GESTIÓN Y ATENCIÓN EN CONSULTA EXTERNA

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1 HOSPITAL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE Nit MAPA DE PROCESOS CONSULTA EXTERNA TIPO DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS INGRESO Y VALORACION DEL PACIENTE EN CONSULTA EXTERNA HOSPITALIZACION DE PACIENTES POR CONSULTA EXTERNA MISIONAL GESTIÓN Y ATENCIÓN EN CONSULTA EXTERNA ATENCION EN CONSULTA EXTERNA PROGRAMACION Y LEGALIZACION DE PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS JORNADA DE ESPECIALISTAS INSTITUCIONALES Y EXTRAMURALES ATENCIÓN DEL PACIENTE POR ENFERMERIA. 1

2 Ingreso y valoración del paciente por consulta externa 1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA AREA: Consulta Externa ESTADO DOCUMENTAL NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa VIGENTE VALIDO 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Equipo de cómputo e insumos de oficina, telefóno, papelería. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS 5.1. Estadística: Apertura de Historia Clínica 6. DEFINICIONES 7. CONTROL DEL DOCUMENTO APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud 2. OBJETIVO Brindar información al usuario para la atención de su necesidad en salud mediante la consulta especializada. 4. ALCANCE Inicia: En el momento que el usuario solicita la cita. Termina: Con la atención del paciente y entrega de nuevas ordenes por parte del médico especialista. ORDEN MÉDICA: Es el documento donde se refleja el tratamiento farmacológico prescrito por el médico. HISTORIA CLÍNICA: Documento legal, privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención E.P.S: Es la Entidad Promotora de Salud que le brinda a los usuarios afiliados los servicios contemplados en el sistema de seguridad social. SITIO calidad TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA calidad ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.1. Solicitar orden médica y verificar autorización INICIO Solicitar ordenes Verificando que el usuario tenga su En el momento en que el usuario solicita de respectiva orden médica y que esté forma personal la cita médica. autorizada por la respectiva aseguradora Verificar si el paciente esta creado en el sistema. NO Paciente creado en el sistema? SI Si no existe el paciente en el sistema, se debe crear en el software de la institución, posterior a la solicitud de apertura de historia clínica en estadística. Si el paciente esta creado en el sistema, ingresando al software el número del documento de identidad del paciente o nombre del usuario y actualizando los datos correspondientes. Cuando el paciente le entrega los documentos 8.3 Crear paciente en sistema. Crear paciente Ingresando al software los datos del paciente para generarlo en el sistema o actualizando sus datos básicos (dirección, teléfono, aseguradora, acompañante, grupo étnico). Cuando el paciente ya cuente con Historia clínica digital. Registro o actualización de datos en el software. 8.4 Asignar cita al usuario Asignar cita personalizada o por vía telefónica. Si la solicitud de la cita es de forma personalizada ingresando con el código del especialista, se realiza apertura de agenda y se le informa al usuario las fechas posibles de cita y se asigna la que el usuario elija. Se entrega el formato de asignación de cita. Cuando se ingresa al módulo de citas y se verifica la especialidad de la cita. Formato de asignación de cita Página 2

