Universidad Nacional Experimental de Guayana. Vicerrectorado Académico. Coordinación General de Pregrado. Coordinación de Pasantía CORPOELEC CADAFE

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1 Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantía CORPOELEC CADAFE Diseño e implantación de un sistema de información para manejar y controlar el presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en la empresa CORPOELEC CADAFE. El presente trabajo es requisito parcial para obtener el título de Ingeniero Industrial, del tecnólogo Christian Rafael Palacios Callaspo portador de la C.I Ing. Ali Fernández Ing. María Chacón C.I C.I Tutor Industrial Tutor Académico Jurado Puerto Ordaz, Octubre de 2011

2 Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantía CORPOELEC CADAFE Diseño e implantación de un sistema de información para manejar y controlar el presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en la empresa CORPOELEC CADAFE. Ing. Ali Fernández Tutor Industrial Autor: Tecnólogo Christian Palacios Ing. María Chacón C.I Tutor Académico Puerto Ordaz, Octubre de 2011.

3 INDICE INTRODUCCIÓN...5 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS....7 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA CADAFE...7 CORPORACIÓN ELÉCTRICA NACIONAL...8 OBJETO DE LA EMPRESA CORPOELEC...8 MISIÓN...9 VISIÓN...9 DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLA LA PASANTIA OBJETO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE FUNCIONES Organigrama de Departamento de Transporte, adscrita a la Gerencia de Logística EXPLICACIÓN SOBRE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA O INSTITUCIÓN PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS DE LA PASANTIA Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS PLAN DE TRABAJO Descripción de tareas LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO, DE ACUERDO CON EL MÉTODO APLICADO NECESIDADES DE LOS USUARIOS O LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (SIPPMAV): CONSTRUCCIÓN DE MODELO ENTIDAD-RELACIÓN, DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) Y MODELO DE DESCOMPOSICIÓN (DD) MODELO ENTIDAD RELACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL (DDF) DESARROLLO DEL SOFTWARE PRUEBAS PILOTOS INSTALACIÓN DE SOFTWARE FACILIDADES O DEBILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA, ACCIONES CORRECTIVAS PARA SOLVENTAR LOS INCONVENIENTES Y APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN

4 DEBILIDADES FORTALEZAS APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PROCESO DE PASANTÍA TANTO A NIVEL TEÓRICO COMO PRACTICO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS GLOSARIO ANEXOS

5 INTRODUCCIÓN Actualmente la tecnología se encuentra disponible en casi todo el mundo, con la incorporación de la computadora en la sociedad, llegaron los sistemas de información que permiten un vínculo entre usuario, cliente, administrador y maquina. Además de facilitar el registro de datos, suministran información relevante sobre el proceso o gestión necesaria para la toma de decisión. Un gran número de empresas cuentan con una flota de vehículos para traslado de insumos, materiales, repuestos, etc. Necesarios para la continuidad de sus procesos productivos, administrativos, servicios, entre otros. Llevar un buen control de los vehículos con respecto a sus mantenimientos preventivos y correctivos, alarga su vida útil, disminuye costos por reparaciones no programadas y aumenta la disponibilidad del activo. Todos estos beneficios se ven reflejados directamente en el presupuesto asignado anualmente, la buena utilización de estos recursos contribuye a mejorar la eficiencia de la organización. En este sentido las bases de datos son primordiales porque pueden almacenar la información necesaria sobre los mantenimientos requeridos y llevar un control de vehículos detallado. En el mercado existen infinidad de sistemas manejadores de base de datos, para fines del trabajo el software a utilizar es el Microsoft Access 2007, debido a que es un programa que puede operar bajo cualquier ambiente de Microsoft Windows, es sencillo de manejar y posee una interfaz visual intuitiva. El presente trabajo consistió en desarrollar un sistema en Microsoft Access 2007 para su posterior implantación en la División de Transporte de la empresa CORPOELEC CADAFE ZONA BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz, que permitiera manejar y controlar el presupuesto anual asociado a mantenimiento de vehículos, para las siguientes partidas presupuestarias: repuestos y accesorios, combustibles y lubricantes, reparaciones menores y cauchos. Todo esto con la finalidad de obtener una mayor rapidez en la toma de registros y facilitar reportes y graficas periódicas a la alta gerencia para apoyar la toma de decisiones. 5

