Módulo de Facturación

Transcripción

1 Módulo de Facturación

2 1. Introducción Ingreso por primera vez a la aplicación Conexión al sistema Pantalla principal de Punto de Venta Zona Superior de la pantalla Zona Media de la pantalla Zona inferior de la pantalla Zona de menú Procesos Específicos Factura de Contado Seleccionar Documento Definir Vendedor Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido Agregar un Cliente nuevo Modificar Cliente Cargar Cliente Frecuente Seleccionar bodega para facturación Ingresar Artículos Búsqueda de Artículos Existencias Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default Definir Cantidad Eliminar Artículo Cambiar Precio Marcar Artículo como Regalo Aplicar Descuento A un Artículo en Específico A todo el Documento Exonerar Impuestos Documento en Espera Cancelar Documento Consultar Cupón Seleccionar Forma de Pago e Impresión de Factura Ticket de Apartado Seleccionar el Documento Definir Vendedor Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido Agregar un Cliente nuevo Modificar Cliente Cargar Cliente Frecuente Seleccionar bodega de documento Ingresar Artículos Búsqueda de Artículos Existencias Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default Page 2 of 156

3 7.6 Definir Cantidad Eliminar Artículo Cambiar Precio Aplicar Descuento A un Artículo en Específico A todo el Documento Exonerar Impuestos Documento en Espera Cancelar Documento Seleccionar Forma de Pago e Impresión de Factura Ticket de Devolución Seleccionar el Documento Búsqueda de la Factura Número Fecha Nombre Devolución de Artículos Impresión de Factura Factura de Crédito Seleccionar Documento Definir Vendedor Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido Cargar Cliente Frecuente Seleccionar bodega para facturación Ingresar Artículos Búsqueda de Artículos Existencias Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default Definir Cantidad Eliminar Artículo Cambiar Precio Aplicar Descuento A un Artículo en Específico A todo el Documento Exonerar Impuestos Documento en Espera Cancelar Documento Impresión de Factura Recibos (de apartados) Seleccionar el Documento Buscar Apartado Número Cédula Cliente Teléfono Page 3 of 156

4 10.3 Realizar el Abono al Apartado Canjear Puntos (de cliente frecuente) Seleccionar el Documento Buscar Cliente Seleccionar un Premio Facturar Anular Apartado Seleccionar el Documento Búsqueda del Documento de Apartado Impresión del Comprobante de Anulación Consultar Monedero Seleccionar el Documento Consulta Monedero Cambio de Artículos con Series Buscar Factura Seleccionar Factura Selección de artículos a cambiar y nuevos números de serie Impresión de Factura Cargar Preventa Cargar Preventa Modificar Cantidad Eliminar Artículo Cambiar Precio Marcar Artículo como Regalo Aplicar Descuento A un Artículo en Específico A todo el Documento Exonerar Impuestos Documento en Espera Cancelar Documento Forma de Pago e Impresión de la Factura Procesos Adicionales Incidencias Retiro de Caja Retiro Diversificado Retiro Normal Cupón Desc Cierre de Caja Consulta de Precios Parametrización Sincronización del Servidor al Local Sincronización del Local al Servidor Reimpresión de Documentos Reimpresión de Tickets o Facturas Reimpresión de Cierres de Caja Page 4 of 156

5 Reimpresión de Retiros de Caja Cambio de Clave Estado de las Tablas Renombrar Artículo Carga de Órdenes Liquidar Órdenes Det. Gastos Nombre Gasto Nombre Especificación Artículo Consumos Recibos CxC Factura Observación Ubicación Servicios Servicios Externos Impresiones Factura Anotación Salida de la Pantalla de Facturación Page 5 of 156

6 1. Introducción Este manual pretende ser una guía para el usuario, en el módulo de Punto de Venta del sistema LDCOM.NET, para ello se explicará de forma detallada cada uno de los diferentes procesos que lo conforman y los pasos que se deben seguir para el buen funcionamiento del mismo, además se presentan pantallas ilustrativas para orientarse mejor en la aplicación. Objetivos: Mostrar al usuario las funciones principales del sistema LDCOM.NET, con el fin de que con el conocimiento y destreza en su uso, agilice el proceso de venta y logre la máxima calidad en el servicio. Minimizar el tiempo de atención al cliente con el uso adecuado y certero de las opciones del sistema. Utilizar el sistema LDCOM.NET para ofrecer información o evacuar las consultas del cliente referente a existencias, precios, estados de cuenta, entre otros. Page 6 of 156

7 2. Ingreso por primera vez a la aplicación Cuando se ingresa por primera vez a la aplicación en determinada máquina, se mostrará una pantalla de parametrización, en la que se deben de indicar algunos detalles. Cuando se selecciona una impresora paralela, para impresión de tiquetes, se debe definir el tipo de letra que se usará. Se muestran dos combos con un listado de cinco fonts posibles: Arial, Courier New, Tahoma, Times New Roman y Verdana; uno para facturas y otro para recibos. El usuario debe definir cuál de estas usará. Por defecto el valor que se usa es el de Tahoma. Si el valor del Font se varía en alguno de los combos, el otro obtendrá el valor del que se modificó. Una vez indicados todos los parámetros para el correcto funcionamiento del sistema, se debe de presionar el botón de Aceptar ( ), esto hará que se inicie la sincronización de la Base de Datos Local. Page 7 of 156

8 Indica que la tabla ya fue sincronizada. Page 8 of 156

9 3. Conexión al sistema Para ingresar al Módulo de Punto de Venta, se debe dar doble clic sobre el este icono. A continuación se mostrará una pantalla para ingresar el usuario y contraseña. Una vez introducidos todos los datos, dé clic sobre el botón Ingresar. Si marca la opción de Trabajar de Forma Administrativa, solo se van a mostrar los botones que están configurados bajo esta modalidad. Nota: Si se equivoca, cuando ingresa los datos de conexión, se le mostrará un mensaje indicando el error. Seguido de esto, aparecerá la pantalla correspondiente a apertura de caja, en la que se debe indicar cuanto es el monto inicial en la caja al abrir la sucursal. Page 9 of 156

10 En el espacio Monto Efectivo se debe indicar el monto correspondiente al fondo de caja (el monto correspondiente para la apertura). En el espacio artículo, se deberá indicar el código de aquellos artículos que son entregados a la cajera para su custodia (si es que hay). Este paso no es obligatorio. Una vez indicados los datos, se debe de presionar el botón de Aceptar ( ). Page 10 of 156

11 4. Pantalla principal de Punto de Venta A continuación se muestra la pantalla principal del módulo de Punto de Venta y sus componentes: 4.1 Zona Superior de la pantalla Los datos que se muestran en esta parte de la pantalla son definidos según la parametrización realizada en el módulo de Gerencia Virtual. Page 11 of 156

12 En la primera linea, en color celeste, se podrán observar algunos datos: El nombre de la empresa a la que está conectado el equipo. La sucursal a la que está conectado el equipo. La caja que fue parametrizada en este equipo. La bodega principal de facturación para esta caja. El nombre del usuario que abrió caja (el cajero). La fecha actual. La hora actual. Seguidamente se mostrarán otros detalles, tales como: Documento. Vendedor. Cliente. Estos últimos pueden ser modificados con las opciones del menú o teclas rápidas, ubicadas en la parte inferior o con los botones que se encuentran al lado izquierdo de dichos campos. Cuando el icono en la esquina derecha de la pantalla se muestra de este color (azul) significa que estamos trabajando en línea o conectado con el servidor. Al hacer doble clic sobre el icono cuando está en color azul, estamos solicitando al sistema que trabaje de forma local, por lo que primero se mostrará una ventana en la que se debe confirmar este proceso. Si el resultado del proceso fue exitoso, se mostrará una nueva ventana confirmándolo y el icono de la pantalla cambiará a color naranja. Page 12 of 156

13 Cuando el icono en la esquina derecha de la pantalla se muestra de este color (naranja) significa que ocurrió un problema de comunicación y se está trabajando localmente (se requerirá del proceso de sincronización, una vez restablecido el sistema). Cuando se trabaja de forma local, habrá algunas restricciones sobre el uso de funciones en el sistema, como por ejemplo: Facturas de Crédito. Recibos de CxC. Registro de devoluciones de ventas. Cobro de Servicios Externos (Alo Pregago). Apartados Abonos a apartados. Al hacer doble clic sobre el icono cuando está en color naranja, estamos solicitando al sistema que se conecte al servidor para trabajar en línea, primero se mostrará una ventana en la que se debe confirmar la solicitud realizada. Si el resultado del proceso fue exitoso, se mostrará una nueva ventana confirmándolo y el icono de la pantalla cambiará a color azul. Page 13 of 156

14 4.2 Zona Media de la pantalla En la sección ubicada del lado izquierdo de la pantalla se podrán visualizar los artículos según se vallan cargando en el documento. En esta sección, se cargan los datos de Cliente Frecuente, si el parámetro se tiene activo y la tarjeta ha sido cargada para el cliente actual. En esta sección es donde se pueden mostrar pequeños videos promocionales sobre algún producto o servicio, para que sean observados por los clientes. Estos son ingresados por la administración en el Módulo de Gerencia Virtual. Page 14 of 156

15 4.3 Zona inferior de la pantalla En esta sección es donde se ingresarán los artículos, ya sea que se escaneen o se digite el código. El valor default para el campo cantidad siempre es 1. Seguidamente esta sección muestra el detalle del artículo a facturar seleccionado en la pantalla (precio, subtotal, descuentos, impuestos, existencias, bodega, ubicación). Nota: el precio es por unidad, en el campo Subtotal es donde se muestra el precio por la cantidad de unidades facturadas. Esta sección se encargará de mostrar los totales correspondientes al documento que se esté trabajando en ese momento. Page 15 of 156

16 4.4 Zona de menú Por medio del botón Menú (dando clic sobre esta opción) o por medio de la tecla F8 se pueden cambiar las opciones del menú de trabajo. El orden de estas puede ser modificado desde el módulo de Gerencia Virtual. Este botón se usa cuando se quiere salir de la aplicación. Opciones de Menú 1 Opciones de Menú 2 Opciones de Menú 3 Opciones de Menú 4 Opciones de Menú 5 Opciones de Menú 6 Page 16 of 156

17 Opciones de Menú 7 Opciones de Menú 8 Page 17 of 156

18 5. Procesos Específicos El proceso de facturación inicia cuando un vendedor entabla una relación con un cliente, el cuál desea adquirir productos o artículos suministrados por la empresa. Se tiene la opción de llegar a consultar el precio de un artículo, las existencias de productos en otras sucursales, realizar un apartado, una devolución o bien realizar la compra de una vez, entre otros. Para el uso del sistema y en sí la calidad y fluidez que el vendedor ofrece en el proceso de venta dependerá el conocimiento de procesos básicos o comunes y procesos específicos de venta. El sistema cuenta con 7 menús con diferentes opciones, que permiten llevar a cabo las operaciones. A continuación se procede a explicar los principales procesos que se llevan a cabo en un punto de venta. NOTA IMPORTANTE: se explicarán todas las posibles opciones de menú de cada proceso específico, pero el uso o no de estos depende de los permisos que el administrador haya dado a los usuarios y de los parámetros que se hayan definido para la empresa. Page 18 of 156

19 6. Factura de Contado Este tipo de documento se utiliza cuando el cliente cancela el monto total de la compra al momento de realizar la facturación. A continuación se explican las diferentes opciones que maneja el sistema y que permiten y facilitan la ejecución de una factura de contado. 6.1 Seleccionar Documento Al presionar el botón que se encuentra en el encabezado a la par del documento, el botón Tipo Documento o la tecla F3 del teclado (estando ubicado en el Menú 1), se desplegará una pantalla para que el vendedor seleccione y cargue el tipo de factura (en este caso Ticket de Contado), ya sea haciendo clic sobre esta opción, o bien con la tecla F1, luego presione el botón Aceptar ( ). El espacio en blanco que aparece a la derecha, hace referencia a los subdocumentos que pudiesen estar relacionados a este documento en específico, los cuales son establecidos por la administración en el Módulo de Gerencia Virtual. 6.2 Definir Vendedor Para asignar a la persona que realizará la venta, el usuario deberá presionar el botón Cambiar Vendedor o la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 3). Seguidamente deberá realizar la búsqueda del vendedor ya sea por su número, presionando la tecla F1 o dando clic sobre la opción Número o por nombre, presionando la tecla F2 o dando clic Page 19 of 156

20 sobre la opción Nombre. Una vez seleccionado, se presiona la tecla Enter o clic sobre la línea correspondiente y el nombre del vendedor se mostrará en la pantalla de facturación. 6.3 Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido. Si se desea cambiar el cliente a uno que ya exista en la Base de Datos, se debe marcar la opción Cambiar Cliente o la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 5). La opción despliega una pantalla de búsqueda de clientes, en la cual se puede realizar la búsqueda por Número presionando esta opción o la tecla F1, o por Nombre presionando esta opción o la tecla F2. Una vez realizada la búsqueda, se selecciona el cliente en el listado de resultados y se carga al sistema por medio de la tecla Enter o dando clic sobre el nombre de la persona. Page 20 of 156

21 6.3.2 Agregar un Cliente nuevo. En el caso de que el cliente no haya sido añadido en la base de datos o se trate de un cliente nuevo para el cual se requiere recolectar la información y guardarla en el sistema, desde el punto de venta se puede realizar. El vendedor selecciona la opción Agregar Clientes o la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 2). Dicha opción muestra una pantalla de recolección de datos necesarios para crear al cliente. Los datos que aparecen inactivos, como por ejemplo, precio y descuento, debe ser definido por un usuario con los permisos respectivos. Page 21 of 156

