GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretariado Ejecutivo Computacional

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1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretariado Ejecutivo Computacional I unidad, sesión 6 Dinámica en la empresa La tecnología, la importancia que tiene en la empresa y para la secretaria Profesor: Juan Alberto Fuentes F.

2 Las fuerzas y dinámicas de una empresa Sobre la gestión administrativa: Estudia la administración de las empresas y demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de cinco variables básicas:»tareas»estructura»personas»tecnología»ambiente o entorno

3 AMBIENTE O ENTORNO Mercado Productos sustitutos Economía Leyes ambientales Grupos de interés y presión Gremios y sindicatos Ciencia y tecnología Educación formal e informal Cultura Legislación global y doméstica TECNOLOGÍA INTENSIVA ESTRUCTURA PERSONAS TAREAS EMPRESA

4 Esquema funcional en la empresa: COMERCIALIZACIÓN: Orientación al mercado Necesidades / Satisfactores Productos (Bs / Ss) PRODUCCIÓN: Publicidad FINANZAS: Orientación a fabricar para vender Promociones Orientación hacia la optimización de $ Servicio post ventas Ventas Consolidaciones presupuestarias Insumos / Materias primas Presupuestos de ventas Impuestos Inventarios de: Ingresos por ventas Adquisiciones y compras Materias Primas Tesorería (cobros y pagos: caja) Productos en proceso GERENCIA GENERAL Colocaciones en el mercado Plan de producción Orientación a la Coordinación Balances Investigación y desarrollo de: Evaluación de proyectos e inversiones Nuevos productos ADMINISTRACIÓN: Nuevos procesos Orientación al funcionamiento Innovación Funciones de Personal: Reclutamiento Mantención Bienestar Desvinculación Mantención operacional de infraestructura Habilitación Aseo Servicios generales: Comunicaciones Equipos de oficinas Vehiculos y rutas

5 Por 2 puntos de ahorro Que le sugiere a usted la palabra o sigla ERP? Si la busca en wiki defina ERP en solo una frase Nombre al menos tres (3) marcas o nombres de ERP s de fabricación nacional o internacional Opcional: que diferencia un ERP de un SIA (sistema de información administrativa)

6 Valeska Brisso Patricia Órdenes Juan Solorza

7 INTRODUCCIÓN A continuación entregaremos detalles de cómo se utilizan los ERP en el área secretarial de hoy en día y de qué manera fueron evolucionando en la historia. Además como se han integrado estos sistemas en la mayoría de las empresas, que ayuda a tener reducción de costos, tiempo y buen servicio a los clientes OBJETIVOS Mostrar de que forma las secretarias actuales manejan los software de mejor manera en su trabajo diario. Conocer las expectativas de cada empresa al crear o comprar un ERP. Saber de que forma las secretaria han ido implementado estos software en sus trabajos.

8 RESEÑA HISTORICA ERP ERP Planificación de Recursos Empresariales. conjunto de Software, Hardware y Recursos Humanos. Los cuales fueron apareciendo lentamente en algunas empresas, al ver que esto funcionaban, fueron implementando cada vez más. Este sistema integrado fue de ayuda y de mejoramiento en todos los ámbitos de (ingreso salida) de datos, finanzas, información de datos, despachos, etc. Los primeros ERPs comienzan aparecer en la década 1960.

9 Eléctricos INTRODUCCIÓN sistemas Electrónicos Mecánico Electromecánicos HARDWARE ERPs SOFTWARE Programación Aplicación EVOLUCIÓN IMPLEMENTACIÓN

10 EVOLUCIÓN SISTEMAS ERPs

11 Nivel Estratégico Cualitativo Las secretarias (os) que desempeñan este nivel pueden ser Asistente ejecutiva Asistente de gerencia Secretaria de gerencia o gerencial Secretaria ejecutiva Pertenece al ámbito de decisiones (gerenciales), tiene capacidad para tomar decisiones de negociación.

12 FUNCIONES Habilidades Revisión de agenda del jefe Coordinar reuniones Planificar eventos Manejo información confidencial Comunicación interna y externa de la empresa preparar informes solicitados Enviar correos electrónicos, fax. Conocimientos Motivación Actitud Trabajo en equipo Administrar tiempo Resolver problemas Buenas relaciones Redacción Ortografía Proactiva Organizada Amplio manejo de Microsoft Office Correos electrónico, Outlook, Hotmail, Gmail, entre otros. Manejo de idioma (si la empresa lo solicita) Conocimientos de software especializado y de información agregada Manejo de innovaciones tecnológicas (debe estar al día )

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22 Secretarias NIVEL TÁCTICO Recursos Humanos Selecciona personal Actualiza datos Remuneraciones y cotizaciones Capacitación Dirección Trabaja directamente con el Director Gestiona la agenda del jefe organiza viajes y reuniones dentro y fuera del País Habilidades Sociales Inteligencia Emocional Producción Control de calidad e inventarios Atención a proveedores Despachos de productos Contables Elaboración de informes de ventas Actualiza base de datos Contacto con proveedores Comerciales Contacto con clientes Apoyo a la red de ventas marketing Coordinación de viajes