6 Este trabajo de investigación se encuentra estructurado de la siguiente manera: Breve descripción de la empresa, identificación, misión, visión y objetivos. Descripción de la unidad donde se desarrollo la pasantía. Breve explicación de los problemas observados en la empresa o institución. Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan de trabajo. Especificar los logros del plan de trabajo, explicando el método aplicado (como lo hizo). Si se plantean variantes con respecto al plan inicial explicar cuales fueron, señalando las razones del cambio. Determinar las facilidades o debilidades encontradas durante el desarrollo de la pasantía, señalando las acciones correctivas para solventar los inconvenientes (de ser procedente). Indicar los aportes dados a la organización. Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía tanto a nivel teórico como práctico. Conclusiones y recomendaciones. Referencias bibliográficas. Glosario. Anexos. 6

7 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA, MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA CADAFE La Compañía Anónima De Administración y Fomento Eléctrico (CADAFE) del Estado Venezolano, es la más grande del país encargada de la generación, producción y distribución del servicio eléctrico. Por ello, asume la responsabilidad de suministrar el servicio de electricidad a más de tres millones de usuarios. Según: CADAFE, fue creada en Octubre de 1958 con el fin de optimizar la administración y la operación de las empresas de electricidad dependientes del Estado Venezolano que estaban repartidas en todo el país. Desde entró a servir a ciudades y zonas rurales. Tal iniciativa formó parte de un esfuerzo de la Corporación Venezolana de Fomento (CVF) por racionalizar la administración y la operación de quince (15) empresas de electricidad dependientes del estado, que estaban repartidas en todo el país. En junio de 1959 se acordó la fusión de esas Empresas con CADAFE, quedando ésta como la Empresa de Electricidad del Estado, encargada de crear uniformidad en los criterios técnico - administrativos que permitiese la formulación de programas eléctricos en una forma integral. Desde ese momento, desarrolló una infraestructura eléctrica en Generación, Transmisión y Distribución. Gracias a su presencia a nivel nacional, se ha hecho posible el funcionamiento de empresas vitales y estratégicas para el país, como la industria siderúrgica, metalmecánica, del aluminio, manufacturera, alimentos, petroquímica y telecomunicaciones, entre otras. Además, presta un servicio público, ya que suministra electricidad a hogares, hospitales, centros de enseñanzas, sistemas de protección, seguridad ciudadana, investigaciones científicas, entretenimiento y alumbrado público, garantizando la calidad de vida de los venezolanos. Prácticamente está presente en todas las actividades del ser humano. 7

8 CORPORACIÓN ELÉCTRICA NACIONAL La Corporación Eléctrica Nacional, creada por el Gobierno, mediante Decreto presidencial Nº 5.330, en julio de Es la encargada de la realización de las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de potencia y energía eléctrica, la misma tiene un plazo de tres años para fusionar a CADAFE, Edelca, Enelven, Enelco, Enelbar, Seneca y Enagen, en una persona jurídica única. A partir del primero de enero del 2008, las compañías se fusionaron en seis: Elecar, CADAFE, Edelca, Enelven, Enelbar y Enagen. En 2011 se convertirán en las operadoras de las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización. OBJETO DE LA EMPRESA CORPOELEC El objetivo de la Compañía es la Generación, Transmisión, Distribución y Comercialización de energía eléctrica, a los fines de cumplir con las exigencias del proceso de desarrollo eléctrico en el país. La Compañía podrá desarrollar cualquier otra actividad, dependiente o conexa con el objetivo mencionado. De este objetivo general se derivan objetivos específicos, entre los cuales se destacan los siguientes: 1. Prestar el servicio eléctrico, tanto en las zonas urbanas como rurales. 2. Garantizar la oferta de energía eléctrica que requiere el desarrollo económico y social del país, mediante la prestación de un servicio eficiente y confiable, que permita suministrar a cada tipo de consumidor la cantidad y calidad de energía eléctrica que demande, a un mínimo costo. 3. Suministrar energía eléctrica al mayor número de población. 8