22 Una vez ingresado los datos del cliente, por medio del botón de Aceptar ( datos. ) se actualizan estos en la base de En el módulo de Punto de Venta, al igual que en el módulo de Gerencia Virtual, todo cliente que se cree, se creará como cliente de contado Modificar Cliente Si por alguna razón se requiere modificar la información de algún cliente existente, se acude a la opción Modificar Cliente o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 4). La cual estaría cargando en pantalla los datos del cliente actualmente cargado en el sistema para poder modificarlo según sea la necesidad. Una vez realizados los cambios deseados, se guarda la nueva información a la base de datos, presionando el botón de Aceptar ( ). Cuando el cliente está definido como un cliente de contado, el sistema permitirá la modificación de todos los datos. Sin embargo, al tratarse de un cliente de crédito, solo se permitirá modificar el tipo de cliente al que corresponde. Esto porque los datos del cliente se toman directamente del auxiliar de Cuentas por Cobrar. Page 22 of 156

23 6.3.4 Cargar Cliente Frecuente Cuando se requiera cargar los datos de la tarjeta de algún cliente frecuente (previamente definido), se acude a la opción Cliente Frecuente o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 6). Una vez que se indica el número de tarjeta, se cargan los datos en pantalla, presionando el botón de Aceptar ( ) y esto hace que se actualicen automáticamente en pantalla los datos correspondientes, número de tarjeta, nombre asociado a la tarjeta y el nombre del plan al que pertenece. Cuando se ingresan artículos se verifica si estos pertenecen al plan y se calcula el valor en puntos a acumular a partir del monto total de la línea. Page 23 of 156

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25 Cabe señalar que el funcionamiento para facturas de crédito y apartados es la misma que la del ticket de contado. 6.4 Seleccionar bodega para facturación. Cuando se requiera facturar de una bodega distinta a la default (parametrizada en la caja desde el módulo de Gerencia Virtual), se acude a la opción Bodega Doc o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 7). Esto hará que se despliegue una pantalla en la que se mostrarán todas las bodegas, creadas en esta sucursal, que estén marcadas como Bodega Facturación Page 25 of 156

26 Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace De ahora en adelante, todas las búsquedas de artículos se realizarán sobre la bodega seleccionada. 6.5 Ingresar Artículos Luego de ingresada la información de la barra superior de la pantalla, se hace el ingreso de los artículos a vender, para esto debe estar posicionado en la zona media de la pantalla, en la casilla de artículo (el sistema luego de elegido el documento automáticamente se posiciona sobre esa casilla). En dicha casilla puede ingresar el código del artículo digitándolo o por medio de un lector de barras. Si el código es correcto el sistema cargará el artículo a la pantalla de facturación, la cantidad por defecto será 1. Page 26 of 156

27 Si en el módulo de Gerencia Virtual se marcó la opción Distinguir artículos con Existencia Negativa estos se verán con un del lado izquierdo de la cantidad del artículo, además de mostrar en pantalla la línea en color rojo. Si el código ingresado no corresponde a ningún artículo, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: Búsqueda de Artículos Si no se conoce el código del artículo que desea facturar, se podría utilizar la opción Buscar Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 3). Esta opción despliega una pantalla de búsqueda de artículos, en la cual se puede ingresar parte de la descripción del artículo que se desea buscar (se debe ingresar como mínimo 4 letras para realizar la búsqueda). No necesariamente debe ser el inicio de la descripción. Una vez ingresada la descripción o parte de ella, por medio del botón Buscar o la tecla F1 o Enter, y se realiza la búsqueda de los artículos que concuerden con las palabras ingresadas. Page 27 of 156

28 En la lista desplegada de artículos encontrados, se selecciona el artículo deseado (dando clic sobre este) y al presionar la tecla Enter se carga automáticamente al detalle de la factura Existencias En la misma pantalla de Búsqueda Artículo, se puede realizar una consulta rápida de las existencias de éstos. Únicamente se debe seleccionar el artículo de la lista y presionar el botón Existencias o la tecla F2. Esto hará que se despliegue una ventana mostrándolas existencias del artículo para las sucursales y bodegas en las que se encuentra definido. Page 28 of 156

29 6.5.3 Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default. Cuando se requiera cargar artículos de una bodega distinta a la que se tiene seleccionada para este documento, se debe marcar el artículo que se quiere tomar de otra bodega y presionar la opción Bodega Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 7). Esto desplegará una ventana en la que se mostrará las bodegas de las cuales se podrá facturar el artículo. Page 29 of 156

30 Una vez seleccionada la bodega de la que se desea facturar el artículo, se presiona el botón de Aceptar ( hace que el rebajo de la existencia (cuando sea facturado) se haga de la bodega seleccionada. ), esto Cuando se digita el código de un artículo y este no está definido en la bodega en la que se está trabajando, el sistema le mostrará un mensaje como el siguiente: Si se marca el botón de aceptar el sistema desplegará una ventana en la que mostrará las bodegas en las que si está el artículo definido para la sucursal en la que se está trabajando, además de mostrar las existencias en cada una de las bodegas. Page 30 of 156

31 Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace 6.6 Definir Cantidad Como se mencionó anteriormente la cantidad por defecto al ingresar el artículo es 1. Si se requiere cambiar el número de artículos se puede introducir antes de ingresar el artículo o bien después de que esté aparece en la pantalla de facturación. Antes de registrar el producto se debería de contar la cantidad de artículos, ingresar el código del producto, marcar la opción Cambiar Cantidad o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 2), se desplegará una pantalla para ingresar la cantidad ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Page 31 of 156

32 Permite borrar la cantidad de ser necesario. Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. Ésta se verá desplegada en la siguiente barra: Cuando se ingrese el artículo éste mantendrá la cantidad que se ingresó de antemano. Si se define la cantidad después de ingresado el artículo a la pantalla de facturación, se deberá seleccionar la línea a modificar (dando clic sobre esta), después se presiona la opción Modificar Cantidad o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 3), se mostrará una pantalla para introducir la nueva cantidad, ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Page 32 of 156

33 Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. 6.7 Eliminar Artículo Si se realizó el ingreso de un artículo, ya sea por error o que simplemente ya no se desea facturar, se puede eliminar de la lista de detalle, esto se logra posicionándose sobre la línea a eliminar (dando clic sobre esta) y presionando el botón Eliminar Artículo o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 5). Este proceso podría solicitar que se ingrese el usuario y contraseña de la persona que realiza la acción en caso que así se haya configurado en el módulo de Gerencia Virtual. 6.8 Cambiar Precio Para modificar el precio de venta de un artículo para esta factura en específico, el vendedor (el cuál debe tener los permisos respectivos), debe de posicionarse sobre la línea en que se encuentra el artículo (dando clic sobre esta), seguidamente deberá presionar la opción Cambiar precio o por medio de la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 3). Inmediatamente se desplegara una pantalla con la lista de precios predeterminados por la administración para este artículo. El vendedor puede seleccionar cualquiera de los precios que se muestran (dando clic sobre la línea), luego presionar el botón de Aceptar ( ) o la tecla Enter. Page 33 of 156

34 Ahora bien, si el vendedor tiene el permiso necesario, podría crear o personalizar un nuevo precio, para esto debe de seleccionar el botón Precio Personalizado ( ubicado en el extremo inferior izquierdo), se desplegará una pantalla para ingresar el nuevo valor del artículo (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter, esto hará que inmediatamente en el campo de Precio (Custom) se muestre el precio ingresado. Luego deberá posicionarse sobre el campo Precio (Custom) (dando clic sobre esta línea) y presionar el botón de Aceptar ( cambiado en la pantalla de facturación. ) y el precio será 6.9 Marcar Artículo como Regalo Cuando el cliente desea que en la factura no se desplieguen los precios de los artículos, por tratarse de un regalo por ejemplo. El vendedor se posicionará sobre la línea del artículo y presionará el botón Marcar Regalo o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3). La línea del artículo cambiará de color (turquesa). Page 34 of 156

35 Cuando se envié a imprimir la factura (presionando la opción Imprimir Documento o Ia tecla F2 (estando ubicado en el Menú 1) se imprimirá el tiquete normal (con los precios de todos artículos que contenía esa factura), y se mostrará una pantalla con la opción de imprimir el tiquete de regalo (presionando el botón Ticket de Regalo o la tecla F11) en éste aparecerán solamente el o los artículos que en la pantalla de facturación se marcaron con dicha opción solo que sin mostrar el precio del artículo Aplicar Descuento A un Artículo en Específico Para dar un descuento a un artículo en específico, en la pantalla de facturación se debe seleccionar la línea respectiva (dando clic sobre esta) y presionar el botón de Descuento Artículo o presionando la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 5), se desplegará una pantalla, allí deberá ingresar el porcentaje a aplicar para ese artículo en específico (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter. Page 35 of 156

36 A todo el Documento Cuando el descuento es global y se le aplicará a un documento como tal (incluye todos los artículos facturados), se utilizará la opción de Descuento Documento o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 5), el vendedor deberá al igual que en el punto anterior, añadir el porcentaje a aplicar y presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter y en la parte en donde se indica el total correspondiente a la factura se mostrara el porcentaje del descuento. Page 36 of 156

37 6.11 Exonerar Impuestos Si en el proceso de venta se decide exonerar del impuesto a los artículos de la compra, se procede a presionar la opción Exonerar o presionar la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 4), e inmediatamente el sistema mostrara el campo de impuesto de cada uno de ellos en cero Documento en Espera Cuando se debe pausar el proceso de venta por alguna razón, por ejemplo que el cliente olvido traer algún artículo o no encuentra la tarjeta con la que realizará el pago, entre otros; el vendedor puede poner en espera la factura, presionando la opción Documento en Espera o presionando la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3), inmediatamente aparecerá la pantalla de facturación limpia, para que el vendedor pueda realizar cualquier otro proceso y en el extremo inferior izquierdo, un logo como el siguiente factura está pendiente de facturar., que indica que la Para recuperar el documento de nuevo, la pantalla del punto de venta deberá de estar en blanco (sin ningún artículo escaneado) y se deberá de presionar nuevamente la opción Documento en Espera o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3) ó hacer doble clic sobre el icono de factura en espera y el sistema cargará nuevamente el detalle de la factura que se encontraba en espera. NOTA: Es importante señalar que solamente se puede tener una factura en espera en cada una de las cajas a la vez Cancelar Documento Si por algún motivo se debe cancelar la factura en proceso y limpiar o eliminar todos los artículos ingresados en la pantalla de facturación, se debe presionar la opción Cancelar Documento o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 1) Consultar Cupón Esta opción permite visualizar la pantalla de cupones, por medio de la opción Consultar Cupón o de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 6), una vez que se definan las promociones y se carguen los artículos en la pantalla de facturación, siempre y cuando el documento sea de tipo contado. Esta pantalla muestra los cupones asociados a los artículos registrados, el usuario tiene la posibilidad de marcar o desmarcar los cupones a aplicar. Page 37 of 156

38 Se muestra el tipo de cupón a aplicar, ya sea porcentual, de monto o piezas, además del monto equivalente a cada una de las promociones. El usuario tiene la posibilidad de salir de la pantalla sin aplicar ningún cupón, así como aplicar total o parcialmente los distintos cupones. Al seleccionar un cupón el sistema internamente determina el tipo de cupón, si el cupón es porcentual por descuento, el sistema aplica el descuento nombrado en el cupón al artículo asociado, de lo contrario, genera un cupón automático como forma de pago, este será aplicado de forma en la pantalla de totales. La forma de determinar el monto del cupón dependiendo del tipo es la siguiente: Cupones porcentuales: el monto de este será asumido por la casa fabricante e indica un porcentaje de descuento que será aplicado al valor total del artículo después de IVA. Este tipo de cupón genera una forma automática de pago, que se verá reflejada en la pantalla de formas de pago. Cupones por monto: el cupón de tipo monto indica un monto específico, que será rebajado del valor del artículo, este se ve manifestado mediando una forma de pago automática, generada en la pantalla de formas de pago. Cupones por piezas no cobradas: este tipo de cupón indica promociones de volumen, permite no cobrar una cantidad de artículos, dependiendo de la cantidad que desea facturar el usuario, para ello se definen dos cantidades, las piezas base, que indica cuanta cantidad de artículos deben de facturar para aplicar el cupón, y cuantos serán reconocidos como no cobrados. Page 38 of 156

39 Estos cupones se verán reflejados como un cupón autogenerado en la pantalla de formas de pago. El usuario no debe eliminar estas formas de pago, sin embargo el sistema no validará esta opción, si el usuario por error elimina alguna de ellas, puede volver a generarla cerrando esta pantalla sin facturar y volviendo a llamarla. Una vez facturado el documento, el sistema imprime además del ticket de factura, los cupones agregados automáticamente a las formas de pago, estos se agruparán por el identificador de cupón, con el fin de imprimir solo uno con cada uno de los artículos relacionados por el ID y no uno por cada artículo, para que la distribución a las casas fabricantes sea más fácil. Page 39 of 156

40 El sistema tiene la capacidad de reimprimir la factura completa, pero indicando que el cupón es una reimpresión en la parte del encabezado Seleccionar Forma de Pago e Impresión de Factura Una vez que el vendedor termina de realizar la venta, procede a imprimir la factura. Para esto deberá de presionar la opción Imprimir Documento o por medio de la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 1), se desplegará una pantalla para seleccionar el tipo de pago e ingresar la información necesaria para cancelar la factura. Page 40 of 156

41 El sistema toma el total de la factura y lo muestra en el campo monto, este campo puede ser modificado (en caso de que el cliente pague con un monto mayor o menor a la cantidad y dependiendo del tipo de pago que se elija): Nota: el campo de porcentaje es para los casos en que el cliente decide pagar un porcentaje del total, por ejemplo el 50% en efectivo y el restante en otra moneda. El botón de sugerir máximo, hará que en el campo monto se cargue el total faltante de la factura. Se debe de seleccionar la forma de pago, posicionándose en alguno de los siguientes botones, según sea el medio de cancelación a utilizar: Page 41 of 156