3 Ingreso y valoración del paciente por consulta externa 8.4 Asignar cita al usuario Si la cita es solicitada por vía telefónica se debe actualizar los datos en el sistema o crear al paciente. Igualmente se le pregunta si la orden ya esta autorizada y se asigna la cita. Se le dice al usuario la fecha en la que tiene que cumplir su cita. Cuando el usuario solicita una cita con especialista por vía telefónica. Asignacion de cita telefónicamente. 8.5 Realizar preconsulta médica. Formato de preconsulta diligenciado.. Auxiliar de enfermería Recibiendo la factura de la consulta, se realiza la preconsulta médica donde se toman signos vitales y se pesan los pacientes, esta preconsulta se le entrega al médico para la atención. Al paciente se le asigna un numero de atención que depende del orden de llegada. Cuando el paciente a facturado su cita asignada. Formato de preconsulta diligenciado. 8.6 Realizar consulta médica Realizar de consulta, generacion de órdenes médicas. Médico especialista. Atendiendo al paciente en el consultorio correspondiente llamando en el orden de las historias clinicas que indican el orden de llegada, diligenciando la historia clinica en el software institucional y entregando las formulas medicas, ordenes de control y examanes en los formatos correspondientes. Cuando enfermería le ha asignado un turno de atención. Hoja de valoración y ordenes medicas. 8.6 Explicar órdenes médicas. Explicar órdenes médicas. FIN Jefe de consulta externa y/o Auxiliares de enfermería. Explicando al usuario las órdenes generadas por el médico especialista, el proceso de autorización en la aseguradora y cuando tiene que asistir a su proximo control. Cuando el paciente sale de la consulta del médico. 9. RIESGO 9.1 Asignar una cita al especialista equivocado. 9.2 No grabar la asignación de la cita en el sistema. 9.3 Asignar cita sin verificar apertura de Historia Clínica. 9.4 No actualización de datos basicos del paciente en el sistema. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si No AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? 4. Omisión de registros 5. Cambio de registros 9. Otra cuál? Comentarios: PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa Si AUTORIZACION DE LA MODIFICACION El responsable del documento autoriza la modificación. No JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Subgerente de Servicios de Salud Asesora de Calidad Firma del responsable del documento Página 3

4 Hospitalización de paciente por consulta externa 1. CONTROL DE RVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA AREA: Consulta Externa ESTADO DOCUMENTAL NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa VIGENTE VALIDO APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud 2. OBJETIVO Realizar el proceso de hospitalización a los pacientes que salen de consulta especializada y que requieren de un tratamiento integral. 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Equipos e insumos de oficina, Linea Telefónica, formatos clinicos, insumos clinicos (para canalizacion), silla de ruedas. 4. ALCANCE Inicia: En el momento en que el especialista ordena hospitalización para manejo integral y realiza todas las ordenes médicas. Termina: Cuando el paciente es entregado al jefe y médico del servicio de hospitalización. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS 5.1. Facturacion: Apertura de número de ingreso en facturación. 6. DEFINICIONES NÚMERO DE INGRESO: Es el número asignado para cada persona en el sofware de la institución en el cual se le realizarán las ordenes y evoluciones médicas, tratamientos y demás operaciones durante su estancia. TRATAMIENTO INTEGRAL: Son los cuidados y manejo de la enfermedad desde varias áreas y/o profesionales del área de la salud que busca la rehabilitación del paciente 7. CONTROL DEL DOCUMENTO SITIO calidad TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA calidad ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.1. Revisar ordenes médicas de especialista para ejecutarlas. INICIO Revisar órdenes médicas Jefe de consulta externa y/o auxliar de enfermería Verificando las ordenes diligenciadas por el especialista. El formato de solicitud para procedimientos, el recetario con los paraclínicos a tomar, la prescripción médica con todos los insumos necesarios y copia de la consulta médica con las especificaciones de la hospitalización. En el momento en que el paciente sale de consulta Solicitar número de ingreso en facturación, solicitud de cama e insumos. Solicitar número de ingreso, cama e insumos. Jefe de consulta externa y/o auxliar de enfermerií Solicitando a facturación de urgencias el ingreso para el paciente y los insumos a farmacia. La jefe del servicio solicita la cama por vía telefónica al servicio del cual se requiere, se diligencia el kardex de enfermería y la auxliar toma signos vitales para registrarlos en la hoja de signos y realiza el procedimiento de canalización y toma de laboratorios. Cuando esten todos los formatos diligenciados por el especilaista. Número de ingreso en el software de institucional. 8.3 Entregar paciente al servicio de hospitalización correspondiente. Formatos de enfermería diligenciados Entregar el paciente al servicio de hospitalizados. Jefe de consulta externa y auxliar de enfermeria Trasladando el paciente al servicio de hospitalización en la silla de ruedas, con todos sus documentos. Se realiza entrega formal al jefe y médico del servicio, se informa de las indicaciones prescritas por el especialista y se ubica paciente en la cama correspondiente. se entrega muestras de laboratorio. Cuando el paciente este preparado (canalizado, con paraclinicos tomados.) Formatos diligenciados por enfermería (hoja de kardex, signos vitales) Página 4

