AUTOR Real María. C.I

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA. EVALUACION DEL SISTEMA DE NOMINA, CALCULO Y REGISTROS CONTABLES DE LAS RETENCIONES EN MATERIA DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA C.A (LOCATEL_PUERTO ORDAZ) AUTOR Real María. C.I Puerto Ordaz, Enero 2012

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA EVALUACION DEL SISTEMA DE NOMINA, CALCULO Y REGISTROS CONTABLES DE LAS RETENCIONES EN MATERIA DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA EMPRESA FARMACIA SALUD ARAIMA C.A (LOCATEL_PUERTO ORDAZ) Informe Técnico Final de Pasantía presentado para optar por el Título de Licenciado en la especialidad de Contaduría Publica. TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO Lcda. Anais Patiño. C.I. V Lcdo. Héctor Henriquez C.I. V Puerto Ordaz, Enero

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Pág. CAPITULO I Descripción de la empresa Objetivos Misión Visión Estructura Organizativa de la Empresa Descripción del área de pasantía CAPITULO II Planteamiento del problema Objetivo General Objetivos Específicos El Problema 13 CAPITULO III Marco Metodológico Modalidad la Investigación...16 Procedimiento de Recolección de Datos...16 Procedimiento de la Investigación.17 CAPITULO IV Resultados de la investigación.19 Plan de Trabajo..19 Logros alcanzados con el plan de trabajo..19 3

4 Actividades realizadas durante la pasantía Explicación de las actividades realizadas..29 Facilidades y dificultades presentadas durante el desarrollo de la pasantía...33 Conocimientos adquiridos durante la pasantía.. 34 CONCLUSION RECOMENDACIONES. 37 Para la Empresa Para la UNEG Para los Pasantes REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS...39 FIGURA FIGURA FIGURA FIGURA

5 INTRODUCCION Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel), inicio en el 2002 con establecimientos que ofrecen al cliente, las farmacias más surtidas y variadas ofertas en equipos médicos, productos nutricionales, artículos de higiene y belleza, y los mejores servicios pensados para su salud y bienestar. Actualmente se ubica dentro de un mercado competitivo y dirigida a prestar un servicio al consumidor, por consiguiente cuenta con una numerosa clientela destacándose como Auto mercado de salud. La investigación fue desarrollada específicamente en el departamento de Recursos Humanos esta se encuentra adscrita a la Dirección General, es una unidad lineo-funcional de servicios a todas las unidades de la empresa. Su misión es proveer a la empresa de recursos humanos disponibles, aptos, sanos y motivados en un ambiente de trabajo estable, manteniendo relaciones de mutuo beneficio con los trabajadores, a los fines de afrontar con éxito los retos organizacionales e individuales. Lo que se pretende con dicha investigación es evaluar el sistema de nomina, verificación y revisión de cálculos, registros contables y obligaciones tributarias de acuerdo a la ley. Dicho departamento es el encargado de realizar la nomina el cual no es mas que el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. El desarrollo de la investigación se encuentra estructurado de la siguiente manera: Capítulo I, el cual es la Descripción de la empresa, contiene la identificación de la empresa, misión, visión, objetivo, su estructura organizativa, descripción del área de pasantía y por último los antecedentes. 5

6 Capítulo II, se encuentra el planteamiento del problema, objetivo general y los objetivos específicos. Capítulo III: Contiene el Marco metodológico, donde se describen las técnicas de investigación utilizadas para el logro de las actividades, de igual manera el tipo y diseño de la investigación. Capítulo IV: Resultados de la investigación, se encuentra el plan de trabajo, logros alcanzados con el plan de trabajo, actividades realizadas fuera del plan de trabajo, actividades realizadas durante la pasantía por semanas, explicación de las actividades realizadas por semanas, facilidades y dificultades presentadas durante el desarrollo de la pasantía y los conocimientos adquiridos. Y por último las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y Anexos. 6

7 CAPITULO I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 1.1 Identificación de la empresa. Farmacia Salud Araima, C.A. es una Empresa dedicada a la prestación de servicios vinculados con la salud y bienestar de los consumidores bajo una gran atención profesional personalizada. Bajo la modalidad de franquicia y el concepto de Automercado de salud, la empresa que empezó con un pequeño local de venta y alquiler de equipos médicos hace 30 años, sumó voluntades en 49 establecimientos en Venezuela y 11 en el exterior. Algunos de éstos a nivel nacional se encuentran en; Caracas, Cabimas, El Tigre, San Antonio de las Altos, entre otros; y en el exterior, Moscú, Colombia, México, etc. Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel Puerto Ordaz), se encuentra ubicada en la calle Caura con calle Cuchivero, Sector Alta Vista específicamente en el Centro Comercial Ciudad Alta Vista I, Local 1-73, posee en sus instalaciones (Tienda y Oficinas Administrativas). 1.2 Objetivos. Los principales objetivos de Locatel son: La prevención. El mantenimiento. El restablecimiento de la salud. 7

