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1 José María Ortín Desarrollo de Negocio Factura Electrónica. Administraciones Públicas. Seminario i Sociedad d de la Información en la Región de Murcia (II) + Premios Región de Murcia de Septiembre de 2014 Firma-e Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y uso con fines diferentes de los quehanoriginado su elaboración y entrega.

2 Indice 1 Firma e 2 3 Factura Electrónica Proyecto Recepción Factura Electrónica 4 Ahorro de Costes 5 Digitalización Certificada de Facturas

3 Presentación de Compañía Algunas Referencias

4 Presentación de Compañía Algunas Referencias en Factura Electrónica

5 Indice 1 Firma e 2 3 Factura Electrónica en la Administración Pública Proyecto Recepción Factura Electrónica 4 Ahorro de Costes 5 Digitalización Certificada de Facturas

6 Legislación y Normativa En el ámbito del Reino de España: «Agenda Digital i para Europa», una de las iniciativas i i i que la Comisión ió Europea está impulsando en el marco de la estrategia «Europa 2020» Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Cada país dispone de su propia legislación similar a la citada para España, nuestras herramientas se adaptan a las necesidades nacionales e internacionales de nuestros clientes.

7 Conceptos sobre la Factura Electrónica En el ámbito del Reino de España: Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal la la factura tradicional i en papel. Salvo en el caso de las Administraciones Públicas, que deben utilizar el formato factura e, no existen requisitos formales respecto a la forma en que debe codificarse la factura electrónica, entendiendo que solo se dotará de validez legal al mismo cuando contenga todos los datos exigibles a cualquier factura y se proceda a aplicarle l un sistema it de validez (como la firma electrónica reconocida).

8 Quién está obligado a recibir Factura Electrónica En el ámbito del Reino de España, publicado en su web oficial Aviso 15 de enero de es A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración i ió General ldletd del Estado (Estatal). t Comunidades Autónomas (Autonómica). Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a: Organismos autónomos. Universidades Públicas. Entidades de derecho público. Órganos constitucionales. Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la S.Social.

9 Requerimiento Intervención General de la AGE Comunicación AGE

10 Formato de la Factura Electrónica para las AAPP Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas? Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos: Estarescritasenunlenguajeinformático en informático determinado (Factura e e 3.1o 3.2). Estar Firmadas Electrónicamente. Indicar el destinatario de la factura electrónica. destinatario de la Si adquiere un programa informático o contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas. asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las AA.PP.!

11 Indice 1 Firma e 2 3 Factura Electrónica en la Administración Pública Proyecto Recepción Factura Electrónica 4 Ahorro de costes 5 Digitalización Certificada de Factura

12 Visión del Emisor Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas? Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado (FACE), las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración i ió General del Estado, Comunidad dautónoma o Entidad dlocal). El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son: a través dl del portal web del dlpunto general de entrada de las facturas electrónicas. mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.

13 Visión del Receptor GESTION DE LA RECEPCION DE FACTURA ELECTRONICA PARA AAPP Órgano Gestor Gestor Documental Órgano Gestor Oficina Contable Punto General Punto General SW Contabilidad de Entrada de Entrada Datos Factura Registro Factura-e 7 Datos Factura Factura-e 2 Factura-e Factura-e 9 8 Punto General de Entrada 1 Punto General de Entrada PROVEEDOR 1 Proveedor presenta factura-e 4 Anotación Registro Contable 7 Almacena Copia 2 Plataforma valida Factura Electrónica 5 Extrae los datos de la Factura 8 Acceso Proveedores a consultas 3 Plataforma valida Firma Electrónica 6 Procesa e inserta en ERP 9 Control de Acceso en ERP

14 Recepción de Facturas Electrónicas PUNTO GENERAL DE ENTRADA Alternativa 1: FACe FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo voluntario antes de dicha fecha. La Administración i ió General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc. Además FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones. El punto ofrece un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática. Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.

15 Recepción de Facturas Electrónicas PUNTO GENERAL DE ENTRADA Alternativa 2: Punto general de entrada de facturas electrónicas Se debe ofrecer a los proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc. El punto db debe ofrecer un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con el punto de manera automática. Además debe permitir la integración para la presentación y consulta de facturas a otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas. La alternativa de creación de un punto general de entrada de facturas electrónicas es la integración de un Portal de Proveedores.

16 Recepción de Facturas Electrónicas Oficina Contable Ser el primer receptor de la factura para su control contable y remisión al órgano gestor. La oficina contable es el órgano competente para la gestión del registro contable de facturas, a la que corresponde recibir la factura desde el registro en el que la haya presentado el proveedor, anotar los datos de la factura en el registro contable de facturas y su distribución a los órganos gestores. La oficina contable identifica los errores contables y el órgano gestor los demás comunicándoselos a la empresa, como hasta ahora. La oficina contable detecta los errores que se deduzcan de datos incorrectos o no cumplimentados en la factura. El órgano gestor deberá detectar otros errores que se refieran a la prestación del proveedor o del fondo de la operación. La comunicación al proveedor, cuando dé lugar a la devolución de la factura, se hará por el procedimiento inverso al de su presentación, es decir, a través de la oficina contable y el registro en el que la presentó el proveedor.

