EPM Gestión del desempeño empresarial

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1 EPM Gestión del desempeño empresarial

2 Prefacio Las organizaciones se encuentran bajo una fuerte presión ejercida por la creciente competencia y las regulaciones, los márgenes cada vez más estrechos y los consumidores con mayor conocimiento del mercado. Como resultado, la estrategia, la administración financiera y las decisiones operativas que impulsan el negocio deben ser agiles, con base en un análisis preciso considerando el desempeño histórico y futuras proyecciones de resultados. Para tener éxito, la información necesita estar en las personas correctas para la toma de decisiones, lo cual implica tener un conjunto integrado de datos, métricas, procesos y sistemas, así como el comportamiento correcto de las personas en su forma de trabajar, a través de toda la organización. Contenido Qué es EPM? 3 Por qué pensar en EPM? 5 Ubicando los impulsores correctos 6 Planeación, presupuestos y proyecciones 7 Reportes de Desempeño 8 Como puede ayudarte PwC? 9 2 PwC México

3 1 Qué es EPM? Definición Gestión del Desempeño Empresarial (EPM) es un concepto que incluye los procesos utilizados para administrar el rendimiento empresarial (por ejemplo, la planeación estratégica, presupuestos y proyecciones), las metodologías que apoyan estos procesos (incluido el Balanced Scorecard y Rolling Forecast) y las métricas para calificar el desempeño contra los objetivos estratégicos y operativos. Contexto de Negocios Tu estrategia de negocio y objetivos de largo plazo son comunicados con las métricas correctas (o impulsores ), y las metas son claras y transparentes, adecuándose a todos los niveles de la organización. Tienen confianza en sus planes de negocio y proyecciones ya que sus objetivos de largo plazo se encuentran perfectamente definidos. Todas las áreas del negocio son integrales, cuentan con la información correcta, en cualquier momento, la cual revela con exactitud lo que está sucediendo y que a su vez les ayuda a tomar decisiones oportunas basadas en hechos. Planeación Estratégica: - Objetivos Estratégicos - Factores críticos para el éxito - Iniciativas Planeación a mediano plazo: Marco Estratégico Scorecards: Apoyo a las decisiones: Analítico: - Métricas -Análisis de desempeño - Escenarios posibles - Estrategias potenciales - Medidas Estratégicas Base fundamental de los impulsores Proyecciones y Dashboards: Presupuestos - Planeación financiera - Elaboración de Presupuestos - Rentabilidad del cliente - Rentabilidad de las ventas - Costos - Medidas operativas Reportes Financieros: - Externos - Internos Marco Operativo Planes de Acción: - Eventos reales - Acciones de Mitigación Planeación Operativa: - Planeación departamental - Mejoras - Nuevas Iniciativas EPM 3

4 Cualquiera que sea el enfoque que se está utilizando, la clave es colocar en conjunto el marco estratégico y operativo en la forma más eficiente y efectiva posible. En PwC creemos que una selección a fondo de los indicadores de desempeño clave (KPIs), indicadores de desempeño operativo (s), así como indicadores externos, son el núcleo de la información utilizada por EPM. Planeación Elaboración de presupuestos. Proyección son parte de un proceso integral continuo de EPM: Reportes a la comunidad financiera Revisión de Desempeño Individual e Incentivos Administración de Reportes Capital de Trabajo Proyectos Proyección Base fundamental de los impulsores y Manejo de Riesgos Planeación Estratégica Fusiones y Adquisiciones Capital Humano Planeación Operativa Planeación a mediano Plazo Presupuesto Anual 4 PwC México

