Los mejores administradores toman decisiones constantemente y deben hacerlas bien. Si no es posible tomar decisiones, no será un administrador eficaz

Transcripción

1 Toma de decisiones estratégicas Abel Hibert Gestión Empresarial Universidad Metropolitana de Monterrey Septiembre-Diciembre 2008

2 Los mejores administradores toman decisiones constantemente y deben hacerlas bien. Si no es posible tomar decisiones, no será un administrador eficaz

3 Características de las decisiones empresariales Problemas Sencillos y rutinarios Otros parecen imposibles de sobrellevar Algunos exigen acción inmediata Otros pueden esperar más tiempo A menudo los administradores, ignoran las dificultades y por diversas razones evitan actuar.

4 Problemas A menudo no sabe cuanto tiempo, energía o dificultades le esperan una vez que se comienza a trabajar en un problema. A menudo, también es arriesgado involucrarse; si no se resuelve con éxito, los antecedentes del administrador pueden resultar afectados Como los problemas suelen ser confusos, es más fácil postergarlos o entretenerse en actividades menos exigentes.

5 Características de las decisiones Carecen de estructura: Algunas decisiones son rutinairas y claras, para la mayoría de ellas no existe un procedimiento a seguir. Decisiones programadas se han elaborado y tomado antes. Decisiones no programadas, son nuevas, novedosas, complejas para las que no existen resultados definitivos.

6 Existen diversas soluciones posibles, todas las cuales tienen ventajas y desventajas Incertidumbre y riesgo Para las decisiones importantes y no programadas, la incertidumbre es la regla. La incertidumbre implica que el administrado no cuenta con bastante información para conocer las consecuencias de acciones distintas. Cuando se puede calcular la probabilidad de diversas consecuencias, se está enfrente de un riesgo.

7 Conflicto Las decisiones importantes son todavía más dificiles debido al conflicto al que se enfrentan los administradores. El conflicto, que existe cuando el administrador debe enfrentar presiones provenientes de fuentes distintas, se presenta en dos niveles. Quienes toman decisiones de manera individual experimentan un conflicto psicológico, cuando diversas opciones resultan atractivas, o cuando ninguna lo es. A quién despedir?

8 El conflicto surge entre individuos o grupos. Pocas decisiones se toman sin caer en algún conflicto. Cómo se toman las mejores decisiones? Identificación y diagnóstico del problema Lo primero es que hay que reconocer que el problema existe Hay alguna diferencia entre lo que está sucediendo y lo que debe suceder? Cómo se puede describir la desviación, lo más específicamente posible? Cuáles son las causas de la desviación? Qué metas específicas deben cumplirse? Cuáles son absolutamente indispensables par el éxito de la decisión

9 Cómo se toman las mejores decisiones? Generación de soluciones alternativas Los adminstradores deben generar al menos algunas soluciones alternativas con base en las experiencias pasadas. Evaluación de alternativas Cuál solución de las evaluadas es la mejor? La información acerca de las alternativas es completa y actualizada. De lo contrario es posible obtener más y mejor información? La alternativa cumple con los objetivos primarios? Qué dificultades pueden surgir si se implementa la alternativa? Es importante contar con planes de contigencia Qué hacer en una recesión? Cómo responder ante la entrada de nuevos competidores? Cómo adaptarse a una nueva regulación?

10 Selección de alternativas Maximización Decisión con la que se obtiene el mejor resultado posible Satisfacción Selección de una alternativa aceptable, aunque no necesariamente perfecta o la mejor Optimización Logro del mejor equilibrio posible entre diversas metas

11 Implementación de la decisión El proceso de toma de decisiones no termina cuando se toma una decisión Las personas que participan en la elección deben ejecutarla. Se puede delegar Los que implementan la decisión deben comprender la elección y las razones por las que se hizo. Debe comprometerse para que su ejecución sea exitosa. Es muy importante cómo se comunica la decisión para su ejecución, además de elegir los canales correctos de comunicación

12 En la planeación adecuada de la ejecución deben seguirse los siguientes pasos: Determinar la manera en que las cosas se verán cuando la decisión opere plenamente Ordenar en forma cronológica quiza con un diagrama de flujo, los pasos necesarios para llegar a una decisión totalmente operativa. Enumerar los recursos y actividades necesarios para poner cada paso en práctica. Calcular el tiempo que se requiere para cubrir cada una de las etapas. Asignar responsabilidades a individuos específicos respecto de cada una de ellas.

13 Preguntas relevantes Qué dificultades pueden derivarse de esta acción? Qué se puede hacer para evitarlas? Qué beneficios u oportunidades no intencionales pueden surgir? Cómo se puede lograr que sucedan? Cómo debe uno preparse cuando las oportunidades se presenten?

