SAP Functions in Detail SAP for Healthcare SAP PATIENT MANAGEMENT

Transcripción

1 SAP Functions in Detail SAP for Healthcare SAP PATIENT MANAGEMENT

2 Copyright 2005 SAP AG. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de la presente publicación se transmitirá bajo ninguna forma o con ningún objeto sin el expreso consentimiento de SAP AG. La información contenida en el presente documento podrá ser modificada sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propiedad de otros vendedores. Microsoft, Windows, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, OS/390 OS/400,iSeries,pSeries, xseries,zseries,z/os,afp,intelligent Miner,WebSphere, Netfinity,Tivoli,e Informix son marcas o marcas registradas de IBM Corporation en los Estados Unidos y/o otros paises. Orcale es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX,X/Open,OSF/1,y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix,ICA,Program Neighborhood,MetaFrame,WinFrame, VideoFrame,y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML,XML,XHTML y W3C son marcas registradas de W3C,World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems,Inc. JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems,Inc., utilizada bajo licencia para tecnología inventada e implementada por Netscape. MaxDB es una marca de MySQL AB,Sweden. SAP,R/3,mySAP,mySAP.com,xApps,xApp,SAP NetWeaver, y otros productos y servicios SAP mencionados en el presente documento como así también sus respectivos logos son marcas o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todo otro producto y nombres de servicios mencionados son las marcas de sus respectivas compañías. Los datos contenidos en el presente documento tienen sólo carácter informativo. Las especificaciones de productos nacionales pueden variar. El presente material está sujeto a cambio sin previo aviso. El material es suministrado por SAP AG y sus sociedades filiales ( SAP Group ) sólo con carácter informativo, sin representación o garantía de ninguna clase. SAP Group no será responsable por errores u omisiones relacionadas con el material. Las únicas garantías para productos o servicios de SAP Group son aquellas establecidas en la declaración expresa de garantías que acompañan dichos productos y servicios, si las hubiere. Nada en el presente documento se interpretará como una garantía adicional. 2

3 CONTENIDOS Resumen ejecutivo Visión General de la solución Gestión de pacientes (Patient Management) Datos básicos Estructura del hospital Catálogos de prestaciones Maestro de prestaciones Interlocutores Datos maestros del paciente Búsquedas de paciente Consistencia de base de datos de paciente Pre-admisión y planificación de admisiones: Utilización íntegra de sus recursos Admisiones Variantes de admisión Asignación organizativa y edilicia Admisión de recién nacidos Turnos de pacientes ambulatorios Transferencias de pacientes Resumen de episodios Gestión de Unidad de Enfermería Procedimiento de datos de episodios y pacientes Gestión de Consultas Externas Planifique tratamientos complejos fácilmente Gestión de materiales Datos maestros de material Solicitud de material y documentación de consumo de material Gestión descentralizada de inventario Contabilidad de costos Documentos clínicos y de enfermería Diagnósticos Procedimientos quirúrgicos Factores de riesgo Puesto de Trabajo Clínico de Codificadores Status de documentación médica básica

4 Gestión de Archivos Clínicos Facturación de pacientes Relaciones de seguro Entrada de prestaciones Cobertura del seguro Verificación del seguro Distribución de pago Anticipos Facturación Período de facturación Integración con Gestión Financiera y Contabilidad de Costes Soporte Integral a los GRD (Grupo Relacionado de Diagnósticos) Informes y análisis como base de la gestión empresarial Entrada de datos y calidad de codificación Verificación de documentación médica básica previa a la facturación Procesos de episodios individuales y Agrupación de GRD GRD y facturación Historia clínica electrónica Contabilidad de costes de hospitales contabilidad de centro de costes contabilidad de objeto de costes contabilidad de beneficios obtenidos por departamento análisis de rentabilidad Informes realizados en SAP Netweaver Business Intelligence Plataforma SAP Netweaver Portales Gestión de conocimiento Acceso móbil Business Intelligence Gestión de datos maestros Gestión de Procesos de Negocios

5 RESUMEN EJECUTIVO Hoy en día los prestadores de salud sufren una gran presión. Competencia en crecimiento, regulaciones gubernamentales, suba de costos y la demanda de prestaciones de mejor calidad son algunos de los problemas que enfrenta el sector de la salud. Con más de 1000 instalaciones en hospitales, SAP es uno de los proveedores de soluciones de salud más importantes del mundo. SAP for Healthcare combina la aplicación SAP Patient Management y mysap Business Suite family of business solutions para crear un completo paquete de soluciones que integre todos los procedimientos de los hospitales y que esté adaptado para cubrir las necesidades específicas del sector de la salud. SAP for Healthcare lo ayuda a manejar su organización de una manera más eficiente y a proveer un excelente servicio, como así también a trabajar con eficacia en función de los costes. 5