5 2 Por qué pensar en EPM? Es tu planeación, proyección, elaboración de presupuestos y presentación de informes, eficiente?* Tiempos Planeación y Proyección Planear, proyectar y elaborar presupuestos, se han convertido en procesos inflexibles que requieren mucho tiempo. En relación con la presentación de informes, puede ser difícil satisfacer la creciente información requerida por las diferentes unidades de negocio y sus gerentes. 86% 61% Presupuestos Proyección >60 días >6 días Estás satisfecho con la precisión de tus proyecciones y presupuestos?* Importancia y Confiabilidad de proyecciones Proyecciones son Críticas Resultados son Confiables 80% 45% Estamos viendo una tendencia de las proyecciones siendo la mayoría conservadoras, en especial cuando se considera la perspectiva de abajo hacia arriba. La razón es muy simple: gerentes de las unidades operativas o de negocio tratan de evitar el riesgo de elevadas expectativas para futuros periodos, por ser más conservadores. Esta posición conservadora eventualmente disminuye el efecto motivacional de tomar riesgos apropiados para hacer crecer el negocio, pero más importante aún, puede conducir continuamente a la ineficacia para satisfacer la demanda actual de los productos y servicios de la compañía. Alguna vez has pensado en el Rolling Forecast?* Importancia de Rolling Forecasts Usan Rolling Forecasts 41% Rolling Forecast ha ganado un considerable impulso a lo largo de los últimos años. Esto no significa necesariamente que Rolling Forecast es el camino que deberías tomar, sin embargo puede tener algunas ventajas generales hacia la tradicional proyección to the wall (comunmente hasta el fin del año fiscal), sobre todo cuando se adapta al modelo operativo y a las necesidades especificas. Quisieran usar Rolling Forecasts 28% * Fuente: Estudio Financial planning: Realizing the value of budgeting and forecasting. PwC Tienes una imagen clara del desempeño a lo largo de la empresa? Algunos problemas comunes Enfoque en indicadores financieros Indicadores de resultados financieros (por ejemplo, ingresos y utilidades) solo reflejan los resultados de las acciones tomadas en el pasado. Los Indicadores no están integrados a lo largo de la empresa Muchas organizaciones ya cuentan con una gran variedad de indicadores físicos y operativos para las actividades locales pero son inconsistentes. Falta de indicadores de tendencia (contra indicadores de resultados) Los indicadores de resultados usualmente requieren un enfoque reactivo para administrar el desempeño del negocio, y por si solos no permiten administrar el negocio con eficacia. Demasiado detalle o insuficiente Muchas empresas tienen dificultades en presentar el nivel adecuado de detalle. EPM 5

6 3 Ubicando los impulsores correctos Una vez que han sido establecidos los KPIs, éstos deben ser vinculados a la cadena de valor. El objetivo consiste en asegurarse de que todas las métricas e indicadores operativos soporten y retroalimenten a los KPIs. Los indicadores operativos (s) miden el desempeño o la eficiencia de los procesos clave. En conjunto, KPIs y s conforman lo que llamamos la base fundamental de los impulsores. Estrategia misión y visión Objetivos estratégicos KPI s KPI 1 KPI 2 KPI 3 KPI 4 KPI 5 Base Fundamental de los impulsores P1 P2 P3 P4 P5 P6 Cadena de valor KPI/ Anatomía: Al definir los KPIs y s, es importante considerar todas las dimensiones relevantes: Proporciona un fundamento para los KPIs y destaca porqué es importante Las preocupaciones actuales que afectan a la disponibilidad y precisión de la información que se utiliza para calcular los KPIs limitaciones Consideraciones Objetivo KPI/ Cálculo Medida sugerida para este KPI así como su frecuencia y nivel de medición Localización de información utilizada para calcular los KPIs, incluyendo fuentes externas Fuentes de datos Palancas e impulsores Dueños Definir los administradores de datos y los dueños KPI Las palancas e impulsores son las fuerzas internas y externas que influyen en el resultado del KPI La base fundamental de los impulsores Provee de una gran visibilidad a pesar de los potenciales resultados financieros. Mejora la percepción a través de impulsores para resultados de desempeño. Ofrece una metodología para verificar rigurosamente suposiciones y visualizar resultados. Establece que los directivos tengan una estable y confiable información numérica (Verdad absoluta). Provee gran flexibilidad para asignar recursos. Activa la habilidad de responder rápida y asertivamente. Nos permite emplear nuestro tiempo en lo que realmente importa. 6 PwC México

7 4 Planeación, presupuestos y proyecciones La planeación y los presupuestos y proyecciones se han convertido en competencias críticas para las organizaciones para planear, manejar y ejecutar estrategias eficazmente. Planear y presupuestar son los conductos para trasladar la estrategia en acciones. Las proyecciones nos dan la oportunidad de revisar nuevamente los planes y presupuestos en respuesta al desempeño actual e influencias externas, mientras que el presupuesto es una herramienta para asignar recursos, señalando quien recibe qué para lograr los objetivos estrategicos. Migración de prácticas estratégicas comunes hacia prácticas líderes Migración de prácticas comunes en planeación operacional y presupuestaria hacía prácticas líderes Migración de prácticas comunes en proyecciones hacía prácticas líderes Consistente Integrada Rolling Asignaciones minimizadas Business driven Integrado Claro concepto de dirección Ligada a la estrategia y proyección Orientado al desempeño EPM 7

