Soporte Técnico Garantizado

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1 Manual de Entrenamiento CURSO: INICIANDO CONTABILIDAD DacEasy Versión 11 DAC, S. A. 11 Cub Scouts, Edif. DAC, Ens. Naco Santo Domingo Rep. Dominicana. Telef : +(809) Fax : +(809) Internet Web Site: educacion@dacflex.com Soporte Técnico Garantizado Marzo 2002

2 DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento. El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato. Copyright Copyright 2002 DACFLEX, S.A., Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley Marcas Registradas Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809) Santo Domingo, Rep. Dom. DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc. Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente. Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation Aclaración DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias. Impreso en América. ISBN:

3 INTRODUCCION Antes de Empezar Introducción Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11 Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy. El libro de trabajo del seminario de DacEasy Contabilidad para windows ayudará a tener un entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa, encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy Contabilidad. Después de completar este libro de trabajo, sabrás como entrar lo siguiente: Compañía por defecto Catálogo de cuentas Clientes Suplidores Productos Tablas de precios Servicios Formularios Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX, S.A. dpto. de Ventas al (809) I-1

4 ANTES DE EMPEZAR Organización del libro de trabajo Puede usar este libro como un autocurso o en unión con el curso de entrenamiento. Más de 100 consultores certificados de DacEasy alrededor del Mundo están dispuestos a ayudarle a instalar su nuevo software y entrenar a su personal. Si está interesado en contactar uno de estos consultores, sólo tienes que llamar al (809) DACFLEX, S. A. Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy Contabilidad. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capitulos. Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica. Para sacar mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio. Cada capítulo en la serie de trabajos comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de trabajo esta organizado como se describe debajo. I-2

5 INTRODUCCIÓN Capitulos encontrados en cada libro de trabajo Introducción. Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerequisito y convensionales usos estandares. Trabajando Con. El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto. Con cada capítulo de Trabajando con está seguido de una página de Notas. Esta página es proporcionada para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de trabajo esta estructurado con un ancho en margenes en cada página. Sientase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios. Edificando sus conocimientos contables. Explican la contabilidad que se producen detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy Contabilidad. Lista de Chequeos. Aventuras. Una hoja de referencia rápida listando las actividades que necesitas recordar cuando procesa los datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema. Ejercicios estructurados que le ayudan a entender a cómo llevar a la práctica lo explicado. Quiz. Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo. Las respuestas de estos son encontradas en el Apendice A. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-3

6 ANTES DE EMPEZAR Convenciones Estandares Usadas Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarte a localizar rápidamente una información importante. Estas convenciones son coherente con las usadas en la Guía del Usuario. Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10. Los comandos del menú que tienes que seleccionar aparecerán en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es seleccionado el menú Archivo y seleccionado el comando Abrir. Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú. Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter o haga clic en la opción que desee. Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones. Un signo de más(+) entre dos teclas indica que presione la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+Tab para mover el cursor a un campo previo. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada mientras presionará la tecla Tab. I-4

7 INTRODUCCIÓN Fundamentos del Programa DacEasy Contabilidad Versión 11 para Windows está organizado por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción. Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal Archivo Accese esta opción cuando quiera hacer Respaldar o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos son disponibles: Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos estan disponibles. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-5

8 ANTES DE EMPEZAR Transacciones Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes opciones presentadas: Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos son disponibles: Asentar: Accese a este menú cuando este listo para asentar las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles: I-6

9 INTRODUCCIÓN Reportes Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles: DacAccess Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles: Periódicos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesarias periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles: Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-7

10 ANTES DE EMPEZAR Módulos Accese este menú cuando quiera acceder a otros módulos de DacEasy que estén interfaceado con DacEasy Contabilidad. Los siguientes comandos están disponibles: I-8

11 INTRODUCCIÓN Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para accesar rápidamente a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa. F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle. Shift+F1 Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico. F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté. Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora. F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones. F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo. F6 Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6 estará activado. Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción. F7 Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asentar. F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione F8, desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-9