8 1.3 Misión. Superar las expectativas de nuestros clientes, proveedores, socios y empleados ofreciendo a toda la población, en un ambiente de armonía y bienestar, el surtido más amplio de productos y servicios de salud, con un alto contenido de innovación y diferenciación. 1.4 Visión. Ser reconocido como la primera opción de salud y bienestar al detal para toda la población. 8

9 1.5 Estructura organizativa de la empresa: Farmacia Salud Araima, C.A. (Locatel Puerto Ordaz). 9

10 TIPO DE ORGANIGRAMA: es de tipo lineal y de asesoría, donde las líneas de autoridad y responsabilidad se encuentran bien definidas, está constituida por gerencias administrativas y operativas, a continuación se hace una breve descripción de cada una de las unidades. Director General: Esta es la principal unidad que conforma la estructura de la empresa. Tiene como función dirigir y controlar todos los movimientos realizados en la misma, para así lograr un gran desempeño como estructura organizacional, personal, administrativa siendo productiva y desempeñando a su cargo que se delegue el mejor servicio en la empresa para lograr con los objetivos previstos. Relaciones Institucionales: Es una unidad de la Dirección General. Presta apoyo a los fines de mantener la actuación de la empresa, dentro del marco institucional, orientando su administración en la adecuada relaciones con clientes y empresas consultoras e interesadas en los productos ofrecidos, para así mantener buenas relaciones en concordancia con la publicidad, mercadeo y ventas de la empresa. Gerente de Tienda: Gerencia que dirige el establecimiento de la tienda, al subgerente y regente de farmacia, a su vez controla el desempeño de todos los empleados que allí laboran y que de acuerdo a sus comportamientos y atención depende el éxito de la organización en cuanto a ventas, mantenimiento de cliente y excelente servicio se trate. Gerente de Administración y Finanzas: Esta adscrita a la Dirección General, es una unidad lineo-funcional de servicios a todas las unidades de la empresa. Gerencia ubicada en el área administrativa que se encarga del control de los departamentos delegados para las funciones contables y administrativas, su misión es maximizar los recursos financieros que garanticen la cobertura de las operaciones de la empresa en términos de rentabilidad, confiabilidad y oportunidad. Gerente de compras: Gerencia que controla principalmente el departamento de compras que este se encarga de la realización de pedidos de mercancía para la venta en la empresa; además de dirigir y encaminar a los departamentos que reciben dichas mercancías que la ejecutan mediante sistemas para llegar a un 10

11 control de inventario y todo a su vez el éxito de los registros de existencias de productos. Jefe de Recursos Humanos: está adscrita a la Dirección General, es una unidad lineo-funcional de servicios a todas las unidades de la empresa. Su misión es proveer a la empresa de recursos humanos disponibles, aptos, sanos y motivados en un ambiente de trabajo estable, manteniendo relaciones de mutuo beneficio con los trabajadores, a los fines de afrontar con éxito los retos organizacionales e individuales. 1.6 Descripción del área de pasantía. Se realizo en el Departamento de Recursos Humanos, el cual tiene como principal objetivo (según el Manual de la Organización); Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades relativas de los diferentes sistemas que integran la gestión del Recurso Humano, a fin de mantener y garantizar el personal idóneo para cumplir con los objetivos y metas de la organización. La jefatura de esta unidad o departamento recae en el director o jefe de Recursos Humanos, quien es el colaborador responsable de mantener y mejorar las relaciones humanas y laborales entre la Dirección General y el Personal También tiene como responsabilidad primordial conducir el proceso de Reclutamiento, Selección de personal, Contratación, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero. Esta Área tiene a su cargo los registros y control de personal, incluyendo su documentación e historial laboral (Archivados), destacándose entre algunos las de promoción, méritos, deméritos y felicitaciones. Prevé los accidentes de trabajo, cuida la salud y seguridad de los colaboradores; finalmente dentro de las principales funciones se encarga, de efectuar los programas de recreación laboral, donde participan los colaboradores limando las asperezas y propiciando la integración. A continuación algunas responsabilidades y obligaciones mas 11

12 especificas y comunes en el departamento de Recursos Humanos de la Farmacia Salud Araima, C.A (Locatel Puerto Ordaz). RESPONSABILIDADES GENERALES Y FUNCIONES ESPECÍFICAS: RESPONSABILIDADES EMPLEO CAPACITACION Y DESARROLLO REMUNERACIONES SALUD Y SEGURIDAD OBLIGACIONES Entrevistar o preparar las entrevistas de los aspirantes a un puesto, encargarse de la rotación, despidos, etc. Preparar y mantener los registros y estadísticas de personal. Preparar y aplicar los instrumentos de control de personal. Calificar y evaluar al personal. Preparar los contratos de personal. Programar la capacitación: con cursos a nuevos empleados, supervisores, ejecutivos y demás colaboradores. Organizar programas de sugerencias. Organizar reuniones de integración. Diagnóstico de Necesidades. Elaborar el presupuesto de gastos de personal. Informar a las partes implicadas en la negociación de las remuneraciones. Proponer escalas salariales. Calcular remuneraciones y demás beneficios económicos Mantenimiento de servicios médicos. Supervisar las medidas para la Prevención de accidentes. Asegurar el cumplimiento de las Normas correspondientes. Supervisar y asistir a las reuniones del comité de seguridad en el trabajo. 12