42 Efectivo: si escoge efectivo, el vendedor deberá indicar la cantidad con el que el cliente va a cancelar en el campo Monto. Tarjeta: se deben introducir los datos de la tarjeta a utilizar: tipo de tarjeta, número de tarjeta, número de referencia y nombre del cliente. Ch/Transf: añadir los siguientes datos: Para los cheques, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Nota: si el monto del cheque es mayor al total de la factura se puede dar un cambio por la diferencia (siempre y cuando se haya establecido el permiso en el Módulo de Gerencia Virtual). Para las transferencias, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Page 42 of 156

43 Cupones: ingresar el número de cupón a usar por el cliente y algún comentario de promoción si se desea. Moneda extranjera: al seleccionar esta opción aparecerá un listado de las posibles monedas extranjeras a utilizar y su respectivo tipo de cambio (información establecida por la administración en el Módulo de Gerencia Virtual). El vendedor elige la moneda a utilizar por el cliente y el sistema automáticamente en la casilla de monto desplegara el equivalente según el tipo de cambio cargado para la moneda seleccionada. Page 43 of 156

44 Si la cantidad con la que cancela el cliente es mayor a la establecida por el sistema, éste generara automáticamente el cambio respectivo en la moneda base. Nota de crédito: el primer campo Sucursal aparecerá activo, siempre y cuando se haya definido en el Módulo de Gerencia Virtual que se aceptarán devoluciones o notas de crédito de otras sucursales, de ser así, el vendedor deberá seleccionar la sucursal de la cual se emitió la nota de crédito. Además debe elegir la caja en la que se realizó la venta originalmente y el número del tiquete por el cual se hizo la devolución. Se puede recurrir al botón Buscar, se desplegará una pantalla para realizar la búsqueda por fecha o por número de ticket (se mostrará una lista de tiquetes que cumplan con los parámetros indicados, para seleccionar el tiquete debe de dar clic sobre la línea de interés), luego se debe presionar la tecla Enter para pasar la información a la pantalla principal de Pago de Factura. Monedero: es un sistema del que puede disponer la empresa en el cual el cliente acumula efectivo por medio de la compra. Este efectivo se puede canjear después en otra compra a realizar. El vendedor debe cargar el cliente o manualmente ligar el número de monedero en esta sección y el sistema podría acumular dinero (según la parametrización del plan) con esa compra. Page 44 of 156

45 En la parte de debajo de la venta, se mostrarán algunos botones adicionales: Una vez escogido el medio de pago, deberá presionar el botón Agregar, o por medio de la tecla F9 o Enter para validar la cantidad y el método de pago a usar. Si ocurre algún error en el ingreso de los datos, el vendedor dispone de la opción de Borrar o la tecla F10, para la cual selecciona la línea errónea y presiona el botón. Además tiene la opción de cambiar el nombre del cliente presionando esta opción Nombre Cliente o la tecla F11. Finalmente y con la información correcta puede enviar el documento a Imprimir presionando esta opción o por medio de la tecla F12. ** Esta se activará únicamente cuando el monto del documento ha sido cubierto, de lo contrario el botón F12 aparecerá inactivo. Se mostrará una pantalla que indica al vendedor lo facturado, el pago y el cambio respectivo. El vendedor puede reimprimir la factura por medio de esta opción o la tecla F12 en el caso de que lo requiera. Page 45 of 156

46 7. Ticket de Apartado Si un cliente desea hacer un apartado de mercadería; el vendedor deberá: 7.1 Seleccionar el Documento El vendedor por medio del botón Tipo Documento o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), selecciona y carga el tipo de factura (en este caso Ticket de Apartado), ya sea haciendo clic sobre esta opción, o bien con la tecla F1, luego se presiona el botón Aceptar ( ). El espacio en blanco que aparece a la derecha hace referencia a los subdocumentos que pudiesen estar relacionados a este documento en específico, los cuales son establecidos por la administración en el módulo de Gerencia Virtual. Nota: Se pueden realizar apartados cuando se está trabajando localmente. 7.2 Definir Vendedor Para asignar a la persona que realizará la venta, el usuario deberá presionar el botón Cambiar Vendedor o la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 3). Seguidamente deberá realizar la búsqueda del vendedor ya sea por su número, presionando la tecla F1 o dando clic sobre la opción Número o por nombre, presionando la tecla F2 o dando clic sobre la opción Nombre. Una vez seleccionado, se presiona la tecla Enter o clic sobre la línea correspondiente y el nombre del vendedor se mostrará en la pantalla de facturación. Page 46 of 156

47 7.3 Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido. Si se desea cambiar el cliente a uno que ya exista en la Base de Datos, se debe marcar la opción Cambiar Cliente o la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 5). La opción despliega una pantalla de búsqueda de clientes, en la cual se puede realizar la búsqueda por Número presionando esta opción o la tecla F1, o por Nombre presionando esta opción o la tecla F2. Una vez realizada la búsqueda, se selecciona el cliente en el listado de resultados y se carga al sistema por medio de la tecla Enter o dando clic sobre el nombre de la persona. Page 47 of 156

48 7.3.2 Agregar un Cliente nuevo. En el caso de que el cliente no haya sido añadido en la base de datos o se trate de un cliente nuevo para el cual se requiere recolectar la información y guardarla en el sistema, desde el punto de venta se puede realizar. El vendedor selecciona la opción Agregar Clientes o la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 2). Dicha opción muestra una pantalla de recolección de datos necesarios para crear al cliente. Los datos que aparecen inactivos, como por ejemplo, precio y descuento, debe ser definido por un usuario con los permisos respectivos. Page 48 of 156

49 Una vez ingresado los datos del cliente, por medio del botón de Aceptar ( datos. ) se actualizan estos en la base de En el módulo de Punto de Venta, al igual que en el módulo de Gerencia Virtual, todo cliente que se cree, se creará como cliente de contado Modificar Cliente Si por alguna razón se requiere modificar la información de algún cliente existente, se acude a la opción Modificar Cliente o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 4). La cual estaría cargando en pantalla los datos del cliente actualmente cargado en el sistema para poder modificarlo según sea la necesidad. Una vez realizados los cambios deseados, se guarda la nueva información a la base de datos, presionando el botón de Aceptar ( ). Cuando el cliente está definido como un cliente de contado, el sistema permitirá la modificación de todos los datos. Sin embargo, al tratarse de un cliente de crédito, solo se permitirá modificar el tipo de cliente al que corresponde. Esto porque los datos del cliente se toman directamente del auxiliar de Cuentas por Cobrar. Page 49 of 156

50 7.3.4 Cargar Cliente Frecuente Cuando se requiera cargar los datos de la tarjeta de algún cliente frecuente (previamente definido), se acude a la opción Cliente Frecuente o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 6). Una vez que se indica el número de tarjeta, se cargan los datos en pantalla, presionando el botón de Aceptar ( ) y esto hace que se actualicen automáticamente en pantalla los datos correspondientes, número de tarjeta, nombre asociado a la tarjeta y el nombre del plan al que pertenece. Cuando se ingresan artículos se verifica si estos pertenecen al plan y se calcula el valor en puntos a acumular a partir del monto total de la línea. Page 50 of 156

51 7.4 Seleccionar bodega de documento. Cuando se requiera facturar de una bodega distinta a la default (parametrizada en la caja desde el módulo de Gerencia Virtual), se acude a la opción Bodega Doc o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 7). Esto hará que se despliegue una pantalla en la que se mostrarán todas las bodegas, creadas en esta sucursal, que estén marcadas como Bodega Facturación Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace De ahora en adelante, todas las búsquedas de artículos se realizarán sobre la bodega seleccionada. 7.5 Ingresar Artículos Luego de ingresada la información de la barra superior de la pantalla, se hace el ingreso de los artículos que el cliente apartará, para esto debe estar posicionado en la casilla de artículo (el sistema luego de elegido el documento automáticamente se posiciona sobre esa casilla). Page 51 of 156

52 En dicha casilla puede ingresar el código del artículo digitándolo o por medio de un lector de barras. Si el código es correcto el sistema cargará el artículo a la pantalla de facturación, la cantidad por defecto será 1. Si en el módulo de Gerencia Virtual se marcó la opción Distinguir artículos con Existencia Negativa estos se verán con un del lado izquierdo de la cantidad del artículo, además de mostrar en pantalla la línea en color rojo. Si el código ingresado no corresponde a ningún artículo, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: Búsqueda de Artículos Si no se sabe el código del artículo que desea apartar, se podría utilizar la opción Buscar Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 3). Esta opción despliega una pantalla de búsqueda de artículos, en la cual se puede ingresar parte de la descripción del artículo que se desea buscar (se debe ingresar como mínimo 4 letras para realizar la búsqueda). No necesariamente debe ser el inicio de la descripción. Una vez ingresada la descripción o parte de ella, por medio del botón Buscar o la tecla F1 o Enter, y se realiza la búsqueda de los artículos que concuerden con las palabras ingresadas. Page 52 of 156

53 En la lista desplegada de artículos encontrados, se selecciona el artículo deseado (dando clic sobre este) y al presionar la tecla Enter se carga automáticamente al detalle de la factura Existencias En la misma pantalla de Búsqueda Artículo, se puede realizar una consulta rápida de las existencias de éstos. Únicamente se debe seleccionar el artículo de la lista y presionar el botón Existencias o la tecla F2. Esto hará que se despliegue una ventana mostrándolas existencias del artículo para las sucursales y bodegas en las que se encuentra definido. Page 53 of 156

54 7.5.3 Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default. Cuando se requiera cargar artículos de una bodega distinta a la que se tiene seleccionada para este documento, se debe marcar el artículo que se quiere tomar de otra bodega y presionar la opción Bodega Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 7). Esto desplegará una ventana en la que se mostrará las bodegas de las cuales se podrá facturar el artículo. Page 54 of 156

55 Una vez seleccionada la bodega de la que se desea facturar el artículo, se presiona el botón de Aceptar ( hace que el rebajo de la existencia (cuando sea facturado) se haga de la bodega seleccionada. ), esto Cuando se digita el código de un artículo y este no está definido en la bodega en la que se está trabajando, el sistema le mostrará un mensaje como el siguiente: Si se marca el botón de aceptar el sistema desplegará una ventana en la que mostrará las bodegas en las que si está el articulo definido para la sucursal en la que se está trabajando, además de mostrar las existencias en cada una de las bodegas. Page 55 of 156

56 Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace 7.6 Definir Cantidad Como se mencionó anteriormente la cantidad por defecto al ingresar el artículo es 1. Si se requiere cambiar el número de artículos se puede introducir antes de ingresar el artículo o bien después de que esté aparece en la pantalla de facturación. Antes de registrar el producto se debería de contar la cantidad de artículos, ingresar el código del producto, marcar la opción Cambiar Cantidad o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 2), se desplegará una pantalla para ingresar la cantidad ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Page 56 of 156

57 Permite borrar la cantidad de ser necesario. Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. Ésta se verá desplegada en la siguiente barra: Cuando se ingrese el artículo éste mantendrá la cantidad que se ingresó de antemano. Si se define la cantidad después de ingresado el artículo a la pantalla de facturación, se deberá seleccionar la línea a modificar (dando clic sobre esta), después se presiona la opción Modificar Cantidad o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 3), se mostrará una pantalla para introducir la nueva cantidad, ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Page 57 of 156

58 Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. 7.7 Eliminar Artículo Si se realizó el ingreso de un artículo, ya sea por error o que simplemente ya no se desea facturar, se puede eliminar de la lista de detalle, esto se logra posicionándose sobre la línea a eliminar (dando clic sobre esta) y presionando el botón Eliminar Artículo o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 5). Este proceso podría solicitar que se ingrese el usuario y contraseña de la persona que realiza la acción en caso que así se haya configurado en el módulo de Gerencia Virtual. 7.8 Cambiar Precio Para modificar el precio de venta de un artículo para esta factura en específico, el vendedor (el cuál debe tener los permisos respectivos), debe de posicionarse sobre la línea en que se encuentra el artículo (dando clic sobre esta), seguidamente deberá presionar la opción Cambiar precio o usando la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 3). Inmediatamente se desplegara una pantalla con la lista de precios predeterminados por la administración para este artículo. El vendedor puede seleccionar cualquiera de los precios que se muestran (dando clic sobre la línea), luego presionar el botón de Aceptar ( ) o la tecla Enter. Page 58 of 156

59 Ahora bien, si el vendedor tiene el permiso necesario, podría crear o personalizar un nuevo precio, para esto debe de seleccionar el botón Precio Personalizado ( ubicado en el extremo inferior izquierdo), se desplegará una pantalla para ingresar el nuevo valor del artículo (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter, esto hará que inmediatamente en el campo de Precio (Custom) se muestre el precio ingresado. Luego deberá posicionarse sobre el campo Precio (Custom) (dando clic sobre esta línea) y presionar el botón de Aceptar ( cambiado en la pantalla de facturación. ) y el precio será 7.9 Aplicar Descuento A un Artículo en Específico Para dar un descuento a un artículo en específico, en la pantalla de facturación se debe seleccionar la línea respectiva (dando clic sobre esta) y presionar el botón de Descuento Artículo o presionando la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 5), se desplegará una pantalla, allí deberá ingresar el porcentaje a aplicar para ese artículo en específico (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter. Page 59 of 156

60 7.9.2 A todo el Documento Cuando el descuento es global y se le aplicará a un documento como tal (incluye todos los artículos facturados), se utilizará la opción de Descuento Documento o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 5), el vendedor deberá al igual que en el punto anterior, añadir el porcentaje a aplicar y presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter y en la parte en donde se indica el total correspondiente a la factura se mostrara el porcentaje del descuento. Page 60 of 156