9 4. Alcanzar niveles satisfactorios de seguridad y calidad en el servicio prestado. Utilizar los recursos naturales del país en forma racional. 5. Adecuar la organización de la Empresa a los fines de ir mejorando la productividad. MISIÓN Prestar un servicio público de energía eléctrica de calidad, con un personal comprometido en la gestión productiva, para satisfacer necesidades de los usuarios, hacer uso eficiente de los recursos, en una Gestión que garantice ingresos suficientes, necesarios a la sostenibilidad financiera de la organización y en concordancia con un Proyecto País expresado en políticas sociales y de desarrollo. VISIÓN Ser una empresa estratégica posicionada en la prestación del servicio de energía eléctrica, con tecnología de punta y un personal calificado, comprometido con el desarrollo económico y social del país, ofreciendo servicios de calidad a sus usuarios, con una gestión transparente y una sostenibilidad financiera. 9

10 DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLA LA PASANTIA. OBJETO DEL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Garantizar la disponibilidad de los vehículos requeridos para la operatividad de la Empresa mediante la adecuada administración del parque automotor asignado a la Región y de acuerdo a los lineamientos impartidos por la Dirección Ejecutiva de Logística. FUNCIONES 1. Elaborar y ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo requeridos por la flota de vehículos de la Región, para asegurar su máxima operatividad. 2. Coordinar la distribución y asignación de vehículos en la Región de acuerdo a las necesidades de las unidades usuarias y a la planificación aprobada. 3. Coordinar y hacer seguimiento a las contrataciones con talleres mecánicos para el mantenimiento y reparación de la flota de vehículos. 4. Inspeccionar la ejecución de los trabajos mecánicos que se ejecuten a la flota de vehículos de la Región. 5. Evaluar las condiciones operativas y de seguridad de los vehículos mediante la ejecución de inspecciones periódicas de los mismos a objeto de tomar las acciones necesarias para garantizar los requerimientos mínimos exigidos. 6. Llevar el control permanente de todos los costos de mantenimiento, reparación y consumo de combustible de la flota de vehículos. 7. Controlar el despacho de combustible y registrar la información correspondiente para el control del rendimiento de los vehículos. 8. Controlar de forma continua la documentación oficial de los vehículos de la 10

11 Empresa así como también la del personal autorizado para el uso y manejo de los mismos de acuerdo a la normativa vigente. 9. Notificar la ocurrencia de accidentes vehiculares a las instancias correspondientes y realizar las gestiones que amerite cada caso. 10. Coordinar con las unidades involucradas y la aseguradora que lleva la póliza de vehículos de la Empresa, la inspección de vehículos para renovación de la póliza e incorporación de nuevos vehículos. Organigrama de Departamento de Transporte, adscrita a la Gerencia de Logística Fuente: Departamento de Transporte CORPOELEC CADAFE ZONA BOLIVAR. 11

12 EXPLICACIÓN SOBRE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA O INSTITUCIÓN. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA CORPOELEC es una empresa que se encarga de suministrar energía eléctrica a los hogares venezolanos. Para ello dispone de ciertos recursos (insumos, repuestos, mano de obra, instalaciones, vehículos, entre otros). Que son necesarios para la continuidad del abastecimiento eléctrico nacional. En este sentido el departamento de transporte es el encargado del mantenimiento y la disposición de los vehículos para atender emergencias, fallas eléctricas, suministro de materiales, etc. El Departamento de Transporte anualmente recibe un presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos, el cual se deriva a cuatro partidas especificas (Repuestos y accesorios, combustibles y lubricantes, cauchos y por ultimo reparaciones menores). Los registros de mantenimiento se cargan en una hoja de cálculo Excel, pero no se encuentran asociados a un vehículo específico, es decir, se lleva un control de los costos de mantenimiento generales más no los costos asociados a cada vehículo. Tampoco se puede verificar el estado o condición del vehículo en un momento determinado, si está operativo o se encuentra en reparación, lo que no permite organizar la disposición de los vehículos. Por tanto, se hace indispensable realizar un sistema de información mediante el uso de una base de datos que le permita manejar y controlar el presupuesto anual, el mantenimiento de vehículos y a su vez genere informes periódicos para verificar el estado de los vehículos y gastos asociados. El sistema de información de una base de datos permite que los usuarios conozcan en tiempo real la disposición de vehículos, pero brinda la ventaja de automatizar el registro pudiendo brindar los costos totales por período, los costos específicos de mantenimiento e incluso indicar los tipos de mantenimiento más frecuentes, del 12