13 CAPITULO II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 2.1 Objetivo general. Evaluación del Sistema de Nomina, Calculo y Registros Contables de las Retenciones en Materia de Obligaciones Tributarias de la Empresa Farmacia Salud Araima, C.A (Locatel Puerto Ordaz). 2.2 Objetivos específicos. Evaluar el Sistema de Nomina. Verificar el Proceso de Variación de Nomina. Revisión de Cálculos, Registros Contables (Nomina). Verificación de Cálculos en Materia de Retenciones de acuerdo a la Ley. 2.3 El problema. Farmacia Salud Araima, C.A. (LOCATEL Puerto Ordaz) es una empresa integrada por las gerencias de relaciones institucionales, tienda, administración, finanzas, compras y recursos humanos la cual es de apoyo en cada uno de los departamentos; cada uno de ellos están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Locatel Puerto Ordaz cuenta en el Departamento de Recursos Humanos con dos Analistas los cuales son orientados por el Jefe de dicho departamento; de acuerdo a su estructura organizativa se centra en el calculo de Nomina de empleados y Otras Obligaciones Legales. Dentro de sus principales funciones encontramos (de acuerdo al Manual de Organización de la empresa Locatel): 13

14 Asegurar la adecuada administración del Recurso Humano de la Empresa, siguiendo las pautas establecidas por la Master País y la Dirección General. Controlar la emisión de los pagos o deducciones tales como: Vacaciones, horas extras, ausencias, faltantes o perdidas de productos que deban ser pagados en la nomina. Fijación de sueldos, salarios y beneficios laborales, conjuntamente coordinados con la Dirección General de Franquicia. Administrar las retenciones, aportes y declaraciones de las diferentes obligaciones patronales, actualización de rangos salariales, entre otros. En el caso de la Elaboración de la Nomina, dicho departamento Diariamente lleva un control de las Variaciones del Personal, el cual es el sustento para realizar las asignaciones o deducciones correspondiente a cada trabajador (Nomina); como asignaciones o deducciones podemos encontrar: Asignaciones (Nomina): Salario del periodo, Día feriado, Sobretiempo Diurno (Horas Extras), Sobretiempo Nocturno (Horas Extras), Domingo Trabajado, Ausencia justificada o Permisos Remunerados. Deducciones (Nomina): Retención S.S.O (Seguro Social Obligatorio), Retención S.P.F (Seguro de Paro Forzoso), Retención F.A.O.V (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda), Ausencias Injustificadas o Permisos No Remunerados, Faltantes de caja o Diferencias en caja, Cuentas por Cobrar (Créditos por Medicinas), Cuotas de Prestamos, Póliza H.C.M 14

15 Este departamento está presentando ciertos inconvenientes en cuanto al calculo de la Nomina ya que se esta realizando mediante una hoja de calculo en Excel, debido a que el sistema que se venia utilizando (Profit Plus) empezó a presentar fallas considerables en cuanto a calculo ya que no estaba configurado a los lineamientos y necesidades de Locatel Puerto Ordaz, es por eso que el calculo de nomina lleva mucho más tiempo y dedicación ya que se debe realizar cuidadosamente de acuerdo a todas aquellas asignaciones o deducciones percibidas por cada trabajador; debido a esto mi trabajo se centra en la Evaluación del Sistema de Nomina, Calculo y Registros Contables de las Retenciones en Materia de Obligaciones Tributarias de la Empresa Farmacia Salud Araima, C.A (Locatel Puerto Ordaz). 15

16 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO La metodología utilizada en todo proyecto de investigación es fundamental para su efectivo desarrollo, de modo que representa las estrategias metodológicas a utilizar para indagar y mantener contacto directo con los hechos y, de esta forma; percibirlos tal cual se muestra en la realidad. 3.1 Modalidad la Investigación. El presente trabajo, desde el punto de vista del proceso de investigación se desarrollo bajo la modalidad de estudio de trabajo documental y de campo, debido que para cubrir los objetivos formulados, la investigación se sustento en datos recabados directamente de la realidad y de la biografía seleccionada; de acuerdo a Sabino (2002) En los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y el equipo. Un estudio de campo se realiza acorde con las características y forma de recolección de la información, se utiliza la observaron directa y entrevista, así como también el análisis de dicha información; Según Arias, (2001) determina que consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna. El estudio fue realizado observando los hechos en su ambiente natural, es decir, en la Empresa Locatel (Farmacia Salud Araima, C.A). 3.2 Procedimiento de Recolección de Datos. Para la recolección de datos se utilizaron las siguientes técnicas: Observación del Proceso: Ésta puede ser de dos tipos, la primera llamada observación simple, y la segunda es la observación participante, donde el investigador tiene una interacción con su objeto de estudio, y recoge o extrae la información requerida teniendo 16