61 7.10 Exonerar Impuestos Si en el proceso de venta se decide exonerar del impuesto a los artículos de la compra, se procede a presionar la opción Exonerar o presionar la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 4), e inmediatamente el sistema mostrara el campo de impuesto de cada uno de ellos en cero Documento en Espera Cuando se debe pausar el proceso de venta por alguna razón, por ejemplo que el cliente olvido traer algún artículo o no encuentra la tarjeta con la que realizará el pago, entre otros; el vendedor puede poner en espera la factura, presionando la opción Documento en Espera o presionando la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3), inmediatamente aparecerá la pantalla de facturación limpia, para que el vendedor pueda realizar cualquier otro proceso y en el extremo inferior izquierdo, un logo como el siguiente factura está pendiente de facturar., que indica que la Para recuperar el documento de nuevo, la pantalla del punto de venta deberá de estar en blanco (sin ningún artículo escaneado) y se deberá de presionar nuevamente la opción Documento en Espera o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3) ó hacer doble clic sobre el icono de factura en espera y el sistema cargará nuevamente el detalle de la factura que se encontraba en espera. NOTA: Es importante señalar que solamente se puede tener una factura en espera en cada una de las cajas a la vez Cancelar Documento Si por algún motivo se debe cancelar la factura en proceso y limpiar o eliminar todos los artículos ingresados en la pantalla de facturación, se debe presionar la opción Cancelar Documento o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 1) Seleccionar Forma de Pago e Impresión de Factura Una vez que el vendedor termina de ingresar los artículos en el documento de apartado, se debe registrar el pago del primer abono (en el módulo de Gerencia Virtual es donde se define si se trata de un porcentaje o un monto fijo) para este documento, esto con la intención que sea generado en firme y guardado en la Base de Datos. Para esto deberá de presionar la opción Imprimir Documento o por medio de la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 1), se desplegará una pantalla para seleccionar el tipo de pago e ingresar la información necesaria. El sistema mostrará cual es el monto mínimo a pagar (casilla de Abono). Si el cliente desea pagar un monto mayor que el establecido como el mínimo, el vendedor deberá digitar la nueva cantidad en la casilla de abono para cargar la nueva cantidad del recibo. Page 61 of 156

62 En caso que se intente digitar un primer abono menor al monto mostrado por el sistema, se mostrará una ventana indicando que no podrá ser posible la generación del recibo por ese monto. El sistema muestra el monto a abonar sugerido en el campo monto, este campo puede ser modificado (en caso de que el cliente pague con un monto mayor a la cantidad y dependiendo del tipo de pago que se elija): Page 62 of 156

63 Nota: el campo de porcentaje es para los casos en que el cliente decide pagar un porcentaje del total, por ejemplo en efectivo y el restante en otra moneda. El botón de sugerir máximo, indica el total de la factura. Se debe de seleccionar la forma de pago: Efectivo o la tecla F1, Tarjeta o la tecla F2, Cheque / Transferencia o la tecla F3, Cupones o la tecla F4, Moneda Extranjera o la tecla F5, según sea el medio de cancelación a utilizar: Efectivo: si escoge efectivo, el vendedor deberá indicar la cantidad con el que el cliente va a cancelar en el campo Monto. Tarjeta: se deben introducir los datos de la tarjeta a utilizar: tipo de tarjeta, número de tarjeta, número de referencia y nombre del cliente. Ch/Transf: añadir los siguientes datos: Para los cheques, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Page 63 of 156

64 Nota: si el monto del cheque es mayor al total de la factura se puede dar un cambio por la diferencia (siempre y cuando se haya establecido el permiso en el Módulo de Gerencia Virtual). Para las transferencias, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Cupones: ingresar el número de cupón a usar por el cliente y algún comentario de promoción si se desea. Moneda extranjera: al seleccionar esta opción aparecerá un listado de las posibles monedas extranjeras a utilizar y su respectivo tipo de cambio (información establecida por la administración en el Módulo de Gerencia Virtual). El vendedor elige la moneda a utilizar por el cliente y el sistema automáticamente en la casilla de monto desplegara el equivalente según el tipo de cambio cargado para la moneda seleccionada. Page 64 of 156

65 Si la cantidad con la que cancela el cliente es mayor a la establecida por el sistema, éste generara automáticamente el cambio respectivo en la moneda base. Además se cuenta con los siguientes botones: Una vez escogido el medio de pago, deberá presionar el botón Agregar, o por medio de la tecla F9 o Enter para validar la cantidad y el método de pago a usar. Si ocurre algún error en el ingreso de los datos, el vendedor dispone de la opción de Borrar o la tecla F10, para la cual selecciona la línea errónea y presiona el botón. Además tiene la opción de cambiar el nombre del cliente presionando esta opción Nombre Cliente o la tecla F11. El plazo con el que cuenta el cliente para cancelar y retirar el apartado se define en esta misma pantalla de pago y se pueden tener 2 opciones (según la parametrización realizada a nivel de la sucursal) Plazo por días: esta opción mostrará la fecha de vencimiento del apartado a 30, 60 o más días según la política de la empresa. Page 65 of 156

66 Fecha Festiva: esta segunda opción permite hacer apartados para una fecha en específico, ej: desde enero, haga su apartado para diciembre. Sin importar la cantidad de días que falten para esta fecha, el sistema estaría realizando el apartado para la fecha indicada. Finalmente y con la información correcta puede enviar el documento a Imprimir presionando esta opción o por medio de la tecla F12 (una vez impreso el documento ya no podrá ser modificado). ** Esta se activará únicamente cuando el monto del documento ha sido cubierto, de lo contrario el botón F12 aparecerá inactivo. Se mostrará una pantalla que indica al vendedor el monto abonado, el monto el pagado y el cambio respectivo. ** El vendedor podrá reimprimir el documento de apartado presionando la tecla F12 en el caso que lo requiera. Page 66 of 156

67 El sistema imprimirá dos tiquetes El documento de apartado: este contiene el detalle de los artículos seleccionados por el cliente. El recibo: mismo que mostrará el monto y otro con el saldo anterior, el abono, el saldo actual, el monto cancelado y el cambio. Page 67 of 156

68 8. Ticket de Devolución Por medio de esta opción un cliente puede devolver uno o más artículos ya sean porque se encuentra dañado, porque falta alguna pieza, porque la mercadería se encontraba vencida, entre otros. Se pueden realizar devoluciones cuando se está trabajando localmente. 8.1 Seleccionar el Documento Para realizar una devolución lo primero que el usuario debe de realizar es seleccionar el tipo de documento, para esto deberá presionar el botón Tipo Documento o la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), se mostrará una pantalla en la cual debe de seleccionar la opción Ticket de Devolución o la tecla F3, para cargar este tipo de documento. Los subdocumentos o motivos de la devolución son definidos y registrados previamente por la administración de la empresa (parámetros del catálogo) y se mostrarán al lado derecho de la pantalla, para seleccionarlo debe de posicionarse sobre este (dando clic) y luego presionar el botón de Aceptar ( ). Para realizar esta acción, no debe haber artículos escaneados en la pantalla, en caso de que existan, el sistema mostrará el siguiente mensaje. Page 68 of 156

69 8.2 Búsqueda de la Factura El vendedor recibe el o los artículos a ser devueltos por el cliente y luego de haber ingresado a la opción Ticket de Devolución se mostrará una pantalla en donde debe de seleccionar la sucursal (en caso de que la empresa tenga la política de hacer devoluciones de otras sucursales) y realizar la búsqueda de la factura, esta última puede realizarla por: Número Para realizar una búsqueda por número de tiquete el usuario debe de presionar la opción Número o la tecla F1, seguidamente posicionarse en el campo Número de Ticket y digitar el número de documento al cual se le va a realizar la devolución, luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegará el ticket que cumpla con el parámetro ingresado. Debe de posicionarse sobre la línea en donde se encuentra el documento y presionar la tecla Enter y el detalle de esa factura será cargado en la pantalla de devoluciones. Page 69 of 156

70 8.2.2 Fecha Para realizar la búsqueda por fecha el usuario debe de presionar la opción Fecha o la tecla F2. En el campo Fecha del Ticket seleccionar la fecha en que fue creado el documento de interés, este campo siempre va a mostrar la fecha actual, para buscar otra fecha debe de dar clic en donde muestra la flecha: Esto desplegará un calendario: Para seleccionar un día, debe de posicionarse sobre éste, luego debe de presionar la tecla Enter, se mostrará la lista de documentos que concuerden con la fecha seleccionada. Debe de posicionarse sobre el documento (dando clic sobre este) y presionar la Tecla Enter y el sistema cargará en la pantalla de facturación todos los artículos que contiene ese ticket. Page 70 of 156

71 8.2.3 Nombre Para realizar una búsqueda por nombre del cliente debe de presionar la opción Nombre o la tecla F3, seguidamente se deberá indicar: Sucursal en la que se realizó el documento. Rango de fechas para la búsqueda (Desde / Hasta). Nombre del Cliente. Luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegarán los tickets que cumpla con los filtros indicados. 8.3 Devolución de Artículos Una vez elegida la factura sobre la que se desea realizar una devolución, el sistema muestra una pantalla, la cual contiene información del encabezado de la factura y el detalle de los artículos. Page 71 of 156

72 Seleccione los artículos que se van a incluir en la devolución (estos será los que se cargarán en la pantalla principal), e indique en el campo Cant Devol la cantidad que será devuelta, luego presione el botón Cargar o la tecla F1. Botones: Cargar (tecla F1): carga en la pantalla principal los artículos marcados para la devolución. Marcar Línea (tecla F2): permite marcar o desmarcar una línea en el grid (la que se tenga seleccionada). Marcar Todo (tecla F3): permite marcar o desmarcar, todos los artículos del grid. Adicionalmente se encontrará un check para aplicar devolución (o no) del monto de servicios cobrados. 8.4 Impresión de Factura Una vez se tenga en la pantalla principal solo los artículos a devolver, se procede a presionar la opción Imprimir Documento o la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 1), para obtener la factura de devolución. Page 72 of 156

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74 9. Factura de Crédito Para realizar una factura de crédito, se debe seleccionar este tipo de documento e ingresar el nombre del cliente para verificar el límite de crédito y el saldo correspondiente. Si existe un disponible para hacer la venta, se puede llevar a cabo. Si el saldo no es suficiente o bien al cliente se le definió que no se le podía vender a crédito, el sistema enviará un mensaje notificando que la venta no se podrá realizar. A continuación se dará la guía para llevar a cabo el proceso. 9.1 Seleccionar Documento Lo primero que el usuario debe de realizar es seleccionar el tipo de documento, para esto deberá presionar la opción Tipo Documento o la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), se desplegará una pantalla en donde se debe de marcar la opción Factura de Crédito (dando clic sobre esta opción) o usando la tecla F4. El espacio en blanco que aparece a la derecha, hace referencia a los subdocumentos que podrían estar relacionados a este documento en específico, estos fueron definidos previamente en el Módulo de Gerencia Virtual. Page 74 of 156

75 9.2 Definir Vendedor Para asignar a la persona que realizará la venta, el usuario deberá presionar el botón Cambiar Vendedor o la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 3). Seguidamente deberá realizar la búsqueda del vendedor ya sea por su número, presionando la tecla F1 o dando clic sobre la opción Número o por nombre, presionando la tecla F2 o dando clic sobre la opción Nombre. Una vez seleccionado, se presiona la tecla Enter o clic sobre la línea correspondiente y el nombre del vendedor se mostrará en la pantalla de facturación. 9.3 Definir Cliente Cambiar Cliente ya Definido Si se desea cambiar el cliente a uno que ya exista en la Base de Datos, se debe marcar la opción Cambiar Cliente o la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 5). La opción despliega una pantalla de búsqueda de clientes, en la cual se puede realizar la búsqueda por Número presionando esta opción o la tecla F1, o por Nombre presionando esta opción o la tecla F2. Una vez realizada la búsqueda, se selecciona el cliente en el listado de resultados y se carga al sistema por medio de la tecla Enter o dando clic sobre el nombre de la persona. Page 75 of 156

76 9.3.2 Cargar Cliente Frecuente Cuando se requiera cargar los datos de la tarjeta de algún cliente frecuente (previamente definido), se acude a la opción Cliente Frecuente o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 6). Una vez que se indica el número de tarjeta, se cargan los datos en pantalla, presionando el botón de Aceptar ( ) y esto hace que se actualicen automáticamente en pantalla los datos correspondientes, número de tarjeta, nombre asociado a la tarjeta y el nombre del plan al que pertenece. Page 76 of 156

77 Cuando se ingresan artículos se verifica si estos pertenecen al plan y se calcula el valor en puntos a acumular a partir del monto total de la línea. 9.4 Seleccionar bodega para facturación. Cuando se requiera facturar de una bodega distinta a la default (parametrizada en la caja desde el módulo de Gerencia Virtual), se acude a la opción Bodega Doc o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 7). Esto hará que se despliegue una pantalla en la que se mostrarán todas las bodegas, creadas en esta sucursal, que estén marcadas como Bodega Facturación Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace De ahora en adelante, todas las búsquedas de artículos se realizarán sobre la bodega seleccionada. 9.5 Ingresar Artículos Luego de ingresada la información de la barra superior de la pantalla, se hace el ingreso de los artículos a vender, para esto debe estar posicionado en la zona media de la pantalla, en la casilla de artículo (el sistema luego de elegido el documento automáticamente se posiciona sobre esa casilla). Page 77 of 156

