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Transcripción

1 INSTRUCTIVO DEL REGISTRO DEL INVENTARIO ANUAL DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES EN EL SISTEMA SISMED V 2.01 Según la Guía de Inventario cada establecimiento de salud (CS, PS, Hosp. Instituto, Almacén y Subalmacén) deberá realizar su Inventario Anual de medicamentos e insumos (SISMED y DONACION) por lote y fecha de vencimiento correspondiente. Asimismo, la información de Inventario deberá ser registrado únicamente en el Aplicativo Sismedv2.01 con los códigos del Sismed actualizados según el último catálogo de medicamentos e insumos. Es en este sentido que el Sistema Sismedv2.01 debe ser actualizado a la fecha para contar con el Módulo de Inventario actualizado. ftp://ftp.minsa.gob.pe/sismed/sismedv2.0/actualizacion/ Copie los archivos PAQSISMED.ZIP, Actualizador.zip, Catálogo zip a la carpeta donde esta instalado el Sismedv2.01, luego descomprima Actualizador.zip y ejecútelo para proceder con la actualización. 1. Actualización del Sistema Descargar del FTP del Sismed los archivos actualizados del Paqsismed.zip, Actualizador.zip y Catálogo de Medicamentos y copiar a la carpeta de Instalación del Sismedv2.01. a. Descomprima solo el archivo Actualizador.zip y ejecute el Actualizador.exe. Una vez finalizada la actualización presiones F5 del teclado y notará que los ejecutables de sistema se han actualizado. 1

2 b. Proceda a Actualizar el Catálogo de Medicamentos, Insumos y establecimientos de salud dentro del aplicativo Sismedv2.01, para esto debe tomar en cuenta que solo se va ha registrar el inventario dentro del catálogo oficial de productos farmacéuticos y afines del SISMED. Ingrese a Actualización del sistema, procesos y elegir actualización catálogo, luego seleccione el último archivo zip de catálogos. 2. Registro del Inventario Anual a. Registro Manual.- Para aquellos establecimientos de salud que registran sus Formatos ICI Manualmente (CS, PS, Hosp, Inst.), aquellos que no cuentan con el SISMEDV2.01 y envían los formatos a su punto de digitación correspondiente. a.1 Impresión de Formatos para Conteo Físico Ingresar al menú principal del Sismedv2.01 y elegir FORMATOS, Digitación, Inventario. 2

3 Por defecto se observará el nombre del establecimiento de salud configurado según la instalación. Clic en el botón Nuevo y registre la fecha del Inventario Ejm 09/12/2009, luego seleccione el establecimiento de salud. Ejm P.S. Huachiriki, tipo de almacén SISMED. En el caso que fuese instalado como punto de digitación el proceso de traslado de información ICI de Diciembre es similar como si fuera un establecimiento, solo para aquellos que realizara su digitación ICI manual. 3

4 Notará que el sistema muestra todos los productos con sus cantidades del último ICI digitado (Diciembre 2009), para luego poder ser impreso según el Formato para Conteo Fisico y ser distribuido a sus establecimientos para que las Comisiones realicen el registro del Inventario y luego ser retornado al punto de digitación para su respetivo registro. a.2 Registro del Inventario en el Módulo de Inventario Manual. Para registrar los lotes y fechas de vencimiento por cada producto del establecimiento a digitar debe posicionarse en el Grilla de Productos Ejm. Amoxicilina de 500 mg Tab luego en la Grilla de Detalle de productos Clic derecho del Mouse y Adicionar. 4

5 Todos los códigos de medicamentos e insumos creados por las Unidades Ejecutoras deberán trasladarse a los códigos reales del catalogo SISMED vigente caso contrario seguirán el procedimiento descrito en el punto 4 de la guía para el llenado del Formato Nº 01 Registrar en los casilleros de Cantidad, Lote y fecha de vencimiento los detalles provenientes de la Amoxicilina de 500 mg Tab según el formato impreso de conteo de inventario. Ejm. puede encontrarse en el conteo 4 lotes distintos o más el cual debe registrarse de la siguiente manera: Cantidad Lote Fecha de Vencimiento 1000 G / H257 10/11 50 Y587 02/10 10 R /09 Note que el sistema ha sumado los lotes correspondientes y ha determinado que existen sobrantes ( 3 ) por el producto de Amoxicilina de 500 mg Tab, 5

6 Si están realizando la digitación del inventario, puede grabar el avance registrado para luego continuar y culminar con el registro. Grabando Avance del Inventario del P.S. Huachiriki Al momento de grabar el Inventario el sistema calculará el estado de saldo por cada producto el cual puede ser modificado al continuar con el registro de Inventario 6

7 a.3 Continuando con el registro del Inventario Ingrese al Módulo de Inventario Manual, Clic en el botón Buscador. Luego seleccione la Dependencia por el nombre y/o código. Al buscar por el nombre solo escriba el nombre correspondiente Ejm. P.S. HUACHI y notará que el Sistema va filtrando el nombre del establecimiento para continuar con su registro de Inventario. 7

8 Al buscar por el código Clic en el título Código y escriba el código correspondiente Ejm y notará que el Sistema va filtrando el nombre del establecimiento para continuar con su registro de Inventario. Al aceptar le mostrará los Inventarios grabados del establecimiento, seleccione el que se esta registrando por la fecha actual. Clic en el Botón Modificar y continuar con el registro de Inventario del resto de productos. 8

9 a.4 Cierre del registro del Inventario Si ya se ha registrado el Inventario por lote y fecha de vencimiento de todos los productos del establecimiento por ejemplo P.S. Huachiriki entonces el digitador deberá imprimir el Reporte General y revisar con el formato de conteo físico manual para subsanar errores posibles en la digitación y poder ser modificados, antes del cierre definitivo. 9

