INSTRUMENTOS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

Transcripción

1 1 INSTRUMENTOS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

2 MODELO DE MEJORA CONTINUA 2 DEFINAN EL SISTEMA ASESOREN LA SITUACIÓN CORRIENTE ANALICEN LAS CAUSAS PLANIFIQUEN MEJORA CONTINUA ESTANDARICEN LAS MEJORAS ACT (Actualizar) PLAN (Planear) CHECK (Verificar) DO (Ejecutar) PRUEBEN LAS MEJORAS ESTUDIEN LOS RESULTADOS

3 3 LAS HERRAMIENTAS... SEPARACIÓN ENTRE CREATIVIDAD Y ANÁLISIS DIAGRAMA DE FLUJO LLUVIA DE IDEAS GRUPOS DE AFINIDAD MATRIZ DE DECISIONES GRUPO NOMINAL (MULTIVOTO) DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

4 4 DIAGRAMA DE FLUJO PROPÓSITO: ENSEÑAN VISUALMENTE LAS ETAPAS DE UN PROCESO Y SUS INTERRELACIONES

5 5 DIAGRAMAS DE FLUJO MUESTRAN: DÓNDE COMIENZA EL PROCESO TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN TODAS LAS DECISIONES QUE SE HACEN TIEMPOS DE ESPERA CUÁLES SON LOS RESULTADOS DÓNDE TERMINA EL PROCESO

6 CONSTRUCCIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO 6 IDENTIFIQUE "LO QUE ES", NO LO QUE ES IDEAL. DESCRIBA LA MANERA EN LA CUAL EL PROCESO FUNCIONA USE TACTO Y CORTESÍA DURANTE EL PROCESO. ENFOQUE EN EL PROCESO, NO EN PERSONAS HABLE A PERSONAL FUERA DEL EQUIPO PARA INVESTIGAR ACTIVIDADES Y PROCESOS ESCONDIDOS

7 SÍMBOLOS USADOS EN DIAGRAMAS DE FLUJO 7 INPUT/OUTPUT ACTIVIDAD TAREA PRINCIPIO Y FIN DEL PROCESO TAREA EN EL PROCESO DECISIÓN? NO SI DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS ESPERA MOMENTOS DE ESPERA DOCUMENTO DOCUMENTOS E INFORMES PRÓXIMA PÁGINA VAYA A LA PRÓXIMA PÁGINA

8 8 LLUVIA DE IDEAS TÉCNICA QUE GENERA IDEAS SE BUSCA CANTIDAD NO CALIDAD NO SE EVALUAN LAS IDEAS TIPOS: - LIBRE ROTACIÓN - POR TURNO - POR PAPEL

9 9 REGLAS PARA LA LLUVIA DE IDEAS (por turno) ESTABLECER CLARAMENTE EL PROPÓSITO ESTABLECER EL TURNO O SECUENCIA PRESENTAR UNA IDEA A LA VEZ NO EVALUAR NI CRITICAR IDEAS EMITIDAS DECIR PASO SI NO PUEDE CONTRIBUIR REGISTRAR (EN UN LUGAR VISIBLE) TODAS LAS IDEAS

10 10 GRUPOS DE AFINIDAD ORGANIZA LAS IDEAS POR GRUPOS NATURALES AYUDA A ENCONTRAR CONEXIONES ENTRE LAS IDEAS SOBREPASA LA PARÁLISIS DEL EQUIPO CUANDO FALTA CONSENSO

11 11 TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL (MULTIVOTO) PERMITE REDUCIR EL NÚMERO DE IDEAS A SER SELECCIONADAS PRODUCE RÁPIDAMENTE CIERTO SENTIDO DE CONSENSO ELIMINA LA SOBRE IDENTIFICACIÓN DE INDIVIDUOUS CON SUS IDEAS