78 En dicha casilla puede ingresar el código del artículo digitándolo o por medio de un lector de barras. Si el código es correcto el sistema cargará el artículo a la pantalla de facturación, la cantidad por defecto será 1. Si en el módulo de Gerencia Virtual se marcó la opción Distinguir artículos con Existencia Negativa estos se verán con un del lado izquierdo de la cantidad del artículo, además de mostrar en pantalla la línea en color rojo. Si el código ingresado no corresponde a ningún artículo, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: Búsqueda de Artículos Si no se conoce el código del artículo que desea facturar, se podría utilizar la opción Buscar Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 3). Esta opción despliega una pantalla de búsqueda de artículos, en la cual se puede ingresar parte de la descripción del artículo que se desea buscar (se debe ingresar como mínimo 4 letras para realizar la búsqueda). No necesariamente debe ser el inicio de la descripción. Una vez ingresada la descripción o parte de ella, por medio del botón Buscar o la tecla F1 o Enter, y se realiza la búsqueda de los artículos que concuerden con las palabras ingresadas. Page 78 of 156

79 En la lista desplegada de artículos encontrados, se selecciona el artículo deseado (dando clic sobre este) y al presionar la Tecla Enter se carga automáticamente al detalle de la factura Existencias En la misma pantalla de Búsqueda Artículo, se puede realizar una consulta rápida de las existencias de éstos. Únicamente se debe seleccionar el artículo de la lista y presionar el botón Existencias (o la tecla F2). Esto hará que se despliegue una ventana mostrándolas existencias del artículo para las sucursales y bodegas en las que se encuentra definido. Page 79 of 156

80 9.5.3 Búsqueda de Artículos en una bodega diferente a la default. Cuando se requiera cargar artículos de una bodega distinta a la que se tiene seleccionada para este documento, se debe marcar el artículo que se quiere tomar de otra bodega y presionar la opción Bodega Artículo o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 7). Esto desplegará una ventana en la que se mostrará las bodegas de las cuales se podrá facturar el artículo. Page 80 of 156

81 Una vez seleccionada la bodega de la que se desea facturar el artículo, se presiona el botón de Aceptar ( hace que el rebajo de la existencia (cuando sea facturado) se haga de la bodega seleccionada. ), esto Cuando se digita el código de un artículo y este no está definido en la bodega en la que se está trabajando, el sistema le mostrará un mensaje como el siguiente: Si se marca el botón de aceptar el sistema desplegará una ventana en la que mostrará las bodegas en las que si está el articulo definido para la sucursal en la que se está trabajando, además de mostrar las existencias en cada una de las bodegas. Page 81 of 156

82 Una vez que se selecciona la bodega de la cual se facturará, se debe presionar el botón de Aceptar ( que se cargue en la parte superior de la pantalla la bodega de la que se está facturando. ) y esto hace 9.6 Definir Cantidad Como se mencionó anteriormente la cantidad por defecto al ingresar el artículo es 1. Si se requiere cambiar el número de artículos se puede introducir antes de ingresar el artículo o bien después de que esté aparece en la pantalla de facturación. Antes de registrar el producto se debería de contar la cantidad de artículos, ingresar el código del producto, marcar la opción Cambiar Cantidad o por medio de la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 2), se desplegará una pantalla para ingresar la cantidad ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Page 82 of 156

83 Permite borrar la cantidad de ser necesario. Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. Ésta se verá desplegada en la siguiente barra: Cuando se ingrese el artículo éste mantendrá la cantidad que se ingresó de antemano. Si se define la cantidad después de ingresado el artículo a la pantalla de facturación, se deberá seleccionar la línea a modificar (dando clic sobre esta), después se presiona la opción Modificar Cantidad o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 3), se mostrará una pantalla para introducir la nueva cantidad, ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter. Page 83 of 156

84 9.7 Eliminar Artículo Si se realizó el ingreso de un artículo, ya sea por error o que simplemente ya no se desea facturar, se puede eliminar de la lista de detalle, esto se logra posicionándose sobre la línea a eliminar (dando clic sobre esta) y presionando el botón Eliminar Artículo o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 5). Este proceso podría solicitar que se ingrese el usuario y contraseña de la persona que realiza la acción en caso que así se haya configurado en el módulo de Gerencia Virtual. 9.8 Cambiar Precio Para modificar el precio de venta de un artículo para esta factura en específico, el vendedor (el cuál debe tener los permisos respectivos), debe de posicionarse sobre la línea en que se encuentra el artículo (dando clic sobre esta), seguidamente deberá presionar la opción Cambiar precio o por medio de la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 3). Inmediatamente se desplegara una pantalla con la lista de precios predeterminados por la administración para este artículo. El vendedor puede seleccionar cualquiera de los precios que se muestran (dando clic sobre la línea), luego presionar el botón de Aceptar ( ) o la tecla Enter. Page 84 of 156

85 Ahora bien, si el vendedor tiene el permiso necesario, podría crear o personalizar un nuevo precio, para esto debe de seleccionar el botón Precio Personalizado ( ubicado en el extremo inferior izquierdo), se desplegará una pantalla para ingresar el nuevo valor del artículo (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter, esto hará que inmediatamente en el campo de Precio (Custom) se muestre el precio ingresado. Luego deberá posicionarse sobre el campo Precio (Custom) (dando clic sobre esta línea) y presionar el botón de Aceptar ( cambiado en la pantalla de facturación. ) y el precio será 9.9 Aplicar Descuento A un Artículo en Específico Para dar un descuento a un artículo en específico, en la pantalla de facturación se debe seleccionar la línea respectiva (dando clic sobre esta) y presionar el botón de Descuento Artículo o presionando la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 5), se desplegará una pantalla, allí deberá ingresar el porcentaje a aplicar para ese artículo en específico (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter. Page 85 of 156

86 9.9.2 A todo el Documento Cuando el descuento es global y se le aplicará a un documento como tal (incluye todos los artículos facturados), se utilizará la opción de Descuento Documento o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 5), el vendedor deberá al igual que en el punto anterior, añadir el porcentaje a aplicar y presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter y en la parte en donde se indica el total correspondiente a la factura se mostrara el porcentaje del descuento. Page 86 of 156

87 9.10 Exonerar Impuestos Si en el proceso de venta se decide exonerar del impuesto a los artículos de la compra, se procede a presionar la opción Exonerar o presionar la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 4), e inmediatamente el sistema mostrara el campo de impuesto de cada uno de ellos en cero Documento en Espera Cuando se debe pausar el proceso de venta por alguna razón, por ejemplo que el cliente olvido traer algún artículo o no encuentra la tarjeta con la que realizará el pago, entre otros; el vendedor puede poner en espera la factura, presionando la opción Documento en Espera o presionando la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3), inmediatamente aparecerá la pantalla de facturación limpia, para que el vendedor pueda realizar cualquier otro proceso y en el extremo inferior izquierdo, un logo como el siguiente factura está pendiente de facturar., que indica que la Para recuperar el documento de nuevo, la pantalla del punto de venta deberá de estar en blanco (sin ningún artículo escaneado) y se deberá de presionar nuevamente la opción Documento en Espera o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3) ó hacer doble clic sobre el icono de factura en espera y el sistema cargará nuevamente el detalle de la factura que se encontraba en espera. NOTA: Es importante señalar que solamente se puede tener una factura en espera en cada una de las cajas a la vez Cancelar Documento Si por algún motivo se debe cancelar la factura en proceso y limpiar o eliminar todos los artículos ingresados en la pantalla de facturación, se debe presionar la opción Cancelar Documento o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 1) Impresión de Factura Cuando el vendedor concluye la venta a crédito debe proceder a imprimir la factura para esto debe presionar la opción Imprimir Documento o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 1), en caso de que el cliente sobrepase el límite o no tenga crédito no se podrá imprimir la factura deberá de cancelar el documento o bien utilizar otra forma de pago. Page 87 of 156

88 Información del sistema de rechazo a la venta: Si por el contrario, el cliente NO sobrepasa el límite de crédito establecido y el saldo disponible es suficiente para cancelar la factura, se podrá realizar la venta e imprimir el tiquete. Page 88 of 156

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90 10. Recibos (de apartados) Si un cliente desea realizar un abono a un apartado, el vendedor deberá hacer lo siguiente: 10.1 Seleccionar el Documento Para elegir el documento el vendedor debe de seleccionar la opción Tipo Documento o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), se mostrará una pantalla en la cual debe de seleccionar la opción Recibo o la tecla F5 para cargar este tipo de documento, luego presionar el botón Aceptar ( ) Buscar Apartado Seguidamente el sistema le mostrará una pantalla para realizar la búsqueda del apartado, la misma se puede realizar tomando en cuenta distintos criterios Número Para realizar una búsqueda por número de apartado el usuario debe de presionar la opción Apartado o la tecla F1, seguidamente posicionarse en el campo Número y digitar el número de apartado al cual se le va a realizar el Page 90 of 156

91 recibo, luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegará el ticket que cumpla con el parámetro ingresado Cédula Para realizar una búsqueda por número de apartado el usuario debe de presionar la opción Cédula o la tecla F2, seguidamente posicionarse en el campo Cédula y digitar el número de cédula del cliente que realizó el apartado, luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegará el o los tickets que cumplan con el parámetro ingresado. Page 91 of 156

92 Cliente Para realizar una búsqueda por número de apartado el usuario debe de presionar la opción Cliente o la tecla F3, seguidamente posicionarse en el campo Nombre y digitar el nombre del cliente que realizó el apartado, luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegará el o los tickets que cumplan con el parámetro ingresado Teléfono Para realizar una búsqueda por número de apartado el usuario debe de presionar la opción Teléfono o la tecla F4, seguidamente posicionarse en el campo Teléfono y digitar el número de teléfono del cliente que realizó el apartado, luego presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se desplegará el o los tickets que cumplan con el parámetro ingresado. Page 92 of 156

93 Debe de posicionarse sobre la línea en donde se encuentra el documento y presionar la tecla Enter y el detalle de esa factura será cargado en la pantalla de devoluciones Realizar el Abono al Apartado Una vez encontrado el documento se desplegará una pantalla para realizar un abono al apartado o la cancelación del mismo. Si el cliente va a realizar un abono por un monto diferente al monto sugerido por el sistema, ya sea mayor o menor, se deberá digitar el valor en el campo la casilla Abono, además deberá indicar la forma de pago en la que estará cubriendo el monto indicado. Page 93 of 156

94 El sistema muestra el monto a abonar sugerido en el campo monto, este campo puede ser modificado (en caso de que el cliente pague con un monto mayor a la cantidad y dependiendo del tipo de pago que se elija): Nota: El campo de porcentaje es para los casos en que el cliente decide pagar un porcentaje del total, por ejemplo en efectivo y el restante en otra moneda. El botón de sugerir máximo, indica el total de la factura. Se debe de seleccionar la forma de pago, posicionándose en alguno de los siguientes botones, según sea el medio de cancelación a utilizar: Efectivo: si escoge efectivo, el vendedor deberá indicar la cantidad con el que el cliente va a cancelar en el campo Monto. Tarjeta: se deben introducir los datos de la tarjeta a utilizar: tipo de tarjeta, número de tarjeta, número de referencia y nombre del cliente. Page 94 of 156

95 Ch/Transf: añadir los siguientes datos: Para los cheques, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Nota: si el monto del cheque es mayor al total de la factura se puede dar un cambio por la diferencia (siempre y cuando se haya establecido el permiso en el Módulo de Gerencia Virtual). Para las transferencias, el nombre del banco, número de cheque y nombre del cliente. Cupones: ingresar el número de cupón a usar por el cliente y algún comentario de promoción si se desea. Moneda extranjera: al seleccionar esta opción aparecerá un listado de las posibles monedas extranjeras a utilizar y su respectivo tipo de cambio (información establecida por la administración en el Módulo de Gerencia Virtual). Page 95 of 156

96 El vendedor elige la moneda a utilizar por el cliente y el sistema automáticamente en la casilla de monto desplegara el equivalente según el tipo de cambio cargado para la moneda seleccionada. Si la cantidad con la que cancela el cliente es mayor a la establecida por el sistema, éste generara automáticamente el cambio respectivo en la moneda base. Además se cuenta con los siguientes botones: Una vez escogido el medio de pago, deberá presionar el botón Agregar, o por medio de la tecla F9 o Enter para validar la cantidad y el método de pago a usar. Si ocurre algún error en el ingreso de los datos, el vendedor dispone de la opción de Borrar o la tecla F10, para la cual selecciona la línea errónea y presiona el botón. Además tiene la opción de cambiar el nombre del cliente presionando esta opción Nombre Cliente o la tecla F11. Page 96 of 156

97 Finalmente y con la información correcta puede enviar el documento a Imprimir presionando esta opción o por medio de la tecla F12 (una vez impreso el documento ya no podrá ser modificado). ** Esta se activará únicamente cuando el monto del documento ha sido cubierto, de lo contrario el botón F12 aparecerá inactivo. Se mostrará una pantalla que indica al vendedor el monto abonado, el monto el pagado y el cambio respectivo. ** El vendedor podrá reimprimir el documento de apartado presionando la tecla F12 en el caso que lo requiera. Page 97 of 156

98 El vendedor puede reimprimir el recibo presionando esta opción o por medio de la Tecla F12 en el caso que lo requiera. Page 98 of 156

99 11. Canjear Puntos (de cliente frecuente) Si se desea canjear los puntos adquiridos en el Programa de Cliente Frecuente por premios, el vendedor deberá hacer lo siguiente: 11.1 Seleccionar el Documento El vendedor por medio del botón Tipo Documento o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), selecciona y carga el tipo de documento (en este caso el documento Canjear Puntos), ya sea haciendo clic sobre esta opción, o bien con la tecla F6, luego presionar el botón Aceptar ( ) o la tecla Enter. Page 99 of 156

100 Se mostrará la siguiente pantalla, 11.2 Buscar Cliente Para seleccionar un cliente se debe de presionar el botón Cliente o la tecla F1, se desplegará una pantalla para realizar la búsqueda ya sea por: Tarjeta (o la tecla F1), o por Nombre (o la tecla F2). Page 100 of 156