6 VISIÓN GENERAL DE LA SOLUCION SAP for Healthcare incluye la aplicación de SAP Patient Management y mysap Business Suite, como por ejemplo mysap ERP. Dicha combinación provee un conjunto de soluciones único, completo y totalmente integrado para la industria de salud. SAP Patient Management brinda completa funcionalidad en el manejo de pacientes hospitalizados y ambulatorios. Su objetivo son los pacientes y también lo son para SAP Patient Management. Cada área de la aplicación se centra en el paciente: internaciones, episodios de pacientes hospitalizados y ambulatorios, facturación y comunicación con aseguradoras de salud. La captura de datos relacionados con el paciente, diagnósticos y prestaciones durante el tratamiento forman parte del alcance de SAP Patient Management tanto como los procesos integrados de GRD o análisis del paciente y costos de prestaciones. SAP Patient Management también está integrado con las capacidades de mysap ERP para gestión financiera, contabilidad de costos, y gestión de materiales, por lo tanto usted siempre tendrá acceso a los números de transacciones de su organización en contabilidad externa. La contabilidad gerencial provee permanente control de costos basado en sus datos operativos corrientes por lo que usted tendrá una base sólida sobre la cual tomar decisiones empresariales. El presente brochure describe las características esenciales de SAP Patient Management y la integración de SAP Patient Management con otras soluciones SAP. 6

7 GESTIÓN DE PACIENTES Datos básicos Para utilizar SAP Patient Management, en primer lugar usted deberá especificar la datos básicos del hospital. Dichos datos incluyen: La estructura del hospital Los catálogos de prestaciones como así también otros catálogos utilizados para ingresar diagnósticos, información sobre riesgos, código, etc. Maestro de prestaciones Interlocutores Estructura del hospital SAP Patient Management distingue tres niveles en la estructura del hospital: Estructura organizativa Estructura edilicia Estructura de centro de costos Estas estructuras y las relaciones entre ellas se representarán tomando como base situaciones de la vida real de su institución. Distinguir estos tres niveles es sumamente importante para crear las diferentes estructuras independientes unas de otras. Además usted podría modificarlas. Si cambia una estructura, simplemente necesitará adaptar en los otros niveles los links relevantes. La estructura organizativa define su institución de acuerdo con aspectos puramente organizativos. Es por ésto que SAP Patient Management ordena las unidades organizativas jerárquicamente de acuerdo con la organización de su hospital. Usted tiene la libertad de elegir la cantidad de niveles en la jerarquía. Además de las designaciones organizativas directas, podrá definir la disponibilidad de camas interdepartamentales en unidades de enfermería. Además de las unidades organizativas departamentales de los niveles más altos, las unidades de enfermería específicas pueden asignar camas a los pacientes en la unidad. SAP Patient Management toma en cuenta la disponibilidad de camas entre departamentos para la programación de camas o unidades cuando los pacientes son admitidos o transferidos. La estructura edilicia refleja las características físicas de su institución. Usted crea las salas y ubicación de las camas y define las instalaciones y la disponibilidad en cada unidad edilicia. SAP Patient Management utiliza dicha información para la programación de recursos, tales como camas o unidades de tratamiento en consultas externas. Como en la estructura organizativa, usted determina la jerarquía edilicia de acuerdo con las características físicas de su institución. Se une la estructura organizativa con la estructura edilicia realizando designaciones entre el nivel más alto de la estructura edilicia (habitaciones, por ejemplo) y el nivel más bajo de la estructura organizativa (unidades de enfermería, por ejemplo). Usted define centros de costos y su correspondiente jerarquía con el componente de contabilidad de costos de mysap ERP Financials. Los centros de costos sirven como base para la facturación interna de actividades. Para establecer la solución y contabilizar los costos por prestaciones solicitadas automáticamente y realizadas en los centros de costos correspondientes, usted crea relaciones entre la estructura organizativa y la estructura de centro de costos. Para más información, vea la sección Gestión financiera del Hospital Catálogos de prestaciones Los catálogos de prestaciones son la columna vertebral de la funcionalidad de documentación de prestaciones SAP. Usted puede almacenar simultáneamente hasta 99 catálogos de prestaciones diferentes. Podrá ampliar los catálogos de prestaciones ya existentes o crear nuevos en cualquier momento. Usted define el catálogo de prestación que desee utilizar para ingresar prestaciones en SAP Patient Management como su catálogo de prestación in-house (interno). El servicio de catálogo in-house puede ser un catálogo externo o uno de sus catálogos internos del hospital. Con el propósito de facturar o realizar informes estadísticos, usted puede nuevamente proyectar las prestaciones del catálogo de prestación in-house en una o más prestaciones en otros catálogos. 7

