PREZENSA ERP Sistema de Control de Asistencia Versión 2.4

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1 PREZENSA ERP Sistema de Control de Asistencia Versión 2.4 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 1/216

2 CONTENIDO 1. Configuraciones de inicio.. Pág Acceso al Sistema.. Pág Configuración Pág Administración de Equipos Pág Registro de Usuarios Pág Perfiles Pág Auditoria Pág Menús del Programa. Pág Menú Principal. Pág Menú de Acceso Rápido Pág Módulo de Sistema. Pág Compañía.. Pág Áreas... Pág Actividad (Cargo) Pág Grupo Pág Política Pág Tipo de Vínculo. Pág Sucursal. Pág Gerencia Pág Tipo de Persona.. Pág Tipo de Documento.. Pág Tipo de Marcaciones. Pág Tipo de Motivo.. Pág Horarios.. Pág Horarios Normales Pág Horarios Rotativos Pág Horario Inteligente Pág Horario Abierto Pág Horario Programable. Pág Generación de Horarios. Pág Generación de días libres masivos. Pág. 88 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 2/216

3 3.14 Configuración Pág Importar Datos.. Pág Inicializa Datos. Pág Generador de Query Pág Configuraciones Secundarias Pág Correos.. Pág Feriados. Pág Módulo Personal. Pág Registro de Personas Pág Actualizador de registros. Pág Grupos de Personas Pág Módulo de Consultas.. Pág Marcaciones por tipo.... Pág Reportes. Pág Reportes Administrativos Pág Reporte de Equipo.. Pág Reporte de Horarios Pág Equipos. Pág Jantek Pág Recolección por equipo Pág Procedimiento de Base de Datos Pág Configuración de equipos.... Pág PR60 - PR70 (Recolector de Proximidad) Pág Recognition Systems.. Pág Recolectar marcas. Pág Procedimiento de Base de Datos Pág Virdi.. Pág Recolección por Equipo. Pág Procedimiento Virdi Pág Configuración de equipos Pág Anviz... Pág Recolección por Equipo. Pág Procedimientos TC60 Pág. 162 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 3/216

4 7.5 Recolección en Línea Pág Recolector en Bolsa Pág Equipo por persona. Pág Tarjeta de Tiempo. Pág Registro de Marcaciones.. Pág Secciones del Tarjetero.. Pág Sección de Marcaciones Pág Aprobaciones de Extra Pág Inserción de Marcaciones Pág Recalcular Marcaciones. Pág Reinsertar. Pág Importador de Archivo Pág Actualizador de Entradas y Salidas. Pág Movimiento de Marcas.. Pág Actualizador de Eventos. Pág Procesos.. Pág Pre Aprobaciones Pág Generador de Marcaciones Pág Configuración de cierre.. Pág Vacaciones.. Pág Periodo de Vacaciones. Pág Programación de Vacaciones.. Pág Compensaciones... Pág Importar Marcaciones Pág Utilitarios. Pág Actualiza valores de configuración Pág Testeo de fotografías del personal Pág Módulo de Ayuda.. Pág Contenido... Pág Acerca de.. Pág Cambiar de Usuario. Pág Registro del Sistema Pág Cambio de contraseña. Pág Salir. Pág. 216 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 4/216

5 Introducción El Sistema Prezensa Asistencia v. 2.4 es un software orientado al control de asistencia del personal de su empresa mediante el manejo de la descarga de información empleando diversas tecnologías de información, tales como código de barra, proximidad, biometría, etc. Nuestro software cuenta con integridad nativa de comunicación con nuestros proveedores de hardware, así mismo contamos con un modulo integral para otros proveedores. Las empresas deben de ver en la tecnología un aliado indispensable para la eficiencia en el control de asistencia de su personal, pudiendo obtener con esta la confiabilidad y precisión de la información. Este software está construido bajo las normas legales que estipulan las condiciones de horas laboradas, horas extras, tiempo de refrigerio, etc. El software cuenta con una amplia variedad de plantillas de reportes con los cuales podrá obtener datos precisos referentes a los empleados y su asistencia empleando una diversidad de filtros para una generación más precisa de la información solicitada. A continuación se detallara una guía preparada para el usuario que muestra todos los pasos a seguir en el manejo del sistema. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 5/216

6 1. Configuraciones de Inicio 1.1 Acceso al sistema Cuando se autentifica el usuario, aparece el módulo principal del software donde se muestra una lista de Sistemas a los cuales se desea ingresar (Ver Imagen 1). Se selecciona Asistencia y dando clic al botón Ingresar se inicializa el Sistema de Asistencia. Imagen 1. Para abrir el Sistema de Asistencia 2.4 (Ver Imagen 2) se puede realizar a través de tres métodos: 1.- Seleccionar de la lista de sistemas a Asistencia y hacer doble clic. 2.- Seleccionar de la lista de sistemas a Asistencia y hacer clic en el botón Ingresar. 3.- Seleccionar de la lista de sistemas a Asistencia y hacer ENTER. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 6/216

7 Imagen 2. En el caso que se visualice la ventana de acceso y en su lugar apareciera el mensaje No se ha localizado el archivo de Configuración o está Incompleto, Config.ini Desea Auto generarlo? (Ver Imagen 3). Se debe hacer clic en Sí para crear la nueva configuración del sistema (Revisar el contenido sobre la configuración). Imagen Configuración a) Hacer clic en el botón de configuración representado por el siguiente icono. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 7/216

8 b) En esta ventana de configuración (Ver Imagen 4) seleccionamos la conexión a emplear, la información necesaria es la siguiente: Tipo de base de datos: Es el tipo de Base de datos con la cual se va a conectar el sistema Prezensa. Proveedor de base de datos: Es el proveedor de la base de datos (BD )escogida (Valor por Defecto) Fuente de Datos: Es la dirección donde se encuentra la BD (Ver Nota). Nota: En Access se tiene que ingresar la ruta donde se encuentra la BD. En SQL Server se tiene que ingresar el IP de la PC o SERVIDOR donde se tiene instalada la BD en SQL SERVER o el nombre del SERVIDOR. Imagen 4. c) Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 8/216

9 d) Se mostrará otras opciones, en esta pantalla (Ver Imagen 5) se colocará los valores que determinaran el acceso a la base de datos. En caso de tener una BD SQL ó Access se deberá ingresar lo siguiente: Catálogo Inicial: PREZENSA Usuario para la conexión: IDENTI Contraseña de usuario: SOFT Nota: La información de ser ingresada en mayúscula Imagen 5. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 9/216

10 Pestaña Grupos (Ver Imagen 6): Se podrá cambiar la contraseña a los usuarios Group los cuales vienen por defecto en el sistema. Imagen 6. e) Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente ventana. f) Aparecerá otra pantalla (Ver Imagen 7) donde se colocará las diversas rutas en donde están ubicados los archivos que el software empleará. Reportes: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la carpeta de reportes Rep_Acc (Access) o Rep_Sql (SQL SERVER). Backup: Se debe especificar la ruta donde se va guardar el backup de la BD cuando se realice un respaldo de ella. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 10/216

11 Ruta de Plantillas para papeleta: En esta ruta se guardara las plantillas para las papeletas. Ruta de importador de Excel: En esta ubicación estará el archivo de Excel que servirá para importar información de marcaciones al sistema. Fotografías: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la carpeta de fotografías (Para asignar la fotografía al empleado, se debe poner como nombre en cada foto el código de empleado). Imagen 7. g) Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente ventana. h) Aparecerá otra pantalla (Ver Imagen 8) donde se seleccionarán los diversos equipos con los cuales la empresa trabajará. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 11/216

12 Los Equipos Biométricos y de proximidad VIRDI, JANTEK, SAMSUMG, ANVIZ, RECOGNITION SYSTEMAS. Las opciones presentadas en esta pantalla son las siguientes: - Tipo de Almacenamiento: Directa: Cuando se realiza la recolección del equipo, las marcas que se recolectan se envían y se visualizan automáticamente en el software. Bolsa: Cuando se realiza la recolección del o los equipos, las marcas se dirigen a una tabla temporal (Bolsa), estas marcas se van a tener almacenadas en esta tabla, para poder descargar de esta tabla se realiza otro tipo de recolección (Bolsa) la cual al momento de descargar las marcas las ordena por fecha y hora y luego se visualizan las marcas de los empleados en el software. Ejm: Un empleado realizó su marca de entrada en el equipo 1 y su marca de salida en el equipo 2, si primero realizamos la recolección de marcas del equipo 2 se va a recolectar la marca de salida y el software va a interpretar que es la primera marca del día y la va a tomar como entrada y si luego se realiza la recolección del equipo 1 la marca de entrada que se generó en el equipo el software lo va a interpretar como salida y va a generar inconsistencias en el software. - Uso de motivo Obtener motivo asociado a la marcación: Al darle check a esta opción se visualizara en la pantalla de registro de marcaciones el motivo de la marcación. Mantenimiento de equipos por medio del agente: Esta opción hará que el Agente Prezensa realice tareas con los equipos si lo tuviese instalado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 12/216

13 Nota: Se debe escoger al menos un Modelo de Equipos para realizar correctamente la configuración. Imagen 8. i) Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente ventana. j) Aparecerá otra pantalla (Ver Imagen 9) donde se seleccionarán otras opciones para el sistema, las opciones son las siguientes: - Intervalo de colección para ser tomada como válida: Este intervalo nos permite asignar una cantidad de minutos en la cual si un empleado realiza marcaciones durante ese intervalo de minutos solo tomará como válida la primera marca. Ejm: Si se asigna 2 minutos en el intervalo y el empleado realiza 20 marcas en esos 2 minutos solo tomará como válida la primera y las demás las envía a marcas inválidas. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 13/216

14 - Idioma de la base de datos: Se coloca el idioma de la Base de datos (inglés o español) para determinar el formato a emplear en los cálculos. - Unidad de medida: Se coloca la unidad de medida a visualizar en el Software, esto nos permite ver el tiempo generado de los empleados en horas o en minutos. - Nombre de Subdivisión de persona: Si se da check a esta opción, va a permitir asignar un tipo de estado especial para los empleados, para dividir a los empleados en fiscalizados y no fiscalizados. - Mostrar en el tarjetero a personas solo con estado activo: Con esta opción solo se visualizara las personas que tengan un tipo de identificación en el equipo y que esté ligado a esta persona en el sistema, como el código de identificador biométrico o de tarjeta de proximidad. - Auto generar código biométrico: Esto permitirá que el sistema autogenere un código biométrico para cada persona. - Actualización de valores de seguridad: Permite restringir el acceso al equipo. Para Equipos de la marca VIRDI: Guardar imagen desde VIRDI AC6000: La imagen tomada desde este equipo será guardada en el sistema. Modo de recolección del equipo: Existen dos modos de recolección para equipo Virdi, pueden ser Terminal para que la validación de la existencia de huella o tarjeta se realice en el mismo equipo, quiere decir que los registros a comprar se encuentran en la memoria del equipo, o Servidor para que la validación de huella o tarjeta se haga en la BD, quiere decir que los registros a comparar se encuentran alojados en la BD y no en el terminal. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 14/216

15 Para Equipos Jantek: Extrae las marcas registradas como: Válidas Válidas e Inválidas: Nos permite escoger si las marcas que se generan se dirigen a marcas válidas o se dirigen a marcas válidas e inválidas. Imagen 9. Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el icono ventana. para ir a la siguiente Aparecerá otra pantalla (Ver Imagen 10) donde se seleccionarán otras opciones para el sistema, las opciones son las siguientes: Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 15/216

16 Configuraciones de correo: Permite que al darle check se configure la emisión de correos electrónicos con los eventos registrados (inasistencias, tardanzas u otros) mediante un link o archivo adjunto. Se seleccionara el tipo de conexión de correo electrónico que podría ser: SMTP Outlook CDO Exchserver: Además esta opción nos permite ingresar a personas en distintos grupos de envió, Eliminar los archivos adjuntos del correo y adjuntar un URL justificación de eventos. Imagen 10. Finalmente se debe dar clic al botón guardar, lo cual nos llevara al término de la configuración del software en la PC, que ya contara con comunicación con la base de datos y así poder visualizar la información. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 16/216

17 Luego de haber realizado la configuración, se podrá ingresar al Sistema de Asistencia por medio de la pantalla de Ingreso al Sistema que se cargará automáticamente. 1.3 Administración de Equipos Hacer clic en el botón de Equipos representado por el siguiente icono: y se mostrará la siguiente ventana de Mantenimiento de equipos (Ver Imagen 11). Se presentará la pantalla para poder ingresar los equipos. Imagen 11. En esta ventana aparecen dos fichas: Directa: Equipos conectados directamente vía paralelo o serie a la máquina. Red: Equipos conectados vía red a la máquina. Para agregar un nuevo equipo: Escoja como está conectado el equipo. Seleccione la ficha de acuerdo al tipo de conexión. Clic en el botón agregar, aparecerá esta pantalla que es la primera parte de la información sobre equipos que se almacena. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 17/216

18 Ingrese el modelo del equipo, número de Equipo, descripción, puerto, baudios, para el Sistema, dirección IP, puerta de enlace. Luego de ingresar toda la información necesaria dependiendo de la conexión seleccionada se debe hacer clic en el botón para acceder a la segunda parte de la configuración. Esta pantalla permite seleccionar el sistema al que se comunicará el equipo activando el check correspondiente, también se muestra la lista de compañías a las que el equipo pertenecerá para activarla sólo debe activar el check de la compañía. (Ver Imagen 12) Imagen 12. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 18/216

19 Luego de seleccionar la información requerida debe hacer clic en el botón acceder a la última parte de la configuración (Ver Imagen 13). para Imagen 13 En esta ventana se muestran las configuraciones para el equipo como el tipo de marcación que se almacenará en el equipo. Las opciones que se muestran en esta pantalla son: Tipo de Marcación: Esta puede ser de tres formas: Entrada (sólo en el equipo se podrán registrar las marcaciones de entrada), Salida (sólo en el equipo se podrán registrar las marcaciones de salida) y Entrada/Salida (en el equipo se podrán registrar las marcaciones de entrada y salida). Detallado: Esta opción permite ingresar valores personalizados en la configuración, al hacer clic en esta opción se pueden utilizar las opciones Por Trama (Identifica la marcación dependiendo de la letra relacionada al código ingresado, esto se utiliza para los equipos PR y BR) o Por Intervalo (Identifica la marcación dependiendo de la letra y el rango de horario relacionada al código ingresado, esto se utiliza para los equipos FP200 y Hand Punch). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 19/216