101 Seleccione el número de tarjeta o el nombre del cliente y presione la tecla Enter, esto hará que en la pantalla de Canjeo de Puntos se muestre el nombre del cliente, además de la cantidad de puntos ganados y disponibles. En la parte inferior de la pantalla se mostrará la lista de premios que podrá adquirir utilizando sus puntos, cada artículo mostrará la cantidad de puntos y dinero necesarios para realizar el canje Seleccionar un Premio Para seleccionar el premio se debe de dar clic en el cuadro que se encuentra del lado izquierdo de este (se marcará con un check). En caso de querer eliminar la marca deberá volver a dar un clic sobre el cuadro. En caso de que el premio que el cliente desee llevarse, tenga que pagar alguna cantidad en el campo Monto se mostrará, por ejemplo si el cliente quiere llevarse de premio: Arandela Rectangular ANC. Acero 3MM ESP, tiene que tener como mínimo 40 puntos y pagar un monto de cinco colones. Page 101 of 156

102 11.4 Facturar Una vez seleccionado el premio o premios que el cliente va a llevarse se presiona el botón de Facturar o la tecla F2. Seguidamente se mostrará la pantalla de Pago de Factura en donde se mostraran los puntos usados, luego deberá presionar el botón de Imprimir o la tecla F12. Page 102 of 156

103 En caso de que el cliente tenga que pagar algún monto adicional por el premio, deberá seleccionar la forma de pago e indicar en el campo monto con cuánto va a cancelar, luego presionar el botón Agregar o la tecla F9 o Enter, seguidamente presionar el botón de Imprimir o la tecla F12. Para ambos casos cuando el cliente tenga que cancelar algún monto o no para llevarse un premio, al presionar el botón de Imprimir o la tecla F12 se mostrará una pantalla que indica al vendedor lo facturado, el pago y el cambio respectivo y además se imprimirá el tiquete. Page 103 of 156

104 12. Anular Apartado Esta opción permite anular un apartado en caso de ser necesario. La funcionalidad actual permite anular un apartado con o sin recibos. La devolución del dinero es un tema operativo. El dinero puede salir de la caja mediante un retiro tipificado si es el caso, o como es costumbre, el servicio de apartado puede estar sujeto a condiciones en las que si el cliente no cumple, pierde lo correspondiente a abonos Seleccionar el Documento El vendedor por medio del botón Tipo Documento o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), selecciona y carga el tipo de documento (en este caso el documento anular apartado), ya sea haciendo clic sobre esta opción, o bien con la tecla F7 y presionando el botón de Aceptar ( ) o la tecla Enter Búsqueda del Documento de Apartado Seguidamente el sistema mostrará una pantalla para realizar la búsqueda del apartado a anular, este se puede buscar por medio del: número de apartado dando clic sobre la opción Apartado o la tecla F1, por número de cédula del cliente dando clic sobre la opción Cédula o por medio de la tecla F2, por medio del nombre del cliente presionando la opción Cliente o la tecla F3 y por número telefónico del cliente dando clic sobre la opción Teléfono o la tecla F4, luego presionar la tecla Enter, en la parte inferior de la pantalla se desplegará una lista de apartados que concuerden con los parámetros de búsqueda. Page 104 of 156

105 Para seleccionar de la lista desplegada el apartado, debe de posicionarse sobre este (dando clic sobre la línea de interés), luego presionar el botón Aceptar ( ) Impresión del Comprobante de Anulación Seguidamente el sistema imprime automáticamente el comprobante de anulación. Page 105 of 156

106 13. Consultar Monedero Por medio de esta opción, se puede realizar la consulta de cuanto es lo que está guardando en una tarjeta de monedero Seleccionar el Documento Para seleccionar este tipo de documento, el usuario lo puede realizar por medio del botón Tipo Documento o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 1), se selecciona y carga el tipo de documento (en este caso el documento Consultar Monedero), ya sea haciendo clic sobre esta opción, o bien con la tecla F8 y presionando el botón Aceptar ( ) o presionando la tecla Enter. Page 106 of 156

107 13.2 Consulta Monedero Este acceso es para brindar información al cliente referente a la tarjeta de monedero. Al indicar el número de tarjeta a consultar en el campo N o de Tarjeta se mostrará el acumulado total del dinero, el cancelado o lo que ha sido utilizado o consumido y el saldo o disponible. Page 107 of 156

108 14. Cambio de Artículos con Series. Esta opción se utiliza para el cambio de artículos a los cuales se les registra un número de serie Buscar Factura Para realizar la búsqueda de la factura lo primero que el usuario debe de hacer es ir a la opción Cambiar Artículo o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 4), se desplegará una pantalla para realizar la búsqueda del documento o factura, ya sea por número (presionando esta opción o por medio de la tecla F1) o fecha de emisión (presionando esta opción o por medio de la tecla F2) Seleccionar Factura En la pantalla de Buscar Factura se desplegará una lista de documentos según los parámetros ingresados, para seleccionar el documento se debe de posicionar sobre este (dando click sobre la línea de interés), luego presionar la tecla Enter, el sistema mostrará la siguiente pantalla: Page 108 of 156

109 14.3 Selección de artículos a cambiar y nuevos números de serie Se selecciona cual o cuales artículos de la factura se cambiarán, se introduce el o los nuevos números de serie y se escoge si se reinicia la garantía o no (dando un click sobre el cuadro que se encuentra al lado derecho de la línea del artículo). Luego se presiona el botón de Aceptar ( efectuaron correctamente. ), el sistema mostrará una pantalla indicando que los cambios se Page 109 of 156

110 14.4 Impresión de Factura Y se imprimirá el tiquete de cambio automáticamente. Page 110 of 156

111 15. Cargar Preventa Si un cliente ha realizado un proceso de preventa (módulo de Preventa) y llega a caja a hacer el pago respectivo, el vendedor deberá cargar este documento en la pantalla de facturación Cargar Preventa Para cargar este tipo de documento el usuario debe de presionar el botón Cargar Preventa o por medio de la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 1), el sistema desplegará una pantalla para realizar la búsqueda, se puede realizar por número de preventa presionando la opción Número o la tecla F1, por fecha en que se hizo la preventa presionando la opción Fecha o la tecla F2 o por medio del nombre del cliente presionando la opción Cliente o la tecla F3. Una vez elegido el tipo de búsqueda se debe de presionar la tecla Enter y en la parte inferior de la pantalla se mostrará una lista de documentos que concuerden con los parámetros seleccionados, para elegir la preventa debe de posicionarse sobre esta (dando clic sobre la línea), luego presionar la tecla Enter. El documento será cargado en la pantalla de facturación y el usuario podrá: Page 111 of 156

112 15.2 Modificar Cantidad Si el cliente por alguna razón desea cambiar la cantidad que se había indicado en el Módulo de Preventa, el vendedor debe de presionar la opción Modificar Cantidad o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 3), se mostrará una pantalla para introducir la nueva cantidad, ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado. Para que la cantidad sea cambiada en la pantalla de facturación se debe de presionar el botón con el signo Igual (=) o la tecla Enter Eliminar Artículo Si se realizó el ingreso de un artículo, ya sea por error o que simplemente ya no se desea facturar, se puede eliminar de la lista de detalle, esto se logra posicionándose sobre la línea a eliminar (dando clic sobre esta) y presionando el botón Eliminar Artículo o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 5). Este proceso podría solicitar que se ingrese el usuario y contraseña de la persona que realiza la acción en caso que así se haya configurado en el módulo de Gerencia Virtual Cambiar Precio Para modificar el precio de venta de un artículo para esta factura en específico, el vendedor (el cuál debe tener los permisos respectivos), debe de posicionarse sobre la línea en que se encuentra el artículo (dando clic sobre esta), seguidamente deberá presionar la opción Cambiar precio o por medio de la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 3). Inmediatamente se desplegara una pantalla con la lista de precios predeterminados por la administración para este artículo. Page 112 of 156

113 El vendedor puede seleccionar cualquiera de los precios que se muestran (dando clic sobre la línea), luego presionar el botón de Aceptar ( ) o la tecla Enter. Ahora bien, si el vendedor tiene el permiso necesario, podría crear o personalizar un nuevo precio, para esto debe de seleccionar el botón Precio Personalizado ( ubicado en el extremo inferior izquierdo), se desplegará una pantalla para ingresar el nuevo valor del artículo (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter, esto hará que inmediatamente en el campo de Precio (Custom) se muestre el precio ingresado. Luego deberá posicionarse sobre el campo Precio (Custom) (dando clic sobre esta línea) y presionar el botón de Aceptar ( cambiado en la pantalla de facturación. ) y el precio será Page 113 of 156

114 15.5 Marcar Artículo como Regalo Cuando el cliente desea que se le entregue un documento adicional a la factura, en la que no se desplieguen los precios de los artículos, por tratarse de un regalo por ejemplo, el vendedor se posicionará sobre la línea del artículo y presionará el botón Marcar Regalo o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3). La línea del artículo cambiará de color (turquesa). Cuando se envié a imprimir la factura (presionando la opción Imprimir Documento Menú 1) se imprimirá el tiquete normal (con los precios de todos artículos que contenía esa factura), y se mostrará una pantalla con la opción de imprimir el tiquete de regalo (presionando el botón Ticket de Regalo o la tecla F11) en éste aparecerán solamente el o los artículos que en la pantalla de facturación se marcaron con dicha opción solo que sin mostrar el precio del artículo. Page 114 of 156

115 15.6 Aplicar Descuento A un Artículo en Específico Para dar un descuento a un artículo en específico, en la pantalla de facturación se debe seleccionar la línea respectiva (dando clic sobre esta) y presionar el botón de Descuento Artículo o presionando la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 5), se desplegará una pantalla, allí deberá ingresar el porcentaje a aplicar para ese artículo en específico (ya sea dando clic sobre el número o digitando el número en el teclado), luego debe de presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter. Page 115 of 156

116 A todo el Documento Cuando el descuento es global y se le aplicará a un documento como tal (incluye todos los artículos facturados), se utilizará la opción de Descuento Documento o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 5), el vendedor deberá al igual que en el punto anterior, añadir el porcentaje a aplicar y presionar el botón con el signo de Igual (=) o la tecla Enter y en la parte en donde se indica el total correspondiente a la factura se mostrara el porcentaje del descuento. Page 116 of 156

117 15.7 Exonerar Impuestos Si en el proceso de venta se decide exonerar del impuesto a los artículos de la compra, se procede a presionar la opción Exonerar o presionar la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 4), e inmediatamente el sistema mostrara el campo de impuesto de cada uno de ellos en cero Documento en Espera Cuando se debe pausar el proceso de venta por alguna razón, por ejemplo que el cliente olvido traer algún artículo o no encuentra la tarjeta con la que realizará el pago, entre otros; el vendedor puede poner en espera la factura, presionando la opción Documento en Espera o presionando la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3), inmediatamente aparecerá la pantalla de facturación limpia, para que el vendedor pueda realizar cualquier otro proceso y en el extremo inferior izquierdo, un logo como el siguiente factura está pendiente de facturar., que indica que la Para recuperar el documento de nuevo, la pantalla del punto de venta deberá de estar en blanco (sin ningún artículo escaneado) y se deberá de presionar nuevamente la opción Documento en Espera o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 3) ó hacer doble clic sobre el icono de factura en espera y el sistema cargará nuevamente el detalle de la factura que se encontraba en espera. NOTA: Es importante señalar que solamente se puede tener una factura en espera en cada una de las cajas a la vez Cancelar Documento Si por algún motivo se debe cancelar la factura en proceso y limpiar o eliminar todos los artículos ingresados en la pantalla de facturación, se debe presionar la opción Cancelar Documento o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 1) Forma de Pago e Impresión de la Factura La forma de pago e impresión de la factura, depende del tipo de pago que el cliente haya escogido en el Módulo de Preventa ya sea: Factura de Contado o Factura de Crédito. Page 117 of 156

118 16. Procesos Adicionales A continuación se explicarán algunas opciones que maneja el sistema y que los vendedores pueden usar en común, independientemente del proceso de venta en el que se encuentren Incidencias Esta opción tiene la funcionalidad de llevar el control de las entradas y salidas del usuario al sistema y registrar las horas y fechas correspondientes. Para utilizarla el usuario tiene que presionar el botón de Incidencias o la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 3) y el sistema mostrará una pantalla para el ingreso del ID del empleado (este se puede escanear o digitar). El sistema identificará si se trata de una entrada o salida y capturará la fecha y la hora respectiva. El usuario después de digitar el ID del Empleado, debe de presionar el botón de Aceptar ( una pantalla con el ID del empleado la fecha y horas ya sea de un entrada o una salida. ), el sistema mostrara 16.2 Retiro de Caja Esta opción permite realizar retiros de caja ya sea en: efectivo, tarjeta, cheque, transferencias, cupones, moneda extranjera o notas de crédito, en caso de que el usuario necesite realizar algún cálculo puede dar clic en la opción Calculadora. Si el vendedor requiere hacer un retiro de caja, deberá presionar la opción Retiro de Caja o la tecla F6 (estando ubicado en el Menú 1), aparecerá una pantalla como la siguiente: Page 118 of 156

119 Retiro Diversificado Este tipo de retiros son aquellos en los que se necesita realizar compras u otros gastos y el dinero debe ser tomado directamente de la caja. Lo primero que se debe hacer, es seleccionar el Tipo Gasto que fue definido previamente en el módulo de Gerencia Virtual. Este campo es el que explica la razón por la que se está haciendo el retiro de dinero de la caja. Se debe presionar la opción Diversificado o la tecla F2. En los retiros se debe indicar exactamente qué forma de pago es la que se está retirando. Si el retiro de caja se desea realizar en efectivo debe de presionar el botón de del campo Efectivo y el sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde puede ingresar cantidades en los campos de: grupos de, cantidad grupos y unidades sueltas, para que las cantidades que el usuario digito sean ingresadas en el sistema el usuario debe de digitar la cantidad y presionar la tecla Enter y el sistema realizará el cálculo respectivo. Page 119 of 156

