Guía Rápida Programs & Portfolio

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1 Guía Rápida Programs & Portfolio

2 Tabla de contenidos Tabla de contenidos Mi perfil, tutoriales y ayuda contextual Crear proyectos Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas Crear y manejar tareas Colaboración social empresarial y documentación Parámetros organizativos: grupos, unidades organizativas y procesos Asignar esfuerzos a tareas Perfiles profesionales y costes estándar Crear presupuestos Ingresos Programas Servicios Proveedores Clientes Licencias y Roles Parte de horas Seguimientos Riesgos Campos personalizables Parámetros avanzados Configuración de comunicaciones Manejo de su cuenta Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 2

3 1. Mi perfil, tutoriales y ayuda contextual Mi perfil Al registrarse en ITM Platform recibirá un correo con la dirección URL y los datos de acceso ❶. Acceda a su entorno de ITM Platform e introduzca el usuario y la contraseña de acceso ❷. El nombre de usuario será su dirección de correo electrónico, donde recibirá las notificaciones del sistema. Podrá modificar los datos de su perfil así como la contraseña ❸: Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 3

4 Tutoriales Consulte los video-tutoriales accediendo a la opción Tutoriales ❶ en el botón de ayuda contextual o bien a través del canal YouTube de ITM ❷ Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 4

5 Ayuda contextual Acceda a la ayuda contextual en el menú seleccionando la opción Ayuda ❶. Le será útil para identificar los distintos elementos y áreas de cada ventana activa ❷. Pulse la tecla ESC para salir en el momento que lo desee. Tutoriales Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 5

6 2. Crear proyectos Haga clic en el acceso directo Crear nuevo proyecto ❶ o en el menú GESTIÓN, opción Proyectos ❷ y añada un nuevo proyecto ❸: En la sección General ❹ el único dato obligatorio que debe proporcionar es Nombre del proyecto ❺. También podrá introducir más detalles que le ayudarán a clasificar y enriquecer la ficha de proyecto. Una vez guardada la ficha general tendrá acceso al resto de secciones donde podrá efectuar acciones como asignar equipo, crear tareas o especificar y realizar seguimientos del presupuesto. Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas Crear presupuesto del proyecto Seguimiento de actividades Colaboración Social Empresarial y documentación Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 6

7 3. Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas Crear usuarios Haga clic en el acceso directo Crear nuevo usuario ❶ o en el menú ORGANIZACIÓN ❷, opción Usuarios y añada un nuevo usuario ❸: En la sección Personal ❹ los únicos datos obligatorios que debe proporcionar son Nombre de usuario (correo electrónico) y Contraseña ❺. Cada usuario tendrá un rol que determinará los permisos de acceso. Podrá introducir más detalles que le ayudarán a clasificar y enriquecer la ficha de usuario. El perfil profesional determinará los costes de los proyectos en los que el usuario participe, en caso de que utilice el sistema de costes estándar (vea Presupuesto y Seguimiento de costes). Una vez creado el usuario recibirá un correo con sus claves de acceso. Roles y licencias Perfiles profesionales y costes estándar Asignar usuarios a proyectos Asignar usuarios a tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 7

8 Asignar usuarios a proyectos Una vez creados los usuarios puede asignarlos a proyectos y tareas. Haga clic en Proyectos ❶ y seleccione un proyecto donde desee asignar el Equipo ❷. Para agregar usuarios pulse la opción añadir personas ❸. A continuación asigne a cada usuario su función en el proyecto mediante uno de los roles disponibles ❹: jefe de proyecto, para crear tareas, asignar a otros usuarios miembros de éstas y administrar las diferentes variables del proyecto; miembro del equipo del proyecto, para participar en él de forma activa, o bien como interesado, para acceder a la información del proyecto en modo lectura. Roles y licencias Perfiles profesionales y costes estándar Crear proyectos Parámetros organizativos Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 8