17 contacto directo con el hecho que se está estudiando. En este caso la observación es de tipo participante. Entrevista no Estructurada: Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido. La técnica de entrevista no estructurada fue aplicada al personal que labora en los departamentos de contabilidad, departamento de cuentas por pagar, y por ultimo al departamento de inventario. Observación Directa: A través de ella el investigador puede percibir el objeto de la investigación de manera directa, la ventaja principal de esta técnica radica en que los hechos son percibidos directamente sin ningún tipo de intermediación, colocando al investigador ante la situación estudiada tal como esta se da en forma natural. Tamayo y T. (2000) definió la observación directa como Aquella en la cual el investigador puede observador y recoger datos mediante su propia observación (p.121). En la observación se pudo constatar la información sobre factores como: 1. Movimiento del personal y documentos en general. 2. Calidad de servicios prestados. 3. El ritmo de trabajo. 4. Todos los procesos contables realizados. 3.3 Procedimiento de la Investigación. El procedimiento utilizado para la realización del presente trabajo se esta conformado por: 17

18 La Planeación En esta fase se elaboro el marco referencial y se construyo el proyecto mediante: Recolección de datos e información detallada acerca de cada una de las actividades realizadas en Locatel Puerto Ordaz. Delimitación del estudio. Formulación de objetivos generales y específicos. El objetivo es el fin último de la investigación; los objetivos específicos consisten en establecer los pasos o fines parciales que deben cumplirse para lograr el objetivo general. 18

19 CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACION 4.1 Plan de Trabajo Verificación y revisión de la transcripción de Nomina realizada en una hoja de Excel, con la finalidad de diagnosticar o prever cualquier tipo de error en su elaboración. Analizar el proceso de variación de nomina con el objetivo de controlar la emisión de pagos o deducciones. Revisar que los cálculos (Nomina) estén de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgánica del Trabajo y que los asientos contables de la misma sean realizados y enviados al departamento de Contabilidad para su oportuna contabilización. Verificación y revisión de cálculos en materia de retenciones como parte de las Obligaciones tributarias: Retención S.S.O (Seguro Social Obligatorio), Retención S.P.F (Seguro de Paro Forzoso), Retención F.A.O.V (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda); con el fin de constatar que dichas deducciones sean calculadas de acuerdo a la Ley. 4.2 Logros alcanzados con el plan de trabajo Verificación y revisión de la transcripción de Nomina realizada en una hoja de Excel, con la finalidad de diagnosticar o prever cualquier tipo de error en su elaboración. 19

20 Una vez realizado un borrador previo de la nomina por el analista en una hoja de Excel, esta es revisada para verificar: Membrete de la Empresa, datos personales, cargo, departamento, sueldo, fecha de ingreso, número de cuenta Banco, entre otros; con el objetivo de no cometer ningún tipo de errores o fallas. (Ver figura 1) Analizar el proceso de variación de nomina con el objetivo de controlar la emisión de pagos o deducciones. Seguidamente después de la revisión de dicho borrador de la transcripción de datos, es realizado un análisis en el control de variaciones del personal el cual es realizado en una hoja de Excel, este formato utilizado en Locatel Puerto Ordaz incluye: Nombre del Trabajador, Departamento, Numero de Cedula, Periodo a evaluar (Diariamente en forma quincenal), Observaciones. Es asignado un color diferente a cada variación encontrada por el analista: L P A C V JM RP RT =LIBRE =PERMISO =AUSENTE =COMPENSATORIO =VACACIONES =JUSTIFICATIVO MEDICO =REPOSO =RETIRADO ***** =NUEVO INGRESO 20

21 Este análisis es realizado diariamente con el fin de conocer, y llevar un control de todas aquellas asignaciones o deducciones que corresponda según el caso de cada trabajador para luego elaborar la nomina quincenal definitiva. (Ver Figura 2) Revisión de los cálculos (Nomina) estén de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgánica del Trabajo; que los asientos contables de la misma sean realizados y enviados al Departamento de Contabilidad para su oportuna contabilización. Franquicia (Locatel Puerto Ordaz) realiza sus cálculos en base a la Ley Orgánica del Trabajo; cancelando el salario mínimo de acuerdo a lo establecido en la Gaceta Oficial anual anunciada por el Presidente de la República y de acuerdo al cargo desempeñado en la misma (no menor al salario mínimo). Para constatar que la empresa Locatel, Farmacia Salud Araima, C.A cumple con lo estipulado por la ley se analizo el siguiente recibo de pago. (Ver Figura 3) ASIGNACIONES: Sueldo. Artículo 129. El salario se estipulará libremente, pero en ningún caso podrá ser menor que el fijado como mínimo por la autoridad competente y conforme a lo prescrito por la Ley. Formula: Salario Básico/30*Nº de Días. Bono Nocturno. Artículo 156. La jornada nocturna será pagada con un treinta por ciento (30%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada diurna. 21