23 HABILIDADES Y COMPETENCIAS NIVEL TÁCTICO PEQUEÑA MEDIANA GRAN EMPRESA SAP SOFTLAND CREADOS PARA EMPRESAS ERPs SECRETARIAS RR.HH CONTABLES DIRECCIÓN COMERCIALES PRODUCCIÓN VENTAJAS DESVENTAJAS

24 ERP SOFTLAND Página Principal

25 ERP SOFTLAND Visualiza planilla con fecha

26 ERP SOFTLAND Ingresar códigos de productos el sistema indica el stock que hay en bodega y el solicitado

27 ERP SOFTLAND Despacho de productos

28 ERP SOFTLAND Seleccionar la dirección del despacho

29 ERP SOFTLAND Selección impresión en PDF, respaldo de ventas

30 ERP SOFTLAND

31 ERP SOFTLAND Nota de venta en PDF

32 Guardar PDF ERP SOFTLAND

33 DIFERENCIAS DE SISTEMAS OPERACIONALES SEGÚN SU CODIGO.

34 EJEMPLOS DE SISTEMAS OPERACIONALES SEGÚN SU CÓDIGO.

35 NIVEL OPERACIONAL En este nivel es donde más labores podemos identificar de una secretaria/o, ejemplo: digitadoras, recepcionista, telefonista de atención al cliente, etc. Son todas aquellas personas que desarrollan cargos en donde se relacionan directamente con el cliente, usuario, beneficiario final o público, entregando información telefónica y personalizada sobre las funciones que tiene o cumple la empresa en la que trabaja. Y son las encargadas de la derivación comunicacional entre el cliente con la empresa y vice versa.

36 NIVEL OPERACIONAL O CUANTITATIVO Algunos de los conocimientos: Manejo de Microsoft Office. Dominar el Internet entre otros. Manejo de impresoras y fax(ofimática). Manejo o conocimiento de ERPs (opcional). Algunas de sus habilidades: Siempre con buena actitud hacia el público o el cliente. Saber resolver problemas mediante uso de menús de respuestas prediseñadas. Entregar información detallada del día. Responder correos. Recibir y administrar flujos de correspondencia. Contestar y devolver llamados telefónicos.

37 SISTEMA OPERATIVO SAP A continuación identificaremos algunas funciones del sistema operativo SAP. Se dará una descripción gráfica de la operación práctica del sistema y sus aplicaciones.

38 SISTEMA OPERATIVO SAP Podemos identificar el icono de SAP, luego se seleccionar, para el comienzo del programa

39 SISTEMAS OPERATIVOS SAP. Se da inicio con la identificación de el usuario y clave de acceso. Se identifica a diferentes tipos de accesos correspondiente a sus funciones.

40 SISTEMAS OPERATIVOS SAP.

41 SISTEMAS OPERATIVOS SAP. Se puede exportar de SAP a formato Excel y poder visualizar en PDF e imprimir.

42 ERPS DOMINANTES SEGÚN ENCUESTA REALIZADA INTENCIONADAMENTE A SECRETARIAS QUE TRABAJAN CON SISTEMAS OPERATIVOS ERPs. Sap Softland Creados por la empresa Otros

43 PERSONAS QUE OPERAN LOS ERPS 120% 100% 80% 100% 60% 80% 40% 50% Integración Masiva Mipyme 20% 0% Integración Masiva Mediana Empresa Integración Selectiva Gran Empresa

44 APRENDIZAJES ADQUIRIDOS 80% 70% 60% 75% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 25% Capacitada por la Empresa Conocimientos Propios

45 VENTAJAS OBTENIDAS 70% 60% 50% 60% 40% 30% 20% 30% Criterio de Rapidez Otros Criterios 10% 0% 10% Criterio de Compartir Información

46 CONCLUSIÓN SISTEMAS ERPs. Cambiaron el enfoque tecnológico, otorgando mayor gestión de los procesos productivos, disminuyendo y controlando la brecha de la incertidumbre en el desarrollo empresarial Los más conocidos por los usuarios encuestados, son los siguientes: SAP, ORACLE, SOFTLAND. Sin dejar de mencionar la importancia de los sistemas más pequeños en las empresas. Cabe mencionar que el nivel operacional es el que más utiliza ERPs, ingresando información, el nivel estratégico, es que mayor acceso tiene de él, pero es el nivel táctico es de tiene un conocimiento integral de su uso.

47 Por 4 puntos de ahorro Identifique 2 ventajas y 2 desventajas de la aplicación de sistemas integrados de gestión para la función de la secretaria

48 Finalmente Fecha Tipos o instrumentos de Evaluaciones Ponderación Prueba parcial Iª y 2ª Unidades 25 % Prueba parcial 3ª unidad 25 % Presentación de proyectos 20 % Prueba acumulativa de la asignatura 30 % TOMA DE PRUEBAS NO RENDIDAS Examen para estudiantes que tienen asistencia con nota inferior a % CALENDARIO DE EVALUACIONES DE LA ASIGNATURA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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