8 5 Reportes de Desempeño Haciéndolo bien! Las organizaciones que manejan su información con apego a las prácticas líderes implementan procedimientos robustos de gobierno corporativo y procesos eficientes para proporcionar al personal una perceción adecuada para la toma de decisiones de alto impacto. Balanced Scorecards y Dashboards son ampliamente aceptados y aplicados para proporcionar información a todos los niveles dentro de la organización. Existe una considerable diferencia en contenido y formato: Los Scorecards están esencialmente conectados a la estrategia crítica del negocio, combinando perspectivas (usualmente financieras, del cliente, internas, de aprendizaje y crecimiento), objetivos, métricas e indicadores. Mientras que los dashboards son usualmente una serie de gráficas, tablas y otros indicadores visuales que puede ser monitoreados e interpretados para dar seguimiento a la operación. Un buen manejo de la información y la creación de reportes te dará: Compromiso en todos los niveles de su organización, enfocado en actividades y acciones que lograrán el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Proporcionar la percepción adecuada... La alineación y presentación de la información de gestión proporciona una percepción precisa del desempeño y apoya a una mejor toma de decisiones. para tomar la decisión correcta... El acuerdo de una estrategia robusta de gobierno corporativo que asegure que las personas indicadas sean dueñas y puedan acceder a información consistente y confiable. de la manera más eficiente... La entrega flexible y en tiempo de la información de gestión a las personas indicadas basada en procesos y estructuras eficientes de la organización. utilizando información efectiva, sistemas, capital humano y procesos. Haciendo uso de facilitadores flexibles y en cumplimiento del cronograma para soportar el negocio. Indicadores de tendencias que le permitirán tomar acciones correctivas rápidamente. Un entendimiento general de los indicadores principales de riesgo y desempeño, los cuales tienen el impacto más significativo en su negocio. Acciones orientadas a resultados con responsabilidades claras. Un acercamiento base que activará los impulsores clave para moldear resultados financieros. 8 PwC México

9 6 Cómo puede ayudarte PwC? Nuestro marco de trabajo te puede ayudar a comprender y explotar las relaciones existentes (o que deberían existir) entre procesos estratégicos, de planeación y operativos. Desarrollar y articular las estrategias de desarrollo. EPM Blueprint Desarrollar e implementar Dashboards, Scorecards e impulsores. Optimizar la planeación, proyección y presupuestos Evaluar mejorar e implementar herramientas de despliegue de EPM. Modificar elementos de la organización y administración. Administrar los programas y proyectos, Soportar y Ejecutar. EPM 9

10 EPM Blueprint El primer paso para determinar áreas de optimización. El EPM blueprint actua como un diagnóstico y presenta un esquema para las siguientes fases del proyecto. Consiste de tres componentes: Diagnóstico y visión Con base en parámetros de las actividades de gestión de desarrollo en el negocio, la visión describe la ambición que se tiene para el proyecto de EPM, usualmente de 2-5 años en el horizonte. Diseño de la solución de alto nivel Arrancando con un modelo conceptual que de soporte a toda actividad de EPM, el diseño de alto nivel de la solución establece el impacto del desempeño de procesos, sistemas, personas y organización en la gestión del negocio. Caso de negocio y plan de acción El caso de negocio para el cambio incluye un entendimiento amplio del costo total de cualquier ahorro por eficiencia y de otros beneficios cuantitativos y cualitativos. Los beneficios a obtener son explicados en el plan de acción para el despliegue de EPM, respaldado por un plan detallado de implementación para la primera fase del programa. Diagnóstico y Visión Diseño de la solución de alto nivel Caso de negocio y plan de acción V2 Requerimientos de informes de alto nivel DS1 DS2 DS3 Información Modelo conceptual de datos Modelo integral de datos Marco de manejo de datos CN1 Caso de negocio para el cambio Visión y principios base V1 V3 V4 Análisis de mercado y perfil de madurez Análisis de la situación actual Información Procesos Tecnología DS4 DS5 DS6 DS7 Procesos Flujo de procesos de EPM de alto nivel Tecnología Arquitectura del sistema Infraestructura y estrategia de alojamiento Personas y organización Evaluación del impacto del personal y la organización CN2 CN3 Plan de acción Diseño de la organización del proyecto Personas y organización 10 PwC México

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12 Contactos Pablo Guzmán Director (55) Marco Smolen Gerente Líder de la Práctica EPM +52 (55) Enrique Rojo Director de Estrategia +52 (55) Para conocer más sobre el tema, visite nuestra página: Síguenos 2015 PricewaterhouseCoopers, S.C. Todos los derechos reservados. PwC se refiere a la firma miembro en México y algunas veces se puede referir a la red de PwC. Cada firma miembro es una entidad legal independiente. Para obtener información adicional, favor de consultar: Elaborado por MPC: _MS_FolletoEPM