13 cual se podrá efectuar un mejor uso de los recursos presupuestarios asignados y una planificación adecuada de los mantenimientos preventivos. Para satisfacer y poder solucionar los problemas por los que atraviesa la empresa en su área de transporte es necesario Diseñar e implantar un sistema de información en Microsoft Access 2007 para manejar y controlar el presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en el departamento de transporte de la empresa CORPOELEC CADAFE ZONA BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz. 13

14 OBJETIVOS DE LA PASANTIA Y EXPLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO OBJETIVO GENERAL Diseñar e implantar un sistema de información en Microsoft Access 2007 para manejar y controlar el presupuesto asignado a mantenimiento de vehículos en el departamento de transporte de la empresa CORPOELEC CADAFE ZONA BOLÍVAR con sede en Puerto Ordaz.. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Levantar la información respectiva. 2. Analizar los requerimientos de la compañía. 3. Construcción de los Diagramas de flujo de datos (DFD), diagrama de descomposición (DDF) y Modelo Entidad - Relación. 4. Desarrollar el sistema de información. 5. Realizar prueba piloto para corrección de errores. 6. Instalación del software. PLAN DE TRABAJO Descripción de tareas Para evitar retrasos, establecer un orden de prioridades, tener una holgura que permita indicar al diseñador de sistemas en que momento puede realizar varias actividades a la vez (Trabajos paralelos), sin alterar el cumplimiento de las metas establecidas, es necesario desarrollar un cronograma de actividades. El cual especifique de manera general las tareas a realizar y su correspondiente duración (Semanas). El plan actual contiene 10 actividades y una duración de 16 semanas. Tarea 1. Primeramente se realizo un diagnostico de la situación por la cual estaba atravesando la compañía. 14

15 Tarea 2. Se determino la problemática del departamento. Tarea 3 y 4. Señalar el objetivo general y específicos del proyecto, al mismo tiempo interactuar con los usuarios para determinar los requerimientos del nuevo sistema. Tarea 5. Construcción de esquemas para modelaje de datos, en este caso modelo Entidad Relación, diagrama de flujo de datos y diagrama de descomposición. Tarea 6. Diseñar el sistema de información para presupuesto de mantenimiento a vehículos (SIPPMAV), esta parte corresponde a la programación, los módulos, los formularios para introducir registros, las consultas y reportes estratégicos. Tarea 7. Realizar prueba piloto en el Departamento de Transporte, para determinar errores. Tarea 8 y 9. Consultar bibliografía para soportar el informe y elaborar manual de uso para los usuarios. Tarea 10. Instalar el software en el Departamento de Transporte para finalizar con el proyecto. El siguiente plan de trabajo, el cual cumple con las características antes mencionadas. Inicia el 09/05/2011 y finaliza el 26/08/2011. Ver anexo 1. 15

16 Cronograma de actividades Actividades Duración (Semanas) Descripción de tareas Diagnosticar la situación actual de la empresa. 2 Determinar problemática de la empresa. 3 Señalar los objetivos generales y específicos. 4 Definir los requerimientos de los usuarios y plataforma. 5 Construir DFD, DD y Modelo Entidad-Relación. 6 Diseñar el sistema. 7 Revisión y corrección de errores (Prueba piloto). 8 Buscar bibliografía para soportar informe. 9 Revisión y corrección del manual de usuario 10 Instalación del software. Fuente: Elaboración Propia. 16