12 ANTES DE EMPEZAR F9-Presione para dar un Respaldo a los datos antes de asentar. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente en facturación, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro. Shift+F9-Use esta combinación de teclas o presione para cambiar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9. F10- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo, etc) y esté listo para salvar, presione F10. Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible. Esc- Presione para cancelar una acción o salir desde cualquier pantalla. Evaluación del Curso Después de completar el libro de trabajo, por favor tomese unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudarán a continuar mejorando nuestros productos. I-10

13 INTRODUCCIÓN Instalación de los Datos Ejemplos Una compañía ejemplo con clientes, suplidores e información contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy Contabilidad. Su libro de trabajo y ésta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le provee por lo menos un ejercicio práctico, llamado Aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados. Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada DATOS MUESTRA. Puede usar estos ejercicios y aplicar lo principal que aprenda en cada capítulo, para practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos. Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instalen los datos ejemplos. Si no escoje que se le instalen los datos ejemplos; también, puede reinstalar el programa y seleccionar instalar los datos ejemplos. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy. Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a Familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-11

14 ANTES DE EMPEZAR Pasos Rápidos para Configurar los Datos Ejemplos. 1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal. 2. Presione para agregar la nueva compañia. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias. Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas 3. Llene los campos como se describe debajo. Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema. Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos de la Forniture Factory) Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado: C:\DEA4\SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:\ACCOUNT\SAMPDATA. I-12

15 INTRODUCCIÓN 4. Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los archivos de la compañia. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto. 5. Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañia ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un Respaldo de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un Respaldar, refiérase al capítulo titulado Mantenimiento de Archivos. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-13

16 ANTES DE EMPEZAR Protegiendo Sus Datos Hacer un Respaldar a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer Respaldar de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de Respaldar los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus Respaldar. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciéndo más difícil o imposible recuperar la información. Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos. Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos 1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente. 2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad, escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará: 3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar. Presione Enter. I-14

17 INTRODUCCIÓN 4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad presione Enter. 5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA. 6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter. 7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación. DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar. Pasos rápidos para restaurar los datos Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA). Cuando presione, DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-15

18 ANTES DE EMPEZAR Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy le proporciona herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptima condición de trabajo. En DacEasy, estas herramientas están referidas como Archivo/Utilidades. Debe utilizar estos utilitarios por lo menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir. Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles: Borrar indice-durante algunas operaciones, tales como cálculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada. Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar. Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados. I-16

19 INTRODUCCIÓN Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay. Ver transacción-puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando. (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos). Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo. Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado. Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario. Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos. Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el número, presione para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter. Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-17

20 ANTES DE EMPEZAR Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione para empezar el proceso. Time out/tiempo Libre Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos entonces, complete: Aventura 1: Respaldar de los datos ejemplos I-18

21 INTRODUCCIÓN Notas Copyright 2002, DACFLEX, S.A. Todos los Derechos Reservados Cub Scouts No.11, Naco, Santo Domingo. Tel: (809) , Fax (809) I-19

22 CAPÍTULO 1 Principios Básicos de Contabilidad Capítulo 1 Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11 Si entiendes los principios básicos de contabilidad, será capaz de hacer el mejor uso de su nuevo software. Por esto, si necesita alguna información general acerca de los principios de contabilidad y como éstos pueden ser aplicados en un negocio, este capítulo es para usted. Después de completar este capítulo, podrá ser capaz de: Identificar los cinco tipos de cuentas. Entender la Ecuación Contable. Saber la diferencia entre un débito y un crédito. Hacer una entrada contable. 1-1