5 Hospitalización de paciente por consulta externa 8.4 Registrar indicaciones del médico Registrar indicaciones del médico FIN Médico general del servicio de hospitalizados Registrando las ordenes en el software intitucional según las indicaciones del especialista, (tratamiento, exámenes, cuidados de enfermería) las ordenes que queden pendientes por entregar a laboratorio clínico o farmacia deben ser entregados inmediatamente por el auxiliar que tiene al cuidado del paciente para poder cargar lo solicitado al sistema. Cuando el paciente ingrese al servicio de hospitalizados. Registros en software institucional 9. RIESGO 9.1. No diligenciamiento completo de los formatos para hospitalización por parte del especialista 9.2. No haya disponibilidad de cama en el servicio de hospitalizados Apertura del ingreso en el sistema retrasado lo que ocasiona demora en el inico de tratamiento y traslado de ordenes al laboratorio. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? No 4. Omisión de registros 9. Otra cuál? Comentarios: 5. Cambio de registros PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación. DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa Si No JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Subgerente de Servicios de Salud Asesora de Calidad Firma del responsable del documento Página 5

6 1. CONTROL DE RVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA PROCEDIMIENTO Programación y legalización de procedimientos quirúrgicos AREA: Consulta externa ESTADO DOCUMENTAL NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa VIGENTE VALIDO APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud 2. OBJETIVO Orientar y programar la cirugia ambulatoria del paciente según indicaciones medicas para mejorar o corregir su problema actual de salud. 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Equipos e insumos de oficina, linea teléfonica, formato de cita, formato de recomendaciones para la cirugía. 4. ALCANCE Inicia: Cuando el médico ordena el procedimiento quirúrgico y el paciente presenta la orden en la oficina de atención al usuario. Termina: Cuando el paciente ingresa a sala de cirugía el dia programado para el procedimiento quirúrgico. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS 5.1. Cirugía: Asignación de cita de anestesia 5.2.Facturación: Cancelación de copago si lo amerita 5.3. Laboratorio clínico.toma de reserva de sangre en el laboratorio clínico si lo amerita 6. DEFINICIONES COPAGO: Es un aporte en dinero definido por ley que corresponde a una parte del valor del servicio y tiene como finalidad ayudar a financiar el sistema en salud. RESERVA DE SANGRE: Es un tipo de solicitud en la que el médico requiere al banco de sangre un numero determinado de hemocomponentes previos a una cirugía para administrarlos en caso de una perdida masiva de sangre o alguna complicación PARACLÍNICOS: Los exámenes paraclínicos se le realizan a los pacientes por que son útiles para ayudar a establecer la severidad del problema y para confirmar el diagnóstico basado en la sospecha clínica la mayoria de estos son muestras de sangre que se examinan en el laboratorio segun la solicitud. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO SITIO calidad TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA calidad ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.1. Orientar al usuario para realizar el procedimiento de autorización y toma de exámenes. INICIO Orientación al usuario cerca del proceso de autorización. Jefe de consulta externa y/o Técnico del SIAU Verificando que el usuario tenga el formato de solicitud de procedimiento quirúrgico programado, que lo entrega el especialista que lo valoró. Verificando que los procedimientos tengan el código del CIE 10 - CUPS, Diagnóstico y Resumen de Historia Clínica. explicando que debe autorizar en la E.P.S y que luego de la toma de todos los exámenes debe regresar a la oficina del SIAU. Cuando el usuario presente el formato de solicitud de procedimiento quirúrgico en la oficina del siau Asignar cita para valoración de anestesia Formato de asignación de cita de anestesia diligenciado Técnico administrativo del SIAU Verificando la autorización de la E.P.S para la valoración de anestesia y el procedimiento quirúrgico, revisar si tiene todos los exámenes completos de esta manera se podra asignar la cita de valoración de anestesia en el software. Se le indica al paciente fecha y hora de la cita y que debe presentar todos los exámenes el día de la consulta. El paciente debe asistir a la consulta en el horario establecido el médico le entregará el soporte de la historia clínica aprobando la cirugía el cual debe ser presentado a la jefe de enfermeria para la legalización del procedimiento. Cuando el usuario presente la autorización del procedimiento, la valoracion de anestesia y todos los exámenes tomados. Formato de cita de anestesia programada Página 6