120 Cuando haya terminado de ingresar todos los datos salga de la pantalla y el monto total quedará ingresado en el campo Efectivo de la pantalla Retiro de Caja. Si el retiro de caja se desea realizar en tarjeta se debe de presionar el botón de del campo Tarjeta y el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde debe de seleccionar la tarjeta y digitar el monto, luego presionar el botón con el signo Más o la tecla Enter, cuando haya terminado de registrar todas las tarjetas con su monto debe de presionar el botón Aceptar ( ). Si el retiro de caja se desea realizar en cheque, debe de presionar el botón del campo Cheque, luego seleccionar el banco y digitar la cantidad, presionar el botón con el signo Más o la tecla Enter, cuando haya terminado de ingresar todas las cantidades debe de presionar el botón Aceptar ( ). Page 120 of 156

121 Si el retiro de caja se desea realizar en moneda extranjera el usuario debe de presionar el botón de en el campo Moneda Extranjera, el sistema mostrará la siguiente pantalla en donde debe de seleccionar la moneda y digitar el monto, luego presionar el botón con el signo de Más o presionar la tecla Enter. Cuando haya terminado de ingresar todas las cantidades debe de presionar el botón Aceptar ( ). En el caso de que el retiro de caja se desee realizar en Cupones o Notas de Crédito el usuario deberá digitar el monto en los campos respectivos. Page 121 of 156

122 Cuando el usuario termine de ingresar todos los montos del retiro de caja correspondientes a los diferentes campos, debe de presionar el botón Aceptar ( ), el sistema mostrará un tiquete con el desglose del retiro Retiro Normal Estos son los retiros normales, que se pueden dar n cantidad de veces al día. Se debe presionar la opción Normal o la tecla F1. En los retiros se debe indicar exactamente qué forma de pago es la que se está retirando. Si el retiro de caja se desea realizar en efectivo debe de presionar el botón de del campo Efectivo y el sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde puede ingresar cantidades en los campos de: grupos de, cantidad grupos y unidades sueltas, para que las cantidades que el usuario digito sean ingresadas en el sistema el usuario debe de digitar la cantidad y presionar la tecla Enter y el sistema realizará el cálculo respectivo. Page 122 of 156

123 Cuando haya terminado de ingresar todos los datos salga de la pantalla y el monto total quedará ingresado en el campo Efectivo de la pantalla Retiro de Caja. Si el retiro de caja se desea realizar en tarjeta se debe de presionar el botón de del campo Tarjeta y el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde debe de seleccionar la tarjeta y digitar el monto, luego presionar el botón con el signo Más o la tecla Enter, cuando haya terminado de registrar todas las tarjetas con su monto debe de presionar el botón Aceptar ( ). Si el retiro de caja se desea realizar en cheque, debe de presionar el botón del campo Cheque, luego seleccionar el banco y digitar la cantidad, presionar el botón con el signo Más o la tecla Enter, cuando haya terminado de ingresar todas las cantidades debe de presionar el botón Aceptar ( ). Page 123 of 156

124 Si se cancelaron facturas con transferencias, este monto no será necesario retirarlo, el sistema lo mostrará automáticamente en la casilla correspondiente. Si el retiro de caja se desea realizar en moneda extranjera el usuario debe de presionar el botón de en el campo Moneda Extranjera, el sistema mostrará la siguiente pantalla en donde debe de seleccionar la moneda y digitar el monto, luego presionar el botón con el signo de Más o presionar la tecla Enter. Cuando haya terminado de ingresar todas las cantidades debe de presionar el botón Aceptar ( ). Page 124 of 156

125 En el caso de que el retiro de caja se desee realizar en Cupones o Notas de Crédito el usuario deberá digitar el monto en los campos respectivos. Cuando el usuario termine de ingresar todos los montos del retiro de caja correspondientes a los diferentes campos, debe de presionar el botón Aceptar ( ), el sistema mostrará un tiquete con el desglose del retiro. Page 125 of 156

126 Una vez que se ha impreso el ticket correspondiente al retiro, en pantalla se mostrará un mensaje indicando que el retiro ha sido generado Cupón Desc. Este tipo de retiro se usa únicamente para retirar el dinero correspondiente a cupones de descuento manual. Lo primero que debe hacerse es indicar cuál es el número de cupón por el que se realizará el retiro. Esto con la intención de validar que el monto correspondiente a ese cupón no ha sido entregado anteriormente. Page 126 of 156

127 En el caso que ya haya sido utilizado, el sistema mostrará una ventana como la siguiente para alertar al usuario. La única forma de registrar un retiro de este tipo, es en Efectivo, por tanto se debe de presionar el botón de del campo Efectivo y el sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde puede ingresar cantidades en los campos de: grupos de, cantidad grupos y unidades sueltas, para que las cantidades que el usuario digito sean ingresadas en el sistema el usuario debe de digitar la cantidad y presionar la tecla Enter y el sistema realizará el cálculo respectivo. Cuando haya terminado de ingresar todos los datos salga de la pantalla y el monto total quedará ingresado en el campo Efectivo de la pantalla Retiro de Caja. Page 127 of 156

128 El monto del retiro en efectivo debe ser el mismo que del cupón, de lo contrario el sistema desplegará la siguiente ventana informando de la desigualdad. Cuando el retiro se genera sin problemas, el sistema imprimirá automáticamente el ticket en el que detallará el número de cupón por el que se está realizando el retiro. Page 128 of 156

129 16.3 Cierre de Caja Para realizar un cierre de caja, el usuario debe de presionar el botón Cerrar Caja o presionar la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 1), y el sistema solicitará hacer el último retiro de caja, en el que se debe incluir todo el dinero que aún se tenga en la caja. Incluyendo el fondo de caja con el que se abrió la operación. A diferencia de los retiros, esta vez en la ventana de retiros se mostrará en el campo Fondo Caja el monto con el que se abrió la caja. Nota: el monto de efectivo siempre debe ser mayor o igual al monto de Fondo Caja para que el sistema permita realizar el cierre. Y mostrará una pantalla para confirmar que se desea realizar el cierre de caja. Hay dos formas de imprimir el cierre de caja: Detallado: en esta impresión, se presentará el detalle de todos los documentos que fueron realizados desde que se realizó la apertura de caja. Resumido: no muestra el detalle de facturación. Por default estará marcada la opción para que se genere el cierre resumido. Si se desea realizar el cierre, se debe presionar botón Aceptar ( de caja, en el que indicará si hay sobrantes o faltantes de caja. ), el sistema va a generar un tiquete con el cierre Page 129 of 156

130 Una vez que se aplica el cierre de caja, este no podrá ser modificado Consulta de Precios Si un vendedor desea saber el precio de un artículo en específico, se puede recurrir a la opción Consulta Precios o presionar la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 6), el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Page 130 of 156

131 En el espacio en blanco (ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla), se debe digitar o escanear el código del artículo y presionar la tecla Enter, y esto hará que se despliegue el código, la descripción y el precio (IVI) respectivo. En caso de querer consultar otro artículo, simplemente debe de digitar el código en el espacio en blanco, presionar nuevamente la tecla Enter y en la pantalla aparecerá el detalle del nuevo artículo Parametrización Para definir los parámetros del sistema y las direcciones o localidades del servidor, se debe de presionar la opción Parametrización o presionar la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 7). Usualmente solo el administrador tiene permiso o acceso a esta funcionalidad. Page 131 of 156

132 Localización Empresa: se debe de seleccionar la empresa con que se va a trabajar. Sucursal: se debe de seleccionar la sucursal con la que se va a trabajar. Caja: se debe de seleccionar el número de caja en la que se va a trabajar. Impresión de Factura Tipo: se debe indicar el tipo de impresión para este documento. Impresora: se debe indicar cuál será la impresora predeterminada para este documento. Font: cuando se selecciona una impresora paralela, para impresión de tiquetes, se debe definir el tipo de letra que se usará. Se muestran dos combos con un listado de cinco fonts posibles: Arial, Courier New, Tahoma, Times New Roman y Verdana; uno para facturas y otro para recibos. El usuario debe definir cuál de estas usará. Por defecto el valor que se usa es el de Tahoma. Si el valor del Font se varía en alguno de los combos, el otro obtendrá el valor del que se modificó. Impresión de Recibos CxC Tipo: se debe indicar el tipo de impresión para este documento. Impresora: se debe indicar cuál será la impresora predeterminada para este documento. Impresión de Ticket de Despacho. Impresora: se debe indicar cuál será la impresora predeterminada para este documento. Font: cuando se selecciona una impresora paralela, para impresión de tiquetes, se debe definir el tipo de letra que se usará. Se muestran dos combos con un listado de cinco fonts posibles: Arial, Courier New, Tahoma, Times New Roman y Verdana; uno para facturas y otro para recibos. El usuario debe definir cuál de estas usará. Por defecto el valor que se usa es el de Tahoma. Si el valor del Font se varía en alguno de los combos, el otro obtendrá el valor del que se modificó. URL Web Services Aquí se deben indicar las direcciones en donde se encuentran los Web Services Es importante recalcar que si alguno de estos valores es cambiado sin conocimiento, la aplicación dejará de funcionar. Cuando se termina de ingresar toda la información se presiona el botón Aceptar ( guardados en el sistema. ) para que los datos sean El sistema se cerrará para aplicar los nuevos parámetros aplicados Sincronización del Servidor al Local La sincronización es el envío de información de un lugar a otro. Por ejemplo, si el servidor perdió comunicación con el o los locales de la empresa y se realizaron reajustes de precios, ingreso de nuevos artículos, definición de promociones o descuentos, entre otros; se debe realizar el proceso de sincronización para actualizar esta información en cada una de las localidades. Page 132 of 156

133 Al presionar el botón de Sinc Server o la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 4), se mostrará la siguiente pantalla: Si solo se desea marcar algunas tablas, se debe de posicionar el mouse sobre el cuadro que se encuentra del lado izquierdo del nombre de la tabla y dar un clic (se colocara un check en dicho cuadro), luego se debe de presionar el botón de Sincronizar o la tecla F1, para que el sistema realice la sincronización de las tablas marcadas. Si se desea sincronizar todas las tablas, se presiona el botón de Marcar o la tecla F3 se marcaran con un check todas las tablas y luego se presiona el botón de Sincronización o la tecla F1, para que inicie el proceso. Mientras el proceso se esté ejecutando, se podrá trabajar de forma normal, y en la pantalla principal se podrá visualizar mediante el indicador que se verá en la parte central baja de la pantalla. Page 133 of 156

134 16.7 Sincronización del Local al Servidor Esta opción tiene la misma funcionalidad que el proceso anterior, solo que es utilizado cuando el local pierde comunicación con el servidor. Se debe sincronizar la información (ya que mientras no se tenga conexión, todos los documentos se guardarán en la BD local del equipo) para rescatar todos los movimientos realizados, como por ejemplo documentos facturados. Para utilizar esta opción se debe de presionar el botón de Sinc Local o la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 4), y el sistema realizara la sincronización automáticamente. Mientras el proceso se esté ejecutando, se podrá trabajar de forma normal, y en la pantalla principal se podrá visualizar mediante el indicador que se verá en la parte central baja de la pantalla Reimpresión de Documentos Reimpresión de Tickets o Facturas Cuando es necesario reimprimir un documento ya facturado se puede utilizar la opción Reimpresión o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 2), el sistema mostrará la siguiente pantalla: Page 134 of 156

135 El vendedor selecciona el tipo de documento ya sea dando clic sobre la opción de interés (contado, apartado, devolución, crédito o recibo de servicio externo) o presionando la tecla F1 (si es de contado), F2 (si es apartado), F3 (si es una devolución), F4 (si es crédito) ó F5 (si es un recibo de servicio externo), luego debe de digitar en el campo documento el número del ticket que se desea reimprimir y presionar el botón Aceptar ( ). La única diferencia con el documento original, es que lleva le leyenda COPIA impresa Reimpresión de Cierres de Caja Cuando es necesario reimprimir un documento ya facturado se puede utilizar la opción Reimprimir Cierre Caja o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 2), el sistema mostrará la siguiente pantalla: Se encuentran varias formas de buscar el cierre de caja que se desea imprimir, ya sea por: Número de Cierre. Fecha en que se realizó. Una vez que se selecciona cual es el cierre, se debe presionar el botón Imprimir o la tecla F3 y el cierre comenzará a imprimirse. La única diferencia con el original, es que lleva le leyenda COPIA impresa. Page 135 of 156

136 Reimpresión de Retiros de Caja Cuando es necesario reimprimir un documento ya facturado se puede utilizar la opción Reimprimir Retiro o por medio de la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 2), el sistema mostrará la siguiente pantalla: Se encuentran varias formas de buscar el cierre de caja que se desea imprimir, ya sea por: Número de Cierre al que pertenece. Fecha en la que se realizó. Una vez que se selecciona cual es el cierre, se debe presionar el botón Imprimir o la tecla F3 y el cierre comenzará a imprimirse. La única diferencia con el original, es que lleva le leyenda COPIA impresa Cambio de Clave Por medio de esta opción el usuario que está utilizando la aplicación tiene la opción de cambiar su clave de ingreso al sistema. Para esto debe de presionar la opción Cambio clave o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 4), se mostrará una pantalla para el ingreso de la nueva clave. Page 136 of 156