23 Términos importantes PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Aprender la terminología contable es el primer paso para entender lo básico de contabilidad. Los siguientes términos son usados en todo este libro de trabajo. Tome unos minutos para revisar las siguientes definiciones antes de empezar. Catálogo de cuentas -Una lista de los nombres y números de las cuentas en el mayor. El catálogo de cuentas es tradicionalmente configurado en el siguiente orden: activos, seguidos por pasivos, capital contable, ingresos, costos y gastos. Libro Mayor (Mayor General) -Está conformado por las cuentas que se detallan en el Catálogo de Cuentas. El Mayor General recibe los valores digitados en las cuentas detalles cuando asentamos los módulos. Cuenta Control -Es la cuenta general que resume el total de las subcuentas que la componen. Una cuenta control tiene cuentas de detalle mientras que una cuenta de detalle no puede tener ninguna subcuenta. Cuenta de Detalle -Es la cuenta donde se registran todas las transacciones. En esta cuenta se agrupa el detalle de la cuenta madre o cuenta control. Diarios -Se refiere a reportes individuales que contienen todos los registros de las operaciones de la empresa y donde podemos validar que las transacciones se hayan digitado correctamente. Código de Diario -Un código usado para agrupar transacciones especificas. Débito -El lado izquierdo de una cuenta de mayor. Una entrada de débito aumenta las cuentas de activos y gastos. Una entrada de débito disminuye las cuentas de pasivos, capital e ingresos. Crédito -El lado derecho de una cuenta de mayor. Una entrada de crédito disminuye las cuentas de activos y gastos. Una entrada de crédito aumenta las cuentas de pasivos, capital e ingresos. 1-2

24 CAPÍTULO 1 Año Fiscal -Un periodo de doce meses contables. El año fiscal puede coincidir con un año de calendario o puede empezar en algún otro mes que no sea enero. Estados Financieros -Reportes en el cual se incluyen el balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo. Estos reportes son las salidas principales. Tipos de cuentas -Todas las cuentas incluidas en el catálogo de cuentas pueden ser clasificadas como una de las siguientes: Activos -Estos son los bienes que son propiedad de la empresa. Ejemplos de activos: estos incluyen las cuentas de efectivo o banco, edificios, cuentas por cobrar e inventarios, etc. Pasivos -Estos representan las obligaciones que tiene la empresa. Ejemplos: cuentas por pagar, impuestos por pagar, documento por pagar. Capital -Este representa la diferencia entre los activos y los pasivos. Por ejemplo, si todos los activos de la compañía fuesen liquidados y usados para pagar todo lo que se debe a las fuentes particulares (pasivos), el monto sobrante representa el valor neto de la compañía, este valor neto es conocido como capital. Ingresos -Representan el concepto por el cual entra el dinero a la compañía. Normalmente resultan de las ventas de bienes o servicios que brinda la empresa. Gastos -Son los desembolsos que realiza la empresa para producir los ingresos. Ejemplos: sueldos, electricidad, impuestos, etc. 1-3

25 PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Aprendiendo acerca de los Principios Básicos de Contabilidad Contabilidad de partida doble. La contabilidad de partida doble es la base del programa DacEasy Contabilidad. El principio fundamental de una entrada de partida doble es simple: Por cada débito hay un crédito. En otras palabras, cada vez que debite una cuenta (por ejemplo, una cuenta de activo), debe también acreditar por lo menos otra cuenta (por ejemplo, una cuenta de pasivo). Numerosos ejemplos de transacciones que apliquen este principio pueden ser encontrados luego en este capitulo. La contabilidad de partida doble usa la siguiente ecuación contable: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL Esta ecuación es la base para el método de contabilidad de partida doble de entrada en DacEasy, la cual usa débitos y créditos para reflejar los cambios en el balance de las cuentas. Para un completo entendimiento del significado de débitos y créditos, necesita examinar el sistema manual de contabilidad usado en el pasado. Cuentas usadas en hojas del mayor para mantener el balance en las cuentas. Una página de mayor incluye el nombre de la cuenta y dos columnas. La columna de la izquierda esta conocida como la columna de débito y la columna de la derecha está conocida como la columna crédito. Piense en la ecuación contable como una hoja del mayor. El signo de igual (=) divide la ecuación entre las columnas de la izquierda y de la derecha. 1-4

26 CAPÍTULO 1 Activos = Pasivos + Capital Activos son entrados en el lado izquierdo del signo de igual. Para incrementar una cuenta de Activos, use una entrada de débito (una entrada en el lado izquierdo de la hoja de mayor). Para disminuir una cuenta de Activos, use una entrada de crédito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor). El pasivo y el capital son entrados en el lado derecho del signo de igual. Para incrementar una cuenta de pasivo o de capital use una entrada de crédito (una entrada en el lado derecho de la hoja de mayor). Una entrada de débito (una entrada en el lado izquierdo) disminuye las cuentas de pasivos y capital. También, los ingresos y los gastos deben tener lugar dentro de la ecuación. Los ingresos incrementan el capital de la compañía y, por eso, procede sólo como una cuenta de capital. Use una entrada de crédito para incrementar una cuenta de ingreso y una entrada de débito para disminuirla. Los Gastos reducen el capital de la compañía. Por eso, producen lo opuesto de una cuenta de Capital. Use una entrada de débito para incrementarlos y una entrada de crédito para disminuir una cuenta de gastos. 1-5