17 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO, DE ACUERDO CON EL MÉTODO APLICADO. Para la realización del sistema (SIPPMAV), fue necesaria la metodología clásica para el diseño de los sistemas de información, la cual consiste en: NECESIDADES DE LOS USUARIOS O LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA. Senn (1992), explica que: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio Pág. (35). También denominada fase de definición. En ella el analista de requerimientos, se acerca a los usuarios para obtener información sobre lo que se necesita para la creación del nuevo sistema. El usuario debe suministrar información, referente a lo que debe realizar el sistema, que se debe automatizar. Otra forma de determinar las necesidades de los usuarios, es la utilización del diseño de prototipos, esto no es más que construir en escala reducida un modelo de trabajo para visualizar de mejor forma las necesidades de los usuarios. Para el siguiente proyecto, presentamos los requerimientos recogidos, durante esta fase. La entrevista es una forma de obtener información a través de una serie de preguntas realizadas a los usuarios manejadores del sistema. En ese sentido mediante este instrumento se obtuvo los datos necesarios para comenzar con la construcción de diagramas o modelos, para después proseguir con el diseño del sistema nuevo. 17

18 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (SIPPMAV): 1. Registrar responsables. 2. Registrar abonos. 3. Registrar retiros. 4. Registrar traspasos. 5. Registrar vehículos. 6. Registrar mantenimiento de vehículos. 7. Asignar presupuesto a partidas. 8. Controlar presupuesto de partidas. 9. Controlar status de vehículo. 10. Generar reportes. 11. Generar gráficos. CONSTRUCCIÓN DE MODELO ENTIDAD-RELACIÓN, DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) Y MODELO DE DESCOMPOSICIÓN (DD). MODELO ENTIDAD RELACIÓN Cuando se utiliza una base de datos para gestionar información, se está plasmando una parte del mundo real en una serie de tablas, registros y campos ubicados en un ordenador; creándose un modelo parcial de la realidad. Antes de crear físicamente estas tablas en el ordenador se debe realizar un modelo de datos. Las necesidades recogidas mediante diversas técnicas, como entrevistas, deben ser traducidas a un modelo que represente el sistema. Este método se denomina modelización y consiste en elaborar una o más representaciones gráficas de un sistema. La imagen resultante representa las necesidades planteadas por los usuarios en tanto a datos, procesos y redes, desde el punto de vista de la empresa. El modelo entidad-relación es fundamental para el diseño del sistema, establece un conjunto de tablas, la cual posee una entidad y esta a su vez una serie de atributos. Además este diagrama indica las cardinalidades que existen entre varias entidades, así como sus respectivas claves principales y claves foráneas. Ver anexo 1. 18

19 Fuente. Elaboración Propia. 19

20 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) Marchan (2009), explica que: Un diagrama de flujo de datos (DFD) es una representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado). Es una práctica común para un diseñador dibujar un contexto a nivel de DFD que primero muestra la interacción entre el sistema y las entidades externas. Este contexto a nivel de DFD se "explotó" para mostrar más detalles del sistema que se está modelando. El desarrollo de un DFD ayuda en la identificación de los datos de la transacción en el modelo de datos. Pág. (31). Este diagrama en una forma de red que representa el flujo de datos y las transformaciones que se aplican sobre ellos al moverse desde la entrada hasta la salida. Los diagramas derivados de los procesos principales se clasifican en niveles, los cuales son: Nivel 0: Diagrama de contexto. Ver anexo 2. Nivel 1: Diagrama de nivel superior. 20

21 Fuente: Elaboración Propia 21

22 DIAGRAMA DE DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL (DDF) El objetivo de esta técnica es representar la jerarquía de los procesos del sistema en diferentes niveles de abstracción. Para ello se descompone una función de alto nivel (que en este caso es nuestro sistema) en funciones de más bajo nivel, y así sucesivamente. Los DDF se utilizan principalmente para representar las funciones, pero también pueden ayudar a representar otros tipos de información, como estructura de organizaciones, estructura de documentos, de menús, etc. Ver anexo 3. 22