22 Formula: Salario Básico/30/7.5*30%*Nº de horas. Permiso Remunerado. Se considera como Permiso Remunerado aquellas faltas o ausencias justificadas por algún certificado de consulta de control de salud, expedido por un centro de salud adscrito al IVSS; estos permisos serán pagados como si el trabajador hubiese laborado efectivamente su jornada de trabajo. Formula: Salario Básico/30* Nº de días. Domingo Laborado. Artículo 218. Cuando un trabajador hubiere prestado servicios en día domingo o en el día que le corresponda su descanso semanal obligatorio, por cuatro (4) o más horas, tendrá derecho a un (1) día completo de salario y de descanso compensatorio; y cuando haya trabajado menos de cuatro (4) horas, tendrá derecho a medio (1/2) día de salario y de descanso compensatorio. Estos descansos compensatorios deben concederse en la semana inmediatamente siguiente al domingo o día de descanso semanal obligatorio en que hubiere trabajado. Formula: Salario Básico/30*1.5*Nº de días. Feriado Laborado. Artículo 153. El trabajador tiene derecho a que se le pague el salario correspondiente a los días feriados o de descanso. Artículo 154. Cuando un trabajador preste servicios en día feriado tendrá derecho al salario correspondiente a ese día y además al que le corresponda por razón del 22

23 trabajo realizado, calculado con un recargo del cincuenta por ciento (50%) sobre el salario ordinario. Formula: Salario Básico/30*1.5*Nº de días Horas Extras Diurnas. Artículo 155. Las horas extraordinarias serán pagadas con un cincuenta por ciento (50%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada ordinaria. Formula: Salario Básico/30= (diario) /7.5 (horas)*50%* Nº de horas. Horas Extras Nocturnas. Artículo 155. Las horas extraordinarias serán pagadas con un cincuenta por ciento (50%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada ordinaria. Artículo 156. La jornada nocturna será pagada con un treinta por ciento (30%) de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada diurna. Formula: Horas Extras Diurnas *30%. DEDUCCIONES: Ausencia Injustificada. Cuando un empleado se ausenta sin aviso o no presenta los certificados médicos respectivos la empresa deduce los días no trabajados. 23

24 Formula: Salario Básico/30* Nº de días. Cuota de Control de Préstamo. Son aquellos anticipos de sueldos o medicinas por cobrar a empleados en cuotas, esta deducción es previa autorización por la dirección general. Faltante de Caja. Es un tipo de descuadre que se les presenta a los cajeros en el momento de hacer el cuadre físico del dinero con los datos suministrados por los totales de la aplicación. Si el faltante no es cubierto el mismo día se elabora el comprobante debito afectando el rubro de cuentas por cobrar- faltantes en caja Cuota Póliza H.C.M. Son aquellas cuotas quincenales establecidas por la Aseguradora (50% Empleado), (50% Empresa). En el caso de los asientos contables, el departamento de recursos humanos específicamente el analista encargado de realizar la nomina, tiene como obligación realizar un desglose por departamento con el pago total de todas las asignaciones o deducciones percibidas por todos los trabajadores de acuerdo a sus respectivos departamentos. Este desglose es realizado en una hoja de Excel y enviado al departamento de Contabilidad para su oportuna contabilización. (Ver figura 4) Verificación y revisión de cálculos en materia de retenciones como parte de las Obligaciones tributarias: Retención S.S.O (Seguro Social Obligatorio), Retención S.P.F (Seguro de Paro Forzoso), Retención F.A.O.V (Fondo de 24

25 Ahorro Obligatorio para la Vivienda); con el fin de constatar que dichas deducciones sean calculadas de acuerdo a lo establecido en la Ley. Después de verificar y revisar los porcentajes retenidos tanto para el patrono como para la empresa en materia de Obligaciones Tributarias; Locatel Puerto Ordaz se rige de acuerdo al Reglamento del Seguro de Paro Forzoso, Reglamento de la Ley del Seguro Social Obligatorio y Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. Retenciones: (Aporte %) (Aporte %) Empresa: Trabajador: S.S.O 4% 11% S.P.F 0.5% 2% F.A.O.V 1% 2% Deducciones a los trabajadores Las deducciones legales se hacen tanto al trabajador como a la empresa y entre ellas Están: La deducción legal por concepto de seguro social al trabajador es de 4% (Ver Figura 3), según el Reglamento General de la Ley del Seguro Social Obligatorio (art. 67). Para la empresa va del 11% al 13% según el tipo de riesgo. Este porcentaje se aplica al sueldo mensual del trabajador según la siguiente fórmula: SSO= SBM x 12 x 4% x NL 52 Donde: SBM: Salario Básico Mensual 25