27 Año Fiscal y Ciclo Contable PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Ciclo contable. Las entradas de transacción y de ajustes hechas a su catálogo de cuentas se realizan dentro de lo que es conocido como el ciclo contable. DacEasy divide su ciclo contable dentro de periodos. Muchos periodos contables son configurados sobre una base mensual, cuatrimestral o anual, pero puede ser por cualquier periodo de tiempo, basado en la estructura de sus periodos en el año fiscal de la compañía. Año fiscal. El año fiscal es un año regular de calendario o cualquier combinación de 12 meses. DacEasy usa estos periodos cuando se entre y asiente las transacciones en un módulo (por ejemplo: Banco, Facturas o Compras). Ejemplos de Transacciones Las siguientes transacciones muestran las bases de contabilidad y como trabaja todo conjuntamente. Nuevo capital Débito Crédito Banco 100, Acciones comunes 100,000 En la transacción de arriba, se vendieron acciones y se depositaron dentro de la cuenta de banco de la compañía. Este dinero no es ganancia, sino fondos que invirtió dentro de la compañía. Cuando asiente, esta transacción incrementará el total de activos (banco) e incrementará su total de capital (acciones). Ingresos ganados Débito Crédito Banco Ingresos por Ventas

28 CAPÍTULO 1 Cuando asiente, esta transacción incrementará el balance de sus activos (banco) e ingresos. Este ejemplo representa una venta por caja. Si al cliente se le extendió un crédito (en lugar de pagar con efectivo en el momento de la compra), debería usar la cuenta Cuentas por Cobrar en lugar de la cuenta de Bancos. Transacciones de cuentas por pagar Débito Crédito 5211 Gastos de Material Oficina Cuentas por pagar Use esta transacción para comprar materiales de oficinas a crédito. Este tipo de transacción es usada por diferentes tipos de situaciones, incluyendo renta y utilidades. Si el articulo comprado es una inversión como un automóvil, sustituya la cuenta de gasto por la de activo y, posiblemente, la cuenta Cuentas por Pagar por documentos por pagar. Cuando asiente, esta transacción incrementa el total de activo y pasivo. Pagos de cuentas por pagar Débito Crédito 2101 Cuentas por Pagar Banco Cuando asiente esta transacción disminuye los pasivos de la compañía (Cuentas por Pagar) y disminuye el total de activos (Banco). La entrada de cuentas por pagar hecha anteriormente tiene ya registrado el gasto. Esta transacción no afecta el total de gastos. Esto registra el pago de un pasivo. Compra de activos Débito Crédito Auto/Camión Documentos por pagar Cuando asiente, la transacción incrementa el total de activos de la compañía e incrementa el total de pasivos (Documentos por pagar). 1-7

29 PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Depreciación de activos Débito Crédito Gastos de Depreciación (Autos/Camión) Depreciación Acumulada (Autos/Camión) Cuando asiente, la transacción de arriba incrementa los gastos de la compañía y reduce el total de activos. La cuenta Depreciación Acumulada normalmente guarda un balance crédito, el cual es el balance opuesto de una típica cuenta de activo. Use la cuenta Depreciación Acumulada, una contracuenta de activo, para reducir el valor total de activos. Transacción de nómina Débito Crédito Salarios Impuestos sobre la Renta Banco Seguro Médico Seguro Médico Gastos IDSS IDSS por Pagar Gastos Plan Pensión Plan Pensión por Pagar