20 - Valor Equ: En este casillero se pueden colocar letras para identificar la recolección que efectuará el equipo. - Acción: Describe el tipo de marcación que se realizará en el equipo pude ser Entrada o Salida. - Motivo: Muestra la relación de motivos almacenados en la BD. - Descripción: Permite ingresar un tipo de información relacionada al equipo. Estas opciones sólo habilitan al elegir la opción Por Intervalo. - Hora INI: Permite ingresar la hora de inicio para permitir registrar marcaciones dependiendo de la letra relacionada. - Hora Fin: Permite ingresar la hora fin para permitir registrar marcaciones dependiendo de la letra relacionada. Clic en botón guardar o en cancelar para no registrar la información. Para editar un equipo: Seleccione la ficha de acuerdo al tipo de conexión. Clic en el botón editar. Entre el modelo del equipo, número de Equipo, descripción, puerto, baudios, para el Sistema, dirección IP, puerta de enlace, número de teléfono. Clic en botón guardar en cancelar para no registrar la información. Para eliminar un equipo: Seleccione la ficha de acuerdo al tipo de conexión. Clic en el botón eliminar. Confirme el cuadro de diálogo. NOTA: No se puede eliminar un equipo si está asignado a un grupo de empleados. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 20/216

21 1.4 Registro de Usuarios a) Hacer clic en el botón de Usuarios representado por el siguiente icono: y se mostrará la siguiente ventana de Mantenimiento de Usuario (Ver Imagen 14). Se presentará la información del usuario creado por defecto. Imagen 14. Las opciones que esta pantalla posee son las siguientes: - Usuario: Donde se ingresa el nombre del usuario. - Perfil: Se selecciona el tipo de perfil creado en la pantalla perfiles, los perfiles pueden ser de 2 tipos (Administrador o Usuario) - Estado: Permite colocar al usuario como activo o inactivo. - Relacionar con Empleado: Este check permite relacionar al usuario con un empleado de la compañía Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 21/216

22 Compañía y Empleado: Permite seleccionar la compañía y el empleado que se relacionará con el usuario - Botón Agregar: Clic en el botón Agregar, y los campos se limpian automáticamente Ingresar en los campos en blanco los datos para la creación del nuevo usuario Clic en el botón Grabar. Nos muestra una pantalla si estamos seguros de ingresar los datos (Ver Imagen 15). Imagen 15. Nos aparece una pantalla para ingresar la clave del usuario que se esta insertando (Ver Imagen 16). Imagen 16 La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Puede visualizar el nuevo registro agregado y utilice los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 22/216

23 - Botón Editar: Clic en el botón Editar Ingresar los datos a modificar Clic en el botón Grabar. Nos muestra una pantalla si estamos seguros de ingresar los datos (Ver Imagen 17). Imagen 17. Si se requiere modificar la clave, se debe dar clic en dicho botón (Ver Imagen 18) y aparecerá una pantalla para ingresar la clave del usuario que se está insertando Imagen Botón Eliminar: Clic en el botón Eliminar Nos muestra una pantalla si estamos seguros de eliminar al usuario (Ver Imagen 19). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 23/216

24 Imagen Botón Salir: Para salir de esta ventana se debe hacer clic en el icono Salir. 1.5 Perfiles Esta opción nos permite la personalización de los perfiles de los usuarios, que se creen para acceso al sistema. Hacer clic en el botón de Perfiles representado por el siguiente icono: mostrará la siguiente ventana en la que podremos personalizar los perfiles de usuarios que vayamos creando. (Ver Imagen 20) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 24/216

25 Imagen 20 Podemos escoger los menús que tendrá acceso el nuevo usuario del Sistema: Sistema, Personal, Consultas, Reporte, Equipos, Tarjeta de Tiempo, Utilitarios. (Mayor información sobre los menús del Sistema con sólo un check. Además de permitir escoger los menús de acceso para el usuario, también es posible escoger los submenús. Para ver los submenús se debe dar Clic en la lista de menús para desplegar los submenús. Por ejemplo: si se quiere el Usuario no tenga acceso al Módulo de Personal ni tampoco a los Reportes por Excepciones. La pantalla se mostrará como la Imagen. (Ver Imagen 21) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 25/216

26 Imagen Auditoria Esta opción nos permite la verificación de los procesos y asegurar confidencialidad y confiabilidad en la información almacenada. una mayor integridad, Hacer clic en el botón de Auditoria representado por el siguiente icono: y se mostrará la siguiente ventana en la cual podremos mediante filtros emitir los reportes de auditoría (Ver Imagen 22). Imagen 22. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 26/216

27 Si seleccionamos el reporte de historial de accesos y damos clic al botón Pantalla se visualizará todos los usuarios que han tenido acceso al sistema (Ver Imagen 23) Imagen 23 Si seleccionamos el reporte de historial de sucesos y damos clic al botón Pantalla se visualizará todos los eventos relacionados al funcionamiento del software (inserciones, eliminaciones, actualizaciones). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 27/216

28 2. Menús del programa 2.1 Menú Principal Las funcionalidades del sistema se encuentran en el menú principal (Ver Imagen 24). Imagen 24. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 28/216

29 2.2 Menú de Acceso Rápido El menú de acceso rápido permite acceder a las funcionalidades más importantes del menú principal, este menú gráfico se encuentra debajo del menú principal (Ver Imagen 25). Imagen 25. Las opciones presentadas en el menú de acceso rápido se detallan a continuación. - Personal: Despliega una pantalla con la información personal y laboral de todos los empleados, además permite realizar el mantenimiento de la información (agregar, modificar y eliminar de los datos). - Horarios: Despliega una ventana con la información referente a los horarios normales almacenados, permite realizar el mantenimiento de la información (agregar, modificar y eliminar de los datos). - Marcaciones: Despliega una ventana con la información de los empleados con sus respectivas marcaciones. Posee potentes opciones de búsqueda, agregar y editar una o varias marcaciones - Procedimientos de Base de Datos: Permite acceder a la opción para el equipo JANTEK al cual se le enviaran, eliminar y guardar los patrones de la base de datos, como son el código de tarjeta y el nombre del empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 29/216

30 - Configuración (Jantek): Permite mostrar los parámetros para configurar en los equipos, como la de inserción, eliminar de códigos de los empleados así también el horario con fecha y horas que el equipo permanecerá activo. - Botón de Reportes: Permite abrir la ventana para crear reportes de la información que el Prezensa almacena según el rubro que se desee, de una manera sofisticada y muy fácil de usar. - Recalcular: Permite acceder a la ventana para recalcular los datos modificados por intervalo de fechas por un cambio en el horario o la política de un empleado o grupo de empleados. - Salir: botón que permite cerrar completamente la aplicación. 3. Módulo de Sistema El menú Sistema permite acceder a las principales pantallas de la aplicación (Ver Imagen 26).y permitir realizar el mantenimiento a la información almacenada en la BD. El detalle de las pantallas contenidas en este menú se encuentra a continuación. Imagen 26. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 30/216

31 3.1 Compañía Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de la(s) compañía(s) con la(s) que el software trabajará. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic al menú Sistema, luego escoger la opción Compañía y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 27. Imagen 27. Agregar una compañía. o o o o o Clic en el botón Agregar. Ingresar toda la información en los campos en blanco. Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 31/216

32 Editar una compañía. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar una compañía. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar una compañía que está en uso actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar una Compañía: Permite realizar una búsqueda de compañía, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con las compañías almacenadas en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 32/216

33 3.2 Área Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de las áreas ó departamentos de cada compañía con la que el software trabajará. Ejm: Sistemas, RRHH, Contabilidad, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Área y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 28. Imagen 28. Agregar un área. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 33/216

34 Nota: Para agregar un área, primero se debe escoger la empresa a la que desee agregar la nueva área. Editar un área. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un área. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un área que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Copiar Áreas: El botón Copiar Áreas permite realizar una copia de las áreas de una compañía a otra compañía (Ver Imagen 29). Podemos utilizar los filtros de búsqueda que se encuentran en la parte inferior en caso que tengamos una gran cantidad de áreas. Se selecciona las áreas que se van a copiar a otra empresa y se asigna las áreas a otra empresa utilizando los botones de desplazamiento, luego de seleccionar las áreas a copiar se da clic al botón Guardar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 34/216

35 Imagen 29. Buscar un área: Permite realizar una búsqueda de área, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con las áreas almacenadas en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. 3.3 Actividad (Cargo) Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de las actividades o cargos de los empelados de la compañía. Ejm: Gerente de Sistemas, Asistente de Gerencia, Operador logístico, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Actividad y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 30. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 35/216

36 Imagen 30. Agregar una actividad. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar una actividad. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 36/216

37 Eliminar una actividad. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar una actividad que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar una actividad: Permite realizar una búsqueda de actividad, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con las actividades almacenadas en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. 3.4 Grupo Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de los grupos de la compañía. Ejm: Contratado, Temporal, Practicante, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Grupo y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 31. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 37/216

38 Imagen 31. Agregar un grupo. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar un grupo. o o o o Clic en el botón Editar Ingresar la información en los campos a ser modificados Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 38/216

39 Eliminar un grupo. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un grupo que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar un grupo: Permite realizar una búsqueda de grupo, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los grupos almacenados en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. 3.5 Política En esta opción permite definir la política (Ver Imagen 32) que va a tener la empresa con sus trabajadores, se pueden definir los parámetros necesarios para que el sistema funcione correctamente. Para ingresar a esta opción dar Clic en la barra de menú Sistema, luego escoja la opción Política. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 39/216

40 Imagen 32. Agregar una política. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar una política. o o o o Clic en el botón Editar Ingresar la información en los campos a ser modificados Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 40/216

41 Eliminar una política. o o o Clic en el botón Eliminar En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un grupo que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aún no se ha pulsado el botón Guardar PARAMETROS A CONFIGURAR EN LAS POLITICAS. - TIEMPO DE TOLERANCIA: En esta pantalla (Ver Imagen 33) se ingresa: o TAE (Tolerancia antes de la entrada).- Determina el tiempo en que se va aplicar tiempo extra antes de la entrada. o TDE (Tolerancia después de la entrada).- Determina el tiempo en que no se va considerar una tardanza o TAS (Tolerancia antes de la salida).- Determina el tiempo que el empleado puede salir antes de su salida laboral o TDS (Tolerancia después de la salida).- Determina el tiempo después de la salida que no se va aplicar tiempo extra. Imagen 33. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 41/216

42 - HORAS EXTRAS (DIAS LABORALES): En esta pantalla se ingresa la información sobre horas extras (Ver Imagen 34). Imagen 34. Ejm: Si un empleado con horario de 09:00 AM 17:00 PM, un día tiene una salida a las 23:00 PM, quiere decir que ha obtenido 6 horas extras. Con los parámetros establecidos en la pantalla (Ver Imagen 35) siguiente el empleado que adquirió 6 horas extras, estas horas extras se dividen en 2 horas extras al 25 % Diurno y las otras 4 horas al 35% Diurno. Imagen 35. Ejm: Si un empleado con horario de 09:00 AM 17:00 PM, un día tiene una salida a las 18:54, quiere decir que ha obtenido 1hora y 54 minutos de extras. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 42/216

43 Con los parámetros establecidos en la pantalla (Ver Imagen 36) que se muestra, esta redondeando esa cantidad de horas extras a 10 minutos, quiere decir que solo se va a considerar al empleado 1 hora y 50 minutos de extras, si el valor hubiera sido 0 minutos hubiera tomado 1 y 54 minutos de extras. NOTA: El redondeo siempre es a favor de la EMPRESA Imagen 36. En esta parte de la configuración se da check en que opción se va a tomar las horas extras (Ver Imagen 37). En esta configuración solo se va a tomar en la salida, quiere decir que si el empleado ingresa 3 horas antes de su entrada el sistema no va a tomar esas horas como extras. Si le quitamos el check Activación del tiempo extra en forma automática, no va a contabilizar horas extras ni en la entrada ni en la salida Imagen 37. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 43/216

44 - HORAS EXTRAS (DIAS NO LABORALES) En esta pantalla (Ver Imagen 38) se configura como un empleado va adquirir sus horas extras en días que no tiene asignado un horario: o Ejm (1): Si un empleado no tiene asignado un horario el día sábado y tiene marcaciones ese día habiendo trabajado 5 horas extras, esas horas extras según el parámetro que se está dando se distribuirá en 2 horas(120 minutos) extras al 25% Diurno y las otras 3 horas extras 35% Diurno. o Ejm (2): Si un empleado no tiene asignado un horario el día domingo y tiene marcaciones ese día habiendo trabajado 7 horas extras, esas horas extras según el parámetro que se está dando van distribuirse en 7 horas extras al doble Si se hubiera asignado un valor en el refrigerio el día sábado, supongamos 60 minutos, ese valor hubiera restado a las 5 horas extras que el empleado adquirió ese día. - Forzar Extra doble al producirse cambio de día Si un empleado con horario de LUNES A VIERNES de 09:00 AM 18:00 PM, tiene una marcación de entrada el día viernes a las 08:58 AM y una marcación de salida el día sábado a las 01:00 AM, por ende adquirió 7 horas extras, pero la hora extra desde las 12:00 AM hasta la 01:00 AM se fuerza mediante esta opción que valga como doble al cambio de día. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 44/216

45 Imagen EXTENSION DE LOS HORARIOS En esta pantalla (Ver Imagen 39) se ingresan las extensiones de los horarios particionados y normales. Las extensiones sirven para determinar tanto en la entrada como en la salida hasta cuanto tiempo tengo para adquirir horas extras, también sirve para dividir en que horario se encuentra una persona cuando realice una marcación. Ejm: Si un empleado con horario de LUNES A VIERNES de 09:00 AM 17:00 PM, tiene una marcación de entrada el día jueves a las 08:58 AM y una marcación de salida el día viernes a las 01:01 AM, según el parámetro establecido en la configuración de la extensión de horarios se está excediendo de los 480 minutos, por ende esta marcación se va a volver la entrada del día siguiente y va a generar una inconsistencia. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 45/216

46 Imagen REFRIGERIOS En esta parte de la configuración si se da check en la primera opción, quiere decir que si el empleado no realiza una marcación de salida y retorno de refrigerio igual se le va a descontar el tiempo de refrigerio asignado (Ver Imagen 40). En la segunda parte sirve en caso que el empleador decida otorgarle una cantidad de minutos del refrigerio al empleado. Ejm: Si el empleado tiene 60 minutos de refrigerio y se asigna 15 minutos en campo de asignar minutos, solo va a considerar como tiempo efectivo de refrigerio 45 minutos Imagen 40. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 46/216