8 Maestro de prestaciones El registro maestro de prestaciones contiene la clasificación de la prestación y un número único de identificación (ID), junto con la descripción e información relevante para ingresar prestaciones o facturar. Usted puede definir el monto básico de cada prestación a facturar. Se almacena la información del monto y el período de validez junto con los cambios en el monto. Usted puede analizar datos anteriores en el maestro de prestaciones, lo cual permite realizar facturaciones retroactivas. Además de establecer los indicadores internos de una prestación en el maestro de prestaciones, también podrá realizar especificaciones para las definidas por catálogos de prestaciones externas. Dichas especificaciones incluyen la mínima y máxima duración de estadía definida por tarifas fijas. El maestro de prestaciones también clasifica la prestación para su documentación, facturación o contabilidad de costos. Las prestaciones también pueden ser puramente pertinentes a la facturación, como por ejemplo los per diem. Interlocutores Usted podrá clasificar a las personas e instituciones que tienen una relación comercial con su hospital como interlocutores. Se confirma la relación del paciente o un episodio con una persona o institución creando un link en el registro maestro pertinente del interlocutor. Ya que las relaciones entre interlocutores y su institución pueden ser diferentes, se creará una función de interlocutor para cada tipo de relación. Por ejemplo, un asegurador tiene dos funciones, la de proveedor de seguros y la de cliente. SAP Patient Management enumera los siguientes tipos de interlocutores: Hospital Aseguradora Empresa Médico Empleado del hospital Deudor Todos los datos de los interlocutores se almacenan en una base de datos para que usted pueda mantener la información general centralizada, (por ejemplo, nombre, dirección y datos de contacto). Asimismo, puede guardar los datos específicos de función, como por ejemplo las especificaciones de verificación del seguro o métodos de facturación para proveedores de seguros. Datos maestros del paciente Los pacientes son el objetivo de SAP Patient Management. Cada paciente es identificado de por vida con un número único de paciente y un registro maestro central. Dicho registro maestro único de paciente funciona como el hook (gancho) central donde se almacena toda la información del paciente. El registro maestro del paciente incluye datos válidos sin importar el episodio. Cuando un paciente sea re-admitido en el hospital, los datos maestros se encontrarán inmediatamente disponibles. Usted simplemente deberá chequear los datos y, si fuese necesario, modificarlos. El registro maestro del paciente se almacena en una base de datos central del paciente que usted puede administrar desde una sola institución como desde múltiples instituciones, en el caso de grupos de hospitales. Búsquedas de pacientes El procedimiento para la admisión de pacientes se inicia investigando la base de datos del paciente en busca de registros ya existentes del mismo. Usted puede buscar en un amplia gama de datos, como por ejemplo, apellido, nombre, seudónimo, sexo, o DNI de un paciente ambulatorio. Puede realizar cualquier combinación en estos datos para la búsqueda de un paciente. También puede buscar por componentes del nombre o nombres compuestos o nombres previos. Ya que los nombres de los pacientes son almacenados en un formato estandarizado en la base de datos del paciente, SAP Patient Management obvia caracteres especiales y episodios cuando realiza la búsqueda. En el caso de apellidos, también usted puede utilizar una búsqueda fonética basada en un método seleccionable de libre fonética. Además, usted puede importar los datos almacenados en la tarjeta de seguro de salud del paciente y utilizarlos para la búsqueda del paciente. 8

9 La figura 1 muestra la pantalla inicial de la función de admisión con criterio de búsqueda relacionada al paciente en la izquierda y la lista de turnos de internaciones planificadas a la derecha. Figura 1: Pantalla Inicial de la función de admisión. Consistencia de base de datos del paciente Para mantener la consistencia en la base de datos del paciente, usted deberá crear sólo un registro maestro de paciente por paciente. Para asegurar este punto, SAP Patient Manegement ofrece: Opciones convenientes de búsqueda de pacientes. Búsqueda obligatoria de un registro maestro ya existente cuando se cree un nuevo registro. Verificación automática para asegurarse que no existan registros duplicados antes de guardar el nuevo registro maestro del paciente. Si, a pesar de la utilización de estos mecanismos, se inicia más de un registro por paciente, se podrá localizar los registros duplicados y fusionarlos en uno solo. SAP Patient Management guarda datos dependientes, como por ejemplo movimientos, cuando los registros se fusionan. Pre-admisión y planificación de internaciones: Utilización íntegra de sus recursos Hoy en día es muy importante para los hospitales optimizar el uso de los recursos disponibles. La planificación de las internaciones puede ser un primer paso importante para alcanzar dicha optimización -incluso si las internaciones no pueden ser previamente planificadas. SAP Patient Management provee una herramienta para planificar eficientemente las internaciones de pacientes. La planificación se basa en la capacidades de internación tomadas de los patrones de internaciones pasadas. De esta manera, podrá fácilmente reservar capacidad para tratamientos específicos que podrá planificar mientras permita internaciones de emergencia no planificadas, departamento por departamento. Este enfoque aporta importantes beneficios: La reserva de turnos de episodios independientes le permitirá, cuando tome un turno, cargar datos internos sobre pacientes con un mínimo de especificaciones. Las listas de pre-admisión le otorgan una herramienta de primera clase para gestionar internaciones planificadas y no planificadas. Se encontrará disponible una vista de pacientes pre admitidos para la gestión de unidad de enfermería y también podrá ver los turnos para internaciones planificadas en admisiones de pacientes internos. Las funciones de pre-admisión le brindan una rápida entrada a turnos sin iniciar un episodio. Sólo necesita unas pocas especificaciones para reservar un turno para un paciente y para óptimamente planificar la capacidad disponible. Podrá planificar tempranamente y con una mínima cantidad de datos. La función de planificación de internaciones ofrece una simple y nueva reserva tanto de turnos de pacientes como de unidades de enfernería. Dicha función ofrece dos grandes beneficios; en primer lugar, usted ahorra tiempo ya que puede reservar turnos para días específicos con anticipación y además, SAP Patient Management le otorga flexibilidad. Podrá cambiar turnos o reacomodarlos en diferentes unidades de enfermería sin problemas y en cualquier momento. 9