30 CAPÍTULO 1 Esta transacción varía de empleado a empleado, pero representa la configuración básica para una transacción de cuentas comunes. Gastos y pasivos son incrementados y el activo (Banco) es disminuido. Haga esta entrada si la Nómina no está en interfaz con DacEasy Contabilidad. Si DacEasy Nómina está en interfaz con DacEasy Contabilidad, esta entrada es creada automáticamente en el Libro Mayor de DacEasy Contabilidad. Estados Financieros El propósito de un sistema contable es proveer información financiera a los propietarios del negocio, gerentes y otras personas que puedan encontrarlos útiles. La información respecto a la posición financiera del negocio se presenta en tres reportes principales: Balance General (una lista de activos, pasivos y capital) Estado de Resultados (una lista de ingresos y gastos) Estado de Flujo de Efectivo (una lista de las fuentes y usos del efectivo). 1-9

31 PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Como DacEasy Usa sus entradas DacEasy cuenta con diferentes módulos como Banco y Facturación. Entre día a día las transacciones en estos módulos. Cuando asiente los módulos, DacEasy crea y asienta una transacción resumida en el Libro Mayor. Imprimiendo el reporte de Actividad del Libro Mayor le permitirá ver la transferencia de los módulos dentro del Libro Mayor. Antes de poder asentar un módulo, DacEasy requiere que imprima un Diario a menos que, de otra manera, lo especifique en la pantalla de Preferencias del Sistema. Un diario es una lista impresa de las transacciones registradas. Imprimiendo el diario le permitirá verificar que las transacciones están correctas antes de asentarlas. El proceso de asentar transfiere los totales desde los módulos al Libro Mayor. También, el proceso de asentar es responsable de transferir los balances de la cuenta al catálogo de cuentas. Desde que los estados financieros antes mencionados arrastren los balances asentados y no asentados del catálogo de cuentas, no tiene que asentar para ver la exactitud, hasta el minuto de la información financiera. Puede asentar en cualquier momento durante el periodo. Dependiendo del volumen de transacciones que su negocio requiera, necesita decidir con que frecuencia querrá imprimir y revisar los reportes financieros. La rutina de Fin de Periodo del Libro Mayor termina el periodo contable para poner el período como cerrado. Una vez el período del Libro Mayor esté cerrado, no puede entrar más transacciones contables para ese periodo. Antes de correr el Fin de Periodo del Libro Mayor, debe siempre hacer un respaldo y asegurarse de que todas las transacciones estén asentadas. Debe de imprimir el Balance de Comprobación (una lista del balance de las cuentas) antes del fin de periodo. Imprimiendo este reporte, le permitirá determinar si los ajustes de fin del periodo son necesarios y entrarlos antes de hacer el cierre del periodo. DacEasy no requiere que cierre sus periodos al final de cada mes. En realidad, le recomendamos que no cierre ningún periodo hasta el fin de año, así puede hacer entradas de ajustes en todos los periodos a lo largo del año. El proceso de Fin de Año marca el fin del año fiscal de su negocio. Debe asegurarse que todas sus cifras sean correctas antes de correr el procedimiento de Fin de Año. Después de correr el proceso de Fin de Año, no puede entrar más datos dentro de ese año. 1-10

32 CAPÍTULO 1 Notas 1-11

33 CAPÍTULO 2 Configuración de Compañías y Catálogo de Cuentas Capítulo 2 Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11 El primer paso para automatizar su proceso contable es la configuración de la estructura de sus cuentas. Después de entrar el catálogo de cuentas, podrá entrar la información por defecto de su compañía. Este capítulo detalla los pasos envueltos en la determinación de cuál catálogo de cuenta usar, cómo añadir una cuenta, cómo configurar varias informaciones por defecto y cómo modificar sus formularios por defecto. Después de completar este capítulo, sabrá como: Estructurar su catálogo de cuentas. Entrar una cuenta. Eliminar una cuenta. Entrar la información de la compañía por defecto. Configurar su tabla de períodos. Entrar los balances iniciales para sus cuentas. Entrar sus cuentas de interface. Editar un formulario. 2-1