23 Fuente: Elaboración Propia. 23

24 DESARROLLO DEL SOFTWARE El sistema de información (SIPPMAV), es desarrollado con el programa Access Debido a que su manejador de base de datos es SQL Server y su lenguaje de programación es Visual Basic, esta base de datos solo opera mediante la utilización de los sistemas operativos de la Microsoft Windows. El programa Access 2007, contiene algunas macros que en realidad son códigos implantados bajo lenguaje de programación visual Basic para que el sistema ejecute varias operaciones, sin la necesidad de programar directamente en Visual BASIC. PRUEBAS PILOTOS Senn (1992), Explica que: Durante la fase de pruebas de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimenta con entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados. Pág. (37) La prueba del sistema se realizó instalando el software en el departamento de transporte. Se introdujo la base de datos de los vehículos, se asignaron los responsables o bien las personas que pueden manipular el presupuesto en el transcurso del año, también se registró la información de los mantenimientos desde el 13/01/2011 al 25/03/2011, luego esta información fue comparada con los registros de la hoja de calculo Excel obteniendo resultados satisfactorios. Durante esta fase también se anexaron una serie de consultas necesarias para el departamento. No se realizo ninguna modificación, en cuanto a los Modelos Entidad - Relación, diagrama de flujo de datos (DFD) y modelo de descomposición (DDF). 24

25 INSTALACIÓN DE SOFTWARE Se instalo de forma permanente el sistema (SIPPMAV) en el departamento de transporte de modo auto ejecutable. Esto les permite a los usuarios, no requerir de Microsoft Office para ejecutar el programa. Este se abrirá automáticamente. La capacitación se llevo a cabo en un periodo de una semana. Aparte se entrego un manual de usuario para cumplir con las necesidades del sistema 25

26 FACILIDADES O DEBILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA, ACCIONES CORRECTIVAS PARA SOLVENTAR LOS INCONVENIENTES Y APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN. DEBILIDADES Algunos datos de mantenimientos de vehículos que no pertenecen al parque automotor de la empresa como grúas del ejército se registraban en las hojas Excel como conceptos Varios, sin asociarse el costo a un vehículo particular. Este concepto se mantuvo a fines de elaborar la prueba piloto, sin embargo, es recomendable asignar la condición o status de Vehículos Foráneos y levantar un inventario de estos vehículos para llevar un control separado de los gastos asociados. Por otra parte, los datos de mantenimientos de vehículos se cargaron de manera general en el sistema al momento de realizar la prueba piloto de los datos extraídos de las hojas de Excel elaboradas al efecto por el personal del Departamento de Transporte. Una vez implementado el sistema, los analistas pueden registrar de manera detallada el costo de reparación o mantenimiento a cada vehículo y contar con la información actualizada. El sistema se diseñó bajo Microsoft Access 2007 debido a la disponibilidad de equipos otorgados al momento de realizar la pasantía. Ahora bien, el sistema no opera en versiones anteriores de Access, como por ejemplo, 2003, en el cual no ejecuta algunas funciones y tampoco reconoce los botones del panel de inicio. 26

27 FORTALEZAS A pesar de no encontrarse los registros de mantenimiento con facilidad, el personal que labora dentro de las instalaciones, presento respeto, profesionalismo y gran disponibilidad aportando parte de su tiempo para atender la búsqueda de información. El levantamiento de requerimientos es uno de los pasos principales y necesario para obtener información sobre lo que quiere realice el sistema. En ese sentido, los usuarios manifestaban con exactitud sus requerimientos. El departamento de transporte asigno todos los implementos necesarios para la realización del proyecto, tales como (hardware, software, mobiliario, materiales, transporte, hidratación e instalaciones). La constante innovación de los sistemas Access permite que pueda acoplarse perfectamente a versiones mas avanzadas de su plataforma, por ejemplo (Access 2010). Además no necesita de las herramientas de office para abrirse, ya que puede crearse una versión autoejecutable, que evita disponer de otro programa para que pueda abrir. La versión auto ejecutable también le permite además que pueda abrirse bajo el sistema operativo Linux. El sistema trabaja durante largos periodos, sin presentar inconvenientes además en caso que necesite una actualización, se puede realizar sin alterar el funcionamiento del mismo. 27