10 Admisiones El tratamiento de un paciente del hospital comienza con la admisión, ya sea un paciente para internación o un paciente ambulatorio. Cuando se admite un paciente, usted iniciará un archivo clínico que se asigna al registro maestro del paciente y se identifica mediante un número único. Asimismo, podrá cargar todos los datos requeridos para asuntos administrativos, médicos y de enfermería durante la estadía del paciente en el hospital. Variantes de admisión Usted podrá fácilmente y sin esfuerzo definir sus propias variantes de admisión para situaciones específicas. Por ejemplo, podrá utilizar diferentes variantes de admisiones cuando se admitan pacientes en episodios de emergencia o recién nacidos. Los datos que necesita retener en estas variantes y la verificación de todos los datos puede variar de acuerdo con la variante de admisión utilizada. Las internaciones por emergencia son clasificadas como tales y podrá armar listas de internaciones de emergencias como una base para completar datos faltantes. Además, podrá asignar variantes de admisiones al usuario según requiera en su rutina diaria. La Figura 2 muestra una variante en episodios de admisión de accidentados con la captura de datos del paciente, datos de internación e información sobre el accidente. Dichos bloques de datos claramente se acomodan en tabs (pestañas) de las páginas. Podrá capturar una gran cantidad de información durante el proceso de admisión. Se abarcará los siguientes grupos de datos: Datos del paciente Datos de admisión Datos de referencia Datos de seguro médico Información sobre médicos (médico que atiende al paciente, médico que ingresa al paciente, etc) Datos del accidente Datos de empleador Personas de contacto Figura 2: Variante de admisión para admisión de pacientes accidentados. Además, podrá integrar un formulario para ingresar items personales con sólo un click. Asignación organizativa y física Durante la admisión se asignará al paciente, a nivel departamental, un departamento y a nivel de servicios de enfermería, una unidad de enfermería o servicios. A nivel edilicio se asigna al paciente una habitación y una cama. La diferencia entre el nivel departamental y el de enfermería (la cual se extiende a través de todo SAP Patient Management, la contabilidad de costos inclusive), le permite diferenciar de manera fácil y precisa las asignaciones interdepartamentales de pacientes. 10

11 La estadía de un paciente interno finaliza con el alta del hospital. Además de la fecha real de alta, como por ejemplo clase de alta, fecha y hora, médico post-alta, hospital, es importante que se incluyan en el procedimiento ciertas actividades relacionadas con el alta, como por ejemplo, los procesos de transferencia. Dichas actividades también incluyen el ingreso del diagnóstico de alta y el diagnóstico principal del hospital. SAP Patient Management asegura el proceso de esta información en tiempo real mediante la provisión de todas las funciones de procedimientos requeridos durante el alta. Para diferentes situaciones de alta, como por ejemplo altas a un hospital externo o altas de un paciente fallecido, usted podrá definir variantes que contengan solamente información relevante a situaciones específicas. Dependiendo de su estructura organizativa, usted podrá asignar pacientes con un procedimiento central o descentralizado de dos pasos. En el procedimiento de dos pasos, usted primero realiza, durante la admisión, la asignación organizativa del paciente al departamento y a la unidad de enfermería. Se le asigna luego al paciente una habitación y una cama directamente en la unidad de enfermería. Para la asignación central de camas y habitaciones al paciente, podrá buscar camas disponibles en instalaciones específicas o podrá planificar las características de la habitación o de la cama, como por ejemplo cama pediátrica, cama en cuidados intensivos, etc. Admisiones de recién nacidos Los recién nacidos son generalmente admitidos como pacientes. La función de admisión de recién nacidos se encuentra en la captura de datos del parto y del nacimiento. La ventaja de este enfoque es que SAP Patient Management puede transferir datos maestros específicos de la madre al registro de datos maestros del recién nacido. SAP Patient Management también crea automáticamente una asignación entre la madre y el recién nacido. En el caso de nacimientos múltiples podrá admitir a todos los recién nacidos en un solo paso. Turnos de pacientes ambulatorios SAP Patient Management considera como turno de paciente ambulatorio al tratamiento de un paciente en consultas externas o en servicios departamentales, como por ejemplo el departamento de radiología. Los turnos de pacientes ambulatorios no se limitan sólo a episodios de pacientes ambulatorios. También pueden ocurrir en estadías de pacientes internos, como tratamientos de pre-admisiones y de postalta y durante la estadía de un paciente interno, como por ejemplo cuando se le realiza a un paciente un electrocardiogama o una TAC. Transferencias de pacientes El documento de transferencias de pacientes cambia en una asignación de paciente interno organizativo o edilicio. Una transferencia puede incluir un cambio de departamento, un cambio de unidad de enfermería o un cambio de cama o habitación. Cuando un paciente es dado de alta, SAP Patient Management automáticamente cierra ítems específicos, como por ejemplo gastos de enfermería o ítems personales. Si usted quisiera, podría comenzar la facturación para así poder entregar la factura al paciente cuando éste sea dado de alta. Los pacientes entonces podrán pagar el monto facturado antes de dejar el hospital. Como en otros movimientos de pacientes, usted también podrá ingresar altas planificadas para una fecha futura. 11