9 Asignar usuarios a tareas Una vez asignadas las funciones a cada usuario en el proyecto, puede asignar también las funciones en las tareas. Haga clic en Proyectos ❶ y seleccione un proyecto. Desde la sección Equipo ❷ asigne a cada usuario una de las funciones disponibles: Responsable de la tarea ❸, para realizar seguimientos y adjuntar documentación, o bien como Miembro de la tarea. Puede ver la estimación de horas asignadas a cada tarea haciendo clic en el enlace esfuerzo estimado ❹. Una vez asignadas las funciones a cada usuario, recibirá un mensaje en su panel personal de comunicación para acceder a la tarea y disponer de los elementos de información necesarios para realizarla. Asimismo, visualizará la tarea en su calendario y podrá establecer conversaciones en relación a la misma e ir cumplimentando el parte de horas correspondiente. Roles y licencias Perfiles profesionales y costes estándar Crear proyectos Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 9

10 4. Crear y manejar tareas ITM Platform utiliza dos formatos para la creación y el manejo de las tareas: el diagrama de Gantt y la lista de tareas. Uso del Gantt El diagrama Gantt permite representar gráficamente las tareas a lo largo de una escala temporal. Se puede utilizar para presentar una programación o hacer seguimiento. Seleccione el proyecto ❶ donde desee crear la tarea. En la sección Calendario ❷ añada o elimine tareas ❸: Desde esta interfaz puede modificar fechas y duración de tareas así como realizar la gestión básica de las mismas añadiendo, eliminando o moviéndolas de posición en el diagrama con la función de arrastrar y soltar. También puede establecer relaciones de dependencia entre tareas arrastrando y soltando con el ratón en el diagrama Gantt. Haciendo clic sobre el icono de maximizar, obtendrá una vista de pantalla completa para que pueda trabajar más confortablemente. Una vez realizados los cambios, pulse el botón Guardar para que sus modificaciones queden grabadas. Si necesita mayor detalle por cada tarea, haga clic en su identificador y tendrá acceso a la ficha completa. Crear proyectos Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 10

11 Uso de la lista de tareas Los proyectos incluyen una vista de las tareas donde puede añadir, actualizar y mover fechas de una manera ágil y sencilla. Haga clic en el menú GESTIÓN, Proyectos y seleccione el proyecto ❶ donde desee crear la tarea. En la sección Tareas ❷ podrá crear tres tipos básicos ❸: hito, tarea resumen o tarea normal. En la ficha General indique el Nombre de la tarea ❹ como único dato obligatorio: Puede añadir información adicional que le ayudará a completar la gestión de la tarea como por ejemplo la asignación de fechas, equipo, esfuerzos requeridos, adjuntar documentos o realizar seguimientos. Además de crear tareas, también puede exportarlas o mover varias tareas en el calendario en un solo paso. Crear proyectos Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 11

12 5. Colaboración social empresarial y documentación Colaboración social empresarial ITM Platform ofrece un entorno de colaboración social empresarial similar a las redes sociales actuales donde los usuarios pueden mantener una comunicación interna y actualizada dentro de la organización. Cada miembro de equipo puede editar mensajes en el cuadro de diálogo ❶, visible en cualquier pantalla de ITM Platform, relacionados con la opción y elemento abierto en cada momento. Es decir, si trabaja en una tarea, sólo podrán ver el mensaje los miembros del equipo que participen en esa tarea. Puede ver notificación de los mensajes recibidos en su panel personal de comunicación ❷ donde a su vez puede filtrar y participar en conversaciones. Cada usuario puede hacer comentarios: Generales para todo el sistema Particulares de un proyecto (solo los ven los miembros del equipo del proyecto) Particulares de un elemento concreto del proyecto, como por ejemplo Riesgos o Presupuesto Particulares de un tarea (solo los ven los intervinientes en la tarea y el jefe de proyecto) Comentarios uno-a-uno como cualquier sistema de mensajería ITM Platform dispone también de otro tipo de comunicaciones, a través de mensajes de aviso, para la asignación de tareas y proyectos a usuarios o el registro de nuevos usuarios, entre otros. Crear usuarios Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 12