10 Una vez revisado cuantas veces sea necesario el Digitador procederá a Cerrar el Inventario ya que los saldos del Conteo pasarán como Saldo Inicial del ICI del mes siguiente. Clic en el Botón Cerrar Inventario. a.5 Revisión del Formato ICI Manual según el registro del Inventario Ingrese al Menú Formatos, Digitación, ICI, Colocar en Periodo Enero 2010, luego el nombre del EESS y Consultar notará que ha jalado los saldos del Conteo como Saldo Inicial provenientes del trabajo de la Comisión, el cual debe respetarse bajo responsabilidad, finalmente digite sus consumos del mes correspondiente. 10

11 b. Registro Automático.- Para aquellos establecimientos de salud que registran sus Movimientos de entradas y salidas, generan su ICI, IDI según corresponda en forma automática mediante el Sistema del SISMED V2.01 (CS, PS, Almacenes, Subalmacenes, Hosp.) Antes de iniciar el proceso de Registro de Inventario físico deberán generar su último ICI, IDI del año correspondiente (Diciembre 2009) y proseguir con el registro del conteo físico y determinar Faltantes y Sobrantes. b.1 Generando el Inventario Automático. Ingresar al menú principal del Sismedv2.01 y elegir Control de Almacenes, Procesos, Inventario. Clic en el Botón Nuevo, y escoger el tipo de almacén Ejm. Sismed, notará que el Sistema mostrará los saldos actuales de los medicamentos e insumos, Grabe e imprima en el Formato para Conteo, para que la Comisión realice el inventario en el establecimiento respectivo 11

12 b.2 Registrando el Conteo Físico de Inventario Una vez la comisión termine el Conteo Físico de Productos Farmacéuticos y Afines por Lote y Fecha de vencimiento en el establecimiento respectivo el responsable del Farmacia del establecimiento de salud Registrarán el Conteo en el Sistema para determinar los Faltantes y Sobrantes. En el caso del Almacén Especializado el responsable del sistema informático Sismedv2.01 previa coordinación con el responsable del Almacén de medicamentos o del establecimiento. Ingresar al Submenú Conteo Físico de Inventario. Clic en el Botón Buscador, seleccionar el último Inventario grabado. Clic en el Botón de Almacén. Seleccione Sismed Busque el último Inv. Grabado y Seleccionar. 12

13 El sistema mostrará el total de Ítems registrados del cual deberán registrarse los conteos respectivos por lotes y fechas de vencimiento por cada producto provenientes del conteo fisico de la Comisión, Clic en el botón Modificar. Talvez algún Ítem registrado no sea el correcto, entonces deberán considerar los verificados por parte de la comisión, Clic derecho en la grilla de Productos y elegir Insertar. b.3 Registrando las cantidades, lotes y fechas de vencimiento de un producto Posicionarse en la grilla del Listado de Productos, elegir por Ejm. Amoxicilina de 500 mg Tab, notará que el sistema les muestra 2 lotes registrados en el Sistema que tal vez no sean los correctos, entonces se prosigue con el registro correcto de cantidades, lotes, fechas de vencimiento. Clic derecho en la Grilla Detalle del Producto posicionándose en el primer lote y Editar. Registremos la cantidad de 18,000 en el lote determinado por el Sistema y que coincida con el conteo de la comisión. 13

14 Registremos la cantidad de 355 en el lote determinado por la comisión que no es lo que muestra el Sistema, entonces elegimos Insertar en la grilla de detalle del producto y registremos la cantidad el lote y la fecha de vencimiento correcto y luego Grabar. De la misma manera registre la totalidad de Ítems del Inventario, luego Imprima los reportes del conteo de medicamentos para su revisión correspondiente. Retornando al Módulo de Inventario Automático. 14

15 Consulte nuevamente el Inventario grabado y Note que el nuevo lote se pinta de color azul en el producto de Amocixilina de 500 mg Tab. b.4 Cerrando el Módulo de Inventario Automático. El responsable del Sistema Sismed v2.01 en coordinación con el responsable de almacén Sismed Imprimirán y revisarán los saldos obtenidos (Datos de Faltantes y Sobrantes) de acuerdo a la Conteo de medicamentos por parte de la comisión para luego Cerrar el Inventario y dar Inicio el Nuevo Periodo del Sistema. c.- Envío y recepción de Información de Inventarios 15

16 Generando Envío Cuando ya se ha realizado el registro de los Inventarios por cada EESS en el Sistema Sismedv2.01, así como su Impresión y revisión correspondiente entonces se realizará el envío de Información de Inventarios a la DISA/DIRESA/GERESA correspondiente para su recepción y consolidación. Ingresar al Módulo de Control de Almacenes, Interfase, Envío de Información Luego elegir el mes de cierre de los Inventarios (Puede ser Diciembre 2009 o Enero 2010) dependiendo del grabado realizado, luego Clic en el botón Exportar y notará que el sistema reporta la información de Inventarios en pantalla así como un paquete zip Inv00340F ZIP que contiene su Información, el cual debe ser remitido a su DISA/DIRESA/GERESA correspondiente. Recepcionando la Información de Inventarios 16

17 Cada responsable de Información Sismed de DISA/DIRESA/GERESA será el responsable de la recepción de la Información de Inventarios provenientes de sus Puntos de digitación y a la vez de la consolidación de la misma Ingresar al Módulo de Control de Almacenes, Interfase, Recepción de Información (Elegir cada archivo zip de Inventarios y recepcionar) finalmente realizar el Envío general de Información de Inventarios Sismed a la Web del MINSA y o Ftp_Carga del Sismed según el cronograma establecido en la teleconferencia del día 17/12/