12 Resumen de episodios El resumen de episodios contiene la historia completa de todos los tratamientos realizados al paciente (ambulatorio e interno) en su hospital. Una mirada al resumen de episodios le mostrará información completa sobre los episodios del paciente, junto con sus respectivos movimientos (internaciones, turnos de pacientes ambulatorios, cirugías, transferencias, altas y permisos) y los datos de asignación. Si usted tiene la autorización correspondiente podrá directamente acceder al resumen de episodios con todas las historias de los pacientes, información relacionada con movimientos, con el episodio y con la historia. Gestión de unidad de enfermería Mediante la utilización de los puestos de trabajo clínico de la unidad de enfermería el staff de enfermería puede programar y administrar datos relacionados con la historia y el paciente desde la perspectiva de la unidad de enfermería. El puesto de trabajo clínico de la unidad de enfermería provee una interfase ergonómica para facilitar el trabajo en las unidades de enfermería. La pantalla se divide en diferentes áreas las cuales podrá agrandar o suprimir, como usted desee. En el lado izquierdo de la pantalla encontrará el área de navegación con la lista de los pacientes y un menú de usuario personalizado. Un simple click lo lleva a la lista de pacientes y a las funciones requeridas para realizar el trabajo diario. La lista de pacientes seleccionada se muestra en el lado derecho de la pantalla. HISTORIA CLINICA Episodio paciente interno: Recién nacido Episodio paciente ambulatorio: Emergencia Admisión Transferencia Alta Unidades organizativas Unidades edilicas Información del seguro Episodio paciente interno: referencia Médico de referencia Médico que atiende al paciente Documentación clínica básica Diagnotico Procedimiento de prestaciones Cirugías Información de contabilidad Figura 3. Representación esquemática de una lista de historias con información esencial relacionada con la historia y sus movimientos. 12

13 Los administradores del sistema pueden facilitarle a los usuarios o grupos de usuarios la lista de pacientes y sus funciones para realizar el trabajo cotidiano. Lista de trabajo Visión de disponibilidad Procedimiento de datos de paciente e historias Usted podrá realizar un gran número de actividades con el puesto de trabajo clínico de la unidad de enfermería como por ejemplo: Asignar o cambiar la ubicación de una cama Usted puede pasar el nombre de un paciente de la lista de arribos y arrastrarlo a una cama de la lista de disponibilidad de camas. Editar datos del paciente o episodio, como por ejemplo, transferencia de un paciente Para transferir un paciente a un departamento diferente se pasa el nombre del paciente de la lista de disponibilidad de la unidad de enfermería a la función de transferencia del menú del usuario. Funciones de llamada directa utilizando hot spots (punto de acceso) en la lista de pacientes Ciertas columnas en las listas de pacientes presentan hot spots (punto de acceso), los cuales son links que lo llevan directamente a una función deseada. Por ejemplo, clickeando en un hot spot usted puede ver el registro de la historia clínica del paciente, la pantalla, el diagnóstico o los factores de riesgo. Crear solicitud descentralizada de material Usted puede solicitar materiales de la farmacia central o del departamento de compras central desde el puesto de trabajo clínico de la unidad de enfermería. Esta solicitud puede ser para el tratamiento actual de un paciente o para la unidad de enfermería, por ejemplo, para abastecer a la unidad de drogas. Para más información vea la sección Gestión de Materiales. Visualizar estadísticas y evaluaciones Usted podrá directamente ver las evaluaciones y estadísticas que desee desde el puesto de trabajo clínico de la unidad de enfermería. Por ejemplo, las estadísticas sobre disponibilidad proveen datos acerca de cada nivel de la jerarquía organizativa para que usted pueda determinar el número de camas libres u ocupadas en cada nivel dentro de su jerarquía organizativa. Menú de usuario Drag&Relateí Drag y drop Figura 4. Puesto de trabajo clínico de la unidad de enfermería. Lista de arribos Gestión de Consultas Externas Mediante el puesto de trabajo clínico de consultas externas usted podrá gestionar, procesar y programar tratamientos de pacientes ambulatorios en consultas externas, áreas, funciones o en servicios departamentales. SAP Patient Management muestra los turnos y las listas de esperas - esenciales para la típica consulta externa- para que usted pueda programar y reservar turnos de una manera eficiente. También podrá armar un seguimiento de los turnos del paciente, admisiones, diagnósticos y documentación de prestaciones. 13

