MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN. Administración del Proceso y Objetivo Causas Riesgo Valoración Acciones Responsable Indicador materialización

Transcripción

1 P P ntidad: isión: nstituto istrital de las rtes enerar condiciones para el desarrollo del campo del arte en el ejercicio efectivo de los derechos culturales de los habitantes del istrito apital a través del fortalecimiento de las dimensiones de investigación, formación, creación, circulación y apropiación. F Á dministración del Proceso y bjetivo ausas iesgo Valoración cciones esponsable ndicador iesgo Proceso de ireccionamiento stratégico nstitucional: Proporcionar la dirección que guía el cumplimiento misional del, para facilitar el desarrollo articulado de los planes, programas y proyectos de sus áreas funcionales, hacia el logro del impacto social esperado. F P o crear los espacios y mecanismos pertinentes para que la información fluya adecuadamente por la entidad. Falta de sensibilización y jornadas de inducción con el fin de informar y lograr la apropiación las diferentes politicas de operación de la entidad, entre otras la relacionada con los conductos regulares de comunicación. onflicto de intereses y de poder esconocimiento de la documentación de apoyo para la realización del seguimiento. Falta de jornadas de capacitación a los funcionarios responsables de liderar y reportar el avance de la ejecución de los proyectos. apacitar sobre la metodología para reportar la información y los formatos a utilizar. usencia de la aplicación de las nformar y socializar las políticas de politicas de operación en especial la operación de comunicaciones en especial 1 Posible Preventivo vitar el riesgo ficina sesora Planeación ocializar políticas relacionada los conductos regulares las relacionadas con la aplicación de los de comunicación. conductos regulares. apacitar sobre la metodología e a falta de seguimiento y control al importancia de realizar los reportes seguimiento de los planes, programas, trimestrales de seguimiento a metas del 2 objetivos y metas institucionales Posible Preventivo educir el iesgo ficina sesora Planeación P, hacer seguimiento a las áreas sobre el puede generar desviación de los reporte de metas por parte de la ficina de recursos públicos en su ejecución. Planeación. o. nformes de eguimiento realizados / o. nformes de seguimientos programados Y a ni los entros de ocumentación de la alería anta Fé y el Planetario cuentan con un software para gestión de bibliotecas, que permita administrar el inventario de la totalidad del material audiovisual, bibliográfico, fílmico e iconográfico, ordenarlos de acuerdo a la categorías, permitir la búsqueda, conocer el número de ejemplares de un mismo titulo y conocer a quien se le prestaron. l inventario no cuenta con una única catalogación para las colecciones y películas de la y los entros de ocumentación de la alería anta Fé y el Planetario o todo el inventario fílmico y documental se encuentra valorizado en la y en los entros de ocumentación de la alería anta Fé y el Planetario. o se encuentran definidas las políticas y protocolos para la conservación de las películas que constituyen el patrimonio fílmico. o se cuenta con un Plan de cción mediante el cual se identifiquen las necesidades financieras, de recurso humano, tecnológicas y tiempo que permita poner en marcha adecuadamente la. o contar con las herramientas mínimas de control que eviten la pérdida de material audiovisual, 1 bibliográfico, fílmico e iconográfico de asi eguro Preventivo educir el iesgo la y los entros de ocumentación de la alería anta Fe y Planetario nificar el sistema de catalogación del acervo documental, fílmico, audiovisual e icografico de la y los entros de ocumentación de la alería anta Fé y el Planetario oftware instalado y funcionando en la, entro de ocumentación alería anta Fé y Planetario Valorizar todo el inventario fílmico y documental. erente de udiovisuales, oordinador ; alería olicitar programar backs up de la ase anta Fé y del Planetario úmeros de backs ups de la ase de atos del aplicativo P/KH, con la ubdirecciones dministrativa y de datos del aplicativo P KH mínima periodicidad posible. de quipamientos realizados semestralmente efinir el Plan de cción requerido para el manejo de la incluyendo el istema integrado de estión de alidad laborar el Plan de cción que contemple todas las necesidades de la, como insumo para el anteproyecto de presupuesto 2014 o se ha implementado el uso de los lockers a los visitantes, a fin de evitar el ingreso a la de bolsos o maletas. Programar la adquisición e instalación de los lockers para los visitantes nstalación de