13 Documentación Cada proyecto y tarea pueden tener documentos asociados a disposición de los miembros del equipo. Seleccione el proyecto ❶ al que desee adjuntar archivos y en la sección Documentos ❷ añada los archivos de su carpeta local. También puede vincular una dirección URL externa en caso de que ya disponga de su propio sistema documental o quiera hacer referencia a una página ya existente. Asimismo puede adjuntar documentos a la tarea de un proyecto seleccionando la tarea y, desde la sección Documentos ❸, añadir archivos de la misma manera que para un proyecto. Crear proyectos Crear y manejar tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 13

14 6. Parámetros organizativos: grupos, unidades organizativas y procesos Grupos Los grupos de trabajo permiten vincular usuarios entre sí de forma diferente a la estructura organizativa. Por ejemplo, un grupo podría ser Equipo de mejora o Comisión de evaluación. Desde el menú CONFIGURACIÓN, vaya a la sección Grupos de trabajo y añada el grupo ❶: El Nombre del grupo de trabajo ❷ es el único dato obligatorio que debe proporcionar. Puede añadir después los usuarios que formarán parte e información adicional que le ayude a gestionar mejor el grupo. Los usuarios pueden formar parte de varios grupos de trabajo pero sólo pertenecer a una unidad de la estructura organizativa. Crear usuarios Asignar usuarios a proyectos Asignar usuarios a tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 14

15 Unidades organizativas Las unidades organizativas representan la estructura interna de una organización y le ayudarán a definir los equipos de trabajo para sus proyectos. Desde el menú CONFIGURACIÓN, haga clic en ORGANIZACIÓN y la sección Unidades organizativas ❶ y cree una nueva unidad ❷: Introduzca el Nombre de la unidad organizativa ❸ como único dato obligatorio que debe proporcionar. Asocie después los usuarios que formarán parte de la unidad. Crear usuarios Asignar usuarios a proyectos Asignar usuarios a tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 15

16 Procesos ITM Platform permite reflejar los procesos de la organización con el esquema Cadena de valor, Actividad y Proceso. Este esquema no es necesario salvo que la organización se estructure de esta manera. Puede definir más de una Cadena de Valor que contenga una o varias Actividades y, a su vez, para cada actividad los Procesos concretos en los que se estructura la organización. Con esta estructura puede asignar proyectos a los distintos procesos, y analizar cómo la actividad de un departamento afecta a otros procesos de la organización. Desde el menú ORGANIZACIÓN, en la sección Procesos ❶ añada la cadena de valor ❷ y a su vez las actividades y procesos correspondientes. Crear proyectos Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 16

17 7. Asignar esfuerzos a tareas Un esfuerzo es la cantidad de horas estimadas para una tarea. Cada tarea puede tener una duración determinada de días pero una estimación de esfuerzo de varias horas. Desde el menú GESTIÓN, seleccione el proyecto y a continuación la tarea a la cual asignar el Esfuerzo ❶. Asigne los esfuerzos (es decir, tiempo dedicado a esa tarea, especificado en horas y minutos): A un determinado perfil profesional ❷, cuando, por ejemplo, necesita 120 horas para un perfil de ingeniero pero aún desconoce la persona que realizará esa tarea. A un miembro del equipo ❸ directamente. ITM Platform analiza los recursos que están sobrecargados de trabajo al asignar horas y si eso ocurre muestra el cuadro de edición en naranja y visualiza un icono de alarma. Para conocer el motivo de la sobrecarga, haga clic en el icono para acceder a la ventana de ocupación de recursos y evaluar su carga de trabajo y la de otros miembros del equipo. Crear y manejar tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 17