14 Planifique tratamientos complejos fácilmente La programación de los turnos es también parte de las funcionalidad disponible para consultas externas y servicios departamentales. Esta poderosa herramienta de planificación le permite programar tratamientos complejos fácilmente. Los beneficios son obvios. Mejor servicio. Reducción de tiempos de espera. Incremento en la satisfacción del cliente. Trabajo más efectivo. Utilizando la función de programación de turnos usted podrá cambiar los turnos de pacientes ambulatorios de acuerdo con los recursos disponibles (podrá definir médicos, salas de tratamiento o unidades organizativas como recursos). La función de planificación de turnos facilita la asignación de turnos mostrando la programación diaria de recursos disponibles. El recurso del calendario diario muestra los horarios libres y ocupados y los tiempos en los cuales el recurso no acepta turnos. Utilizando las variantes de búsqueda predefinidas usted podrá buscar horarios disponibles con un simple click, lo cual ahorra una cantidad de tiempo y esfuerzo considerable. Podrá buscar horarios para: Turnos simples Terapias grupales Unidades de tratamiento compuestas por diferentes turnos consecutivos simples para el mismo tratamiento Turnos recurrentes simples o grupales y unidades de tratamientos. Gestión de materiales La cadena de abastecimiento es un elemento esencial en su hospital para procurar y distribuir una amplia gama de drogas, medicamentos, implantes, materiales y suministros para servicios departamentales. Las unidades de enfermería solicitan estos materiales a depósitos o farmacias de hospitales para su almacenamiento, por ejemplo para abastecer la unidad de drogas o simplemente para un episodio. SAP Patient Management provee funciones end-to-end (de punta a punta) para gestión de materiales, desde la determinación de la cantidad del material requerido para una unidad de enfermería hasta su aprobación, abastecimiento, entrega, etc. Usted también podrá asignar directamente a un episodio una droga que esté distribuida en la farmacia del hospital. La gestión de materiales en SAP Patient Management está estrechamente relacionada con las funciones logísticas de SAP, las áreas de la clínica y la contabilidad de costos. Asimismo, provee un soporte completo sobre abastecimiento de suministros médicos. Datos maestros del material Los materiales en el depósito o en la farmacia se almacenan en SAP Patient Management utilizando registros de datos maestros de materiales. El registro maestro contiene toda la información básica que requiere la aplicación acerca de un material, por ejemplo unidades de medida, grupo de material y número de artículo internacional (IAN). También se podrá almacenar información médica, como ingredientes activos, en el registro maestro de material. Desde SAP Patient Management usted puede solicitar materiales que están en el inventario (o no) con un registro master para una unidad de enfermería o un episodio. También podrá solicitar materiales que no tengan un registro maestro utilizando la función de solicitud free text. Si el material solicitado no tiene un registro maestro, el farmacéutico o el gerente del depósito lo inicia y suministra el material. 14

15 Solicitud de materiales y documentación de consumo del material El staff médico puede ingresar la solicitud de materiales en una unidad de enfermería o directamente en un episodio y rastrear el estado del pedido. Gestión descentralizada de inventario Además de la gestión centralizada de inventario en la farmacia del hospital o en el depósito central, SAP Patient Management también maneja la gestión descentralizada de inventario como, por ejemplo, en las unidades de enfermería, consultas externas, servicios departamentales. La gestión de inventario toma en cuenta los requisitos específicos de las características medicinales, tales como los datos de ingredientes y la fecha de vencimiento de las drogas. Los farmacéuticos pueden analizar el consumo de material sobre una base centrada en costos utilizando análisis ad hoc. Figura 5. Solicitud de material episodio-relacionado. Las listas predefinidas de materiales frecuentemente pedidos facilitan el ingreso de solicitudes. Las enfermeras podrán ingresar en la solicitud free text de materiales sin el registro maestro de los mismos, por lo que no perderán tiempo buscando en catálogos de productos. La solicitud de drogas prescriptas requiere autorización, por lo tanto quizás será necesaria una firma digital. Para llegar a este nivel de seguridad, SAP Patient Management provee autorización multinivel y soporte para firmas digitales. Una contraseña protegida emitida por otro usuario ahorra tiempo ya que el usuario no se deberá registrar nuevamente. Por ejemplo, un médico en una unidad de enfermería puede aprobar la solicitud de un material que necesita la aprobación en el log-in de una enfermera. Durante los procesos de alta los médicos ingresan su nombre de usuario y contraseña para ser identificados. Contabilidad de costos La datos de logística y de documentación clínica se combinan en la funcionalidad de contabilidad de costos de mysap ERP Financials. Los contadores de gestión pueden usar esta información para analizar la estructura de costos para utilización de drogas, procedimientos o tratamientos presentes en la historia clínica del paciente. Para evaluaciones relacionadas con episodios se podrá documentar el consumo de material por episodio y enviarlo a pedidos basados en episodios y en contabilidad de costos sin importar si ha inicialmente requerido o no los materiales para la unidad de enfermería, o directamente para un episodio. Esto significa que usted podrá determinar el consumo y por lo tanto los costos de los productos médicos en cada episodio y comparar este consumo con los costos y ventas para cada episodio. Mediante esta función, SAP Patient Management soporta los requisitos de contabilidad de costos y los de documentación médica. Documentación médica y de enfermería Con la introducción de la facturación con tarifa fija, la documentación médica resulta de gran importancia para la facturación ya que esta influye en la valuación y por lo tanto en las ganancias en un episodio de tarifa fija. Además de poder transferir los datos médicos de sistemas clínicos a SAP Patient Management, usted podrá directamente capturar en la aplicación datos médicos básicos, como por ejemplo diagnóstico y procedimientos. 15

16 Diagnósticos Usted podrá ingresar diagnósticos por episodio utilizando la función de vistas de diagnósticos o desde la perspectiva de una departamento que pueda especificar características adicionales del diagnóstico. Podrá ingresar un diagnóstico como free text o en forma codificada basado en dos catálogos de codificación de diagnósticos paralelos (por ejemplo, ICD-9 e ICD-10). Usted podrá determinar y almacenar catálogos de codificación de diagnósticos paralelos a su elección como parte de los atributos del sistema. Al ingresar los diagnósticos, estos se clasifican asignándoles una categoría de diagnóstico: diagnóstico de traslado o diagnóstico de tratamiento. Podrá además clasificar al diagnóstico de tratamiento utilizando clases de diagnóstico, tales como diagnóstico principal del hospital o GRD (Grupo Relacionado de Diagnósticos), internación o diagnóstico de alta. Vista de diagnóstico Diagnósticos por departamento Figura 6. Ingreso de diagnóstico de episodio-relacionado. 16