lockers H sar ilegalmente los recursos documentales: ibliográficos, conográfico (fotografías, afiches postales), Fílmico y Video gráfico. o hay políticas de la entidad para la entrega de derechos en los procesos de donación, adquisición y canje. usencia de cesión de derechos de uso y la legalización de colecciones las Propiciar espacios en la inemateca, entro de ocumentación alería anta Fé y Planetario istrital que 2 permitan el uso del material Posible Preventivo vitar el riesgo audiovisual, bibliográfico, filmico e icográfico sin respetar el uso de erechos de autor. ivulgar el procedimiento de dquisición, donación y canje de ecurso ocumental como el formato para asegurar los derechos de uso sobre el recurso documental. erente de udiovisuales sesora irección eneral erente rtes Plásticas efinir las políticas y protocolos que oordinadora de y orienten a funcionarios y usuarios sobre el uso de erechos de utor Programar jornadas de capacitación sobre el uso de erechos de utor ocializaciones realizadas o reuniones para formular la entros de ocumentación de la política/otal de reuniones galería anta Fe y el Planetario programadas X100% istrital o de capacitaciones/total de capacitaciones programadas X100 estión para el Fomento a las Prácticas rtísticas: Promover el fortalecimiento del campo artístico y de las prácticas que llevan a cabo los agentes del sector, instituciones y organizaciones culturales a través de la entrega de recursos financieros, técnicos y en especie

2 F Á Proceso y bjetivo dministración del ausas iesgo Valoración iesgo cciones esponsable ndicador estión para el Fomento a las Prácticas rtísticas: Promover el fortalecimiento del campo artístico y de las prácticas que llevan a cabo los agentes del sector, instituciones y organizaciones culturales a través de la entrega de recursos financieros, técnicos y en especie o se ha reglamentado la reproducción de un película original por daño físico Posibilidad de lucro por la reproducción ilegal de los recursos documentales. Permitir hacer copias de los recursos documentales de las colecciones que 3 forman parte del Patrimonio Filmico y ocumental, el cual fue recibido para Posible Preventivo vitar el riesgo su preservación y no para comercialización. stablecer los criterios de so erechos de utor con la ficina sesora Jurídica en las clausulas contractuales por parte de los funcionarios. erente de udiovisuales sesora irección eneral erente rtes Plásticas ampañas de ivulgación sobre la Protección de los erechos de utor. oordinadora de y entros de ocumentación de la galería anta Fe y el Planetario istrital Jefe ficina sesora Jurídica erente de udiovisuales efinir y documentar una política en la sesora irección eneral protección de los recursos documentales erente rtes Plásticas de la y entros de ocumentación de la alería anta Fe y el Planetario istrital. ncluir criterios de uso de derechos de autor en las claúsulas contractuales o de campañas realizadas /otal de campañas programadas x 100% Política de Protección de los recursos documentales mpliar los tiempos de evaluación en los concursos que sean posibles a través de los avisos modificatorias de cronograma. Poco tiempo para evaluar las propuestas. ealizar evaluaciones erróneas de los 4 proyectos que se presentan en las diferentes onvocatorias del Posible Preventivo vitar el riesgo. Publicación de precartillas de concursos en el último mes de la vigencia anterior, con el fin de contar con un mayor tiempo por parte de los posibles concursantes como del equipo evaluador y la misma ormalización a través del los administración. ubdirección de las rtes y formatos que generen valor quipamientos ulturales agregado a la gestión de convocatorias P V ncumplimiento por parte de los jurados de la obligación por de devolver las propuestas evaluadas, condición estipulada en la invitación pública y en la carta de aceptación como jurados. xtravío de propuestas evaluadas por parte de los jurados. so indebido de las propuestas 5 entregadas para evaluación y las cuales no fueron devueltas por parte Posible Preventivo vitar el riesgo del jurado. efinición de las planillas de evaluación (cuantitativas y cualitativas) de las propuestas, según las particularidades de cada concurso. nstructivo de diligenciamiento de las planillas de evaluación de jurados. ncluir en las obligaciones del jurado una cláusula penal de incumplimiento, en caso de la no devolución de las propuestas entregadas para evaluación. nclusión de una claúsula de devolución de propuestas después de evaluadas dentro de la esolución de ombramiento de Jurados. ealizar un seguimiento riguroso de las ubdirecciones de las rtes y o. de