18 8. Perfiles profesionales y costes estándar ITM Platform puede calcular los costes de las tareas y los proyectos en base a los perfiles profesionales y costes estándar y tarifas. Perfiles profesionales ITM Platform utiliza una clasificación de perfiles profesionales. Para asignar un usuario a una tarea o actividad debe tener asignada al menos una posición dentro de la organización que a su vez le vinculará a un perfil. Desde el menú ORGANIZACIÓN, seleccione Perfiles y Tarifas ❶ y añada un nuevo perfil: El único dato obligatorio que debe proporcionar es el Nombre del perfil profesional ❷. De esta manera ITM Platform puede calcular las estimaciones de costes y los costes reales a partir del perfil profesional al que pertenece. Es recomendable utilizar perfiles conocidos por la organización o, en su defecto, perfiles aceptados en la profesión, como ingeniero, analista, técnico de marketing, etc. Los perfiles profesionales se aplican a personal interno y externo (que se identificará por otro atributo). En este sentido, podemos tener programadores internos y programadores externos, pero como perfil profesional sólo incluiremos programador. Costes estándar Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 18

19 Costes estándar ITM Platform permite diferenciar los costes según estos tipos: costes estándar para personal interno, estándar para perfiles externos, tarifas por perfil y proveedor o perfil general. Vaya al menú ORGANIZACIÓN, opción COSTES y seleccione Perfiles y Tarifas. En Coste estándar global ❶ se indican los tipos de costes cuando no está definido el equipo de trabajo y tampoco se ha identificado cuál será su perfil profesional. En la sección Costes estándar de perfiles ❷se crean los costes estándar para personal interno (empleado) o externo sin especificar (general). Puede además establecer un precio de repercusión por cada uno, en caso de que su organización repercuta costes a clientes internos o externos. En Tarifas de proveedor ❸ se crean las tarifas específicas de proveedores externos. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 19

20 En el siguiente esquema puede ver cómo se definen y utilizan los costes en ITM Platform. Perfiles profesionales Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 20

21 9. Crear presupuestos Presupuesto general Una vez creado un proyecto puede definir los valores del presupuesto general en términos de consumo de horas, compras y costes generales. Haga clic en Proyectos ❶ desde GESTIÓN y a continuación seleccione el proyecto. En la sección Presupuesto ❷ especifique las horas estimadas en el campo Equipo interno ❸ aunque aún no esté asignado el equipo de trabajo. Utilice la calculadora para el cálculo del coste de horas en función de su coste estándar. En compras puede también asignar un presupuesto estimado y calculando la suma de horas y compras obtiene un presupuesto general del proyecto. En este gráfico puede ver la estructura interna de generación de presupuestos en Programs & Portfolio: Crear proyectos Crear y manejar tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 21

22 Estimación de coste La estimación de horas y el coste de las mimas es un cálculo realizado por ITM Platform en función de los esfuerzos definidos en las tareas por el jefe de proyecto. De igual manera, la estimación de costes de compras vendrá dado por la suma de las partidas presupuestarias destinadas al proyecto. Vaya a Proyectos ❶ en GESTIÓN y, a continuación, seleccione el proyecto donde calcular la estimación de coste. En la sección Presupuesto a medida que se asignan los esfuerzos a tareas se calcula la estimación de costes a partir de las horas asignadas en la Estimación de coste ❷. De esta manera puede ver la Diferencia con presupuesto ❸ donde aparece la desviación económica con respecto al presupuesto general. Por tanto, primero se introducen los datos del presupuesto antes de detallar el proyecto, en estimación de coste se calculan los costes una vez estimados los esfuerzos y presupuestos de compras y, valores reales se va actualizando con los reportes de horas del equipo del proyecto. Crear proyectos Crear y manejar tareas Asignar usuarios a proyectos Asignar usuarios a tareas Asignar esfuerzos a tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 22

23 Presupuesto de compras y asignación de facturas En cualquier proyecto puede realizar compras cuyo presupuesto puede asignar al proyecto. Inicialmente puede definir una estimación y posteriormente asignar las facturas de las compras y calcular así el valor real en el presupuesto. Vaya a Proyectos ❶ desde GESTIÓN, seleccione el proyecto y haga clic en la sección Compras ❷. Añada una nueva cuenta de presupuesto e introduzca la partida presupuestaria y el presupuesto de la misma. Una vez recibida la factura de la compra puede añadirla desde la sección Compras, haciendo clic en Añadir nueva factura e introduciendo los datos en esta ficha: Presupuesto general Estimación de coste Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 23