12 12 EJERCICIO: CARACTERISTICAS DE UN BUEN EQUIPO CARACTERISTICAS NUMERO PRIORIDAD ORDEN DE VOTOS A EFICIENTE III IIII 4 5 B LOS MIEMBROS CONTENTOS I C BUENAS RECOMENDACIONES IIIII II II 6 4 D POCOS AUSENTES E POCO CONFLICTO II F PUNTUALES IIIIII I I I I 10 3 G REUNIONES CORTAS IIII II III III 15 2 H PARTICIPACION DE TODOS IIIIIIII IIIIII III I 25 1 I BUEN CAFE Y PASTAS I

13 ANÁLISIS DE CAUSAS 13 PROPÓSITO: IDENTIFICAR LAS POSIBLES CAUSAS OBJETIVOS: IDENTIFICAR CAUSAS/FACTORES QUE INCIDEN EN EL TEMA DIFERENCIAR LAS CAUSAS DE LOS SÍNTOMAS TÉCNICAS: LLUVIA DE IDEAS DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

14 ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO (ISHIKAWA O ESQUELETO DE PESCADO) 14 A TRAVÉS DE ESTE TIPO DE DIAGRAMA: PRESENTACION VISUAL DE CAUSAS DESARROLLO "EN COMÚN" IDENTIFICAN INCIDENTES DESCONOCIDOS

15 ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO 15 DEFINIR CLARAMENTE EL EFECTO O PROBLEMA A CONSIDERAR IDENTIFICAR LOS SÍNTOMAS USANDO LLUVIA DE IDEAS REDUCIR LA LISTA DE SÍNTOMAS CREAR LAS ESPINAS DEL PESCADO AGRUPANDO LAS IDEAS (AFINIDAD)

16 ANÁLISIS DE CAUSA EFECTO 16 PREGUNTAR EL PORQUÉ DE CADA SÍNTOMA (Y DESPUÉS DE CADA CAUSA) AÑADIR AL DIAGRAMA LAS CAUSAS IDENTIFICAR LAS CAUSAS MAS PROFUNDAS (NORMALMENTE LAS QUE SE REPITEN) ESTABLECER PRIORIDADES Y ELEGIR LAS CAUSAS RAICES COMPROBAR CON DATOS LA SELECCIÓN

17 DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO 17 PERSONAS MÁQUINAS CAUSA EFECTO MÉTODOS MATERIALES

18 MIEMBROS DIAGRAMA DE CAUSA/EFECTO 18 BAJA PARTICIPACIÓN TEMOR FALTA DE CLIARIDAD DE LA MISIÓN ENCARGO AMBIGUO LÍDER DOMINA LAS REUNIONES FACILITADOR NO INFLUYE LÍDER NO FORMADO FALTA DE FACILITADOR FACILITADOR NO FORMADO FALTA DE ÁNIMO / AUSENTISMO NO DUEÑO DE PROCESO MAS DE OCHO MIEMBROS MALA COMPOSICIÓN DEL EQUIPO REUNIONES COMIENZAN TARDE REUNIONES TERMINAN TARDE REUNIONES NO PERIÓDICAS FALTA DEL ORDEN DEL DÍA NO EVALUAN LAS REUNIONES REUNIONES DESORGANIZADAS FALTA DE CÓDIGO DE CONDUCTA DESCONOCEN LAS EXPECTATIVAS ENCARGO AMBIGUO APOYO DEL PROMOTOR NO ES CLARO PROMOTOR NO FORMADO VIENEN A LA REUNIONES MAL PREPARADOS NO TIENEN TIEMPO APOYO DEL PROMOTOR NO ES CLARO PROMOTOR NO FORMADO NO HAY COMPROMISO NO RESPETAN AL LÍDER LÍDER NO FORMADO ETAPA DEL EQUIPO LAS ACTAS NO PREPARADAS PUNTUALMENTE NO SE PREPARAN LAS ACTAS EN 48 HRS. FALTA DE CÓDIGO DE CONDUCTA REUNIONES DURAN MUCHO EL EQUIPO NO FUNCIONA BIEN DENASIADAS INTERRUPCIONES FALTA DE CÓDIGO DE CONDUCTA LOGÍSTICA DIFICULTADES PARA CONSEGUIR CONSENSO FACILITADOR NO INFLUYE FALTA DE FACILITADOR FACILITADOR NO FORMADO