propuestas devueltas/ otal erencias a la devolución de propuestas quipamientos ulturales de propuestas entregadas por parte de los jurados. emora en la devolución de propuestas evaluadas por parte de los jurados. stablecer un plan de destrucción total de las propuestas no ganadoras, conforme a los lineamientos del P y a la cartilla del concurso. o propuestas destruidas no ganadoras/ otal de propuestas destruidas no ganadas X 100 rrores en la verificación de requisitos oborno Favorecimiento de propuestas que no ontrol ual: Verificación que se tiene en 6 Posible Preventivo vitar el riesgo oordinadora de onvocatorias cumplen con los requisitos diferentes instancias de la entidad o actas de cierre levantadas debidamente firmadas estión para la propiación a las Practicas rtísticas: Formar públicos a través de una oferta de programas artísticos próximos, diversos, pertinentes y de calidad, fortaleciendo la apropiación de las prácticas artísticas y culturales en la ciudad. Falta de coordinación de la erencia de udiovisuales con la ficina sesora Jurídica, con el fin de definir la modalidad del contrato para la distribución de las películas, así como las obligaciones y productos requeridos de la relación contractual. o aplicar los procedimientos definidos en el Proceso de estión Jurídica o se tiene lineamientos específicos por parte de la entidad para realizar el proceso precontractual con los distribuidores. o conocer la normatividad contractual y de la ley de ine antes 1 de acordar los términos de los Posible Preventivo vitar el riesgo contratos de distribución de películas para la inemateca. stablecer cronogramas para mejoras en la Jefe ficina sesora Jurídica contratación para los distribuidores. erencia e artes audiovisuales plicar los procedimientos definidos en el Proceso de estión Jurídica signar un bogado specializado por la erencia para apoyar a la ficina sesora Jurídica. Jefe ficina sesora Jurídica ronograma de ctividades evantamiento de la información erente de udiovisuales para establecer mejoras en el ficina sesora Jurídica proceso jurídico ontratación de un Profesional

3 F Á dministración del Proceso y bjetivo ausas iesgo Valoración cciones esponsable ndicador iesgo estión para la ostenibilidad de los quipamientos ulturales: arantizar el funcionamiento adecuado, la programación concertada y el aprovechamiento económico de los equipamientos a cargo del, mediante la ejecución de estrategias que promuevan el conocimiento, el disfrute, la valoración, la apropiación y el cuidado de dichos escenarios. V o se ha contratado un operador de boletería, para coordinar la administración de los recursos producidos por la venta de boletería y la entrega de los reportes de taquilla que permita tener bajo control los quipamientos ulturales. l control de boleteria es ineficiente y obsoleto. efinir el estudio de precios del mercado y preparar los estudios previos requeridos para la apertura de la icitación correspondiente a la contratación de un operador de boletería. o tener control sobre los ingresos percibidos por la venta de boletería, 1 reporte de estadísticas y liquidación de asi eguro Preventivo vitar el riesgo ubdirección de las rtes impuestos acorde con la ley 814/2003 y la 1493 de 2011 ctualizar los procedimientos de Venta y ontrol de oletería de ventos Propios de los quipamientos con on perador y in perador. studio écnico y ogístico sobre la adquisición de oletería en linea y taquilla. nformes stadísticos sobre el uso de quipamientos ulturales Hacinamiento por espacios limitados ormalizar de las ablas de etención ocumental ablas de etención ocumental por ficina o existe estantería suficiente para almacenar y conservar documentos. 1 Perdida de ocumentación asi eguro Preventivo educir el iesgo ctualizar los procedimientos Jefe ficina sesora Jurídica precontractuales, contractuales y post estión ocumental contractuales o. Procedimientos actualizados o se tiene sistema de información para conservar documentos decuar los spacios de rabajo o espacios adecuados estión Jurídica: uministrar la asistencia jurídica que se requiera en el para la toma de decisiones y el desarrollo de las funciones propias de la entidad, instaurar las acciones judiciales a que haya lugar y el cumplimiento de las normas, y apoyar a las dependencias en el desarrollo de los procesos contractuales requeridos para la adquisición de los bienes y/o servicios necesarios para la operación de la ntidad. J o se han definido políticas de requisitos objetivos para la exigencia de los requisitos habilitantes o existe iniciativas para realizar criterios de aceptación o especificaciones técnicas. o identificar claramente las