24 10. Ingresos Presupuesto de ingresos En cualquier proyecto puede prever ingresos futuros y reflejarlos en el presupuesto. Inicialmente defina una cifra global esperada de ingreso para posteriormente realizar estimaciones y asignar valores reales. Vaya a Proyectos ❶ desde el menú GESTIÓN, seleccione el proyecto y haga clic en la sección Presupuesto ❷. Pase al Editor de Presupuesto ❸ e introduzca el valor Total de Ingresos ❹. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 24

25 Planificación de ingresos Tal y como sucede con los costes, la estimación vendrá de la planificación más detallada en la que se podrán prever y gestionar ingresos. En la sección Ingresos ❶ añada nuevos ingresos a través de Añadir Ingreso ❷. Introduzca la cantidad y fecha prevista ❸, o bien la tarea o hito del que depende este ingreso ❹. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 25

26 Seguimiento de ingresos Cuando haya una actualización en el estado de los ingresos, podrá reflejarlo y actualizar los datos que considere necesario. Para ello, dentro de la ficha de un ingreso, cambie el Estado actual ❺ al deseado. Una vez cobrado podrá asignar la cantidad real recibida ❻ y si el estado lo permite, sumará en las cantidades reales del presupuesto. Podrá realizar un seguimiento de los ingresos a nivel gráfico, utilizando el Cuadro de Mando ❸. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 26

27 11. Programas Los programas son agrupaciones de proyectos y servicios que comparten unos objetivos comunes y requieren una administración unificada. Una función importante de los programas es la de seleccionar la cartera de proyectos y servicios frente a diferentes escenarios ❶. Un programa puede albergar varios escenarios, cada uno con su propia valoración económica y aportación de valor. De esta manera es posible ver cómo se sitúa la selección de proyectos propuesta frente a la frontera eficiente ❷, es decir, las combinaciones óptimas de costo y valor. Crear proyectos Servicios Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 27

28 12. Servicios Se diferencian de los proyectos en que tienen una duración indefinida en el tiempo, es decir, se realizan de forma continuada para dar servicio a otros departamentos de la organización o clientes externos, por ejemplo, un servicio de fabricación continua o la atención a clientes. Los servicios pueden agrupar actividades, realizar seguimientos sobre las mismas, reportes de horas, etc. al igual que en las tareas de un proyecto. Vaya a GESTIÓN y haga clic en Servicios ❶. En la sección General ❷ introduzca los datos nombre del servicio, estado, prioridad, tipo, aprobación, fechas y coste usuario como datos obligatorios. Asigne el equipo de trabajo y las actividades que formarán parte del servicio así como las compras necesarias y documentos con información complementaria. Programas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 28

29 13. Proveedores ITM Platform permite gestionar proveedores (recursos humanos, compras materiales, proyectos cerrados, etc.) y asignar a proyectos y/o servicios. Vaya al menú ORGANIZACIÓN y en COSTES haga clic en Proveedores ❶. Introduzca el nombre de proveedor ❷, el período de pago y el tipo de impuesto a aplicar como datos obligatorios. Cumplimente más detalles que le ayudarán a enriquecer la ficha de proveedor. Puede dar de alta las tarifas ❸ para cada perfil profesional del proveedor creado previamente. Vea Perfiles y Tarifas. Perfiles profesionales y costes estándar Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 29

30 14. Clientes Asignación de clientes a proyectos ITM Platform permite gestionar clientes y asignar estos a proyectos y/o servicios. Vaya al menú GESTIÓN y haga clic en Clientes ❶. Introduzca el nombre de cliente ❷ y su dirección. Cumplimente más detalles que le ayudarán a enriquecer la ficha de cliente. Asigne el cliente a un proyecto o servicio ❸ Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 30

31 Rentabilidad y Cuadro de Mando de clientes La ficha de cliente le permitirá visualizar los proyectos y servicios para ese cliente específico❹, los ingresos y su estado ❺, así como analizar su rentabilidad, margen y grado de avance de los proyectos y servicios de ese cliente ❻. En la sección Cuadro de Mando❼, tendrá a su disposición información relevante sobre la actividad para este cliente. Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 31