34 CONFIGURACIÓN COMPAÑÍA/CUENTAS Configurando Sus Cuentas Métodos de estructurar cuentas. En DacEasy Contabilidad, estructurar su catálogo de cuentas se refiere a como agrupar cuentas similares y asignar diferentes niveles de cuentas dentro de cada grupo. El resultado son unas multiniveladas cuentas fijas para cada grupo de cuentas. Use siete categorías de grupo de cuentas. Puede usar siete categorías para agrupar cuentas en su catálogo de cuentas. Estas categorías son Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, Otros Débitos y Otros Créditos. DacEasy usa estos grupos de cuentas para colocar las cuentas en las categorías apropiadas en los estados financieros. Asigne nueve niveles dentro de un grupo. Debe de asignar un nivel específico a cada cuenta dentro de un grupo. Puede usar hasta nueve niveles de detalle en su catálogo de cuentas. Cada grupo contable tiene un nivel de cuenta 1. El nivel de cuenta 1 actúa como una cuenta de resumen para todas las cuentas dentro del grupo. Después de asignar el nivel de cuenta 1 a un grupo, DacEasy asigna el mismo grupo de cuenta a todas las cuentas que cree debajo del nivel de cuenta 1. Puede tener una o varias cuentas debajo del nivel de cada cuenta. Mientras más cuentas incluya en su catálogo de cuentas, más detalles tiene en sus estados financieros. Por ejemplo, en lugar de usar una simple cuenta de pasivos en las retenciones por pagar de su nómina, podría usar una cuenta de detalle para cada tipo, como: IDSS, Seguro Médico, ISR y otras. Esta estructura le permite ver el detalle de sus retenciones de nómina por pagar. Hay numerosas ventajas para usar la estructura de cuentas de DacEasy. Los montos entrados desde cuentas de detalles automáticamente se transfieren a todas las cuentas generales arriba de la cuenta de detalle. Las cuentas generales incluyen una suma automática de las cuentas de niveles inferiores. Los grupos de cuentas determinan la cuenta a colocarse en los estados financieros. 2-2

35 CAPÍTULO 2 Creando su Catálogo de Cuentas Configurando o Editando Cuentas. Si crea su propio catálogo de cuentas o adopta y modifica un catálogo de cuentas de DacEasy, es importante que entienda la estructura de un catálogo de cuentas. Cuando entienda claramente la estructura de cuentas, puede añadir, editar y borrar cuentas del Mayor General para personalizar un catálogo de cuentas. Igual si usa uno de los catálogos de cuentas ejemplo de DacEasy, podría necesitar personificar los nombres de las cuentas y posiblemente hacer algunos cambios a la estructura de la cuenta. Esta sección le muestra como crear y editar cuentas en el catálogo de cuentas ejemplo. Escoja su catálogo de cuentas. Una decisión importante a hacer cuando configura su sistema es si quiere o no usar el catálogo de cuentas de DacEasy o crear su propio catálogo. Este capítulo le ayudará a entender el catálogo de cuentas ejemplo de DacEasy. Puede usar esta información y comparar el catálogo de cuentas ejemplo con el suyo. Catálogo de cuentas de DacEasy. Una completa estructura de cuentas es fijada Cuando instala un catálogo de cuenta ejemplo de DacEasy. Si no está seguro de como crear un catálogo de cuentas, deberá seleccionar uno de los catálogos de cuentas ejemplo. Puede instalar el catálogo de cuentas ejemplo; entonces, modificarlo para encajarlo a sus necesidades antes de que empiece a borrar. De lo contrario, puede crear su propio catálogo de cuentas, con la información que le suministramos en esta sección para crear su propia estructura de cuentas. Dependiendo de la naturaleza de su empresa DacEasy le brinda diferentes catálogos de cuentas. En Archivo/Abrir, seleccione Agregar y en la pantalla para Agregar Compañía se muestra un listado de los diferentes tipos de empresas a utilizar el Catálogo de cuentas. 2-3

36 CONFIGURACIÓN COMPAÑÍA/CUENTAS Añadir una Cuenta Para añadir o editar una cuenta en su catálogo de cuentas, seleccione Edición/Cuenta desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Editar Cuentas se desplegará. Fígura 2-1: Use la pantalla de Editar Cuentas para añadir una cuenta al catálogo de cuentas o editar una cuenta existente. Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de la Cuenta, Información de Transacción e información del Flujo de Caja. Cada área es descrita a continuación. Campos en la pantalla de editar cuentas Use el área de Encabezado para identificar la cuenta. Número Nombre Entre un número para identificar esta cuenta en todo DacEasy. Para más información acerca de la estructura del catálogo de cuentas, refiérase a la Guía del Usuario. Entre un nombre para esta cuenta. Este nombre aparecerá en todos los estados financieros. El nombre deberá describir el balance mantenido por la cuenta. Saldo 2-4 DacEasy automáticamente calcula y desplega el balance actual para esta cuenta.