necesidades de contratación requeridas para la ejecución de los planes, proyectos, programas y actividades definidos en el plan de acción y plan de contratación. Falta de control en el manejo de la información entre la dependencia que requiere el bien y/o servicio a contratar con el resto de los servidores y dependencias de la entidad que intervienen en el proceso de contratación Falta de proporcionalidad respecto de ealizar reuniones interdisciplinarias de los la exigencias de los requisitos 2 Posible Preventivo vitar el riesgo funcionarios que estructuran los estudios Jefe ficina sesora Jurídica o. euniones realizadas habilitantes en razón al objeto y el previos y pliegos de condiciones valor del contrato. studios de precios de mercado y 3 Posible Preventivo educir el iesgo ocializar el Plan de contratación Jefe ficina sesora Jurídica estudios previos deficientes. ocialización del Plan de ontratación studios previos o de factibilidad stablecer puntos de control de los 4 manipulados por personal interesado Posible Preventivo educir el iesgo diferentes procedimientos de la ficina Jefe ficina sesora Jurídica valuación puntos de control en el futuro proceso de contratación sesora Jurídica o contar con un número suficiente de profesionales en la planta de personal que permita designar la la supervisión de contratos a fin de evitar la concentración de supervisión en muy pocos funcionarios. esignar supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función. ocializar manual de nterventoria y 5 Posible Preventivo educir el iesgo Jefe ficina sesora Jurídica upervisión oncentrar las labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal. ocialización del anual de nterventoría y upervisión Falta de control en los protocolo de seguridad de la información eficiencia en los istemas de eguridad de la nformación. 1 Filtración de información de la entidad Posible Preventivo vitar el riesgo mplementar la Política de eguridad de la nformación Jefe ficina sesora de omunicaciones rear el omité de eguridad de la nformación Política mplementada esolución de creación del omité de eguridad de la nformación estión omunicaciones: antener informadas a las partes interesadas sobre la gestión y asuntos de relevancia del, así como dar a conocer de manera clara, precisa y oportuna su oferta cultural y artística, ante los agentes culturales, organismos, organizaciones y público en general, logrando reconocimiento y apoyo de la comunidad por su labor. o hay presupuesto o hay ecurso Humano imitación de espacio 2 Pérdida de la memoria institucional Posible Preventivo vitar el riesgo ecopilar la información en formato digital de la divulgación audiovisual e mpresa. Jefe ficina sesora de 100% de recopilación de raslado al rchivo istrital, iblioteca omunicaciones información en forma digital acional, irección de la entidad ealizar cinco (5) copias de material audiovisual Falta de ética y transparencia de los funcionarios en el manejo de la información o contar con los medios necesarios para publicar la información o no tener capacitados a los servidores de la entidad que desconocen como se tramita la entrega de información cultar a la ciudadanía la información 3 Posible Preventivo vitar el riesgo pública ecanismos de información Fortalecer los mecanismos de acceso a la Jefe ficina sesora de funcionando: Página web, redes información omunicaciones sociales, correo electrónico

4 F Á dministración del Proceso y bjetivo ausas iesgo Valoración cciones esponsable ndicador iesgo o existe seguridad en el acceso de la información rear los diferentes niveles de seguridad para el acceso de la información nstructivo para la realización de bak up estión de ecnologías de la nformación y omunicación: arantizar la disponibilidad, el control y el mantenimiento adecuado y oportuno de los recursos de tecnologías de la información y de la comunicación, requeridos para el desarrollo de los procesos institucionales del. F o se tiene una adecuada sistema de copias de seguridad. Falta de actualización a las aplicaciones instaladas Falta de monitoreo del acceso al servidor Falta de políticas claras en el manejo de la información a su alcance. o tener controles de seguridad adecuados que protejan los activos de información de la entidad. Pérdida de información por daño o 1 robo, debido al acceso ilegal de hackers al servidor web de la asi eguro Preventivo educir el iesgo institución dquirir equipos de almacenamiento de las copias de seguridad de la información de las paginas Web del y sus escenarios administrados eguir con el levantamiento la documentación relacionada con la programación back up para la formulación del Plan de