32 15. Licencias y Roles Licencias Cuando adquiere una solución de ITM Platform obtiene una serie de licencias que configuran el acceso a las diferentes funcionalidades durante el periodo de tiempo que haya contratado. Únicamente el usuario administrador de su entorno puede consultar las licencias en uso desde la sección Manejo de su cuenta ❶ de CONFIGURACIÓN. A continuación accederá al menú Administración de Cuenta para ver el Consumo de licencias ❷ y licencias disponibles. Roles Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 32

33 Roles ITM Platform dispone de un mecanismo flexible de configuración de permisos basados en roles de usuarios. Las licencias determinan el acceso a determinadas funcionalidades y los roles se basan en las licencias para configurar una serie de permisos específicos de usuarios. Su entorno está configurado con unos roles por defecto pero puede crear otros adaptados a su organización para cada usuario. Programs & Portfolio dispone de los roles Full Access, Team Member, Project Manager y Project Guest. Haga clic en Definición de roles ❶ del menú ORGANIZACIÓN y añada un nuevo rol ❷: Puede asignar y quitar permisos para cada rol y definir tantos roles como desee. Un usuario puede tener más de un rol asignado y en ese caso los permisos de cada rol se suman. Vea Crear usuarios para saber cómo se asignan roles. Crear usuarios Licencias Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 33

34 16. Parte de horas Cada miembro de un equipo puede cumplimentar el tiempo dedicado a sus tareas asignadas de dos modos: semanalmente o en un rango de fechas. Haga clic en Parte de horas ❶ desde MI ESCRITORIO y asigne el tiempo dedicado en el cuadro correspondiente a cada día de la semana ❷: O bien asigne horas a tareas habituales diarias en un rango de fechas, desde la sección Mis tareas y actividades ❸ pulsando sobre el icono de Parte de horas ❹, seleccione las fechas e incluya las horas dedicadas a la tarea. Asignar usuarios a tareas Asignar esfuerzos a tareas Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 34

35 17. Seguimientos ITM Platform permite realizar seguimientos de tareas, proyectos y actividades para la consecución de objetivos y ejecución de las actividades planificadas. Seguimiento de una tarea Durante el progreso de una tarea puede realizar seguimientos para indicar el porcentaje de avance de la tarea y registrar sucesos que ponen en riesgo la finalización de la tarea (cambios en la funcionalidad, etc.). Puede efectuar seguimientos de la tarea manualmente o bien actualizar el avance de la tarea desde el Calendario y crear un seguimiento del proyecto automáticamente. Vaya a Mis tareas y actividades desde MI ESCRITORIO o seleccione el proyecto ❶ donde esté la tarea en el menú GESTIÓN. Haga clic en la sección Seguimiento ❷ de la tarea y añada los datos del nuevo seguimiento. Cumplimente los datos, entre ellos el porcentaje completado para indicar el avance de la tarea y la fecha de creación del seguimiento. Seguimiento de un proyecto Seguimiento de un portfolio Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 35

36 Seguimiento de un proyecto Durante el avance de un proyecto puede realizar seguimientos para evaluar su estado, poniendo énfasis en aquellos momentos significativos con dos objetivos: - Informar de la evolución y avance del proyecto - Registrar eventos importantes para mantener un historial del desarrollo completo del proyecto. Vaya a Mis proyectos desde MI ESCRITORIO o seleccione el proyecto ❶ en el menú GESTIÓN. Haga clic en la sección Seguimiento ❷ y añada uno nuevo. Cumplimente los datos obligatorios marcados con asterisco para el nuevo seguimiento, entre ellos el porcentaje completado del proyecto. Puede realizar seguimientos en el proyecto desde la sección Calendario y crear automáticamente seguimientos al actualizar el porcentaje completado de tareas. Vea Seguimiento de una tarea. Seguimiento de una tarea Seguimiento de un portfolio Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 36