26 12: Total meses del año 52: Total semanas del año 4%: Porcentaje según el reglamento del Seguro Social NL: Número de lunes del mes del periodo calculado, es decir, sí las deducciones se hacen al final del mes se toma en consideración todos los lunes de ese mes, pero si estas retenciones se hacen quincenalmente, sólo se asumirán los lunes correspondientes a esa quincena. La Ley de Paro Forzoso descuenta al trabajador el 0,50% de remuneración (Ver Figura 3) y a la empresa el 2% (según el art. 5 de la Ley que regula el Paro Forzoso). La base de cálculo será hasta un límite máximo de 20 salarios mínimos. Este porcentaje se aplica al sueldo mensual del trabajador según el mismo procedimiento anterior. Considerando la siguiente fórmula: SSO= SBM x x 0, 5 x NL La deducción a los trabajadores por concepto de Política Habitacional es del 1% de su remuneración básica (Ver Figura 3) y la de la empresa es de 2% (según el art. 19 de la Ley de Política Habitacional). La base de cálculo será el salario normal que reciba el trabajador, y el procedimiento para su cálculo es la aplicación porcentual directa sobre el monto del salario. 26

27 4.3 Actividades realizadas durante la pasantía. Semanas Fecha Actividades 1 Del 01/08/2011 al 05/08/2011 Reconocimiento del lugar. Investigación sobre la empresa Locatel para el Informe Técnico Final de Pasantía Conocimiento de diversas funciones realizadas en este departamento (RRHH). 2 Del 08/08/2011 al 12/08/2011 Planteamiento del problema por parte del Departamento. Revisión de transcripción de nomina realizada en Excel. Realización de recibos de pago. 3 Del 15/08/2011al 19/08/2011 Proceso de actualización de datos requerido por el departamento de todos sus trabajadores: Realización de planillas, recolección de datos. 4 Del 22/08/2011 al 26/08/2011 Procesamiento de información de actualización de datos en una hoja Excel. Del 29/08/2011 al 5 02/09/ Del 05/09/2011 al 09/09/2011 Archivar recibos de pagos, solicitudes de permisos, reposos, amonestaciones, entre otros; en cada expediente. Conocimiento sobre el proceso de control de variaciones del personal, realizado en una hoja Excel. 27

28 7 Del 12/09/2011 al 16/09/2011 Realización del control de personal, antes del proceso de nomina. Análisis de asignaciones o deducciones encontradas en el proceso de variación. Del 19/09/2011 al 8 23/09/ Del 26/09/2011 al 30/09/2011 Investigación y análisis de la LOT (ley orgánica del trabajo), para la realización del calculo de nomina (asignaciones o deducciones). Conocimiento sobre la relación enviada al departamento de contabilidad para la realización de asientos de nomina. Organización de documentos en los archivos. Realización de data de empleados retirados en una hoja Excel. 10 Del 03/10/2011 al 07/10/2011 Inventario de uniformes y entrega de los mismos. Actualización del control de variaciones del personal. Realización de algunas facilidades y dificultades que se describirán en el informe técnico de pasantía. 11 Del 10/10/2011 al 14/10/2011 Revisión y análisis de leyes o reglamentos en materia de retenciones: SSO, SPF, FAOV 12 Del 17/10/2011 al 21/10/2011 Verificación de cálculos de nomina (LOT). Revisión de variaciones del personal. 28

29 13 Del 24/10/2011 al 28/10/2011 Verificación de cálculos en materia de retenciones como parte de las obligaciones tributarias de la empresa 14 Del 31/10/2011 al 04/11/2011 Archivar documentos. Organización de archivos muertos de los diferentes departamentos de Farmacia Salud Araima. 15 Del 07/11/2011 al 11/11/2011 Realización y revisión de recibos de pago (Excel). 16 Del 14/11/2011 al 18/11/2011 Entrega de recibos de pago. Culminación del Informe Técnico Final de Pasantía. 4.4 Explicación de las actividades realizadas. Primera semana. En esta semana se realizo el reconocimiento del lugar de la realización de la pasantía, es decir en Locatel (Farmacia Salud Araima) Puerto Ordaz ubicado en la Calle Caura, c/cuchivero, Centro Comercial Ciudad Alta Vista I, Loc. 1-73, específicamente en el departamento de Recursos Humanos, empezando por la presentación del personal por los diferente departamentos de trabajo; posteriormente con la asignación del área de pasantía y su inicio a la investigación de sus diferentes funciones realizadas. 29

30 Segunda semana. En dicha semana se dio a conocer el planteamiento del problema por parte del departamento (RRHH); se comenzó a trabajar con el tema iniciando por la revisión de la transcripción de la nomina en una hoja Excel observando cada una de las asignaciones o deducciones verificando su correcta transcripción. Luego de esta revisión y verificación de dicha nomina se realizan los recibos de pagos en una hoja Excel. Tercera semana. En esta semana se realizo un proceso de actualización de datos; esta es también una de las funciones de este departamento mantener actualizados todos los datos de cada uno de los trabajadores en sus diferentes carpetas esta área tiene a su cargo los registros y control de personal, incluyendo su documentación e historial laboral (Archivados); para esta actualización se realizaron unas planillas en una hoja Excel para su oportuna recolección de datos. Cuarta semana. Luego de haber culminado el proceso de recolección de datos por parte del departamento se dio inicio al procesamiento de información de actualización de datos en una hoja Excel. Quinta semana. En esta semana se archivaron recibos de pagos, solicitudes de permisos, reposos, amonestaciones, entre otros; en cada expediente; con el fin de tener un buen archivo y control a la hora de requerir una información rápida y al alcance de la mano. Sexta semana. En dicha semana una de las analistas de dicho departamento me adiestro o dio a conocer sobre el proceso de control de variaciones del personal, dicho proceso 30