recuperación ante la probabilidad de perdida de la información ealizar capacitaciones a los servidores en relación con el buen uso de las credenciales linear el ubsistema de eguridad de la nformación, basados en el istema ntegrado de estión bajo la 001:2011 Área de istemas Área de omunicaciones nexistencia de seguridad (confiabilidad, integralidad y evantar el procedimiento de la protección 2 asi eguro Preventivo educir el iesgo Área de istemas disponibilidad) en el manejo de la de intercambio de la información. información. Formular e implementar la Política de eguridad de la nformación bajo los lineamientos de la esolución 305 de quipos adecuados/ de equipos solicitados Plan de recuperación formulado ctas de capacitación levantadas % de avance del documento % de avance del documento mplementación de Política de eguridad de la nformación nexistencia de aplicativos adecuados para el desarrollo de las tareas de la entidad ontroles insuficientes en los equipos para evitar la instalación de software ilegal Programación de una revisión semestral 3 nstalación de software ilegal en los proyectada en el procedimiento de asi eguro Preventivo educir el iesgo computadores de la entidad mantenimiento de software así como en las ficina de ontrol nterno políticas de seguridad de la entidad. uditorías ealizadas lto costo del software estión alento Humano: arantizar el talento humano requerido por el, para el cumplimiento de su objetivo misional, mediante la selección, vinculación y administración de personal, manteniendo un buen clima laboral, mejorando la cultura organizacional y gestionando de manera continua el desarrollo integral del talento humano para lograr su calificación profesional y técnica, su crecimiento ético y su sentido de pertenencia institucional. H o verificación de requisitos o generar una resolución a tiempo eshonestidad de los funcionarios al entregar documentación falsa referente a su educación y experiencia. o se tiene verificación de antecedentes disciplinarios Verificación de estudios y experiencias con 1 o realizar debidamente el proceso de las instituciones de educación y con las Posible Preventivo vitar el riesgo ingreso y retiro del funcionario entidades y empresas certificadoras de ficina alento Humano experiencia. Verificación de estudios y experiencias con las instituciones de educación y con las o verificaciones realizadas por personas posesionadas en la entidad/ otal de Posesiones en la entidad X 100 os documentos aportados en la Hoja 2 de vida para vinculación o entidades y empresas certificadoras de Posible Preventivo vitar el riesgo reconocimiento de ajustes salariales ficina alento Humano umero de validaciones solicitadas sean falsos experiencia de todas las hojas de vida de los funcionarios que se posesionan en la entidad.

5 F Á dministración del Proceso y bjetivo ausas iesgo Valoración cciones esponsable ndicador iesgo o existan reportes de almacén e nventarios o reporte de las nóminas por parte de alento Humano ngresos que no estén reportados mitir stados Financieros con 1 información falsa por ocultar malos Posible Preventivo vitar el riesgo manejos de los recursos públicos ntregar los movimientos contables actualizados, nformes de control de nventarios por traslados, bajas, ubdirección dministrativa y o. nformes entregados depreciaciones, cierres contables de la Financiera mensualmente respectiva vigencia, conforme a la parametrización de - o se puede emitir información oportuna y confiable ntregar el anual de suario de la plicación - al contexto del nstituto istrital de las rtes -. estión Financiera: arantizar una óptima administración, registro y control de los recursos económicos del, atendiendo de manera íntegra el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y buscando el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. F o existe soporte para digitar la información. Vulnerabilidad de información en el 2 Posible Preventivo vitar el riesgo istema contable y financiero ontinuar con el convenios de entrega de ubdirección dministrativa y onvenios suscritos para la aplicativos parametrizados (pget, imay, Financiera parametrización Perno, - y Predis). Firmar durante la presente vigencia los convenios con la y H para de entrega formal de aplicativos parametrizados (pget, imay, Perno, - y Predis) stablecer, implementar y hacer Fallas en el control interno contable. 