17 Recepción de Facturas Electrónicas Órgano Gestor. Módulo de Recepción de Facturas para ERP Una vez recibida la factura a través del Punto General de Entrada, es preciso integrarla en el ERP de la Administración, los datos de la factura formarán parte de la Contabilidad pública (datos agrupados de la factura) y de las aplicaciones de control de gasto (datos detallados d de la factura). Es recomendable dbl que la solución de Recepción de Factura Electrónica elegida pueda ser integrada con el ERP de la Administración de una forma sencilla, por ello, se debe valorar: La metodología de integración de soluciones de recepción de factura electrónica para optimizar los tiempos de puesta en producción de los desarrollos La disponibilidad ibilid d de personal desarrollo experto en el ERP dl del cliente y en factura electrónica. La integración con las soluciones de Firma Electrónica utilizadas, para extensión de la firma o validación de los datos (en aplicaciones

18 Recepción de Facturas Electrónicas Órgano Gestor. Módulo de Recepción de Facturas para ERP Los procesos que deben ser gestionados en el ERP para cada factura electrónica recibida son: Aprobación de Facturas Contabilización de Facturas Procesamiento de datos de detalle de la factura Comunicaciones al Proveedor (sobre cambio de estado de la factura) Visor de Facturas (sobre el formato factura e)

19 Indice 1 Firma e Factura Electrónica en la Administración Pública Proyecto Recepción Factura Electrónica Ahorro de Costes Digitalización Certificada de Factura

20 Ahorro de Costes con la Emisión Ahorro de costes: Coste de Emitir facturas en Papel. % casos por factura 100% 100% 0% 0% Facturas Emitidas por la Organización Facturas duplicadas y Almacenadas en la Organización Diarias Mensuales Anuales Coste Unidad Coste Mensual Coste Anual , , , , , ,89 Facturas adelantadas por Fax al , cliente Facturas Adelantadas por mail al cliente Facturas enviadas por correo 0% ordinario i al cliente 0% Facturas enviadas por correo certificado al cliente Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) , , ,48 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc).

21 Ahorro de Costes con la Emisión Ahorro de costes: Coste de Emitir facturas en electrónico. % casos por factura EMISION DE FACTURAS CON ERP - FACTURAE 100% Facturas Emitidas por la Organización 100% Facturas duplicadas y Almacenadas en la Organización Diarias Mensuales Anuales Coste Unidad Coste Mensual Coste Anual , , , % Facturas adelantadas por Fax al , cliente 0% Facturas Adelantadas por mail al cliente 0% Facturas enviadas por correo ordinario al cliente 0% Facturas enviadas por correo certificado al cliente Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) , ,6 831,6 9147,6 0,74 613, ,02 4,4 92,4 1016,4 0,74 68,14 749, , ,09 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc). AHORRO PARA FACTURAS ES DE 7.000, POR FACTURA 0,70

22 Ahorro de Costes con la Recepción Ahorro de costes: Coste de Recibir y Procesar facturas en Papel. % casos por factura 100% Facturas Recibidas y validadas por la Organización 100% Facturas Almacenadas en la Organización Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) Diarias Mensuales Anuales Coste Unidad Coste Mensual Coste Anual , , , , , , , , ,34 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad asesoría fiscal gestión de proyectos administración (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc).

23 Ahorro de Costes con la Recepción Ahorro de costes: Coste de Recibir y Procesar facturas en electrónico. % casos por factura Diarias Mensuales Anuales Coste Unidad Coste Mensual Coste Anual 100% Facturas Recibidas y validadas por la Organización 100% Facturas Almacenadas en la Organización Recuperaciones de Facturas del Archivo (*) , , , , ,51 (*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración,.., etc). AHORRO PARA FACTURAS ES DE , POR FACTURA 3,10

24 Indice 1 Firma e Factura Electrónica en la Administración Pública Proyecto Recepción Factura Electrónica Ahorro de Costes Digitalización Certificada de Facturas

25 Digitalización Certificadada Proceso de digitalización certificada: Factura Papel Factura Electrónica Migración a Firma Sellado en Digitalización PDF A Electrónica tiempo Hardware Security Module Extensión firma a XAdES XL En 24 horas extensión de la firma a XAdES XL Documento PDF Documento Electrónico XML Documento Electrónico XML Documento Electrónico XML Documento Electrónico XML Documento PDF A Documento PDF A Documento PDF A Documento PDF A Firma electrónica Firma electrónica Firma electrónica Sello de tiempo Sello de tiempo Lista revocados

26 Digitalización Certificada Herramientas para la extracción de información: Resulta recomendable utilizar un sistema de OCR que además de la digitalización certificada sea capaz de desarrollar un reconocimiento y captura automática de datos y entrega de contenidos. Esta solución permite extraer de forma automatizada cualquier clase de información contenida en un documento, ya esté este estructurado (formularios), semi estructurado (facturas) o sin estructura (correspondencia, faxes, s). Y se encuentre escrita a máquina (OCR), manuscrita (ICR), marcas en casillas (OMR) o Códigos de Barras. V lid d l i f ió tá d l l it ti (ERP CRM Validando la información y exportándola a los sistemas corporativos (ERP, CRM, bases de datos, aplicaciones documentales) como por ejemplo SAP, SAGE, ORACLE, SIEBEL, DOCUMENTUM, FILE NET, etc.

27 Contacto: José María Ortín Desarrollo de Negocio e.es Oficina Murcia: Cl. Poeta Vicente Medina MURCIA. Tel.: e.es Seminario i Sociedad d de la Información en la Región de Murcia (II) + Premios Región de Murcia 2014

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