37 CAPÍTULO 2 Los siguientes campos están en el área de Estructura. Tipo Este campo indica si una cuenta es general o de detalle. Si planea configurar cuentas generales o de detalle debajo de la cuenta que está creando, seleccione General. Seleccione Detalle si la cuenta que está añadiendo será usada cuando entre transacciones. Por ejemplo, Cuenta de Banco es una cuenta de detalle en el catálogo de cuentas ejemplo. Esta cuenta es usada cuando las transacciones de caja sean entradas. Caja y Banco es una cuenta general porque esta contiene balances de la Cuenta de Bancos y Cuenta de Caja. Nota: Cuando diseñe un catálogo de cuentas que use una estructura jerárquica, cada cuenta debe ser o una cuenta general o de detalle. Una cuenta general es una cuenta de resumen. Sus balances se componen de todas las cuentas de detalle debajo de esta. Las cuentas de detalles reciben todos los montos asentados desde las transacciones. Nivel Padre Grupo Entre el nivel de cuenta. El nivel se refiere al lugar de la cuenta en la estructura de cuentas. La cuenta deberá ser de nivel uno (1) debajo de la cuenta general para mantenerla adentro. Entre un número del 1-9 (1 empezando las cuentas generales). Entre la cuenta general a la cuál quiere pasar el balance de la cuenta desplegada. Escoja a que grupo pertenece la cuenta. Están disponibles las siguientes opciones: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, Otro Abono, Otro Cargo. 2-5

38 CONFIGURACIÓN COMPAÑÍA/CUENTAS Los siguientes campos están Transacción. en el área de Información de la Cuenta Consolidación Podría crear un simple estado finaciero para múltiples compañías. Si es así, use este campo para entrar la cuenta donde quiere que resida este balance cuando consolide las compañías. Solamente necesita completar este campo cuando las compañías a consolidar tienen diferentes estructuras de cuentas. Conciliable con Cuenta de Banco Ponga en la casilla si esta es una cuenta Banco que quiere conciliar. Quite indicando que no es una cuenta de Banco. El siguiente campo está en el área Reportar. Grupo de Flujo de Caja Para incluir esta cuenta en el reporte de Flujo de Caja, seleccione el grupo en donde quiera incluir la cuenta. Las siguientes opciones están disponibles: Operativo, Inversiones, Financiero, Efectivo, Ninguno. Refierase al capítulo Trabajando con cuentas en la Guía del Usuario para determinar cuál grupo usar. Eliminar una cuenta Para eliminar una cuenta en DacEasy, primero debe escoger la cuenta que desea eliminar, presione, el programa le preguntará si esta seguro de que desea borrar esa cuenta, usted responderá si o no de acuerdo a lo que requiera. Al momento de eliminar cuentas tenga presente que DacEasy no puede borrar aquellas cuentas que tengan balances y si es una cuenta general primero debe borrar las cuentas detalles que dependen de la cuenta. 2-6

39 CAPÍTULO 2 Departamentalizar su Catálogo de Cuentas Puede departamentalizar por clientes o por inventario en DacEasy Contabilidad. La departamentalización le permite seguir las ganancias de acuerdo a quién le vende (clientes) o qué esta vendiendo (productos). La información detalla de acuerdo a cómo y por qué departamentalización puede ser encontrado en la sección Añadir Cuentas de Interfaz. Si modifica un catálogo de cuentas ejemplo, asegúrese que la estructura de las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costo de ventas se reflejen en su departamentalización. Si categoriza sus ventas por diferentes grupos de clientes o productos, necesita ajustar el catálogo de cuentas de acuerdo a sus varios departamentos. Cuando departamentalize, debe configurar las cuentas generales de ventas, devoluciones en ventas y el costo de las mercancías vendidas. La cuenta de detalle debajo de la cuenta general representa cada uno de los departamentos que necesite. La misma estructura de cuentas debe existir para las ventas, devoluciones en ventas y el costo de ventas. Por ejemplo, suponga que su cuenta general de ventas es 41, devoluciones en ventas es 42 y costo de ventas es 51. Una cuenta de detalle de ventas por departamento pudiera ser Cada cuenta de ventas debe tener una cuenta correspondiente de devoluciones en ventas y costo de ventas, en este ejemplo, la cuenta devoluciones es 4201 y la cuenta costo de ventas es