28 APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PROCESO DE PASANTÍA TANTO A NIVEL TEÓRICO COMO PRACTICO. Aprendizaje y destreza sobre el uso de las bases de datos, específicamente con el programa Access Conocimiento acerca de mantenimientos de unidades de transporte. Realización de manual de usuario para el sistema desarrollado (SIPPMAV). 28

29 CONCLUSIONES. La Ingeniería industrial abarca de manera general muchos tópicos, entre ellos se encuentra la informática y sistemas. Se tiene un conocimiento limitado de los sistemas de información, pero a pesar de las dificultades encontradas, del conocimiento básico tenido, se pudo dar respuesta a la problemática del departamento de transporte diseñando un sistema que cumple con las necesidades planteadas. El sistema de información desarrollado para la empresa, cumplió con los objetivos y requerimientos de los usuarios. Se reflejo total satisfacción de los trabajadores asociados al departamento donde se implemento (Transporte). El usuario que registra los datos, lo hace en muy poco tiempo y además puede buscar mediante consultas diseñadas específicamente la información requerida para cumplir con la jornada diaria laboral. Por otra parte, los administradores tienen a su disposición gran cantidad de reportes, que le permiten tomar decisiones con respecto a cada vehículo asignado. Cada departamento de la empresa, no solamente transporte requieren de un sistema que controle el presupuesto asociado a vehículos, este sistema puede operar en cualquier área de la compañía, paralelo al sistema SAP. Esto les permitirá llevar registros detallados de mantenimiento aplicado a cada vehículo y así poder pronosticar para el siguiente año, cuanto presupuesto necesita la empresa para las partidas presupuestarias 29

30 RECOMENDACIONES En función de los resultados y a las conclusiones obtenidas en este estudio, se plantean las siguientes recomendaciones: Implementar el diseño del sistema de información para presupuesto asignado a mantenimiento de vehículo presentado en este trabajo de investigación, con la finalidad de que la empresa CORPOELEC CADAFE preste un servicio más eficiente, disminuya costos y por ende sea más rentable. Realizar cursos periódicos sobre las herramientas de Microsoft office. También deben adaptarse a laborar con software libre y sus herramientas del OPEN office, además deben tener un entrenamiento con su sistema cotidiano, en este caso el SAP. Estos programas son esenciales para el desempeño diario de los trabajadores de la empresa CORPOELEC. Elaborar listados de departamentos, donde cada uno de estos manifieste problemáticas dentro de sus procesos internos. Estos listados pueden ser enviados vía web o correo electrónico a las universidades de la zona o fuera de esta. Todo esto con la finalidad de obtener un perfil del pasante para que este halle un mecanismo de solución factible a la empresa. Debido a los cambios continuos que ocurren en el campo de la informática, se recomienda adecuar o actualizar el sistema de información para presupuesto de la empresa CORPOELEC CADAFE a las mejoras que se vallan presentando, para ello es recomendable revisar el mismo periódicamente. Se deben realizar actualizaciones anuales en el sistema para que funcione en buenas condiciones, de lo contrario se generaran errores dentro de las operaciones lógicas del sistema. Es necesario que se contrate a una persona que domine el manejador de base de datos de Microsoft Access para que las realice. Con respecto a los proveedores de servicio de mantenimiento, en este caso los talleres mecánicos. La empresa tiene en su base de datos gran cantidad pero muchas de estos talleres no se encuentran en funcionamiento. Se puede generar un 30

31 mecanismo para desincorporar estos talleres mecánicos. Así podrán conocer cuáles son los proveedores que realizan un servicio eficiente y se mantendrá una base de datos actualizada. 31

32 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Marchan, Z. (2009). Desarrollar los módulos del Sistema de Información de Maquinaria y Transporte (SIMT) para el control, seguimiento y gestión de las unidades de transporte y maquinaria pesada de la empresa Dell `Acqua C.A. Trabajo de grado. Universidad Nacional Experimental de Guayana. Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela. Senn, J. (1992). Análisis y diseño de los sistemas de información. Editorial McGraw-Hill. México. 32