7 Programación y legalización de procedimientos quirúrgicos 8.3. Legalizar procedimiento quirúrgico Legalización del procedimiento quirúrgico Jefe de cirugía. Solicitando el resumen de la valoración de anestesia y copia del formato de solicitud para procedimiento quirúrgico programado, la autorización de la E.P.S correspondiente y factura de copago cuando lo amerite. (en las autorizaciones se evidencia el porcentaje del copago, al igual que se debe comprobar los pacientes que son desplazados en la base de departamental). Diligenciar la ficha de programación con todos los datos completos y anexar los soportes solicitados en la AZ de programacion de cirugía. Cuando el paciente sale de la consulta de anestesia y se presenta en la oficina de atención al usuario con todos los documentos solicitados. Soportes de legalización del procedimiento quirúrgico Programar cirugía Formato de programación de cirugia diligenciado. Jefe de cirugía. Programando la cirugía luego de la legalización de este mismo, ingresando a la base de datos en excel y asignando según la disponibilidad de fechas y en la que el paciente este de acuerdo, aquí se ingresan todos los datos y se registra la fecha en el formato de programación de cirugía. Cuando el paciente tiene legalizada la cirugía Formato de programación de cirugía diligenciado 8.6. Entregar recomendaciones Prequirúrgicas y paquete legalizado. Entrega de formato de recomendaciones. FIN Jefe de cirugía. Entregando el formato de instrucciones prequirúrgicas informando los cuidados y requisitos antes y después de la cirugía, se entrega al paciente el formato de programación con órdenes y autorización indicando que el día de la cirugía tiene que presentarse a las 7:00 am en hospitalizados con el auxiliar de trabajo social quien le ayudará al ingreso a salas de cirugía. si el paciente tiene orden de realizar reserva de sangre el día de la cirugía debe llevar al laboratorio clínico, factura con la orden y autorización de este mismo y de esta forma le tomarán la muestra de sangre, para que se presente en la puerta de hospitalizados. Cuando el paciente tenga fecha programada para cirugía. Formato de recomendaciones y paquete legalizado. 9. RIESGO 9.1 Que el médico especialista no escriba en el procedimiento para autorizar el codigo del CIE -10, CUPS. 9.2 Que el paciente presente alguna enfermedad días antes de la cirugía y se tenga que reprogramar. 9.3 No disponibilidad de material quirurgico especial y sea motivo de remisión para pacientes de ortopedia. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? No 4. Omisión de registros 9. Otra cuál? Comentarios: 5. Cambio de registros PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación. DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa Si No JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud Firma del responsable del documento Página 7

8 Programación y legalización de procedimientos quirúrgicos DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad Página 8

9 Jornada de especialistas institucionales y extramurales 1. CONTROL DE RVISIÓN Y APROBACIÓN AREA: Consulta externa ESTADO DOCUMENTAL VIGENTE JERARQUIA NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa VALIDO APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud 2. OBJETIVO Realizar jornada de especialistas en la institución y en los demás municipios del departamento del Guaviare para satisfacer las necesidades en salud de los usuarios. 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Equipos e insumos de oficina, línea telefónica, formato de cita, insumos hospitalarios para cada médico especiaslista ( guantes, tapabocas, bajalenguas, gasas y otros). 4. ALCANCE Inicia: En el momento en que se programan las fechas y se realiza la logística y responsabilidades de cada área. Termina: con la atención médica especializada en cada uno de los usuarios. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS 5.1.Sistemas: Apertura de códigos de los especialistas en el software institucional Cirugía: Programación de procedimientos quirúrgicos posteriores a la consulta 5.3. Hospitalizacón:Hospitalización o remisión a urgencias si el caso lo amerita 6. DEFINICIONES ORDEN MÉDICA: Es el documento donde se refleja el tratamiento farmacologico prescrito por el medico. HISTORIA CLÍNICA: Documento legal, privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención E.P.S: Es la Entidad Promotora de Salud que le brinda a los usuarios afiliados los servicios contemplados en el sistema de seguridad social. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO SITIO calidad. TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA calidad. ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.1. Actualizar base de datos de la demanda insatisfecha. INICIO Registro de la demanda insatisfecha Ingresando los datos básicos del paciente en la base creada en excel, con todos los datos completos para poder realizar un llamado posterior. En el momento en que los usuarios soliciten la valoración por el especialista se registra en la base de datos. Registro de Base de Datos de Demanda insatisfecha 8.2. Ubicar pacientes. Listados de pacientes Imprimiendo los listados de la base de datos para pacientes en espera y se llama el número de pacientes asignados para la jornada también se debe tener en cuenta los listados de las E.P.S. Se le comunica al usuario que debe acercarse al hospital para solicitar su cita en el sistema. Cuando este confirmada la jornada y se entrege la circular a todas las de la institución y los oficios a las E.P.S. Listados de pacientes en espera de la institución y de las E.P.S Solicitar orden médica y verificar autorización al paciente. Solicitar y verificar ordenes y autorizaciones. Verificando que el usuario tenga su respectiva orden médica para consulta con especialista y que esté autorizada por la respectiva aseguradora para prestar el servicio en el hospital. En el momento en que el usuario solicita de forma personal la cita médica Verificar Historia clínica digital Verificar historia clínica digital Ingresando al software el número del documento de identidad del paciente o nombre del usuario, para constatar que ya existe en el sistema. Cuando el paciente le entrega los documentos en el modulo de asignación de Página 9