31 es llevado en una hoja Excel de manera diaria con el fin de llevar un control del personal. Séptima semana. Luego del adiestramiento por parte del analista antes referido se hace en una hoja Excel el control del personal que incluye faltas, retrasos, permisos, vacaciones, compensatorios, reposos, entre otros. Este control es realizado identificando un color para cada situación encontrada durante cada semana antes de la realización de la nomina. Luego de esto se analizan cuales son las asignaciones o deducciones encontradas en este proceso para proceder a la realización de la nomina con el fin de evitar algún tipo de error o falla en los cálculos. Octava semana. En esta semana se realizo un análisis de la LOT (ley orgánica del trabajo) con el fin de conocer dichos artículos para saber exactamente la correcta aplicación de la misma en materia de asignaciones o deducciones. En esta misma semana se me dio a conocer sobre la relación que el departamento (RRHH) envía al departamento de contabilidad con un resumen de nomina clasificado por departamento realizado en Excel para que los mimos realicen de manera oportuna dichos asientos contables. Novena semana. Organización del archivo por cada expediente recibos de pagos, permisos, reposos, vacaciones, entre otras. También en esta semana se realizo una data para llevar un control de todos los empleados despedidos o retirados, dicha data se realizo en una hoja Excel. 31

32 Decima semana. Otra de las funciones de este departamento es supervisar el uso correcto de los uniformes de acuerdo con las normas de la empresa; en esta semana se realizo un inventario de uniformes para saber con exactitud la cantidad existente y requerida en cuanto a las necesidades de los trabajadores. En esta misma semana también se llevo a cabo la realización de algunas facilidades y dificultades que se describirán en el informe técnico de pasantía. En la semana numero 11. En dicha semana se realizo una revisión le las leyes o los reglamentos para la verificación de deducciones en el proceso de nomina en el caso de las retenciones SSO, SPF, FAOV; con el fin de constatar que dichas deducciones sean calculadas de acuerdo a lo establecido en la Ley. En la semana numero 12. En esta semana se continuo con la verificación y revisión de la nomina constatando que todo este de acuerdo a la LOT antes revisada; también se continuo con la realización del control de variaciones ya que se hace de manera continua para su oportuna utilización en el momento de los cálculos (asignaciones o deducciones). En la semana numero 13. Verificación de cálculos en materia de retenciones como parte de las obligaciones tributarias de la empresa constatando que están de acuerdo a los reglamentos o leyes antes revisados. 32

33 En la semana numero 14. Archivar documentos, Organización de facturas pertenecientes al archivo muerto de la farmacia salud Araima, para así llevar un buen archivo de la misma y de igual manera para desechar las que no se necesiten. En la semana numero 15. Esta semana se realizaron los recibos de pagos de cada uno de los trabajadores en una hoja de Excel; estos se realizan individualmente de acuerdo al control de variación, cada trabajador difiere en cuanto a asignaciones o deducciones devengadas es por ello que se realiza una semana antes para no cometer ningún tipo de error. En la semana numero 16. Colaboración con el departamento en la entrega de recibos de pagos y culminación del trabajo de pasantía junto con la corrección por parte de la tutora industrial. 4.5 Facilidades y dificultades presentadas durante el desarrollo de la pasantía. Facilidades. El personal que labora en los distintos departamentos de la institución específicamente en el de Recursos Humanos y Contabilidad son muy colaboradores a la hora de brindar la información concerniente al tema de investigación, y la herramienta de trabajo Excel. Asignación de una computadora para todo el transcurso de la pasantía con todos los programas a utilizar facilitando así que el trabajo se hiciera con más agilidad y eficiencia. 33

34 Todos los departamentos de la institución se encuentran ubicados en el mismo establecimiento por lo que se hace fácil trasladarse las veces que se necesite. Se conto con material de papelería, y la facilidad de poder imprimir sin costo alguno. En Farmacia Salud Araima se puede tener acceso a la Internet lo que facilita la elaboración del informe de pasantía. Dificultades. El Departamento de Recursos Humanos no cuenta con suficiente espacio físico, lo cual dificulta el trabajo de pasantía. Falta una mejor organización en cuanto a la estructuración de funciones o responsabilidades. Este departamento está presentando ciertos inconvenientes en cuanto al calculo de la Nomina ya que se esta realizando mediante una hoja de calculo en Excel, debido a que el sistema que se venia utilizando (Profit Plus) empezó a presentar fallas considerables en cuanto a calculo ya que no estaba configurado a los lineamientos y necesidades de Locatel Puerto Ordaz, es por eso que el calculo de nomina lleva mucho más tiempo y dedicación ya que se debe realizar cuidadosamente de acuerdo a todas aquellas asignaciones o deducciones percibidas por cada trabajador 4.6 Conocimientos adquiridos durante la pasantía. En el desarrollo de la investigación se pudo tener más conocimientos sobre el manejo del programa Excel ya que era la herramienta utilizada por este departamento para la realización de todos los cálculos y tablas. 34