17 Procedimientos quirúrgicos SAP Patient Management también soporta la documentación de procedimiento quirúrgico que sea legalmente requerida por el sistema de facturación y que sea necesaria para determinar los gastos. Factores de riesgo Mediante SAP Patient Management, Usted podrá gestionar los factores de riesgo a nivel del paciente. Los factores de riesgo son válidos independientes de cada episodio. Para simplificar el proceso de ingreso podrá determinar los factores de riesgo posibles en un catálogo que sea propio de su institución. Los posibles factores de riesgo son: Alergias a antibióticos u otros medicamentos. Hipertensión. Diabetes. Puesto de trabajo clínico de codificadores En el transcurso de la estadía de un paciente en el hospital, la documentación médica se acumula en diferentes departamentos y sistemas. Previo a la facturación debe asegurarse que la documentación médica del episodio esté completa y correcta. El puesto de trabajo clínico provee a los codificadores de una interfase integrada que simplifica enormemente sus tareas diarias. El puesto de trabajo clínico para codificadores contiene listas de trabajo customizados y provee navegación directa a documentación médica básica y puesto de trabajo clínico GRD, incluyendo la función grupal. Status de documentación médica básica A la documentación médica se le asigna un estado que soporta el flujo de trabajo de documentación médica básica desde la perspectiva del episodio y del departamento y asegura que la documentación médica para un episodio esté completa antes de que se inicie la facturación. No siempre es fácil evaluar si la documentación médica del episodio está completa - especialmente cuando diferentes departamentos de la institución se vieron involucrados en el mismo episodio. Para asistirlo con esta tarea, SAP Patient Management permite a cada departamento, desde su propia perspectiva, decidir cuándo la documentación médica está completa. La documentación médica para el episodio se encontrará solamente completa cuando todos los departamentos involucrados hayan marcado el status del departamento como Completo. El estado del episodio describe el estado de la documentación médica en el episodio completo, más que a nivel del departamento. Si, por ejemplo, todos los estados de los departamentos figuran como Completos usted puede cambiar la condición del episodio a Alta. En la facturación de actividad basada para episodios de tarifa fija ésto asegura que un episodio no sea facturado hasta que la documentación médica básica esté completa y que la tarifa fija definitiva haya sido determinada para cada episodio. Figura 7: Puesto de trabajo clínico de codificadores. 17

18 Gestión de archivos clínicos SAP Patient Management lo asistirá en la gestión de archivos clínicos mediante el manejo de los archivos y su asignación a pacientes. Además, la aplicación soporta el pedido de archivos clínicos y crea recordatorios en el caso de archivos pedidos y que deban ser devueltos. Podrá evaluar archivos clínicos que hayan sido pedido prestados con diferentes criterios, por lo que podrá determinar los recordatorios que usted quiera generar. Podrá crear, cambiar, mostrar y cancelar archivos clínicos desde SAP Patient Management. Podrá también solicitar, pedir prestados, transferir y devolver archivos existentes. Se garantiza gran seguridad al permitir que sólo usuarios autorizados tengan acceso a los mismos. Podrá ver todos los archivos que existen para un paciente utilizando la lista de archivos. Dicha lista provee todas las funciones para procesar archivos clínicos. 18