47 - INTERVALOS DE CORTES DIARIOS POR DEFECTO Estas opciones definen la hora en que se realiza un cierre diario de la jornada laboral y permite determinar a partir de qué hora el empleado ha adquirido horas extras diurnas o nocturnas (Ver Imagen 41). Ejm: Un empleado con horario de 09:00 AM 18:00 PM, tiene una entrada el día martes a las 09:02 AM y una salida al día siguiente a las 01:31 AM, según el intervalo de corte diario a las 23:59 PM se realiza el cierre diurno, quiere decir que el empleado hasta las 23:59 ha adquirido horas extras diurnas a partir de las 00:00 el empleado ha adquirido horas extras nocturnas Imagen HORARIO INTELIGENTE En esta parte de la política se configura los parámetros apropiados en la política para que funcionen correctamente con los horarios inteligentes (Ver Imagen 42). En los cuadrados dentro de los círculos se contemplan las tolerancias, antes y después, para las horas de entrada, salida a refrigerio, regreso de refrigerio y salida respectivamente. HE = Hora de entrada SR = Salida de refrigerio RR = Regreso de refrigerio HS = Hora de salida Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 47/216

48 Estas serán las tolerancias para que el horario encuentre en que tipo de horario está ingresando el personal. o Tipo de Armado: Obliga a tener marcas pares, es necesario que el empleado que tenga asignado este tipo de horario realice marcaciones pares entrada, salida y las de refrigerio o Validación de Cruces: La marcación de salida ubica el horario, sirve para que la marcación de salida ubique el horario utilizado por el empleado. o Ejm: Un empleado puede tener un horario inteligente asociado a horarios de 09:00 15:00 y 08:00 16:00, si el empleado tiene una salida a las 15:02 se va asignar la asistencia al primer horario (09:00 15:00), si empleado tiene una salida a las 15:59 se va a asignar la asistencia al segundo horario (08:00 16:00) o Cruces Alternativos: Si existe cruces marca solo el 1er horario, sirve para delimitar que si existe cruces en la hora de entrada, el horario se va armar por la salida del horario. Ejm: Un empleado con un horario inteligente asociado a los horarios de 09:00 13:00 y 09:00 15:00, como ambos horarios tienen la misma hora de entrada la marcación de salida designará el horario que asistió el empleado. Imagen 42 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 48/216

49 - OPCIONES VARIADAS Esta pantalla ofrece opciones extras para la configuración (Ver Imagen 43). o Determina una marcación como fuera de horario: Este parámetro nos permite determinar después de la entrada laboral cuanto tiempo tiene un empleado para realizar su primera marca del día, si el empleado se excede de este valor, el software considerara como inasistencia en ese día para ese empleado o Aumentar el tiempo otorgado en la tolerancia al cálculo de marcaciones generadas: Esta opción nos permite determinar si es que un empleado llega en su tolerancia después de la hora de entrada, definir si se resta o se aumenta ese tiempo en las horas trabajadas. Ejm: Un empleado con horario de 09:00 AM 18:00 PM con tolerancia después de la entrada de 10 minutos, si este o empleado tiene una entrada a las 09:03 AM, por ende esta dentro de su tolerancia, tiene 3 minutos de tolerancia, si la opción esta desactivada al final del día estos 3 minutos se van a descontar de las horas trabajadas diaria, pero si esta activado el check estos tres minutos se van a considerar como trabajados al final de la jornada laboral diaria. o Reducir a la tardanza el tiempo de tolerancia otorgada: Esta opción nos permite determinar si es que un empleado tiene una tardanza, definir si al final del día la tardanza se va a considerar como tal, o la tardanza se va a descontar con la tolerancia que tiene el empleado para llega tarde. Ejm: Un empleado con horario de 09:00 AM 18:00 PM con tolerancia después de la entrada de 10 minutos, si este empleado tiene una entrada a las 09:22 AM, por ende tiene una tardanza de 22 minutos, si el check está activado esa tardanza se va a restar con los 10 minutos de la tolerancia y al final de la jornada laboral solo se le va a descontar 12 minutos de sus horas trabajadas, pero si está desactivada este check la tardanza la va a tomar como tal 22 minutos y este tiempo lo va a reducir de las horas trabajadas diarias del empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 49/216

50 - PRE APROBACIONES Permite considerar u omitir el tiempo que se le asigna de tolerancia de ingreso a la sumatoria de horas laboradas. Imagen CRITERIO DE COMPENSACIONES PARA ACTIVACION AUTOMATICA (imagen 44). Imagen 44. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 50/216

51 ACUMULAR MINUTOS COMPENSABLES Son los criterios definidos para acumular minutos compensables. Antes de la entrada Despues de la salida Dias Feriados Fuera de horarios o Compensar el tiempo antes de la entrada generadas de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione el tiempo antes de la entrada del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. o Compensar el tiempo después de las salidas generadas de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione el tiempo después de la salida del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. o Compensar el tiempo de los días feriados generadas de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione el tiempo de los días feriados del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. o Compensar el tiempo de fuera de horarios generadas de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione el tiempo de tardanza del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. DISMINUIR MINUTOS COMPENSABLES Son los criterios definidos para disminuir minutos compensables. Tardanza generadas Salidas tempranas Faltas o Compensar el tiempo de tardanza generadas de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de tardanza del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 51/216

52 Ejemplo: Si el empleado tiene un acumulado de 200 minutos en su bolsa de extras, y un día llega tarde 20 minutos, este será restado automático de su acumulado dejándole en su bolsa 180 minutos de extras. o Compensar el tiempo de salida temprana generado de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de la salida temprana del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. o Compensar el tiempo de faltas generado de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de la falta del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. NOTA: Las horas extras deben estar sin aprobar. (imagen 45) Imagen 45. o Compensar el tiempo de tardanza generado de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de tardanza del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 52/216

53 o Ejemplo: Si el empleado tiene un acumulado de 200 minutos en su bolsa de extras, y un día llega tarde 20 minutos, este será restado automático de su acumulado dejándole en su bolsa 180 minutos de extras. o Compensar el tiempo de salida temprana generado de las extras obtenidas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de la salida temprana del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. o Ejemplo: Si el empleado tiene un acumulado de 150 minutos en su bolsa de extras, y un día sale temprano 30 minutos, este será restado automático de su acumulado dejándole en su bolsa 120 minutos de extras. CONDICIONES GENERALES Esta opcion configura los intervalos de tiempo a ser considerado para la compensacion. (imagen 46) imagen 46. EQUIVALENCIA DE TIEMPO COMPENSADO TARDANZA Nos permite activar penalidades por tardanzas mensuales, el cual ejecuta la tarea de envio de correo electronico o eliminacion del equipo al sobrepasar la cantidad de eventos mensuales configurados. (imagen 47) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 53/216

54 imagen 47. PLAZO DE APROBACION DE HORAS EXTRAS Se asignara en esta opción el plazo de días que se tendrá para realizar la aprobación de las horas extras realizadas. (imagen 48) imagen 48 CONDICIONES PARA EL DESCUENTO DE HORAS EXTRAS Se ingresara el plazo de días que se tendrá para realizar el descuento por compensación de horas extras realizadas. (imagen 49) imagen 49. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 54/216

55 CONFIGURACION DE HORAS EXTRAS Y HORAS TRABAJADAS Se puede asignadas la cantidad de horas extras a tomarse y que estos al exceder generen una alerta vía correo, además de considerar o no en la bolsa de horas extras. (imagen 50) imagen Tipo de vínculo Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de los vínculos laborales que tienen en la compañía. Ejm: Empleados, Obreros., etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Vínculo y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 51. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 55/216

56 Imagen 51. Agregar un vínculo. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Nota: Para agregar un área, primero se debe escoger la empresa a la que desee agregar la nueva área. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 56/216

57 Editar un vínculo. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un vínculo. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un vínculo laboral que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar un vínculo: Permite realizar una búsqueda de vínculo, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los vínculo almacenados en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 57/216

58 3.7 Sucursal Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de las sucursales laborales que tienen en la compañía. Ejm: Lima, Arequipa, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Sucursal y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 52. Imagen 52. Agregar una sucursal. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 58/216

59 Nota: Para agregar una sucursal, primero se debe escoger la empresa a la que desee agregar la nueva área. Editar una sucursal. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar una sucursal. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar una sucursal que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar una sucursal: Permite realizar una búsqueda de sucursal, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con las sucursales almacenados en la BD. Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 59/216

60 3.8 Gerencia Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de las Gerencias de la compañía. Ejm: Gerencia de Administración, Gerencia Comercial, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Gerencia y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 53. Imagen 53. Agregar una gerencia o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar una gerencia. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 60/216

61 o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar una gerencia. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar una gerencia que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar una gerencia: Permite realizar una búsqueda de gerencia, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con las gerencias almacenadas en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. 3.9 Tipo de Persona Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de los tipos de persona que laboran en la compañía. Ejm: Administrativos, Empleados, Funcionarios, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Tipo de Persona y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 54. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 61/216

62 Imagen 54. Agregar un tipo de persona. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar un tipo de persona. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un tipo de persona. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 62/216

63 Nota: No se puede eliminar un tipo de persona que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. Buscar un tipo de persona: Permite realizar una búsqueda de tipo de persona, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los tipos de persona almacenados en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir Tipo de Documento Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de los tipos de documento. Ejm: DNI, Carné de extranjería, Libreta Militar Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Tipo de Documento y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 55. Imagen 55. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 63/216

64 Agregar un tipo de documento. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar un tipo de documento. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un tipo de documento. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un tipo de documento que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar un tipo de documento: Permite realizar una búsqueda de tipos de documento, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los tipos de documento almacenados en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 64/216

65 Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir Tipo de Marcaciones Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de tipos de marcaciones. Ejm: Normal, Festivo, Vacaciones, Suspensión. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Tipo de Marcaciones y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 56. La información que debe ingresarse en esta pantalla es la siguiente: - Código: Se ingresa el código del tipo de marcación. - Asigna Color: se ingresa el color del tipo de marcación que se visualizara en el tarjetero. - Descripción: Se ingresa la descripción del tipo de marcación. - Abreviatura: Se ingresa la abreviatura del tipo de marcación, la cual va a tener un funcionamiento especial. - Cálculo: Existen 2 tipos de cálculos Si se escoge la primera opción (Mostrar el cálculo registrado) no va a generar ninguna abreviatura en la marcación realizada. Ejm: Si un empleado tiene una marcación normal, la marcación generada no va a mostrar ningún tipo de abreviatura. Si se escoge la segunda opción (Generar el cálculo a partir de la abreviatura) al momento de generar una marca, esta marcación va a generar una abreviatura la cual va a determinar que tipo de marcación se ha realizado. Ejm: Si un empleado tiene una marcación de permiso por hora, la marcación generada, va a mostrar *PXH o Minutos por tipo: Es el valor que va a tomar por defecto el tipo de marcación en caso la marcación no tenga una hora de entrada y salida. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 65/216

66 Imagen 56. Agregar un tipo de marcaciones. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar un tipo de marcaciones. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un tipo de marcaciones. o Clic en el botón Eliminar Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 66/216

67 o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un tipo de marcación que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar un tipo de marcaciones: Permite realizar una búsqueda de tipos de marcaciones, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los tipos de marcaciones almacenados en la BD, Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir Tipo de Motivo Esta pantalla permite realizar el mantenimiento de los tipos de motivo que las marcaciones pueden tener. Ejm: Paro Armado, Fallecimiento Familiar, Huelga, etc. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Tipo de Motivo y aparecerá la siguiente pantalla mostrada en la Imagen 57. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 67/216

68 Imagen 57. Agregar un tipo de motivo. o Clic en el botón Agregar. o Ingresar toda la información en los campos en blanco. o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. o Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 68/216

69 Editar un tipo de motivo. o Clic en el botón Editar o Ingresar la información en los campos a ser modificados o Clic en el botón Guardar. o La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Eliminar un tipo de motivo. o Clic en el botón Eliminar o En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. o La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Nota: No se puede eliminar un tipo de motivo que está utilizándose actualmente. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Buscar un tipo de motivo: Permite realizar una búsqueda de tipos de motivo, esta opción es habilitada por el check Lista. Al activar este check en la parte Inferior del formulario aparecerá una lista con los tipos de motivo almacenados en la BD. Para hacer la búsqueda se escribe el texto a buscar en el campo Buscar por código, si se desea cambiar el criterio de búsqueda se debe hacer clic sobre el encabezado de la lista. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 69/216

70 3.13 Horarios En esta opción del módulo de sistema, nos permite definir la diversidad de horarios que pueda tener una empresa, a continuación se presenta los tipos de horarios que tiene el software. Para ingresar a esta opción se debe dar Clic en el menú Sistema, luego escoger la opción Horario, en el submenú escoja Horarios Normales ó en el Menú de Acceso Rápido clic en el botón Horarios y aparecerá la pantalla mostrada en la Imagen 58. Imagen 58. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 70/216

71 HORARIOS NORMALES Existen tres tipos de horarios: Fijos, Variable y Particionado. Fijos Si escoge Fijos ingrese el rango de días del horario, la hora de entrada y la de salida. Ingrese el rango en el cual el empleado puede tomar refrigerio. Ingresar el valor de Reducción del tiempo que en que se dispone para tomar refrigerio en minutos (por ejemplo 60 minutos). Ingresar los parámetros de cierre diurno y cierre nocturno los cuales deben ser iguales a los de la política (Ver Imagen 59). Imagen 59. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 71/216

72 Variables Para generar un Variable es necesario guardar la descripción del horario antes de ingresar los datos (Ver Imagen 60). Imagen 60. Una vez guardada la información Clic en el botón Horarios Variables. Aparecerá una nueva pantalla (Ver Imagen 61). En la ventana emergente seleccione los días de trabajo y escriba la hora de entrada y salida. Imagen 61. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 72/216

73 La opción copiar permite hacer una copia de los horarios de un día, solo activando los check de los días de la semana según el horario establecido por la empresa para el empleado, una vez ya escogido el horario, Clic en el botón Copiar y verá q los horarios se copiaron para los días que seleccionó. En caso que se le asigne refrigerio al horario dar Clic en el botón refrigerio (Ver Imagen 62). La ventana tiene un cambio en la parte inferior de la misma como puede verse en el grafico siguiente: Imagen 62. Agregar un Refrigerio Clic en el botón agregar. Nota: Para modificar o eliminar un refrigerio utilice los botones Editar o Eliminar. Una vez pulsado el botón agregar aparece una ventana, ingrese los valores que correspondan (Ver Imagen 63). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 73/216

74 Imagen 63. Escriba un rango de horas para tomar el refrigerio. Escriba la duración del refrigerio expresado en minutos (por ejemplo 30 minutos). Si quiere habilitar este refrigerio active la opción Estado. Finalmente da Clic en aceptar. La ventana se cerrara y solo quedará la ventana con titulo Horario Variable. Dentro de esta ventana de Clic en el botón guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Puede visualizar el nuevo campo utilice los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Si escoge el horario es necesario guardar la información antes de entrar los datos. PARTICIONADO Para generar un Particionado es necesario guardar la descripción del horario antes de ingresar los datos (Ver Imagen 64). Imagen 64. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 74/216

