilizar la información en su trabajo.

33 Criterio 2. Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitación proporciona un parámetro básico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo después de la capacitación para determinar la mejora.

34 Criterio 3. Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambian una vez que regresan al puesto. La transferencia de la capacitación es una implantación efectiva de principios aprendidos sobre los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques: Presentar elementos idénticos. Enfocarse en los principios generales. Establecer un clima para la transferencia.

35 Criterio 4. Resultados: Con relación a los criterios de resultados, se piensa en términos de la utilidad de los programas de capacitación. Tal es el caso del modelo Benchmarking, que es un procedimiento para evaluar las prácticas y los servicios de la propia organización, comparándolos con los de los líderes reconocidos, a fin de identificar las áreas que requieren mejoras. Dicho proceso propone a los gerentes: Planear Hacer Comprobar Actuar.

36 Tipos de capacitación

37 Capacitación del Puesto Contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. En muchas compañías este tipo de capacitación es la única clase de capacitación disponible y generalmente incluye la asignación de los nuevos empleados a los trabajadores o los supervisores experimentados que se encargan de la capacitación real.

38 Existen varios tipos de capacitación en el puesto. Probablemente la más conocida es el Método de Instrucción O Substituto en la que el empleado recibe la capacitación en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. En los niveles más bajos, la instrucción podría consistir solamente en que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la máquina observando al supervisor.» Sin embargo, esta técnica se utiliza con frecuencia en los niveles de alta gerencia.

39 La rotación de puesto En la que el empleado (generalmente una persona que se entrena en administración) pasa de un puesto a otro en intervalos planeados En el mismo sentido, las asignaciones especiales proporcionan a los ejecutivos de bajo nivel la experiencia de primera mano en el trabajo con problemas reales.

40 Ventajas de la capacitación en el puesto Es relativamente económica. Los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones de clases o dispositivos de aprendizaje programado. El método también facilita el aprendizaje, ya que los empleados aprenden haciendo realmente el trabajo y obtiene una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su desempeño.

41 Tipos de capacitación (cont.) Capacitación por instrucción del puesto (CIP): Requiere de hacer una lista de todos los pasos necesarios en el puesto, cada uno en su secuencia apropiada. Junto a cada paso, se lista también un punto clave correspondiente (si lo hay). Los pasos muestran qué se debe hacer, mientras que los puntos clave muestran cómo se tiene que hacer y por qué.

42 Tipos de capacitación (cont.) Conferencias: Dar pláticas o conferencias a los nuevos empleados puede tener varias ventajas. Es una manera rápida y sencilla de proporcionar conocimientos a grupos grandes de personas en capacitación. Como cuando hay que enseñar al equipo de ventas las características especiales de algún nuevo producto. Si bien en estos casos se pueden utilizar materiales impresos como libros y manuales, esto podría representar gastos considerables de impresión y no permitir el intercambio de información de las preguntas que surgen durante las conferencias.

43 Tipos de capacitación (cont.) Aprendizaje programado Método sistemático para enseñar habilidades para el puesto, que implica presentar preguntas o hechos y permite que la persona responda, para posteriormente ofrecer al empleado retroalimentación inmediata sobre la precisión de sus respuestas.

44 Tipos de capacitación (cont.) Capacitación vestibular por simulacros Es una técnica en la que los empleados aprenden en el equipo real o simulado que utilizarán en su puesto, pero en realidad son instruidos fuera del mismo. Por tanto, la capacitación vestibular busca obtener las ventajas de la capacitación en el trabajo sin colocar realmente en el puesto a la persona en capacitación. Esta técnica es casi una necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligroso capacitar a los empleados directamente en el puesto.

45 Técnicas audiovisual La presentación de información a los empleados mediante técnicas audiovisuales como películas, circuito cerrado de televisión, cintas de audio o de video puede resultar muy eficaz y en la actualidad estas técnicas se utilizan con mucha frecuencia. Los audiovisuales son más costosos que las conferencias convencionales.

46 Recomendaciones Se debe establecer una excelente relación y comunicación entre supervisores y empleados de la empresa, ofrecer una buena calidad de vida laboral, definir los objetivos y políticas a los empleados, y más a los que necesiten capacitarse para que tengan una mayor claridad de sus deberes dentro de la empresa.

47 Recomendaciones (cont.) Crear una conciencia a todos los trabajadores de la empresa, como también a supervisores y directores de departamentos para hacerles ver que tan importantes son ellos para la empresa, no como productores sino como Recurso Humano, y por ende la importancia de capacitarlos para elevar su nivel de optimismo, confianza, logros de metas dentro de la empresa y fuera de ella.

48 Recomendaciones (cont.) Los colaboradores después de ser capacitados deben dar síntomas de mejoramiento, de superación; lo cual les permitirán alcanzar el éxito deseado.