19 FACTURACION DE PACIENTES SAP Patient Management lo asiste con todos los métodos de facturación. Además de los métodos de facturación de pacientes internos también podrá facturar episodios de pacientes del día, cirugías ambulatorias, episodios de ART y honorarios del médico. Para la facturación de un episodio con tarifa fija, por ejemplo GRDs, podrá conectar cualquier solución de GRD a SAP Patient Management. La aplicación genera la facturación GRD correspondiente, y si fuese necesario, cargos suplementarios adicionales por GRD médico determinado por el grupo. Relaciones de seguros Para facturar por prestaciones deberá almacenar los datos del seguro de los pacientes en SAP Patient Management. Las relaciones de seguro se utilizan con este propósito. Podrá definir cualquier número de relaciones de seguros por paciente. Podrá capturar los datos del seguro manualmente, o podrá importarlos a SAP Patient Management desde una tarjeta de seguro de salud del paciente. SAP Patient Management distingue los siguientes tipos de relaciones de seguros: Aseguradoras Las aseguradoras pueden ser fondos de aseguradoras de salud públicos o empresas privadas aseguradoras de salud que cubran total o parcialmente los costos de la estadía del paciente en el hospital. Las aseguradoras son gestionadas como interlocutores en SAP Patient Management. Particular Cuando los pacientes pagan ellos mismos parte o la totalidad de una factura se crea una relación de seguro particular. Si el paciente tiene una obligación de co-pago específica en la relación con la aseguradora, SAP Patient Management automáticamente genera la relación de seguro particular. Los particulares se gestionan como deudores. Pagadores Alernativos También se podrá facturar parte o la totalidad de los gastos del episodio a un pagador alternativo, que no sea ni la aseguradora ni el paciente. Dichos pagadores alternativos son gestionados como clientes. Por ejemplo, podrá clasificar a uno de los padres de un niño, quien pague el tratamiento del mismo, como pagador alternativo. Las relaciones de seguros que usted ha ingresado para un paciente relacionado con diferentes estadías en hospitales se encontrarán disponibles como propuestas cuando usted inicie un nuevo episodio para este paciente. Podrá seleccionar una relación de seguro para el episodio de esta lista de propuestas o podrá crear una nueva relación con el mismo. Si usted utiliza distribución de pago para el proceso de verificación de seguro (ver página 21) podrá asignar esquemas de contratos a los episodios para determinar el contenido de la relación con el seguro. Se almacenará información sobre cobertura de seguro en los esquemas de contratos. Por ejemplo, podrá especificar que una aseguradora cubre todas las prestaciones de laboratorio pero sólo un cincuenta por ciento de costos de alojamiento. Alternativamente, podrá especificar porcentajes o montos absolutos para delimitar el monto que la aseguradora cubre por cada episodio. Si usted utiliza verificación de seguros podrá almacenar montos relevantes y preaprobados de seguros o tasas y valores impagos para la verificación de un seguro, simplificando el proceso. Ingreso de prestaciones El ingreso de prestaciones es una función esencial en SAP Patient Management ya que las prestaciones que usted registre en un episodio sirven como base para la facturación, contabilidad de costos e informes. Podrá ingresar las prestaciones brindadas directamente en SAP Patient Management o la aplicación las generará automáticamente basándose en el contexto y utilizando las reglas del servicio. SAP Patient Management podrá también automáticamente recibir prestaciones de subsistemas médicos o clínicos eliminando entradas múltiples que ocasionen una pérdida de tiempo o errores producidos al ingresar datos manualmente. Para cada prestación ingresada, los datos maestros de la prestación muestran datos específicos que influyen en la entrada de prestaciones y en la facturación, por ejemplo el indicador de que la prestación es facturable. 19

20 Todas las prestaciones se gestionan en un catálogo de prestaciones. Los catálogos de prestaciones son sistemáticamente directorios clasificados de datos maestros, los cuales son públicos o específicamente del hospital. El catálogo de prestaciones in-house (interno) contiene todas las prestaciones que brinda su hospital, tales como prestaciones médicas, de enfermería, estadías, catering o prestaciones de áreas funcionales, como por ejemplo radiología. Además del catálogo de servicio in-house (interno), otros catálogos de prestaciones se almacenan como catálogos de facturación o catálogos de prestaciones externas. Separar los catálogos de prestaciones in-house de los catálogos de facturación le permitirá re-asignar una prestación en el catálogo in-house a diferentes prestaciones en el catálogo de facturación, como lo requiere la aseguradora para la facturación. Esto significa que el ingreso de prestaciones en SAP Patient Management es independiente de cualquier cambio en los datos del seguro del paciente que puedan ocurrir durante el tratamiento interno. Las prestaciones ingresadas documentan prestaciones planificadas y brindadas a pacientes internos, ambulatorios y del día. Las prestaciones se ingresan usualmente por episodio y pueden ser también asignadas a movimientos. Además de las prestaciones facturables también podrá documentar las no facturables y transferencias y evaluarlas con el propósito de realizar contabilidad de costos, por ejemplo contabilidad de objeto de costos. Podrá ingresar prestaciones en SAP Patient Management manualmente o la aplicación las generará automáticamente, (por ejemplo costos departamentales per diem o costos diarios de prestaciones de enfermería), utilizando reglas de prestaciones y categorías de tratamiento. Podrá transferir las prestaciones ingresadas en subsistemas vía interfases a SAP Patient Management, donde luego serán facturadas. Figura 8: Visión general de prestaciones. Diferentes visiones y filtros de determinación de usuario para el ingreso de prestaciones le facilitan procesar las prestaciones en cada episodio. Podrá combinar prestaciones en grupos para simplificar la búsqueda a prestaciones específicas en el catálogo de prestaciones in-house (interno). El conjunto de indicadores del maestro de prestaciones (por ejemplo el indicador facturable), sirve como valores a pagar cuando ingrese prestaciones. SAP Patient Management también hace posible el ingreso de prestaciones utilizando formularios de prestaciones que usted podrá diseñar basándolos en sus propios formularios. Los controles de consistencia reducen la cantidad de errores antes de la facturación. Estos chequeos buscan exclusiones de prestaciones, combinaciones y valores máximos. SAP Patient Management automáticamente realiza la división de prestaciones por prestaciones extendidas (cuando los pacientes sean transferidos y dados de alta) Las prestaciones ingresadas en SAP Patient Management son la base de futuras funciones, como la verificación de seguro, la facturación, la contabilidad de costos o las evaluaciones estadísticas. Por ejemplo, SAP Patient Management puede generar automáticamente la mayoría de las solicitudes de verificación de seguros de prestaciones ingresadas. Para prestaciones facturadas, SAP Patient Management muestra la información de facturación directamente en el proceso de prestaciones. 20