75 Una vez guardada la información Clic en el botón Horarios particionado. Aparece la siguiente pantalla: Escriba un rango de horas que durara el horario laboral. Escriba la duración del refrigerio expresado en minutos y una breve descripción.(en caso que el horario partido tenga refrigerio) Se escoge los días a laboral en este horario. Finalmente da Clic en el botón guardar (Ver Imagen 65). Imagen 65. Agregar un horario normal. Clic en el botón Agregar. Escoja el Tipo de Horario: Fijos, Variable o Particionado. Ingresar toda la información en los campos en blanco. Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Para visualizar el nuevo registro se debe utilizar los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Editar un horario normal. Clic en el botón Editar Ingresar la información en los campos a ser modificados Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 75/216

76 Eliminar horario normal. Clic en el botón Eliminar En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. NOTA: No se puede eliminar un horario normal el cual este asignado a un empleado. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir Horarios Rotativos Este tipo de horario va a permitir, generar un horario a partir de los horarios normales los cuales van a estar rotando de acuerdo a la necesidad del usuario que ingrese este tipo de horario Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horarios Rotativos y aparecerá una pantalla como la de la Imagen 66. Imagen 66. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 76/216

77 Agregar un horario rotativo se debe dar clic en el botón nombre del horario. luego de haber ingresado el Se da clic en el botón y se escogen los tipos de horarios normales los cuales van a formar parte del horario rotativo, se ingresa el tiempo de duración del horario luego de escoger uno se da clic al botón. (Ver Imagen 67). Imagen 67. Luego de haber ingresado los horarios normales que van a formar parte del horario rotativo que se está creando se da clic al botón guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Editar un horario rotativo. Clic en el botón Editar. Edite los campos necesarios Clic en el botón Grabar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 77/216

78 Eliminar un horario rotativo. Clic en el botón Eliminar. En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. NOTA: No se puede eliminar un horario rotativo el cual este asignado a un empleado. Cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice este botón. Salir: Para salir de esta ventana pulse el botón Salir Horario inteligente Este tipo de horario permite crear un horario inteligente a partir de los horarios normales fijos Ejm: Un empleado puede tener un horario inteligente con tres tipos de horarios normales fijos, un horario de 9:00 AM 15:00 PM, otro de 17:00 PM 23:00 PM y otro de 01:00 AM 07:00 AM, el empleado puede marcar en cualquiera de estos tres horarios y el software va a determinar en qué horario ha marcado. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horario Inteligente. (Ver Imagen 68) Imagen 68. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 78/216

79 Para Agregar un horario inteligente. Clic en el botón Agregar y nos muestra la siguiente pantalla para agregar el horario inteligente. (Ver Imagen 69) Imagen 69. En esta pantalla nos muestra los horarios normales fijos, los cuales se pueden seleccionar para crear nuestro horario inteligente Se ingresa el código y el nombre de nuestro horario inteligente Luego se selecciona la compañía, el departamento y los empleados, y se da check a los empleados que van a ser seleccionados para este tipo de horario y se da check a los horarios que van a estar incluidos en el horario inteligente Clic en el botón Guardar y la información se ha guardado automáticamente en la base de datos (Ver Imagen 70). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 79/216

80 Imagen 70. Para editar un horario inteligente. Clic en el botón Editar. Edite los campos necesarios Clic en el botón Guardar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Para eliminar un horario inteligente Clic en el botón Eliminar. En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. NOTA: No se puede eliminar un horario inteligente el cual este asignado a empleado. un Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 80/216

81 Horario abierto Este tipo de horario va a permitir a los empleados que cuando hagan su marca entrada y su salida, no importe a qué hora sea solo que deben cumplir con una programación de horas diarias, semanales o mensuales. Ejm: Un empleado tiene que cumplir 48 horas semanales, no importa que hora marque su entrada y su salida, solo debe cumplir con las 48 horas semanales, dichas horas las puede cumplir en 4 días y si sigue acumulando horas que sobrepase a las 48 horas pueden ser consideras como extras. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horario Abierto. (Ver Imagen 71) Imagen 71. Código: Código del horario abierto Nombre: La descripción del horario abierto Duración: La duración del horario (diaria, semanal, mensual o personalizada) Inicio del horario: Es a partir de qué hora puede marcar el empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 81/216

82 D. 25%: Es la cantidad máxima de horas extras que el empleado puede adquirir en este concepto D. 35%: Es la cantidad máxima de horas extras que el empleado puede adquirir en este concepto Horas a acumular por horario: Es la cantidad de horas que el empleado debe cumplir según la duración del horario Para Agregar un horario abierto. Clic en el botón Agregar. Rellene todos los campos en blanco. Clic en el botón Grabar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Puede visualizar el nuevo campo ingresado utilice los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Para editar un horario abierto. Clic en el botón Editar. Edite los campos necesarios Clic en el botón Grabar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Para eliminar un horario abierto. Clic en el botón Eliminar. En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Para cancelar cualquiera de las tareas utilice el botón Cancelar. NOTA: No se puede eliminar un horario abierto que tenga asignado un empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 82/216

83 Horario Programable Generación de Horarios Este tipo de horario va a permitir crear horarios a los empleados de manera programable (temporal) durante unos determinados días: Ejm: Un empleado tiene un horario de L V de 09:00 AM 18:00 PM, pero se le programa que el día lunes a una fecha específica su ingreso sea a las 10:00 AM y su salida a las 17:15 PM, el cambio solo se va a realizar para ese día lunes con esa fecha específica, luego de ese día regresa a su horario normal. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horario Programable y luego escoger la opción Generación de Horarios. (Ver Imagen 72) Imagen 72. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 83/216

84 Escoja la persona a la cual desee agregar un horario temporal, haciendo Clic en los botones de filtrado. Aparece una ventana emergente donde puede seleccionar a la persona. Además dispone de varias opciones de búsqueda o Código persona. o Código mano o Apellidos y nombres o Documento de identidad. (Ver Imagen 73.) Imagen 73. Seleccione la fecha de inicio y fin del horario temporal. Clic en el botón Agregar, y aparece la pantalla siguiente Donde tiene que seleccionar la fecha de inicio, fecha final, hora de entrada y la hora de salida, indicar si el empleado tiene refrigerio, el rango de entrada y salida de este y el tiempo exacto en minutos de duración (por ejemplo 40 minutos) También tiene la opción de copiar los horarios de un día a otro. Grabar los datos. Los datos se deben refrescar automáticamente. Se da clic al botón Salir para volver a la pantalla anterior. (Ver Imagen 74.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 84/216

85 Imagen 74. Si tiene varios empleados a los cuales desea agregar los mismos horarios temporales puede cargar la información de uno y copiarla en los demás. Para realizar este procedimiento siga los siguientes pasos: En la ventana de Horarios Rotativos Seleccionar al empleado que se desea agregar un horario. (Puede utilizar las opciones de búsqueda). Luego Clic en el botón Copiar Horario. Aparece una pantalla, donde se debe dar clic a las personas a insertar horario en caso sean varios los empleados Indique la fecha final y la fecha de inicio. (Ver Imagen 75.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 85/216

86 Imagen 75. Luego nos aparece otra pantalla donde se debe seleccionar a los empleados a los cuales van a ser copiados el horario rotativo Cuando se haya insertado el empleado o los empleados a copiar el horario Clic en el botón Aceptar La información se actualizará automáticamente. NOTA: Repita estos pasos por cada empleado que se quiere copiar un horario temporal. (Ver Imagen 76.) Imagen 76. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 86/216

87 Para editar la registros de un horario rotativo: Seleccione el empleado que posee el horario temporal a editar Seleccione la fila a editar De Clic en el botón Editar. Edite los campos que crea conveniente Guarde los cambios realizados, dando clic en el botón Aceptar La información se actualizará automáticamente. (Ver Imagen 77) Imagen 77. Para eliminar un horario rotativo: Seleccione el empleado que posee el horario rotativo a eliminar Seleccione la fila eliminar. De Clic en el botón Eliminar. Confirmar el cuadro de diálogo La información se actualizará automáticamente. NOTA: Esta opción solo elimina una fila de un horario rotativo, no elimina todas las filas. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 87/216

88 Para eliminar todas las filas de un horario rotativo: Seleccione el empleado que posee el horario rotativo a eliminar De un rango de fechas a eliminar o dar check a todas las fechas según lo crea conveniente De Clic en el botón Eliminar Todos. Confirmar el cuadro de diálogo La información se actualizará automáticamente Generación de días libres masivos Este tipo de horario va a permitir crear descansos rotativos de manera aleatoria. La creación de estos horarios puede ser de manera incremental y de manera decremental. Ej.: Si el empleado tiene su descanso generado de manera decremental el día LUNES 02 de Julio, el siguiente día que descansa es el DOMINGO 15 DE Julio, en este caso trabaja 13 días seguidos. Luego su siguiente descanso es el día SABADO 21 de Julio, luego su siguiente descanso el 21 de Julio así sucesivamente hasta llegar al día LUNES 20 de agosto de ahí trabaja13 días y vuelve a descansar el día 2 de Septiembre. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horario Programable y luego escoger la opción Generación de días libres masivos. (Ver Imagen 78.) Imagen 78. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 88/216

89 Dar clic en el botón Nuevo, Ingresar el código y descripción del horario Escoger el modo en que se va a generar los descansos (Incremental Semanal, Decremental Semanal, Incremental Mensual, Decremental Mensual y Personalizado) Ingresar los Nro. De días que se va a incremental a partir de la modalidad que escojas Ej.: Si se escoge la modalidad Decremental Semanal y se ingresa en el campo Nro. De días 1 quiere decir que va decrementar la semana en un día, quiere decir que si el empleado descansa el día de hoy (jueves) la semana siguiente descansará miércoles Se ingresa el intervalo de fechas en el cual se va a generar los descansos. Se da clic en el botón Nuevo y se visualiza el horario creado. (Ver Imagen 79) Imagen 79. Luego de haber creado el horario se asigna a los empleados o grupos a los cuales se le va a generar los descansos, se da clic en el botón Asignar Aparece la siguiente semana en la cual se va a escoger los empleados o grupos de empleados que se les va a generar estos descansos. Mediante los filtros se escoge a las personas a los cuales se les va asignar sus descansos rotativos. Se da clic en Aceptar y se tiene grabados a los empleados a los cuales se le va asignar estos descansos. (Ver Imagen 80 81) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 89/216

90 Imagen 80. Imagen 81. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 90/216

91 Luego de haber asignado a los empleados los descansos rotativos se da clic en Guardar y se generan los descansos a los empleados asignados. (Ver Imagen 82) Imagen 82. Para visualizar los días que se han generado de descanso a los empleados se ingresa a la opción de barra de menú Sistema y escoja la opción Horarios, en el submenú escoja Horario Programable. Se realiza la búsqueda de la persona a cual se quiere visualizar sus descansos. Buscamos al empleado con código 1005 al cual se le generó descansos. Se visualiza los descansos de manera decremental desde la fecha 02/07/2007 hasta el 30/09/2007. (Ver Imagen 83.) Imagen 83. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 91/216

92 3.14 Configuración Nos va a permitir realizar configuraciones o herramientas especiales para la utilización del software Importar Datos Esta pantalla permite realizar una importación de información desde una hoja de cálculo Excel, SQL, Access, etc. A la base de datos del sistema. Ej.: Se puede importar los registros de Compañía, Área, Cargo, Persona, Biométricos, Etc. Para ingresar a esta opción hacer clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Configuración, en el submenú escoja Importar Datos (Ver Imagen 84). Imagen 84. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 92/216

93 Agregar. Clic en el botón Agregar la cual cargara la siguiente pantalla. (Ver Imagen 85) Imagen 85 Se deberá el tipo de base de datos de donde se desea extraer la data. En caso de SQL se deberá de ingresar el nombre Servidor de Datos. Se deberá de ingresar el nombre de la Base de Datos, en caso de Excel se deberá de rutear el archivo.xls En el caso de SQL se deberá de ingresar en nombre y clave del usuario creado para la conexión a la BD. Tras configurar los parámetros según le corresponda al tipo de base de datos se procederá a dar clic en el botón para mostrar la pantalla para relacionar las tablas y campos para el envió de data al sistema. (Ver Imagen 86) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 93/216

94 Imagen 86 Enlazaremos las tablas que se desean importar dando clic en la casilla Origen y seleccionando la tabla que deseamos relacionar con la de Destino. Para enlazar los campos de la tabla que deseamos importar deberemos dar clic en el siguiente icono ubicado en la columna TRF. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 94/216

95 En la siguiente pantalla enlazaremos los campos de nuestra BD a importar con los campos de la BD del sistema. Para verificar si existen campos sin relacionar deberemos dar clic en el botón donde nos indicara que campos no han sido relacionar. Nota: Dependiendo de la tabla y el tipo de BD, algunos datos no serán necesarios ser relacionados. Tras relacionar todas las tablas y campos que se desea importar, se deberá dar clic en para mostrar la ultima pantalla donde mostrara un detalle de la configuración dada en la tarea de importación y 4 últimas opciones de configuración a aplicarse en la tarea siendo estas opcionales para el usuario.(ver Imagen 87). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 95/216

96 Imagen Inicializa Datos En esta opción nos va a permitir inicializar los datos de la BD, quiere decir realizar una eliminación de toda la información de las tablas del sistema. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Configuración, en el submenú escoja Inicializa Datos. (Ver Imagen 88) Imagen 88. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 96/216

97 Generado de Query En esta opción nos va a permitir realizar: inserciones, actualizaciones y eliminaciones de los registros generados en la BD. Esta opción es utilizada por personal que tiene algún conocimiento de sentencias SQL, debe tener conocimiento de las tablas que maneja la BD y la relación que existen entre ellas. Se le da clic al botón Ejecutar y se realiza el proceso solicitado, en este ejemplo se realiza la actualización del código de de un empleado y en la sentencia siguiente se realiza la eliminación de un empleado Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Configuración, en el submenú escoja Generador de Query. (Ver Imagen 89.) Imagen 89. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 97/216

98 Configuraciones Secundarias En esta pantalla nos va a permitir realizar configuraciones especiales en el software. Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Configuración, en el submenú escoja Configuraciones Secundarias. (Ver Imagen 90) Imagen 90. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 98/216

99 Esta pantalla tiene 4 opciones: Tipo Marcación, horas Extras, Equivalencia, Ver extras. TIPO DE MARCACIÓN Ausentismos: Muestra es listado de las marcaciones que son consideradas como ausentismo. (Ver Imagen 91) Imagen 91. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 99/216

100 Permisos: Muestra es listado de las marcaciones que son consideradas como permisos. (Ver Imagen 92) Imagen 92. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 100/216

101 Compensación: En la pestaña podremos configurar los tipos de marcaciones que serán considerados como compensación (Ver Imagen 93) Imagen 93 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 101/216