40 CONFIGURACIÓN COMPAÑÍA/CUENTAS Cuenta General Número Dept. Cuenta de Detalle 41 Ventas Ventas Residenciales 4102 Ventas de Oficinas 4103 Otras Ventas 42 Devoluciones en Ventas 51 Costo de Ventas Devol. Residenciales 4202 Devol. de Oficinas 4203 Otras Devoluciones 5101 CV Residenciales 5102 CV de Oficinas 5103 Otros Costos de Ventas Fígura 2-2: Estructura de cuentas del Mayor General por departamentalización Para más información sobre la selección del método de departamentalización, refiérase a la sección Añadir cuentas de interfaz 2-8

41 CAPÍTULO 2 Verificar la Estructura de su Catálogo de Cuentas Debe imprimir el reporte del Catálogo de Cuentas para verificar los cambios hechos a la estructura de cuentas. Use este reporte para verificar los nombres y el número de las cuentas. Procedimientos para imprimir los catálogos de cuentas. Los pasos siguientes describen los procedimientos a seguir para imprimir el reporte del Catálogo de Cuentas. Pasos rápidos para verificar el catálogo de cuentas 1. Seleccione Reportes/Libro Mayor/Catálogo de Cuentas. Se desplegará la pantalla del Catálogo de Ctas. Figura 2-3: Pantalla para imprimir el catálogo de cuentas 2. Entre el rango que quiera imprimir en los campos disponibles. Presione. 3. Seleccione la opción de salida de impresora y presione para empezar a imprimir. 4. Revise el reporte para verificar sus cuentas. 2-9

42 CONFIGURACIÓN COMPAÑÍA/CUENTAS Configuración Fácil Ciertos datos deben ser entrados en DacEasy antes de poder registrar transacciones. DacEasy tiene una característica para asistirle en este proceso. La Configuración Fácil le provee una forma rápida para entrar la información que es primordialmente requerida para entrar transacciones en DacEasy. Puede entrar información adicional desde el menú Edición. Por ejemplo, aunque no es requerido por DacEasy, puede configurar derecho de acceso para sus empleados. Debe hacer esto desde la opción de Edición/Valores por omisión/derecho de acceso a Usuarios. Para más información sobre esta función u otras informaciones de Setup no cubiertas en este libro de tareas, refiérase al capítulo Configuración por Defectos en la Guía del Usuario. Entrar Información de la Compañía El primer paso es entrar la información de su compañía. Los siguientes pasos le muestran cómo entrar esta información usando la Configuración Fácil. 1. Escoja Archivo/Configuración fácil. Se desplegarán la pantalla de Configuración de la Compañía. Figura 2-4: Use la pantalla de Lista de verificación de Configuración de la Compañía para entrar datos generales referentes a la empresa, a los periodos contables, balances de cuentas, clientes, proveedores, productos y servicios. 2-10

43 CAPÍTULO 2 2. Haga clic Introduzca Información de la Compañía de la pantalla de Configuración de la Compañía. La siguiente pantalla se desplegará. Fígura 2-5: Use la pantalla de Configurar Compañía para entrar la dirección y otra información por defecto de la compañía. 3. Complete cada campo como se describe. Campos en la pantalla de configurar compañía Nombre Entre el nombre de la compañía. Dirección Telf./Fax Entre la dirección de su compañía en los campos apropiados. Tanto el nombre como la dirección se imprime en la parte superior de todos los reportes. Entre sus números de teléfonos y el número de fax de la compañía en los campos apropiados. RNC Entre su identificación de RNC en el campo apropiado. Esta información se imprime en varios reportes. 3. Presione para grabar la información de su compañía. 2-11