CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. Alberto Domínguez, PMP

Transcripción

1 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2 SOFTWARE DE GERENCIA DE PROYECTOS

3 Sistemas de Información de Gerencia de Proyectos (PMIS) Software de Gestión de Proyectos (PMS) PMIS Compuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos programación de actividades, administración de la configuración, recolección, almacenamiento y distribución de información, entre otros. (PMBOK v. 4) 3

4 Implementación de Gerencia de Proyectos Implementación de Software de Gestión de Proyectos Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son incompatibles. 4

5 PROCESO DE SELECCIÓN DE SOFTWARE 5

6 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 6

7 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN IDENTIFICAR NECESIDADES cuáles son los problemas más comunes? cuáles las debilidades? dónde hay mayor gasto? dónde apunta la estrategia? qué contratos maneja con clientes? cómo es el manejo financiero? cómo factura y cobra? cómo es el flujo de dinero? definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 7

8 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN sector privado / público registro de Proveedores restricciones sobre el monto requerimientos de calidad certificaciones definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 8

9 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN CREAR LISTA DE OPCIONES productos y servicios proveedores definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 9

10 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN SOLICITAR INFORMACIÓN O PROPUESTA COMERCIAL RFP solicitud a proposiciones concurso cerrado definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 10

11 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN EVALUAR RESPUESTAS oferta completa características del producto recomendaciones demostración periodo evaluación servicios de apoyo cualidades del proveedor garantía definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 11

12 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN CREAR LISTA CORTA DE OPCIONES definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 12

13 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN AMPLIAR INFORMACIÓN presentación diagnóstico demostración ejemplo existente programa piloto simulación definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 13

14 identificar necesidades FLUJOESTÁNDAR DE DECISIÓN DECIDIR definir criterios de selección crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas crear lista corta de opciones ampliar información decidir 14

15 IDENTIFICAR NECESIDADES DIMENSIONES DE LA IMPLEMENTACIÓN 15

16 DIMENSIONES nivel de madurez aproximación modelo dl de implementación escala lista de opciones presupuesto 16

17 ESCALA Antes de evaluar la oferta es necesario determinar las proporciones de la implementación. simple personal seguimiento y planeación informal o sin mayores complicaciones i gerencia unipersonal colaborativa para grupos que requieren de herramientas de trabajo colaborativo, simplificación de actividades como planeación y control corporativa sistemas de grandes proporciones que permiten funcionalidades especializadas y se integran con otros. 17

18 APROXIMACIÓN ágil tradicional 18

19 HERRAMIENTAS Diagrama Gantt Diagrama Burn Down Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS) Control de Cambios ágil Herramientas tradicional 19

20 NIVEL DE MADUREZ impulsado por el negocio responsable eficiente influye el negocio métricas consistente administración proactiva repetible base de conocimiento activo documentado no formal 20 caótico no evidencia no documentación

21 SELECCIONAR EL MODELO DEIMPLEMENTACIÓN Y EL PROVEEDOR conocimiento experiencia i comprobado soporte confiable adquisición alto costo de entrada mayor tiempo de implementación más personalizable infraestructura propia administración directa no hay terceros personal TI arrendamiento SaaS bajo costo de entrada menor tiempo de implementación menos personalizable infraestructura dl delegada d administración delegada intermediación acuerdos de nivel de servicio (SLA) 21

22 PRESUPUESTO 22

23 IDENTIFICAR NECESIDADES LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES 23

24 PRIORIDADES DEL NEGOCIO? 24

25 SIETE OBJETIVOS reportes y seguimiento estimación y programación de actividades eficiencia asignación de equipo y recursos comunicación colaboración proceso 25

26 SIETE OBJETIVOS reportes y seguimiento Grupo Objetivo Gerencia Gral. Coordinación de Proyectos Financiera Necesidades Formalizar el seguimiento i Incrementar el control de proyectos Analizar el rendimiento Facturación Registrar de horas Centralizar el control Evaluar de resultados Implicaciones estimación y programación de actividades eficiencia asignación de equipo y recursos comunicación colaboración lb proceso 26

27 SIETE OBJETIVOS estimación y programación de actividades Grupo Objetivo Oficina de Proyectos Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.) Ventas Necesidades Mj Mejorar laestimación ió dl del esfuerzo (pronósticos) Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad Implicaciones Planear Almacenar los datos históricos Controlar los cambios eficiencia asignación de equipo y recursos comunicación colaboración proceso 27