102 Horas Extras: Se puede modificar el valor descriptivo de las horas extras por compañía ; Muestra la configuración del Rango mensual para el mes en curso. Permite realizar un cierre en el tarjetero de marcaciones de manera semanal, quincenal, mensual o personalizado (un día en particular). El administrador del software es el único que puede realizar inserciones, ediciones o eliminaciones de las marcaciones. (Ver Imagen 94.) Clic en Aceptar para guardar la configuración Imagen 94. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 102/216

103 Equivalencia: Esta opción permite visualizar las configuraciones de los tipos de marcaciones ya registradas como: los códigos de marcación, los tiempos considerados como tardanza, la configuración del tiempo computarizado. (Ver Imagen 95) Imagen 95. Nuevo: Clic en esta opción para crear un registro nuevo. Editar: Clic en esta opción para modificar un registro. Guardar: Clic en esta opción para almacenar la información de la pantalla actual. Feriado: Muestra el código almacenado en la base de datos para el tipo de marcación feriado. Inasistencia: Muestra el código almacenado en la base de datos para el tipo de marcación inasistencia. Onomástico: Muestra el código almacenado en la base de datos para el tipo de marcación para el onomástico del empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 103/216

104 Equivalencia de tiempo Computarizado- Tardanza: Esta configuración se asocia exclusivamente al reporte llamado descuento por Tardanza de la categoría Tardanzas, este reporte muestra dependiendo del rango de minutos Desde Hasta y el descuento que se ingrese un reporte donde se reducen los minutos por la tardanza presentada para cada empleado en el rango señalado. Ver Extras: En la pestaña ver extras se podrá configurar la forma en que mostraran las cabeceras de las columnas de las horas extras (Ver Imagen 96). Imagen 96. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 104/216

105 Como se muestra en la siguiente imagen, se creó la columna con el nombre TOTAL en se está acumulando las columnas Extras 1(%25 D),Extras 2 (%35 D), Extras 3 (%25 N), Extras 4 (%35 N), Extras 5 (Doble).(Ver Imagen 97) Imagen 97 Proc. Tarjetero: En la pestaña podremos configurar (Ver Imagen 98): Eliminar Marcas: Los privilegios para eliminación de marcaciones tanto de ADMINISTRADOR como de USUARIO. Recalcular Marcas: Los check que cargaran por defecto al realizar un recalculo desde el tarjetero. Reinsertar Marcas: Los check que cargaran por defecto al realzar una reinserción de marcas desde el tarjetero. Adición de columnas en tarjetero: Mediante esta opción ocultaremos o mostraremos en el tarjetero las columnas de Tipo de marcación, Tipo de motivo tanto de entrada como de salida. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 105/216

106 Edición de Marcaciones: Se podrá habilitar o deshabilitar la visualización de Tipo de marcación de salida, Tipo de motivo de entrada y salida en la sección de edición de marcaciones del tarjetero Imagen Correos Para ingresar a esta opción dar clic en la barra de menú Sistema y escoja la opción Configuración, en el submenú escoja Correo y dentro de este la opción Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 106/216

107 Conf. De envíos por eventos En esta pantalla, permite seleccionar los tipos de marcaciones que se enviaran por correo. En esta venta se muestran todos los tipos de marcaciones configuradas en el software. Detalle de valores de la pantalla: Código: Es el código configurado en la pantalla de tipo de marcaciones, este código es único por tipo de marcación. Evento: Descripción de evento a configurar. Código: Código de valor por defecto que aparecerá en la página Web para la configuración del evento. MARC. JUSTIFICACION: Descripción del tipo de justificación que se utilizará por defecto en la página Web. Env. Empelado: Es la cantidad máxima permito de eventos, el cual se tomará como base para realizar los envíos a los empleados. Env. Jefe Nivel 1: Es la cantidad máxima de eventos permitidos al empleado, del cual se tomará como base para enviar los correos a sus jefes configurados como primer nivel. Env. Jefe Nivel 2: Es la cantidad máxima de eventos permitidos al empleado, del cual se tomará como base para enviar los correos a sus jefes configurados como segundo nivel. Eliminar: Es la cantidad de eventos permitidos al empleado, el cual se tomara como base para eliminar a los empleados de los equipos en los cuales se encuentre agregado. Cambio de día: Al tener seleccionada esta opción se enviaran los eventos generados con 1 día de anterioridad. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 107/216

108 Detalle: se configura los valores o datos a ser envidos en el correo. Al presionar doble click en esta columna aparecerá la siguiente pantalla. Opciones de envío para asistencia: son valores que serán enviados en el correo al empleado que a generado el evento. Asunto: Es el asunto con el cual será enviado el correo. Texto del correo: Será la descripción o detalle del correo enviado. Enviar a jefes reporte adjunto del evento: Si la opción esta marcada, se enviara un adjunto con la lista de los empleados que tenga a su cargo. Conf. De datos del correo: Se configura los valores a tomar como referencia para generar el archivo Excel del jefe. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 108/216

109 Evento: se determina si se desea que el evento sea determinado en minutos o por cantidades generadas Conf. Grupo de envió La primera lista de la pantalla, esta contiene a todos los fejes a los cuales se les enviara el correo. Los jefes que cuenten con un x en la columna determinada como nivel son los designados como jefes de 2do nivel, todos los demás serán considerados como jefes de primer nivel. La segunda lista contendrá a todos los empleados los cuales serán supervisados por las personas del segundo nivel. Estos grupos serán tomados como referencia para la administración de la página WEB PREZENSA. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 109/216

110 Envió Manual Con esta opción son se podrá enviar correos de manera manual a las personas que hayan generado el evento seleccionado. Los eventos que pueden ser enviados son: Tardanzas. Inasistencias. Inconsistencias. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 110/216

111 3.15 Feriados En este rubro se va a registrar los feriados que se van a presentar durante el año, los cuales pueden ser determinados por compañía y sucursal. Ej.: Año Nuevo, Navidad, Semana Santa, etc. Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Sistema, luego escoja la opción Feriados. (Ver Imagen 99.) Imagen 99. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 111/216

112 Clic en el botón Agregar Selecciona la compañía y la sucursal a la cual se le va a generar un feriado Seleccione la fecha a considerar como feriado. Rellene los campos ingresando la descripción en blanco. Clic en el botón Grabar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Puede visualizar el nuevo campo utilice los botones de navegación ubicados en la parte inferior central de la ventana. Para editar un feriado. Clic en el botón Editar. Edite la descripción y fecha. Clic en el botón Grabar. La información se ha guardado automáticamente en la base de datos. Para eliminar un feriado. Clic en el botón Eliminar. En el cuadro de dialogo confirme si desea eliminar. La información se ha eliminado automáticamente en la base de datos. Para cancelar cualquiera de las tareas utilice el botón Cancelar. Para hacer una búsqueda de feriado tiene la opción de habilitar el check donde dice Lista. En la parte Inferior del formulario, aparece una lista de los feriados, para hacer más rápida la búsqueda, se habilita el texto para ingresar el código a buscar. IMPORTANTE: Solo se aplica si aun no se ha pulsado el botón Guardar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 112/216

113 4. Módulo Personal 4.1 Registro de Persona En esta opción se realiza el registro de los empleados de la empresa, donde los principales campos a llenar son el código de persona, identificador, empresa, área, cargo, horario, política, grupo, tipo persona y información personal del empleado. Para ingresar a esta opción se dispone de dos métodos: En la barra de menú de Clic en Persona y escoja la Registro de Persona. En la barra de herramientas Clic en el botón Personal. (Ver Imagen 100) En esta opción del menú se tiene la información personal y laboral de los todos los empleados registrados, sus datos personales así como donde se encuentran posicionados en la empresa, permite la opción de asignar al empleado a un área por un determinado tiempo, permite realizar actualizaciones en forma masiva de los registros de los empleados, permite agregar, editar y eliminar registros. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 113/216

114 Imagen 100. Esta ventana se divide en dos fichas: Ficha Datos Laborales donde encontramos toda la información laboral, compañía, sucursal, cargo, horarios. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 114/216

115 Para agregar un nuevo empleado. Seleccione el grupo del nuevo empleado. Clic en el botón Agregar. Seleccione las fichas y rellene los campos que aparecen ahí. Cuando termine Guarde la información utilizando el botón Guardar. La información se actualizará automáticamente. Puede ver los diferentes empleados utilizando los botones de navegación dispuestos en la parte inferior central. Para editar un empleado. Seleccione al empleado. Clic en el botón Editar. Edite los campos que crea necesario. Guarde los cambios haciendo Clic en el botón Guardar. La información se actualizará automáticamente. Puede ver los diferentes empleados utilizando los botones de navegación dispuestos en la parte inferior central. Para eliminar un empleado. Seleccione el empleado. Clic en el botón eliminar. Confirme el cuadro de dialogo La información se actualizará automáticamente. NOTA: Al momento de eliminar un empleado, aparecerá una pantalla donde muestra si se quieren borrar los datos asociados (marcaciones) que el empleado ha realizado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 115/216

116 En caso que el usuario quiera agregarle identificadores al empleado, entiéndase como identificador, al código con el que el empleado va a marcar en el equipo Dar clic en el botón del módulo de registro de persona y aparece una pantalla donde se debe registrar los identificadores que va a tener el empleado. (Ver Imagen 101.) Imagen 101. Dar clic en el botón Rellene los campos que aparecen ahí. Cuando termine Guarde la información utilizando el botón Guardar. La información se actualizará automáticamente. (Ver Imagen 102.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 116/216

117 Imagen 102. Nota: - Para equipos PR80, PR90, FP200 (A, B, C, D) se debe ingresar datos en los campos zona y clave -Para equipos HP y Hand Key no se ingresa ningún dato en los campos zona y clave Los identificadores que tiene el empleado se muestran en la siguiente pantalla, Dando clic en los registros del campo default, se selecciona que identificador va a utilizar el empleado. (Ver Imagen 103.) Imagen 103. Ficha Datos Personal donde está depositada la información personal de nuestro empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 117/216

118 Dentro de la opción Personal en la pestaña Datos Personales se podrá registrar los siguientes datos: (ver Imagen 104) Tipo de documento de identidad. Numero de documento de identidad. Fecha de nacimiento. Estado civil. Dirección Teléfonos Correo electrónico Imagen 104. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 118/216

119 Además en la parte de información biométrica se podrá seleccionar el tipo de equipo HP, FP200 A,B,C, FP200 E,D, VIRDI, TC60 del cual se captara dicha información de esta persona. Para insertar esta información el hardware (huellero) debe encontrarse conectado, hacer check al equipo y hacer clic en el icono del huellero (ver. Imagen 105) Imagen 105 Al seleccionar el icono del huellero se visualizara la ventana de registro de Patrones, donde identificaremos el dispositivo al que estamos conectados y el seleccionar el modo de envió a equipos, además deberá de indicar que dedo será capturado por el huellero, clic en Capturar. (ver imagen 106) Imagen 106. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 119/216

120 El sistema mostrara el siguiente mensaje Coloque su dedo en el dispositivo, luego pulse aceptar darle Aceptar después de colocar su dedo, inmediatamente se mostrara la huella digital del dedo ingresado. (ver Imagen 107) Imagen 107. Después de Aceptar mostrara la siguiente mensaje Se obtuvo el patrón de manera correcta, proceder a guardar Pulsar el botón guardar o capturar en caso no se obtenga una buena imagen de la huella Al guardar el sistema le mostrara el siguiente mensaje Registro de huellas, se realizará la actualización de la huella. Al aceptar nos indicara que el proceso de registro de huellas ha concluido. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 120/216

121 Para verificar que se haya registrado ingresamos a información biométrica se mostrara el patrón de la huella digital. 4.2 Actualizador de Registros Esta opción nos permite realizar una actualización personalizada o masiva de los registros asociados a los empleados Para ingresar a esta opción dar Clic en la barra de menú Persona, luego escoja la opción Actualizador de Registros. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 121/216

122 Para designar a los empleados a los cuales se les va a realizar una actualización de sus datos, se seleccionan los filtros necesarios de búsqueda para ubicar a los empleados a actualizar. Se le da check a los empleados a actualizar su información. Luego dando check se seleccionan las opciones de cambio y los registros que se van actualizar Se da clic al botón Guardar y se realiza la actualización de los registros. (Ver Imagen 108.) Se visualizan los cambios realizados en la opción de Registro de Personal. Imagen 108. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 122/216

123 4.3 Grupos de Persona En esta opción podremos crear grupos en los cuales podemos asignar 2 responsables de grupo y personal a ser tareado por los jefes, esto además servirá para el envió de correos de tardanzas tanto al empleado como un balance a los jefes. (Ver Imagen 109) Imagen 109. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 123/216

124 5. Módulo de Consultas Despliega una pantalla con toda la información de las marcaciones personal y laboral de los todos los empleados registrados, según la opción. 5.1 Marcaciones por Tipo Esta opción nos permite hacer una consulta de las marcaciones según los campos que se seleccione así como la opción u opciones como por ejemplo la tolerancia, tardanzas, salidas tempranas, etc. Se realiza el filtrado de los rubros a mostrar, las personas a visualizar sus registros, el rango de fecha a mostrar. Se da clic al botón Cargar y muestra la consulta Si se desea que la información que se cargue tenga menos campos al momento de mostrar, se da clic en la parte inferior a los campos que no se quieran visualizar en la consulta. Esta información mostrada se puede exportar dando clic al botón Exportar a un archivo.txt o.doc (Ver Imagen 110.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 124/216

125 Imagen Reportes Esta opción permite ver el reporte de los empleados de una forma detallada o resumida, como los reportes de asistencia, empleados, inasistencias, tardanzas, y la forma de cómo presentarlo en compañía, sucursal, área, cargos, código o por nombres, todo esto agrupado y ordenado por filtros. También se podrá visualizar los equipos y los horarios ya ingresados anteriormente, reportes estadísticos, como los más trabajadores, los más puntuales y visualizar en forma grafica y reportes en Excel los cuales son configurados. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 125/216

126 6.1 Reportes Administrativos Para visualizar los reportes del software puede realizarlo de dos formas. En la barra de menús Clic en Reportes / Administrativos. En la barra de Herramientas Clic en el botón Reportes Se muestra una pantalla como la siguiente. En esta pantalla, nos permite visualizar los diferentes reportes según lo que se requiera, así como también filtrarlos por fechas, compañía, área, sucursal cargos, grupo, horarios, estado del empleado (Activo/Inactivo), Estado de Fiscalización del empleado, código y nombre de empleado. Se puede visualizar la gran mayoría de los reporte en forma detallada y resumida a su vez nos permite visualizar las horas trabajadas y extras adquiridas por los trabajadores en minutos o en horas. (Ver Imagen 111.) Este reporte te podrá visualizar la información de: Imagen 111. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 126/216