37 Seguimiento en el portfolio El seguimiento del portfolio ofrece una visión del grado de avance de los proyectos, programas y servicios que lo componen. En esta sección se pueden ver dos áreas diferenciadas, la primera, Seguimiento de componentes, muestra los seguimientos de elementos del portfolio y, en Seguimiento de eventos significativos se muestran tareas y actividades que particularmente se hayan marcado como de especial interés, mostrando así su grado de avance en el portfolio. Seguimiento de un proyecto Seguimiento de una tarea Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 37

38 18. Riesgos ITM Platform permite identificar y gestionar riesgos en los proyectos, es decir, los posibles sucesos que afectarían negativamente al proyecto si se produjeran. La gestión de riesgos se divide en identificación y clasificación inicial, elaboración de planes de mitigación (o reducción de la probabilidad) y planes de contingencia (o reducción de impacto). A su vez se puede asignar un responsable que gestione cada uno de los riesgos identificados. Vaya al menú CONFIGURACIÓN y haga clic en Ajustes de riesgos dentro de la sección PARÁMETROS. Configure los parámetros de los riesgos como el Nivel de riesgo ❶ para ajustar los niveles a los valores adecuados a las necesidades de su organización, el estado y el tipo de riesgo. No obstante, ITM Platform ofrece valores predeterminados que puede modificar. Crear proyectos Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 38

39 19. Campos personalizables Si desea mostrar información que no aparece de forma estándar en el entorno ITM Platform, puede crear campos personalizables, es decir, contenedores de información de proyectos, tareas, servicios y actividades. Desde el menú OTROS AJUSTES, acceda a Campos personalizables ❶ y seleccione el entorno ❷ de la plataforma donde desee añadir los campos. Indique el Nombre de campo y Tipo así como otros campos obligatorios marcados con asterisco. Complemente los demás valores, por ejemplo, si se mostrará en la ficha de proyecto o será un tipo de campo de uso obligatorio. Parámetros avanzados Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 39

40 20. Parámetros avanzados Puede personalizar ITM Platform según su terminología y estructura de información configurando una serie de parámetros y valores que puede utilizar posteriormente en proyectos, tareas, riesgos, etc. ITM Platform permite modificar entre otros los Parámetros de proyectos ❶ de manera que le ayuden a clasificar y determinar su comportamiento. En el caso de proyectos, puede añadir, modificar o eliminar las prioridades, estados, tipos y aprobación de los proyectos. Además de los parámetros de proyectos, ITM Platform permite configurar otros elementos de su organización tales como servicios, tareas, programas y actividades. Campos personalizables Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 40

41 21. Configuración de comunicaciones Puede configurar las preferencias que heredarán los nuevos usuarios relativas a las comunicaciones automáticas. Posteriormente cada usuario puede cambiar estas preferencias en el menú Mi Perfil de la Ayuda contextual. Desde el menú CONFIGURACIÓN, en la sección Opciones ❶ configure las Preferencias para nuevos usuarios ❷ para las comunicaciones. En Ajustes de correo electrónico ❸ defina las notificaciones que se enviarán por correo a los usuarios, por ejemplo, informar al Jefe de Proyecto del avance de tareas, envío de credenciales a nuevos usuarios o comunicar a los miembros de equipo la asignación de tareas, entre otras opciones. Puede personalizar en Plantillas ❹ el contenido de los mensajes de ITM Platform así como los correos electrónicos, seleccionando el idioma la plantilla y modificando el contenido de la misma. Colaboración social empresarial Ayuda contextual Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 41

42 22. Manejo de su cuenta Sólo los usuarios registrados como administradores principales del entorno ITM Platform pueden ver la configuración de su cuenta en el menú CONFIGURACIÓN, sección ORGANIZACIÓN y Manejo de su cuenta ❶: En las opciones de Administración de Cuenta ❷ puede consultar los datos de facturación, el consumo de licencias, la gestión de productos y pagos realizados por licencias en uso. Puede volver de nuevo al entorno de trabajo de ITM Platform desde la opción Home del menú. Crear usuarios Consulte la Ayuda o vea los Tutoriales de ITM Platform a través del botón de Ayuda contextual 42

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