14 Evaluación de la decisión La evaluación de una decisión es útil con una retroalimentación tanto positiva como negativa Si la decisión parece inadecuada, se debe regresar al pizarrón. La mejor decisión? Los que toman las decisiones cuando en el proceso en el cual, quien decide, ejecuta cuidadosamente todas las etapas de la toma de decisiones (vigilancia)

15 Barreras para la toma eficaz de decisiones Prejuicios psicológicos Los encargados de tomar decisiones se encuentran lejos de ser objetivos. Ilusión de control.- Creencia de las personas que pueden influir en los acontecimientos, incluso cuando no tiene control sobre lo que sucederá. (Casinos) Efectos de encuadre.- Prejuicio psicológico al que afecta la manera en la que un problema o decisión alternativa se presenta o plantea. Desestimar el futuro.- Dar mayor peso a los costos y beneficios de corto plazo que a los de largo plazo. (No invertir en investigación y desarrollo)

16 Presiones de tiempo En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, los premios son para la acción rápida y para quienes mantienen el paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia, pueden ser irrelevantes e incluso desastrosas si los administradores se tardan demasiado tiempo en tomarlas.

17 Toma de decisiones en grupo Ventajas potenciales Mayor cuerpo de información Más perspectivas y enfoques Estimulación intelectual Entienden la decisión Se comprometen con la decisión Se evita que las decisiones se consideren personales

18 Desventajas potenciales Una persona puede dominar las discusiones. La satisfacción es más probable con los grupos. Con tal de terminar las reuniones, el resultado puede ser una decisión que satisface al grupo pero no optimiza ni maximiza. Las presiones para evitar el desacuerdo pueden conducir a un fenómeno que se llama pensamiento de grupo. Se produce el desplazamiento de la meta, situación que se presenta cuando el grupo que toma las decisiones pierde de vista su meta original y emerge otra nueva, posiblemente menos importante.

19 1. Liderazgo 2. Evitar el dominio 3. Alentar las contribuciones 4. Evitar el pensamiento de grupo y la satisfacción 5. Recordar las metas 1. Conflicto constructivo 2. Ventilar las diferencias legítimas 3. Permanecer asociados a las tareas 4. Ser impersonal 5. Ser el abogado del diablo 1. Toma efectiva de decisiones en grupo Creatividad 1. Tormenta de ideas 2. Evitar críticas 3. Agotar ideas 4. Combinar ideas

20 Toma de decisiones en la organización Limitantes para quienes toman decisiones Restricciones financieras Legales, de mercado, Humanos Organizacionales, Eticas, Etc

21 Modelos de procesos de toma de decisiones organizacionales Racionalidad limitada.-forma imperfecta de racionalidad en la cual, quienes deciden, no pueden llevar a cabo un análisis completo y racional porque las decisiones son complejas y porque no es posible disponer de información completa. Modelo incremental.- Modelo de toma de decisiones organizacionales en el cual las principales soluciones surgen de una serie de decisiones menores. Modelo de coalición.- Modelo para la toma de decisiones organizacionales en el cual los grupos con preferencias distintas utilizan el poder y la negociación para influir en las decisiones. Modelos de botes de basura.- Modelo para la toma de decisiones organizacionales en el que se representa un proceso caótica y decisiones aparentemente al azar.

22 Negociación y política.- A menudo, los que toman decisiones necesitan negociar, hacer ofertas o ciertas concesiones. El hecho de que con frecuencia las decisiones deban negociarse implica que son políticas: es decir, asimilar las preferencias de grupos e individuos competidores. Una de las mejores maneras de reducir dicha política y de asegurar que el conflicto cognoscitivo constructivo no degenere en conflicto afectivo, es crear metas comunes para los miembros de un equipo, esto es convertir el proceso de toma de decisiones en un ejercicio de colaboración, no de competencia.

23 Toma de decisiones en crisis Acciones estratégicas, tales com la integración de la CM a la planeación estratégica y las políticas oficiales Acciones técnicas y estructurales, tales como la creación de un equipo de CM Acciones de evaluación y diagnóstico, tales como realizar auditorías de las amenazas, etc Acciones de comunicación, tales como proporcionar capacitación para tratar con los medios, comunidades locales, funcionarios gubernamentales, policias, etc. Acciones psicológicas y culturales, tales como mostrar un fuerte compromiso de alta administración hacial la CM.

24 Las preguntas que debe responder un administrador son: A qué clase de crisis puede enfrentarse una empresa? Puede su empresa detectar una crisis en sus primeras etapas? Cómo manejar la crisis si llega a presentarse? Cómo se puede beneficiar de una crisis después de que ésta ha terminado?

25 Durante una crisis, el líder no debe pretender que nada ha sucedido. Debe comunicar y reforzar los valores de la organización. Debe buscar maneras de que el personal se apoye entre sí; y recordar que las personas imitarán lo que él haga. Debe ser optimista y enteramente honesto. Debe mostrar emoción, no miedo No debe ignorar las dificultades, ni minimizarlas y confiar demasiado; No debe generar falsas expectativas Dar a las personas las malas noticias directamente, así obtendrá credibilidad Cuando vengan las nuevas noticias, éstas verdaderamente tendrán un significado.