127 Cada grupo de reportes tiene asociado una subdivisión de reportes que forman el grupo a su vez esta subdivisión puede ser ordenada por filtros (área, fecha, compañía, nivel) En la pantalla siguiente se observa como el grupo de reporte Asistencia tiene una subdivisión de reportes (Asistencia, Asistencia Con Espejo, Asistencia con sobre tiempo, Asistencia con sobre tiempo- Obs., Asistencia Gerencial, Asistencia Totalizada, Historial de Asistencia, etc.) (Ver Imagen 112.), a su vez esta subdivisión esta ordenada por (área, compañía/empleado, empleado). (Ver Imagen 113). Imagen 112. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 127/216

128 Imagen 113. A continuación se muestran los principales reportes con los que cuenta el software. Asistencia En este reporte podemos visualizar las asistencias de los empleados según lo halla agrupado, aquí podemos ver información como la de hora de entrada, hora de salida, tipo de marcaciones, sus horas trabajadas y sus horas extras. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 128/216

129 Asistencia con Sobretiempo En este reporte podemos visualizar las asistencias de los empleados según lo halla agrupado, aquí podemos ver información como la de hora de entrada, hora de salida, compensación, Horas aprobadas, Horas no aprobadas extras, Total comp, Total y Total acumulado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 129/216

130 Asistencia Totalizada En este reporte podemos visualizar las asistencias de los empleados en su totalidad, según se agrupado, aquí podemos ver información como la de hora de entrada, hora de salida, tipo de marcaciones, sus horas trabajadas y sus horas extras. Para visualizar este reporte el empleado debe tener asociado una compañía, área, sucursal, cargo, grupo, tipo persona. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 130/216

131 Eventos En este reporte veremos los diferentes tipos de eventos en el caso el trabajador este programado o se realice las marcaciones según si sea por día festivo, descanso medico, vacaciones. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 131/216

132 Horas Extras En este reporte veremos las marcaciones que se realicen y se contabilicen como horas extras. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 132/216

133 Inasistencias En este reporte veremos las inasistencias que el empleado ha generado durante un intervalo de tiempo. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 133/216

134 Inconsistencias En este reporte se visualizan las inconsistencias que el empleado ha generado en un intervalo de tiempo, como una mala marcación o una marcación realizada en una fecha fuera del rango de los horarios establecidos. Se entiende por inconsistencia cuando un empleado realiza marcaciones impares. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 134/216

135 Informe de Tardanza En este reporte se visualizan las tardanzas generadas por un empleado en un intervalo de tiempo, las cuales son agrupadas por área/fecha, fecha/área grupo/trabajador y trabajador dichas tardanzas se visualizan en horas y minutos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 135/216

136 Registro de Asistencia (H.N) En este reporte nos muestra detalladamente la hora de entrada y salida de un empleado en un día laborable al igual q la hora y entrada al refrigerio en un horario Normal. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 136/216

137 Salidas Tempranas En este reporte muestra las salidas tempranas de los empleados, según los días que queremos visualizar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 137/216

138 Tardanzas En este reporte muestra las tardanzas que un empleado ha generado en un intervalo de días. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 138/216

139 Reporte de Empleados Muestra la información de los empleados de la empresa (activos o inactivos). Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 139/216

140 Reporte Jefe/Tareadores En este reporte podremos visualizar todos los grupos creados, con sus respectivos jefes y subordinados. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 140/216

141 Sin grupo Asignado Aquí se visualizaran los empleados que aun no están asignados a ningún grupo de tareadores. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 141/216

142 Reporte Total Este reporte nos arma un calendario de acuerdo al rango de fechas que se les dé, en el cual nos muestra el horario por día del trabajador, las horas normales trabajadas por el empleado (dentro del horario), y la cantidad de horas extras adquiridas por el trabajador. Este reporte se puede ver de forma detallada ó resumida y en horas ó minutos. Se visualiza el reporte en sus dos formas Resumida y Detallada Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 142/216

143 Reporte Historial de Asistencia. Este reporte nos muestra la hora de ingreso, la hora de salida, el total de horas trabajadas, el total de horas en exceso que tiene le empleado en un intervalo de una semana. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 143/216

144 Reporte de Justificaciones Este reporte nos muestra los diferentes tipos de justificaciones por ausentismo que el empleado ha generado por un intervalo de fechas. 6.2 Reporte de Equipos Para visualizar los reportes de los equipos puede realizarlo de dos formas. En la barra de menús Clic en Reportes / Equipos. En la barra de Herramientas Clic en el botón Reportes (Ver Imagen 114.) Se muestra una pantalla siguiente: Imagen 114. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 144/216

145 Esta opción de reporte es para visualizar los equipos instalados y configurados, se le da el rango de los equipos a elegir, y se aprieta el botón Pantalla que se muestra a continuación. 6.3 Reporte de Horarios Para visualizar los reportes de los horarios dar clic en la barra de menús Clic en Reportes / Horarios. (Ver Imagen 115.) Imagen 115. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 145/216

146 En esta opción para visualizar los reportes de horarios, se marca el tipo de Horario que se quiera visualizar como el Fijo, Variable, Partidos, Programables, también por Rango o por Elección, se aprieta el botón Pantalla que se muestra a continuación. 7. Equipos En esta opción del menú se ingresan los equipos que tiene la compañía, permite realizar la recolección de las marcas de los equipos y otras opciones especiales. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 146/216

147 7.1 Jantek Las opciones de éste menú están orientadas al trabajo con los equipos PR80C, PR90, BR90 y FP 200 (A, B, C y D). Comprenden la recolección de datos al programa, transferencia de la información de los equipos a la base de datos además de la información y administración de los equipos Recolección por Equipo Para recolectar marcas puede realizarlo de dos formas. En la barra de menús Clic en Equipos, submenú Jantek, Clic en Recolección por Equipo En la barra de Herramientas Clic en el botón Rec.Pto.JK Se muestra una pantalla como la siguiente. (Ver Imagen 116.) Imagen 116. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 147/216

148 Dentro de esta ventana usted puede elegir dos formas de recolectar las marcas: De forma continua: El Programa siempre va a estar recibiendo de forma continua datos del equipo con un intervalo programado. En Bloque: El programa va a recolectar las marcas que se envían en un solo bloque. Para iniciar la recolección de marcas debe dar Clic en el botón Coleccionar. Para detenerlo presione la tecla ESC. En la ventana se mostrara las marcas recolectadas Se puede exportar las marcas recolectadas a una hoja de cálculo Excel, dando clic al botón Exportar Procedimiento de Base de Datos Permite eliminar registros de los equipos, transmitir información de la Base de datos al lector, Actualizar la información de la Base de Datos con el lector. Para utilizar esta opción puede utilizar dos métodos: En la barra de menú, Clic en la opción Equipos, Procedimientos de Base de Datos. En la barra de Herramientas Clic en el botón Proc. Jantek Aparece la pantalla siguiente. (Ver Imagen 117.) sub. Menú Jantek, Clic Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 148/216

149 Imagen 117. Escoja dentro la ficha Opciones la más conveniente a sus necesidades. Seleccione los registros a ser evaluados utilizando los botones de desplazamiento que se visualizan en la parte central de la pantalla. Se puede realizar la búsqueda de los empleados a ser evaluados, ingresando el código de persona o el nombre para realizar dicho evento, se puede ordenar a los empleados por código o apellidos en forma ascendente y descendente. Puedes hacer Backups de patrones guardando toda la información en archivo de Texto. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 149/216

150 Filtrado: Esta Herramienta puede filtrar por Compañía, Departamento y Grupo teniendo como resultado los que laboran en ese grupo, departamento o compañía. Clic en el botón Ejecutar para realizar las tareas Configuración de Equipos Para utilizar esta opción puede utilizar dos métodos: En la barra de menú, Clic en la opción Equipos, sub. Menú Jantek, Clic Configuración de equipos. En la barra de Herramientas Clic en el botón Conf. Jantek Aparece una pantalla como la siguiente. (Ver Imagen 118.) Imagen 118. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 150/216

151 Esta opción también nos permite: Ingresar los números de tarjeta de los empleados. Eliminar los números de las tarjetas ya existentes Hacer una consulta sobre el número de la tarjeta si se encuentra activa en el equipo Programar al equipo en un rango de fecha y hora para que este operativo. Programar al equipo el modo de marcado en el equipo Programar zonas horarias en los equipos(la zona de tiempo que el equipo va a permanecer activo) PR-60 Y PR-70 (Recolector proximidad) En esta opción solo se recolectara las marcaciones de equipos PR60 y PR70. En la barra de menús Clic en Equipos, Clic en PR-60 Y PR-70 (Recolector proximidad). Para iniciar la recolección de marcas debe dar Clic en el botón Coleccionar. Para detenerlo presione la tecla ESC. En la ventana se mostrara las marcas recolectadas. (Ver Imagen 119.) Se puede exportar las marcas recolectadas a una hoja de cálculo Excel, dando clic al botón Exportar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 151/216

152 Imagen Recognition Systems Las opciones de éste menú están orientadas al trabajo con los equipos Hand Key II y Hand Punch (1000, 2000, 3000 y 4000). Comprenden la recolección de datos al programa, transferencia de la información de los equipos a la base de datos además de la información y administración de los equipos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 152/216

153 7.2.1 Recolectar Marcaciones Para recolectar marcas puede realizarlo de dos formas. En la barra de menús Clic en Equipos, submenú Recognition Systems, Clic en Recolectar Marcaciones. En la barra de Herramientas Clic en el botón Rec. HP Se muestra la siguiente pantalla. (Ver Imagen 120.) Imagen 120. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 153/216

154 Dentro de esta ventana usted puede elegir dos formas de recolectar las marcas: De forma continua: El Programa siempre va a estar recibiendo de forma continua datos del equipo con un intervalo programado. En Bloque: El programa va a recolectar las marcas que se envían en un solo bloque. Para iniciar la recolección de marcas debe dar Clic en el botón Coleccionar. Para detenerlo presione la tecla ESC. En la ventana se mostrara las marcas recolectadas Procedimiento de Base de Datos Permite eliminar registros de los equipos, transmitir información de la Base de datos al lector, Actualizar la información de la Base de Datos con el lector. Para utilizar esta opción puede utilizar dos métodos: En la barra de menú, Clic en la opción Equipos, sub. Menú Recognition Systems, Clic Procedimientos de Base de Datos. En la barra de Herramientas Clic en el botón Proc. HP Aparece la pantalla siguiente. (Ver Imagen 121.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 154/216

155 Imagen 121. Escoja dentro la ficha Opciones la más conveniente a sus necesidades. Seleccione los registros a ser evaluados utilizando los botones de desplazamiento que se visualizan en la parte central de la pantalla. Se puede realizar la búsqueda de los empleados a ser evaluados, ingresando el código de persona o el nombre para realizar dicho evento, se puede ordenar a los empleados por código o apellidos en forma ascendente y descendente. Puedes Hacer Backups de patrones guardando toda la información en archivo de Texto. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 155/216

156 Filtrado: Esta Herramienta puede filtrar por Compañía, Departamento y Grupo teniendo como resultado los que laboran en ese grupo, departamento o compañía. Clic en el botón Ejecutar para realizar las tareas. 7.3 VIRDI Recolección de equipos Para recolectar las marcaciones generadas desde un equipo Virdi debe ingresar al menú Equipos, Virdi, Recolección de equipos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 156/216

157 Hacer clic en Coleccionar, se podrá obtener el total de las marcaciones coleccionadas además de guardarse en un archivo de extensión.csv al darle check a la opción guardar datos en archivo o exportar al formato Excel con el botón Procedimientos Virdi Esta ventana nos servirá de medio de comunicación entre el equipo y nuestra base de datos, donde se podrá guardar, eliminar o enviar patrones usando los respectivos filtros y opciones de orden. (ver figura 122 ) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 157/216

158 Imagen 122 Guardar Seleccionar el equipo a conectarse Usar el filtrado de tal manera que pueda visualizar el o los empleados con los que se va a trabajar. Dar check en opciones del lector, guardar patrones. Seleccionar a los empleados a los que se guardaran sus patrones en la base de datos, ingresándolos al listado de empleados a ser considerados. Dar check en Detalles de registros. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 158/216

159 Dar clic en Eliminar Seleccionar el equipo a conectarse Usar el filtrado de tal manera que pueda visualizar el o los empleados con los que se va a trabajar. Dar check en opciones del lector, eliminar patrones. Seleccionar a los empleados a los que se eliminaran sus patrones en el equipo, ingresándolos al listado de empleados a ser considerados. Dar check en Detalles de registros. Dar clic en Enviar Seleccionar el equipo a conectarse Usar el filtrado de tal manera que pueda visualizar el o los empleados con los que se va a trabajar. Dar check en opciones del lector, enviar patrones. Seleccionar a los empleados a los que se enviaran sus patrones al equipo, ingresándolos al listado de empleados a ser considerados. Dar check en Detalles de registros. Dar clic en Configuración de Equipos Se activa al configurarlo como modo de recolección del equipo Servidor en la opción otras opciones. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 159/216

160 Esta opción consta de dos pestañas: Configuración de Servidor Se podrá configurar la base de datos a la que se esta conectado. Configuración de Mensajes Virdi Nos permite ingresar un mensaje para validar las siguientes eventualidades Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 160/216

161 7.4 Anviz Recolección Por Equipo En la figura 123 se mostrara el recolector Anviz TC60, aquí se seleccionara el equipo que desee coleccionar, el tipo de colección Continua o En bloque y se dará clic en el botón Coleccionar, aparecerán los datos coleccionados del equipo, asimismo se tiene el botón exportar, para exportar la información a excell. Figura 123 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 161/216

162 7.4.2 Procedimientos TC60 Esta ventana nos servirá de medio de comunicación entre el equipo y nuestra base de datos, donde se podrá guardar, eliminar o enviar patrones usando los respectivos filtros y opciones de orden. (Ver figura 124) Figura Recolección en Línea Permite realizar la recolección de las marcas almacenadas en todos los equipos activos desde el sistema Acceso (Ver Figura 125). Para acceder a esta ventana se puede realizar de dos formas. En la barra de menús Clic en Equipos, Clic en Recolector en Línea. En el menú de acceso directo Clic en el botón Recolector. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 162/216

163 Figura 125. Dentro de las opciones que muestra la pantalla se encuentran las siguientes: Equipos a recolectar: Muestra el listado de equipos configurados y conectados, seleccionar los equipos que desee recolectar marcaciones. Asimismo nos permite seleccionar por colores los eventos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 163/216

164 Al pie de esta ventana encontraremos el siguiente boton listado de equipos conectados si lo tuviese. al hacer clic me mostrara el Total de marcas colectadas: Muestra la cantidad de marcas colectadas. Visualizar errores durante la descarga: Esta opción nos mostrara los errores Envió de correos por persona: De haber algún evento se enviara un correo electrónico a la persona involucrada. Guardar datos en archivo: Hacer check y seleccionar la ruta donde desee guardar la recolección de marcaciones, dará como resultado un archivo.txt. Coleccionar: Después de tener lo anteriormente configurado debe hacer Clic en el botón Coleccionar. 7.6 Recolección en Bolsa Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Equipos, y escoja la opción Recolectar Marcas. (Ver Imagen 126.) Esta opción nos permite luego de haber realizado la recolección de la marcas, realizar la recolección en bolsa la ordena las marcas en caso se hayan hecho en equipos diferentes y luego se visualizan las marcas de los empleados en el tarjetero. Se selecciona hasta que fecha se quieren coleccionar las marcas Se da clic en el botón Coleccionar para realizar la recolección de las marcas que se encuentran. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 164/216