10 8.4. Verificar Historia clínica digital PROCEDIMIENTO Jornada de especialistas institucionales y extramurales digital Si no existe en el sistema, debe remitirlo a Estadística para la apertura de la Historia clínica. documentos en el modulo de asignación de citas Crear paciente en sistema o Actualizar datos Crear paciente en sistema o actualizar datos Ingresando al software los datos del paciente para generarlo en el sistema o actualizando sus datos básicos (dirección, teléfono, aseguradora, acompañante, grupo étnico). Cuando el paciente ya cuente con Historia clínica digital. Ingresando con el código del especialista, se le informa al usuario las fechas posibles de cita y se asigna la que el usuario elija. Cuando se ingresa al módulo de citas y se verifica la especialidad de la cita. Formato de asignación de cita 8.6. Asignar cita al usuario Formato de asignación de cita diligenciado o por vía telefónica Si la cita es solicitada de manera telefónica, se le pregunta al usuario si tiene historia clinica en la institución; si no es así se solicitan todos los datos y se crea el paciente por vía telefónica. Igualmente se le pregunta si la orden ya esta autorizada y se asigna la cita de la misma forma que personalmente. Se le dice al usuario la fecha en la que tiene que cumplir su cita. Cuando el usuario solicita una cita con especialista por vía telefónica. Asignación de cita por vía telefónica Confirmar logistica de jornada Confirmación de logística de jornada FIN Coordinación de consulta externa y Subgerencia de Servicios de Salud. Asistiendo a la reunión del comité de mercadeo y evaluando con todas las áreas las acciones y personal planeado que Las reuniones con cada uno de los trabajará durante la jornada, teniendo en coordinadores de las áreas que participan en cuenta los posibles riesgos y el plan a la jornada se deben realizar 1 mes antes de seguir; también se confirmará los insumos, la fecha de la realización de la jornada. elementos y dispositivos médicos Durante la planificacion de esta se reunirán necesarios para la jornada en las áreas de cuantas veces sea necesario y al final se facturación, economato, almacen, cirugía, confirmarán todos lo detalles. farmacia y demas. Ver anexo de requisitos para jornada 9. RIESGO 9.1 Asignar una cita al especialista equivocado. 9.2 No grabar la asignación de la cita en el sistema. 9.3 Asignar cita sin verificar apertura de Historia Clínica. 9.3 No actualización adecuada de datos. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION TIPO DE MODIFICACION DD Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? CODIFICACION MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si No AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? 4. Omisión de registros 9. Otra cuál? Comentarios: 5. Cambio de registros PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación. DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa Si No JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud Firma del responsable del documento DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad Página 10