28 SIETE OBJETIVOS eficiencia Unidad Administrativa Unidad ddfinanciera Operaciones Grupo Objetivo Necesidades Rd Reducir ilos costos de operación Acelerar los procesos (automatización) Aumentar la rentabilidad del equipo (personas) Implicaciones Diagnosticar y evaluar los procesos Evaluar el rendimiento de los miembros asignación de equipo y recursos comunicación colaboración proceso 28

29 SIETE OBJETIVOS asignación de equipo y recursos Operaciones Recursos Humanos Grupo Objetivo Necesidades Administración del talento humano Planeación adecuada d de los proyectos y las cargas de trabajo Aumentar la rentabilidad del equipo (personas) Implicaciones Planeación integrada / centralizada Evaluar el rendimiento de los miembros comunicación colaboración proceso 29

30 SIETE OBJETIVOS comunicación Grupo Objetivo colaboración Operaciones proceso Necesidades Reducir la dependencia de personas Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo) Formalización Implicaciones Infraestructura TI Cultura organizacional flexible Objetivos y Metas Mt vs. Horario y Jornadas 30

31 SIETE OBJETIVOS colaboración Grupo Objetivo proceso Operaciones Necesidades Reducir la dependencia de personas Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo) Formalización Implicaciones Infraestructura TI Cultura organizacional flexible Objetivos y Metas Mt vs. Horario y Jornadas 31

32 SIETE OBJETIVOS proceso Grupo Objetivo TODOS Necesidades Formalización Certificación y Acreditación Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX) Implicaciones Reestructuración Alto impacto en la operación 32

33 IDENTIFICAR NECESIDADES CONSIDERACIONES ADICIONALES 33

34 omnipresente compatible fácil de usar! reportes liviano soporte

35 APLICACIÓN WEB omnipresente compatible fácil de usar! reportes liviano soporte

36 APLICACIÓN DE ESCRITORIO omnipresente compatible fácil de usar! reportes liviano soporte

37 CREAR LA LISTA DE OPCIONES HERRAMIENTAS DE SOFTWARE 37

38 APLICACIONES WEB APLICACIONES DE ESCRITORIO

39 ALGUNAS HERRAMIENTAS Daptiv PPM Clarizen Project Insight Celoxis Projecturf Central Desktop Easy Projects NET estudio Copper project management review.toptenreviews.com/ ESCRITORIO Microsoft Project Intellisys Project OpenMind Project KickStart RationalPlan Multi Project FastTrack Schedule Service Desktop Pro Milestones MinuteMan FusionDesk Professional

40 APLICACIONES 40

41 @task Resumen de proyectos 41

42 @task Registro de tiempo 42

43 APLICACIONES WEB CLARIZEN 43

44 Clarizen Página ái iniciali i 44

45 Clarizen Vista de proyecto 45

46 APLICACIONES WEB EASY PROJECTS NET 46

47 Easy Projects NET Página ái iniciali i 47

48 Easy Projects NET Registro de tiempo 48

49 APLICACIONES WEB LIQUID PLANNER 49

50 Liquid Planner Diagrama de Gantt 50

51 Liquid Planner Colaboración lb 51

52 Liquid Planner Reportes 52

53 CONCLUSIONES CONSEJOS ÚTILES 53

54 CONSEJOS 1 Antes de adoptar la herramienta, se debe decidir como se va a usar, quienes y cuantos, y que factores apoyarán mejor los procesos de la compañía 54

55 CONSEJOS 2 Invertir en la herramienta adecuada. Esto se traduce en una herramienta que, tras haber sido implementada, simplifica la operación y permite el acceso a información actualizada y consolidada 55

56 CONSEJOS 3 Buscar soluciones que se adapten al cambio. Estos cambios deben ser fáciles de implementar 56

57 CONSEJOS 4 El proceso de implementación ió db debe tomar el tiempo suficiente para garantizar que los procesos internos pueden ser soportados td por la herramienta. Pruebas piloto, demostraciones y pruebas son una gran estrategia antes de asumir un cambio de alto impacto 57

58 CONSEJOS 5 Se debe pensar siempre en el futuro. Si se esperan buenos resultados luego de la implementación, es prudente tener una ruta de evolución y madurez soportadas en una buena herramienta de software 58

59 CONSEJOS 6 No existe it una herramienta que pueda ser utilizada en todos los casos no hay única talla 59

60 GRACIAS 60