165 Se puede exportar las marcas recolectadas en esta opción dando clic al botón Exportar.. Imagen Equipos por Persona Para utilizar esta opción puede hacerlo de la siguiente manera: En la barra de menú, Clic en la opción Equipos, Clic en Equipos por persona. (Ver Imagen 127.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 165/216

166 Imagen 127. Esta ventana te permite ver que personas tienen acceso a los equipos, puedes realiza un filtrado para ubicar a un determinado grupo de empleados y saber en que equipos tienen acceso Podrás marcar o quitar los accesos a los empleados con solo darle Clic en los check superiores donde dice (Marcar Todos o Quitar Todos) Podrás hacerlo uno por uno con solo darle Clic en las puertas designadas para su ingreso, ya sea en este caso en Vigilancia, entrada de puerto o salida. Una vez de haber dado las siguientes configuraciones, dar Clic en Guardar. 8. Tarjeta de Tiempo Permite la administración mediante una pantalla de todos los empleados con sus respectivas marcaciones, sean válidas o no válidas y reinsertar marcaciones. Ver el recolector en bolsa, desde archivo, actualizar las salidas y entrada y actualizar los eventos. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 166/216

167 8.1 Registro de Marcaciones Para ingresar a esta opción se dispone de dos métodos: En la barra de menú de Clic en Tarjeta de tiempo y escoja la opción: Registro de Marcaciones. Hacer clic en el botón de acceso directo Aparecerá una ventana como se muestra a continuación donde se puede agregar, editar y eliminar marcaciones. Así como una diversidad de funciones tales como Asignación o eliminación de horarios, Aprobación de extras, reinserción, recalculo, asignación de sub grupos, políticas, etc. (Ver Imagen 128.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 167/216

168 Imagen 128. Agregar múltiples marcas Eliminar marcas Aprobar bloque de extras Asigna horario a empleado Administración de sub. Grupo Leyenda Nuevo registro de marcaciones Editar registro de marcación Reinsertar Marcas Recalcular Marcaciones Horario a persona selec. Política Salir Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 168/216

169 8.1.1 Secciones del Tarjetero: 1. Sección de filtro y búsqueda: En la sección de arriba se selecciona los distintos tipos de filtrado de personas que se van a visualizar en la lista inferior de esta sección, también se podrá realizar una búsqueda sea por Código o Nombre de persona en dicha lista. 2. Información de la persona: En esta sección se encuentra los algunos datos de la persona a tarear (Compañía, Nombres y Apellidos, Área, Sub Grupo, DNI, Identificador, Estado y foto). 3. Sección de marcaciones: En esta sección se visualizan las marcaciones que se encuentren en el rango de fechas ingresadas de la persona seleccionada. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 169/216

170 4. Asignación de horarios: En esta sección se podrá asignar horarios Normales (Fijos, Variables o Partidos) o se podrá realizar la asignación de horarios temporales tanto a una sola persona como a un sub-grupo de personal mediante la opción Asignar a Sub-grupo de personal. En el uso de Horario Temporal se podrá asignar también días de descanso y el uso de día sin extensión, Los cambios para esta sección se realizaran dando clic en el botón Asignar horario ubicado en el menú principal. 5. Sección de edición de marcaciones: En esta sección se podrá realizar la modificación de marcaciones así como de extras generadas, se deberá seleccionar previamente la zona en la cual se desea efectuar las modificaciones mediante el check superior de esta sección (edición de marcas / extra generado). Los cambios para esta sección se realizaran dando clic en el botón Grabar ubicado en el menú principal. 6. Horario: Se visualiza el horario y refrigerio del día seleccionado: 7. Sección de reinserción de marcas: A esta opción se accede dando check a la opción Visualizar reinsertar marcaciones ubicado en la sección de Edición de marcaciones, mediante este modo se podrán reinsertar las marcas reales provenientes del equipo que se deseen recuperar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 170/216

171 8.1.2 Sección de Marcaciones: DIA: En esta columna se visualiza el día de la marcación, un día marcado de color celeste indica que se encuentra cerrado y no podrá realizarse modificaciones a este día, un día marcado de color plomo indica un día abierto al cual se le podrán realizar modificaciones. FECHA ENT: Esta columna indica la fecha en la que se realizo la marcación de entrada. N*: Esta columna indica el número de particiones que posee un día, Ej. Si una persona marca refrigerio realizaría 4 marcaciones por lo cual el día tendría 2 líneas. HORARIO: En esta columna muestra el código del horario asignado a ese día, Ej , la letra T delante del código de horario es indicador de un horario Temporal. Ej. T00005 T.MARC: Esta columna indica el código del tipo de marcación realizado, el color rojo indica que en el día se genero minutos extras los cuales son indicados en la columna TOTAL, los colores de los tipos de marcaciones son previamente configurados por el administrador del Prezensa, estos pueden ser visualizados haciendo clic en el botón Leyenda tipos de marcación Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 171/216

172 HORA ENT.: Esta columna indica la hora y minutos en la que se realizo la marcación de entrada. CAL.INI: Esta Columna indica la calificación de la marcación de entrada, se leerá su calificación mediante el botón Leyenda, la cual mostrara las posibles calificaciones ej. Tardanza, entrada temprana, etc. los cuales son mostrados en Código de entrada FECHA.SAL: Esta columna indica la fecha en la que se realizo la marcación de salida. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 172/216

173 HORA.SAL: En esta columna se indica la hora y minutos en la que se realizo la marcación de salida. CAL.FIN: Esta columna indica la calificación de la marcación de salida, se leerá del mismo modo que la de calificación de entrada mediante el botón Códigos de salida su posible calificación., la cual mostrara en la parte *En CAL.INI y CAL.FIN las faltas tardanza y salida temprana serán resaltadas con los colores naranja y amarillo respectivamente, los cuales podrán ser justificados dando doble clic sobre la celda que se desee justificar. MIN.REG: En esta columna se contabilizan los minutos registrados entre la entrada y la salida que se encuentren en el rango de su horario asignado. TOTAL: En esta columna se contabiliza el tiempo extra generado, es el tiempo realizado fuera de su horario asignado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 173/216

174 HE.COMP: En esta columna se encuentra el tiempo de extras a compensar. HE.APRO: En esta columna se encuentra el tiempo de extras aprobadas. HE.NAPRO: En esta columna se encuentra acumulado el tiempo extra generado por día. VALTAR: En esta columna se visualiza el valor de tardanza en el día. REDUC: En esta columna se muestra el valor de salida temprana en el día. SUB.TOT: En esta columna muestra el valor sub total efectuado en el día (HE.APRO VALTAR - REDUC) dependiendo de la configuración de la política del personal. TOT.ACUM: Esta columna muestra el valor acumulado hasta el momento de las extras aprobadas menos las faltas. Dependiendo de la configuración de la política Aprobaciones de extras: Existen 3 modos para aprobaciones de extras, mediante Edición de marcaciones, Aprobación de bloque de extras o mediante la columna HE.NAPRO ubicado en la Sección de marcaciones. 1. Aprobación vía Edición de marcaciones : Para la aprobación de extras generados mediante esta vía se debe dar check en Extra generado y se deberá distribuir los minutos mostrados en Total de Extras en los campos Minutos extras no aprobados, Minutos extras aprobados y Minutos extras a compensar, la suma de estos 3 campos deberá ser la misma que la del valor de Total de Extras, para realizar la aprobación se deberá grabar con el botón. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 174/216

175 2. Aprobación vía Sección de marcaciones : Para aprobar extras mediante esta vía se deberá ir a la columna HE.NAPRO y dar doble clic doble la celda a aprobar las extras. Se mostrara una nueva pantalla en la cual se ingresaran los valores de Extras a compensar y Extras aprobar, se podrá colocar también una observación. 3.Aprobación vía Aprobación de bloque de extras : Para aprobar mediante esta vía se debe dar clic en el botón Aprobación de bloque de extras ubicado en el menú principal del tarjetero el cual mostrara una pantalla en la que se visualizara las extras generadas en los días que se encuentren dentro del rango de fechas visualizadas en el tarjetero. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 175/216

176 Se podrá aprobar un o un grupo de días de extras dando doble clic sobre la columna derecha y seleccionando el o los días a aprobar sus extras Inserción de Marcaciones: Existen 2 modos de inserción de marcaciones, inserción por día e inserción de múltiples marcaciones. 1. Inserción por día: Para realizar la inserción de una marcación por día se deberá dar clic en el botón Nuevo registro de marcación pantalla. el cual mostrara la siguiente Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 176/216

177 Primero se deberá de seleccionar el día al cual se le va a generar la marcación, en la sección de Entrada y Salida se deberá ingresar una hora y se podrá escoger un tipo de marcación y/o un motivo de marcación, también se podrá ingresar una observación para el día de la marcación. 2. Inserción de múltiple marcaciones: A esta vía se accederá median te botón Múltiples Marcas el cual mostrara la siguiente pantalla. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 177/216

178 En la parte superior de esta pantalla se visualiza el código de la persona a la cual se le insertaran las múltiples marcas, a su costado un botón con el cual se podrá seleccionar un grupo de personas a las cuales se les va a generar múltiples marcaciones, Se deberá de seleccionar un rango de fechas en las cuales se va a generar marcaciones en esos días, luego se deberá de ingresar una hora para entrada y una para salida para los días a los cuales se les va a generar las marcas, así mismo un tipo de marcación y/o motivo, como también un texto de observación. 8.2 Recalcular Marcaciones Para ingresar a esta opción se dispone de dos métodos:: En la barra de menú, Clic en la Tarjeta de tiempo, Clic en Recalcular Marcaciones. En la barra de Herramientas Clic en el botón Recalcular Aparece la siguiente pantalla (Ver Imagen 129) Imagen 129. Esta ventana te permite Recalcular Horarios y políticas que se hayan modificado. Una vez ya configurado el nuevo horario o política del empleado se realiza la asignación del empleado a los cuales se le va a realizar un recálcalo de sus marcaciones filtrando por Compañía, Sucursal, Departamento, Grupos. Se Da Clic en Recalcular, y se realiza el recálcalo de las marcaciones. (Ver Imagen 130.) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 178/216

179 Imagen Reinsertar. Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Tarjeta de tiempo, clic en Reinsertar Marcaciones. En esta ventana se observará las marcaciones en el lector, dado que el código con el que marcan en el lector, lo tiene asignado un empleado en software, se podrá escoger mediante un rango de fecha, ya sea todas las fechas o por la fecha actual. (Ver Imagen 131.) Se puede hacer una búsqueda por el código de manos, desde un inicial hasta un final para hacer consultas mas simplificada. También se podrá Insertar Selección de los registros seleccionados al tarjetero para observar sus ingresos. Se puede exportar las marcas visualizadas en esta opción dando clic al botón Exportar. La opción de Depurar Marcas, permite borrar las marcas en un intervalo de fechas que se encuentran en el tarjetero y son reemplazadas por las marcas que se encuentran en esta opción. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 179/216

180 Imagen Importador de Archivo Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Tarjeta de Tiempo, y escoja la opción Importador de Archivo. (Ver Imagen 132.) Esta opción nos permite realizar la recolección de las marcaciones desde un formato.txt (bloc de notas) o.xls (hoja de Excel). Se da clic en el botón, para ubicar la ruta del archivo de texto o el archivo Excel. Se selecciona el tipo de equipo que tiene la empresa (Jantek o Recognitions systems). Se ingresa la cantidad de dígitos que tiene el código de marcación del empleado Se da clic el botón Extraer, para extraer y visualizar previamente las marcaciones que se van a insertar. Y luego se da clic al botón Transmitir, para insertarlas en el software Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 180/216

181 Imagen 132. Si se selecciona importar desde un archivo de texto (.txt) el formato para importar es el siguiente. Los primeros 5 dígitos es el código del equipo Los siguientes 11 dígitos es el código con el que el empleado marca en el equipo Los siguientes 6 dígitos es la fecha de la marcación Los últimos 4 dígitos es la hora que se realizó la marcación Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 181/216

182 Si se selecciona importar desde una hoja de cálculo Excel (.xls) el formato para importar es el siguiente. 8.5 Actualizador de Entradas y Salidas Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Tarjeta de Tiempo, y escoja la opción Actualizador de Entradas y Salidas. (Ver Imagen 133.) Esta ventana permite actualizar las entradas y salidas para uno o más días, poniendo la hora que se desea modificar, se le puede escoger de una o más personas a las que se desea modificar la salida o la entrada Se seleccionan a los empleados que se quiere actualizar sus entradas y salidas utilizando los filtros de compañía, departamento y grupo. Se escoge a las personas a los cuales se va actualizar la entrada y salida. Se selecciona si la fecha a tomar para la actualización si es de entrada o salida Se selecciona el rango de fechas a actualizar Se selecciona la hora fijada a modificar si es de entrada y salida, y se digita la hora a modificar. Se da clic al botón Actualizar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 182/216

183 Imagen Movimiento de Marcas Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Tarjeta de Tiempo, y escoja la opción Movimiento de Marcas. (Ver Imagen 134.) Esta opción permite mover una marca ya realizada y registrada en el sistema de un día a otro y asignársela a otro empleado, se puede hacer de una o de un grupo de personas. Una vez de haber dado las siguientes configuraciones, dar Clic en Grabar Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 183/216

184 Imagen Actualizador de Eventos Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Tarjeta de Tiempo y escoja la opción Actualizador de Eventos. (Ver Imagen 135) Esta opción permite realizar actualizaciones de los eventos (Tipos de Marcaciones) que ha generado por un empleado (Normal, Suspensión, Vacaciones, Descanso Médico, Permiso por hora, etc.) Se selecciona a los empleados a actualizar sus eventos Se selecciona el rango de fechas a actualizar Se selecciona si el evento a actualizar es de entrada o de salida Se escoge el tipo de evento a actualizar y se escoge el evento por el cual va a ser reemplazado Si se da check a la opción Recalcula, el evento que se va a actualizar va a sufrir un recálculo respecto al nuevo evento actualizado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 184/216

185 Si se da check a la opción No Recalcula, simplemente va a realizar la actualización del evento y los cálculos generados en primera instancia no van a sufrir ningún cambio Se da Clic al botón Actualizar Imagen 135. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 185/216