137 El usuario deberá de ingresar su login (nombre del usuario), la contraseña actual e ingresar la nueva contraseña y la confirmación de la contraseña que acaba de digitar. Una vez ingresados esos datos se debe presionar el botón Aceptar ( ) para que el cambio sea registrado en el sistema Estado de las Tablas En esta opción se presenta el detalle de las tablas que contienen la información del sistema de la empresa, se muestra el total de registros por tabla, fecha y hora de la última modificación o actualización. Para utilizar esta opción el usuario debe de presionar el botón de Estado Tablas o por medio de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 4), se presentará la siguiente pantalla: Page 137 of 156

138 Se debe de marcar con un check el cuadro que se encuentra del lado derecho de cada tabla o si se desea marcar todas las tablas debe de presionar el botón de Marcar o la tecla F2, el sistema colocará un check en cada una de las tablas, si desea sincronizar la información debe de presionar el botón Sincronizar o la tecla F Renombrar Artículo Esta opción permite renombrar los artículos, por medio de la opción Renombrar Artículo o por medio de la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 6), para que salga impreso en la factura el nombre que se digito. Nota: es importante aclarar que el cambio de nombre se realiza únicamente en el documento que se está trabajando, si se desea cambiar el nombre permanentemente se debe realizar el cambio desde el módulo de Gerencia Virtual Carga de Órdenes Esta opción solo se utiliza cuando está implementado el módulo de express. Por medio de la opción Carga Órdenes, o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 6), permite cargar e imprimir las órdenes que ya fueron despachadas; el documento es sólo para entregarlo al repartidor. Page 138 of 156

139 16.13 Liquidar Órdenes Por medio de la opción Liquidar Órdenes o de la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 6), si el cliente tiene el módulo Express, cuando el repartidor haya hecho la entrega de los productos al cliente, al lugar de domicilio, tiene que liquidar la orden, para que ya no aparezca activa y así finalizar el ciclo de facturación del express Det. Gastos Nombre Por medio de la opción Det. Gastos Nombre o la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 5), se puede agregar un gasto al valor de un artículo que puede ser: proporcional, editable o monto fijo. Page 139 of 156

140 El sistema carga el gasto, si el gasto es editable el usuario puede ingresar el monto, si es fijo o porcentual será solamente informativo Gasto Nombre Por medio de la opción Gasto Nombre o la tecla F5 (estando ubicado en el Menú 5), se puede agregar un gasto al valor de varios artículos, que puede ser proporcional, editable o monto fijo. El sistema carga el gasto, si el gasto es editable el usuario puede ingresar el monto, si es fijo o porcentual será solamente informativo Especificación Artículo La opción Especificación Artículo o la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 5), mostrará el atributo que se agregó a la especificación a un artículo específico desde el módulo de Gerencia Virtual. Page 140 of 156

141 Grupo: es el grupo de especificaciones que se definieron en el módulo de Gerencia Virtual. Artículo: seleccione un artículo que tiene la especificación asociada. Presione el botón Consultar o la tecla F3 o Enter, en la parte inferior de la pantalla se va a cargar el artículo. Seleccione el artículo del grid y presione el botón Especificación o la tecla F2 y se va a mostrar las especificaciones asociadas al artículo Consumos Esta opción permite ver el historial de compras, de un cliente en una determinada sucursal en un rango de fechas y seleccionar artículos de dichas compras para crear nuevos documentos, por medio de la opción Consumos o por medio de la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 6). Page 141 of 156

142 16.18 Recibos CxC La opción Recibos CxC o por medio de la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 1), permite que los clientes que se les haya facturado a crédito puedan realizar abonos al saldo de la cuenta, para que esta opción funcione debe tener interfaz financiera y tener cuentas pendientes. Debe de ingresar en el campo Cliente el código de este y presionar la tecla Enter, para que se cargue en la pantalla el nombre del cliente, el disponible, el límite de crédito, el vendedor y todas las facturas de crédito que este cliente tenga pendientes de pago. Si desconoce el código del cliente puede realizar la búsqueda por medio del botón Buscar o la tecla F1. Page 142 of 156

143 Si se va a realizar un abono a una factura, debe de posicionarse en el campo Abono y digitar el monto a pagar: % P. Pago: el porcentaje máximo de pronto pago es definido en el mantenimiento de sucursales. Además para poder aplicar tiene que estar el cliente habilitado en CxC y se aplica únicamente a las facturas que no se le han hecho abono y que no se hayan vencido. Por medio de la opción Distribuir o la tecla F2, se mostrará la siguiente pantalla para indicar el tipo de distribución que se va a realizar. Page 143 of 156

144 Generar Monto: es utilizada cuando el cliente quiere cancelar todas las facturas o un grupo de ellas, si esta opción se encuentra marcada, se deben seleccionar las facturas que se van a cancelar (marcando un check en el cuadro que se encuentra del lado izquierdo de la factura), luego presione el botón y el sistema automáticamente indicará el monto del abono a realizar. Facturas Específicas: al marcar esta opción, se repartirá el monto indicado del abono (en el campo Monto de la pantalla principal de Recibos) entre las facturas que se seleccionen. Por Antigüedad: con esta opción, el sistema comienza a cancelar las facturas de la más antigua a la más reciente, hasta donde le alcance el monto del abono indicado por el usuario (ingresado en el campo Monto de la pantalla principal de Recibos). Una vez que el recibo está terminado, se debe presionar la opción Aplicar o la tecla F3, para realizar el abono correspondiente. Esto mostrará la ventana en la que se debe indicar los distintos tipos de pago a utilizar para cubrir el abono. El recibo será enviado directamente al módulo de cuentas por cobrar. Page 144 of 156

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146 La opción Detallar, se habilitará en aquellos casos que el cliente tenga notas de crédito asociadas a una o más facturas (en cuyo caso se verán marcadas en color celeste). Al presionar esta opción o la tecla F4, se desplegara una ventana en la que se muestran las notas de crédito asociadas a la factura seleccionada. Para cancelar el documento que se está trabajando sin guardar ningún cambio, se puede presionar el botón Cancelar o la tecla F Factura Observación Esta opción permite agregar algún tipo de observación a la factura, la cual se va a imprimir en el tiquete, por medio de la opción Factura Observación o la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 2). Los valores de las observaciones que se cargan aquí, se definen previamente en el módulo de Gerencia Virtual. Page 146 of 156

147 16.20 Ubicación Para utilizar esta opción el usuario debe de presionar el botón de Ubicación o por medio de la tecla F3 (estando ubicado en el Menú 7), este mantenimiento permite carga una ubicación ya existente o crear una nueva. Se utiliza solo cuando se cuenta con el módulo Express. Ingrese el número telefónico, este le indicara si existe o no la ubicación. Si se modifica la información o se agrega nueva se debe presionar la tecla de guardar para salvar la información. Si ya creo o encontró la ubicación, debe, presionar el botón Selección o la tecla F4, para que quede almacenada la ubicación. Page 147 of 156

148 16.21 Servicios Esta opción permite ingresar varias cantidades de servicios por medio del monto sin impuesto o el total con impuesto, con el botón Servicio o la tecla F4 (estando ubicado en el Menú 7). El botón Limpiar o por medio de la tecla F1, permite limpiar todos los servicios. Esta pantalla también muestra los totales por monto (Subtotal), el total por impuesto y total de todos los servicios. Una vez ingresados los servicios, para que estos queden registrados, presione el botón Salir o la tecla ESC. Para poder ingresar servicios, es necesario que se haya cargado al menos un artículo. De lo contrario el sistema mostrará una ventana indicándolo. En la pantalla principal de facturación, va a mostrar el total de los servicios. Page 148 of 156

149 En el ticket de venta se va reflejar el monto del servicio. En el proceso de cambio de cliente, si se tiene un cliente exonerado, este aplicaría para los servicios también. Es decir se eliminan los impuestos de los servicios que ya tuviera ingresados. Las devoluciones cargan los servicios, los servicios se podrá devolver solo el monto ingresado originalmente y se llevará un saldo de estos, es decir si tiene varias devoluciones estas se podrán realizar, pero la suma de todas las devoluciones no podrá pasar el monto máximo de la venta original. También se pueden asociar servicios a las facturas créditos. Page 149 of 156

150 Las preventas en las que se haya ingresado servicios, también serán cargadas en el módulo de facturación, estas se pueden modificar, agregar más o eliminar Servicios Externos También existe la opción de realizar transacciones de Servicios Externos, mismos que fueron configurados previamente desde el módulo de Gerencia Virtual. Esta funcionalidad solamente está disponible si el sistema está en modo Línea, en caso que se intente hacer uso de esta funcionalidad sin tener conexión con el servidor, el sistema notificará al usuario por medio de un mensaje que la funcionalidad esta fuera de servicio y que sólo aplica estando en línea. Al presionar el botón Servicio Externo o la tecla F1 (estando ubicado en el Menú 2), el sistema debe mostrar al usuario una ventana con los diferentes servicios que están configurados para los autorizadores habilitados para la sucursal. Nota: Si no se ha definido una imagen en el mantenimiento de Servicios Externos, aparece un cuadro en blanco tal y como se muestra en la imagen, de lo contrario aparecerá la imagen parametrizada. Page 150 of 156

151 Las opciones disponibles de esta ventana Tipos de Servicios Externos serán: Cobrar (F1): Al seleccionar esta opción el sistema mostrará la ventana donde procesará la transacción. Prepago: aquí se mostrará el nombre del servicio seleccionado por el usuario, ej: Kolbi 500. Monto mínimo: corresponde al monto mínimo que se puede recargar, este campo no es editable. Monto máximo: corresponde al monto máximo que se puede recargar, este campo no es editable. Referencia: aquí se debe indicar el número de teléfono al cual se desea realizar la recarga. Al pasar al siguiente campo, el sistema colocará una máscara para ocultar el número. Confirmación: aquí se debe indicar nuevamente el número de teléfono al que se desea realizar la recarga. El sistema validará que los números indicados en los campos Referencia y Confirmación sean iguales, en caso contrario, se mostrará el siguiente mensaje y la recarga no se realizará. Page 151 of 156

152 Cuando el usuario selecciona la opción, el sistema deberá: Validar que el monto sea correcto respecto a los parámetros de los campos monto mínimo y monto máximo, en caso contrario enviar mensaje al usuario indicando la situación y no continuar la transacción. El sistema solicita la forma de pago al usuario, en el cual sólo se debe de mostrar las formas de pago que estén habilitadas en el servicio externo y en la caja. Una vez que el usuario ha indicado las formas de pago y selecciona el botón Imprimir, el sistema deberá generar una factura de contado por el servicio. Consultar (F3): Desde esta ventana se permite realizar consultas sobre transacciones realizadas. Refrescar: Limpia la pantalla. Consultar: Consulta el estado de una recarga. Anular: Permite anular la transacción realizada. Reversar: Permite una vez pagado el servicio realizar la reversión del pago efectuado. Page 152 of 156

153 Imprimir: Imprime el ticket de la recarga. Salir: Cierra la ventana. Fecha ticket desde: Permite definir la fecha de inicio de búsqueda. Hasta: Permite definir la fecha final de búsqueda. Número de referencia: Permite realizar la búsqueda por número de referencia del recibo. Numero de documento: Permite realizar la búsqueda por número de documento del recibo. Salir (ESC): Cierra la ventana Impresiones Por medio de esta opción el usuario puede parametrizar las impresiones de cada tipo de documento. Para esto debe de presionar la opción Impresiones o por medio de la tecla F2 (estando ubicado en el Menú 7), se mostrará una pantalla para la parametrización. Page 153 of 156

154 Documento: se debe seleccionar cuál de los documentos es el que se está parametrizando. Ej.: Factura Contado, Factura Crédito, Recibo CxC, etc. Tipo: Se debe seleccionar si se enviará a imprimir en formato ticket o formulario preimpreso. Cuando se selecciona Ticket, aparecerá un campo para que se indique la opción de letra que se usará al imprimir. En caso que se seleccione Formulario Preimpreso, el sistema solicitará seleccionar el formato (configurado previamente por parte de LD en la base de datos) que se usará. Impresora: se debe seleccionar la impresora a la que se enviará el documento a imprimir. En el caso de que la impresora sea serial, solo se debe seleccionar esa opción, no es necesario que esté instalada en el equipo. Cuando la impresora es SERIAL, se habilitará un campo para que se indique cual será el puerto al que se debe enviar la impresión. Velocidad: se debe seleccionar entre Componente (-) que se refiere a las impresoras que se han instalado en el equipo y Directa (+) que son aquellas que no necesitan instalación, por ejemplo las impresoras seriales. Una vez seleccionada y configurada cada opción se presiona el botón borrar alguna opción de la lista simplemente se selecciona y se presiona el botón. para agregar la definición a la lista. Si desea Cuando se termina de ingresar toda la información se presiona el botón Aceptar ( guardados en el sistema. ) para que los datos sean El sistema se cerrará para aplicar los nuevos parámetros definidos Factura Anotación Esta opción permitirá ingresar anotaciones a la factura, tanto en el encabezado, como en el pié de la factura. Para esto debe de presionar la opción Factura Anotación o por medio de la tecla F7 (estando ubicado en el Menú 7), se mostrará una pantalla en la que se ingresen las anotaciones. Page 154 of 156

155 Simplemente se debe digitar el comentario que se requiera, en la sección del documento que se necesite, y seguidamente presionar la opción Guardar o la tecla F1. En caso que se quiera borrar todo lo que se ha escrito, es necesario únicamente presionar el botón Limpiar o la tecla F2. En el momento que se imprima la factura, se podrán ver impresas las anotaciones ingresadas. Page 155 of 156

156 16.24 Salida de la Pantalla de Facturación Para salir de la pantalla de facturación el usuario debe de presionar el botón Salir o la Tecla Esc., se mostrará una pantalla de confirmación para salir del sistema, se debe de presionar el botón de Aceptar ( ). Page 156 of 156