11 1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN JERARQUIA PROCEDIMIENTO Atención del paciente por enfermeria AREA: Consulta Externa ESTADO DOCUMENTAL NOMBRE CARGO FIRMA ELABORO DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa VIGENTE VALIDO APROBO JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ Subgerente de Servicios de Salud 2. OBJETIVO Brindar atención a los usuarios en los procedimientos de enfermería realizados en el servicio de consulta externa. 3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN Papelería, insumos clinicos, equipos biomédicos, material estéril. 4. ALCANCE 4.1 Inicia: En el momento que el usuario solicita la realizacion del procedimiento facturado y con orden médica. 4.2 Termina: Cuando el usuario se le ha realizado el procedimiento. 5. ACTIVIDADES RELACIONADAS 5.1. Facturación:Legalización de electrocardiogramas Cirugía: Solicitud de material estéril. 6. DEFINICIONES ORDEN MÉDICA: Es el documento donde se refleja el tratamiento farmacológico prescrito por el médico. SOPORTE DE FACTURACIÓN: Documento por el cual se refleja la realización de algún procedimiento, o atención al usuario que sirva de evidencia para legalizar la factura. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO SITIO calidad. TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION AREA calidad. ACTIVO MUERTO X DISPOSICION FINAL Conservación 8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO 8.1. Verificar la orden médica para procedimiento y autorización vigente INICIO Solicitar y verificar órdenes y autorizaciones. Auxiliar de enfermería Verificando que el usuario tenga su respectiva orden médica y autorización de la E.P.S con la cantidad ordenada en caso de glucometrías,curaciones y oximetrías. En el momento en que el usuario solicita de forma personal la realización de procedimientos Informar el horario de atención para la realización de dicho procedimiento Informar horarios de realización de procedimientos. Auxiliar de enfermería Informando al usuario el horario para la realización de los procedimientos: toma de electrocardiograma de lunes a viernes de 11:00 am a 12:00 pm, toma de glucometrías de lunes a sabado 07:00 am a 7:00 pm, curaciones de lunes a sabado de 10:00 am a 12:00 pm. inyectología de lunes a sabado 7: 00 am a 1:00 pm, cambio o retiro de sonda lunes a sabado 07:00 am a 1:00 pm o de acuerdo a la necesidad del servicio. En el momento en que el usuario solicita de forma personal la realización de procedimientos. 8.3 Realizar procedimiento ordenado. Realizar procedimiento ordenado Jefe de consulta externa y Auxiliar de enfermería Realizando el procedimiento ordenado y autorizado en sala de procedimientos la auxiliar de enfermeria recibe la factura y realiza el procedimiento ya sea la Cuando el paciente entrega la factura a las curacion, toma de glucometría o auxiliares de enfermería en consulta externa. inyectología, oximetría,cambio o retiro de sonda, o toma de electorcardiograma. los resultados se entregan inmediatamente Procedimiento realizado Página 11

12 Atención del paciente por enfermeria 8.5. Legalizar procedimientos Soporte de legalización FIN Auxiliar de enfermería La legalización de las curaciones y de la toma de glucometrías se hace mediante el registro en la hoja de control, donde se escribe el número de curaciones por dia con firma del paciente y del auxiliar que la realizó cuando se termina el número de procedimientos ordenados facturación recoge el soporte, el cambio o retiro de sonda se legaliza con la entrega de la factura y los electrocardiogramas con la factura y copia de este, al igual estos soportes son recogidos por facturación. Cuando enfermería termine de realizar el procedimiento. Soporte de legalización 9. RIESGO 9.1 Realizar un procedimiento sin autorización ni factura. 9.2 No legalizar a diario los procedimientos en la hoja de control. 9.3 Complicación en la realización de cualquier procedimiento. 9.4 Utilización de los insumos o materiales mas de lo establecido en los protocolos 9.5 Que el personal sufra algún accidente laboral durante el procedimiento. 9.6 No poder realizar algún procedimiento por falta de insumos. 10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS Nombre del documento revisado: Recepción de Necesidades Código del documento Área responsable del documento TIPO DE FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION MODIFICACION CODIFICACION DD Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total se asigna nuevo código? MM Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si No AAAA Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna cuál? 4. Omisión de registros 5. Cambio de registros 9. Otra cuál? Comentarios: PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA DIANA CAROLINA ORDUZ CUBILLOS Coordinadora de consulta externa Si AUTORIZACION DE LA MODIFICACION El responsable del documento autoriza la modificación. No JORGE ENRIQUE DUARTE VASQUEZ DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Subgerente de Servicios de Salud Asesora de Calidad Firma del responsable del documento Página 12

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