33 GLOSARIO Costos: Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. Presupuesto: Se deriva del verbo presuponer, que significa dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. Partidas presupuestarias: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de cuentas de Egreso determinadas en el clasificador presupuestario de recursos y egresos generado por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Sistema de información: Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización. Vehículo: Artefacto o aparato que se destina a medio de transporte o bien, máquina para circular por las vías públicas. Usuario: Es quien usa ordinariamente algo. 33

34 ANEXOS 34

35 Manual de usuario SIPPMAV (SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO A VEHICULOS). Presentado por: Christian Palacios C.I: qbex6@hotmail.com Puerto Ordaz, Octubre

36 Menú de inicio El menú de inicio cuenta con 5 módulos (Operaciones, Servicios, Asignaciones, Consultas y Reportes). Los cuales facilitan el registro y búsqueda de información esenciales para los usuarios y consta de la siguiente pantalla. Modulo I: Operaciones. 36

37 Crear responsable Al hacer clic sobre el botón Crear responsable, se accede a la siguiente pantalla donde el usuario ingresara sus datos. Esto le permitirá registrarse y tener acceso para realizar las operaciones. Este paso solo se realiza una vez. Abonos Al hacer clic sobre el botón de abonos, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del abono, Fecha, Nombre de partida, monto, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo Ejecutar el abono. 37

38 Retiros. Al hacer clic sobre el botón de Retiros, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del retiro, Fecha, Nombre de partida, monto, observación, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo Ejecutar el Retiro. 38

39 Traspasos Al hacer clic sobre el botón de Traspasos, aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario debe colocar los datos siguientes: Código del traspaso, Fecha, Nombre de partida salida y entrada, monto, observación, status y nombre y apellido del responsable. Luego debe Guardar y por ultimo debe ejecutar dos traspasos uno de entrada y otro de salida. Modulo II: Servicios. 39

40 Crear vehículo. Al hacer clic sobre el botón Crear vehículo, se desplegara esta pantalla, donde se recolecta toda la información referente a un vehículo en particular. Se coloca su placa, color, marca, entre otros. Para finalizar se debe Guardar la información y esta estará disponible en la base de datos. Mantenimiento. Al hacer clic sobre el botón Mantenimiento, se abrirá el siguiente panel donde el usuario anexara las características específicas de un mantenimiento a cada vehículo. Debe ingresar placa, nombre del taller, kilometraje, descripción, precio, entre otros. Por ultimo debe Guardar el registro. 40

41 Modulo III: Asignaciones Partidas presupuestarias. Al hacer clic sobre el botón Partidas presupuestarias, se despliega la siguiente pantalla, en donde el usuario registra los nombres de las partidas, su código, el año y su monto recibido. 41

42 Modulo IV: Consultas. Presupuesto real. Al hacer clic sobre Presupuesto real aparecerá la siguiente pantalla, donde se muestra cuanto queda del presupuesto asignado. 42

43 Buscar vehículo. Al hacer clic sobre buscar vehículo, el usuario obtendrá información de los vehículos que estén en la base de datos. Costos de vehículos por mes. Al hacer clic sobre este botón de Costos de vehículo por mes, el usuario tendrá acceso a los costos mensuales de cada vehículo. 43

44 Costos de vehículo por departamento. Al hacer clic sobre el botón Costos de vehículo por departamento, el usuario obtendrá información de los costos por vehículo asociado a su departamento correspondiente. Buscar responsable. Al hacer clic sobre este botón, el usuario tendrá acceso a las personas que hicieron transacciones en el presupuesto. 44

45 Modulo V: Informes. El modulo de Informes, ofrece a los usuarios gran variedad de listados y reportes y se encuentra disponible en cualquier momento. Costos de vehículo por placa. 45

46 Costos de vehículos entre fechas. Otras consultas informes y graficas. 46

47 Abonos realizados. Cambiar estado de vehículo. 47

48 Cantidad de aceite, baterías o cauchos consumidos por mes. 48

49 Grafico de costos por Taller. 49