186 9. Procesos Permite la administración mediante de algunos procesos que facilitan el trabajo del usuario. 9.1 PRE aprobaciones Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Procesos, y escoja la opción PRE aprobaciones. (Ver Imagen 136.) Es la opción que en caso que el empleado trabaje adicionalmente a su horario regular con permiso de sobre tiempo ó sin él, existe la posibilidad de autorizar o desautorizar dichas horas trabajadas. Se selecciona el empleado al cual se le va a generar algún tipo de aprobación. Se da clic en el botón Guardar para asignarle la PRE aprobación al empleado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 186/216

187 Imagen 136. Se selecciona el año que se quiere generar un tipo de PRE aprobación. Se selecciona desde que semana de un mes hasta que semana de otro mes se va a realizar la PRE aprobación., Mensual o Semana Personalizada) se pueden escoger las tres primeras opciones si se quisiera. Se ingresa el valor en horas (extras o tardanzas) que se van aprobar sea diario, semanal, mensual o semana personalizada En el ejemplo que se presenta, se va a realizar un PRE aprobación de horas extras y tardanzas de la segunda y tercer semana de febrero en forma diaria y semanal. El empleado solo se le va a considerar 3 horas extras y 5 minutos de tardanza diaria y sólo se le va a considerar 10 horas extras y 30 minutos de tardanzas semanalmente. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 187/216

188 Quiere decir que el empleado puede cumplir en 4 días las 10 horas extras semanales, si se da el caso que el empleado realice 3 horas extras diarias por 3 días y en cuarto día haga 1 hora, las demás horas que genere no las va a considerar como sobre tiempo. Si se quiere visualizar las aprobaciones del empleado. (Ver Imagen 137.) Se selecciona el intervalo de fechas en las cuales se va a visualizar sus aprobaciones ya generadas Se selecciona el tipo de PRE aprobación (Diario, Semanal o Mensual) que se ha generado. Imagen 137. Se da clic en el botón guardar Se selecciona la fecha a modificar la PRE aprobación Se ingresa los valores a ser modificados Se da clic en el botón Guardar Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 188/216

189 Eliminar una PRE-aprobación Se selecciona la fecha a eliminar la PRE aprobación Y se hace clic en el icono con una Aspa roja 9.2 Generador de Marcaciones Para ingresar a esta opción de Clic en la barra de menú Procesos y escoja la opción Generador de Marcaciones. (Ver Imagen 138.) Imagen 138. Esta opción nos permite generar feriados, inasistencias y onomásticos previamente configurados en la opción de configuraciones secundarias y tipo de marcación. (Ver Imagen ) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 189/216

190 Imagen 139. Imagen 140. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 190/216

191 Se selecciona el rango de fechas y a los empleados a los cuales se le va a generar feriados, inasistencias o onomástico solo va a generar marcaciones de feriados los días que han sido asignado como feriados en el mantenimiento de feriados, solo va a generar onomásticos el día y mes que coincida con la fecha de nacimiento del empleado, solo va a generar inasistencias los días que el sistema detecte que el empleado no ha realizado marcación dentro de su horario de trabajo El valor predeterminado, determina cuantos minutos por defecto tiene la marcación a ser generada, se puede modificar dicho valor si el usuario lo cree conveniente. Se da clic en el botón Generar. (Ver Imagen 141). Imagen 141. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 191/216

192 9.3 Configuración de cierre La configuración de cierre nos permite bloquear información generada en un rango de fechas, teniendo en cuenta además la compañía y el tipo de personal para el filtrado, esto permitirá que otro usuario que no sea administrador del sistema realice modificaciones a la información bloqueada. (Ver Imagen 142) Imagen 142 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 192/216

193 El bloquear fechas se realizara de dos formas: o o Haciendo docle clic en la(s) fecha(s). Seleccionando el o las fechas y dandole clic al boton Bloquear El desbloquear fechas se realizara de dos formas: o o Haciendo docle clic en la(s) fecha(s). Seleccionando el o las fechas y dandole clic al boton Desbloquear. 9.4 Vacaciones Esta opción permite registrar el rango de días asignados como vacaciones de un trabajador, para ello cuenta con opciones de carga unitaria o masiva. Previo a su configuración hay que tener en cuenta que se deberá de asignar al trabajador los días que por políticas se le asignara como vacaciones: Para ello se ingresar: Al menú de acceso Personal o a la pestaña Personal Registro de Personal Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 193/216

194 Ingresar a la pestaña Datos Personales En el campo Vacaciones, establecer la cantidad de días que se tomara como vacaciones para ese periodo. Guardar los cambios realizados. (Ver Imagen 143) Imagen PERIODO DE VACACIONES: Se requiere determinar el periodo de tiempo al cual estarán sujetas las vacaciones. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 194/216

195 Ingresar a la pestaña Procesos Vacaciones Periodo de Vacaciones (Ver Imagen 144) Imagen 144 Para agregar un nuevo periodo de vacaciones: Clic en el botón Agregar, y los campos se limpian automáticamente. Ingresar en los campos en blanco como son código, descripción, y establecer el periodo de vacaciones. Clic en el botón Grabar. Para editar un periodo de vacaciones: Posicionarse sobre el registro que se desea editar Clic en el botón Editar Ingresar los datos a modificar Clic en el botón Grabar. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 195/216

196 Para eliminar un periodo de vacaciones: Posicionarse sobre el registro que se desea eliminar. Clic en el botón Eliminar Nos muestra una pantalla si estamos seguros de eliminar al usuario. Aceptar o Cancelar de acuerdo a lo requerido Clic en el botón Grabar. Para cancelar: Para interrumpir cualquiera de las tareas utilice el botón Cancelar PROGRAMACIÓN DE VACACIONES Al establecer el periodo de vacaciones se procederá con la programación de las mismas. Ingresar a la pestaña Procesos Vacaciones Programación de Vacaciones Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 196/216

197 Ingresar los datos del trabajador al cual se le programara las vacaciones: (Ver imagen 138) Imagen 145 Para el caso de Selección Múltiple: Si se requiere programar vacaciones masivamente se utilizara la opción selección múltiple. como se muestra a continuación: (Ver Imagen 146) En la cual se filtrara por determinados campos Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 197/216

198 Imagen 146 Ingresar las especificaciones de vacaciones: (Ver Imagen 147) Imagen 147 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 198/216

199 Seleccionar el periodo, previamente generado. Establecer la fecha. Para ello hacer clic en el botón DETALLE, mostrara el calendario y seleccionar la fecha de las vacaciones (arrastrar el mouse seleccionando las fechas deseada). El llenado de las marcas se realiza automáticamente al seleccionar los días de las vacaciones en el calendario, se procede a guardar y en el panel muestra dichas fechas. Para el ejemplo se tomó desde el 01/02/2012 al 15/02/2011. Se requiere definir el estado que aplicara para las marcaciones, este puede ser: Aprobado: estado que indica que las fechas de las vacaciones se encuentran aprobadas. Pendiente: estado que indica que las fechas de las vacaciones se encuentran seleccionadas pero aún están pendientes de ser aprobadas. Para insertar marcaciones: (Ver imagen 148) Seleccionar el rango de fecha para el periodo de vacaciones Seleccionar el estado: Aprobado Hacer clic en el botón insertar Clic en el botón Grabar, caso con contrario presionar el boton Salir Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 199/216

200 Imagen 148 Para eliminar marcaciones: Si se desea eliminar una marcación a la vez. Posicionarse sobre la marcación y hacer doble clic para seleccionarla Hacer clic en el botón eliminar. Hacer clic en el botón Grabar. Mostrará el siguiente mensaje: Proceso concluido satisfactoriamente o caso contrario presionar el botón Salir. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 200/216

201 Si se desea eliminar todas las marcaciones a la vez. Activar la opción Seleccionar todo. Hacer clic en el botón eliminar. Hacer clic en el botón Grabar. Mostrará el siguiente mensaje: Proceso concluido satisfactoriamente o caso contrario presionar el botón Salir. (Ver Imagen 149) Imagen149 Si se presenta error al programar las vacaciones, el software nos mostrara un log detallando el motivo del evento suscitado. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 201/216

202 Para el ejemplo: la persona cuenta con 30 días de vacaciones, se estableció los primero 15 días de Febrero a su vez de manera errónea se ha seleccionado el mes de Marzo (30 días). Esta persona excedió su periodo vacacional, por ello el sistema muestra el siguiente mensaje. Al presionar el botón Aceptar, muestra el log indicando el evento ocurrido. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 202/216

203 Nota: 1- si se genera una marcación esta genera minutos laborados dependiendo si el tipo de marcación vacaciones lo tuviera configurado (para el ejemplo: las vacaciones al ser pagadas deben estar configuradas para 8 horas 480 minutos registrados como se muestra en el caso). 2- Si se genera una segunda línea después de vacaciones, esta es considerada como OSC y calcula sus minutos como horas extras dobles. 9.5 Compensaciones El proceso de compensación sirve para acumular las horas y/o minutos de las diversas eventualidades generadas como descuento para que luego estas sean descontadas del acumulado de horas extras, estas eventualidades pueden ser tardanzas, salidas tempranas e inasistencias, la aplicación permite manejar este proceso de forma automática o manual, configurando los parámetros necesarios acorde a la política de la empresa y el tipo de persona que se maneje, a continuación se brindara un breve resumen de su funcionamiento: Configuración de las compensaciones en la política: Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 203/216

204 Al menú Sistema - Política Se procederá a registrar la configuración para compensaciones en la siguiente ventana : (Ver Imagen 150) Imagen 150 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 204/216

205 Detalle de los Items que participan en su configuración: ACUMULAR MINUTOS COMPENSABLES Son los criterios definidos para acumular minutos compensables. Antes de la entrada Despues de la salida Dias Feriados Fuera de horarios Antes de la entrada: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione los minutos generados antes de la entrada al acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Después de la salida: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione los minutos generados después de la salida al acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Días feriados: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione los minutos de los días feriados al acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Fuera de horarios: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente adicione los minutos del tiempo fuera de horario al acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. DISMINUIR MINUTOS COMPENSABLES Son los criterios definidos para disminuir minutos compensables. Tardanza generadas Salidas temprana Faltas Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 205/216

206 Tardanza generada: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de tardanza del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Salidas tempranas: Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de la salida temprana del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. Falta (Inasistencia): Esta opción permitirá que el sistema automáticamente reste el tiempo de la falta del acumulado de horas extras obtenidas por el empleado. CONDICIONES GENERALES Esta opción configura los intervalos de tiempo a ser considerado para la compensación. Tipo de Intervalo: en esta opción se configura el intervalo a ser considerado para la acumulación de compensaciones, esta puede ser mensual o diaria. Si no se desea utilizar esta opción se deberá seleccionar tipo de intervalo Ninguno. Intervalo acumulado en meses / días: con esta opción se determinara por cuánto tiempo se acumulara las extras para que sean compensadas. Inicio de Intervalo: indica a partir de que día o mes empezara a compensar las horas extras, dependerá del tipo de intervalo que se escoja. (Ver Imagen 151) NOTA: Las horas extras deben estar sin aprobar para las compensaciones automaticas, como se aprecia en la imagen. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 206/216

207 Imagen 151 Para ver el detalle de las compensaciones generadas a partir de las descargas y parametros aplicados, ingresar a Procesos Compensaciones. Se mostrara la pantalla Administración de compensaciones, en ella se debe seleccionar los dias en los cuales se realizaron las marcaciones asi como completar los campos del filtrado requeridos. Presionar el boton Refrescar. Se visualizara los minutos compensado y los minutos compensables. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 207/216

208 EJEMPLO FUNCIONAL Ingresar a Tarjeta de Tiempo Registro de Marcaciones. (Acceso Rapido en el menu Marcaciones ) Se generara una nueva marcación, para ello se ingresa a Tarjeta de Tiempo - Registro de Marcaciones. Seleccionamos el empleado. Generamos una nueva marcacion, presionamos el boton Nuevo Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 208/216

209 Para el ejemplo: Horario del empleado : 07:00 19:00 Politica: Se va regir a la configuración anteriormente realizada. Creamos marcaciones para realizar la compensación. Para el ejemplo: Primera, Segunda, Tercera, Cuarta, 2 de Enero de 06:00 AM a 20:00 AM 3 de Enero de 07:00 AM a 19:00 AM 4 de Enero de 05:00 AM a 22:00 AM 5 de Enero de 05:00 AM a 13:00 AM Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 209/216

210 Tomar en cuenta que las Salidas Tempranas no se pueden ver en linea, ya que se configura en el Agente. Es por que si el agente está en línea siempre que descargue una marcación realizara el cálculo de la compensación. Por ejemplo cuando el empleado se retira almorzar, el sistema va a tomar como su salida al refrigerio como una salida temprana, y la compensaría, pero esto esta mal puesto que después vas a regresar, es por eso que este tipo de compensaciones se hace por tareas. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 210/216

211 Procesos Compensaciones Administracion de Compensaciones En ella se debe seleccionar los dias en los cuales se realizaron las marcaciones, de igual manera completar los campos del filtrado requeridos. Se visualizara los minutos compensado y los minutos compensables. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 211/216

212 9.6 Importar marcaciones Mediante esta opción se importara marcaciones desde un formato excell los que podremos seleccionar para insertar las marcaciones con eventos indicando fecha y hora de inicio y fin. (Ver Imagen 152) 10. Utilitarios Imagen 152 Permite generar una copia de respaldo de la BD, realizar una importación de las marcas en un archivo txt. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 212/216

213 10.1 Actualiza valores de configuración Actualizar los valores o licencias de los equipos HP (Hand Punch) 10.2 Testeo de Fotografías al Personal Verifica la carpeta que esta ruteada en la opción de configuración si alguna foto no tiene código o este bajo el nivel de calidad de la foto. 11. Módulo Ayuda Este menú permite acceder a las diferentes opciones de ayuda del sistema. Las opciones que brinda esta pantalla son las siguientes: 11.1 Contenido: Permite acceder al archivo de ayuda del sistema. Acceso a la ayuda del Sistema Asistencia Acerca de..: Aparece la información del Sistema. (Ver Imagen 153) Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 213/216

214 Imagen Cambiar de Usuario Esta opción permite cambiar de usuario ingresando el nombre y la clave. (Ver Imagen 147) Imagen 154 Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 214/216

215 11.4 Registro del Sistema En esta pantalla se ingresa el registro de la compañía, número de serie del sistema y el sistema que tiene acceso por la licencia obtenida. (Ver Imagen 148) Imagen Cambio de contraseña Para cambiar la contraseña del usuario en sesión se dará clic y al visualizarse la siguiente ventana (imagen) se ingresara la contraseña actual y se dará clic en Claves. Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 215/216

216 Una vez realizado el sistema mostrara la ventana (imagen ) donde ingresaremos la nueva clave el cual nos pedira reingresarlo para confirmar Salir Esta opción permite cerrar el modulo de Asistencia y dirigirnos a la pantalla Prezensa. principal del Sistema Prezensa Asistencia 2.4 Pág. 216/216