3 dulteración, manipulación o seguimiento a actividades de control que ubdirección dministrativa y duplicación de soportes y registros Posible Preventivo vitar el riesgo mitiguen la posibilidad o el impacto de la ontroles adoptados Financiera contables adulteración y/o manipulación de los estados contables de la entidad. o existe un método de clasificación documental Volumen de transacciones muy alto 4 xtravío de documentos asi eguro Preventivo vitar el riesgo mplementar F ubdirección dministrativa y apacitaciones realizadas en Financiera F esconocimiento de los términos legales establecidos para responder y las consecuencias del incumplimiento. einducción y capacitación permanente al personal sobre Política acional de atención al ciudadano y nuevo ódigo ontencioso dministrativo. e-inducciones realizadas / einducciones programadas estión tención al iudadano: arantizar el suministro oportuno de la información requerida por los usuarios y las respuestas oportunas a sus solicitudes, peticiones, quejas y reclamos. o trasladar la queja, reclamo, solicitud o sugerencia o asignarla equivocadamente Fallas en la revisión periódica del sistema de gestión documental y/o aplicativo W Falta de claridad en la exposición y especificidad del quejoso rchivo deficiente de información que soporta la respuesta a las peticiones ncumplimientos legales de los eneración de alertas en la base de datos 1 términos establecidos para atender los asi eguro Preventivo vitar el riesgo de radicación de peticiones en la oficina de ficina tención al iudadano istema F funcionando requerimientos ciudadanos orrespondencia. Procedimiento para dar respuesta dentro de los términos establecidos en la norma (código contencioso administrativo) a las solicitudes, PQ, o consultas. larmas preventivas de vencimiento del término de respuesta, utilizando correo electrónico ctualización del procedimiento conforme a lineamientos del statuto nticorrupción ley 1474 de 2011 anipulación de la nformación con el 2 ánimo de esconder la información solicitada mediante los derechos de asi eguro Preventivo vitar el riesgo ficina tención al iudadano petición evisión o visto bueno de la respuesta emitida por parte del Jefe nmediato. Procedimiento actualizado lertas preventivas Procedimiento actualizado ocumentos con visto bueno del Jefe nmediato ificultad en la concertación de respuestas cuando son competencia de varias dependencias eforzar la figura del autocontrol y la ética en los funcionarios de la entidad ensibilización a los funcionarios en temas éticos estión de ienes, ervicios e nfraestructura: arantizar el suministro, el control y el mantenimiento oportuno de los recursos físicos de funcionamiento del, requeridos para el desarrollo de los procesos institucionales, mediante la administración de recursos físicos, la compra y/o contratación de bienes y servicios y el mantenimiento de la infraestructura a cargo de la ntidad. escuido para proteger los bienes. Falta de controles por parte de la entidad ncumplimiento de los protocolos de seguridad ealizar seguimientos a la reposición del bien de las mismas características 1 Pérdida o hurto de elementos de la entidad asi eguro Preventivo educir el iesgo ienes con cobertura de pólizas contra Área de lmacén antener los controles actuales robo ontroles de ingreso y salida de bienes conforme a los controles de vigilancia privada

6 F Á dministración del Proceso y bjetivo ausas iesgo Valoración cciones esponsable ndicador iesgo estión ocumental: arantizar la adecuada recepción, distribución, trámite,disposición, almacenamiento y conservación de la documentación del, para su utilización y consulta. o se tiene control sobre la conservación y almacenamiento de documentos o se tiene espacio amplio para administrar las unidades de conservación o se tiene espacio físico odificar la información para fines personales o de terceros ambios en la administración distrital os documentos originales sean 1 remplazados por copias o pérdida de asi eguro Preventivo educir el iesgo los documentos originales 2 so indebido de la información y documentación dentro de la área Posible Preventivo educir el iesgo probación de las ablas de etención ocumental por parte del omité de rchivo de la ntidad estión ocumental laboración y aprobación de fichas de Valoración documental por parte del profesional encargado del tema ocialización de temas éticos, enfatizando los principios de transparencia y moralidad en los procesos de la entidad laboración de una política de manejo y control de la información estión ocumental estión ocumental ficina sesora de Planeación de tablas de retención documental aprobadas/ de ablas etención ocumental elaboradas de Fichas aprobadas por la entidad/ de fichas elaboradas de socializaciones sobre temas éticos/ de funcionarios y contratistas. probado por: uis Fernando ejía astro Jefe ficina sesora Planeación justado por: uz Ángela odriguez ficina sesora de Planeación