35 Se obtuvo un conocimiento amplio de todas las funciones que realiza el departamento de recursos humanos que incluye: Archivo, empleo, capacitación y desarrollo, remuneración, nomina, salud y seguridad. En el caso de la Elaboración de la Nomina conocimiento del control de variaciones del personal llevado en este departamento, así mismo todas las asignaciones o deducciones, procedimientos para la realización de asientos contables, y aportes de obligaciones legales. 35

36 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La nómina tiene lugar en cualquier magnitud de las empresas u organizaciones, ya que es un documento que plasma los procesos y cálculos de conceptos originados por los servicios prestados de los empleados dentro de una empresa u organización determinada. Esos procesos están determinados de acuerdo a las Leyes, convenios y contratos establecidos por el Ministerio de Trabajo, para todo tipo de nóminas de acuerdo con las políticas específica de cada empresa u organización y los convenios establecidos en la relación patrono-trabajador, que incluyen beneficios que influyen proporcionalmente para el calculo final de finiquitos e indemnizaciones, además de cubrir totalmente las obligaciones legales, que le permite reflejar la forma actual en que opera su Departamento, haciendo mas eficiente todos los procesos involucrados. En el Departamento de Recursos Humanos se pudo observar que la tardanza en la elaboración de las nóminas se debe, a que el sistema actual no es el más adecuado, ya que la mayoría de las mismas se realizan en Excel, esto debido a que el sistema utilizado por esta empresa empezó a tener fallas ya que no estaba configurado a los lineamientos y necesidades de Locatel Puerto Ordaz.Con la incorporación de un nuevo sistema informático se llevará a cabo un proceso en los cálculos de las nóminas obteniendo con esto mayor rapidez en la emisión de reportes y consultas internas de cada uno de los trabajadores. Luego de verificar y analizar los cálculos de nomina como parte de la investigación se llego a la conclusión que la empresa Locatel Puerto Ordaz cumple con todos los fundamentos prescritos en la Ley orgánica del trabajo y demás leyes tributarias. 36

37 Recomendaciones. Para la empresa: Aplicar la incorporación de un sistema ya que mediante éste, se optimiza el proceso de cálculo de nóminas en el Departamento evitando perdidas de tiempo innecesario. Contar con un manual de procedimientos para la elaboración y calculo de nómina, para que el personal que allí elabora tenga más conocimiento de los procesos que se deben llevar acabo. Mejorar la organización en la estructuración de funciones en el departamento. Ampliar el espacio físico del departamento puesto que es muy reducido e incomodo para su personal. Para la universidad: Se sugiere que en la coordinación de pasantía se sea más flexible con los estudiantes para los lugares de la realización de la pasantía. Para los pasantes: Los estudiantes deben relacionarse con el nuevo reglamento de pasantía ya que en el mismo se muestra la nueva estructura para el informe técnico final, al igual que los requisitos que se deben presentar en la coordinación de la pasantía una vez iniciada la pasantía. Elegir al tutor académico que tenga un alto conocimiento sobre el área y tema de la investigación de pasantía. 37

38 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Rojas, Rosa. Elaboración de Informes de Investigación. Venezuela. Ediciones Unexpo. Rosales, Alarcón. Taller Básico de Nomina, Empleados y Obreros. Sabino, C. (1997).El proceso de la Investigación Científica. Venezuela Editorial Panado. Tamayo y Tamayo, M. (1991). El Proceso de la Investigación Científica. México. Editorial Limusa. 38

39 ANEXOS 39

40 FIGURA 1: Una vez realizado un borrador previo de la nomina por el analista en una hoja de Excel, esta es revisada para verificar: Membrete de la Empresa, datos personales, cargo, departamento, sueldo, fecha de ingreso, número de cuenta Banco, entre otros. 40

41 FIGURA 2: Control de variaciones del personal llevado por la empresa Locatel Puerto Ordaz, en una hoja Excel se puedo observar: Apellidos y Nombres (Trabajador), Departamento, Nº de Cedula, Periodo a evaluar (Diariamente en forma quincenal), Observaciones. Variaciones encontradas: L P A C V JM RP RT =LIBRE =PERMISO =AUSENTE =COMPENSATORIO =VACACIONES =JUSTIFICATIVO MEDICO =REPOSO =RETIRADO ***** =NUEVO INGRESO 41

42 FIGURA 3: Recibo de Pago Locatel Puerto Ordaz - Farmacia Salud Araima, C.A 42

43 FIGURA 4: Asiento Contable; desglose por departamento con el pago total de todas las asignaciones o deducciones percibidas por todos los trabajadores de acuerdo a sus respectivos departamentos. Es realizado en una hoja de Excel y enviado al departamento de Contabilidad para su oportuna contabilización 43